NORMAlizACi³N ARChiv­STiCA

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  • DOCUMENTOS DE TRABAJO

    NORMAlizACiN ARChivSTiCA

    Rosario Lpaz Prez

    MAYO 2011 - 1 revisin

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    Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

    AutorA:

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    PRESENTACIN

    obre la base de su experiencia docente y su poltica de divulgacin, SEDIC inicia una coleccin de publicaciones cuyo objetivo es sintetizar la informacin bsica sobre aquellos aspectos que se consideran de especial impacto, actualidad e inters, desarrollando

    documentos de trabajo que abunden sobre los materiales docentes, ampliados y preparados en un formato polivalente de utilidad tanto como publicacin en lnea como impresa.

    SEDIC inaugurar as un rea de trabajo de mayor alcance que los cursos de formacin presenciales y virtuales, con la ventaja de ser, al mismo tiempo, un complemento a estas herramientas de formacin. Se tratar de documentos prcticos en formato digital, que se distribuirn a los socios de SEDIC y a cualquier otro profesional interesado. Con esta iniciativa, SEDIC quiere ir ms all en el proceso de formacin continua actualizada, y de autoformacin de los profesionales de Biblioteconoma y Documentacin.

    SEDIC espera que estos documentos breves puedan ser aprovechados por bibliotecarios, documentalistas, archiveros y gestores de informacin en general, para mejorar su rendimiento y sus conocimientos profesionales. Se pretende que estos textos, sin prdida de calidad, tengan un carcter dinmico y prctico de aplicacin inmediata en el trabajo diario.

    El primero de estos documentos, que os presentamos se ocupa de la Normativa nacional e internacional sobre Descripcin Archivstica, con el objetivo de facilitar su comprensin y correcta aplicacin en los procesos de gestin de los documentos.

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    Vocala de Publicaciones de Sedic

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    Rosario Lpaz Prez

    Licenciada en ciencias Polticas y Sociologa por la uNed

    y en Geografa e Historia por la universidad de Salamanca.

    Magster Artis en Administracin Pblica por el instituto

    universitario ortega y Gasset. documentalista especializada

    por la universidad complutense de Madrid.

    ESPECIaLIDaD

    Gestin de archivos de empresa.

    Gestin estratgica de informacin en entidades pblicas empresariales.

    Gestin documental corporativa.

    diseo de sistemas de gestin de documentos de archivo.

    creacin de productos de informacin jurdica para los rganos de decisin de sociedades industriales.

    HIStoRIaL PRofESIonaL

    tcnico documentalista en el Banco de espaa, 009-Abril 011.

    tutora y Profesora de Archivstica y Legislacin en estudio de tcnicas documentales (etd), 008.

    documentalista-Politloga en el colegio Nacional de doctores y Licenciados en ciencias Polticas y Sociologa de Madrid, 006-008

    Archivera en la Secretara del consejo de la Sociedad estatal de Participaciones industriales (SePi), 1988-00. documentalista, 1986-1988.

    Comit editorial:Paz Fernndez y Fernndez-cuestaMyriam Martnez San emeteriocarmen Morales de Sanabria

    editorial:Sedic. Asociacin espaola de documentacin e informacin cientfica www.sedic.es

    autora:rosario Lpaz Prez

    diSeo:Jos Manuel Gonzlez

    PatroCiNado Por:

    liCeNCia Creative CommoNS:

    Normalizacin Archivstica por rosario Lpaz Prez se encuentra bajo una Licencia creative commons reconocimiento-Nocomercial-Sinobraderivada .0 espaa.

    No se permite un uso comercial de la obra original ni la generacin de obras derivadas.

    Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

    http://www.sedic.es/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/eshttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/eshttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es

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    INTROduCCIN 5

    NORMAS INTERNACIONAlES 6

    2.1 Norma internacional de descripcin Archivstica - iSAd (G) edicin 000. 7

    2.2 Norma internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, Personas y Familias - iSAAr (cPF) edicin, 00. 15

    2.3 Norma internacional para la descripcin de funciones - iSdF 1 edicin, 007. 0

    2.4 Norma internacional para describir instituciones que custodian Fondos de Archivo- iSdiAH 1 edicin, 008. 5

    NORMAS NACIONAlES

    3.1 Normas espaolas de descripcin Archivstica (NedA).

    3.2 otras normas nacionales: recursos electrnicos. 0

    CONCluSIONES 1

    ENlACES Y glOSARIO

    NdICE

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    INTROduCCIN

    a normalizacin hoy en da abarca la totalidad de nuestra vida. Existen normas para casi todo, y dada la naturaleza del

    mundo globalizado en que vivimos, la mayora tienen un alcance internacional, de ah la importancia de la International Organization for Standardization (ISO), en el campo especfico de las Ciencias de la Documentacin.

    A pesar de la complejidad que conlleva la normalizacin en archivos es posible y necesaria, principalmente, por razones de coste, cooperacin, integracin y preservacin. Las normas de descripcin son un canon de comunicacin entre los gestores de documentos y los usuarios, y su desarrollo conllevar una mejor comprensin, tanto de los instrumentos de descripcin como de la propia naturaleza de los documentos y el contenido de los mismos.

    Asimismo, hay que tener en cuenta que la normalizacin va a favorecer el desarrollo de los archivos y lograr una mayor agilidad en el intercambio de informacin entre los archiveros y los dems profesionales de la informacin.

    En los archivos hay que hacer frente a un nmero de documentos que crece de manera exponencial, as se habla de hiperinflacin documental contempornea, sin que los recursos ni el tiempo del que disponemos se puedan dedicar al tratamiento de los documentos. La experiencia de compartir informacin en el entorno archivstico est muy condicionada por el carcter nico y seriado de los documentos de archivo.

    En la comunidad archivstica surge la necesidad de trabajar con formatos normalizados para que la informacin contenida en los documentos se pueda, adems de compartir, intercambiar. La normalizacin de los

    elementos informativos contenidos en la descripcin archivstica implica conocer qu datos son realmente tiles a la hora de intercambiar, para que sean stos y no otros los que normalicemos.

    Para ello, se necesita hacer una revisin de qu es lo que queremos comunicar, para qu y por qu hacerlo, cmo lo vamos a llevar a cabo y para quin vamos a normalizar las descripciones del contenido de los archivos. De esta manera, podremos realizar con xito el intercambio y la comunicacin de la informacin contenida en los documentos de nuestro archivo.

    SEDIC considera que, por razones de cooperacin e intercambio de informacin, reunir en una gua las principales normas archivsticas internacionales y nacionales facilitar a la comunidad archivstica la consulta inmediata de estas normas, utilizando patrones comunes de descripcin. Por tanto, esta gua tiene por objetivo fundamental dotar a los profesionales de las Ciencias de la Documentacin de un instrumento de descripcin en lnea, as como de un directorio de recursos electrnicos, para facilitar el acceso y consulta de las reas y elementos de descripcin de las principales normas archivsticas internacionales y nacionales.

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    NORMASINTERNACIONAlES

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    2.1 NORMA iNTERNACiONAl DE DESCRipCiN ARChivSTiCA - ISAd (g) 2 EdICIN, 2000

    2.1.1 ESTRuCTuRA dE lA NORMA

    La norma determina la representacin de la informacin mediante 26 elementos agrupados en 7 reas de informacin:

    1.- rea de identificacin: informacin esencial para identificar la unidad de descripcin.

    2.- rea de contexto: informacin acerca del origen y custodia de la unidad de descripcin.

    3.- rea de contenido y estructura: informacin sobre el tema principal de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin.

    4.- rea de Condiciones de acceso y uso: informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin.

    5.-rea de documentacin asociada: informacin acerca de los materiales que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin.

    6.- rea de notas: informacin especializada y que no se puede acomodar en ninguna de las otras reas.

    7.- rea de control de la descripcin: informacin sobre cmo, cundo, y por qu se ha preparado la descripcin archivstica.

    La norma General international Standard Archival description iSAd (G), constituye una gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas. en el texto de la norma se especifica que: debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de las normas nacionales. esta norma es, ante todo, un punto de partida.

    como herramienta de gestin archivstica tiene como objetivo fundamental dotar a los archivos de especificaciones elementales para la elaboracin de descripciones archivsticas compatibles a nivel nacional e internacional. estas descripciones podrn aplicarse con independencia del tipo documental o soporte fsico de los documentos de archivo.

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    NORMAS INTERNACIONAlES

    rea de ide