€¦ · Web viewPAGINA 1/ 6. 15. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN ESTRAT; É ; GICA Y ; SEGUIMIENTO...

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para definir la ruta estratégica de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina y sus métodos de seguimiento a la gestión.

2. DEFINCIONES

Plan de Acción: Instrumento para planeación, programación y control de la ejecución anual de los procesos y proyectos de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina.

Plan Estratégico: Instrumento para la planeación del direccionamiento de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina.

Plan Operativo Anual de Inversiones: Instrumento de ejecución mediante el cual se asignan los recursos financieros del Municipio, por programas y proyectos para una vigencia anual.

Georreferenciación: Herramienta para la formulación de la inversión por Comunas, en el marco de la ejecución del Plan de Desarrollo.

Plan de Desarrollo: Instrumento rector de la planeación del desarrollo que expresa las políticas, objetivos, estrategias y lineamientos generales en materia económica, social y política del Municipio, concebido de manera integral y coherente para orientar la conducción del quehacer público, social y privado.

Metodología de Marco lógico: Es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está centrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios y el facilitar la participación y la comunicación entre las partes interesadas.

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PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

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3. ALCANCE.

El proceso inicia con el análisis y sistematización de la información base para el diseño e implementación de la planeación de la Entidad y finaliza con la aplicación de mecanismos de seguimiento y evaluación.

4. BASE LEGAL

Ver normo grama

5. METODOLOGÍA

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSAB

LE REGISTRO

1 Análisis y consolidación

de la información

Analizar, procesar y consolidar la información correspondiente al contexto Misional, con el fin de identificar referentes, normatividad aplicable y situación política, social y económica que influye sobre la operación de la BPP.

DirecciónSubdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

NA

2 Participación en la

elaboración del plan de desarrollo

Elaborar según los lineamientos de Planeación Municipal los proyectos de la BPP para el plan de desarrollo en el cuatrienio, estableciendo el diagnóstico, los programas, proyectos e indicadores para el cuatrienio, los cuales serán revisados, direccionados y articulados por la Alcaldía y aprobados por el Consejo de Medellín.

La elaboración del plan de desarrollo debe articularse al Plan de Desarrollo Nacional, a la planeación horizontal con las demás dependencias de la Alcaldía y a nivel territorial con la validación de los planes de desarrollo local. Esta tarea se realiza en el inicio de cada


Archivos de Plan de Desarrollo.

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LE REGISTRO

periodo político.

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Elaborar el Planteamiento Estratégico

Elaborar el direccionamiento estratégico de la BPP para el cuatrienio o un periodo superior de la siguiente forma:

Estableciendo o revisando la misión, la visión y la política de gestión integral.(Ver Plan Estratégico 2018-2024).

Establecer los objetivos estratégicos.

Definir y establecer planes, programas, y proyectos, atendiendo al plan de desarrollo Municipal.

Definir o revisar el modelo de operación por procesos.

(Ver Plan Estratégico 2018-2024).

Asignar recursos y definir procesos responsables de los proyectos.

Establecer el esquema de medición del plan estratégico.


Plan Estratégico

Planificar el Sistema de

Gestión Integral - SIG

Diseñar o revisar la planificación del Sistema de Gestión Integral:

Establecer la caracterización de procesos.(Ver Caracterización por Procesos C-GE-01)).


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Establecer las políticas de operación en las caracterizaciones de los procesos.

Definir la operación del sistema y articular a los demás modelos organizacionales.

Emitir lineamientos para establecer controles en los procesos para prevenir o reducir riesgos.

(Ver controles existentes por proceso en el seguimiento al mapa de riesgos vigencia 2019).

Establecer y mantener actualizado el listado maestro de documentos por proceso.(Ver Lista Maestro de Documentos por proceso F-GARD-01).

Codificar los documentos de acuerdo con la tipología, consecutivo y fecha de elaboración del documento. (Ver Procedimiento control de documentos P-GARD-10).

Revisar los documentos para verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos para la documentación.

Diligenciar la matriz de control de documentos de todos los

Manual del SIGCaracterización de los procesos

Matriz de riesgosSeguimiento mapa de riesgos

Listado maestro de documentos

Manuales, procedimientos, reglamentos, protocolos, instructivos, formatos.

Matriz Excel de control de documentos

Resolución o acto administrativo

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procesos para llevar la trazabilidad de los cambios realizados.(Ver matriz en Excel control de documentos de calidad F-GAR-55).

Realizar Acto administrativo de los documentos codificados.

Solicitar al proceso de comunicaciones – web máster la publicación de los documentos del Sistema integral de gestión, en el sitio web.

Verificar en el enlace del sistema integral de gestión, si la información publicada corresponde a lo solicitado.

Diseñar el modelo de medición de indicadore s.

Formar al personal para crear conciencia y difundir el compromiso de la Dirección.

Diseñar o revisar los sistemas de información institucional:

Definir o revisar lineamientos, estructura y funcionalidad para el diseño y desarrollo de los sistemas de información de la Entidad.

Diseñar o revisar la estructura

Maestro de indicadores

Manuales y licencias del sistema de información

Planta de cargos-organigramaActos AdministrativosActas de reuniónRegistros de asistenciaEstudios Técnicos

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organizacional:

Revisar la estructura organizacional, acogiendo los procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública. (Ver organigrama BPP).

Revisar y acoger demás políticas de gestión administrativa de la Función Pública aplicables para la BPP.

5 Elaborar el Plan de

Acción Anual

Una vez formulados el plan estratégico, se elabora el plan de acción, con el fin organizar la ejecución de los procesos, proyectos y del presupuesto basada en criterios de priorización.

Establecer el esquema del plan de acción anual.

Definir actividades, cronogramas, presupuesto y metas de ejecución.

Definir esquema de seguimiento.

Dirección Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo InstitucionalSubdireccionesSecretaría General

Plan de Acción

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Formular y/o modificar

proyectos de inversión

Formular proyectos de inversión definidos en el Plan estratégico, de acuerdo con los programas correspondientes al plan de desarrollo y ajustado a las metodologías de planeación Municipal.

DirecciónSubdireccionesSecretaria GeneralEquipos de trabajo

Documentos de formulaciónActas de reuniónRegistros de asistenciaPresentaciones

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Comunicaciones

Una vez formulado el proyecto se somete a revisión por parte del área de planeación y la aprobación respectiva por parte de la Dirección general de la BPP. A continuación, se describen las etapas para crear y formular los proyectos:

Dirección Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

Documentos de formulaciónActas de reuniónRegistros de asistencia

Crear proyecto en MGA - Generación de código

Profesional Universitario Proyectos – Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

Nombre de Proyecto

Asignación llave presupuestal

Enlace Banco de Proyectos Departamento Administrativo de Planeación -Alcaldía de Medellín

NA

Formulación técnica del proyecto

Subdirección de Contenidos y Patrimonio (proceso misional correspondiente) Subdirección Administrativa y Financiera – Profesional Universitario - Presupuesto

Formato de Word Presupuesto en Excel

Diligenciar plantilla del proyecto - Anexo 1

Profesional Universitario Proyectos –

Planilla en Excel

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Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

Diligenciar Anexo presupuestal y Anexo técnico (Anexos 2 y 3)


Formato Word - Presupuesto Excel

Formular Proyecto en MGA-SAP


Ficha EBI (Estadísticas Básicas de Inversión) en PDF

Ingresar proyecto a etapa de operación


NA

Diligenciar la viabilidad técnica

Dirección Profesional Universitario Proyectos – Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

Documento de viabilidad técnica en PDF

Diligenciar la viabilidad institucional

Enlace Banco de Proyectos Departamento Administrativo de Planeación

Documento de viabilidad institucional en PDF

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-Alcaldía de Medellín

Etapas para modificar proyectos de inversión:

Solicitar la modificación de proyecto al Departamento Administrativo de Planeación - Banco de proyectos – Alcaldía de Medellín.


Subdirección Administrativa y Financiera – Profesional Universitario - Presupuesto

Cartas de Solicitud al Departamento Administrativo de Planeación y Secretaría de Hacienda Municipal

Definir datos de modificación: actividades a modificar y monto.

Subdirección de Contenidos y Patrimonio (proceso misional correspondiente) Subdirección Administrativa y Financiera – Profesional Universitario - Presupuesto

Formato de Word y/o Presupuesto en Excel

Diligenciar formato de habilitación de proyectos en Excel y MGA.


Planilla en Excel / Formato de habilitación aprobado en PDF

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Modificar plantilla del proyecto - Anexo 1


Planilla en Excel

Modificar anexo presupuestal y anexo técnico (Anexos 2 y 3).


Formato Word - Presupuesto en Excel

Correo electrónico habilitando el proyecto.


Correo electrónico

Modificar proyecto en MGA-SAP y enviar correo a él enlace del Banco de Proyectos del Departamento Administrativo de Planeación -Alcaldía de Medellín para revisión.


Ficha EBI PDF / correo

Revisión de modificación.


Correo electrónico

Diligenciar la viabilidad técnica Dirección Profesional

Documento de viabilidad

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Universitario Proyectos – Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional

técnica en PDF

Diligenciar la viabilidad institucional


Documento de viabilidad institucional en PDF

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7

Seguimiento y evaluación de la gestión

Para el seguimiento y evaluación de la gestión se establece el sistema de medición Balanced Scorecard: en el cual se realiza:

Diseño del esquema de medición BSC.

Diseño de la gestión por objetivos para la medición del Plan Estratégico y Plan de Desarrollo.

Diseño de la gestión por procesos para la medición de la gestión por procesos.

Capacitación y acompañamiento a los responsables de los procesos para que ejecuten la medición.

Medición y análisis por parte de los responsables de los

Dirección SubdireccionesSecretaria General Responsables de procesoComité Institucional de

Herramientas del Balanced Scorecard (BSC):

Maestro de Indicadores.

Gestión por Procesos.

Gestión por Objetivos.

Hoja de vida de cada indicador.

Mecanismos de monitoreo:

Actas de reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Registros de asistencia.

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procesos.

Seguimiento y monitoreo de los cuadros de mando por parte del grupo Directivo, para la toma de decisiones y mejora continua.

Realizar monitoreo a los registros que sustentan la ejecución de los indicadores:

Realizar reuniones periódicas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para el monitoreo y seguimiento a la gestión.

Otro mecanismo para la evaluación de la gestión es la revisión Gerencial (ver procedimiento revisión gerencial P-GE-03).

Gestión y Desempeño

Circulares Correos

electrónicos Informe de

revisión gerencial.

Formato de seguimiento revisión gerencial

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Seguimiento y evaluación del mapa de

riesgos

Para el seguimiento y evaluación preventiva, se establece el mapa de riesgos de la BPP, en el cual se realiza:

Diseño e identificación de los riesgos. (Ver mapa de riesgos por proceso).

Formulación y descripción de los riesgos. (Ver política de administración de riesgos PL-GE-01).

Clasificación de riesgos. (Ver Presentación tipología de riesgos, Política de administración de riesgos PL- Dirección

Mapa de riesgos por proceso

Cuadro en Excel seguimiento al mapa de riesgos

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GE-01).

Diseñar la valoración de los riesgos (Ver Política de administración de riesgos PL-GE-01).

Diseño Y formulación de controles existente por procesos para el seguimiento de la gestión por procesos.

Capacitación y acompañamiento a los responsables de los procesos para que ejecuten el seguimiento trimestral de los riesgos.

Seguimiento y análisis por parte de los responsables de los procesos.

Seguimiento y monitoreo de los controles existentes por parte del responsable del control, para la toma de decisiones y mejora continua.

Realizar monitoreo a los registros que sustentan la ejecución de los controles del mapa de riesgos:

Realizar reuniones periódicas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para el monitoreo y seguimiento a la gestión.

SubdireccionesSecretaria General Responsables de procesoComité Institucional de Gestión y Desempeño

Dirección SubdireccionesSecretaria General Responsables de procesoComité Institucional de Gestión y Desempeño

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Otro mecanismo para la evaluación de la gestión es la revisión Gerencial (ver procedimiento revisión gerencial P-GE-03).

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Resultado del Seguimiento

Luego de realizar los análisis respectivos al desempeño de la gestión, se podrá acudir a los mecanismos para el mejoramiento continuo, dispuestos en los procedimientos:

Aplicación de acciones correctivas Ver Procedimiento (P-GEC-06).

Aplicación de acciones preventivas (Ver seguimiento riesgos por proceso).

Aplicación de Acciones de Mejora (Ver Procedimiento P-GEC-05).

Dirección SubdireccionesSecretaria General Responsables de proceso

6. REGISTROS

Se generan los siguientes documentos:

Archivos del Plan de Desarrollo Plan Estratégico Manual del SIG Proyectos de sistemas de información Planta de cargos-organigrama Plan de Acción Proyectos-fichas Gráficos de desarrollo BSC Actas de comité

Registros de asistencia Comunicaciones electrónicas Caracterización por proceso Listado maestro de documentos

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Cuadro en Excel control de documentos Mapa de riesgos Política de administración del mapa de riesgos. Plan anticorrupción Informe de revisión gerencial.

7. ANEXOS

No aplica

Elaborado por: Maribel Sandoval – Nora Vásquez-Claudia Elena DuqueFecha de elaboración: Mayo 1 de 2018

Revisado por: Ana María Hernández QuirósFecha de Revisión: Junio 13 de 2018

Aprobado por: Ana María Hernández QuirósFecha de Aprobación: Junio 13 de 2018

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