CAPÍTULO 6

El reclutamiento de personal

Defi nición y propósito, importancia, medios y fuentes del reclutamiento. Reclutamiento interno y externo. El subprograma de reclutamiento.

Una vez se han identifi cado las necesidades de personal, junto con las funciones y requisitos que deben cumplir los aspirantes a desempeñar los cargos disponi-bles de la organización, se procede entonces a buscar en el mercado laboral las personas que reúnan las características requeridas.

El reclutamiento de personal se basa en las funciones de análisis y descripción de cargos y previsión de la fuerza laboral, las cuales suministran información sobre la cantidad y calidad del personal requerido.

La demanda de personal puede ser formulada con anticipación o en el momento de surgir la vacante. El primer caso es el resultado de la función de previsión de personal. El otro caso puede deberse a la imprevisión o a la aparición de hechos tales como muerte, accidente o retiro intempestivo de un trabajador.

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En cualquier evento, la necesidad de obtener los candidatos para llenar adecuadamente los cargos vacantes exige del administrador de personal un conocimiento detallado del mercado laboral, así como capacidad para comprender las funciones, requisitos y ambiente de los cargos, como también la misión, los objetivos, políticas y, en general, el clima de la organización.

En pocos casos se recurre al departamento de personal con más presión que cuando alguno de los directivos de la empresa tiene la necesidad de cubrir una vacante que le ha surgido súbitamente en su área. Es entonces cuando el especialista de personal debe mostrar su habilidad para trabajar en condiciones de alta demanda que requiere ser atendida adecuada y oportunamente. Aun en mercados laborales de sobreoferta, la consecución de los mejores trabajadores es una tarea difícil.

En desarrollo de la función de reclutamiento se analizan las hojas de vida de los aspirantes y se verifi can los antecedentes laborales, referencias y datos de educación, para constatar que el aspirante cumple con los requisitos mínimos, establecidos como resultado del análisis del cargo. De esta manera, el reclutamiento convierte los aspirantes a vincularse a la empresa en candidatos para ser considerados en el proceso de selección, el cual se realiza con personas que reúnen los requisitos mínimos del cargo correspondiente.

En este capítulo se identifi ca la importancia de la función de reclutamiento, se analiza la información requerida para realizar una adecuada búsqueda de talento humano, se estudian las diferentes fuentes y medios para obtener postulantes; además, se ofrecen guías para el diseño del subprograma de la función estudiada.

Defi nición y propósito del reclutamiento

El reclutamiento de personal es el proceso de búsqueda y atracción de los

solicitantes de empleo que cumplen los requisitos establecidos para los cargos

vacantes.

El propósito de la función de reclutamiento es entregar oportunamente una

canピ dad adecuada de candidatos para facilitar la selección. Esta es una de

las formas concretas de ayuda que puede prestar la división de personal a los

direcピ vos de la empresa.

Importancia del reclutamiento

Aun en condiciones de alto desempleo, como el que existe actualmente en algunos países latinoamericanos, atraer la mejor gente del mercado laboral es

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6. El reclutamiento de personal

un proceso que requiere esfuerzo, tiempo y dinero, especialmente cuando se trata de conseguir trabajadores especializados. De otra parte, si la empresa no mantiene un efi ciente programa de reclutamiento, le puede signifi car perjuicios en términos de prolongadas vacantes, nombramientos provisionales y contrataciones apresuradas.

La contratación exitosa de un nuevo colaborador de la compañía depende en una buena medida de la cantidad y calidad de aspirantes que se obtengan oportunamente. La proporción de candidatos convocados por cargo vacante depende de las características del puesto de trabajo que se va a ocupar, pero no debe ser ni muy pequeña que no ofrezca sufi cientes alternativas de escogencia ni tan extensa que recargue innecesariamente los costos de reclutamiento y selección.

También se puede apreciar la importancia del reclutamiento si consideramos que la empresa experimenta su único contacto con muchas personas a través de esta función. La imagen institucional que puedan formarse dichas personas será favorable o desfavorable como resultado del trato que reciban durante este período.

Además, las personas que se vinculan con la empresa obtienen su primera impresión como resultado de las actividades de reclutamiento. Es por lo tanto conveniente que los responsables de esta función generen desde el comienzo de la relación individuo-empresa una buena impresión que perdure por mucho tiempo; lo que implica, además del trato amable y considerado, acciones como la de avisar oportunamente a los aspirantes que no serán tenidos en cuenta para el proceso de selección.

Fuentes de reclutamiento

El mercado de trabajo consiste en una zona geográfi ca en la cual las fuerzas de oferta (personas que buscan empleo) y de la demanda (empleadores que buscan gente para trabajar) reaccionan entre sí. La fuente de reclutamiento es el sitio específi co del mercado laboral en donde la empresa encuentra las personas inte-resadas en vincularse laboralmente a ella.

Para obtener el número requerido de candidatos idóneos para un cargo vacante, el reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y políticas de la empresa, y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuación se describirán las fuentes de reclutamiento más utilizadas por dife-rentes organizaciones.

El propio personal. Para cargos vacantes diferentes a los de obreros no califi ca-dos, la empresa puede encontrar los candidatos capacitados entre sus propios trabajadores, que estén interesados en dichos puestos.

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El archivo de solicitudes. Es quizás la fuente más utilizada, especialmente en aquellas empresas cuya buena imagen atrae a las personas que buscan ocupación. Las solicitudes de estas personas, cuidadosamente archivadas, constituyen una valiosa fuente de reclutamiento, junto con las hojas de vida de los candidatos que hayan participado en anteriores procesos de selección sin haber sido contratados.

Las organizaciones educativas. Las escuelas, institutos y universidades ofrecen la oportunidad de entrar en contacto con personas que han adquirido formación técnica y profesional, listas para ingresar al mercado laboral. Además, algunas instituciones educativas promueven la organización de sus egresados para facilitar su vinculación laboral.

Las asociaciones profesionales. Constituyen una fuente de reclutamiento adecuado para personal técnico y universitario. Existen asociaciones gremiales de ingenieros, administradores, economistas, contadores y técnicos.

Los sindicatos. Para algunas empresas, por razones convencionales, sus sindicatos constituyen una fuente de reclutamiento, especialmente de personal no califi cado.

Las agencias de empleo. Su misión es suministrar candidatos que reúnan los requisitos mínimos establecidos por las empresas solicitantes. Pueden ser públicas o privadas; su especialidad y costo van desde las agencias ofi ciales de empleo que suministran personal semicalifi cado sin costo alguno para la empresa ni para el aspirante, hasta las ofi cinas especializadas en reclutar y suministrar personal altamente califi cado, cuyos honorarios pueden representar sumas considerables para las organizaciones contratantes. Algunas entidades gremiales ofrecen este servicio a sus asociados, a costos moderados.

Empresas de servicios temporales. Utilizadas frecuentemente cuando las organizaciones requieren personal temporal por razones de reemplazo de vacaciones, licencias, incapacidades, incrementos esporádicos de producción y ocasionalmente para tener la oportunidad de probar al trabajador en el desempeño de su cargo por un tiempo superior al período de prueba legal.

Se diferencian de las agencias de empleo en que éstas realizan una intermediación sin adquirir ninguna relación laboral con el trabajador, mientras que las fi rmas de servicios temporales son patronos de los trabajadores que suministran a sus clientes. En muchos casos la misma ofi cina suministra los dos servicios: el de reclutamiento y el de suministro de trabajadores temporales.

La legislación laboral colombiana (Ley 50 de 1990) prohíbe la contratación de trabajadores en condiciones inferiores a las establecidas por las empresas

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6. El reclutamiento de personal

contratantes para el resto de su personal, así como cobrar a los trabajadores la intermediación que realiza la agencia de empleo.

Las organizaciones comunitarias. Estas instituciones pueden ser de tipo deportivo, cultural o religioso; constituyen una fuente de aspirantes vinculados con la comunidad de la cual hace parte la empresa.

Los familiares y amigos de los trabajadores de la o rganización. Este grupo humano, junto con otras personas que mantienen nexos con la empresa, como los proveedores y clientes, constituyen una fuente de aspirantes a empleo que puede ser utilizada en forma ágil y confi able.

Medios de reclutamiento

Los medios de reclutamiento son los canales a través de los cuales la empresa divulga en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo con el propósito de atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vías de comu-nicación entre la empresa y los aspirantes a empleo.

Después de identifi car la fuente de aspirantes se impone entonces escoger el medio a través del cual se convoca a estas personas. Dependiendo de la fuente se deberá seleccionar la forma de atraer los aspirantes adecuados. Una fuente de reclutamiento puede ser buena pero si se escoge un medio inadecuado, el resultado será defi ciente.

Los medios más comunes de reclutamiento son:

Comunicación oral (personal o telefónica).a. Comunicación escrita (carta, memorando o boletín).b. Anuncio radial.c. Aviso de prensa.d.

La comunicación oral se emplea para promover el cargo vacante entre los trabajadores y demás personas que mantienen alguna vinculación con la empresa. Cuando se utilizan otros medios, la comunicación oral sirve para aclarar y complementar los datos del cargo ofrecido.

La comunicación escrita es preferible a la oral pues asegura mayor precisión sobre las condiciones de la convocatoria de aspirantes a vincularse a la empresa.

Tanto la comunicación oral como la escrita son económicas y efi cientes para llegar a la mayoría de las fuentes. Pero si se quiere una mayor cobertura, se pueden

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utilizar los medios de comunicación masiva tales como la radio y la prensa; estos medios son costosos y su utilización exige un mayor cuidado para evitar el costo adicional que representa el atender curiosos y aspirantes inadecuados.

Antes de publicar un anuncio en un medio de comunicación masiva, se deben considerar asuntos como:

Segmento del mercado laboral al cual se desea hacer llegar el mensaje.a. El texto del anuncio.b. El medio en que se va a publicar.c. El número de veces que se publicará.d. Fechas de publicación.e.

El anuncio a publicar en cualquiera de los medios debe contener el nombre del cargo, funciones, requisitos, benefi cios que se ofrecen y la forma como puede ponerse en contacto con la empresa. Además, es necesario elaborarlo con sufi -ciente precaución para evitar ambigüedades y la inclusión de ofertas excesivas que conduzcan a engaño de los buscadores de empleo, con lo cual se atenta contra la imagen de la empresa.

Como puede observarse, la utilización de los medios masivos es muy exigente y debe hacerse únicamente como último recurso, una vez se han manejado los otros medios de reclutamiento sin éxito, por encontrarse el mercado laboral de la empresa muy disperso geográfi camente.

Comparación del reclutamiento interno con el externo

Hemos visto que el personal requerido por la organización puede estar ya tra-bajando en otros puestos de la misma empresa o estar fuera de ella. Cuando la empresa busca los candidatos para un cargo vacante dentro de su fuerza laboral, se dice que hace reclutamiento interno. Cuando recurre a otras fuentes diferentes a su propio personal, entonces está haciendo reclutamiento externo. Con alguna frecuencia las organizaciones enfrentan la situación de escoger entre estos dos tipos de reclutamiento.

Analizados comparativamente se encuentra que las ventajas del reclutamiento interno se convierten en desventajas del reclutamiento externo y viceversa. Vea-mos entonces las ventajas y desventajas del reclutamiento interno, comparado con el externo:

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6. El reclutamiento de personal

Ventajas del reclutamiento Interno:Los candidatos son bien conocidos, facilitándose tanto el proceso de a. reclutamiento como el de selección.Los candidatos poseen ya un buen conocimiento de la empresa, disminu-b. yendo de esta manera el período de inducción y el frecuente rechazo que encuentra la persona recién nombrada en un cargo.Ofrece a los trabajadores la posibilidad de ascenso dentro de la empresa, c. motivando de esta manera a sus colaboradores.Aprovecha las inversiones realizadas por la empresa en entrenamiento de su d. personal.

Desventajas del reclutamiento interno:Tiende a establecer la antigüedad como el principal factor de ascenso, a. subvalorando así la capacidad y otros méritos laborales.Reduce la posibilidad de vincular en los cargos importantes a personal con b. nuevas ideas y experiencias diferentes, con lo cual se aumenta el riesgo de anquilosamiento de la institución.Propicia un ambiente caracterizado por intrigas y excesiva competitividad c. entre los trabajadores.Produce el llamado efecto dominó al generar sucesivas vacantes, pues el d. trabajador promocionado para llenar la posición disponible necesita ser reemplazado en su cargo actual. Si este reemplazo se realiza con un trabajador de la compañía se produce un nuevo cargo disponible que debe llenarse de la misma manera, a menos que se decida apelar al reclutamiento externo o suprimir la última posición que aparezca vacante.Exige una intensa coordinación, especialmente cuando las personas e. promovidas pertenecen a diferentes áreas de la empresa.Tiende a incrementar los costos laborales por la posibilidad que se presenta f. de contratar personas con sueldos inferiores a los que tienen los trabajadores reemplazados y cuyas condiciones salariales han ido mejorando por razones de su antigüedad en la empresa.

En conclusión, ambos tipos de reclutamiento tienen sus ventajas y desventajas, pero no son excluyentes entre sí. Esto quiere decir que las empresas pueden optar por un reclutamiento mixto, que incluya tanto fuentes internas como externas. De esta manera se incrementa la posibilidad de localizar los aspirantes más califi cados, al mismo tiempo que se ofrecen oportunidades de desarrollo al personal ya vinculado a la empresa, con lo cual incrementa sus posibilidades de volverse autosufi ciente en energía humana.

Cuando se recurre al reclutamiento externo deben identifi carse los conocimientos y habilidades que no se encuentran en la empresa para orientar las actividades de entrenamiento del personal.

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El subprograma de reclutamiento

A manera de guía, se presentan a continuación los elementos del subprograma de la función de reclutamiento.

Objetivos. La efi cacia de un programa de reclutamiento se mide por el logro de resultados tales como: a) disminuir los costos unitarios de reclutamiento y b) atraer una cantidad adecuada de candidatos que reúnan las condiciones exigidas para llenar cada cargo o grupos de cargos vacantes, facilitando así una buena selección. Esta cantidad de reclutados varía dependiendo de las condiciones de la empresa y de la naturaleza de los cargos que se necesitan proveer. Sin embargo, no se considera posible hacer una verdadera elección sin disponer, por lo menos, de tres candidatos para cada vacante.

Políticas. La obtención de los objetivos del subprograma se facilita con la fi jación de políticas que defi nan asuntos tales como: a) grado de preferencia del reclutamiento interno sobre el extremo; b) condiciones generales de los candidatos (estado civil, edad; parentesco con los actuales trabajadores, etc.); c) preferencia de las fuentes y medios de reclutamientos a utilizar, dependiendo de la naturaleza de los cargos que se requieren llenar.

Normas. Para asegurar el ordenamiento de esta función, es conveniente establecer reglas que fi jen asuntos como por ejemplo: a) el plazo mínimo con el cual los directivos de línea deban colocar las requisiciones de personal; b) el medio a través del cual el departamento de personal divulga en la empresa la existencia de una vacante y c) el número de candidatos que deban ser reclutados para cada grupo de cargos.

Si se piensa aprovechar el reclutamiento de personal para mantener actualizado el manual de cargos es conveniente establecer una norma según la cual los requisitos que deben reunir los aspirantes a empleo en la empresa se tomen de la descripción del cargo correspondiente y no sean improvisados, al capricho del solicitante de candidatos.

Para garantizar la práctica combinada de las dos opciones de reclutamiento, se puede establecer una norma según la cual toda vacante generada por razón de la promoción de un trabajador se cubrirá por medio de reclutamiento externo.

Procedimiento de reclutamiento. Este procedimiento se inicia con la requisición de personal y concluye cuando se obtienen las solicitudes de empleo de los aspirantes que reúnen los requisitos mínimos de los cargos vacantes.

El procedimiento de reclutamiento se puede representar gráfi camente de la siguiente forma:

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6. El reclutamiento de personal

La primera etapa se concreta con la elaboración de la solicitud de personal por parte del responsable de la división en donde aparece la vacante. Esta solicitud debe contener por lo menos la siguiente información de utilidad para el departamento de personal:

Nombre del cargo.a. Rango de salario del cargo.b. Número de personas a contratar.c. Objetivo básico, funciones y requisitos del cargo.d. Fechas en que se necesita el trabajador.e. Nombre y fi rma del solicitante.f. Fecha de elaboración de la solicitud.g. Aprobación del jefe inmediato del solicitante.h.

Si la requisición de personal es elaborada adecuadamente se facilita la consecución de los candidatos, pues es admitido que si se tiene claro lo que se necesita, se facilitará su obtención.

Un ejemplo de un formato para la requisición de personal se muestra en el anexo 6.1 (fi nal del libro). El dorso de la solicitud de personal se puede utilizar para hacerle seguimiento al proceso, tal como lo muestra el anexo 6.2.

Las demás etapas del procedimiento de reclutamiento son realizadas por el especialista de personal y por los aspirantes, e incluyen actividades tales como la identifi cación de las fuentes en donde se esperan reclutar los aspirantes, la

Figura 6.1 El procedimiento de reclutamiento

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escogencia de los medios más adecuados para llegar al segmento del mercado laboral correspondiente, el diligenciamiento de la hoja de vida por parte de los aspirantes y, fi nalmente, la verifi cación de los requisitos y referencias.

El procedimiento de reclutamiento concluye al entregarse un número adecuado de candidatos elegibles, lo cual implica que en su fase fi nal se deben revisar las hojas de vida y las respectivas certifi caciones para verifi car el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos. Para evitar pérdida de tiempo y engaño, es necesario asegurar la autenticidad de la información consignada en las hojas de vida, en especial las referencias y datos de educación. Esta verifi cación puede ser realizada por un auxiliar del departamento de relaciones industriales, debidamente entrenado.

Presupuesto del programa. Los costos previsibles de reclutamiento incluyen asuntos tales como los formularios de requisición y solicitud de empleo, llamadas telefónicas, honorarios de servicios, anuncios de prensa, tiempo de los especialistas y auxiliares de personal. La estructura de costos depende de la naturaleza de los cargos que se requieran ocupar y de las políticas de la empresa.

Resumen

Hemos estudiado el reclutamiento de personal como el proceso de promoción de la institución y de sus cargos vacantes, procurando atraer a los mejores aspirantes disponibles del mercado laboral y protegiendo la imagen de la empresa. Si el primer contacto entre la compañía y sus colaboradores se presenta dentro de un procedimiento desordenado y caracterizado por largas esperas, citas incumplidas, y tratos descomedidos, bien se puede esperar una predisposición negativa en el comportamiento del futuro trabajador.

El reclutamiento se basa en las previsiones de la planeación de la fuerza laboral y tiene su origen en la requisición de personal, la cual debe contener información sobre la cantidad y calidad de los trabajadores necesarios en un momento determinado.

Al responder las ofertas de trabajo, los aspirantes envían sus hojas de vida; sin embargo, es conveniente que diligencien una solicitud de empleo, diseñada por la empresa para recoger la información personal de los aspirantes relacionada exclusivamente con el trabajo. De esta manera se facilita el análisis de dicha información, que es necesario hacer en las funciones de reclutamiento y selección (ver anexo 6.3).

Esta función incluye actividades como el análisis de los requisitos y ambiente del cargo, escogencia de las fuentes y medios de reclutamiento, verifi cación

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6. El reclutamiento de personal

del cumplimiento de los requisitos exigidos y de las referencias presentadas. Esto último se hace cada vez más necesario para evitar el ingreso de personal inescrupuloso a la empresa.

La función de reclutamiento es afectada por múltiples factores que deben ser conocidos por los administradores de personal. Algunas de estas variables están dentro de la organización y otras en su ambiente externo. Entre los factores dependientes de la empresa están: a) los objetivos, fi losofía, políticas y clima de la organización; b) las funciones, requisitos y ambiente de los cargos vacantes. Las condiciones del medio externo que deben ser tenidas en cuenta son el mercado laboral, condiciones de empleo, ritmo de la economía y leyes laborales.

Las fuentes de reclutamiento son los segmentos específi cos del mercado laboral en donde se pueden encontrar los aspirantes a empleo. Los medios de reclutamiento son los canales utilizados para difundir las vacantes dentro de la población particular que constituye la fuente de reclutamiento previamente identifi cada.

Cuando los aspirantes se encuentran entre los trabajadores ya vinculados a la empresa, ésta puede llenar las vacantes mediante ascensos o traslados de su propio personal, en cuyo caso se habla de reclutamiento interno para diferenciarlo del reclutamiento externo que se presenta cuando la empresa busca sus prospectos en otras fuentes diferentes.

Tanto el reclutamiento interno como el externo tienen ventajas y desventajas, razón por la cual las empresas están estableciendo, cada vez más frecuentemente, la política de reclutamiento combinado. De esta manera se exploran simultáneamente fuentes internas y externas, dando prelación a sus propios trabajadores, cuando se presenta igual posibilidad de acoplar exitosamente las cualidades del candidato con los requisitos del cargo, pero sin renunciar a la oportunidad de obtener personas con nuevas ideas y actitudes.

La escogencia de fuentes y medios de reclutamiento depende de los requisitos de los cargos vacantes, del número de aspirantes necesarios para hacer la selección y de los recursos disponibles para obtener los candidatos.

En los últimos años, las organizaciones se han venido apoyando en las fi rmas de empleo temporal para adquirir la fuerza laboral que requieren, no solamente para trabajos esporádicos, sino también para observar y someter a prueba los trabajadores y poder decidir objetivamente sobre su contratación defi nitiva. Sin embargo, en algunos casos se abusa de estos servicios temporales para tratar de disminuir los costos laborales, evitando el pago de prestaciones extralegales, aun a riesgo de la desmoralización que puede experimentar el personal de las empresas que practican estas políticas.

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Es claro que el reclutamiento involucra una preselección con base en el análisis

de las hojas de vida o solicitudes de empleo; sin embargo, como se ve en el estu-

dio de la función de selección, el estudio de las hojas de vida se volverá a uピ lizar

para evaluar los candidatos, bajo otros criterios.

Autoevaluación

1. ¿Cuál es el propósito de la función de reclutamiento?2. ¿Qué difi cultades puede generar el reclutamiento hecho en forma

descuidada?3. Analice comparativamente el reclutamiento interno y externo.4. Compare las agencias de empleo con las empresas de servicios temporales

como fuentes de reclutamiento.5. Analice los avisos de prensa como medios de reclutamiento.6. Proponga una política de reclutamiento para una empresa que sintetiza su

fi losofía con el enunciado: “somos gente y tecnología en desarrollo”.7. Proponga un procedimiento de reclutamiento de personal supervisor para

una empresa metalmecánica de tamaño mediano.8. Analice críticamente la forma en que se recluta el personal de una empresa

que usted conozca.9. ¿Está usted de acuerdo con la siguiente afi rmación? ¿Por qué? : “La búsqueda

de buenos trabajadores no es una labor difícil en condiciones de alto desempleo”.