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22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 1Para garantizar un buen trabajo de cobranza y un adecuado control de las cuentas de los clientes debe llevarse un estricto registro de aquellas cuentas que han permanecido insolutas excediendo las condiciones normales de venta y que ya estn vencidas. Esto se llama determinar la antigedad de los saldos de las cuentas por cobrar, en la mayora de los negocios se hace cada mes, aun cuando puede llevarse a intervalos mas cortos o mas largos para llenar las necesidades particulares de una empresa.La antigedad de cuentas significa su separacin en diferentes categoras: primero las cuentas que estn dentro de los trminos y no estn vencidas; despus, las de 1 a 30 das de vencidas, las de 30 a 60, las de 60 a 90, y as sucesivamente.ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 2Como el xito de la funcin de cobranza de cualquier empresa incide en su historial financiero y de ventas, es necesario preparar informes para tener debidamente notificadas tanto a la alta directiva como a la gerencia de ventas. El departamento financiero de una empresa necesita conocer los resultados de la cobranza, principalmente desde dos puntos de vista: el flujo de fondos y el del efectivo de dicho flujo en el presupuesto de caja.Cuando la informacin histrica sobre los resultados de cobranza tiene antecedentes por un periodo razonable, se puede preparar un presupuesto de cobranza de bastante exactitud hasta con un ao de anticipacin. Este tipo de informacin, normalmente obtenida por aquella seccin de la empresa encargada de la labor global de cobranza, representa una importante contribucin de la administracin financiera de un negocio.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 3Con demasiada frecuencia, el negocio de un propietario o una sociedad pequea, puede estar organizada por personas dedicadas a ventas, quienes desempean una labor extraordinaria en esa rea, pero demasiado tarde se dan cuenta de la poca dedicacin que han prestado a la labor de cobranza.Pero igual importancia tiene para una empresa pequea asignar la responsabilidad de la cobranza y asegurarse de que esta se lleve a cabo en forma adecuada. Cabe destacar en forma especial que la productividad de un negocio, y en muchos casos su xito o su fracaso, puede verse determinado por la eficiencia con que recupere sus cuentas por cobrar. Por ello la gerencia debe asegurarse que la funcin de cobranza se centre en un individuo o en un departamento particular de la organizacin que produzca los resultados ms efectivos.DEPARTAMENTO DE COBRANZA22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 4EL DEPARTAMENTO DE CREDITOUn estudio realizado en diversas compaas medianas y grandes revelo que la prctica ms comn es delegar la responsabilidad de la cobranza en el mismo individuo o departamento que ejerce la responsabilidad de autorizar las ventas a crdito. Esto se basa en la teora de que la aprobacin del crdito de una cuenta invariablemente incluye como supuesto la consecucin del pago. Es importante, al momento de otorgar el crdito, considerar el aspecto cobranza, y aun utilizar algunas de las tcnicas de cobranza al mismo tiempo de tramitar el pedido. Este sistema ha demostrado ser el ms frecuente y efectivo por razones obvias. Una persona dedicada a la sola funcin de aprobar los crditos y recuperar las cuentas tiende a convertirse en un especialista, y estando debidamente adiestrado en las tcnicas de una buena organizacin de cobranza, se convierte en la persona mejor calificada de la organizacin para desempear la tarea.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 5Direccin GeneralProduccinVentasFinanzasCrditoCobranzaOrganigrama

El departamento de crdito y cobranza puede estar a un nivel departamental como se muestra en este organigrama.

22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 6RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOSEl departamento de crdito y cobranza, como parte de la empresa, no puede desempear su funcin aislado y sin la relacin adecuada con los dems departamentos y actividades que integran la empresa, estableciendo las lneas funcionales de relacin interdepartamental, as como la comunicacin adecuada con cada uno de ellos. De tal manera que debe organizarse para que la empresa reciba los mximos beneficios de la diversidad de talentos y experiencias de sus miembros.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 7

22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 8RELACION CON LOS DEPARTAMENTOS DE MERCADOTECNIA Y VENTASEl departamento de ventas sabe que una venta no es tal en tanto no se haya cobrado su importe, y el departamento de crdito sabe que su funcin no debe entorpecer a la de ventas y que debe conservar al cliente como tal.Los departamentos de ventas y de crdito y cobranza colaboran estrechamente por perseguir los mismos objetivos: aumentar las ventas venturosas, reducir las perdidas por cuentas malas e incobrables y, en consecuencia, elevar las utilidades de al empresa.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 9Colaboracin entre el departamento de crdito y el de ventaLe conocimiento que posee el departamento de crdito sobre la situacin financiera de los clientes para enfocarse en aquellos que representen un riesgo de crdito favorable y evitar los clientes que pudieran convertirse en fuente de perdida por cuentas malas.El conocimiento sobre el giro de sus clientes para sugerir a ventas cuando y donde debe aplicar su gestin de ventas.Informar al departamento de ventas de aquellos clientes con potencial de consumo superior al de al empresa y el cumplimiento adecuado de la obligacin crediticia. As como de aquellos clientes cuya cuenta estn saldada.El departamento de crdito y cobranza con frecuencia establece estrechas y cordiales relaciones con los clientes.El tacto y la compresin con el cliente en el desarrollo de la funcin de cobranza contribuye a mantener relaciones cordiales con los clientes y conservarlos como tales.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 10Colaboracin entre el departamento de ventas y el de crditoEl vendedor puede informar al departamento sobre cuestiones como:Como se usaran los artculos por vender.Estado del equipo y las instalaciones del cliente.Grado de recursos del cliente y cualquier cambio reciente.El estado de inventarios del cliente.Cualquier situacin anormal como huelgas, comentarios negativos de otros proveedores, dificultad para obtener materias primas, etc.Su opinin en cuanto a la honradez y capacidad de la administracin.En condiciones especiales el vendedor puede obtener informacin crediticia.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 11Coordinacin con la funcin de finanzas y tesoreraLas responsabilidades financieras del departamento de crdito y cobranza comprenden la aprobacin de crditos, ampliacin de lmites de crdito, la cobranza de la cartera y las operaciones relativas que incrementen y conserven parte de los activos de las empresas. A fin de realizar satisfactoriamente estas tareas, ser preciso que el departamento de crdito y cobranza estudie en forma continua las condiciones y tendencias econmicas; as estar en posicin de proporcionar valiosa informacin a otros segmentos de la empresa.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 12Relacin del departamento de crdito y cobranza con el de compra y produccin.El personal de crdito esta adiestrado para juzgar la solidez financiera de un proveedor as como para obtener informacin sobre sus antecedentes y capacidades.El departamento de crdito y cobranza deber recabar informacin del de produccin cuando este tenga problemas en al fabricacin de algn producto, dificultad en conseguir materias primas o cualquier otra causa que restrinja o que en un momento dado pueda parar la produccin. El conocimiento de estos hechos permitir al departamento de crdito y cobranza autorizar nuevos crditos solo a aquellos clientes que brinden mayor garanta, otorgar preferencia a aquellas solicitudes que contengan pedidos de otros productos, etc.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 13Relaciones con otros departamentosLas tarjetas o controles auxiliares de clientes se encuentran normalmente en el departamento de crdito y cobranza, por lo que se establece la necesidad de una estrecha colaboracin con la organizacin contable para la conciliacin y el control de cuentas y el manejo de otros registros similares; adems el departamento de crdito debe dar cuenta de los pagos recibidos, de los valores obtenidos en pago de las cuentas, de las modificaciones a las ventas, la emisin de notas de crdito, castigo de cuentas incobrables, castigo por rescate de operaciones antes del vencimiento, estimaciones, presupuestos, etc.En algunos casos la recuperacin de cuentas deber efectuarse por procedimientos judiciales. El departamento o la asesora legal auxiliaran a crdito a establecer y redactar la documentacin y las formas que contengan los requisitos de tipo legal para que en caso de promover una demanda judicial para recuperar un crdito se tengan los elementos necesarios y se facilite el trmite.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 14Descripcin de una organizacin de crdito centralizadaUna organizacin de crdito centralizada, es aquella que se localiza en su totalidad en la oficina matriz de la empresa y en donde realiza todas sus operaciones. No hay otras oficinas, aun cuando el departamento central puede dar servicio a un sinnmero de componentes, de tal forma que su actividad no se ve duplicada en ninguna otra unidad de operacin. El gerente de crdito y su personal aprueban los crditos sobre todos los pedidos en la oficina matriz y todos los pagos se reciben y se depositan ah mismo.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 15VentajasBajo costo de operacin,Sencillez para poner en vigor las polticas y procedimientos de crdito y cobranza sin retrasos, as como los cambios que estos requieran.El riesgo de perdidas por cuentas malas se reduce al mnimo cuando la autoridad no esta dividida.Se elimina la necesidad de acumular informacin de diferentes ubicaciones a fin de determinar el status de los otorgamientos de crdito o la condicin de las cuentas.La capacitacin del personal se simplifica.Este sistema centralizado no plantea problemas de comunicacin dentro del grupo de crdito y cobranza.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 16Descripcin de una organizacin de crdito descentralizadaEn una organizacin de crdito descentralizada se establecen oficinas en distintos sitios y operan en forma ms o menos independiente, bajo la direccin general de la oficina central. Esta organizacin se usa normalmente en las compaas que tienen un gran volumen de ventas y una amplia distribucin de sus productos. Cada oficina es responsable de los lmites de crdito otorgados, de la investigacin del crdito y de la recuperacin de las cantidades adeudadas por los clientes dentro de su territorio, aun cuando el crdito que sobrepase cierto limite en muchos casos exija la aprobacin del gerente general de crdito.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 17Principio de la descentralizacinCuando una empresa desea descentralizarse deber observar ciertas guas o principios que le permitirn cumplir este objetivo en forma eficaz: La descentralizacin sita a la persona indicada para adoptar decisiones en los puntos donde las acciones se originan.La descentralizacin funcionara eficazmente si se delega autoridad, y no si hay que dar cuenta de los mnimos detalles o si estos tienen que ser comprobados.La descentralizacin precisa de la conviccin de que la natural suma de muchas decisiones individuales acertadas ser mejor para la empresa y para el pblico, que las decisiones centralmente planificadas y controladas.La descentralizacin se fundamenta en la necesidad de alcanzar objetivos generales de la empresa, estructura organizadora, relaciones polticas y sistemas de medicin conocidos, comprendidos y seguidos.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 18La descentralizacin puede lograrse cuando los altos ejecutivos comprenden que la autoridad genuinamente delegada a los niveles inferiores no puede, en verdad, ser refinada por ellos.

La descentralizacin solo funcionara si la responsabilidad y autoridad para tomar decisiones se acepta y ejerce en todos los niveles.

La descentralizacin requiere polticas de personal basados en la evaluacin de la ejecucin, normas obligatorias, recompensas, etc.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 19Ventajas de la descentralizacin

Dar mejor servicio al cliente por la oportunidad de crear buena relacin con el. Cuando la organizacin de crdito se localiza a cierta distancia de un cliente y surgen problemas que ameritan el contacto personal, se dificulta gestionar una reunin; adems de la reticencia de incurrir en gastos de viaje.La oficina fornea esta en condiciones de realizar los ajustes por reclamaciones o quejas con base en un contacto personal y amistoso, lo cual genera satisfaccin del cliente y su conservacin como tal.Si el ejecutivo de crdito esta familiarizado con las operaciones de su cliente, podr conocer practicas que, de corregirse, aportaran utilidades adicionales y mejoraran la eficiencia de la empresa.Los pedidos se manejan con mayor rapidez. El cliente ser entrevistado en forma inmediata en caso de haber dudas sobre su situacin financiera.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 20La atencin oportuna a las quejas facilita la cobranza para corresponder; los clientes seguramente remitirn sus pagos con oportunidad.Como las practicas comerciales varan en las diferentes zonas del territorio nacional, el conocimiento a fondo de las tcnicas locales ayuda a evitar errores que podran limitar o entorpecer la accin eficiente de crdito y cobranza.Las cobranzas se depositaran localmente, por lo tanto la disponibilidad de fondos podr acelerarse en varios das.La informacin directamente obtenida por la divisin de crdito local casi siempre ser mas completa y real toda vez que se evaluaran todos los detalles pertinentes. Se ejerce mayor control sobre la cobranza mediante una organizacin fornea, gracias a la atencin que puede otorgarse a cada cuenta individual.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 21Desventajas de la descentralizacin

El costo de operacin es ms elevado que el del sistema centralizado.Se requiere personal adicional, renta de espacio, equipo, a la par de muchos otros gastos.Se acentan los problemas que para la gerencia de crdito y cobranza representan el entrenamiento, el desarrollo y la transferencia de personal.Siempre existir la incgnita de cuanta autoridad debe otorgarse para que sea congruente con la necesidad de ejercer un control general adecuado.22/11/2015CREDITO Y COBRANZA 22AGRADECIENDO SU ATENCION.ESPERO HAYA SIDO DE SU AGRADO.JAVIER ANTONIO PUPIRO A