Archivística: Los instrumentos de descripción archivística

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Presentación del curso Archivística, módulo Los instrumentos de descripción archivística. Guadix, 14-18 Julio, 2014.

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  • 1. Jos Antonio Moral-Muoz Dpto. Informacin y Comunicacin Universidad de Granada Archivstica: Los instrumentos de descripcin archivstica Curso: Archivstica Fecha: Guadix, 14-18 de Julio, 2014

2. Clasificacin lgica y ordenacin fsica. Clasificacin de series documentales Clasificacin de series documentales: ! Consiste en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo estableciendo agregados o clases, desde los ms amplios a los ms especficos. ! La clasificacin responde a una doble necesidad: ! ! ! ! Criterios de clasificacin: ! ! ! ! ! ! Proporcionar estructura lgica Facilitar localizacin conceptual Funcional Orgnica Materias 3. Inconvenientes: ! Orgnica, las organizaciones pueden cambiar de denominacin y de competencias, esto conlleva una modificacin constante del cuadro de clasificacin. ! Materia, la agrupacin de documentos es antinatural, en ningn momento refleja la estructura y funciones de la organizacin. ! ! El sistema de clasificacin elegido debe ser: - Lo ms estable posible. - Objetivo. - Sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado. Clasificacin lgica y ordenacin fsica. Clasificacin de series documentales 4. Es una estructura jerrquica y lgica que reeja las funciones de una organizacin, a partir de las cuales es creada o recibida la documentacin administrativa. ! Organiza intelectualmente la informacin y permite situar los expedientes y series relacionados los unos con los otros. ! Un cuadro de clasicacin ecaz se basa en dos principios: anterioridad de la identicacin general a la identicacin particular jerarqua de las divisiones repartidas en los distintos niveles Clasificacin lgica y ordenacin fsica. Clasificacin de series documentales Cuadros de clasificacin 5. No pueden crearse secciones como: varios, miscelnea, raros, etc. ! No se clasican solamente los documentos textuales, sino todos aquellos que pertenezcan a la persona fsica o jurdica, indiferentemente de su soporte o edad. ! Se debe dotar a este instrumento de dgitos de referencia que identiquen los niveles jerrquicos de la clasicacin: Categoras Clases Subclases Subdivisiones: Uniformes Especcas Nominativas Clasificacin lgica y ordenacin fsica. Clasificacin de series documentales Cuadros de clasificacin 6. La ordenacin consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto mtodo a fin de relacionarlos entre s y fijar a cada uno una situacin determinada dentro de las unidades de instalacin. Ordenacin fsica 1 Seccin 2 Serie 3 Unidad archivstica Jerrquico Importancia, volumen alfabtico 7. Criterios de ordenacin: ! Ordenacin cronolgica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos aos meses das. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida. ! Ordenacin alfabtica: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenacin se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales. ! Ordenacin numrica: los documentos se ordenan siguiendo el nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeracin correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente. ! ! ! Ordenacin fsica 8. La ltima fase de la organizacin ser la instalacin. La instalacin de las unidades fsicas (legajos o cajas y libros) puede hacerse por secciones, series y subseries, o bien, por numeracin continua. Ordenacin por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un ndice previamente confeccionado. Muy vlido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aqu los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronolgico. Ordenacin fsica 9. La descripcin archivstica est estrechamente relacionada a la comunicacin y la calidad de nuestras descripciones es un reejo de nuestra capacidad tanto para comunicar con exactitud la informacin acerca de nuestros fondos como para representar exactamente la autenticidad de los archivos como testimonio de acciones y transacciones. ! La descripcin, en denitiva, queda como el medio utilizado por el archivero para obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. ! El propsito de la descripcin archivstica es hacer accesibles a los usuarios los fondos de los archivos por medio de cuidadas y apropiadas "representaciones" de los fondos, organizando estas descripciones de acuerdo con determinados modelos. La descripcin del material de archivo 10. Importante: NORMALIZACIN ! La normalizacin debe afectar en un paso previo al de la descripcin, normalizacin de lo que podramos denominar como primer instrumento de descripcin: el cuadro de clasicacin. ! Se realiza "descripcin" en todos los estadios del proceso archivstico, pero el trmino fundamentalmente se emplea para referirse a lo que puede llamarse "descripcin formal o denitiva", es decir, la que "tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas". La descripcin del material de archivo 11. Cada descripcin est compuesta por una serie de elementos ordenados, los elementos de descripcin. ! Aunque en la prctica la informacin del fondo como un todo se recoge a partir del anlisis de las partes, la descripcin procede de lo general a lo especco, crendose primero una descripcin para el fondo, antes de que se cree para las partes. ! La recuperacin de la informacin se consigue incluyendo "puntos de acceso" en la descripcin. ! La descripcin del material de archivo Puntos de acceso 12. Antonia Heredia: conjunto de procedimientos y herramientas intelectuales para llevar a cabo la descripcin documental (enumeracin de cualidades y elementos fundamentales de los documentos y de las diferentes agrupaciones documentales, de tal forma que la persona que la efecta pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identican el documento). ! Carmen Pescador del Hoyo: instrumentos de trabajo, denidos como aquellos instrumentos de referencia de los que se sirve el archivero para plasmar en ellos el resultado de su actividad profesional, con la doble nalidad de controlar los fondos a su cargo y dar la mxima difusin al contenido de los mismos, facilitando su conocimiento al investigador o al simple consultante. ! Michel Duchein: instrumentos de descripcin como instrumentos de investigacin ("instruments de recherche). ! Olga Gallego: obras de referencia que identican, resumen y localizan, fsica e intelectualmente, en diferentes grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos. Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 13. Mediante la "descripcin" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de informacin para el usuario. ! Los instrumentos de trabajo resultantes de la descripcin, pueden ser de dos clases: instrumentos de control, los que sirven para el orden interior de los fondos y documentos, e instrumentos de informacin, aquellos que estn pensados y realizados para informar a las personas ajenas al archivo. Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 14. ! ! Los instrumentos clsicos de descripcin guardan un claro paralelismo con las agrupaciones documentales tradicionales, que como podemos recordar son: Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo Fondo Seccin Serie Unidad archivstica 15. Paralelismo entre los instrumentos de descripcin y las agrupaciones documentales Gua Catlogos Inventarios Unidades Series Fondos y secciones Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 16. La Gua Objetivo Contenido Informa sobre todos o parte de los fondos Autor-productor, historia, organigrama de los fondos Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales Descripcin breve, valor de los fondos, otros fondos complementarios, bibliografa Facilita informacin auxiliar Servicios existentes, informacin diversicada Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 17. Las Guas: tipos Censo-gua Gua de fuentes Gua orgnica Gua de archivo Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 18. Censo-gua Objetivo Contenido Informar de un gran nmero de archivos Denominacin del centro Entidad de que depende Direccin Clasicacin Contenido Servicio accesibilidad Materias de consulta Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 19. Censo Gua del Sistema Andaluz de Archivos Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm 20. ! Recopila fuentes sobre un tema o un rea geogrca. ! Fuentes para la historia de las naciones, del CIA Fuentes para la historia de Iberoamrica, del CIDA. Gua de fuentes Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 21. Gua orgnica Objetivo Contenido Informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado Muy somero por el gran nmero de fondos Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 22. Fondo documental de la Junta de Castillas y Len Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 23. Gua de archivo Objetivo Contenido Informa sobre un solo archivo y sus fondos Historia de la entidad productora Organizacin Contenido de agrupaciones documentalesDenominacin del centro Entidad de que depende Direccin Clasicacin Contenido Servicios accesibilidad Materias de consulta Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 24. Gua del Archivo de la Diputacin de Crdoba Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 25. El inventario Objetivo Contenido Describe las series documentales, segn la disposicin del cuadro de clasicacin Autor-productor, historia, organigrama, descripcin de las series con tipo, fechas, unidades y signatura correspondiente, informacin extensiva Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 26. El inventario: tipos Inventario somero Descripcin de grandes volmenes Inventario analtico Describe los fondos con mayor profundidad, llegando a nivel de los expedientes Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 27. ! rea de mencin de identidad: Signatura Ttulo Fechas Nivel de descripcin Volumen rea de contexto y contenido: Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin Resumen de alcance y contenido Sistema de organizacin Inventario analtico Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 28. 1986. 3.3.4.ICV Impuesto sobre la circulacin de vehculos. ! 15.610-15.615. ! 6 cajas. ! Se conserva completo uno de cada cinco aos, los terminados en 1 y 6. ! Acceso restringido. 29. 1973. 2.5.4. Concesin de obras. ! Contratacin de la obra de construccin del enlace entre la N-I, km. 24 y la N-634, km. 36, entre San Sebastin y Orio, concedida a Consorcio de Carreteras S. A. ! 73.555. ! 1 caja. ! Documentacin relacionada en: 71.294-71.298, proyecto tcnico; 72.003-72.004, expropiaciones. 30. Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10 31. El catlogo Objetivo Contenido Descripcin individualizada y exhaustiva de cada documento, tanto en sus caracteres internos como externos Conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar as el orden natural Elementos fundamentales: fecha, tipologa, tradicin, autor, destinatario, asunto o materia, descripcin fsica, datos de localizacin Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo 32. 1237, marzo, 20. Vitoria AMG, 213, B.1 ! Privilegio rodado por el que Fernando III el Santo, rey de Castilla y Len, confirma la concejo de Huarcon (Oyarzun) el fuero y el trmino territorial concedidos por su abuelo Alfonso VIII, encomendando as mismo a los hombres de San Sebastin el mantenimiento de unas amistosas relaciones y su colaboracin defensiva. ! (Datum in Pompaelum III idus martii era Millessima ducentesima trigesima septima) ! Latn. - 306 x 303, 2 h. - Perg. - Sello de plomo perdido, conserva restos del vnculo. - Carolina de transicin. - 1273. - B. ! Gonzlez, J.: Reinado, t. III, pp. 124-126. 33. 1789-1802 Estado. Fomento ESP AHN-E2.829/56 ! Instalacin de una fbrica de albayalde y cidos vitrilicos en La Carolina por parte de Maximiliano Brisseau, boticario y qumico, financiada mediante un prstamo sobre fondos de bienes mostrencos. ! 12 fol. - Redonda cursiva. - B. ! Contiene: ! f. 1-2. 1789, abril, 29. Madrid. Resumen del expediente para el Secretario de Estado. f. 3. 1789, mayo, 9. Aranjuez, Minuta disponiendo que se haga ensayar a Brisseau las operaciones que expona en su memorial. f. 4. 1789, mayo, 31. Madrid. Informe favorable del qumico real Pedro Gutirrez Bueno. f. 5. 1789, junio, 2. Aranjuez. Solicitud de Brisseau a Floridablanca, pidindole audiencia para exponer sus pretensiones. f. 5-6. 1802, mayo, 14. La Carolina. Memorial suplicando se le conceda prrroga para la devolucin del prstamo que le concedieron del fondo de bienes mostrencos. f. 7-9. 1802, octubre, 26. Gerona. Minutas dirigidas a Brisseau y al subdelegado general de mostrencos, Francisco Nogus, notificndoles la prrroga durante dos aos. f. 10-12. s.d., s.l. Resumen del expediente para el rey 34. Instrumentos de descripcin La descripcin del material de archivo http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd 35. Archivstica: Los instrumentos de descripcin archivstica Jos Antonio Moral-Muoz [email protected] http://www.ugr.es/~jamoral Twitter: @moralmunoz