Concepto, objeto, fin y

método de la

archivística

Diplomado ArchivonomíaDiplomado Archivonomía

Introducción a la Ciencia Archivística.Introducción a la Ciencia Archivística.

Unidad II.Unidad II.

Dr. Arturo Valencia Ramos.

El concepto de la archivísticaEl concepto de la archivística

Antonia Heredia en su Antonia Heredia en su Archivística Archivística General. Teoría y PrácticaGeneral. Teoría y Práctica, nos dice que , nos dice que la archivística es la ciencia de los archivos, la archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última no de los documentos, aunque en última instancia éstos sean el producto integrante instancia éstos sean el producto integrante de aquéllos. de aquéllos.

Como tal—nos dice—se ocupará Como tal—nos dice—se ocupará de la creación, historia, de la creación, historia, organización y servicio de los organización y servicio de los mismos a la Administración y a la mismos a la Administración y a la Historia, en definitiva a la Historia, en definitiva a la Sociedad. Sociedad.

Estos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia Estos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia para entender que el trabajo del archivista debe concentrarse en para entender que el trabajo del archivista debe concentrarse en la organización de los archivos.la organización de los archivos.

Aunque pudieran parecer muy obvios, no lo son tanto y han originado frecuentes discusiones sobre dónde radica la importancia: si en los archivos, en los documentos o en la información.

Las definiciones de la Las definiciones de la archivísticaarchivística

Ramón Cruz Mundet en su Ramón Cruz Mundet en su Manual Manual de Archivística de Archivística nos dice que “si nos dice que “si hiciéramos un estudio cuantitativo hiciéramos un estudio cuantitativo de la archivística en función de las de la archivística en función de las definiciones aportadas por los definiciones aportadas por los distintos autores contemporáneos, distintos autores contemporáneos, coincidiríamos en que se trata de coincidiríamos en que se trata de una ciencia”. una ciencia”.

Algunas de las argumentaciones que él retoma en su Algunas de las argumentaciones que él retoma en su Manual son las siguientes:Manual son las siguientes:

E. Casanova la considera como “la ciencia de los E. Casanova la considera como “la ciencia de los archivos”.archivos”.

G. Batelli, considera a la archivística como una disciplina G. Batelli, considera a la archivística como una disciplina de carácter eminentemente práctico, que no trata de de carácter eminentemente práctico, que no trata de problemas científicos. Sus tres problemas elementales son problemas científicos. Sus tres problemas elementales son ordenar, conservar y administrar. A partir de la resolución ordenar, conservar y administrar. A partir de la resolución de estos problemas la archivística sería una disciplina y no de estos problemas la archivística sería una disciplina y no a una ciencia.a una ciencia.

W. Leesch propone que la W. Leesch propone que la categoría científica le viene dada categoría científica le viene dada por el método que se constituyó por el método que se constituyó en disciplina debido a la obra de en disciplina debido a la obra de los archiveros holandeses Muller, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que la separaron de Feith y Fruin, que la separaron de la bibliotecología y museología, la bibliotecología y museología, a partir del principio de a partir del principio de procedencia. procedencia.

T. R. Schellenberg considera que T. R. Schellenberg considera que es “la ciencia que trata de los es “la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, archivos, de su conservación, administración, clasificación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc”.ordenación, interpretación, etc”.

Tanodi la conceptúa como “una Tanodi la conceptúa como “una disciplina joven y moderna, en disciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y formación de pleno desarrollo y formación de conceptos generalmente conceptos generalmente valederos o reconocidos y valederos o reconocidos y prácticas experimentadas”.prácticas experimentadas”.

Para E. Lodolini, a raíz de la Para E. Lodolini, a raíz de la enunciación del principio de enunciación del principio de procedencia, dice que “la procedencia, dice que “la archivística constituye una archivística constituye una ciencia completa en sí, con ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos principios universalmente válidos y una literatura científica y una literatura científica considerable en diferentes considerable en diferentes lenguas”.lenguas”.

El Diccionario Mundo Archivístico la El Diccionario Mundo Archivístico la define como: Técnicas aplicadas o que define como: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones tratan de los archivos, de las colecciones y Documentos que ahí se conservan.y Documentos que ahí se conservan.

El Glosario Ilustrado de Terminología El Glosario Ilustrado de Terminología Archivística Costarricense la define igual Archivística Costarricense la define igual que el Diccionario Mundo Archivístico; sin que el Diccionario Mundo Archivístico; sin embargo en su entrada embargo en su entrada ArchivologíaArchivología expresa que es “la ciencia que estudia la expresa que es “la ciencia que estudia la naturaleza y la teoría, la planificación y naturaleza y la teoría, la planificación y la terminología de los archivos, así como la terminología de los archivos, así como su formación, los principios de su su formación, los principios de su conservación y organización y los medios conservación y organización y los medios de su utilización”.de su utilización”.

Como se puede observar existen Como se puede observar existen variaciones, aunque son más las variaciones, aunque son más las coincidencias que las divergencias en coincidencias que las divergencias en cuanto al carácter científico de la cuanto al carácter científico de la Archivística.Archivística.

El objeto de la archivísticaEl objeto de la archivística

Siguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística son Siguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística son los los archivos entendidos como conjunto de documentos portadores archivos entendidos como conjunto de documentos portadores de información, sin descuidar los edificios y su conservación.de información, sin descuidar los edificios y su conservación.

Hablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los Hablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los cuales se encuentran estos repositorios.cuales se encuentran estos repositorios.

Por esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los Por esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los archivos es como sigue:archivos es como sigue:

• Los Archivos.Los Archivos.

• Los Documentos.Los Documentos.

• La Información.La Información.

Nuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una Nuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una ciencia que como tal tiene un objeto de estudio así como una ciencia que como tal tiene un objeto de estudio así como una metodología para indagar sobre su objeto a la vez que lo metodología para indagar sobre su objeto a la vez que lo organiza.organiza.

Esto es aún más factible cuando pensamos en la organización de Esto es aún más factible cuando pensamos en la organización de los archivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro los archivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro archivo, en el cual nos desenvolvemos de manera cotidiana archivo, en el cual nos desenvolvemos de manera cotidiana como formando parte de un sistema archivístico vamos a como formando parte de un sistema archivístico vamos a entender otra serie de conceptos como el principio de entender otra serie de conceptos como el principio de procedencia o de respeto al orden original, e igualmente una procedencia o de respeto al orden original, e igualmente una teoría de gran importancia: teoría de gran importancia: El Ciclo Vital de la Documentación.El Ciclo Vital de la Documentación.

Veamos ahora el Principio de Veamos ahora el Principio de Procedencia, o de respeto al Procedencia, o de respeto al origen y al “orden natural”: origen y al “orden natural”:

Este principio implica el Este principio implica el respeto de la jerarquía respeto de la jerarquía externa de los fondos, y no externa de los fondos, y no mezclarlos con otros, sean de mezclarlos con otros, sean de la misma institución o la misma institución o cualquier otra…aunque los cualquier otra…aunque los documentos sean parecidos; o documentos sean parecidos; o dicho en términos técnicos, dicho en términos técnicos, aunque los tipos aunque los tipos documentales sean documentales sean semejantes.semejantes.

¿Qué significa

esto?

Este principio que viene desde 1841 y con el cual se supone que arranca la archivística moderna significa que debemos respetar la estructura jerárquica de la entidad que los produjo, sea una institución pública o privada; o bien se trate de algún particular.

Significa que debemos conservar los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen, por lo que hay que organizarlos, respetando la estructura orgánica del ente productor.

Esto significa, en pocas palabras que debemos de respetar el Orden Original.

Respetar el Orden Original significa que la ordenación interna de un fondo documental debe mantener la estructura que tuvo mientras tenía sus valores primarios, mientras sirvió para algún tipo de gestión, sea contable, administrativa, legal, académica, particular, etcétera.

Mucho más de un siglo después de haberse planteado el principio de procedencia, fue cuando Wiffels en 1972 plantea la Teoría de las Tres Edades dela Documentación.

Y ahora esto, ¿Qué

significa ?

Esto lo vamos a explicar por

partes.

En la Primera Etapa o edad, el

documento se encuentra en

trámite, lo cual implica que forma

parte de alguna gestión. Por tanto

es probable que se encuentre en un

Archivo de Trámite o de Gestión.

En la Segunda Etapa o edad, el documento que ya cumplió con algún trámite se conserva en un archivo intermedio, solo para el caso de usarse nuevamente. Se dice que su vida es semiactiva que ya está perdiendo sus valores primarios y comienza a tomar valores secundarios.

En la Tercera Etapa el documento adquierevalores secundarios, se conserva de formapermanente y se utiliza con fines culturalesy de investigación. Es aquí cuando se integra al Archivo Histórico.

Las tres etapas que hemos presentado se relacionan con el concepto de Ciclo Vital de la Documentación, que proviene de la archivística norteamericana desde los años 30 del siglo XX, aunque se le adjudica a Phillips C. Brooks.

Este Ciclo Vital se puede definir como el tiempo de vida de los documentos, desde que se originan para algún trámite o función, es decir, cuando están activos, para después pasar por un período donde pueden o no ser utilizados en la gestión, hasta que por un proceso de expurgo son seleccionados para ser conservados de forma permanente.

Como se puede observar, el concepto del Ciclo Vital de la Documentación es una analogía con el mundo de la naturaleza desde el nacimiento hasta la muerte.

En la siguiente lámina este proceso se explica de manera esquemática.

http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/2011/04/ciclo-de-vida-de-un-documento.html

Ahora que ya hemos recibido toda la información anterior estamos preparados para comprender dos conceptos abarcadores: el de Sistema de Archivos y el de Archivística Integrada.

Sis

tem

a de

Sis

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Arc

hiv

os

Arc

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os

Según el Diccionario de

Según el Diccionario de

Términos Archivísticos de

Términos Archivísticos de

Víctor Hugo Arévalo Jordán,

Víctor Hugo Arévalo Jordán,

“El sistema de archivo es un

“El sistema de archivo es un

conjunto orgánico

de

conjunto orgánico

de

archivos, vinculados por una

archivos, vinculados por una

dirección central

que

dirección central

que

normaliza los procesos

normaliza los procesos

archivísticos y focaliza la

archivísticos y focaliza la

información en un punto

información en un punto

accesible a la consulta

accesible a la consulta

interna y externa. Los

interna y externa. Los

sistemas por el nivel en que

sistemas por el nivel en que

se hallan, pueden ser

se hallan, pueden ser

nacionales, provinciales,

nacionales, provinciales,

regionales y municipales.

regionales y municipales.

También de instituciones no

También de instituciones no

estatales o de empresa.”

estatales o de empresa.”

Si unimos esta definición a la teoría del ciclo vital de la documentación obtenemos como resultado una concepción importante y poderosa de gestión de la documentación no solo a partir de la idea ya caduca de la organización aislada sino de la implementación de todo un sistema y junto a él de la emergencia de un paradigma más acorde con los requerimientos de la ciencia y la tecnología actual.

Pensar en sistemas de archivos implica pensar en la archivística integrada con la cual podemos resolver todo el debate sobre la cientificidad de nuestra disciplina y dedicarnos de lleno a la implementación de la metodología, así como a la generación de conocimiento en y sobre los sistemas de archivos.

La Archivística integrada en la sociedad de la información o del conocimiento que se aplica a la archivística actual, cobra un especial desarrollo tanto en los principios conceptuales como en su aplicación práctica, lográndose unos niveles de autonomía desconocidos hasta el momento, lo cual permite hablar propiamente de saber consolidado.

Es la Archivística de aproximadamente la última mitad del siglo xx y principios del xxi, que recoge influencias de una doble tradición: la europea -que a través de la consolidación del estado moderno y las ideologías políticas surgidas en el s. xix, se vincula más al derecho y a la historia –y la norteamericana– que a través del desarrollo capitalista e industrial nos acerca más a las organizaciones privadas y a la gestión administrativa.

María del Rosario Díaz Rodríguez, Los Archivos y la Archivística a través de la Historia.En anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2009/maria_del_rosario.pdf

La responsabilidad de los archivistas es estar atentos a los nuevos desarrollos y paradigmas de la organización documental, puesto que con su labor cubren las necesidades de la gestión inmediata y además, de manera importante, contribuyen a la escritura de la historia futura.

Fuente

s de in

form

aci

ón:

Fuente

s de in

form

aci

ón:

• Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Diccionario

de Términos Archivísticos, Argentina:

Ediciones del Sur, 2003.

• Cruz Mundet, José Ramón, Manual de

Archivística, Madrid: Pirámide, 1994.

• Díaz Rodríguez, María del Rosario, Los

Archivos y la Archivística a través de la

Historia.

En

anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/20

09/maria_del_rosario.pdf

• Diccionario Mundo

Archivístico,

http://www.mundoarchivistico.com.ar/

• Glosario Ilustrado de terminología

Archivística

Costarricense,

http://www.concla.net/Glosario/Glosario_te

rminologia_Archivistica_Costarricense_C.ht

ml• Heredia Herrera, Antonia, Archivística

General. Teoría y Práctica., Sevilla: Excma.

Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

• http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/

2011/04/ciclo-de-vida-de-un-

documento.html