UTFSM 2015.2 - Gestión de Riesgos Sesión 2 V 1.0.pdf

UNIVERSIDAD TCNICA FEDERICO SANTA MARA

Diploma Gestin de Proyectos TI 2015A. Kaiser

Gestin de riesgos Risk Management

Santiago, Mayo 2015Alfonso Kaiser Mendia, MBA, PMP, PMI-RMP

Se agradece la valiosa colaboracin de Nahdy Moreno Andalaft, PMP



Planificar la Gestin de Riesgos Salidas

Risk Management Plan Metodologa

Roles y Responsabilidades

Presupuesto

Timing

Categoras de Riesgo

Definiciones de Probabilidad e Impacto

Actitudes, tolerancias y umbrales de riesgo de los Stakeholders

Formatos reporte

Seguimiento

Otros:

RBS

2

Risk Management

Plan

PMI Risk

Management PlanPlan de gestin de

riesgosPlan de gestin de

riesgos (PMI)



Risk Management Plan, Aspectos Clave

3

Compromiso de los Stakeholders.

Cumplimiento de normas, polticas, reglamentos y Leyes.

Categorizacin de riesgos

Activos de procesos de Riesgos de la organizacin

Compartir (ms que comunicar) el Risk Management Plan Compromiso Proactividad Ser parte de la solucin/Aportes



Planificar la Gestin de Riesgos RBS

Risk Breakdown Structure

4



5

Planificar RiskManagement

Identificar Riesgos

EVALUAR:

Anlisis Cualitativo del Riesgo

EVALUAR:

Anlisis Cuantitativo del Riesgo

Planificar las RESPUESTAS

al riesgo

Controlar los riesgos

PIER-C

Gua del PMBOK 5 edicin



Identificar Riesgos

6

Entradas

.1 Plan de gestin de riesgos

.2 Plan de gestin de costos

.3 Plan de gestin del cronograma

.4 Plan de gestin de la calidad

.5 Plan de gestin de RRHH

.6 Lnea base del alcance

.7 Estimaciones de costos de las actividades

.8 Estimaciones de duracin de las actividades

.9 Registro de interesados

.10 Documentos del proyecto

.11 Documentos de adquisiciones

.12 Factores ambientales de la empresa

.13 Activos de procesos de la organizacin

Herramientas y Tcnicas

.1 Revisiones de la documentacin

.2 Tcnicas de recoleccin de la informacin

.3 Anlisis de listas de Chequeo

.4 Anlisis de las presunciones

.5 Tcnicas de diagramacin

.6 Anlisis FODA (SWOT)

.7 Juicio de expertos

Salidas

.1 Registro de riesgos



Identificar Riesgos - Entradas

7

PMI

Stakeholder

Register

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Risk Management

Plan

PMI Risk

Management Plan

Cost

Management Plan

Schedule

Management Plan

Quality

Management Plan

Human Resource

Plan

Lnea base del alcance

1. WBS

2. WBS Dictionary

3. Scope Statement

WBS

WBS Dictionary

Scope Statement

Activity Cost

Estimates

Activity Duration

Estimates

Project Documents Procurement Documents



Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas

Revisiones de la documentacin

Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming

Delphi Technique

Entrevistas

Anlisis Causa Raz

Anlisis de listas de Chequeo

Anlisis de las presunciones (supuestos)

Tcnicas de diagramacin Diagramas Causa Efecto

Flow Chart de Procesos o sistemas

Diagrama de Influencias

Anlisis FODA (SWOT)

Juicio de expertos

8




9

Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming




Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming Necesidades para una reunin de brainstorming

Objetivo de la reunin: qu tema se va a tratar y qu se quiere obtener

Reglas de la reunin: pensamiento creativo; se proponen y escriben ideas, sin crtica ni cuestionamiento; no se aceptan descalificaciones; herramienta a utilizar; duracin de la reunin

Moderador o facilitador: prepara la logstica de la reunin; se asegura que todos los asistentes participen; controla el ambiente (ordenado)

Lista de asistentes: slo las personas necesarias, elegidas entre los interesados relevantes

Estructura de la reunin Primera parte o tormenta propiamente tal: las personas aportan sus ideas,

por turno, sin filtro ni cuestionamiento; se anotan todas, incluso las duplicadas;

Segunda parte o tratamiento de las ideas: explicacin en caso de dudas; eliminacin de las duplicadas; las ideas se ordenas y clasifican (se puede usar la RBS)

10




11

Tcnicas de recoleccin de la informacin Delphi Technique




12

Tcnicas de diagramacin Diagramas Causa Efecto (Ishikawa)




13

Tcnicas de diagramacin Flow Chart de Procesos o sistemas




14

Tcnicas de diagramacin Diagrama de Influencias




15

Anlisis FODA (SWOT)



Identificar Riesgos Salidas

16

Registro de Riesgos (Risk Register) Lista de los Riesgos identificados

Lista de las potenciales respuestas

Risk Register

Risk Identification Qualitative Rating Risk Response

Risk RiskCategory

Probability Impact Risk Score RiskRanking

RiskResponse

Trigger Risk Owner



Tipos de accin de respuesta

Las acciones de respuesta se clasifican en:

Acciones para responder a riesgos negativos: Avoid (evitar o eliminar)

Mitigate (mitigar)

Transfer (transferir)

Accept (aceptar)

Acciones para responder a riesgos positivos; Exploit (explotar, lo contrario de eliminar)

Enhance (Incrementar)

Share (compartir)

Accept (aceptar)



Acciones de respuesta a amenazas

Avoid or Eliminate (evitar o eliminar) El riesgo se evita completamente al eliminar la causa de la potencial

amenaza, al aislar los objetivos del proyecto o al relajar el objetivo en riesgo (por ejemplo aumentando el plazo o reduciendo el alcance)

Ejemplo: si los riesgos estn asociados a un equipo en particular entonces trabajar con otro equipo

Mitigate (mitigar) Los efectos adversos se minimizan al reducir la probabilidad de

ocurrencia o el rea de impacto

Ejemplo: si no hay algunas competencias en el equipo entonces incluir gente ms experta (reducir probabilidad) o asignarlos a tareas menos crticas (reducir impacto)



Acciones de respuesta a amenazas (2)

Transfer (transferir) El riesgo sigue existiendo pero la responsabilidad se transfiere a otra

organizacin. Esta accin no elimina el riesgo y este debe seguir siendo monitoreado

Ejemplo: tomar un seguro o aadir clusulas de garanta a los

contratos con proveedores

Accept (aceptar) En este caso se cree que lo mejor es no hacer ninguna accin

sobre el riesgo

Pasiva

Activa

De todos modos los riesgos aceptados se siguen monitoreando



Acciones de respuesta a oportunidades

Exploit (explotar) Lo que se busca es hacer que la oportunidad se materialice para

aprovechar los beneficios

Ejemplo: agregar personal ms capacitado para mejorar la calidad del

producto final

Share (compartir) La facultad de aprovechar la oportunidad se potencia al formar

alianzas o consorcios

Ejemplo: formar alianzas con proveedores estratgicos con los cuales

se comparten los beneficios de materializarse la oportunidad



Acciones de respuesta a oportunidades

Enhance (Incrementar) Se aumenta la probabilidad y/o el posible impacto.

Ejemplo: existe una buena posibilidad de que el proveedor entregue

antes los equipos as que se decide iniciar la capacitacin del personal

antes para estar mejor preparados en caso de que esto ocurra

Accept (aceptar) En este caso se cree que lo mejor es no hacer ninguna accin sobre el

riesgo

De todos modos los riesgos aceptados se siguen monitoreando



Identificar Riesgos

Para que sean tiles

Lista ms completa posible

Riesgos bien escritos, formato CAUSA-RIESGO-EFECTO, claros, simples y no ambiguos.

Que estn identificados con los distintos stakeholders

Que tengan un responsable

22

OJO: Claro y simple no significa General



23

Planificar RiskManagement

Identificar Riesgos

EVALUAR:

Anlisis Cualitativo del Riesgo

EVALUAR:

Anlisis Cuantitativo del Riesgo

Planificar las RESPUESTAS

al riesgo

Controlar los riesgos

PIER-C

Gua del PMBOK 5 edicin



EVALUAR, Anlisis Cualitativo del Riesgo

24

Entradas

.1 Plan de gestin de riesgos

.2 Lnea base del alcance

.3 Registro de riesgos

.4 Factores ambientales de la empresa

.5 Activos de procesos de la organizacin

Herramientas y Tcnicas

.1 Evaluacin de la probabilidad e impacto del riesgo

.2 Matriz de probabilidad e impacto

.3 Evaluacin de la calidad de los datos

.4 Categorizacin de los riesgos

.5 Evaluacin de la urgencia de los riesgos

.6 Juicio de expertos

Salidas

.1 Actualizacin de los documentos del proyecto

Priorizar



Anlisis Cualitativo del Riesgo Entradas

25

PMI

Enterprise enviromental factors

Organizational process assets

Risk Management

Plan

PMI Risk

Management Plan

Scope Baseline

1. WBS

2. WBS Dictionary

3. Scope Statement

WBS

WBS Dictionary

Scope Statement

Risk Register



Anlisis Cualitativo del Riesgo Herramientas y Tcnicas

Evaluacin de la probabilidad e impacto del riesgo

Matriz de probabilidad e impacto

Evaluacin de la calidad de los datos

Categorizacin de los riesgos

Evaluacin de la urgencia de los riesgos

Juicio de expertos

26



Anlisis Cualitativo del Riesgo Matriz de Probabilidad e Impacto

27

Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia TIPS

Letras y Nmeros Cuantificable Inequvocos

PROBABILIDAD DE OCURRENCIANEMO NIVEL ESTADSTICO DEFINICIN

FRECUENTE 1 P.O.> 10-1Puede ser continuamente

experimentado

PROBABLE 2 10-1>P.O.>10-2 Puede ocurrir frecuentemente

OCASIONAL 3 10-2>P.O.>10-3 Puede ocurrir en algunas ocasiones

REMOTA 4 10-3>P.O.>10-6Rara vez, pero razonablemente puede esperarse su ocurrencia.

IMPROBABLE 5 P.O. < 10-6 Improbable, aunque posible.



28

Evaluacin del impacto TIPS

Letras y Nmeros Cuantificable Inequvocos

IMPACTO

Marginal a No tiene consecuencia sobre los objetivos del proyecto

Leve bNo afecta directamente sobre los objetivos del proyecto, pero su efecto acumulativo puede llegar a tener efectos limitados sobre los objetivos del proyecto

Regular c Puede llegar a tener efectos sobre los objetivos del proyecto

Serio d Su ocurrencia afectarn a los objetivos del proyecto

Catastrfico e De producirse afectarn seriamente los objetivos del proyecto

Anlisis Cualitativo del Riesgo Matriz de Probabilidad e Impacto



29

Matriz de probabilidad e impactoProbabilidad de Ocurrencia

Marginal Leve Regular Serio SeveroI

m

p

a

c

t

o

Catastrfico 5 10 15 20 25 5

Serio 4 8 12 16 20 4

Regular 3 6 9 12 15 3

Leve 2 4 6 8 10 2

Marginal 1 2 3 4 5 1

a b c d e

P(0;0,2) P(0,2;0,4) P(0,4;0,6) P(0,6;0,8) P(0,8;0,99)

Menor 1S




Evaluacin de la calidad de los datos Entender y Examinar

Exactitud Calidad Confiabilidad Integridad

Categorizacin de los riesgos (Prctica y til)

Fuentes de Riesgos (RRHH, Tecnologa, etc) rea del Proyecto Afectada (Programacin, subrutinas crticas, etc)

WBS Categoras

Fases del proyecto Causas Raz

30




Evaluacin de la urgencia de los riesgos

Indicadores

Probabilidad de Deteccin

Tiempos de retardo en la aplicacin de las planes de Contingencia o mitigacin.

Triggers

Sntomas

Juicio de expertos

31



Anlisis Cualitativo del Riesgo Salidas

32

Project Documents Updates Risk Register

Assumption Log Updates

Adivinar educada y fundadamente

Risk Register Assumption Log



Anlisis Cualitativo del Riesgo Hints y cuestionamientos

33

Lista Priorizada

Lista de Observacin

Calificacin del Riesgo (Risk Score)= P x I

Risk Ranking (Proyecto) o Risk Exposure

Estadsticamente es serio el promedio?

Suma de todos los riesgos y su efecto?

No est correctamente definido y es sujeto a interpretacin.

Yo utilizo el mayor riesgo de todos

Risk ScoreN Total de Riesgos

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