Archivística: Los instrumentos de descripción archivística

José Antonio Moral-Muñoz Dpto. Información y Comunicación

Universidad de Granada

Archivística: Los instrumentos de

descripción archivística

Curso: Archivística Fecha: Guadix, 14-18 de Julio, 2014

Clasificación lógica y ordenación física. Clasificación de series documentales

Clasificación de series documentales: !

Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos.

!La clasificación responde a una doble necesidad:

!!!!

Criterios de clasificación: !!!!!

!

Proporcionar estructura lógica

Facilitar localización conceptual

Funcional Orgánica

Materias

Inconvenientes: !Orgánica, las organizaciones pueden cambiar de denominación y de

competencias, esto conlleva una modificación constante del cuadro de clasificación.

!Materia, la agrupación de documentos es antinatural, en ningún

momento refleja la estructura y funciones de la organización. !! El sistema de clasificación elegido debe ser:

- Lo más estable posible.

- Objetivo.- Sustentarse de un criterio que emane del proceso

administrativo del cual son resultado.


Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización, a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. !Organiza intelectualmente la información y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros.

!Un cuadro de clasificación eficaz se basa en dos principios:

anterioridad de la identificación general a la identificación particular jerarquía de las divisiones repartidas en los distintos niveles


Cuadros de clasificación

No pueden crearse secciones como: varios, miscelánea, raros, etc. !No se clasifican solamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona física o jurídica, indiferentemente de su soporte o edad. !Se debe dotar a este instrumento de dígitos de referencia que identifiquen los niveles jerárquicos de la clasificación:

Categorías Clases Subclases Subdivisiones:

Uniformes Específicas Nominativas


Cuadros de clasificación

La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación.

Ordenación física

1º Sección

2º Serie

3º Unidad archivística

Jerárquico

Importancia, volumen alfabético

Criterios de ordenación: !

Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida.

!Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.

! Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el

número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.

!!

!

Ordenación física

La última fase de la organización será la instalación. La instalación de las unidades físicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeración continua.

Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico.

Ordenación física

La descripción archivística está estrechamente relacionada a la comunicación y la calidad de nuestras descripciones es un reflejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la información acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones.

!La descripción, en definitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados.

!El propósito de la descripción archivística es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos.

La descripción del material de archivo

Importante: NORMALIZACIÓN !La normalización debe afectar en un paso previo al de la descripción, normalización de lo que podríamos denominar como primer instrumento de descripción: el cuadro de clasificación. !Se realiza "descripción" en todos los estadios del proceso archivístico, pero el término fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripción formal o definitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas".


Cada descripción está compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripción.

!Aunque en la práctica la información del fondo como un todo se recoge a partir del análisis de las partes, la descripción procede de lo general a lo específico, creándose primero una descripción para el fondo, antes de que se cree para las partes.

!La recuperación de la información se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripción. !


Puntos de acceso

Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripción documental (enumeración de cualidades y elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones documentales, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican el documento). !Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, definidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble finalidad de controlar los fondos a su cargo y dar la máxima difusión al contenido de los mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante. !Michel Duchein: instrumentos de descripción como instrumentos de investigación ("instruments de recherche”). !Olga Gallego: obras de referencia que identifican, resumen y localizan, física e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos.

Instrumentos de descripción


Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario. !Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripción, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de información, aquellos que están pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo.



!!Los instrumentos clásicos de descripción guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son:



Fondo

Sección

Serie

Unidad archivística

Paralelismo entre los instrumentos de descripción y las agrupaciones documentales

Guía

Catálogos

Inventarios

Unidades

Series

Fondos y secciones



La Guía

Objetivo Contenido

Informa sobre todos o parte de los fondos

Autor-productor, historia, organigrama de los fondos

Describe globalmente las grandes agrupaciones

documentales

Descripción breve, valor de los fondos, otros fondos

complementarios, bibliografía

Facilita información auxiliar Servicios existentes, información diversificada



Las Guías: tipos

• Censo-guía • Guía de fuentes • Guía orgánica • Guía de archivo



Censo-guía

Objetivo Contenido

Informar de un gran número de archivos

Denominación del centro

Entidad de que depende

Dirección

Clasificación

Contenido

Servicio accesibilidad

Materias de consulta



Censo Guía del Sistema Andaluz de Archivos



http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

!Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica. !

Fuentes para la historia de las naciones, del CIA Fuentes para la historia de Iberoamérica, del CIDA.

Guía de fuentes



Guía orgánica

Objetivo Contenido

Informa sobre archivos relacionados con un organismo

determinado

Muy somero por el gran número de fondos



Fondo documental de la Junta de Castillas y León



Guía de archivo

Objetivo Contenido

Informa sobre un solo archivo y sus fondos

Historia de la entidad productora

Organización

Contenido de agrupaciones documentalesDenominación del centro

Entidad de que depende

Dirección

Clasificación

Contenido

Servicios accesibilidad

Materias de consulta



Guía del Archivo de la Diputación de Córdoba



El inventario

Objetivo Contenido

Describe las series documentales, según la

disposición del cuadro de clasificación

Autor-productor, historia, organigrama, descripción de las series con tipo, fechas,

unidades y signatura correspondiente, información

extensiva



El inventario: tipos

Inventario somero

Descripción de grandes

volúmenes

Inventario analítico

Describe los fondos con

mayor profundidad,

llegando a nivel de los

expedientes



!Área de mención de identidad:

Signatura Título Fechas Nivel de descripción Volumen

Área de contexto y contenido: Información sobre valoración, selección y eliminación Resumen de alcance y contenido Sistema de organización

Inventario analítico



1986. 3.3.4. ICV Impuesto sobre la circulación de vehículos. !15.610-15.615. !6 cajas. !Se conserva completo uno de cada cinco años, los terminados en 1 y 6. !Acceso restringido.

1973. 2.5.4. Concesión de obras. !Contratación de la obra de construcción del enlace entre la N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastián y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras S. A. !73.555. !1 caja. !Documentación relacionada en: 71.294-71.298, proyecto técnico; 72.003-72.004, expropiaciones.



http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10

http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10

El catálogo

Objetivo Contenido

Descripción individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos

como externos

Conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar así el

orden natural

Elementos fundamentales: fecha, tipología, tradición, autor, destinatario, asunto o materia,

descripción física, datos de localización



1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1 !Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de Castilla y León, confirma la concejo de Huarcon (Oyarzun) el fuero y el término territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII, encomendando así mismo a los hombres de San Sebastián el mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colaboración defensiva.

!(Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima ducentesima trigesima septima) !Latín. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido, conserva restos del vínculo. - Carolina de transición. - 1273. - B. !González, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126.

1789-1802 Estado. Fomento ESP AHN-E2.829/56

!Instalación de una fábrica de albayalde y ácidos vitriólicos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boticario y químico, financiada mediante un préstamo sobre fondos de bienes mostrencos.

!12 fol. - Redonda cursiva. - B.

!Contiene:

!f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de Estado.

f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que exponía en su memorial.

f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del químico real Pedro Gutiérrez Bueno.

f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidiéndole audiencia para exponer sus pretensiones.

f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda prórroga para la devolución del préstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos.

f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos, Francisco Nogués, notificándoles la prórroga durante dos años.

f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey



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