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Guía Simple de Archivos

Presentación e Instructivo

19/02/2014

Guía Simple de Archivos (Presentación e Instructivo)

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Ley Federal de Archivos Art. 12, Fracción lll

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“Este es un documento controlado propiedad del OPMA, prohibida su reproducción parcial o total sin previa autorización”

ÍNDICE

Página

1 Presentación 3

2 Objetivo 4

3 Fundamentación 5

4 Metodología 10

5 Marco legal 12

6 Explicación de los elementos para la elaboración de la Guía simple de archivos

14

7 Formato 22

8 Instructivo 25

9 Consideraciones finales 28

10 Anexos 29

11 Glosario 38

12 Documentos de referencia 39

13 Control de cambios 40


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1. PRESENTACIÓN La Guía simple de archivos, es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales, funciones y/o atribuciones, conforme al Cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. La importancia de la elaboración de la Guía simple de archivos de cada entidad o dependencia es, además de dar cumplimiento a la Ley Federal de Archivos, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos Generales de Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, es que sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores. El presente documento es una propuesta metodológica para implementar la aplicación de las normas internacionales de descripción archivística, en la elaboración de la guía simple de archivos, instrumento de descripción conocido por toda la administración pública, pero que pocos saben su importancia y cómo realizarla. Pese a que el Archivo General de la Nación emitió el “Instructivo para la elaboración del guía simple de archivos”, no se ha logrado la homogenización de las descripciones de las series documentales. De ahí el interés para investigar y desarrollar el sustento teórico y normativo para la correcta elaboración de dicho instrumento.


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2. OBJETIVO Contar con un instrumento de consulta que refleje la estructura documental del OPMA, desde su contexto y contenido. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2.1. Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de

clasificación archivística, así como su esquema de organización y sus datos generales para transparentar su sistema de clasificación.

2.2. Asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas para facilitar la

recuperación y el intercambio de información.

2.3. Facilitar la obtención y acceso a la información pública.

2.4. Coadyuvar en la transparencia de la información de las dependencias o entidades.

2.5. Constituye el primer acercamiento de los usuarios (ciudadanos e investigadores) a la información documental que maneja el Organismo.


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3. FUNDAMENTACIÓN Contexto normativo Derivado de la emisión de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, es obligatorio elaborar la Guía simple de archivos, de cada dependencia o entidad y publicarla en los portales institucionales, la cual deberá actualizarse anualmente, ordenamiento que actualmente es reforzado por la Ley Federal de Archivos. Así mismo se estableció que el Archivo General de la Nación, como ente rector en la materia, debe proporcionar el instructivo para su elaboración. El Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos, fue emitido por dicha instancia en 2006, es de carácter obligatorio, y proporciona las disposiciones generales siguientes:

De aplicación. 1) El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los archivos de trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa semiactiva) y, por último, los históricos (etapa inactiva). 2) Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos y obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control.

De excepción. 1) En el caso de los archivos históricos que por razones de

procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. 2) En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie, se aplicará el nivel inmediato superior.

De responsabilidades. El área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad

será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.

De estructura. Se establecen dos áreas de información: una de identificación y otra

de contexto y contenido; así como 25 elementos de descripción de los cuales 12 son elementos comunes y 13 son elementos específicos de actualización, que serán seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración e histórico). Como se muestra en el cuadro siguiente:


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ÁREAS

IDENTIFICACIÓN CONTEXTO Y CONTENIDO

ELEM

ENTO

S Pa

ra la

s 3

etap

as 1. Órgano responsable

2. Área de procedencia del Archivo

3. Nombre del responsable y cargo

4. Domicilio 5. Teléfono 6. Correo electrónico

Com

unes

Pa

ra la

s 3

etap

as 7. Ubicación física

8. Fondo 9. Sección 10. Serie (s) 11. Fecha (s) 12. Descripción física C

omun

es

Trám

ite

13. Volumen 14. Apertura de expedientes 15. Transferencias primarias (envío) 16. Bajas documentales 17. Volumen total 18. Volumen 19. Transferencias primarias

(recepción) 20. Bajas documentales 21. Transferencias secundarias

(envío) 22. Volumen total 23. Volumen 24. Transferencias secundarias

(recepción) 25. Volumen total

Act

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Con

cent

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His

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El Instructivo del AGN, describe cada uno de estos elementos, indicando el objetivo, la regla y las observaciones para su registro. Contexto archivístico Ahora bien, es importante señalar que desde 2008 se cuenta con las Normas internacionales de descripción archivística, las cuales consisten en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligibles por sí mismos. Tienen como finalidad facilitar la recuperación, lograr la homogeneidad en la descripción de archivos y estar en posibilidad de intercambiar información a nivel


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internacional mediante un código común, normalizar los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Como información general, las normas se deben utilizar con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales. Los elementos descriptivos de las normas son en sí las reglas que constituyen la descripción de una unidad de descripción (o entidad archivística). El número de elementos que, además de los esenciales (obligatorios), debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. Las normas que a continuación se mencionan son las que permiten establecer los elementos de descripción normalizados para la elaboración de la Guía simple de archivos: la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), la Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, y la Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH. Por lo anterior y con base en que el Instructivo del AGN señala que las dependencias están facultadas para agregar elementos que permitan complementar la información de la Guía simple de archivos, se propone aplicar las normas internacionales de descripción, fusionando los elementos que son aplicables con los elementos de dicho Instructivo, con la finalidad de unificar los criterios de descripción archivística para la elaboración de este instrumento. De manera que, el formato de Guía simple de archivos, formulado se compone de 21 elementos que se han seleccionado de las 4 normas. Cabe señalar que por una parte las normas especifican que la numeración de los elementos señalada en cada una de éstas, no se debe utilizar para designar los elementos de la descripción o para prescribir el orden o estructura de las descripciones, por lo que derivado de que existen algunas áreas de información comunes entre las normas, el orden de los elementos que se enlistan en el cuadro siguiente, corresponde a dichas áreas, y por otra que los elementos señalados con (*) son de carácter obligatorio conforme a las normas, como se muestra a continuación:


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Tabla de los elementos de las normas propuestas para la guía simple de archivos

Áreas

Identificación Contexto Contenido y estructura

Condiciones de acceso y

utilización Contacto Control de la

descripción

Elem

ento

s de

info

rmac

ión

Tipo de entidad*

Nombre del o los productor(es) *

Alcance y contenido

Condiciones de acceso

Localización y dirección(es) *

Nota del archivero

Forma autorizada del nombre*

Historia institucional

Teléfono, fax, correo electrónico

Reglas o normas

Otras formas autorizadas del nombre

Personas de contacto

Fecha(s) de la(s) descripción(es)

Tipo de institución

Código de referencia*

Título* Fechas(s) * Nivel de descripción*

Volumen y soporte*

Tipo* Clasificación

Para señalar los elementos que se fusionan con los de Instructivo del AGN, se muestra el cuadro siguiente:


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Cuadro comparativo de los elementos fusionados

Elementos de las Normas Elementos del Instructivo del AGN

1) Forma autorizada del nombre* 1) Unidad Administrativa / 2) Área de procedencia / 8) Unidad Administrativa de procedencia 2) Tipo de entidad*

3) Otras formas autorizadas del nombre ---------

4) Código de referencia* ---------

5) Tipo de institución ---------

6) Historia institucional ---------

7) Nombre del o de los productores* 3) Nombre del responsable y cargo 8) Localización y dirección(es) 4) Domicilio 9) Nivel de descripción*

9) Sección / 10) Serie 10) Clasificación 11) Título* 12) Personas de contacto ---------

13) Teléfono, fax, correo electrónico 5) Teléfono / 6) correo electrónico 14) Tipo* ---------

15) Alcance y contenido 12) Descripción 16) Fecha(s) 11) Fecha(s)

17) Volumen y soporte* Volumen (elemento de actualización en las 3 etapas)

18) Condiciones de acceso --------- --------- 7) Ubicación física 19) Nota del archivero ---------

20) Reglas o normas ---------

21) Fecha(s) de la descripción(es) --------- En relación a los elementos de actualización, se tomó sólo el de volumen (para las 3 etapas), el cual, como se muestra en el cuadro de arriba se fusionó con el de volumen y soporte de la unidad de descripción, de la norma ISAD (G), ya que sin demeritar lo establecido en el Instructivo del AGN, en sentido estricto, el propósito de una guía simple de archivos, es informar el contenido, acceso y servicios que ofrece el archivo (fondo) que se está describiendo.


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4. METODOLOGÍA Los elementos de las normas seleccionados, están estructurados en tres módulos, los cuales se desglosan de la siguiente manera: 1) la información general, con la cual se da a conocer a la Institución y los datos del fondo documental; 2) la información particular, la cual se divide en los datos de responsabilidad y contacto por cada sección documental y en la descripción de las series documentales; y 3) los datos de control de la descripción. Así mismo su elaboración requiere de tres etapas descritas a continuación: Etapa I. Corresponde al coordinador de archivos (archivista), o al personal de apoyo en la coordinación de archivos del Organismo, elaborar los módulos 1 y 3. Para ello tendrá que investigar y estructurar la información general de la institución, bajo los siguientes elementos: forma autorizada del nombre, otras formas del nombre, código de referencia, tipo de institución y la historia institucional. Así mismo proporcionar la información del fondo documental, con los siguientes elementos: tipo de entidad, forma autorizada del nombre, nombre de los productores, localización y dirección(es), nivel de descripción, clasificación y título, código de referencia y alcance y contenido. Y al final del documento, es decir de la guía simple de archivos, aportará los elementos de: nota del archivero, reglas o normas y fecha(s) de la(s) descripción(es). Cabe mencionar que estos son los elementos mínimos o más relevantes que permiten dar a conocer a la institución y el fondo. Para obtener datos confiables consultará la normatividad interna o aplicable, manuales de organización, publicaciones institucionales y la página web del Organismo. Etapa II. El coordinador de archivos solicitará a los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico elaborar el módulo 2, mediante los siguientes elementos: tipo de entidad y forma autorizada del nombre, nombre del o los productores (y cargo), localización y dirección(es), personas de contacto, y teléfono, fax, correo electrónico, para indicar los datos de responsabilidad y contacto de la documentación que se va a describir; por otro lado el nivel de descripción, clasificación y título, código de referencia, y tipo, por cada sección documental; para la descripción de las series y subseries documentales conforme al Cuadro general de clasificación archivística de la Institución, observará los elementos de: código y título, alcance y contenido, código de referencia, nivel de descripción, fecha(s), volumen y soporte de la unidad de descripción, ubicación física, y condiciones de acceso, cabe señalar que se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran el archivo en custodia; y finalmente el nombre, firma y cargo de quien elabora y de quien valida la información presentada (datos solicitados en el instructivo del AGN). Los responsables de los archivos y/o el personal administrativo, podrán consultar: el Catálogo de disposición documental de la Institución, instrumento que refleja la estructura


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documental, es decir, el Cuadro general de clasificación archivística; los inventarios documentales (por expediente, transferencia primaria y secundaria); y los expedientes mismos. En este punto cabe señalar que como se menciona en el apartado de “alcance y contenido”, en el ejercicio previo de elaboración del catálogo de disposición documental, ya se habrán descrito las funciones (y sus divisiones), las cuales corresponden a las series documentales de cada sección, por lo que podrá retomarse esa información, de lo contrario, para la descripción (alcance y contenido) de las series documentales se deberán consultar los manuales de procedimientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública principalmente (para las series comunes) y los internos (para las series sustantivas). Previo y durante este proceso, el archivista supervisará y asesorará al personal administrativo para la elaboración y entrega de la información, con el propósito de obtener información concreta, certera, homogénea y de calidad. Etapa III. En esta etapa se analiza y depura la información desarrollada. La información compilada se vacía ordenadamente en un solo documento, es decir en el formato normalizado de guía simple de archivos, de manera tal que se vea reflejado el Cuadro general de clasificación archivística, con el propósito de simplificar su consulta. Por otro lado, la presentación de este instrumento, deberá contar con la debida estructura y/o diseño para su publicación en el portal institucional. Las aportaciones vertidas en las observaciones y ejemplos en cada uno de los elementos seleccionados de las normas (adaptadas a las necesidades y/o realidad actual que deriva de la normatividad local), proporcionan un panorama más amplio para comprender y aplicar dichas normas; logrando obtener un formato o cédula de Guía simple de archivos sustentado y objetivo, de fácil llenado, toda vez que las aportaciones referidas funcionan como un instructivo claro, preciso e ilustrativo. Por otro lado, aunque la Ley Federal de Archivos, la Ley Federal de Transparencia, su Reglamento, los Lineamientos generales de conservación y organización de archivos y el Instructivo del AGN, no especifiquen una fecha exacta, si se señala que todas las dependencias y entidades están obligadas a elaborarla a partir de 2005 y actualizarla anualmente. Es decir que la primera guía debería comprender por lo menos, la información generada de 2002 a 2005, y posteriormente las actualizaciones por cada año fiscal. A manera de propuesta, las actualizaciones deben elaborarse en los meses de enero y febrero para reportar la información generada el año anterior al de la actualización.


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5. MARCO LEGAL Nacional

Ley Federal de Archivos. D.O.F. 23 de enero de 2012. Artículo 19 Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: … IV. La guía simple de archivos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. DOF 11 de junio de 2002, última reforma 08 de junio de 2012. Artículo 32 (segundo párrafo) Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. D.O.F. 11 de junio de 2003. Artículo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 20 de febrero de 2004. Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones contenidas en el artículo 2° del Reglamento del Instituto en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, se entenderá por: XVIII. Guía simple de archivo. Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.


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Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. El Archivo General de la Nación proporcionará el instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos. Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: IV. La guía simple. El Archivo General de la Nación proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los instrumentos de consulta y de control archivístico. Tercero Transitorio. El instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos, será publicado en el sitio de Internet del Instituto dentro de los 60 días hábiles posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos. Cuarto Transitorio. La guía simple de archivos deberá estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias y entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005.

Internacional Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). ICA 2000. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a

Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF). ICA 2003. Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF. ICA 2007. Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo

ISDIAH. ICA 2008.


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6. EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

La descripción de los elementos de las normas (de los cuales 9 se fusionan con los del AGN), consistirá en citar el nombre del elemento, proporcionar consideraciones teóricas, técnicas o normativas en materia archivística, indicar la razón por la cuál es útil y dar algunos ejemplos, tomando como base lo establecido en las normas. Los objetivos y reglas de cada uno de los elementos se pueden consultar en el cuadro que se anexa denominado “Elementos de información de las Normas internacionales de descripción archivística aplicables en la elaboración de la Guía simple de archivos: objetivos, reglas y observaciones”. (Anexo 1) Área de identificación Tipo de entidad* ISAAR (CPF) Este elemento tiene dos aplicaciones, por un lado indicar que la entidad que se está describiendo es una institución (a nivel fondo), y por otro especificar que se está describiendo la unidad de descripción de los documentos generados por una dirección, subdirección o jefatura de departamento (a nivel sección, serie o subserie). Forma autorizada del nombre* ISAAR (CPF) Se debe registrar el nombre oficial de la entidad, así como de la dirección, subdirección o jefatura de departamento en base al estatuto orgánico u otra normatividad nacional o local aplicable, ya que será el punto de acceso normalizado para identificar de manera unívoca a la institución y/o sus áreas. Otras formas autorizadas del nombre ISAAR (CPF) Es importante señalar otras formas del nombre, con las que se conoce a una institución o dependencia, por ejemplo los acrónimos, esto permite normalizarlos y lograr una mejor identificación de la institución. Tipo de institución ISDIAH Informar al usuario qué tipo de institución o entidad es la que está describiendo sus unidades de archivo, conforme a la organización de la administración pública (o privada); permitirá ampliar o delimitar líneas de búsqueda de información. En este elemento se encuentran subelementos para una mejor descripción: Titularidad: Condición que se da para que una entidad figure dentro en un área diferenciada de la actividad económica, productiva, social, educativa, gubernamental o política, como


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pública o privada. Gestión: Dentro del ámbito en el que se desarrolla, indica la forma descendente de la jerarquía orgánica de la que depende. Ciclo vital: Señala la etapa de archivo que se describe. Tipología: Giro u orientación (actividad preponderante) de la entidad que permita identificar o distinguirla dentro del sector a la que pertenece. Ejemplo para el OPMA:

Subelemento Descripción

Titularidad Organismo público con representación Federal

Gestión Organismo descentralizado y sectorizado a la Secretaría de Gobernación (SEGOB)

Ciclo vital Archivo de Trámite

Tipología Sector audiovisual de SEGOB (Televisión Pública) Código de referencia* ISAD (G) Es trascendente indicar el código que identifica a una dependencia o archivo de un modo único a nivel mundial, se conforma por las siguientes claves: el código ISO 3166 (códigos para la representación de los nombres de los países) donde para México es MX, la clave del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) para las entidades del país, la clave INEGI para municipios o delegaciones y las siglas que otorga la Red de Archivos Históricos Mexicanos (RAHMEX) del AGN para un Archivo Histórico (en caso de contar con su registro), o el acrónimo de la dependencia u organismo. Por ejemplo en el caso del OPMA, quedaría de la siguiente forma:

Siglas Significado Código completo

MX México

MX09015OPMA 09 Distrito Federal

015 Delegación Cuauhtémoc

OPMA Organismo Promotor de Medios Audiovisuales Titulo* ISAD (G) Para describir cualquier unidad de descripción, es imprescindible indicar el título formal con el que se le identifica de manera unívoca. En este sentido, resalta la importancia de asignar correctamente los títulos formales o atribuidos, desde que se está elaborando el cuadro general de clasificación archivística (CGCA) para el caso de las secciones, series y subseries, así como el título de los expedientes cuando se está clasificando (elaboración de la carátula y ceja del expediente), incluso en el momento en que se realiza la descripción si se carece del título.


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Esta norma establece que el título formal es el que figura en un lugar preferente de la documentación que se describe, mientras que el título atribuido es el inferido por el archivista (o quien realiza la descripción) a la unidad de descripción que carece de título formal. Por ende, se deberá indicar el nombre del nivel de descripción conforme al CGCA, asentando el título tal cual aparece en dicho instrumento. Aunque la norma es flexible en cuanto a abreviar títulos si son largos, se recomienda no abreviar, ni poner siglas. Fecha(s)* ISAD (G) Es esencial indicar la fecha o periodo de la unidad de descripción para situarla en el tiempo y contexto en el que se produjo o acumuló (la documentación). En este punto vale la pena señalar que dependiendo del nivel de descripción y la variación de fechas en un conjunto de documentos, se anotará ya sea las fechas extremas o ya sea el periodo, pero siguiendo siempre el mismo criterio. Para indicar un periodo este será por año fiscal es decir, que comprenderá de enero a diciembre de un mismo año, mientras que las fechas extremas pueden ser de dos formas: a) se pondrá el año inicial y el año final separados por un guión, b) se indicará(n) con día mes y año separados entre sí con una diagonal, de la siguiente manera (dd/mm/aaaa) y entre cada fecha separados por un guión, en todos los casos con números arábigos. Cuando se trate de la descripción a nivel unidad documental simple (documento) de igual forma se indicará con día, mes y año.

Periodo (una sola fecha)

Fechas extremas (un intervalo de fechas)

2010 a) 2010 - 2012

b) 15/04/2010 - 31/12/2010 Nivel de descripción* ISAD (G) Es importante situar al usuario en el nivel de descripción (nivel de organización documental) en el que se encuentra la unidad de descripción, es decir, fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento o pieza documental), en perfecta correspondencia con el cuadro general de clasificación archivística de la entidad. Cabe señalar que aunque esta norma no especifica alguna clave o identificador para cada nivel, el AGN, les asignó claves para diferenciar entre cada nivel y poder complementar el código de referencia de cada unidad de descripción, quedando de la siguiente manera:


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Nivel de descripción Identificador o clave

Fondo FO Subfondo SF Sección SC Subsección SU Serie SE Subserie SS Unidad documental compuesta (expediente) UC Unidad documental simple (pieza documental) US

Volumen y soporte (cantidad, tamaño o dimensiones)* ISAD (G) Conocer la extensión física o lógica de la unidad de descripción, permite planificar los tiempos y métodos de búsqueda de la información; así mismo conocer el soporte en el que está plasmada la información permite tomar las medidas o acciones necesarias para su consulta. De acuerdo con lo establecido en esta norma, el volumen se indica con la cantidad o número de las unidades físicas en arábigo, así como la unidad de medida física (m.l., cajas, legajos, hojas, etc.) y/o unidades de medida lógicas (documentos electrónicos, ficheros informáticos, etc.); para indicar el soporte se especificará el material físico donde está plasmada la información. Se medirá en metros lineales (m.l.) en los niveles de fondo, sección y serie preferentemente. Se indicará también el formato y características externas que detallen tanto el volumen como el soporte, indicándolo entre paréntesis como lo señala la norma en relación a información adicional, en la descripción de documentos convencionales (textuales) y especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales). Ejemplos: Cantidad o número (extensión)

Unidades de medida físicas o lógicas

Formato (tamaño o dimensiones) y caracteres externos Soporte

125 m.l. (35 cajas AG12 con 3,000 expedientes de tamaño carta) papel

4 cajas (AG30 con 125 expedientes en tamaño oficio) papel 1 mapa (de 17.5 x 46.7 cm, a color) tela

55 rollos de microfilm (de 35 mm x 30.5 m) plástico flexible


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Cantidad o número (extensión)

Unidades de medida físicas o lógicas

Formato (tamaño o dimensiones) y caracteres externos Soporte

5 negativos (de 5” o 12.5 x 7 cm, a color) placa de vidrio

16 fotografías (positivos de 5” o 12.5 x 7 cm, en sepia) papel (calidad fotográfico)

Existen lenguajes controlados para nombrar y/o escribir medidas (físicas o lógicas), formatos y soportes, los cuales pueden variar de un país a otro, como referencia se presentan unas tablas sobre unidades de medida, formatos y soportes en los anexos 2, 3 y 4. Tipo* ISDF Este elemento servirá para indicar si la descripción de la unidad de descripción corresponde a una función o a una de sus divisiones, en base a los manuales de organización y de procedimientos de la entidad. Cabe señalar que conforme a esta norma, las divisiones de la función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción. Así mismo se debe especificar si es una función común o una sustantiva. Clasificación ISDF Indicar el código de clasificación que se asignó a la función que se describe, conforme al cuadro general de clasificación archivística de la entidad. Área de contexto Nombre del o de los productor(es)* ISAD (G) Es importante consignar el nombre de la entidad como productora de un fondo documental; así como el nombre de la dirección, subdirección, jefatura de departamento, y/o el nombre del o los individuo(s) responsables de la producción y custodia de documentos de archivo de los documentos. En este punto se consignará tanto el nombre de los titulares como el de los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico. Historia institucional ISAD (G) Se debe proporcionar la historia institucional de la unidad de descripción (fondo) para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. Para una dependencia se consigna sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar la fuente. El propósito de incluir este elemento en la guía simple, es que permita al usuario conocer de manera abreviada cuándo surgió y cómo ha evolucionado la entidad, así como cuál es su giro o la finalidad de su creación. Cabe señalar que este instrumento sirve como


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primer acercamiento de los usuarios internos y externos (ciudadanos y /o investigadores) a los documentos de la entidad. Área de contenido y estructura Alcance y contenido ISAD (G) Este elemento será llenado con la información de los elementos de “Funciones, ocupaciones y actividades” de la ISAAR (CPF) y el de “Descripción” de la ISDF, desarrollados previamente en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental, ya que con el primero se describe la naturaleza de la función, ocupación o actividad realizadas por la dirección, subdirección, jefatura de departamento, o persona, y el segundo lo complementa con la descripción de los objetivos de la función. Esto se fundamenta en que para describir la documentación derivada de funciones comunes o sustantivas, donde la unidad de descripción es a nivel de series y/o subseries, como la norma ISAD (G) señala, se deben proporcionar procedimientos administrativos, asunto y tipos documentales. Con ello se busca transmitir la información presente en los documentos, a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el asunto; proporcionando a los usuarios la información necesaria para apreciar su valor potencial. En este sentido, es conveniente mencionar que en el año 2004, dentro de la administración pública y derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, surge el concepto de lenguaje ciudadano, el cual es la expresión simple, clara y directa de la información que los lectores (servidores públicos y ciudadanos) necesitan conocer; la finalidad de dicho concepto es regular el lenguaje utilizado en la escritura de la información dirigida a los usuarios (público en general), en consecuencia, para el archivista o servidor público sirve de herramienta para fijar criterios homologados de redacción aplicables en este elemento. Área de condiciones de acceso y utilización Condiciones de acceso ISAD (G) En contexto con la normatividad del país, en materia de transparencia y acceso a la información pública, indicar si la información de la serie que se describe es pública, reservada o confidencial, según la clasificación del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI); permite al usuario conocer las posibilidades de acceso para consultar la información. Cabe mencionar que dicha instancia emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado a la


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información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada pública. Área de contacto Localización y dirección(es)* ISDIAH Una entidad que describe (y publica o difunde) el (o los) fondo(s) documental(es) que genera, recibe y custodia, necesariamente debe consignar los datos de localización del (o los) archivo(s) con el(los) que cuenta, como son: calle y número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país, etc.; indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). También debe consignar, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web). Con el fin de informar a los usuarios (investigadores o ciudadanos) sobre el lugar en el que se encuentra la información. Teléfono, fax, correo electrónico ISDIAH Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta electrónica facilita a los usuarios el contactar y/o comunicarse con la institución, dirección, subdirección, o jefatura de departamento, así como con el (o los) individuo(s) responsable(s) de la producción y custodia de documentos de archivo. Personas de contacto ISDIAH Registrar los datos del contacto con quien se podrá consultar en relación a los documentos que custodia, como son: el nombre, apellidos, área de responsabilidad, cargo, correo electrónico, brinda un servicio personificado para consultar – informar, reduciendo los riesgos de búsqueda no productiva. Área de control de la descripción Nota del archivero ISAD (G) Registrar el nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado o controlado las descripciones vertidas en los otros elementos, y las fuentes consultadas. En este punto se debe mencionar la normatividad interna o aplicable, manuales de organización, publicaciones institucionales, la página web del Organismo, el Catálogo de disposición documental de la Institución agregando entre paréntesis el dato de la actualización utilizada, de la manera siguiente: clave del instrumento si cuenta con este y la fecha de elaboración o actualización, etc. Reglas o normas ISAD (G) Citar las normas internacionales de descripción archivística, así como las leyes, disposiciones y acuerdos nacionales o locales.


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Fecha(s) de la(s) descripción(es) ISAD (G) Indicar fecha de elaboración y/o actualización o revisión de la(s) descripción(es). Así mismo, cabe señalar que en el Instructivo del AGN, se describen los elementos, indicando el nombre, el objetivo, la regla y las observaciones, bajo el modelo de las normas citadas; siendo así que por tratarse de disposiciones generales, se deben observar dichos elementos al elaborar la guía simple de archivos, los elementos fusionados con los de las normas, coinciden en la idea general que se plasma en objetivos, reglas y observaciones, sin embargo hay 3 casos, que manejan información relevante que no aparece en las normas, por lo que se considera importante citar:

Elementos del Instructivo del AGN Objetivo / Reglas / Observaciones

Descripción Fusionado con alcance y contenido de la norma ISAD (G)

Observaciones: No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en descripción. La descripción informativa busca clarificar su contenido, en particular de aquellas series documentales que se registran con el nombre de las unidades administrativas.

Volumen Elemento de actualización en las 3 etapas, fusionado con volumen y soporte de la norma ISAD (G)

Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año anterior al que se efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

Ubicación física No aportado por las normas y de utilidad para la descripción documental

Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es). Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es). Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto la etapa como la ubicación física.


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7. FORMATO El módulo 1 es requisitado por el coordinador de archivos o archivista.

INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN

* Forma autorizada del nombre 1.1

Otras formas autorizadas del nombre 1.2 * Código de referencia 1.3

Tipo de institución 1.4


INFORMACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

Datos de responsabilidad y contacto Tipo de entidad* / Forma autorizada del nombre*

1.6

Nombre del o de los productor(es)*

1.7

Localización y dirección(es) 1.8

Descripción documental

Nivel de descripción* 1.9 Clasificación / Título* 1.10 Código de referencia* 1.11 Alcance y contenido 1.12

1.5


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El módulo 2 es elaborado por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.

DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES POR SECCIONES

DATOS DE RESPONSABILIDAD Y CONTACTO

Tipo de entidad* / Forma autorizada del nombre*

2.1

2.2

Nombre del o de los productores*/ y cargo

2.3

2.4

Localización y dirección(es) 2.5

Personas de contacto 2.6


2.7 Ext. 0000

2.8

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Nivel de descripción* 2.9 Tipo* 2.10 Clasificación / Título* 2.11 Código de referencia* 2.12

Series y subseries documentales

Clasificación (2.13) / Título* (2.14) Alcance y contenido (descripción) (2.15)

Código de referencia * (2.16). Nivel de descripción* (2.17). Fecha(s)* (2.18). Volumen y soporte* (2.19). Ubicación física (2.20). Condiciones de acceso (2.21).

Ejemplo: 4C.3 Expediente único de personal Documentos que corresponden a la trayectoria laboral de una persona desde el inicio hasta el fin de la relación laboral con el Organismo.

MX09015OPMA. SC04C.SE03. Serie. 2010-2012. 251 expedientes, en soporte papel. Ubicado en el 2do. piso. Pública.

Control de descripción de la serie

Descrita por: 2.22 Fecha de elaboración: 2.23

Elaboró Validó

(2.24)

(2.25) [Nombre] [Nombre]

[Cargo] [Cargo]


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El módulo 3 es cumplimentado por el archivista.

CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

Nota del archivista

(3.1) .

Reglas o normas

(3.2) .

Fecha(s) de la(s) descripción(es) (3.3) .

Elaboró Validó

(3.4)

(3.5)

[Nombre] [Nombre] [Cargo] [Cargo]


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8. INSTRUCTIVO

Módulo 1 A llenar por el coordinador de archivos o archivista.

1.1. Forma autorizada del nombre * Nombre formal y completo de la Institución

1.2. Otras formas autorizadas del nombre Acrónimo1 y otras formas del nombre de la Institución

1.3. Código de referencia * Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) = MX09015OPMA

1.4. Tipo de institución Indicar la titularidad, gestión, ciclo vital y tipología del Organismo

1.5. Historia institucional Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos

1.6. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre*

Para indicar los datos de responsabilidad y contacto sobre la documentación generada a nivel fondo documental, se indicará el nombre formal de la Institución, donde en el mismo nombre ya se indica que el tipo de entidad es una Institución.

1.7. Nombre del o los productor(es) * Nombre del titular del Organismo, quien es el responsable de la documentación a nivel fondo

1.8. Localización y dirección(es)

Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia, delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país, así como la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web)

1.9. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo a nivel fondo

1.10. Clasificación / Título * Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (fondo)

1.11. Código de referencia * En este caso es el mismo que el señalado en el punto 1.3 (para el fondo)

1.12. Alcance y contenido (descripción) Describir el asunto y/o contenido del fondo documental, señalando el tipo y o valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de las funciones o procedimientos del Organismo

1 Acrónimo: Palabra formada por la unión de las iniciales o siglas de dos o más palabras o elementos.

ELEMENTOS DESCRIPCIÓN DEL LLENADO


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Módulo 2 A llenar por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.

2.1. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre * Nombre formal de la Coordinación, División o Unidad Administrativa

2.2. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre * Nombre formal de la División u Oficina o Área de procedencia

2.3. Nombre del o los productor(es) * / y cargo

Nombre y cargo del Titular de la Coordinación o División, responsable(s) de la producción y custodia de documentos de archivo

2.4. Nombre del o los productor(es) * / y cargo

Nombre y cargo del Titular de la División u Oficina y Responsable de Archivo de Trámite

2.5. Localización y dirección(es) Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia, delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país, donde se encuentra ubicado el archivo

2.6. Personas de contacto Nombre del Responsable de Archivo de Trámite y/o del suplente

2.7. Teléfono, fax, correo electrónico Consignar el teléfono y/o extensión del responsable de archivo

2.8. Teléfono, fax, correo electrónico Consignar el correo electrónico del responsable de archivo y/o del suplente

2.9. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo el nivel: Sección

2.10. Tipo* Especificar si es una función común o una sustantiva.

2.11. Clasificación / Título * Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (sección correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística

2.12. Código de referencia*

Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) + SC (Sección) + Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva). Ejemplo: MX09015OPMASC01C o MX09015OPMASC01S

2.13. Código (Clasificación) Código o clave archivística del nivel de descripción (serie correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística

2.14. Título * Indicar el nombre del nivel de descripción (serie correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. Asentando el nombre de la serie tal cual aparece en el CGCA. No abreviar, ni poner siglas.

2.15. Alcance y contenido

Describir el asunto y/o contenido de la serie documental, señalando el tipo y o valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de las funciones o procedimientos del Organismo, es decir, registrar un breve resumen de la información que refleje el conjunto de expedientes que integran la serie documental que se describe. La descripción informativa busca clarificar su contenido. No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en cuestión, no abreviar, ni poner siglas, utilizar lenguaje ciudadano. En el caso del OPMA lo anterior fue requisitado en la cédula de identificación de series y prevaloración documental, por lo que se deberá retomar la descripción que aparece en la misma.



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2.16. Código de referencia*

Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) + SC (Sección) + Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva) + SE (Serie) + Número (2 dígitos), cuando sea el caso se agregará + SS (Subserie) + Número (2 dígitos). Ejemplos: MX09015OPMA.SC01C.SE01 o MX09015OPMA.SC01C.SE01.SS01

2.17. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo el nivel: Serie

2.18. Fecha(s) * Indicar el año fiscal (enero a diciembre) de acumulación de la documentación, ejemplo: 2012

2.19. Volumen y soporte* Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte

2.20. Ubicación física Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es)

2.21. Condiciones de acceso Indicar si la información de la serie que se describe es pública, reservada o confidencial

2.22. Descrito por Nombre de la persona que elaboró la cédula de descripción.

2.23. Fecha de elaboración Indicar la fecha (dd/mm/año).

2.24. Elaboró Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que elaboró la descripción

2.25. Validó Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que valida la información, puede ser el responsable de archivo de trámite o el titula r de la unidad administrativa

Nota: se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran el archivo en custodia.

Módulo 3 A llenar por el coordinador de archivos o archivista.

3.1. Nota del archivista

Indicar cualquier información que amplíe o facilite la comprensión de la guía. Nombre del archivista o servidor público que compiló, analizó e integró la información, y/o elaboró la descripción. Citar las fuentes consultadas para las descripciones

3.2. Reglas o normas Citar las normas utilizadas para las descripciones

3.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es) Indicar la fecha de elaboración y/o actualización de la guía

3.4. Elaboró Indicar el nombre, firma y cargo del archivista o servidor público que compiló, analizó e integró la información, y/o elaboró las descripción

3.5. Validó Indicar el nombre, firma y cargo del coordinador de archivos o de la autoridad institucional que valida la información



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9. CONSIDERACIONES FINALES Definir, explicar y desarrollar los elementos de las normas internacionales de descripción, por medio de las aportaciones vertidas en las observaciones y ejemplos en cada uno de los elementos seleccionados de las normas (adaptadas a las necesidades y/o realidad actual que deriva de la normatividad local) en el punto 6 de este documento, proporcionan un panorama más amplio para comprender y aplicar dichas normas, así mismo constituyen las políticas para su elaboración; por ende se ha logrado obtener un formato o cédula de la Guía simple de archivos sustentado y objetivo, de fácil llenado. Toda vez que las aportaciones referidas funcionan como un instructivo claro, preciso e ilustrativo, a través del cual se cumple con el objetivo del presente trabajo: elaborar la Guía simple de archivos del OPMA. Por lo anterior, se enfatiza la importancia de ocuparse en el establecimiento de criterios normalizados para su elaboración, con el fin de unificar las descripciones, y a su vez lograr el intercambio de información. Es así que, de manera optimista se ratifica que, es posible aplicar las normas internacionales de descripción archivística en dicho instrumento de información (o descripción), y que debemos atrevernos a innovar en la teoría y/o práctica archivística y romper paradigmas para introducir las normas en cuestión en el ámbito laboral. Lo expuesto puede suscitar, el debate, la reflexión, las opiniones, etc., que como profesionales estamos llamados a ejercer, y de esta manera abandonar la apatía o letargo, para proponerse aplicar las normas en la elaboración de la guía simple de archivos y romper el reto personal e institucional de aceptar un nuevo modelo, mediante acciones como las planteadas en este trabajo: la elaboración de la guía simple de archivos debidamente sustentada en la teoría, la práctica y la normatividad archivística.


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10. ANEXOS Anexo 1

PROPUESTA DE CUADRO EN EL QUE SE SEÑALAN LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN

DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA APLICABLES EN LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

(OBJETIVOS, REGLAS Y OBSERVACIONES)

ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN

CONCEPTO U OBJETIVO DE LOS

ELEMENTOS REGLAS DE LOS ELEMENTOS

NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

Área de identificación Código de referencia*

Identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.

Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos: el código del país de según la última versión de la Norma ISO 3166 (códigos para la representación de los nombres de los países), el código del archivo según norma nacional de códigos de archivo u otro identificador único de su ubicación, código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

X Código ISO 3166 (MX) para país México, clave INEGI para las entidades del país, clave INEGI para municipios o delegaciones, siglas RAHMEX-AGN para Archivo Histórico (en caso de tener su registro), o siglas formales de la dependencia u organismo.

Titulo* Denominar la unidad de descripción.

Consignar bien el título formal, bien asignarle un título conciso de acuerdo con las reglas de descripción multinivel nacionales. En caso necesario, si el título formal es largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial. En el caso de que se utilice un título atribuido, incluir en el nivel superior el nombre del productor. En los niveles inferiores puede incluirse, por ejemplo, el nombre del autor del documento, así como un término que indique el tipo documental de los documentos de la unidad de descripción, y en su caso, alguna expresión que refleje la función, la actividad, el objeto, la ubicación, o el tema. Distinguir entre los títulos formales y los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomáticas.

X Anotar el nombre completo del fondo, sección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) o unidad documental simple (documento).


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ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN



NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

Fecha(s) * Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción.

Para cada unidad de descripción consignar, al menos, uno de los siguientes tipos de fechas, el más adecuado a la documentación y al nivel de descripción: la(s) fecha(s) en la(s) que el productor acumuló los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad; la(s) fecha(s) de producción de los documentos. Aquí se incluyen las fechas de las copias, ediciones o versiones, anexos, u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulación. Consignar según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas.

X Periodo en el que el productor acumuló los documentos de la unidad de descripción en el ejercicio de su actividad: año fiscal (enero a diciembre) o fechas extremas (dd/mm/aaaa de inicio y fin del trámite o asunto).

Nivel de descripción*

Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.

Consignar el nivel de la unidad de descripción.

X Señalar si se está describiendo un fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad documental.

Volumen y soporte de la unidad de descripción*

Identificar y describir: la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción.

Consignar el volumen de la unidad de descripción especificando el número de las unidades físicas o lógicas en cifras árabes y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de descripción. Alternativamente, consignar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de la unidad de descripción. Si el volumen se especifica en metros lineales y se considera conveniente añadir información adicional, ésta debe figurar entre paréntesis.

X Volumen: cantidad o número de las unidades físicas en arábigo y unidad de medida. Soporte: material físico donde está plasmada la información. Aunque no se pretende catalogar, es conveniente agregar el formato y características externas. Los metros lineales aplica a nivel fondo, sección y serie preferentemente.

Tipo de entidad*

Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia.

Especificar el tipo de entidad (institución, persona o familia) que se está describiendo en este registro de autoridad.

X Indicar si se está describiendo una entidad, dirección, subdirección o jefatura de departamento.

Forma autorizada del nombre*

Crear un punto de acceso normalizado que

Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se está describiendo, siguiendo las normas

X Registrar la forma autorizada de la entidad, dirección, subdirección o


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ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN



NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia.

o convenciones nacionales o internacionales que haya utilizado el servicio de archivos responsable del registro de autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios - fechas, lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc. - para distinguir la forma autorizada del nombre de los de otras entidades que tengan nombres similares.

jefatura de departamento.

Otras formas del nombre

Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación

Registrar otros nombres por los que puede ser conocida la entidad.

X Otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrónimos.

Tipo* Indicar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones.

Especificar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones, de acuerdo con la terminología nacional o internacional.

X Las divisiones de la función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción u otro término de uso internacional, nacional o local.

Clasificación Clasificar la función de acuerdo con un cuadro de clasificación.

Cumplimentar cualquier término y/o código tomado de un cuadro de clasificación de funciones. Consignar el cuadro de clasificación utilizado en el elemento Reglas y/o convenciones utilizadas (5.4.3)

X En base al cuadro de clasificación funcional de la dependencia que describe, indicar el código asignado a la función que se describe.

Tipo de institución

Identificar la tipología de la institución que custodia los fondos de archivo.

Registrar el tipo de institución que detenta los documentos de archivo.

X

Área de contexto

Nombre del o de los productor(es)*

Identificar el productor o los productores de la unidad de

Consignar el nombre de la(s) entidad(es) o persona(s) física(s) responsables de la producción, acumulación y conservación de los

X Indicar el nombre de la entidad, dirección, subdirección, jefatura de departamento y/o nombre


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ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN



NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

descripción. documentos de la unidad de descripción. El nombre deberá especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e internacionales y con los principios de la ISAAR (CPF).

del o los individuo(s) responsables de la producción de documentos.


Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor o de los productores de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible.

Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución desarrollo y trabajo de la entidad (o entidades), o sobre la vida y trabajo de la(s) persona(s) física(s) responsable(s) de la producción de la unidad de descripción. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar la fuente. Las áreas de información de la ISAAR (CPF) contienen elementos informativos específicos que pueden incluirse en este elemento. Para las personas o familias consignar los nombres completos y títulos, fechas de nacimiento y fallecimiento, lugar de nacimiento, domicilios sucesivos, actividades, empleos o cargos, nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos significativos, y lugar de fallecimiento. Para las entidades, consignar datos como el nombre oficial, fechas de existencia, legislación aplicable, funciones, finalidad y evolución de la entidad, organigrama, y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos.

X Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad, y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos.

Área de contenido y estructura

Alcance y contenido

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción.

Dar una visión de conjunto (por ejemplo, periodos de tiempo, ámbito geográfico)* y realizar un resumen de contenido (por ejemplo, tipos documentales, materia principal, procedimientos administrativos)** de la unidad de descripción, apropiados al nivel de descripción.

X Para describir la documentación derivada de funciones comunes o sustantivas proporcionar procedimientos administrativos, asunto y tipos documentales. Se busca transmitir la información presente en


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ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN



NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

Comentarios: * A nivel fondo y sección ** A los niveles inferiores

un (o los) documento(s) a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el asunto.

Área de condiciones de acceso y utilización

Condiciones de acceso

Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.

Especificar la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte al acceso a la unidad de descripción. En su caso, indicar el periodo de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no accesible y la fecha en la que la documentación sí lo será.

X Indicar si es pública, reservada o confidencial, según la clasificación IFAI.

Área de contacto

Localización y dirección(es) *

Facilitar todas las direcciones pertinentes de la institución detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las direcciones físicas como electrónicas.

Consignar los datos de localización de la institución que conserva los fondos de archivo para el acceso público (calle y número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país, etc.). Indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). Consignar también, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web).

X


Proporcionar los datos necesarios para contactar con la institución que tiene la custodia de los documentos de archivo.

Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta electrónica que pueda ser empleada para contactar y/o comunicarse con la institución que custodia los fondos de archivo.

X

Personas de contacto

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para contactar con los miembros del

Registrar el nombre, los datos de contacto y el cargo de los miembros del personal (nombre, apellido, área de responsabilidad, correo electrónico, etc.). Esta información debe ser coherente con la

X


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ELEMENTOS DE

INFORMACIÓN



NORMAS

OBSERVACIONES

ISAD

(G)

ISAA

R (C

PF)

ISDF

ISDI

AH

personal. información proporcionada en el elemento Estructura Administrativa (5.3.4).

Área de control de la descripción

Nota del archivero

Explicar quién y cómo ha preparado la descripción.

Especificar las fuentes consultadas para preparar la descripción y quien la ha elaborado.

X Nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado la descripción, y las fuentes consultadas.

Reglas o normas

Identificar la normativa en la que está basada la descripción.

Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción.

X Citar las normas internacionales de descripción y las leyes, disposiciones y acuerdos nacionales y/o locales.

Fecha(s) de la(s) descripción(es)

Indicar cuándo se ha elaborado y/o revisado la descripción.

Consignar la(s) fecha(s) en la que se ha preparado y/o revisado la descripción.

X Indicar fecha de elaboración y/0 actualización o revisión.

Notas: 1. Los elementos, sus objetivos y reglas fueron tomados de las normas citadas. 2. Los elementos con (*) son de carácter obligatorio, es decir, los elementos mínimos que debe contemplarse en la descripción de unidades de archivo, conforme a lo señalado por las normas.

Las observaciones vertidas en este cuadro, fueron tomadas y/o adaptadas de los siguientes documentos:

Parra Betancourt, Margarita. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). En http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm

Hernández Rojas, Arturo. Cédula de prevaloración secundaria basada en las normas internacionales (ISAAR CPF e ISDF) del Consejo Internacional de Archivos. Documento presentado en el curso de actualización para egresados de la ENBA: Valoración Documental. 2010. También se encuentran propuestas de la autora, producto del análisis y la experiencia adquirida.

El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI), emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado, a la información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada pública.

Cuadro tomado de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.

http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm


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Anexo 2

Lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas de medidas documentales

Unidades físicas de medida Son tangibles y tienen que ver con los tipos de documentos y con los contenedores

Nombre Abrev. Nombre Abrev. Nombre Abrev. Álbum(es) Documento(s) sonoro(s) Negativo(s)

Atado(s) Estampilla(s) Objeto(s)

Caja(s) Expediente(s) / Legajo(s) Partitura(s)

Caricatura(s) Foja(s) / Hoja(s) / Página(s) Pergamino(s)

Carpeta(s) Folleto(s), tríptico(s), díptico(s) Pieza(s) / objeto(s) pz

Carta(s) de navegación aérea Fotografía(s) o positivo(s) Placas radiográficas

Carta(s) náutica(s) Grabado(s) Postales

Cartel(es) / Póster(s) Ilustración(es) Rollo(s) de microfilm

Casete(s) / audiocasete(s) Imagen(es) Sello(s)

Carta(s) topográfica(s) Impreso(s) Sobre(s) Cinta(s) de carrete abierto / película(s) Interpositivos /

internegativos Stills

Cinta(s) fonográfica(s) Kilómetro(s) km Timbre(s) postal(es)

Diapositiva(s) Lámina(s) Transparencia(s)

Dibujo(s) Libro(s) o volumen(es) Videocasete(s)

Disco(s) compacto(s) Litografía(s) /grabado(s) Videocasete(s)

Disco(s) de acetato o laca CD(s) Mapa(s)/ Plano(s) Videodisco / audiodisco

Disco(s) de vinilo Metro(s) m Vista(s) estereoscópica(s)

Disco(s) fonográfico(s) Metro(s) cuadrado(s) m²

Disco(s) versátil digital Metro(s) cúbico(s) m³

Disquete(s) DVD(s) Metro(s) lineal(es) m.l.

Documento(s) Microficha(s)

Unidades lógicas de medida

Son intangibles y tienen que ver con los tipos de documentos (virtuales) y los contenedores (informáticos) Nombre Abrev. Nombre Abrev.

Correo(s) electrónico(s) Fichero(s) informático(s)

Documento(s) electrónico(s) Abrev. = abreviatura. Tabla tomada de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.


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Anexo 3

Lenguaje controlado para formatos o tamaños documentales

Formatos (tamaños, dimensiones o capacidad de almacenaje) Nombre del

formato Especificaciones

Tamaño o dimensiones Capacidad de almacenaje Observaciones ----- 16 mm o 35 mm Negativos

----- 16 o 35 mm x 30.5 m Rollos de microfilm

----- 3 ½” o 5 ¼” Disquetes

----- 3 mm (30, 60, 90 y 120 min) Audiocasetes

----- 5” (12.5 cm), 7” (17.5 cm) Fotografías

----- 80 a 120 mm de diámetro x 1.2 mm de grosor Discos ópticos

Beta 1/2” Videocintas

Betacam 1/2” Videocintas

Betamax 1” Videocintas

AG12 AG30 AG50

12 cm x 40 cm x 26.5 cm 30 cm x 40 cm x 26.5 cm 50 cm x 40 cm x 26.5 cm

Variable Cajas

Cajas de cartón archivo muerto tamaños carta y oficio

Carta 21.59 x 27.94 cm ----- Papel

Extended play EP 10” o 25 cm Discos de vinilo

Folio u Oficio 21.59 x 33.02 cm ----- Papel

Legal 21.59 x 35.56 cm ----- Papel

Long play LP 12” o 30 cm Discos de vinilo

Media carta 13.97 x 2.16 cm ----- Papel

RK60 1 ½” 60 min Videocasetes

Sencillo 7” o 17.5 cm Discos de vinilo

VHS 1/2” 120 min Videocintas

Tabla tomada de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.

Tabla elaborada por la autora.


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Anexo 4

Lenguaje controlado para soportes documentales

Soportes documentales (físicos o lógicos) Nombre Nombre

Acetato Piedra

Albúmina Placa de vidrio

Analógico - digital Película flexible

Cinta magnética Soporte digital óptico (policarbonato de plástico, capa de aluminio y capa de laca)

Metal Soporte magnético (videoccasete o audiocasete)

Nitrato Tela Internet Vinilo

Intranet Vitela Papel

Papel fotográfico

Papiro

Pergamino Tabla tomada de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.

http://es.wikipedia.org/wiki/Policarbonato

http://es.wikipedia.org/wiki/Aluminio


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11. GLOSARIO Guía simple de archivos: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencias realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.


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12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS CÓDIGO

Ley Federal de Archivos. DOF 23 de enero de 2012. N/A

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11 de junio de 2002, última reforma 08 de junio de 2012. N/A

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11 de junio de 2003. N/A

Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. México: AGN. Sin fecha de publicación. N/A

Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). ICA 2000. N/A

Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF). ICA 2003. N/A

Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF. ICA 2007. N/A

Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH. ICA 2008. N/A

Cuadro General de Clasificación Archivística del OPMA. OPMA-DCMG-CGCA-02

Catálogo de Disposición Documental del OPMA. OPMA-DCMG-CADIDO-02

Jonguitud García Marina, Elaboración de la Guía Simple de Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía, basada en Normas Internacionales de Descripción Archivística. Tesina. México: ENBA. 2012.

N/A


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13. CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DE REVISIÓN

FECHA DE LA ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

00 11/12/2012 Creación del documento N/A

01 19/02/2014 Modificaciones Actualización

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