LA INFORMACIN EN EL REA DE RRHH DE LA EMPRESA

INTRODUCCIN.

La administracin o gestin de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una labor cada vez ms compleja, dotada de mayores desafos para quien est a cargo de tal funcin. En bsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propsitos, organizar adecuadamente el departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de informacin precisa referida al manejo de personal de la empresa constituye una herramienta de primer orden.As como es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Informacin de Marketing con el que pueda acumular informacin actualizada que le permita tomar decisiones gerenciales en esta rea, tambin es vital que una empresa cuente con un Sistema de Informacin de Recursos Humanos que sea soporte de cualquier toma de decisin atinente a la gestin de personal y a su organizacin dentro de la empresa. Informatizar el procesamiento de la informacin sistematizada de Recursos Humanos de la empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a su modo de organizarlo en funcin de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la informacin referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles organizacionales.

1. DEFINICIN.

Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organizacin, y del complejo y multifactico entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organizacin. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa informacin procesada y actualizada en formato electrnico a aplicar en instancias de evaluacin y diagnstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que estn organizados los empleados, y de las caractersticas del mercado laboral al cual acudir en situaciones de bsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos Humanos de la empresa.

2. PRINCIPALES FUENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH.

Un sistema de Informacin de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos suministrados por: Bancos de Datos de Recursos Humanos Reclutamiento y seleccin de personal Entrenamiento y desarrollo de personal Evaluacin del desempeo Administrador de salarios Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc. Estadsticas de personal Higiene y seguridad Diferentes reas de la Administracin de Recursos Humanos de la empresa Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un SIRH son: Estudios y estadstica sobre el mercado de trabajo local, nacional e internacional. Estudios y estadstica sobre el entorno empresarial.

3. PRINCIPALES CONTENIDOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH. Un sistema de tales caractersticas ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de informacin (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema. Tales salidas de informacin constituyen listados, documentados, estadsticas, ndices, informes, y dems insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podr orientar con mayor grado de certeza el proceso de toma de decisiones atinentes al manejo integral de su personal. Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa informacin son: Reclutamiento y seleccin de personal Trmites administrativos de personal Descripcin y anlisis de cargos Evaluacin de desempeo Desarrollo y capacitacin laboral de empleados Administracin de salarios, beneficios sociales y compensaciones Plan de carreras Higiene y seguridad laboral

4. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH. El uso adecuado de un sistema de tales caractersticas tiene como ventajas fundamentales: a) Una gestin integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos de eficacia, eficiencia y rentabilidad. b) Un mayor compromiso y motivacin del personal en la medida en que sepa qu tan importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa. c) Una actualizacin permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos humanos de la empresa, con respaldo informtico y minimizando al mximo el material impreso. Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuacin: Escasa comunicacin entre Recursos Humanos y Sistema de Informacin. Metas y objetivos pocos claros. Resolucin de problemas equivocados. Escaso involucramiento del usuario. Falta de expertos en informtica. Expectativas poco realistas. Falta de flexibilidad y adaptabilidad. A modo de conclusin, corresponde precisar que el xito en los sistemas de informacin de Recursos Humanos depende de la adecuada planificacin del sistema, que requerir una correcta comunicacin entre usuarios y personal informtico.

5. CARACTERSTICAS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH.

Debe cubrir todas las necesidades de informacin del administrador de RRHH de la empresa.Un buen sistema de informacin de RRHH debe integrar en su operativa de almacenamiento, procesamiento y generacin de salidas todas las reas que hacen a la Administracin de Recursos Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus contenidos temticos sino tambin sus aspectos presupuestales. Debe ser totalmente integrado.Esto significa que sus distintos mdulos temticos deben estar interconectados entre s, de modo que la variacin en uno de ellos provoca modificaciones automticas en los restantes. Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya genera la incorporacin automtica de este nuevo empleado a la planilla de personal de la empresa y a la de trmites administrativos del personal, implica variantes en la descripcin de cargos (cada empleado tiene sus caractersticas personales, su formacin acadmica y profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al listado de quienes son sujeto de evaluacin de desempeo y procesar los resultados de la induccin del empleado a tal instancia de evaluacin, as como incorporar las necesidades de capacitacin y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae consigo.

Debe ser flexible. Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la informacin rica y variada en distintos mdulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de la empresa. Debe ser modular.Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas reas operativas del sistema, tambin es valioso que exista independencia de cada uno de los mdulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los mdulos de modo independiente. Debe ser seguro.El sistema debe ser seguro en trminos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qu mdulos del sistema y a realizar qu clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de control y auditora del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en da tales sistemas de informacin son procesados por un mayor nmero de usuarios desde terminales informticas diferentes, y al mismo tiempo.

6. SOFWARE PARA LA TOMA DE DECISIONES.Un SIRH informtico contiene hardware informtico y aplicaciones de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre RRHH. El software puede ser un programa personalizado o un programa estndar.Algunas aplicaciones de software de los SIRH que actualmente estn disponibles en el mercado. Localizacin de candidatos Informacin bsica de empleados Administracin de las prestaciones Gestacin de primas e incentivos Desarrollo/planificacin de la carrera profesional Presupuesto de las retribuciones Sistema de fijacin de objetivos. Salud y seguridad. Utilizacin de seguros mdicos. Procedimientos de contratacin. Evaluacin del puesto de trabajo. Asignacin de puesto de trabajo. Planificacin de las relaciones laborales. Nmina. Pensiones y jubilaciones. Gestin del rendimiento. Incapacidad temporal a corto o largo plazo. Tiempo y asistencia. Anlisis de rotacin de personal.

Estos programas incluyen:1. Un programa de informacin sobre empleados: Cea una base de datos que ofrece informacin bsica sobre los empleados: nombre, gnero, direccin, nmero de telfono, fecha de nacimiento, raza, estado civil, puesto de trabajo y salario. Algunos programas tienen aplicaciones que pueden proporcionar bases de datos sobre empleados para usos de RRHH ms especializados.

1. Un programa para el seguimiento de los candidatos: Puede automatizar algunas de las actividades intensivas en trabajo relacionadas con la contratacin de candidatos para los puestos de trabajo. Estas actividades incluyen el almacenamiento de informacin sobre los candidatos que permite a los usuarios el acceso de ella para evaluar al candidato, programar entrevistas con los distintos directivos, actualizar los datos del candidato, generar correspondencia (por ejemplo una oferta laboral o una carta de rechazo) y producir los registros necesarios de igualdad de oportunidades en el empleo exigidas por el gobierno de los EE.UU.

1. Un inventario de cualificacin: permite hacer un seguimiento de la cualificacin de los trabajadores de la empresa y buscar la oferta interna de cualificacin que encaje con la demanda de destrezas de la empresa.

1. Un programa de nminas: calcula el sueldo bruto, los impuestos, las cotizaciones a la seguridad social, otros impuestos y el sueldo neto. Tambin se puede configurar para realizar otras deducciones del sueldo, como pagos a seguros mdicos, planes de jubilacin y cuotas de sindicatos.

1. Un programa de administracin de prestaciones: permite automatizar el mantenimiento de los historiales de prestaciones, administrar programas de prestaciones, o asesorar sobre opciones de prestaciones. El software de prestaciones puede proporcionar tambin un resumen anual de prestaciones por empleado.

1. Un programa de gestacin del tiempo del empleado: registra la forma en la que cada empleado utiliza el tiempo en el puesto de trabajo. El programa controla la asistencia. El absentismo y las llegadas tarde del empleado.

7. SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LOS SIRH.

El departamento de RRHH debe desarrollar polticas y directrices para proteger la integridad y la seguridad de los SIRH. Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar estragos. En una ocasin, una ejecutiva que trabajaba para una empresa de corredura accedi a los SIRH de su empresa para conseguir informacin para su marido, agente de seguros de vida, que utiliz la informacin para enviar solicitudes por correo a los colegas de su mujer. Los empleados interpusieron una demanda colectiva de un milln de dlares contra la empresa por violacin de su intimidad. En otra ocasin, un programador informtico entr en los SIRH de su empresa, localiz los salarios de una serie de empleados (incluyendo altos directivos y ejecutivos) y revel esta informacin a los dems empleados. Esta situacin fue muy perturbadora, puesto que los trabajadores enfadados exigieron conocer las causas que motivaban tales discrepancias remunerativas.Para mantener la seguridad y la confidencialidad de los registros de los SIRH, las empresas deberan:1. Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso a la computadora y a sus archivos de datos, cerrando con llave las salas donde estn estas computadoras y codificando los datos.

1. Permitir el acceso limitado a distintas partes de la base de datos mediante palabras claves y cdigos especiales.

1. Otorgar permisos para acceder a la informacin sobre empleados slo cuando es necesario acceder a dicha informacin.

1. Desarrollar polticas y directrices sobre la utilizacin de la informacin de empleados y notificar a los empleados el funcionamiento de estas polticas.

1. Permitir a los empleados verificar y corregir sus registros personales.

8. EFICACIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOSTodas las funciones de la administracin de recursos humanos se pueden mejorar por medio del uso de un sistema de informacin de recursos humanos (SIRH), cualquier enfoque organizado para obtener informacin relevante y oportuna en la que se puedan basar las decisiones de recursos humanos. Este sistema tambin debe ser rentable. Un SIRH se debe disear de tal manera que proporcione informacin:

Oportuna. Un gerente debe tener acceso a informacin actualizada. Exacta. Un gerente debe poder confiar en la exactitud de la informacin proporcionada. Concisa. Un gerente puede asimilar slo cierta cantidad de informacin en determinado momento. Relevante. Un gerente debe recibir slo la informacin necesaria en una situacin especfica. Completa. Un gerente debe recibir informacin completa, no parcial.

La ausencia de incluso una de estas caractersticas reduce la eficacia de un SIRH y complica el proceso de toma de decisiones. Por el contrario, un sistema que posee todas estas caractersticas aumenta la facilidad y la exactitud del proceso de torna de decisiones. Un SIRH eficaz tambin proporciona datos en lnea y pronsticos relacionados con las operaciones de la empresa.

Informes de excepciones. Los informes de excepciones destacan las variaciones en las operaciones que son lo suficientemente graves para requerir la atencin de la gerencia. Un tipo de informe de excepciones es el informe de excepcin de calidad, que se completa cuando el nmero de defectos del producto excede a un nivel mximo predeterminado. El gerente de recursos humanos puede estar interesado en este tipo de informacin para identificar necesidades de capacitacin adicionales. Informes a peticin. Un informe a peticin proporciona informacin en respuesta a una solicitud especfica. El nmero de ingenieros con cinco aos de experiencia laboral que hablen espaol con fluidez es un ejemplo de un informe a pendn que el gerente de recursos humanos podra solicitar a la base de datos. Pronsticos. Un pronstico aplica modelos de prediccin a situaciones especficas. Los gerentes necesitan pronosticar el nmero y el tipo de empleados requeridos para satisfacer la demanda proyectada del producto de la empresa.

Las empresas saben que un SIRH desarrollado adecuadamente proporciona enormes beneficios a la organizacin. En tanto que muchos directores y gerentes de RH de organizaciones pequeas tienen adems de muchas otras, la responsabilidad del SIRH, las grandes organizaciones cuentan con personal especfico que trata los asuntos de tecnologa. La figura 4.7 presenta una perspectiva general del sistema de informacin de recursos humanos diseado para una organizacin. Al utilizar diversos tipos de informacin de entrada, el SIRH permite que est disponible mucha informacin de salida que tiene un valor trascendental tanto operativo como para la planeacin de recursos humanos. El SIRH integra toda la informacin de recursos humanos a un sistema.A lo largo de este libro, destacaremos como RH se est deshaciendo de las tareas administrativas rutinarias. El SIRH es un medio excelente para reducir la carga de estas tareas. Muchas medianas y grandes empresas han agregado capacidades de autoservicio a sus SIRH. El autoservicio deja en manos de los empleados la responsabilidad de muchas tareas del manejo de la informacin administrativa, como el llenado de formas para cambios de domicilio y el llenado de formas de inscripcin al servicio de prestaciones. Esto reduce drsticamente la cantidad de tiempo que el personal de RH dedica a las tareas administrativas y lo libera para que concentren su atencin en ms nietas estratgicas de la empresa.La informacin que proviene de diversas fuentes de entrada se integra para proporcionar las salidas necesarias. La informacin requerida en el proceso de toma de decisiones de recursos humanos de la empresa est fcilmente disponible cuando el sistema se ha diseado en forma adecuada. Por ejemplo, muchas empresas estudian ahora las tendencias histricas para determinar los mejores medios de garantizar solicitantes calificados.

SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOSMeta: integrar los procesos centrales a un sistema perfectoContribuye al logro de:

Usos de la Informacin de salida*

Rastreo de empleados Programas de diversidad Decisiones de contratacin

Programas de capacitacin, E-aprendizaje, sucesin de la agencia.

Programas de compensacinProgramas de prestaciones (Por ejemplo, programas de prescripcin mdica)

Programas de salud(Por ejemplo, programas de asistencia a empleados)

Estrategias de negociacin

Servicios a empleados

Tipo de informacin de entrada

Anlisis de PuestoReclutamientoSeleccin, anuncio de empleos, referencia de empleados.C y DEvaluacin del desempeo Compensacin

PrestacionesSeguridad Social

Salud

Relaciones laborales Relaciones con los empleados

Planes estratgicos de la organizacin Planes de la administracin de recursos humanos

Sistema de Informacin de recursos humanos

*Ciertos datos estn disponibles para los empleados tanto en el trabajo como en casa. Ejemplos: los supervisores podran tener acceso a la capacitacin justo a tiempo para realizar revisiones de la evaluacin de: desempeo. Los empleados operativos podran tener acceso a informacin de tiempo y trabajo. Todos los empleados pueden revisar los saldos del plan de retiro 401(k), transferir fondos, hacer elecciones de beneficios, establecer metas anuales de desempeo, actualizar datos del personal.Adems, cumplir con los estatutos y las regulaciones gubernamentales sera extremadamente difcil si no fuera por el moderno SIRH.Existen numerosas empresas que proporcionan sistemas de informacin de recursos humanos. Una de las ms importantes PeopleSoft, el proveedor ms grande de software de SIRH. El sistema permite una empresa manejar los procesos administrativos de RH (desde el reclutamiento hasta la jubilacin) con aplicaciones de Internet diseadas con un rcord de desempeo de las mejores prcticas por ms de diez aos. Las aplicaciones PeopleSoft HRMS se todos los das en nueve de las diez mejores empresas Fortune 500, incluyendo a Exxom-Mobil, Wal-Mart, General Motors, Ford, Citigroup, IBM, AT&T y Verizon Comunications.