Descripci³n archiv­stica fin

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  • 1. Comisin Ad hoc sobre Normas de DescripcinDEL CIA (ICA/DDS) que elabor la ISAD (G) setransform en un Comit Permanente en elCongreso Internacional de la Archivos Celebradoen Pekn en 1996. 1998 se propone en septiembre una revisin dela Norma cada cinco aos. Primer proyecto ( ISAD G) 19-22 de octubre1998 - En la Haya.

2. Tercera seccin plenaria del CIA- se realizoen Suecia -1998. 2000 XIV Congreso Internacional deArchivos de Sevilla se da a conocer elTexto. 2008 se dar a conocer la nueva Norma de Descripcin(Norma Internacional para la descripcin defunciones). 3. Elementos especficos de informacinsobre los documentos de archivo seconsignan en cada una de las fases de susgestin. Produccin Seleccin Acceso Conservacin Organizacin 4. Alcance principal de la organizacinen cuanto a preservar el contextooriginal de la creacin de losdocumentos, salvaguardando suvalorcomo prueba ysuautenticidad. 5. Soporte fsico de documento de archivo Fotografas Mapas 6. Garantiza la elaboracin de descripcincoherente, pertinente, y explcita. Facilita la recuperacin y el intercambio deinformacin sobre los documentos de archivo. 7. Comparte los datos de autoridad Hace posible la integracin de la descripcionesprocedentes de distintos lugares en un sistemaunificado de informacin. 8. Principales elementos que se deben considerar ante la aplicacin de la norma Estructura de acuerdo con las normasnacionales aplicadas en cada pas. Principios tericos de la archivstica : de lo general a lo particular (procedencia) 9. 1. Un fondo puede ser descrito como un todo en una nica descripcin o representado como un todo y sus partes en varios niveles de descripcin Modelo jerrquico Nivel de fondo Nivel de series Nivel de expediente Nivel de documento 10. 2. Modelo del productor y las unidades dedescripcin de acuerdo con la ISAAR (CPF) y lasrelaciones existentes entre ellos. Cada regla consta de: Nombre del elemento de descripcin Objetivo por el cual se incluye en la descripcin Regla o reglas general es aplicables al elemento 11. 3. Consta de 7 reas de informacin descriptiva rea de Identificacin rea de Contexto rea de Contenido y Estructura rea de Acceso y Utilizacin rea de Documentacin Asociada rea de Notas rea de Control de la Descripcin 12. Principales elementos de la Norma deDescripcin Archivstica De las 7 reas y 26 elementos se consideran :1. Cdigo de referencia2. Ttulo3. Productor4. Fecha5. Extensin de la unidad descriptiva6. Nivel de Descripcin 13. Explicacin de las reas Cdigo de referencia Ejemplo: PA-AGUP-ACFH-DBAD-711-12-1-1040rea 1 PA: PANAMIdentificacin AGUP: ARCHIVO GENERAL DE LA U. DE PMA. ACFH: ARCHIVO CENTRAL DE LA FAC. HUM. DBAD: DEPT. DE BIBLIOTECOLOGA,ARCHIVOLOGA Y DOCUMENTACIN 711-12-1-1040: Signatura 14. TTULOSe aplica al fondo, rea 1Subfondo,serie yIdentificacinunidades documentos, seindicarelnombreabreviado, atribuido oampliado como se conoceen la institucin. 15. Fecha Aplicacin: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental, se indicar el ao completo, el mes con dos dgitos yrea 1 el da con dos dgitosIdentificacin Ejemplos: Fechas extremas: 2004-08-04 2005-01-02 Fechas extremas sin das: 2004-04 2005-12 16. Extensin de la Unidad de Descripcin rea 1VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DEIdentificacin DESCRIPCIN (CANTIDAD, TAMAO O DIMENSIONES): Identificar y describir la extensin fsica o lgica y el soporte de la unidad de descripcin, Ejemplo : 7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades documentales (620 documentos textuales,48 casetes) 17. Nivel de Descripcin:Nivel jerrquico de la unidad dedescripcin. rea 1Identificacin Aplicacin: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental. En el caso de la unidad documental, no se precisar si es simple o compuesta. 18. Productor Aplicacin: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental, se indicar el nombre rea 2oficial del productor, siguiendo lo establecidoContexto en el cuadro de clasificacin del Archivo. - En los casos de personas fsicas se anotan los dos apellidos separados del nombre por una coma, teniendo en cuenta para ello lo que seala la Norma ISAAR (CPF). 19. Ejemplos: Ejemplos de unidades Fondo: Organizacionesdocumentales de personadocentes fsica: Subfondo: Departamento Gutirrez Snchez, Jos de Bibliotecologa, ManuelArchivologa yDocumentacin. Gutirrez Snchez, Jos Serie: Expedientes deManuel; Carvajal Sols,docentes.Karla y Solano Alvarado, Jos Mara 20. HISTORIA INSTITUCIONAL/RESEA BIOGRFICA : -Aplicacin: a- A nivel de fondo y subfondo, corresponde al origen y evolucin de una entidad. rea 2Contexto Se deben indicar las variantes de su nombre y de las funciones. Cuando se trata de personas fsicas, se consigna informacin sobre su vida: nombre completo, fecha y lugar de nacimiento 21. HISTORIA ARCHIVSTICA : -Aplicacin: A nivel de fondo y rea 2subfondo, se indicarn aspectosContexto relacionados con la custodia de la documentacin, lagestin documental y todos aquellos que incidan directamente en los antecedentes de la documentacin. 22. FORMA DE INGRESO : -Aplicacin: A nivel de fondo, subfondo, serie, rea 2y unidad documental, se indicar si es por transferencia, donacin, compra,Contexto reproduccin o expropiacin. Se debe consignar cmo fue remitida ladocumentacin al archivo, la fecha y elmodo de adquisicin. 23. Alcance y contenidorea 3 Aplicacin: A nivel de fondo,Contenido ysubfondo, serie, y en la media deEstructura lo posible en unidad documental. Se realizar un resumen de contenido conla visin de conjunto, que incluyaperodosdetiempo, mbitogeogrfico, tipos documentales ymateria principal,entre otroselementos. 24. Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Aplicacin A nivel de fondo,rea 3 subfondo, serie y unidadContenido ydocumental.Estructura Se consignar la metodologa que se aplic, quin la realiz y en qu fecha. 25. Nuevos Ingresosrea 3 Aplicacin: En los casos de fondos, subfondos y series documentalContenido y indicar si es abierto o cerrado.Estructura Si fuese abierto sealar si estn previstos nuevos ingresos, estimando, si es posible, su cantidad y frecuencia. 26. Organizacin: Informacin sobre larea 3 estructura interna,Contenido y Sistema de clasificacinEstructura La ordenacin de la unidad de descripcin. 27. Condiciones de acceso: Se especificar la legislacin o la situacin jurdica, los convenios,rea 4 regulaciones o cualquier tipo deCondicionesdecisin que afecte el acceso a la de Acceso y unidad de descripcin. Utilizacin Cuando la documentacin es de acceso restringido se indicar el perodo de tiempo de restriccin y la fecha en que estar disponible al pblico. 28. Condiciones de reproduccinrea 4 Aplicacin: se informar sobre elCondicionesmedio de reproduccin de Acceso y autorizado, los procedimientos y Utilizacin el derecho de propiedad intelectual que regula la reproduccin. 29. Lengua/ escritura(s) de los documentos rea 4Condiciones de Acceso yEspecifica cualquier tipo de alfabeto,Utilizacin escritura, sistema de smbolos o aabreviaturas utilizados. Tipo de escritura : itlica, procesal yencadenada, entre otras. 30. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos rea 4Condiciones de Ejemplo, si el orden de los folios es Acceso y alterado por un error en laUtilizacin encuadernacin. Tambin se deben anotar caractersticas fsicas del documento, para efectos de su conservacin preventiva. 31. Instrumento de Descripcin rea 4Aplicacin: se indicar si laCondiciones de informacin est dispuesta en Acceso yinventarios manuales oUtilizacinautomatizados o cualquier otro instrumento que proporcione informacin relativa al contexto y contenido de la unidad de descripcin 32. Existencia y localizacin delos documentos originales rea 5Documentacin Aplicacin: A nivel de fondo,Asociada subfondo, serie, y unidad de descripcin este formada por copias, indicar la existencia, su localizacin y disponibilidad / eliminacin. 33. Existencia y localizacinde copias rea 5Documentacin Se indicar solo enAsociadaaquellos casos en quela unidad de descripcinest formada pororiginales. 34. Unidad de descripcinrelacionadas rea 5 Se informar sobre lasDocumentacin unidades de descripcinAsociadaque se encuentran en elmismo archivo o en otrolugar y que tenganrelacin con la unidad dedescripcin. Pg. 47 35. Nota de Publicaciones rea 5 Aplicacin: A nivel de fondo,Documentacin subfondo y serie documental,Asociadase consignarn las referenciasbibliogrficas delaspublicaciones que trate o estbasada en el uso, estudio oanlisis de la unidad dedescripcin. 36. Notasrea 6NOTASDar informacin que no hayapodido ser incluida enninguna de las otras reas 37. Nota del Archivero Regla o normarea 7 (internacional /local)Control de la Descripcin Fecha (s) de la (s)Descripcin (es) su elaboracin .