Glosario de archivística civilA B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W X Y Z

GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS IntroducciónCada área de conocimiento crea, según sus necesidades, diversas formas de comunicarse a través de conceptos que en algún momento las distinguen de las demás, sin embargo, para especialistas, alumnos y cualquier persona en general, que desarrolle un trabajo en relación con los archivos, es de suma importancia conocer los términos adecuados para referirse a las tareas archivísticas.Los glosarios, vocabularios o diccionarios referentes a la materia en realidad son pocos, países como España, Cuba, Colombia y México, entre otros, han elaborado diversos trabajos de archivística, pero la historiografía revela una carencia de éstos al respecto. Actualmente muchas de las palabras del dominio archivístico no han sido revisadas o actualizadas, con esto me refiero a que la tecnología, ha incorporado nuevos soportes documentales, los cuales necesitarían definirse e integrarse a los vocabularios. Este tipo de trabajos se han estancado en los últimos años del siglo XX sin poner los ojos en la situación actual y los nuevos conceptos.Por ahora me dedicaré a hablar de México, país en el que la labor de la terminología archivística se ha encaminado en los últimos años del siglo XX y los primeros del XXI a unificar criterios en todas sus dependencias gubernamentales. Dos instituciones respaldan la archivística en nuestro país, la Escuela Nacional de Bibliotecología y Archivología (ENBA), y el Archivo General de la Nación (AGN), ambas tienen publicaciones en torno al tema, aunque no son propiamente glosarios. La primera publicó en 1980 su Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración [1], único texto especializado de esta institución en el tema, en el que se hace un esfuerzo por unificar la terminología dentro de la administración pública federal. Por su parte, el AGN —eje rector de todos los archivos federales del país—, aproximadamente por la misma fecha, ha contribuido con varias líneas de investigación en materia archivística y con frecuencia, apunta en sus trabajos glosarios de términos archivísticos.A partir del 2000 se le ha dado mayor importancia a los archivos y su desarrollo, ejemplo de ello son la Ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental, publicada el 11 de junio de 2002, y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal , del 20 de febrero de 2004 [2], en los cuales se sintetizaron —por decirlo de cierta manera— criterios y normas estandarizados para todas las dependencias, que aunque no muestren un vocabulario como tal, definen en cada uno de sus puntos las actividades y funciones de los acervos mexicanos, los que por sí mismos, se pueden considerar como el vocabulario unificador más actual del país. En cuanto al resto de los países mencionados, se ha logrado conformar pequeños diccionarios o glosarios elaborados hace más de 20 o 30 años, sin ningún cambio o renovación. España se encuentra a la cabeza de todos los países de habla hispana en materia de archivística en general, y se ha tomado como ejemplo del cual se han derivado diversos vocabularios para contribuir en esta labor. Uno de los trabajos que vale la pena mencionar es el esfuerzo realizado por un comité de especialistas de diversos países titulado: Hacia un diccionario iberoamericano de

terminología archivística [3], que comprende el léxico utilizado en los archivos hispanoparlantes. El libro, mediante una comparación de la terminología de España, México, Cuba y Brasil, aborda las diversas realidades archivísticas en cuanto a sus conceptos. Buen libro que puede servir de ejemplo para publicaciones conjuntas en un futuro no muy lejano.Después del presente panorama, es necesario que los archivistas, tomen en sus manos la labor de revisar, renovar, actualizar o incorporar términos archivísticos e incluso, instituir un comité especializado por todos los países de habla hispana para unificar el léxico archivístico y darle el peso debido que requiere la disciplina. Aunque se entiende que cada país cuenta con sus propios conceptos, de acuerdo a las necesidades que plantean sus archivos o instituciones gubernamentales, es por ello que un nuevo glosario de archivística, deberá adecuarse a los retos que presenta cada país, de acuerdo a su legislación para fomentar su práctica e “incorporarlos a nuestra área de conocimiento, para cobra[r] una dimensión específica, [en] la archivística”. [4] A continuación se presenta un glosario de archivos civiles que incluyen nuevos términos. Cabe agregar que éste se basa en fuentes impresas que están citadas en la bibliografía y tratan de aportar un poco de este lenguaje archivístico que enriquezca y sirva como una herramienta para cualquier persona interesada en el tema.

[1] Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración, México, SEP, Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas,  ENBA, 1980. [2] Al respecto véase la página web de la cámara de los diputados de los Estado Unidos Mexicanos para consultar ambas leyes: http://diputados.gob.mx . También puede consultarse la versión impresa en el Diario Oficial de la Federación.[3] Hacia un diccionario iberomaericano de terminología archivística,  Ministerio [s.e], Bogotá, Colombia, 1997.

[4] Antonia Heredia Herrera, “Vocabulario archivístico", Archivo ¿qué?, núm. 11, febrero 2008, p. 10.

AACTA DE TRANSFERENCIAEscrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVAConjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para lo cual fueron creadas. Proceso de trabajo institucional respaldado de acuerdo a la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSMetodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

ARCHIVÍSTICACiencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan.

ARCHIVOSe considera con tres acepciones:

Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.

Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.

Unidad de gestión documental. Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNAquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.

ARCHIVO DE TRÁMITEEs aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.

ARCHIVO HISTÓRICOAquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ASUNTOContenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de

archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.

ARCHIVISTAEs la persona encargada del archivo que trabaja dentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.

B

BAJA DOCUMENTALEliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.

C

CATÁLOGOEs un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográfica son:

1) número progresivo de la ficha2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental.3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos.6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y registrando los fenómenos más relevantes que se mencionan;7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera; ubicación topográfica indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expediente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y fin) en el volumen.

Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse en minucias. Por ejemplo, si se hace un catálogo del Departamento del Trabajo deberá señalarse que éste fue creado en el periodo del presidente Madero, definir cuál fue la intención de su creación, y ubicar las funciones que tenía, las cuales se verán reflejadas en las series de documentos que lo conforman.

Ejemplo: 1.         1911. PUEBLA Y VERACRUZ. Conciliación y arbitraje.Conflictos con el Departamento del Trabajo.Los propietarios de algunas fábricas de hilados y tejidos de algodón, se quejan de que los arreglos hechos por el Departamento del Trabajo y obreros con respecto a

aumento de salarios y disminución de trabajo, los perjudican.Octubre 30 de 1911 a abril 13 de 1912.Caja 1, exp. 5, f. 22

2.         1912. AGUASCALIENTES, Ags., Conciliación y arbitrajeConflictos. obrero-patronales.La Unión de Mecánicos Mexicanos de Aguascalientes, se declara en huelga en contra de las líneas de reparación de los Ferrocarriles Nacionales de México por no reconocerle el nuevo reglamento y estatutos.Noviembre 30 de 1912 a enero 23 de 1913.Caja 5, exp. 5, f. 119

3.         1912. RIO ESCONDIDO, Coah., Conciliación y arbitraje.Conflictos obrero-patronales.La Unión Minera Mexicana en Coahuila se queja en contra de la compañía carbonífera de Río Escondido por amenazar el cierre de minas.Marzo 4 a abril 22 de 1912.Caja 5, exp. 6, f. 33

4.         1912. RÍO ESCONDIDO, Coah., Conciliación y arbitraje.Conflictos obrero-patronales.Copia del pliego petitorio de los obreros de las minas de carbón de la compañía carbonífera, dónde solicitan aumento de salarios y rebaja de ciertos salarios.Octubre 6 a 31 de 1912Caja 5, exp. 7 f. 3

5.         1912. ALLENDE, Chih., Conciliación y arbitraje.Conflictos obrero-patronales.Los propietarios de la fábrica de hilados y tejidos. Tomado del Catálogo del Departamento del Trabajo, 1911-1914, Amanda Rosales Bada. México, AGN, 1982, 148 p. (Guías y Catálogos, 71)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTALInstrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.

CÉDULA Es el elemento constitutivo del catálogo, considerado como el registro de cada expediente que se indica a través de sus asientos, el contenido y clasificación del mismo para facilitar su localización. También se le conoce como ficha.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOSEtapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios

(administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).

CIRCULARComunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados.

CLASIFICACIÓNConsiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

COLECCIÓNConjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos , independientemente de su procedencia.

CONFIDENCIALIDAD DOCUMENTAL Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se les aplica restricción al acceso.

CONSERVACIÓN PRECAUCIONALDisposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

CONSULTAFunción básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

CORRESPONDENCIACualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas físicas o jurídicas, se divide en dos grandes rubros, correspondencia remitida y recibida. Este tipo de comunicación incluye cartas, oficios, notas, circulares, memos, telegramas, tarjetas postales, etcétera.

CORRESPONDENCIA RECIBIDACorrespondencia que llega a una institución u organismo y que se conserva usualmente en una serie aparte o que da lugar a la formación de expedientes, asuntos, series o grupos documentales.

CORRESPONDENCIA REMITIDALas cartas, oficios, notas, circulares y demás comunicación escrita despachada por una institución, organismo u oficina. La entidad remitente guarda la serie de copias de esta correspondencia conocida como minutario. (En México la correspondencia es despachada por la unidad central de correspondencia o la

oficialía de partes).

CUADRO DE CLASIFICACIÓNEsquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).

CUBIERTACubierta de un expediente que lleva inscritos su número, el nombre del iniciador, el asunto, y un cuadriculado para asentar los pases y el traslado de un archivo.

CUSTODIAResponsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.

D

DESCRIPCIÓNForma de reseñar la documentación dando a conocer su contenido y el contexto en que se produjo.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICAProceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario y el Catálogo.

DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.

E

EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGOConsiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o

cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.

F

FOLIACIÓNEs la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

FONDO DOCUMENTALEl fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

G

GUÍAProporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre del fonfo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, características físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eliminación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementarias u observaciones.

GUÍA GENERALInstrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico). Ejemplo de descripción de un Fondo en una guía general 208Departamento del Trabajo Procedencia institucional

El presidente interino Francisco León de la Barra propuso crear una oficina de trabajo dependiente de la Secretaria de Fomento, Colonización e Industria. El 18 de diciembre de 1911, con el gobierno de Francisco Indalecio Madero se expidió el decreto que estableció el Departamento del Trabajo, el cual se encargaría de: reunir, ordenar y publicar datos e informaciones relacionados con el trabajo en toda la República; servir de intermediario en todos los contratos entre braceros y empresarios, cuando los interesados lo solicitaran; procurar facilidades en el transporte de los obreros; procurar el arreglo equitativo en los casos de conflicto entre empresarios y trabajadores, y servir de árbitro en sus diferencias, siempre que así lo solicitaran los interesados. Periodo1911-1932[1911-1928](1929-1932) Volumen1,949 volúmenes (234 metros lineales) OrdenaciónLa documentación está ordenada cronológicamente bajo los siguientes rubros: asuntos administrativos, estadística, conciliación y arbitraje, legislación, auxilios, asociaciones obreras y patronales, estudios, informes sobre condiciones de trabajo e industria, publicaciones, migración, conciliación e inspección, contabilidad, investigaciones e información social, industrias mineras, industrias varias, higiene y seguridad industrial, economía del trabajo y la industria, y seguro social.Instrumentos de consultaRosales, Amanda y otros, Fondo del Departamento del Trabajo:Serie Conflictos, 1911-1914.México, AGN, 1982, 148 pp. (Serie Guías y Catálogos, 71).U. D.: expediente.P. C.: volúmenes 1, 5 al, 11,32 al 37, 70 al 75. Rosales, Amanda, Fondo del Departamento del Trabajo(1915-1917).México, AGN, 1979, 80 pp. (Serie Guías y Catálogos, 40).U. D.: expediente.P. C.: del volumen 95 al 110. Catálogo del grupo documental del Trabajo: 1911.1923 (inédito).U. D.: expediente.P. C.: del volumen 1 al 704. García, Juan Carlos, Catálogo del fondo Departamento del Trabajo: Serie Huelgas y Conflictos. 1924.1928 (inédito).U. D.: expediente.P. C.: del volumen 705 al 1 684 (discontinuo). Lascuráin Chávez, Elena, Catálogo de material fotográfico del grupo documental Departamento del Trabajo, 1914.1926 (inédito)U. D.: pieza.P. C.: del volumen 91 al 957 (discontinuo). Descripción informativaIncluye legislación y reglamentación sobre el funcionamiento del Departamento del Trabajo: presupuestos; oficinas del Departamento en provincia y en el Distrito Federal; organismos e instituciones extranjeras; comprende expedientes de personal; correspondencia e inventarios; informes, circulares y relaciones del

Departamento con diversas dependencias gubernamentales. Existe abundante información estadística relativa a: salarios; censos industriales y obreros; oferta y demanda de mano de obra; reportes judiciales; instituciones de beneficencia y penitenciarías; censos ocupacionales; quejas; auxilios del Departamento del Trabajo; juntas de conciliación y arbitraje; generalidades; movimientos migratorios; conflictos; censos agrícolas y de población; es abundante la información acerca de costo de la vida; huelgas y paros; accidentes y condiciones de trabajo. Sobre conciliación y arbitraje hay abundante información de conflictos obrero patronales y en menor proporción se encuentra documentación de conflictos entre agrupaciones obreras; entre patrones con autoridades estatales; conflictos campesinos. Con relación a auxilios, se tiene información referente a solicitudes de empleo; cartas de recomendación; destacando la documentación de colocaciones; pases y descuentos para trabajadores ferrocarrileros, apoyo y gestiones para obtener materia prima. Los asuntos de asociaciones obreras y patronales incluyen información acerca de reglamentos y estatutos; mesas directivas, proyectos y proposiciones; auxilios; asociaciones, obreras y patronales extranjeras; convenciones, pactos y convenios. Los asuntos de estudios incluyen información sobre industrias y armas industriales; formas de organización del trabajo; seguridad social y situación de la clase obrera. De legislación es singularmente importante la información de leyes y decretos en materias obrera, industrial y agraria. De informes referentes a condiciones del trabajo e industria se localizan Informes de obreros; del Departamento del Trabajo; de particulares, predominando los informes de inspectores del Departamento del Trabajo; de industriales y de asuntos gubernamentales. Sobre publicaciones, destacan las del Departamento del Trabajo y, en menor proporción, aparecen recortes de prensa, proyectos para publicaciones del Departamento del Trabajo, y remitidas al mismo, además de materiales para el Boletín mensual del Departamento del Trabajo y La gaceta del Trabajo. En los asuntos de migración se encuentra información acerca de condiciones de trabajo de mexicanos en el extranjero. Fuentes complementariasArchivo General de la Nación: Francisco l. Madero (181), Alvaro Obregón - Plutarco Elías Calles (182), Emilio Portes Gil (183), Pascual Ortiz Rubio (184), Convención Revolucionaria (194), Gobernación: Período Revolucionario (195), Dirección General de Gobierno (196), Departamento Autónomo del Trabajo (209), Secretaría del Trabajo y Previsión Social (210), Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (211), Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje (212), Departamento del Petróleo (216), Archivo Particular de Emilio Portes Gil (246) y Archivo Fotográfico Díaz, Delgado y García (284). Otros archivos: AFINAH, AGSTPS, APECFT. Tomado de Archivo General de la Nación, México, Guía General, México, Archivo General de la Nación, 1990, 528 pp. Ils., p. 302-303.

I

IDENTIFICACIÓNPrimera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los

que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia.

IMAGEN DIGITALAlmacenada en una cámara digital, tarjeta de memoria, cd de fotos o en el disco duro de una computadora. No recomendada para almacenamiento permanente de fotografías.

IMPRESIÓN DIGITALProducida de un archivo digital, usando una impresora de chorro de tinta, transferencia térmica de difusión de tinta o electrofotográfica.

IMPRESIÓN FOTOGRÁFICAHecha en papel fotográfico tradicional sensible a la luz, puede ser producida de un negativo expuesto o de un archivo digital.

ÍNDICEEs una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catálogo, partiendo de los resúmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas, onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones. Ejemplo:

INDICE DE MATERIAS Abasto: 857, 890Abogado: 914, 952Accesorios, traer: 1056Aderezos: 793Adeudos: 628Administrador: 74Agostaderos: 23Agravios: 984, 1068, 1141, 1143, 1230, 1243Agua: 761, 817, 932Agua, amparo de: 62, 105Agua, aprovechamiento de: 974, 1224Agua, cañería del: 925Agua, limpieza de: 852Agua, medida de: 62Agua, merced de: 669Agua, posesión de: 477, 821Agua, regar tierras con: 982

Agua de sal: 4Agua, sustento: 750Agua, traslado de: 871Aguamiel de maguey, licencia vender:Aguardiente de maguey, vender: 1222,Ahijadero: 2Alcalde: 123, 144Alcalde de Cholula: 1016, 1040Alcalde de Michoacán: 1146Alcalde mayor: 19, 65, 80, 83, 150, 159, 161, 165, 168, 353, 456, 459, 472, 476, 1079, 1294, 1117, 1244, 1258,84, 86, 100, 107, 115, 117,143, 174, 199, 211,250, 278, 288, 31,655, 725, 734, 761, 979, 1051. Tomado de Serie Indios, tomo III de Cayetano Reyes G. y Magdalena Gómez Z., México, AGN, 1984, 300 p., ils, (Serie Guías y Catálogos, 19), p. 206.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓNTérmino genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

INVENTARIODescribe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).

ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICANorma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.

ISO 18902 Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente.

L

LIGNINAComponente natural presente en la pulpa de la madera que causa que el papel se torne marrón y frágil con el tiempo. Los productos de papel sin lignina que son seguros para la conservación de fotografías tienen un contenido de lignina de

menos de 1%.

M

MESA DE CORRESPONDENCIA Y ENTRADAS Oficina encargada del manejo y control de la correspondencia que ingresa a la institución u organismo de que se trate, así como del seguimiento de los mismos durante las distintas etapas que requiere su procesamiento durante la tramitación o fase activa de los documentos. En México se conoce como Oficialía de Partes o Unidad Central de Correspondencia.

MUESTREOOperación por medio de la cual, en el curso de una selección, se retienen en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo que es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Tiene el peligro del subjetivismo. Y el sistemático, aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada tantos eliminados. El aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. (Heredia, 1991).

NNÚMERO DE EXPEDIENTENúmero consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.

O OFICIOComunicación escrita en hoja membretada que se utiliza en los archivos e instituciones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, para dar seguimiento a los asuntos oficiales de su competencia. Los elementos con los que debe contar el oficio son:

Asunto Fecha Nombre de la persona y cargo de la institución a quien va dirigido. Escrito. Firma de la persona. Cargo de la persona que emite el oficio.

ORDENACIÓNActividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

ORGANIZACIÓN

Procedimiento en dos etapas: clasificación, ordenación.

P

PLAZO PRECAUCIONALVer Conservación precaucional.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALPrincipio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIAFundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.

PRODUCTORCualquier entidad —institución, familia o persona— que ha producido, recibido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.

PRUEBA DE ACTIVIDAD FOTOGRÁFICA (PAT, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)Prueba que realiza el Image Permanence Institute (Rochester, N.Y.) y que garantiza que los materiales que lo aprueban son aptos para utilizarse en la conservación de imágenes fotográficas. El Instituto es un centro de investigación dedicado a realizar pruebas, estudios y editar publicaciones relacionadas con la permanencia de las imágenes fotográficas.

R

RED DE ARCHIVOSVinculación que el sistema integrado de archivos establece entre todos los archivos de una institución y organismo.

REGLA DE CONSERVACIÓNConstituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio, en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o transferencia a los archivos históricos.

S

SECCIÓNPrimeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o

por la función de la institución u organismo.

SELECCIÓNProceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.

SERIEDivisión de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

SERIES PARALELASSon aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera), y que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad.

SIGNATURACIÓNEs la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo: 1. siglas del fondo2. número de caja3. número de expediente4. número de documento Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signatura se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSSistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos.

SOPORTEMaterial físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).

T

TIPOLOGÍA DOCUMENTALDocumentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral

tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.

TRANSFERENCIAProcedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.

U

UNIDAD DOCUMENTALSinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin importar el soporte en el que se encuentre o su extensión.

V

VALORACIÓNActividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VALOR PRIMARIOAquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.

VALOR SECUNDARIOEs aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.

VIGENCIA DOCUMENTAL Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

 Bibliografía Archivo ¿Qué? Gaceta del archivista, vol. 3, núm. 11, febrero de 2008.Bellardo, Lewis J. y Lynn Lady Bellardo (comps.), A glossary for archivists, manuscript, manuscript curator, and record managers, Chicago, The Society of American Archivists, 1992.Bernal Cercós, Angel Anna Magrinyà Rull y Ramón Planes Albets (eds.), Norma de descripición archivística de Cataluña (NODAC) 2007, Barcelona, Subdirecció General d’Arxius de la Generalitat de Catalunya, 2007. Berarda Salabarría, Abraham, et. al., Diccionario de archivología, La Habana, editorial Academia, 1990.Couture, Carol, Los archivos en el siglo XX, trad. Nora Settels Sandahl, México, Universidad de Montreal, Secretaría General de Servicios de archivos, Archivo

General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, 1988.Cruz Mundet, José Ramón, Manual de archivística, 3ª ed., Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, Ediciones Pirámide, 1999.Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración, México, SEP, Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas, ENBA, 1980.Hacia un diccionario iberoamericano de terminología archivística, Bogotá, Colombia, Ministerio [s.e.], 1997.Heredia Herrera, Antonia, Archivística general teoría y práctica, Sevilla, Servicio de Publicaciones de la diputación de Sevilla, 1991.Ley federal de transparencia y acceso a la información pública, México, Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002. Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal, México, Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004.Pernia, Humberto, Diccionario de archivologia: términos relativos a la archivologia, paleografia, diplomatica y materias afines, Caracas, 1970.

Villanueva Bazán, Gustavo, La archivística, objeto e identidad, México, RENAIES, BUAP, 2007. (Serie formación archivística).