¿Qué es la planeación?

Es la primera función del proceso administrativo

Prepara el escenario al decidir lo que se quiere lograr y establecer la mejor manera de lograrlo

Es un proceso mediante el cual se establecen objetivos y se determinan las acciones que deberán realizarse para alcanzar dichos objetivos.

El Proceso de Planeación

Definir los objetivos Determinar en donde estamos frente a

los objetivos Desarrollar premisas acerca de las

condiciones futuras Analizar posibles alternativas de acción y

elegir las mejores Implementar el plan y evaluar los

resultados

La planeación debe ser parte de la rutina de trabajo diario, una actividad constante dentro de un escenario laboral complejo y cambiante

Beneficios de la Planeación

Mayor sentido de orientación y flexibilidad

Orientación para la acción Mejor coordinación Mejor control Mejor administración del tiempo

Mayor sentido de orientación y flexibilidad

Una organización con sentido de orientación conoce lo que hace mejor, las necesidades de sus clientes y sabe como servirlos

Una organización flexible tiene la capacidad de adaptación ante nuevas circunstancias y opera orientada más al futuro que al pasado o al presente

Orientación para la Acción

Evita la trampa de la complacencia, es decir dejarse llevar por éxitos o fracasos momentáneos

Permite ver el futuro como una meta de desempeño y ser proactivos antes que reactivos

Mejor Coordinación

La suma de los logros de los diferentes individuos, grupos y subsistemas, en las organizaciones deben contribuir a satisfacer las necesidades de esta

La buena planeación crea una jerarquía de objetivos en la cual los objetivos de cada nivel de trabajo se vinculan entre sí

Los objetivos del nivel superior son fines directamente vinculados con los objetivos del nivel inferior que son medios para su logro.

Mejor Control

Si hay una buena planeación, el control mejora

La planeación ayuda a que en el proceso de control se puedan medir resultados de desempeño y aplicar, si es necesario, medidas correctivas.

Esto es posible porque al planear se definen objetivos y se identifican las acciones para lograrlos.

Mejor Administración del Tiempo

Es un beneficio secundario, pero no por ello menos importante, que ofrece la planeación

La planeación permite conocer cuáles son nuestras prioridades y de esa forma optimizar el uso de nuestro tiempo

PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO

Planes a corto plazo : 1 año a menos

Planes a mediano plazo : 1 – 2 años

Planes a largo plazo : 3 años en adelante

TIPOS DE PLANES EN LAS ORGANIZACIONES

PLANES ESTRATEGICOS Y OPERACIONALES

Los planes estratégicos : abarcan necesidades a largo plazo y establecen el curso general de acción, estableciendo los objetivos generales por parte de la alta gerencia

Los planes operacionales ( o tácticos): definen las acciones o áreas específicas para implementar los planes estratégicos Ej. : planes de introducción, planes financieros, planes de marketing

PLANES PERMANENTES

Son aquellos qué están diseñados para usarse una y otra vez

Establecen lineamientos de conducta a través de instrucciones que deben seguirse ante un tipo de situación independientemente del momento y lugar en que ocurran dentro de una organización

Los planes permanentes adoptan la forma de políticas y procedimientos

PLANES PERMANENTES

Políticas : es un plan permanente que comunica lineamientos flexibles para orientar las decisiones y acciones de los empleados

Procedimientos :(reglas). Son que describen con exactitud qué acciones han de emprenderse en situaciones específicas

Planes de Aplicación Única

Aquellos que se usan una sola vez para satisfacer oportunamente necesidades de situaciones bien definidas

Los planes de aplicación única adoptan la forma de presupuestos y programación de proyectos

Planes de Aplicación Única Presupuestos: son planes de aplicación única que

comprometen recursos para desarrollar actividades, proyectos o programas

Presupuesto fijo: establece una oferta de recursos que se pueden usar pero no exceder

Presupuesto flexible: la asignación de los recursos puede variar de acuerdo a los niveles de actividad

Planes de Aplicación Única

Proyectos : son planes de aplicación única que

identifican las actividades requeridas para lograr un proyecto específico

Define objetivos de tarea específicos, actividades por lograr, fechas y horarios para las actividades y requerimientos de recursos

Plan de Negocio

Describe los detalles necesarios para establecer el rumbo del nuevo negocio y obtener el financiamiento necesario para operarlo

De utilidad para los bancos o instituciones que quieran financiar determinados proyectos o para ciertos ejecutivos antes de una asignación de recursos

¿ Qué incluir en un plan de negocios?

Resumen ejecutivo Análisis de la industria Descripción de la compañía Descripción de productos y servicios Descripción del mercado Estrategia de mercadotecnia Descripción de operaciones Descripción del personal Proyección financiera Necesidades de capital

Enfoques de la Planeación

Planeación de adentro hacia fuera Planeación de afuera hacia adentro Planeación de arriba hacia abajo Planeación de abajo hacia arriba Planeación de contingencias

Planeación de Adentro Hacia Afuera

Se concentra en las ventajas internas El esfuerzo futuro se enfoca en lo que se

está haciendo tratando de encontrar formas de hacerlo cada vez mejor

Planeación de Afuera hacia Adentro

Se concentra en las oportunidades externas

Analiza el ambiente externo y busca oportunidades o nichos específicos que pueda explotar

Planeación de Arriba hacia Abajo

La alta gerencia establece los objetivos generales para que los niveles inferiores elaboren los planes operacionales congruentes con estos

Planeación de Abajo hacia Arriba

se inicia con las ideas desarrolladas en los niveles administrativos inferiores

Planeación de Contingencias

Identifica cursos alternativos de acción que pueden implementarse cuando las circunstancias cambian con el tiempo

Mientras mas incierto sea el ambiente en el que se desenvuelve la organización más probabilidades habrá de que lo planeado no resulte como esperábamos y tengamos que recurrir a un plan de contingencia

Herramientas y Técnicas de Planeación

Pronósticos Planeación por escenarios Benchmarking Planeación participativa

PRONOSTICOS

Un pronóstico es una visión del futuro Pronosticar es el proceso de elaborar supuestos

acerca de lo que sucederá en el futuro

PLANEACION POR ESCENARIOS Identifica varios escenarios o estados de cosas

futuros que puedan ocurrir Luego se elaboran planes para enfrentar cada

posible escenario

BENCHMARKING Técnica que hace uso de la comparación con empresas

líderes en el mercado Se trata de descubrir aquello que los demás hacen bien

y planear cómo incorporar esas ideas a nuestra organización

PLANEACION PARTICIPATIVA Requiere que en el proceso de planeación se incluya a

las personas que se verán afectadas por los planes a quienes se les pedirá que colaboren en su implementación

El Papel de los Planeadores STAFF

Al crear las necesidades de planeación en una organización podríamos recurrir a los planeadores staff

Dichos planeadores deberán contar con capacidad de liderazgo y demostrar habilidad en todos los pasos del proceso de planeación de las diversas herramientas y técnicas mencionadas

Administración por Objetivos (APO)

Es el establecimiento conjunto de objetivos entre un superior y un subordinado

Del mismo modo conjuntamente superior y subordinado controlan los resultados

Ambos se ponen de acuerdo sobre cuales serán los objetivos de desempeño de alta prioridad para el subordinado, los plazos para su logro y los criterios para la evaluación de los resultados

Objetivos de Desempeño en la APO

Son elementos esenciales en un proceso APO y deben estar debidamente especificados y establecidos

Hay 3 tipos de objetivos de desempeño Objetivos de mejoramiento: pretenden mejorar el

desempeño de una manera específica y en relación a un factor específico

Objetivos de desarrollo personal: referido a las actividades de crecimiento profesional

Objetivos de mantenimiento: expresan la intención de mantener el desempeño en el nivel actual

Criterios de un buen Objetivo de Desempeño

Específico: apunta a un resultado clave que ha de lograrse

Temporal : identifica una fecha para el logro de resultados

Desafiante: ofrece un reto realista y alcanzable

Mensurable: tan específico y cuantitativo como sea posible

Pasos para una APO de éxito:

Enumerar los objetivos de desempeño para un periodo con fechas límites

Los objetivos se discuten con el supervisor y se documenta lo acordado

Supervisos y subordinado se reúnen para revisar el avance o actualizar los objetivos

En un tiempo determinado se prepara un “informe de desempeño” enumerando logros y comentando desviaciones entre resultados esperados y los reales

Discutir la anterior autoevaluación con el superior para el desempeño futuro

Establecer nuevos objetivos ( paso1) iniciando nuevamente la APO