a Cuentas Por Cobrar

SistemadeCuentasporCobrarPREVDAActividadA.1.2Resultado1:DesarrolloOrganizacionalConsultoraacortoplazoabril2009

LIC.OSKARARROYOD.

CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

1.AlcanceyControl........................................................................................................2 2.PolticasyProcedimientos...........................................................................................2 a) CuentasporCobrarporCuotasOrdinariasyAportaciones..................................2 b) CuentasporCobraraDonantescontraLiquidacindeGastos.............................3 c) CuentasporCobraraInstitucionesporCoejecucindeProyectos.....................3 d) AnticiposaFuncionariosparalaRealizacindeActividades................................4 e) AnticiposaInstitucionesMiembrosdelCEPREDENAC..........................................6 f) PolticasGeneralesdelSistema.............................................................................7 3.GlosariodeTrminos....................................................................................................8 a) CuentasporCobrarporCuotasOrdinariasyAportaciones..................................8 b) CuentasporCobraraCooperantescontraLiquidacindeGastos .......................8 . c) CuentasporCobraraInstitucionesporCoejecucindeProyectos.....................8 d) AnticiposaFuncionariosparalaRealizacindeActividades................................8 e) AnticiposaInstitucionesMiembrosdeCEPREDENAC...........................................8 4.DiagramasdeFlujos......................................................................................................9 a) SimbologaUtilizada..............................................................................................9 . b) CuentasporCobrarporAportaciones.................................................................10 c) CuentasporCobrarcontraLiquidacindeGastos(Donaciones).......................12 d) CuentasporCobrarCoejecucin,ConcesindelAnticipoyRegistro................14 e) CuentasporCobrarCoejecucin,SolicituddeLiquidacinyRegistroContable delaLiquidacin..................................................................................................16 f) CuentasporCobraraFuncionarios.....................................................................18 g) CuentasporCobraraFuncionariosLiquidacindeAnticipos..........................20 h) CuentasporCobraraFuncionariosLiquidacinExtemporneadeAnticipos.22 i) CuentasporCobrarFuncionarios/LiquidacinExtemporneaDespusdel RequerimientodePago(Descuento)...................................................................24 j) CuentasporCobraraInstituciones.....................................................................26 k) CuentasporCobraraInstitucionesRequerimientodeLiquidacinyRegistro ContabledelaLiquidacin...................................................................................28 l) CuentasporCobraraProyectos(PrstamosentreProyectos)...........................30 m) CuentasporCobraraProyectos(PrstamosentreProyectos)Recuperacindel Anticipo................................................................................................................32


1

1. Alcance y Control En este Manual se describen los siguientes procedimientos: a.Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidacin de Gastos 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidacin de Gastos 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos Anticipos a Funcionarios para la Realizacin de Actividades y Viticos 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos Anticipos a Instituciones Relacionadas con CEPREDENAC 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos f) Polticas Generales

b.-

c.-

d.-

e.-

f.-

2. Polticas y Procedimientos a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones En los primeros 10 das hbiles del mes de enero de cada ao el Contador (a) General deber elaborar las facturas (Anexo 1) y una carta de solicitud de pago de la cuota por parte de la institucin designada por el pas miembro, esta carta deber ser elaborada en papel membretado del CEPREDENAC (Anexo 2). Las cartas de solicitud de pago de la cuota deben de emitirse en original y dos copias, la original para la institucin del pas miembro y las copias para archivo. Transcurridos los 3 meses que tienen los pases miembros del CEPREDENAC para hacer efectivo el pago de la cuota ordinaria, en los primeros 5 das hbiles del mes de abril de cada ao, el (la) Contador (a) General deber elaborar un requerimiento de cobro a las instituciones de los pases miembros que an no hayan efectuado el pago de la cuota, con el objetivo de recordar a la institucin designada el pago adeudado. (Anexo 3).


2

La carta de requerimiento de cobro debe ser revisada por el Tcnico (a) Financiero (a), autorizada por el Director (a) Financiero (a) y firmada por el Secretario (a) Ejecutivo (a) del CEPREDENAC. Al momento en que la entidad del pas miembro realiza el pago de la cuota correspondiente, se deber seguir el proceso indicado en el Sistema de Ingresos (Seccin 4 Diagramas de Flujos, Inciso d), Ingresos Ordinarios (Cancelacin de la Cuota)). El Contador (a) General deber rebajar el saldo de la cuenta por cobrar en los registros contables. Mensualmente el personal de la Direccin Financiera Contable deber realizar una reunin de trabajo con el objetivo de establecer y tomar las acciones necesarias que permitan la recuperacin de las cuentas por cobrar. Entre las acciones se podrn considerar la elaboracin de requerimientos de cobro y los mismos debern ser enviados a la institucin con atencin a los funcionarios encargados de gestionar el pago de la cuota, hasta lograr el cobro de la misma.

b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidacin de Gastos Al momento de realizar los gastos para la ejecucin del proyecto que est bajo esta modalidad, el Contador (a) General deber preparar y trasladar los estados financieros del proyecto, a el Tcnico (a) Financiero (a). El Tcnico (a) Financiero (a) deber preparar la solicitud de desembolso (de conformidad con lo estipulado en los trminos del convenio), cuando se haya ejecutado por lo menos el 50% de los fondos disponibles (Anexo 4), utilizando el formato requerido por la entidad donante, juntamente con la documentacin que ampara dichos gastos, para su revisin y aprobacin. La solicitud de desembolso preparada por el Tcnico (a) Financiero (a), deber ser revisada por el Director (a) Financiero (a) y autorizada en su orden, por las firmas de los funcionarios autorizados ante la entidad donante, y por la firma del Secretario Ejecutivo. La solicitud de desembolso autorizada deber ser enviada a la entidad donante, con el fin de realizar el trmite necesario para la obtencin de los fondos.

c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecucin de Proyectos El Contador (a) General (a) deber verificar en el convenio firmado entre el CEPREDENAC y la Institucin Co-ejecutora, la forma y el plazo de liquidacin del anticipo. Cuando se realice un anticipo a una entidad Co-ejecutora de algn Proyecto, se deber registrar una cuenta por cobrar a esa institucin. El traslado de fondos deber realizarse en la moneda que utilice la entidad Co-ejecutora.


3

Al realizar la liquidacin de los anticipos por parte de la entidad Co-ejecutora, deber adjuntar los documentos de soporte que amparan los desembolsos, el Contador (a) General deber revisar esta documentacin observando que la naturaleza de los gastos se encuentre contemplado en el presupuesto aprobado. Si todos los gastos presentados estn contemplados en el presupuesto, el Contador (a) General deber elaborar la partida de diario registrando el gasto y regularizando la cuenta por cobrar en los registros contables. Se establece un plazo de 15 das hbiles posteriores al trimestre de ejecucin, para que las Instituciones Co-ejecutoras realicen la liquidacin de todos los gastos realizados durante el trimestre. (Anexo 6). Si transcurridos 15 das hbiles posteriores al trimestre de ejecucin se determina que el Co-ejecutor no ha realizado las liquidaciones respectivas, el Contador (a) General deber elaborar un requerimiento de cobro, este requerimiento deber ser revisado por el Tcnico (a) Financiero (a) y aprobado por el Director (a) Financiero (a). (Anexo 5) No se concedern anticipos a alguna entidad que tenga pendiente de liquidar un anticipo otorgado previamente.

d) Anticipos a Funcionarios para la Realizacin de Actividades El CEPREDENAC otorga a sus funcionarios y empleados anticipos para la realizacin de las siguientes actividades: 1) Viajes y 2)Talleres Para que se pueda conceder un anticipo, el funcionario deber presentar la siguiente documentacin: a) Para Viajes Formulario de solicitud de anticipo de viticos Invitacin del evento o agenda Itinerario

b) Para Talleres Invitacin al taller o plan de actividad Suscribir el formulario de compromiso de liquidacin (Anexo del formulario) Autorizacin del jefe inmediato Presupuesto de gastos Listado de participantes Agenda propuesta para el taller

Previo a entregar los fondos por medio de cheque o transferencia, se debe identificar a un responsable del pas que ejecutar el evento, para que cumpla con los requisitos de la liquidacin de los gastos de acuerdo con los


4

procedimientos del CEPREDENAC. De lo anterior se debe dejar constancia por escrito. Para todos los casos se otorga hasta un mximo del 80% del presupuesto de gastos, y posterior a la finalizacin del viaje o taller el funcionario debe liquidar los gastos realizados para establecer si existe saldo a favor del funcionario o del CEPREDENAC. Si resultare saldo a favor del funcionario o empleado por un monto igual o menor a US$ 20.00 o su equivalente en moneda local, ser cancelado con fondos de caja chica. Si el saldo es a favor del CEPREDENAC y el funcionario no cancela dicho saldo en el momento de la liquidacin, permanecer la cuenta por cobrar al funcionario por el saldo adeudado. Las cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC mayores a 2 aos, se registrarn como cuentas incobrables en el perodo que hayan cumplido dicho plazo, esto con el visto bueno del Director (a) Financiero (a) y del Secretario Ejecutivo. Las solicitudes de anticipos debern realizarse siguiendo el siguiente procedimiento:

1) El funcionario llena el formulario de solicitud de anticipos de viticos y la traslada a el Administrador (a), adjuntando la documentacin de soporte necesaria. 2) El Administrador (a) traslada la solicitud a el Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin. 3) El Tcnico (a) Financiero (a) traslada la solicitud a el Secretario Ejecutivo para autorizacin. 4) Contina el proceso de emisin de cheque establecido en el Sistema de caja y bancos (Seccin e) Emisin, Custodia y Archivo de Cheques ). Al momento de la emisin del cheque el Contador (a) General deber elaborar la pliza de diario para el registro de la cuenta por cobrar al funcionario. Al concluir la actividad o el viaje, el funcionario deber realizar la liquidacin del anticipo recibido en los siguientes 5 das hbiles. Mensualmente el departamento financiero deber realizar una reunin de trabajo, con el fin de verificar la recuperacin de las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados, a Instituciones miembros del CEPREDENAC y a entidades Co-ejecutoras de proyectos. Entre las acciones que se establecen para la recuperacin de las cuentas por cobrar, se regula que el Contador (a) General con la aprobacin del Director (a) Financiero (a), deber elaborar un requerimiento de liquidacin de anticipos y


5

el mismo ser entregado al funcionario, as mismo se trasladar una copia al Administrador (a) para su conocimiento. (Anexo 5) Si transcurren 3 das desde la emisin del requerimiento de liquidacin de anticipos sin que el funcionario realice dicha liquidacin, se deber descontar el monto del anticipo en el prximo pago de honorarios del funcionario, para esto el Contador (a) General deber emitir un memorando, el cual deber ser aprobado por el Tcnico (a) Financiero (a), y contar con el visto bueno del Director (a) Financiero (a) y la firma del Secretario Ejecutivo. El memorando ser trasladado al funcionario para su conocimiento. Al realizar el descuento del monto del anticipo no liquidado, el Contador (a) General deber elaborar la partida de diario necesaria para el registro de la liquidacin del anticipo. Cuando el funcionario presenta la liquidacin de anticipos recibidos (Anexo 6), el Contador (a) General deber revisar la documentacin que ampara dicha liquidacin tomando en cuenta la naturaleza del taller o seminario en la que el funcionario particip, as mismo que cumpla con los requisitos establecidos en el Sistema de Compras (Seccin g) Polticas Generales)) y deber inicial el proceso de emisin del cheque voucher de reintegro del monto descontado, en los prximos 5 das hbiles. Si los documentos no cumplen con los requisitos debern ser devueltos al funcionario para su correccin. Con la emisin del cheque, el Contador (a) General deber elaborar la pliza de diario correspondiente y trasladarla al Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin. Se deber establecer si existe algn saldo por cobrar al funcionario por la liquidacin realizada o si por el contrario se origina una cuenta por pagar a favor del funcionario. No se otorgarn anticipos a funcionarios y empleados que tengan pendiente la liquidacin de anticipos otorgados previamente.

e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC Todo anticipo que se otorgue a instituciones relacionadas con el CEPREDENAC debe ser registrado como una cuenta por cobrar en contra de dicha Institucin. Se debe establecer en el convenio de co-ejecucin la forma y el plazo para la liquidacin de dichos anticipos. El Contador (a) General deber establecer los plazos y las formas para la liquidacin de estos anticipos. Se establece un plazo de 15 das hbiles posteriores al trimestre de ejecucin, para que las Instituciones miembros del CEPREDENAC realicen la liquidacin de todos los gastos realizados durante el trimestre. La Institucin que haya recibido fondos para la adquisicin de bienes (activos fijos) debe enviar a las oficinas de la Secretara Ejecutiva del CEPREDENAC


6

en los 15 das hbiles siguientes a la adquisicin de dichos activos, un acta en la cual se haga constar que dicho activo fijo ha sido registrado en la contabilidad de la entidad. (Aplica nicamente cuando el bien pasar a propiedad de la institucin miembro del CEPREDENAC) Si transcurrido el plazo (15 das hbiles) y la entidad no realiza ninguna liquidacin del anticipo, el Contador (a) General debe elaborar un requerimiento para la liquidacin del anticipo, este requerimiento deber ser revisado por el Tcnico (a) Financiero (a) y aprobado por el Director (a) Financiero (a). (Anexo 5) Al momento en que la Institucin miembro del CEPREDENAC realiza la liquidacin del anticipo, el Contador (a) General debe revisar la documentacin de soporte presentado verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el Sistema de Compras (Seccin g), Polticas Generales). Si los documentos no cumplen con los requisitos deben ser devueltos a la institucin para su correccin. No se otorgarn anticipos de fondos del programa regular u otros proyectos administrados por el CEPREDENAC, a alguna institucin miembro que tenga pendiente la liquidacin de anticipos otorgados previamente.

f) Polticas Generales del Sistema Sin excepcin todas las cuentas por cobrar no deben exceder de un perodo de antigedad superior a los 30 das. Mensualmente se deben elaborar integraciones contables para todas las cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC, esta integracin deber ser elaborada por el (la) Auxiliar contable y revisada por el Contador (a) General. (Anexo 7 y 8) esta integracin deber contener los siguientes campos: Nombre del funcionario o de la institucin Fecha de otorgamiento del anticipo Motivo del anticipo Monto del anticipo Das de atraso en la liquidacin La integracin de cuentas por cobrar debe servir de soporte para el saldo de cuentas por cobrar mostrado en los estados financieros de la entidad o del proyecto al que pertenece la cuenta.

El Tcnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar la integracin contable y compararlo con el saldo mostrado en los estados financieros. Para los saldos mayores a 30 das se deben establecer los procedimientos de cobro necesarios para la recuperacin de dichos saldos. Los procedimientos a ser aplicados deben ser discutidos en reunin mensual del Departamento Financiero Contable.


7

3. Glosario de Trminos a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones. Estas cuentas se originan por cuotas ordinarias y aportaciones de los pases miembros del CEPREDENAC que estn pendientes de cobro.

b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidacin de Gastos. Esta cuenta se origina al momento de suscribir convenios con Cooperantes en que se establece que las donaciones sern otorgadas contra liquidacin de gastos por parte del CEPREDENAC. c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecucin de Proyectos. Esta cuenta surge al momento en que el CEPREDENAC realiza anticipos para la ejecucin a los proyectos, estos anticipos son otorgados a entidades coejecutoras con las que se tiene firmados convenios de ejecucin. Al momento en que se otorga el anticipo se registra la cuenta por cobrar y cuando la entidad co-ejecutora liquida la totalidad o parte del anticipo se rebaja la cuenta por cobrar.

d) Anticipos a Funcionarios para la Realizacin de Actividades. Esta cuenta se origina al momento en que se conceden anticipos a los funcionarios del CEPREDENAC para la realizacin de actividades, tales como talleres, reuniones del Consejo de Representantes, etc. Las mismas deben ser liquidadas 5 das despus de que el funcionario retorne al pas o de finalizada la actividad. e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC. Para la ejecucin de proyectos, el CEPREDENAC otorga anticipos a las entidades de prevencin designadas por los pases miembros con el fin de que se realicen las actividades necesarias para el cumplimiento de los fines del proyecto, por lo que al momento de otorgar el anticipo se debe registrar una cuenta por cobrar a la institucin beneficiaria de los fondos, al momento de que dicha entidad liquida estos anticipos se rebaja de la cuenta por cobrar total o parcialmente.


8

4. Diagramas de Flujos a) Simbologa Utilizada

Smbolo

Descripcin Inicio / Final Determina el inicio o final de una operacin.

Proceso Se utiliza para describir una actividad, un proceso o verificacin realizados.

Almacenamiento / Archivo Almacenamiento en archivos especiales de documentos o en el sistema de cmputo.

Documento Todo documento preimpreso o impreso

Decisin Indica una decisin sobre una actividad o proceso.


9

b) Cuentas por Cobrar por AportacionesDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable Financiero Contable Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio Contador (a) General 1) Descripcin Se genera para el CEPREDENAC el derecho de cobro a los pases miembros en concepto de cuotas ordinarias, cuotas extraordinarias y otras aprtaciones. El (la) Contador (a) General elabora factura y una carta de solicitud del pago de la cuota por parte de la institucin designada por el pas miembro (Anexo 1 y 2).

Pgina 1/2

Contador (a) General

Factura y Requerimiento de cobro

2)


Comunicacin con enlaces

3)

El (la) Contador (a) General deber mantener adecuada comunicacin con el personal del enlace en los diferentes pases con el fin de determinar las fechas de pagos de las cuotas ordinarias de los pases miembros del CEPREDENAC. Si transcurridos los 3 meses que tienen los miembros del CEPREDENAC para hacer el pago de la cuota ordinaria, el (la) Contador (a) General deber elabora requerimientos de cobro (Anexo 3) y enviarlas por lo menos una vez al mes, hasta realizar el cobro de la cuota.

4) Contador (a) GeneralNuevo requerimiento de cobro

Personal de Enlace

Informacin de fechas de pago

5)

El personal de enlace en los pases miembros informa a la contadora sobre la fecha de pago de las cuotas de los pases.

Se realizan operaciones indicadas en manual de Ingresos

6)


Realiza los procesos indicados en el manual de ingresos (Seccin 4 Diagramas de Flujos, inciso d) Ingresos Ordinarios, Cancelacin de la Cuota).


Elaboracin de Pliza de diario.

7)

Posteriormente, el (la) Contador (a) General deber rebajar el saldo de la cuenta por cobrar en los registros contables.


Traslado para su revisin

8)

Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin 9) El (la) Tcnico (a) Financiero (a) revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos establecidos, deber ser devuelta al (la) Contador (a) para su correccin. Si el documento es correcto contina el proceso.

Si 1


10

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable

Financiero Contable Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 1 Descripcin

Pgina 2/2


Contabilizacin de plizas de diario

10)

Se contabilizan la partida de diario elaborada.


Archivo

11)

Se archiva la partida de diario.

12) Fin

Finaliza el proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


11

c)

Cuentas por Cobrar contra Liquidacin de Gastos (Donaciones)Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio Descripcin


Pgina 1/2

1)

Este proceso se inicia al momento en que se tengan los documentos que amparan los gastos realizados por las distintas actividades, las que sern cubiertas por la entidad donante.


Recopilacin de documentos de gastos

2)

El (la) Contador (a) General deber recopilar todos los documentos que soportan los gastos realizados.

3) Contador (a) General Integracin de gastos

Elaboracin de integracin de gastos (Anexo 6)


Traslado para revisin

4)

Se traslada la integracin de los gastos a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Director (a) Financiero (a) Revisin y Aprobacin 5) Revisa y aprueba la integracin de gastos, si no cumple con ciertos requisitos ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la integracin es correcta, contina el proceso.

Si

6) Contador (a) General Elaboracin de partida de ciario

El (la) Contador (a) General elabora la partida de diario para el registro de la cuenta por cobrar a la entidad donante, adjuntando como soporte la integracin elaborada.


Requerimiento dirigido al donante

7)

Elabora un requerimiento de cobro dirigido a la Entidad Donante en donde se indica el monto de los gastos cubiertos por CEPREDENAC, las cuales deber de cubrir la entidad donante. (Anexo 4)


Se enva el documento

8)

Se enva el documento a travs de correo fsico a la Entidad Donante, solicitando el reintegro de los desembolsos realizados.

2


12


Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 2 Descripcin

Pgina 2/2

Entidad Donante

Se recibe el documento

9)

La Entidad Donante recibe el requerimiento e informa sobre la fecha y forma de pago.

Entidad Donante

El donante realiza el pago

10)

La entidad donante realiza el pago de los gastos ya sea mediante la emisin de cheque voucher o a travs de transferencia bancaria.


Se realizan los procesos segn manual de ingresos

11)

Deber realizar los registros de acuerdo a los procesos indicados en el manual de Ingresos (Seccin 4 Diagramas de Flujos, inciso o) Donaciones contra Liquidacin de Gastos (Proceso de Liquidacin y Requerimiento de Cobro)).


Elaboracin de Pliza de Diario

12)

El (la) Contador (a) General despus de realizar los procesos anteriores, deber registrar el cobro del saldo por cobrar adeudado, en el sistema de contabilidad.


Traslado

13)


No Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin Si Contador (a) General Contabilizacin de plizas de diario 15) Se contabiliza la partida de diario elaborada. 14) Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el documento es correcto contina el proceso.


Archivo

16)


FinElaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes Revisado por __DRA / EC__

17)



13

d) Cuentas por Cobrar Co-ejecucin, Concesin del Anticipo y RegistroDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio 1) Descripcin Este proceso surge cuando CEPREDENAC firma convenios de co-ejecucin con otras instituciones a los cuales se les da anticipos por la ejecucin de los proyectos.

Pgina 1/2

Co-ejecutor

Solicitud de anticipos

2) La entidad co-ejecutora del proyecto solicita al CEPREDENAC anticipos para desarrollar el proyecto, esto deber ser mediante una carta firmada por el funcionario responsable.

Contador (a) General Se verifica solicitud

3)

La carta es recibida por el (la) Contador (a) General y verifica los convenios con el objetivo de determinar los montos y plazos para la entrega de los anticipos.


Traslado

4)

Despus de verificar que es procedente la realizacin del anticipo, se traslada a el (la) Director (a) Financiero (a) para que se proceda al trmite del anticipo.

5) Director (a) Financiero (a) Se imprime estado de cuenta

El (la) Director (a) Financiero (a), deber establecer las disponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentas bancarias, mediante la impresin de un estado de cuenta bancario a la fecha.

6) Se informa a Contadora

Director (a) Financiero (a)

El (la) Director (a) Financiero (a) dar instrucciones a el (la) Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisin de cheque voucher y/o transferencia al Co-ejecutor del proyecto. Este aviso deber hacerse por medio de correspondencia electrnica, indicando la fecha y el monto del anticipo. La correspondencia elaborada deber ser impresa como evidencia del proceso realizado.

7) Contador (a) General Solicitud de cheque

El (la) Contador (a) General deber solicitar la emisin del cheque o transferencia segn sea el caso, para lo cual deber seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos (Seccin e), Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher, Seccin f) Transferencias Bancarias).

Auxiliar Contable

Emisin de cheque o transferencia

8)

Se emite el cheque voucher o se realiza la transferencia correspondiente.

3


14


Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 2/2

3


Partida de Diario

9)

Elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y de la cuenta por cobrar al Co-ejecutor.

Contador (a) General Traslado

10)


Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin

No

11)

Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con los procedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el documento es correcto contina el proceso.

Si


Contabiliza la pliza de diario

12)

Se contabiliza la partida de diario elaborada.


Archivo

13)


Fin

14)





15

e)

Cuentas por Cobrar Co-ejecucin, Solicitud de Liquidacin y Registro Contable de la LiquidacinContabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 1) Inicio Descripcin En el convenio de co-ejecucin se establece los plazos para que la entidad co-ejecutora del proyecto liquide los anticipos recibidos.


Pgina 1/2


Requerimiento de liquidacin

2)

Transcurrido el plazo indicado en el convenio de co-ejecucin, el (la) Contador (a) General proceder a elaborar un requerimiento de liquidacin de anticipos (Anexo 5).


Traslado

3)

Se traslada el requerimiento de liquidacin de anticipos a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

Tcnico (a) Financiero (a)

Revisin y aprobacin

No 4) Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con ciertos requisitos ser devuelto a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el requerimiento es correcto, contina el proceso.

Si


Envi a entidad co-ejecutora

5)

Se enva el documento a la entidad co-ejecutora solicitando el reintegro de los desembolsos realizados, el envi deber ser por correo electrnico (deber ser impreso para dejar constancia del procedimiento realizado).

Entidad co-ejecutora

Enva documentacin

6)

La entidad co-ejecutora enva la documentacin que soporta los gastos realizados por la co-ejecucin del proyecto.

7) Contador (a) General Verificacin

El (la) Contador (a) General verifica la razonabilidad de los documentos recibidos de acuerdo al rengln presupuestario, y que cumplan con los requisitos establecidos en el manual de Compras (Seccin g) Polticas Generales). As mismo verificar el monto total de la documentacin con el fin de determinar el monto por liquidar.

Contador (a) GeneralCumplen con requisitos

No

8)

Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolver dicha documentacin al coejecutor para que complete la documentacin pendiente. Si la documentacin que recibi cumple con los requisitos, el proceso contina.

Si 4


16


Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 4 9) Descripcin

Pgina 2/2


Elaboracin pliza de diario

El (la) Contador (a) General deber de elaborar la partida de diario registrando los gastos amparados con la documentacin recibida del co-ejecutor, tomando en cuenta la naturaleza de los gastos. As mismo deber rebajar la cuenta por cobrar por el monto de la documentacin recibida.


Traslado

10)

Trasladar la partida de diario elaborada a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin No

11)

El (la) Tcnico (a) Financiero (a) verificar la partida de diario, as como la documentacin de soporte de la misma. Si presenta deficiencias ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la partida de diario es correcta, contina el proceso.

Si


Contabilizacin de partida de diario

12)



Archivo

13)

Se archiva la partida contable.

14) Fin





17

f)

Cuentas por Cobrar a FuncionariosContabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio 1) Descripcin El funcionario del CEPREDENAC solicita anticipo de viticos para el cumplimiento de sus funciones.


Pgina 1/2

Funcionario CEPREDENAC


Solicitud 2)

El Funcionario deber llenar una solicitud de anticipos indicando monto y motivo del anticipo.


Traslado

3)

Traslada la solicitud de anticipo a el (la) Administrador (a).

Administrador (a) No Revisin

4)

El (la) Administrador (a) revisa y aprueba (Se deber tomar en cuenta el manual de Viticos), si la solicitud es incorrecta deber ser devuelta para su correccin. Si la solicitud fue correctamente elaborada, contina el proceso.

Si Administrador (a) Traslado 5) Traslada el documento a la Direccin Financiera Contable para el trmite del cheque voucher.


Solicitud de emisin de cheque

6)

Se recibe el documente revisado y aprobado por el Departamento de Administracin y se procede a la emisin del cheque voucher, tomando en cuenta los lineamientos indicados en el manual de Caja y Bancos (Seccin e) Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher).

Contador (a) General Asistente Contable

Emisin de cheque

7)

Se emite el cheque voucher.

5


18



Pgina 2/2


Partida de Diario

8)

Deber elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y de la cuenta por cobrar al Funcionario.


Emisin de cheque

9)

Se traslada la partida de diario a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

10) Tcnico (a) Financiero (a) Revisin No

Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el documento es correcto contina el proceso.

Si

Contador (a) General Contabilizacin

11)


Archivo Contador (a) General

12)


Fin

13)





19

g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios Liquidacin de AnticiposDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable Funcionario Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio 1) Descripcin Cuando el funcionario regrese del viaje o culmine la actividad tiene 5 das hbiles para la liquidacin de los anticipos.

Pgina 1/2

Documentos Funcionario 2) El Funcionario entrega la liquidacin y los documentos que amparan los desembolsos realizados (Anexo 6).

3) Contador (a) General Verificacin de documentacin

El (la) Contador (a) General verifica que los documentos recibidos y la naturaleza de los gastos sean acordes al rengln presupuestario, y cumplan con los requisitos establecidos en el manual de Compras (Seccin g), Polticas Generales). As mismo verificar el monto total de la documentacin con el fin de determinar el monto por liquidar.

No Contador (a) General Cumplen con requisitos 4) Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolver dicha documentacin al funcionario para que complete la documentacin pendiente. Si la documentacin cumple con los requisitos, el proceso contina.

Si


Partida de Diario

5)

El (la) Contador (a) General deber de elaborar la partida de diario registrando los gastos amparados con la documentacin recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los mismos. As mismo deber rebajar la cuenta por cobrar por el monto de la documentacin recibida.


Traslado

6)



Verificacin

No 7) El (la) Tcnico (a) Financiero (a) verificar la partida de diario asi como la documentacin de soporte de la misma. Si tiene deficiencia ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la partida de diario es correcta, contina el proceso.

Si

6


20



Pgina 2/2


Contabilizacin

8)



Archivo

9)


10) Fin





21

h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios Liquidacin Extempornea de AnticiposDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 1/2


Inicio

1)

Al transcurrir el plazo de 5 das hbiles que tienen los Funcionarios para presentar la luidacin de los anticipos concedidos sin que esto ocurra, se inicia este proceso.



2)

El (la) Contador (a) General elabora un requerimiento de liquidacin de viticos y la traslada al Funcionario que no ha realizado la liquidacin (Anexo 5).


Traslado

3)

Traslada una copia de dicho requerimiento al departamento de Administracin para que sea archivado en el expediente del Funcionario.

Archivo Administrador (a) / Asistente 4) Se archiva el documento en el expediente del funcionario para dejar un registro de los atrasos en la liquidacin de los anticipos.

Liquidacin Funcionario 5) El funcionario liquida los anticipos recibidos .

6) Contador (a) General Verificacin de documentos

El (la) Contador (a) General verifica que los documentos recibidos as como la naturaleza de los gastos sean acorde al rengln presupuestario y cumplan con los requisitos establecidos en el manual Compras (Seccin g), Polticas Generales). As mismo verificar el monto total de la documentacin con el fin de determinar el monto por liquidar.


Cumplen con requisitos Si

No

7)

Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolver dicha documentacin al funcionario para que complete la documentacin pendiente. Si la documentacin recibida cumple con los requisitos, contina el proceso.

7


22



Pgina 2/2

Contador (a) General Partida de Diario

8)

El (la) Contador (a) General deber de elaborar la partida de diario registrando los gastos amparados con la documentacin recibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de los mismos. As mismo deber rebajar la cuenta por cobrar por el monto de la documentacin recibida.


9)


No Tcnico (a) Financiero (a) Revisin

10)

El (la) Tcnico (a) Financiero (a) verificar la partida de diario, as como la documentacin de soporte de la misma. Si tiene deficiencias ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la partida de diario es correcta, contina el proceso.

Si


Contabilizacin

11)



Archivo

12)


Fin

13)





23

i)

Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidacin Extempornea Despus del Requerimiento de Pago (Descuento)Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin


Pgina 1/2


Inicio

1)

Transcurridos 3 das despus de que se envi la solicitud de liquidacin de anticipos al Funcionario y no realiza la liquidacin, se inicia con este proceso.

Contador (a) General Memorando

2)

Se elabora un Memorando en el cual se hace constar que el Funcionario no liquid oportunamente los anticipos que le fueron concedidos, por lo que para el monto parcial o total no liquidado ser descontado de su prximo pago de honorarios.


Traslado

3)

Traslada dicho documento a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Tcnico (a) Financiero (a) Revisin

4)

Revisa y aprueba dicho documento, si no cumple con los requisitos establecidos deber ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si cumple con los requisitos establecidos, el proceso contina.

Si

Contador (a) General Impresin

5)

Imprime 3 copias del documento, las cuales se distribuyen as: 1 Funcionario 2 Administracin 3 Contabilidad


Descuento

6)

Llegada la fecha del pago de los honorarios del funcionario, se deber descontar de dicho pago el monto no liquidado en su oportunidad.

Contador (a) General / Asistente

Elaboracin de cheque

7)

Se elabora el cheque voucher respectivo por el pago de honorarios, al que se deber adjuntar una copia del Memorando para respaldar el descuento.

8


24



Pgina 2/2

8 Contador (a) General Elaboracin de pliza de diario 8) El (la) Contador (a) General deber de elaborar la partida de diario cancelando el anticipo al Funcionario.


Traslado

9)

Trasladar la partida de diario a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

Tcnico (a) Financiero (a) Revisin

10)

El (la) Tcnico (a) Financiero (a) verificar la partida de diario, as como la documentacin de soporte de la misma. Si la partida de diario tiene deficiencias ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la partida de diario es correcta, contina el proceso.

Contabilizacin Contador (a) General 11) Se contabiliza la partida de diario elaborada.


Archivo

12)


Fin

13)





25

j)

Cuentas por Cobrar a InstitucionesDepartamento financiero Contable / Departamento Administrativo Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Inicio 1) Descripcin Este proceso surge cuando CEPREDENAC otorga financiamiento a instituciones de pases miembros para la ejecucin de proyectos.


Pgina 1/2

Institucin Ejecutora

Solicitud de anticipos

2)

La institucin del proyecto solicita al CEPREDENAC anticipos para desarrollar el proyecto, esto deber ser mediante una carta firmada por el funcionario responsable.

Administracin Se verifica convenio

3)

La carta es recibida por la administracin del CEPREDENAC y se verificarn los convenios con el objetivo de determinar los montos y plazos para la entrega de los anticipos.

Administracin

Se verifica solicitud

4)

Despus de verificar que es procedente la realizacin del anticipo, se traslada a la Direccin Financiera Contable para que se proceda al trmite del anticipo.

5) Director (a) Financiero (a) Se imprime estado de cuenta

El (la) Director (a) Financiero (a), deber establecer las disponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentas bancarias, mediante la impresin de un estado de cuenta bancario a la fecha.

6) Director (a) Financiero (a) Contable Se informa a Contadora

El (la) Director (a) Financiero (a) Contable dar instrucciones a el (la) Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisin de cheque voucher y/o transferencia a la Institucin ejecutora del proyecto, este aviso deber ser por medio de correspondencia electrnic (la correspondencia elaborada deber ser impresa como evidencia del proceso realizado), indicando las condiciones del desembolso.



7)

El (la) Contador (a) General deber solicitar la emisin del cheque o transferencia segn sea el caso, para lo cual deber seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos (Seccin e), Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher, Seccin f), Transferencias Bancarias).

Asistente Contable / Contador (a) General

Emisin de cheque o transferencia

8)

Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente (tomando en cuenta procesos de emisin de cheques / transferencias

9


26


Direccin Financiera Contable / Departamento Administrativo Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 2/2

9

Contador (a) General Partida de diario

9)

Deber elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y el registro de la cuenta por cobrar a la Institucin.


Se informa a Contadora

10)


Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin

11)




12)



Archivo

13)


14) Fin





27

k) Cuentas por Cobrar a Instituciones Requerimiento de Liquidacin yRegistro Contable de la LiquidacinDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato: Responsable Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 1) Fin Descripcin En el convenio de ejecucin se establece los plazos en que la entidad co-ejecutora del proyecto deber liquidar los anticipos recibidos.

Pgina 1/2



2)

Transcurrido el plazo indicado en el Convenio de Ejecucin, la Contador (a) General proceder a elaborar un requerimiento de liquidacin de anticipos (Anexo 5).


Traslado

3)

Se traslada el requerimiento de liquidacin de anticipos a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Director (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin 4) Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con los requisitos ser devuelto a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el requerimiento es correcto, continua el proceso.

Si


Envi a entidad ejecutora

5)

Se enva el documento a la institucin co-ejecutora solicitando el reintegro de los desembolsos realizados, el envi deber ser por correspondencia electrnica (deber ser impreso para dejar constancia del procedimiento realizado).

Institucin Ejecutora

Enva documentacin

6)

La Institucin ejecutora enva la documentacin que ampara los gastos realizados por la ejecucin del proyecto.


Verificacin

7)

El (la) Contador (a) General verifica que los documentos recibidos as como la naturaleza de los gastos sea acorde al rengln presupuestario y cumplan con los requisitos establecidos en el manual de Compras (Seccin g), Polticas Generales). As mismo verificar el monto total de la documentacin con el fin de determinar el monto por liquidar.

Contador (a) General Cumplen con requisitos

No

8)

Si se establece que los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolver dicha documentacin al co-ejecutor para que complete la documentacin pendiente, si por el contrario la documentacin que se recibi cumple con los requisitos el proceso contina.

Si 10


28



Pgina 2/2

10 Si 9) Partida de diario El (la) Contador (a) General deber de elaborar la partida de diario registrando los gastos amparados con la documentacin recibida de la institucin ejecutora, tomando en cuenta la naturaleza de los mismos. As mismo deber rebajar la cuenta por cobrar por el monto de la documentacin recibida.


Traslado Contador (a) General 10) Trasladar la partida de diario elaborada a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.


Revisin y aprobacin

11)

El (la) Tcnico (a) Financiero (a), verificar la partida de diario as como la documentacin de soporte de la misma. Si tiene deficiencias ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si la partida de diario es correcta, contina el proceso.


Contabilizacin de pliza de diario

12)



Archivo

13)


Fin

14)





29

l)

Cuentas por Cobrar a Proyectos (Prstamos entre Proyectos)Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin


Pgina 1/2

Inicio

1)

Este proceso se inicia al momento en que la administracin debe de realizar pagos o desembolsos, sin embargo an no ha recibido los fondos para la realizacin de los gastos por parte de la entidad donante.

Coordinador del Proyecto

Solicitud

2)

El Coordinador del proyecto deber elaborar una carta dirigida a la administracin del CEPREDENAC para solicitar un prstamo temporal para cubrir sus compromisos.

No Administrador (a) Verificacin 3) El (la) Administrador (a) verificar las razones expuestas por el (la) Coordinador (a) del proyecto para la solicitud del prstamo, despus de este anlisis dar tramite o no a la solicitud.

Si

Traslado Administrador (a)

4)

Despus de verificar que es procedente la realizacin del anticipo, se traslada a la Direccin Financiera Contable para que se proceda al trmite del anticipo.


Impresin estados de cuenta de proyectos

5)

El (la) Director (a) Financiero (a), deber establecer las disponibilidades de efectivo de cada uno de los proyecto en las cuentas bancarias, mediante la impresin de un estado de cuenta bancario a la fecha. Se conceder el anticipo por medio de las cuentas bancarias del proyecto que tenga mayores disponibilidades.

6) Traslado Director (a) Financiero (a)

El (la) Director (a) Financiero (a) dar instrucciones a el (la) Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisin de cheque y/o transferencia al proyecto solicitante, este aviso deber ser por medio de correspondencia electrnica, indicando las condiciones. La correspondencia deber ser impresa como evidencia del trbajo realizado.



7)

El (la) Contador (a) General deber solicitar la emisin del cheque o realizar transferencia segn sea el caso, para lo cual deber seguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos (Seccin e), Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher, Seccin f), Transferencias Bancarias).

Auxiliar Contable / Contador (a) General

Emisin de cheque o realizacin de Transferencia 11

8)

Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente.


30



Pgina 2/2

11


Elaboracin de partida de diario

9)

Deber elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y el registro de la cuenta por cobrar al proyecto.


Traslado

10)


Tcnico (a) Financiero (a) Revisin

No

11)


Si

Contabilizacin Contador (a) General 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.


Archivo

13)


Fin

14)





31

m) CuentasDepartamento: Responsable: Jefe Inmediato:

por Cobrar a Recuperacin del Anticipo

Proyectos

(Prstamos

entre

Proyectos)

-

Contabilidad Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar Contable Secretario Ejecutivo Flujograma 1) Fin Descripcin

Pgina 1/2

Responsable

Al momento en que ingresan a las cuentas del proyecto solicitante los fondos por parte de la entidad donante, inmediatamente se deber de cancelar el prstamo otorgado.



2)

Al momento en que la entidad donante informe sobre el envi o aporte al proyecto, se deber de seguir el procedimiento establecido en el manual de ingresos.

Traslado Contador (a) General 3) Se deber de imprimir un estado de cuenta bancario para determinar el monto recibido de la entidad donante.


Revisin y aprobacin

No

4)

El (la) Director (a) Financiero (a) deber de informar a el (la) Contador (a) General para que se proceda a emitir el cheque al proyecto que anteriormente haba concedido el prstamo.

Si



5)

El (la) Contador (a) General deber de solicitar la emisin del cheque para el pago del prstamo, tomando de base el manual Caja y Bancos.


Partida de diario

6)

El (la) Contador (a) General deber elaborar la partida de diario cancelando el prstamo otorgado y registrando el ingreso en el otro proyecto.


7)



Revisin y aprobacin

No

8)

El (la) Tcnico (a) Financiero (a) verificar la partida de diario, as como los montos consignados. Si la pliza tiene deficiencias ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin y si por el contrario la partida de diario es correcta, contina el proceso.

Si 12


32



Pgina 2/2

12

Si



9)



Archivo

10)


Fin

11)





33

a Cuentas Por Cobrar

Documents

Transcript of a Cuentas Por Cobrar