Manual Procedimientos Administrativos Nueva Esparta

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M A N U A L DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

M A N U A L DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Manual de Normas y ProcedimientosDe la Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social del Estado Nueva Esparta

M A N U A L DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONTENIDOHoja de Aprobacin Estructura Operativa de la Direccin. Control de Actualizacin del Manual. Hoja para Revisin del Manual. Introduccin. CAPITULO I Propsito del Manual. Estructura Organizativa. Funciones de la Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social. Funciones de la Departamento de Desarrollo Comunal Funciones del Departamento de Programas Sociales. Funciones del Departamento de Registro y Control Estadsticos. Bases Legales. CAPITULO II PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-01: Recepcin de Correspondencia (a modo de Informacin) Flujograma. 17 20 i ii iii iv 5

8 10 11 12 13 14 14

PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-01.1: Recepcin y Emisin de Correspondencia (en caso de solicitud de Informacin o trmites de pagos), 21 Flujogramas. 23 PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-02: Elaboracin del Plan Operativo de la Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social. Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-03 Evaluaciones de Desempeo Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-04 Apertura del Fondo Rotatorio Flujogramas PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-4.1 Reposicin y Cierre del Fondo Rotatorio Flujogramas PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-05 Recepcin De Bienes, Materiales, Equipos, Artculos Y/O Servicios Flujogramas. 25 28

29 32

33 37

38 40

42 44

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PROCEDIMIENTO DSPPS-DD-06 Desincorporacin De Bienes Muebles Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-PS-07: Solicitud de Ayudas Tcnicas y Exmenes Mdicos Flujogramas. . PROCEDIMIENTO DSPPS-PS -08: Diseo y Desarrollo de Programas de Difusin y Sensibilizacin Social Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-PS- 8.1: Coordinacin del Plan Estadal sobre el Derecho de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. Flujograma PROCEDIMIENTO DSPPS-PS 8.2: Elaboracin de Reporte de Denuncias de Casos de Violencia Intrafamiliar Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-PS- 09: Coordinacin de los Juegos Estadales Especiales, Nueva Espata Flujograma

45 48

49 52

53 56 57 58

59 60

61 64

PROCEDIMIENTO DSPPS-PS-10: Coordinacin Asistencia Tcnica Odontolgica Dirigida A Nios, Nias y Adolescentes, Nueva Esparta. 65 Flujograma 68 PROCEDIMIENTO DSPPS-DC- 11: Realizacin de Diagnostico y Estudios Socioeconmicos Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-DC- 12: Asesoramiento Tcnico a Organizaciones Comunitarias Flujogramas. PROCEDIMIENTO DSPPS-RE-13: Compilacin y Registro de Informacin Estadstica de los Programas Sociales Flujogramas. Glosario

69 71

72 74

75 77 78

Anexos

79

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i

Presentado por: Director Sectorial de Participacin y Proteccin Social Revisado por: Direccin General de Planificacin y Desarrollo Dpto. de Organizacin y Mtodos Aprobado por: :Gobernador del estado

T.S.U. Adalberto Orta

Econ. Henry Milln Prof. Morel Rodrguez vila

Fecha de Aprobacin: _____/____/ _____

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ii Estructura Operativa de la Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social de la Gobernacin del Estado Nueva Esparta

PERSONAL ADSCRITO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIN RESPONSABLE: DIRECCIN SECTORIAL DE PARTICIPACIN Y PROTECCIN SOCIAL

DIRECTOR (A) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA T.S.U. Adalberto Orta ASESOR JURDICO Antonio Armas. ADJUNTO (A) AL DIRECTOR Oscar Armas JEFE DE DE DESARROLLO COMUNAL Egidio Ordaz COORDINADORES DE PROGRAMAS Dr. Francisco Martnez T.S.U. Blanca Gutirrez Dr. Frank Castillo Lcdo. Daniel Rodrguez T.S.U. Iris Gonzlez Emilia Milln PERSONAL TCNICO Lcda. Trina Acosta Lcda. Trina Cruz T.S.U. Fermidelys Gmez

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iiiCONTROL ACTUALIZACIN DEL MANUAL Cambio de Nmero Fecha de Incorporacin

rea Modificada

Firma

Observaciones

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ivHOJA PARA LA REVISIN DEL MANUAL

REA REVISADA _________________________________________________________ FECHA DE REVISIN ______________________________________________________ REVISIN EFECTUADA POR ________________________________________________ REVISIN N: _______ PGINA_____DE_____

Referencia con Manual de Procedimientos

Observacin

Solucin

Hecho Por

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INTRODUCCIN La Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social realiza sus funciones a travs de coordinadores y con una plantilla de personal, es conveniente mencionar que a partir de la entrada en vigencia de la Ley de Reforma Parcial de la Ley de Administracin Pblica, y la publicacin del Decreto N 1.393 sobre la Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica Estadal, publicado en Gaceta Oficial del estado de la misma fecha, bajo el nmero extraordinario E-959, se realiz una evaluacin exhaustiva de dichas funciones, a los fines de clarificar de acuerdo a sus competencias, la denominacin y organizacin de la mismas. En este sentido, se dise una nueva estructura organizativa conformada por tres (3) departamentos: Departamento de Programas Sociales, Departamento de Desarrollo

Comunitario y Departamento de Registro y Control Estadstico. En el Departamento de Programa Sociales se agruparan todos los proyectos del rea social, bajo la responsabilidad de un coordinador por programa; lo que permiti la fusin y eliminacin de unidades administrativas desarticuladas. Esta nueva estructura organizacional prev una mejor funcionalidad en el desarrollo de los programas, planes y proyectos que ejecuta. Los procedimientos aqu descritos se disearon a partir del levantamiento de informacin, anlisis y evaluacin de las rutinas de trabajo, convalidacin de los procedimientos con cada uno de los ejecutores de los procesos actuales originados por las leyes e incorporando las normas que rigen la materia.

La Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social, consustanciada con el sentir de las comunidades del estado Nueva Esparta, disea los programas sociales, atendiendo las experiencias extradas de la relacin permanente ejecutivo regional-comunidad. Igualmente, considera de real importancia el trabajo de las organizaciones no gubernamentales, las cuales, en su labor diaria, recogen la informacin, solicitudes y dems planteamientos que a bien suelen hacer las comunidades, facilitando as, contar con un registro que permita canalizar y dar respuesta efectiva con acciones articuladas.

La Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social cumple con hacer la presentacin del Manual de Normas y Procedimientos, que describe las normas y los procedimientos que deben seguirse en funcin de orientar su gestin institucional, fundamental en el logro de objetivos, administracin, ejecucin y control que pretende desarrollar en forma

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coordinada. Asimismo, se acoge al Artculo N 37 de la Ley de Contralora General de la Repblica, el cual establece Cada entidad del sector pblico elaborar, dentro del contexto de las normas bsicas dictadas por sta; las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o resultados especficos para el funcionamiento del sistema de control Interno.

En este sentido, el Director de Participacin y Proteccin Social debe velar por la divulgacin del presente Manual de Normas y Procedimientos, para tales efectos, en los actos de toma de posesin de los cargos, se le debe entregar un ejemplar al nuevo titular.

Este manual entrar en vigencia una vez aprobado por el Gobernador del estado y publicado en la Gaceta Oficial del Estado Nueva Esparta.

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CAPTULO I

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PROPSITO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: El propsito del Manual de Normas y Procedimientos es que sirva de gua fundamental en el logro de objetivos, promueva la eficiencia operacional bajo los principios de transparencia, legalidad, eficacia y economa. Es, adems, un instrumento dinmico que debe desarrollarse al ritmo de lo cambios producidos en la administracin pblica y en concordancia con el marco legal que la regula, as como inducir el control interno eficaz de la Direccin. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

En el sentido ms amplio de las leyes que rigen el Sistema de Control Fiscal, el Manual de Normas y Procedimientos, luego de ser formalmente aprobado por la mxima autoridad de la Institucin, debe ser sometido a revisin al final de cada ao, a los fines de hacer las modificaciones pertinentes y reemplazar lo que pierde vigencia o cubrir los nuevos requerimientos, indicando adems la forma de identificar las revisiones, modificaciones y actualizaciones.

La Direccin Sectorial de Participacin y Proteccin Social es un rgano de la administracin pblica ce