Curso de Archivística

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Técnicas de archivo.

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LECCIN 1

Instituto de Estudios Histricos Carlos Sigenza y Gngora, A. C.

INTRODUCCIN A LA ARCHIVSTICAMTRO. RAMN AGUILERA MURGUA

Copyright 2003 Ramn Aguilera Murgua

Instituto de Estudios Histricos Carlos Sigenza Gngora A. C.LECCIN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y

LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN

LA INFORMACIN

La informacin es primordial para el ser humano. Sin embargo este trmino puede ser entendido de diversas maneras. Una de ellas es la relativa a las ciencias de la informacin. Con este vocablo se entiende el conjunto compuesto por la comunicacin de masas, las bibliotecas y los archivos.

Sin embargo, para los fines de este curso interesa sealar que la informacin es producto de un proceso, de una valoracin y de una seleccin. El principio de la informacin es el deseo de transmitir y la necesidad de conocer. La informacin est presente en todos los mbitos del ser humano. As por ejemplo, uno de los elementos bsicos para una buena administracin es, sin duda, el disponer de una oportuna y completa informacin. La informacin, hoy en da, es un factor determinante para la toma de decisiones. Los sistemas polticos y administrativos deben tener capacidad de respuesta. Deben funcionar de manera eficiente en todos los niveles de la administracin, y esto requiere de sistemas confiables para ofrecer informacin veraz y oportuna que apoye al proceso de toma de decisiones. Por otra parte, la informacin es un recurso vital para cualquier organizacin moderna o para cualquier persona.

___________________________________________

Informacin es conocimiento, resultado de un proceso.

___________________________________________

La informacin

es producto

de un proceso

LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN O LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN.

A mediados del presente siglo surgi la ciencia de la documentacin como una necesidad creada por el conflicto blico de la segunda guerra mundial. La documentacin trabaja con la informacin de los documentos, entendidos stos cmo cualquier soporte.

Ver concepto de

documentos

___________________________________

La ciencia de la documentacin es el arte de explotar las informaciones contenidas en los Ciencia de la

documentos y es el arte de establecer los documentacin lazos entre estos datos diferentes. _______________________________

La explotacin de la informacin debe entenderse como una tcnica que permite extraer el mximo jugo a los documentos primarios y exprimir todo lo que haya de esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con el fin de poderse hacer cargo de su contenido sin verse obligado a una lectura detallada, imposible en la mayora de los casos.

Uno de los problemas en nuestros das, es la sobreabundancia de datos, situacin resuelta en parte por las computadoras con almacenamiento y espacio. Pero queda el problema de la seleccin, clasificacin y condensacin de la informacin. Un almacenamiento que no lleve consigo una previa e inteligente organizacin del material almacenado, es de muy escasa utilidad.

PROCESO DEL DOCUMENTALISMO

La ciencia de la documentacin se encarga pues, del tratamiento y procesamiento de la informacin. Transformar los datos sueltos en una informacin coherente y tambin presentarlos de tal suerte, que resulten ms fcilmente inteligibles y asimilables.

Procesamiento de la informacin

DOCUMENTO DOCUMENTO

ORIGINAL SECUNDARIO

Obtencin de la informacin tratada

TEXTO COMPLETO: INFORMACIN PRIMARIA

ANLISIS Y SNTESISVACIADO: INFORMACIN PROCESADA

EL DOCUMENTO

La fuente primordial de la informacin, son los documentos. Y stos se encuentran en los archivos. Los documentos son todos aquellos que las organizaciones o los individuos crean o reciben en el curso de los trmites administrativos y ejecutivos; los documentos forman parte o proporcionan evidencia de dichos trmites. Son preservados por los que generan los trmites para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Adems, proveen la memoria corporativa de la organizacin, un seguimiento contable en lo concerniente a sus transacciones financieras, y evidencia aquellas actividades de las que son responsables desde el punto de vista poltico.

En el contexto de una estrategia de desarrollo, los documentos del sector pblico, constituyen informacin que ha sido creada, procesada y conservada en el pas y, por tanto, representa la memoria administrativa nacional, de forma independiente de los documentos paralelos de otros participantes en el proceso de desarrollo, aunque complementaria a stos.

En su conjunto, los documentos son testimonios que comprueban acciones pasadas, documentan los derechos colectivos e individuales de los ciudadanos. Son evidencia de una responsabilidad social.

Qu es documento?

La palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn el ngulo de estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio, sobre todo a partir de la aparicin de la ciencia de la documentacin y ha perdido su sentido real e histrico. Por ello, conviene revisar algunas de las acepciones de documento en el contexto de la documentacin, de la diplomtica y de la archivstica.

Documento desde la ciencia de la documentacin.

La ciencia de la documentacin y de la informacin se han ocupado del concepto de documento.

__________________________________________

El documento desde la perspectiva documentalista,

es el soporte tangible que transporta una idea Documento

y cuyo carcter es probatorio o informativo y desde el

adems hay un componente de entorno histrico. documentalismo

________________________________________

Documento

es

cualquier

soporte que contiene

informacin

Por su parte, el francs Robert Escarpit define el documento a partir de una constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre logr tres conquistas, crear documentos sonoros (1878), producir documentos visuales animados (1895), y difundir informacin sin soporte (1789).

La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser teletransmitidos revolucion el tradicional concepto de documento. Se puede afirmar que la mayor parte de nociones de documento desde la perspectiva documentalista estn acotadas por el concepto de informacin. El soporte no importa tanto cuanto el contenido, la informacin.

Concepto Diplomtico

La diplomtica entiende al documento relacionado con una accin jurdica; en sentido amplio, es cualquier escritura de carcter legal, histrico y administrativo.

El

trmino

diplomtica

se explicar

con ms

detalle en la

leccin 3.

______________________________

El documento es un testimonio escrito

de un hecho de naturaleza jurdica, que Documento

observa ciertas formas determinadas, desde las cuales son destinadas a procurarle la diplomtica

fe y a darle fuerza de prueba.

_____________________________

Documento es

un escrito que

testimonia una

vinculacin

jurdica

De esta nocin podemos deducir que la diplomtica se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipo de documento. El documento debe haber sido escrito con la intencin, voluntaria o indirecta, de transmitir un acto que puede comportar una relevancia jurdica. El documento debe ser redactado respetando ciertas normas fijas, si bien variables a travs del tiempo, tales de conferir al documento credibilidad y por tanto, capacidad probatoria.

La diplomtica examina el documento desde el aspecto formal, su forma externa e interna; su coherencia testimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomtica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la autenticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) la integridad.

Concepto Archivstico

La archivstica entiende el documento como un producto que nace de una accin administrativa y con una funcin especfica: ser testimonio.

__________________________________

El documento es aquel que se recibe o se

expide en una oficina; refleja las acciones

y objetivos propios de la misma. Son Documento

conservados como testimonio, prueba y desde la continuidad de la gestin administrativa. archivstica __________________________________

La rentabilidad de un documento de archivo no se mide por la amplitud de su difusin (concepto documentalista) como puede ocurrir con un libro, sino por tenerlo en un momento dado accesible para instrumentalizar una actividad prctica, para tomar una decisin.

Michel Duchein advierte que cada documento de archivo es esencial, para la apreciacin (valoracin), para saber con toda exactitud quin lo ha producido, en qu circunstancias, en el esquema de qu procedimientos, con qu objeto, a quin se destina, cundo y cmo ha sido recibido por su destinatario y por qu vas ha llegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible, salvo que el conjunto de documentos se conserve intacto, perfectamente individualizado y sin confusin con los documentos de otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo objeto.

El

documento

es

testimonio

de la gestin

administrativa

La precisin del concepto de documento desde la archivstica est en descubrir su alma orgnica, por ser vnculo con otros que pertenecen a un fondo, una serie o a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejercicio de una funcin administrativa, legal, acadmica o comercial. Esto nos lleva a considerar que el documento de archivo no se concibe, so pena de alteracin de su esencia, sino integrado en expedientes, series y fondos.

El expediente es un conjunto inseparable de documentos generados en un rgano administrativo al ejercer una funcin determinada en una de sus oficinas o mesas para la resolucin o informacin de un mismo asunto.El Expediente

La palabra expediente proviene del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis, que significa el que resuelve. De ah que el expediente est encaminado a resolver un determinado asunto. Se trata de un conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente es la base de la organizacin documental. En los archivos se clasifican y ordenan expedientes no documentos sueltos.

Los expedientes

son la unidad de

instalacin que

sirve de base al

proceso de

organizacin archivstica .As pues, el expediente es el primer nivel de vinculacin archivstica. Adems dentro del expediente tambin existe vnculo entre los documentos de un asunto.El Consejo Internacional de Archivos ha definido al expediente como:

__________________________________ El expediente es una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso

en la gestin del productor o en el proceso

de organizacin Archivstica, debido a que

debido a que se relacionan con un mismo

asunto, actividad o trmite.

___________________________________ Cf. Norma Internacional

General de Descripcin

Archivstica

Algunos autores sealan que la formacin del expediente puede ser discrecional o reglamentado en sus pasos o documentos. Si bien se admite lo discrecional, siempre ser importante guardar ciertas formas, y quiz, en ciertas prcticas, sobre todo de ndole legal, deba respetarse un procedimiento rgido.

El expediente podr ser conformado de forma histrica, de manera progresiva segn la cronologa del trmite de forma descendente (el documento ms antiguo arriba y as sucesivamente) o en forma ascendente (el documentos mas reciente arriba y as sucesivamente). Resumen de la leccin 1

En la leccin 1 se han presentado los temas:

la informacin,

la ciencia de la documentacin,

el documento y el expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la documentacin le da a la informacin.

Se ha planteado cul es el proceso del documentalismo.

Se ha estudiado al documento bajo tres ngulos: el documentalista, el diplomtico y el archivista.

Se ha definido al expediente como el conjunto de documentos que tratan el mismo asunto encaminados a una resolucin administrativa.

Preguntas para evaluacin

1. Defina con sus propias palabras los siguientes trminos:

Informacin

Ciencia de la documentacin.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el vocablo documento:

El documentalista

El diplomtico

El archivista.3. Cul es la caracterstica principal que define a un expediente?

LECCIN 2

DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVOLa leccin 2 estudia el concepto de archivo y cul es su identidad dentro de las disciplinas afines.

Los temas que se exponen son los siguientes:

La definicin etimolgica

La definicin conceptual

La identidad del archivo

La clasificacin de los archivos

El contenido de los archivos

Los archivos dentro de la administracin pblica, como fuente de informacin, deben tener un tratamiento, adecuado a la ciencia archivstica. Su organizacin y conservacin son vitales para la institucin como patrimonio nacional; son de suma importancia para el funcionario pblico como sustento de sus acciones pblicas y de la tranquilidad personal.

Uno de los presupuestos importantes en materia archivstica es definir los trminos que se emplean o en otras palabras, es sumamente necesario establecer un acuerdo sobre los conceptos que se aplicarn a lo largo de este texto. Esta premisa es importante por las consecuencias prcticas que conlleva, ya que, el concepto determina la prctica y el uso que se le da al contenido del mismo. Por esta razn, no es ocioso analizar la parte conceptual y as llegar a comprender la naturaleza de los archivos.

Definicin etimolgica.

A travs del tiempo se han usado distintos vocablos para indicar o designar lo que hoy se llama archivo. En el contexto romano se utilizaba el trmino tabularium porque los documentos solemnes se escriban sobre unas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la entrada del templo para dar a conocer su contenido y luego se guardaban en l. Los romanos tambin usaron la palabra sacrarium para sealar con ella al archivo cuando extendan el concepto al lugar en donde guardaban los documentos importantes, en la mayora de los casos fue el templo.

En la Edad Media se utilizaron diversos trminos como scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguro en donde se custodiaban los documentos vitales de las autoridades eclesisticas o civiles. Un poco ms adelante, se extendi el uso del vocablo chartarium como el sitio donde se depositaba el material sobre el que se escriba. Por ltimo, mencionaremos otra palabra de uso comn en la poca medieval, esta fue armarium, mueble de madera en la que se guardaban los documentos.

No obstante el elenco mostrado anteriormente, la palabra que prevalece es archivo. El origen del trmino es incierto y no existe acuerdo para establecer su procedencia. Sin embargo, se pueden traer a colacin tres propuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanum que significa arca, casa, depsito donde se conservan los documentos. Otra postura es la que hace derivar archivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los documentos antiguos y el lugar de su conservacin. Una tercera propuesta estima su procedencia de la palabra arje, principio, magistrado, autoridad. De este trmino se desprende arjeion, sede de la autoridad o palacio donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los documentos que tenan que ver con tal actividad. De arjeion se transfiere al latn con la palabra arcivum y luego, archivum.

Definicin de archivo.

Llegar a un acuerdo sobre una definicin no es tarea fcil y bsicamente en toda disciplina existen una serie de opiniones a la hora de conceptualizar. No se pretende caer en el campo de la polmica en cuanto a posturas u opiniones sobre una definicin formal de archivo. Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que al presentar las definiciones que se juzguen pertinentes se est tomando una postura. Desde esa perspectiva, las propuestas que se presentarn son las que de alguna manera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por otra parte, cabe recordar, como se mencion en prrafos anteriores, que es importante llegar a una definicin de archivo porque sta tiene incidencia en la prctica.

A continuacin se proponen dos definiciones, que contienen los elementos necesarios que describen la esencia de un archivo. De hecho, las definiciones coinciden en la parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos, como veremos enseguida.

El Consejo Internacional de Archivos, organismo auspiciado por la ONU, que pretende regular de manera internacional en materia de archivos, sostiene que

___________________________________

Los archivos son un conjunto de escritos

recibidos o elaborados por una persona fsica Definicin de

o moral, pblica o privada y destinados por su archivos

naturaleza a ser conservados por esa misma

persona .

____________________________________

Tomando esta definicin tratemos de hacer algunas precisiones:

a) Cuando se habla de archivos se usa deliberadamente el trmino conjunto y se evita la palabra coleccin, la cual indica un origen artificial. Es decir, el coleccionista realiza una seleccin que depende de su arbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se relaciona el vocablo archivo con depsito porque, ste ltimo, indica una situacin esttica, amorfa, carente de funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjunto para designar la pertenencia completa de toda la documentacin de una institucin.

b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podramos decir que nos referimos a todo tipo de soporte informativo; todas las variantes de escritos, papel, cintas magnetofnicas, audiovisuales, fotografas, disquetes o discos compactos. Cabe sealar que no hay inconveniente en usar el trmino documento en su acepcin ms amplia.

c) Si se considera que un archivo es reflejo de la accin administrativa de cualquier institucin y que por ello, el archivo comienza a existir en el momento en que aquella nace, es necesario subrayar que su naturaleza est ntimamente unida con su ente productor. Por eso, los escritos de un archivo, en el sentido estricto del trmino, son los que se emiten y reciben como resultado de un trmite. Las corporaciones culturales que aplican el vocablo archivo para los materiales documentales, incluyendo libros y revistas, extienden el sentido del trmino. En este caso, los documentos, sobre todo, de corte histrico no forman parte de la institucin desde el punto de vista administrativo, sino slo desde la perspectiva cultural y bajo el concepto de coleccin. As pues, estos ltimos centros usan la palabra archivo como sinnimo de conservacin y no en el sentido funcional y administrativo.

El archivo

es

reflejo

de

una

institucind) De la funcin de un archivo se derivan dos consecuencias importantes. La primera, es la pertenencia archivstica que debe ser respetada en cuanto a la procedencia y al orden natural de sus series. Esto constituye el eje central de la organizacin documental de un archivo, puesto que no se puede admitir una organizacin documental fuera de los principios archivsticos; es decir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. La otra consecuencia, se refiere a la funcin misma de un archivo. El objetivo de todo archivo es esencialmente funcional; responde a la gestin administrativa de la institucin. La tarea del archivo es custodiar, conservar y dar servicio interno de informacin para la llamada toma de decisiones. Un archivo tendr un objetivo cultural cuando el ciclo vital de sus documentos as lo dispongan, pero antes tuvo una misin esencialmente administrativa.

La Identidad del Archivo.

El archivo posee una identidad formal que lo diferencia de otros centros similares como una hemeroteca, una biblioteca, un centro de documentacin o un museo. Las llamadas ciencias de la informacin, en algunos de sus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza y las funciones de los diversos acervos ponindolos en el mismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a su organizacin. Lo anterior ha dado como resultado el documentalismo mal entendido. Esta corriente aplicada a los archivos ha generado una confusin. Por esta razn, se deben sealar una serie de distinciones entre los tipos de acervos, an cuando se encuentren reunidos en una sola entidad.

En principio cabe asentar que una biblioteca, un museo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, la biblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tienen su existencia a partir de una decisin externa que no siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, un archivo comienza su vida desde que nace la institucin que la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo y el de un museo o una biblioteca ser siempre cultural. Adems, la constitucin de los acervos de un museo o de una biblioteca responde al criterio de coleccin, de arbitrio y refieren a determinados argumentos que pueden ser heterogneos u homogneos.

El

objetivo

primario

de un

archivo

es

administrativo

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o de un museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o un museo dependen de condiciones externas, si existe un presupuesto para su creacin, si se tiene el lugar adecuado, etc. En el caso del archivo, ste est limitado por la actividad misma de la institucin; si sta crece, si se reestructura, si se muere afectar directamente al archivo porque existe una dependencia gentica con el ente administrativo.

Por ltimo, cada una de las anteriores diferencias traen como consecuencia un tratamiento propio en cuanto a su organizacin, ya que sta deber responder a la propia naturaleza de los centros. En este sentido, an en los casos en que convivan varios acervos en una misma institucin tendrn que ser organizados respondiendo a su esencia.

Clasificacin de los Archivos.Los conceptos fundamentales de la archivstica valen para todo archivo. Sin embargo, existen algunos elementos que no pueden aplicarse de manera general, ya que son propios de cada clase especfica de archivo. Por ello, conviene atender a la clasificacin de los archivos, los cuales pueden considerarse con relacin a:

a) La existencia de la institucin. En este caso pueden ser activos y no activos.

b) A las funciones de la institucin: trmite, concentracin e histrico.c) A la naturaleza de la institucin: pblicos y privados.

Los archivos pblicos pueden ser federales, estatales o municipales. Los privados se consideran los no gubernamentales; entre estos estn los eclesisticos, que se subdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, parroquiales, de religiosos, etc.

Contenido de los Archivos.

El contenido de un archivo puede ser comprendido desde diversos ngulos dependiendo el aspecto que se quiera resaltar. Desde el aspecto fsico, es decir en el material sobre el se escribe el archivo contiene papiros, pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevos soportes como los videos, los disquetes y los discos compactos. Si el anlisis se realiza desde el aspecto archivstico el material se agrupa con base en los fondos, secciones, series y subseries, en este caso se habla de registros, correspondencia, libros de censos, libros de cuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto que reclama la atencin es el diplomtico. Bajo este rubro los archivos contienen documentos en el sentido estricto: actas, escrituras, reales ordenes, bulas, concordatos, etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un pergamino en el que se hallan escritos registros de actas de algn consejo. Cada uno de los aspectos de anlisis llevarn a considerar una parte del contenido resguardado en un archivo.

RESUMEN DE LA LECCIN 2

En la leccin 2 se ha estudiado el concepto de archivo y cul es su particularidad.

Se han revisado los siguientes temas centrales:

Los archivos

Identidad de los archivos

Cmo se clasifican los archivos segn su existencia, su funcin y su naturaleza.

Qu se guarda en los archivos.

Se ha propuesto la definicin etimolgica de archivo.

Se ha propuesto la definicin conceptual de archivoPREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique el significado de tres palabras relacionadas con el origen del trmino archivo.

2. Explique los elementos esenciales de la definicin de archivo.

3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.

4. Identifique en qu tipo de archivo trabaja Usted segn la clasificacin expuesta en este leccin.

5. Enuncie algunos contenidos fsicos, archivsticos y diplomticos que existen en el archivo donde Usted trabaja.

LECCIN 3

DISCIPLINAS AUXILIARES

La leccin 3 estudia los principales disciplinas auxiliares que auxilian la labor del archivista.

Los temas que se exponen son los siguientes:

La paleografa.

La Diplomtica.

La historia.

El derecho.

La tecnologa informtica.

La archivstica no es una disciplina aislada, sino que es parte de un grupo de disciplinas que adquieren un desarrollo como tales, en el marco de una serie de preocupaciones que el ser humano tuvo frente a los papeles que le servan como referencia jurdica y testimonial. La archivstica junto con la diplomtica y la paleografa tuvieron un importante impulso, como disciplinas, a mediados del siglo XVII. A travs del tiempo el desarrollo de la archivstica exigi el auxilio de otras disciplinas como la historia, el derecho y actualmente, las ciencias de la administracin y la informtica.

Veamos de manera breve en qu consiste cada una de las principales disciplinas que ayudan a la archivstica y qu le aportan en su labor.

La paleografa ___________________________________

La paleografa es el tratado de las escrituras

antiguas trazadas sobre soportes materiales Definicin de

suaves. paleografa ______

Paleografa viene del trmino griego paleos (antiguo) y grafa (escritura). Estudia las escrituras trazadas en los materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a diferencia de la epigrafa que estudia la escritura trazada en los materiales duros (mrmol, bronce, etc.).

Los objetivos de la paleografa se pueden resumir en tres aspectos:

Leer y descifrar los signos grficos de las correspondientes momentos escritos.

Hacer examen sistemtico de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden a la elaboracin y construccin crtica de la historia.

Analizar la naturaleza de los signos grficos, no tanto en orden a aprovechar los elementos que dicho anlisis suministre para el trabajo historiogrfico en general, sino, primero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrnseco de la propia escritura, su origen, su evolucin, sus cambios y variantes.

La diplomtica

________________________________________________

La diplomtica es el tratado del documento

que lo analiza crticamente en todo su Definicin de

conjunto, pero especialmente en su forma, diplomtica

gnesis, evolucin, tradicin y conservacin,

en orden a averiguar su autenticidad.

_______________________________

El objeto de la diplomtica lo constituyen todos los documentos desde los ms antiguos a los actuales, y no slo los de origen medieval.

Los conocimientos de diplomtica sirven al archivero para:

Conocer la tradicin documental: si se trata de un original o de una copia, y en este caso cual es su clase.

Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qu grado.

Conocer la tipologa diplomtica, que est en funcin del nmero y de la disposicin de los elementos formales.

La historia.

_________________________________

Memoria de la evolucin de la humanidad. Definicin de

historia

_________________________________

La historia ayuda al archivista para:

Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

Conocer su estructura orgnica, las funciones y actividades desarrolladas.

Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en ele tiempo.

El DerechoLa importancia que tiene para la archivstica viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales. Tanto los pblicos como una parte muy significativa de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Es importante que el archivista conozca algunos campos del derecho.

La legislacin bsica del Estado.

La legislacin rectora del sector al que este adscrita la entidad en donde da su servicio.

El marco jurdico de los archivos.

La legislacin sobre los procedimientos administrativos.

Las tecnologas de la informacin.

____________________________________

Se trata del conjunto de medios informticos

que sirven para la captura, almacenamiento, Definicin de

tratamiento y difusin de la informacin, tecnologa de as como las telecomunicaciones. la informacin __________________________

El archivista debe conocer los avances en esta materia ya que muchas de las nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas. Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrnicos, los instrumentos de descripciones automatizados, la digitalizaciones, el Internet, el manejo de imgenes con medios pticos, etc.

RESUMEN DE LA LECCIN 3

En la leccin 3 se han estudiado los conceptos de algunas de las ciencias auxiliares de la archivstica.

Se han revisado los siguientes definiciones:

La paleografa

La diplomtica.

La historia

El derecho.

Las tecnologas de la informacin.

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique el significado del trmino paleografa.

2. Cuales seran algunas de aplicaciones de la diplomtica para el trabajo del archivista.

3. Qu aporta el conocimiento de la historia al trabajo archivstico.

4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologas de la informacin pudieran ayudar a la archivstica.

LECCIN 4

LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA

La leccin 4 estudia los principios jurdicos que deben estar presentes en toda legislacin y el actual marco jurdico mexicano.

Los temas que se exponen son los siguientes:

Principios bsicos de la legislacin archivstica.

Marco jurdico mexicano.

En un informe ante la vigsima sesin plenaria de la UNESCO, celebrada en Pars en 1978, se sealaba que en trminos generales el mundo reconoce que los archivos son un componente fundamental del patrimonio de un pas, - y que considerando que son absolutamente esenciales en el establecimiento de la conciencia nacional y en las caractersticas especiales de cada pas, son un componente fundamental de la riqueza cultural nacional. Ms adelante, el mismo informe aada que los archivos desempeaban un servicio jurdico irremplazable: son la base fundamental para garantizar la continuidad en la aplicacin de las funciones administrativas.

Por su parte la Comisin Jurdica Internacional de la Asamblea General de las Naciones Unidas sostena que aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estado sin ejrcito, es imposible imaginar un Estado sin moneda, sin erario pblico, sin fondos y sin archivos... que constituyen... las formas de bienes del Estado ms fundamentales y generalizadas hasta el extremo que se puede afirmar que se derivan de la propia existencia del Estado.

La importancia de los archivos para un Estado o para una sociedad nos llevan a considerarlos como un patrimonio cultural que fundamenta la conciencia histrica y la pertenencia de un grupo humano. Ahora bien, los archivos desde esta perspectiva, merecen ser considerados por las leyes para ser protegidos y cerrar as el crculo que permita conservar el patrimonio de una sociedad.

Principios bsicos de la legislacin archivsticaLa legislacin archivstica es un trabajo encaminado al establecimiento y regulacin de las relaciones de los archivos con la sociedad. La formulacin y promulgacin de leyes y reglamentos de archivos constituye un resumen y destilacin de la experiencia de la actividad archivstica y son la cristalizacin de las polticas que ha seguido sta. La legislacin archivstica refleja el grado de desarrollo y madurez de la labor y de la profesin archivstica de una nacin.

La

legislacin

archivstica

refleja el

grado de

desarrollo y

madurez

de la

labor y

de la

profesin

archivstica

de una

nacin.Si repasamos la historia de los archivos encontraremos que el tema de la legislacin archivstica es tan antiguo y universal como los propios archivos.

ver

sntesis

del

desarrollo

histrico

en

El desarrollo de esta legislacin permite clasificar las distintas categoras de leyes y reglamentos en cuanto a su aplicacin. De este modo se pueden enumerar:

Las leyes de archivos, que se refieren a las normas generales de gestin de todos os asuntos archivsticos del pas.

Las leyes ministeriales de archivos que se encaminan a las leyes y reglamentos que formula y promulga una determinada autoridad estatal en relacin con las condiciones particulares de una determinada entidad o regin.

Las leyes archivsticas especializadas que se enfocan a las leyes y reglamentos relacionados con la gestin de documentos especficos o en soportes especiales.

Las leyes archivsticas puntuales que se abocan a las leyes y reglamentos formulados y promulgados para la aplicacin de ciertas disposiciones concretas de las leyes archivsticas.

Las leyes regionales de archivos que determinan leyes y reglamentos para cada uno de los niveles del gobierno local de acuerdo con las leyes y reglamentos nacionales en materia de archivos.

Principios y contenidos que deben servir de base a la legislacin archivstica y que pueden orientar:

1. Direccin centralizada de archivos. En muchos pases este principio ha servido para establecer una autoridad nacional que permita unificar los criterios y programas de organizacin y conservacin archivstica.

2. Proteccin de la integridad y seguridad de los archivos. Se refiere a la prevencin de daos en el patrimonio documental por medio de normas y reglamentos precisos.

3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francs de accesibilidad los archivos modernos posibilitan el acceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garantiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.

4. El concepto de archivos y la definicin de trminos tcnicos. En la legislacin es necesario definir los trminos archivsticos porque muchos de ellos o han perdido su significado primitivo, o han ampliado su connotacin. Por ejemplo, las palabras documento, fondo, serie, clasificacin, ordenacin, archivos de concentracin, etc.

5. Administracin de archivos. Tambin es fundamental considerar a los archivos como instituciones administrativas que deben tener normas para la organizacin interna de sus miembros, as como polticas y reglas para el servicio al publico.

Marco Jurdico Mexicano

La organizacin y conservacin de los archivos de los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal estn sustentadas en una serie de normas que velan por el buen desempeo de esta actividad. En este sentido, existen leyes generales que de alguna manera protegen a la documentacin generada por las instancias pblicas y la declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe una ley federal que trate del asunto de manera integral; de ah que se debe recurrir a varias leyes que ni estn coordinadas entre s sobre la materia, ni estn actualizadas a las exigencias del Mxico de hoy. Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados han promulgados su ley o reglamento sobre archivos.

Hablar de leyes archivsticas en la legislacin mexicana es hacer converger distintas normas que se han dado a lo largo del tiempo, y si bien, no estn articuladas, es el nico sostn jurdico que existe en la actualidad. Por tal motivo conviene hacer un recorrido por estas leyes.

Ley General de Bienes Nacionales declara en el captulo 1, art. 2, frac. XI, como bienes del dominio pblico, es decir propiedad federal, entre otros: los documentos y expedientes de las oficinas (pblicas).

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos determina que son monumentos histricos los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federacin (cap. 36, frac. II).

La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos en el captulo referente a los sujetos y obligaciones del servidor pblico seala entre otras obligaciones: custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin indebida de aquellas (art. 8 frac. IV y V). Esta norma es respaldada por el Cdigo Penal para el Distrito Federal en materia del fuero comn y para toda la Repblica en materia del fuero federal en los siguientes trminos, comete el delito de ejercicio indebido de servicio pblico el servidor pblico que por s o por interpsita persona sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de las fracciones III, IV, o V se le impondrn dos aos a siete aos de prisin, multa de treinta a trescientas veces el salario mnimo diario vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse el delito y destitucin e inhabilitacin de dos aos a siete aos para desempear otro empelo, cargo o comisin pblicos. (Reformado DOF 17 noviembre de 1986)Es importante sealar que los archivos han quedado involucrados en su tratamiento, conservacin, custodia y organizacin con una serie de obligaciones establecidas por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Slo por invocar algunos artculos relacionados con el tema citaramos el Art. 4; 17; 29, frac. V y VI; 32; 37 frac. IV y transitorio n. 10. Acuerdo Presidencial del 12 de noviembre 1982, se declara como tal, a los libros de contabilidad, registros contables y documentacin probatoria o justificadora del ingreso y del gasto pblico de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y constituyen el archivo contable gubernamental que deber guardarse, conservarse y custodiarse. El tiempo mnimo de guarda de estos documentos qued estipulado en por lo menos 12 aos, despus de los cuales se podrn estudiar para establecer su valor histrico o su baja definitiva. (DFO 12 noviembre 1982)

Acuerdo Presidencial del 14 de julio de 1980 el Archivo General de la Nacin fue ratificado como la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de archivos administrativos e histricos de la administracin Pblica Federal.

Entre las atribuciones del Archivos General de la Nacin estn el emitir las normas, polticas y lineamientos conforme a los cuales se fijen las relaciones operativas internas y externas entre las unidades que ejerzan las funciones de correspondencia y archivos administrativos. (DFO 14 julio 1980, art. 2, frac. II)

La aplicacin de las normas anteriores se instrumentaron mediante el Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, diseado y publicado en 1984 para modernizar y homogeneizar la organizacin y la conservacin de los archivos.RESUMEN DE LA LECCIN 4

En la leccin 4 se han estudiado principios bsicos para la formulacin una legislacin archivstica. Los temas centrales fueron:

Principios bsicos de una legislacin archivstica

Marco jurdico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben tener en cuenta al redactar una ley.

Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratan los archivos.PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Enumere tres principios bsicos para elaborar una ley archivstica.

2. Explique con sus propias palabras la importancia de tener una ley de archivos.

3. Qu carcter tienen los archivos segn la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos.

4. Existe alguna obligacin jurdica para los servidores pblicos de conservar los archivos de las oficinas en donde trabajan?

LECCIN 5

ORGANIZACIN DOCUMENTAL.

La leccin 5 estudia los principios bsicos de la organizacin documental. Define la clasificacin y la ordenacin. Explica en que consiste el principio de procedencia.

Los temas que se exponen son los siguientes:

La clasificacin de los archivos

La ordenacin de los archivos

Principios de la organizacin documental

Los archivos son centros de servicio interno y externo de una institucin. No son depsitos de una masa inservible de papeles. Ahora bien, para que un archivo cumpla eficazmente su propsito necesita de una adecuada clasificacin y de una buena ordenacin. Sin estas operaciones, los documentos se convierten, como seala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales u otros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposible saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. En realidad, si un archivo no est organizado es como si no existiera. La clasificacin y la ordenacin son operaciones fundamentales, el ncleo de la archivstica, el punto neurlgico. Sin embargo, al hablar de clasificacin y ordenacin como operaciones archivsticas, surge una cuestin que no debemos soslayar: La definicin de los trminos. Qu se entiende por clasificar y por ordenar? En no pocos autores se utilizan indistintamente estos vocablos. Se llega, como hace notar oportunamente Heredia, a identificar los trminos sin realizar una diferenciacin. En este sentido, se propone que ordenar es clasificar el material o a la inversa, clasificar es la accin de ordenar. De hecho, la separacin de ambas operaciones ya haba sido planteada por Schellemberg desde 1956. La ambigedad en el uso de estos vocablos en los manuales o estudios sobre el tema ha influido en la prctica archivstica, pues en el momento de efectuar un trabajo en algn archivo la aplicacin de los conceptos ha generado, en vez de organizacin, verdaderos desordenes, en el mejor de los casos.

La

organizacin

documental

se compone

de dos

operaciones:

la

clasificacin y

la

ordenacin.

El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica, plantea concebir estas operaciones como dos acciones distintas, relacionadas entre s y jerarquizadas. Se pudiera decir, que es una sola tarea que engloba ambas operaciones, inicindose con el proceso de clasificacin y terminndose con el de la ordenacin. Una exposicin amplia sobre el uso de los trminos en cuestin, la encontramos en el libro, antes referido, de Antonia Heredia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas de los tericos conocidos en el ambiente archivstico para tener un panorama del problema. Marcelo Nuez en su Manual terico - prctico, escribe que las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la clasificacin y la catalogacin. No habla de ordenacin como actividad indistinta con caractersticas y mtodos propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificacin. Por su parte, Simeone della Sacra Familia, en sus apuntes de archivstica, texto de la Escuela de Archivstica del Vaticano, siguiendo la tradicin archivstica italiana, usa la palabra ordenacin para definir las dos operaciones sin distinguirlas, sobreentendiendo, que la clasificacin o titolario, es parte del ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivstica latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostiene que el mtodo principal, fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificacin; luego, define la clasificacin como la accin de ordenar por clases. Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaracin de que clasificar es agrupar clases documentales, fondos y series; y ordenar poner uno tras otro los documentos singulares que estn en un expediente. Tanodi distingue los trminos, ms vuelve a insistir que el concepto de ordenacin lo aplica a todo el proceso de poner en orden los documentos, en todo su proceso vital.

Otra observacin pertinente en cuanto al uso de los vocablos que estamos analizando, y, que tomamos de la misma Heredia, es el relacionado con la confusin de las acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasifica por materias. La clasificacin, sostiene Heredia, se identifica con la accin de ordenar por materias y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabticamente por materias. Esta confusin, quiz se deba, segn apunta Heredia ms adelante, al empeo de los archivistas por huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria. Tambin, solemos escuchar frecuentemente: se catalogar el archivo, para sealar las operaciones de clasificacin y ordenacin; aplican el trmino catalogar para todo el proceso, siendo que la catalogacin, es un medio de descripcin que presupone una organizacin documental.

La clasificacin y la ordenacin archivstica, a diferencia de la clasificacin u ordenacin en otros campos, se sustentan en el principio de orden natural o principio gentico. En efecto, los documentos se producen como resultado de las funciones que realiza una institucin. En un archivo administrativo, la clasificacin se va dando de una manera natural. Los expedientes nacen orgnicamente porque su produccin responde a las funciones de la entidad generadora; esta organizacin documental le es impuesta por la actividad de la institucin. La clasificacin, es reflejo de las acciones de una institucin. En el caso de los archivos histricos, si estos no fueron organizados por cualquier circunstancia, la organizacin de los mismos deber efectuarse de acuerdo a un estudio crtico que precise las actividades y funciones de la institucin para re - crear su organizacin.

En suma, la clasificacin y la ordenacin son dos operaciones que forman parte de la organizacin documental. Son dos acciones distintas, con su propia metodologa, pero complementarias; van de la mano y en algunos casos se realizan casi simultneamente. Decimos casi simultneamente, porque otra de las caractersticas de estas acciones es su jerarquizacin. Primero se clasifica y luego se ordena. No se pueden ordenar documentos ni series si no estn debidamente clasificadas.

La organizacin

documental

se compone

de dos

operaciones:

la clasificacin

y

la ordenacin.La clasificacin.

Nocin de clasificacin.La primera operacin de la organizacin documental es la clasificacin. Esta actividad responde a un trabajo profundo e intelectual. Antonio Ma. Arag, afirma en un artculo, que en la clasificacin el archivista pone a prueba y demuestra su capacidad profesional...,sus dotes estratgicas...,su mentalidad lgica...y su sensibilidad para elegir el mtodo ms adecuado... La clasificacin requiere del archivista una preparacin multidisciplinaria en donde intervengan principalmente, conocimientos de archivstica, aunque parezca redundante; de administracin; de derecho; de diplomtica y de historia. Veamos brevemente porque se seala la necesidad del conocimiento archivstico. La formacin archivstica en Mxico es deficiente; la prctica comn en la mayora de archivos administrativos e histricos, es contar con archivistas habilitados que se han forjado en el tiempo, en las tareas cotidianas, en los lugares inhspitos y llenos de polvo. Estos archivistas habilitados son los que han tenido en sus manos la labor de conservar los acervos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubican cientos de papeles sin organizar. La mayora de estos archivistas no han tenido una adecuada formacin, por esta razn, llamamos la atencin sobre esta necesidad. Las dems disciplinas son auxiliares indispensables que coadyuvan a desarrollar las cualidades que expone Arag.

La lgica define a la clasificacin, como una operacin que tiene por objeto mostrar los gneros en los que estn contenidas las especies; consiste en agrupar los objetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferencias. Desde este ngulo, la clasificacin se efecta atendiendo a lo que tengan de comn los objetos que se van a clasificar. La clasificacin archivstica parte del presupuesto anterior, es decir, del agrupamiento de semejanzas y de la separacin de diferencias. En este caso, se habla de clasificacin de un fondo, de secciones de un fondo, de series de una seccin.

_____________________________________

La clasificacin archivstica, es una operacin

que agrupa los expedientes semejantes y al Definicin de

mismo tiempo, los separa en sus diferencias. clasificacin

____________________________________

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento est determinado por la misma actividad del organismo que produjo la documentacin y no por una decisin arbitraria. Est fundamentado en un principio gentico. Ms adelante veremos el principio sobre los que se sustenta la clasificacin.

clasificar

es

agrupar

las

series

homogneas

Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologa, seala que, clasificar y archivar- sinnimo de ordenar- son acciones que posibilitan de manera ptima la puesta en prctica de la regla de oro: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificacin se establece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (ordenar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concretando, clasificar, desde el punto de vista archivstico, es dividir un conjunto orgnico formando grupos (clases) homogneos en fondos, secciones y series como partes de la estructura de un todo y como reflejo fiel del funcionamiento y organizacin de la misma.

Regla de oro:

un lugar para

cada cosa y

cada cosa

en su lugar

Hacia una metodologa de la clasificacin.

La clasificacin correcta es la que se aplica despus de un anlisis y conocimiento del fondo y que nos viene dada por las funciones propias del organismo. La clasificacin no es creada por el archivista, sino que le viene impuesta por la propia documentacin; a l slo toca respetarla, reconstruirla y re - crearla. Y esto es mantener el principio de origen.

El primer paso fundamental en la clasificacin de archivos, sean de trmite, de concentracin o histricos, es conocer la institucin que los gener. Se hace indispensable analizar la historia del organismo, sus funciones, sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. En ningn modo la clasificacin podr hacerse a priori, sino sobre la base del conocimiento de la institucin.

La siguiente accin corresponde a identificar lo que Schellenberg ha llamado los elementos de la clasificacin. Estos son: a) las funciones; b) la estructura orgnica; y c) los asuntos de materias.

a) Las funciones son acciones atribuidas o encomendadas a una institucin. Estas funciones se plasman en trmites o asuntos. Las series documentales son acciones que los documentos refieren en su contenido.

b) En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin, la divisin de dependencias que producen los documentos.

c) Los asuntos de materia se refieren a los contenidos de los documentos expedientados.

De estos tres elementos es recomendable tomar en cuenta los dos primeros para una acertada clasificacin. El reflejo fiel de la institucin lo dan las funciones y la estructura. La tercera opcin, es raramente usada, pues al agrupar los documentos segn la materia o asunto, se corre el riesgo de romper el orden natural e imponer una clasificacin temtica, artificial. Ahora bien, es conveniente considerar que al tratarse de la clasificacin de una institucin viva o activa, lo ms recomendable es guiarse a travs de las funciones, porque stas son generalmente sustantivas, o en ciertos casos, las funciones se alargan o completan sin perder su sustancia; la estructura de un organismo activo es dinmico y cambiante, por eso tiene mayor seguridad tomar como base de clasificacin la funcin, aunque sta, puede estar auxiliada por la composicin estructural del organismo, pero como simple medio de referencia a posteriori. Las instituciones no activas pueden ser re - creadas por medio de las estructuras, es decir, a travs del organigrama que refleja la organizacin de sus oficinas, pero aqu tambin, las funciones que tuvieron no dejan de tener un papel preponderante. En suma, las funciones de un organismo nos sealan las actividades primordiales y aunque cambien de nombre las oficinas generadoras de esas acciones, no pierden, generalmente, su sustancia de acuerdo a la ndole de la institucin.

Principios de la clasificacin.

Tomando en consideracin la propuesta de Schellemberg presentamos los principios que deben regir a la clasificacin.

a) La clasificacin es anterior en jerarqua, a la ordenacin, aunque sta se realice en la prctica casi simultneamente.

b) La clasificacin se establece sobre una base a posteriori y no a priori. Esto debido a que la clasificacin es fruto de un estudio, de una reflexin, de una experiencia y de un anlisis. Las funciones y las estructuras de la institucin son las que dictan los trminos de una clasificacin.

c) No es conveniente realizar clasificaciones complicadas. Las cualidades de una clasificacin son la sencillez, lo funcional y lo efectivo.

d) La clasificacin debe tener consistencia y no partir de un criterio subjetivo que el da de maana cambie por gusto o moda.

La ordenacin.Nocin de ordenacin.

La ordenacin es la segunda operacin de la organizacin documental. La esencia de la ordenacin est en la unidad.

_________________________________

Ordenar es unir los elementos o unidades

de un conjunto relacionndolos unos con Definicin

otros de acuerdo a una unidad - orden. de ordenar

_______________________________

Esta operacin se aplica a cada serie, a cada expediente, a los documentos dentro de los expedientes. Hablamos de los expedientes y su contenido; documentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estrictamente hablar de la ordenacin de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome como sinnimo de organizacin documental.

Ordenar

es unir

elementos

de un

conjunto

relacionndolos

unos con otros.

Tipos de ordenacin.

Antonia Heredia propone tres tipos de ordenacin :

a) La ordenacin cronolgica. Heredia parte de la premisa de que no hay ms elemento estable que la fecha de un documento cuando sta est expresa. Los tres elementos fundamentales de este tipo de ordenacin es el ao, el mes y el da.

b) La ordenacin alfabtica. En sta se sigue el orden del abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas. Estos nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a que ste se refiera.

c) La ordenacin numrica para unidades de instalacin. En este sentido Heredia seala que la ordenacin numrica atae a las unidades de instalacin, es decir a los expedientes que llegan a un archivo administrativo en momentos diferentes. El nmero que se le da a cada expediente es relativo a su ingreso y al fichero registro del fondo que referir al nmero de los estantes del archivo. Se trata de una identificacin numrica que topogrficamente nos ubique los expedientes.

Operaciones relacionadas con la ordenacin.

La ordenacin suele ir acompaada de una serie de acciones de tipo mecnico que ayudan a darle forma y presentacin a los expedientes, y a los documentos propiamente dichos. Estas operaciones son:

a) Una accin importante que tiene ver con los documentos de los expedientes es la de alejar los clips, grapas, alfileres, broches, polvo, etc.

b) La conservacin del documento requiere del control y existen algunas operaciones como la famosa titulacin, foliacin o numeracin y sellado. Debido a los qumicos de las tintas, que existen hoy en da, algunos archivos se abstienen de efectuar esta labor. Sin embargo, con anlisis y cuidado es conveniente establecer la manera de dejar testimonio de la pertenencia archivstica y jurdica de un documento o de un expediente. Se recomienda para la foliacin y el sello los ngulos de los documentos.

c) Tambin en esta fase se coloca la fecha extrema de los asuntos en los expedientes o folders. As mismo, se acostumbra poner la numeracin que ubica de cada folder en referencia a la caja, al estante y al lugar dentro de cada caja o contenedor.

El principio archivstico de la organizacin documental.La organizacin documental se realiza y se sustenta bajo una metodologa establecida y que ha probado ser la ms idnea para la naturaleza de los archivos. Este principio fue desarrollndose a travs del tiempo hasta lograr dar un sistema propio al archivista, distinto al de las normas bibliotecarias que en un momento dado se utilizaban. As, naci el principio de orden original, o principio gentico, tambin llamado por los italianos y la misma escuela vaticana, mtodo histrico, como el ms acorde, el ms archivstico para clasificar y ordenar los fondos documentales. El mencionado mtodo se fundament sobre el principio de procedencia archivstica: integridad de los fondos y respeto al orden original.

_______________________________

El principio de procedencia postula

que cada documento debe estar puesto Definicin del

dentro del fondo del archivo de donde principio de

proviene y, dentro de este fondo, en el procedencia lugar que originariamente tena.

__________________________

El principio archivstico, conocido por algunos como de procedencia, exige, precisamente, el respeto y el reflejo de la organizacin documental de acuerdo a la produccin natural de los papeles y no a la implantacin de un criterio arbitrario y antinatural. De aqu se concluye, que una documentacin que haya sido desprovista de su articulacin originaria, de su vinculacin interna, ha perdido su razn de ser y su valor archivstico. El principio de procedencia no debe ser entendido de modo literal, sino en sentido archivstico, ya que los documentos de todo archivo nacen como resultado de una funcin administrativa; y esto es, lo que hay que reflejar, o en su caso re - crear, en la organizacin del mismo. Elio Lodolini seala, que solamente la reconstitucin incondicionada del orden originario satisface a toda exigencia cientfica. La metodologa que exige la organizacin documental, est fundamentada en un anlisis serio, en un estudio profundo de la institucin generadora, lo cual trae como consecuencia lgica, que el trabajo archivstico sea diferente de cualquier otro y constituya una experiencia irrepetible.

Cualquier clasificacin y ordenacin archivstica debe contemplar el respeto de la naturaleza del archivo y no confundir los elementos propios de la clasificacin (funciones y estructuras) con el principio universal de toda organizacin archivstica.

El principio

de procedencia

seala que cada

documento debe estar

dentro del fondo de

donde de proviene y

dentro, este fondo,

en el lugar que

originariamente tena

En conclusin podemos afirmar:

a) El principio de procedencia archivstica acompaa invariablemente a la organizacin documental.. Segn lo dicho anteriormente, el principio establece que los documentos deben conservarse en el archivo al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenan cuando se produjeron.

b) El principio de procedencia archivstica protege la integridad de las series documentales en el sentido de que, sus orgenes y los procedimientos por los que resultaron se reflejan en su ordenacin.

c) El principio de procedencia archivstico sirve para revelar el significado de los documentos; pues, el asunto o materia de los mismos documentos individuales, slo pueden entenderse completamente en el contexto del conjunto al que pertenecen.

d) El principio archivstico proporciona una gua de trabajo econmico para la organizacin, descripcin y servicio de los documentos.

e) El empleo del principio de procedencia archivstico no debe ser confundido con la procedencia literal, pues esta confusin podra ser fatal en la organizacin documental.

RESUMEN DE LA LECCIN 5

En esta leccin se expusieron los siguientes temas centrales:

La organizacin documental

El principio de procedencia

Se definieron los siguientes conceptos:

La organizacin documental

La clasificacin

La ordenacin

El principio de procedencia

PREGUNTAS PARA EVALUACIN

1. Explique en qu consiste la organizacin documental.

2. Distinga entre catalogacin, clasificacin y ordenacin.

3. Enumere tres principios bsicos de la clasificacin

4. Explique la diferencia entre la clasificacin de una biblioteca y la de un archivo.

5. Exprese con sus propias palabras en qu consiste el principio de procedencia.

LECCIN 6

LOS MEDIOS DE DESCRIPCINLa leccin 6 estudia los elementos bsicos de la descripcin archivstica.

Los temas que se exponen son los siguientes:

La norma internacional de descripcin archivstica ISAD (G)

La norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivsticos relativos a entidades, personas y familias ISAAR (CPF)

La gua general

El inventario

El catlogo

La tarea archivstica que sigue a la organizacin documental es la descripcin. En esta etapa se generan los instrumentos para el control y la consulta de los archivos. Conviene recordar que no es posible realizar instrumentos de descripcin sin antes, tener organizados los acervos. La descripcin es pues, reflejo de la organizacin documental.

Los instrumentos de descripcin fundamentalmente ayudan a ofrecer un servicio preciso y expedito a la institucin o al investigador dependiendo del nivel de archivo que se trate. La descripcin archivstica depender de la parte del archivo que se quiera dar a conocer. Dentro de la amplia gama de modelos de descripcin afines a esta disciplina, el Consejo Internacional de Archivos ha venido desarrollando desde 1989 una normatividad que permita estandarizar a nivel mundial los principales elementos que describen los archivos. En esta lnea en el ao de 1993 se adopt el proyecto ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y en 1995 la Norma Internacional sobre los Encabezamientos Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y Familias.

La norma internacional de descripcin ISAD (G)

La norma ISAD (G) tiene por objeto:

a) Asegurar la creacin de descripciones coherentes apropiadas e inteligibles por s mismas.

b) Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo.

c) Hacer posibles los encabezamientos autorizados; y

d) Posibilitar la integridad de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin.

La norma considera la descripcin multinivel, que abarca el fondo y sus partes como se muestra en el siguiente esquema.

Se aplican cuatro reglas generales a esta descripcin multinivel, que a continuacin se enumeran:

1 Descripcin de lo general a lo especfico Objetivo: representar el contexto y la estructura jerrquica del fondo y sus partes.

Regla: en el primer nivel la descripcin debe dar informacin del fondo como un todo. En los siguientes niveles se debe dar informacin de las partes descritas. Las descripciones se mostrarn en una relacin jerrquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel ms amplio (fondo) al ms especfico.

2 Informacin pertinente segn el nivel de descripcin Objetivo: representar de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripcin.

Regla: proporcionar, solamente, la informacin que sea adecuada al nivel que se est describiendo. Por ejemplo, si la unidad de descripcin es un fondo, no se proporcionar informacin detallada sobre el contenido de un expediente, ni sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor de la unidad de descripcin es una divisin del mismo.

3 Interconexin de las descripciones

Objetivo: dejar clara la posicin que ocupa en la estructura jerrquica la unidad de descripcin.

Regla: relacionar cada descripcin con la unidad de descripcin inmediatamente superior y, en su caso, identificar el nivel de descripcin.

4 No repetir la informacin

Objetivo: evitar la redundancia de la informacin en las descripciones archivsticas relacionadas jerrquicamente.

Regla: incluir, en el nivel superior que sea ms adecuado, la informacin comn a todas las partes que los componen. No repetir en el nivel de descripcin la informacin que se haya dado en un nivel superior.

La norma establece veintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de cualquier unidad. De stos, slo cinco son considerados como esenciales a toda descripcin.

1. El cdigo de referencia o como otros llaman, signatura.

2. Ttulo

3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin

4. Nivel de descripcin

5. Volumen de la unidad de descripcin

Cada elemento tiene un objetivo y una regla. De acuerdo a lo anterior, los elementos de descripcin estn agrupados en cinco reas de informacin. Slo enlistaremos los elementos de acuerdo a su rea respectiva y se detallar el rea que abarcan los cinco elementos imprescindibles, sealados anteriormente, ya que la presencia del resto depender de los objetivos perseguidos por la descripcin.

rea de Identificacin.1. Cdigo de referencia.

Objetivo: identificar el archivo y proporcionar un nexo de unin entre los documentos y la descripcin que los representa.

Regla: usar la ltima versin de la norma ISO 3166 de cdigos para la representacin de los nombres de los pases, seguido por el cdigo del archivo, e acuerdo con el cdigo normalizado de archivos del pas, seguido del cdigo especfico del archivo local, la signatura u otro identificador nico. El ISAD (G) trae como ejemplo el caso de un documento de los archivos Nacionales de Canad. CA NAC ANC C2358, CA es el cdigo del pas, NAC ANC el del archivo y C2358 la signatura de depsito.

2. Ttulo

Objetivo: dar nombre a la unidad de descripcin.

Regla: Cuando la unidad de descripcin tenga un ttulo formal, ste deber transcribirse textualmente palabra por palabra, con su orden y ortografa original, pero no necesariamente ni la puntuacin ni las maysculas. En caso de no existir un ttulo, se sugiere redactar uno conciso. En el nivel de fondo deber ser incluido el nombre del productor. En los niveles ms bajos se establece sealar el nombre del productor y n trmino que nos hable de la tipologa de los documentos que comprenda la unidad de descripcin, y si fuere apropiado, una frase reflejando funcin, actividad, materia, localizacin o asunto. Ejemplo:

Fondo: Archivo Histrico del Cabildo Metropolitano

Seccin: Gobierno

Serie: Actas Capitulares

Asunto: Acta que constituye el primer Cabildo.

3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin

Objetivo: identificar las fechas de creacin de la unidad de descripcin.

Regla: las fechas se establecern tanto en el caso de una nica data como en el de un periodo cronolgico. Se debern incluir las fechas de creacin si es un periodo cronolgico, excepto si la unidad de descripcin es un fondo en el que se recibirn nuevas transferencias. Ejemplo:

4 octubre de 1749

Circa 1810

1855

Antes de 1864

1877 1910

1914-

03/04/1920 23/12/1930

Opcionalmente se pueden incluir fechas dominantes. En tal caso se establece no

incluir las fechas predominantes sin las fechas extremas:

1810 1821 (predomina 1815 1818)

1910 1940 (predomina 1914 1917)

4. Nivel de descripcin

Objetivo: identificar el nivel de descripcin.

Regla: se debe identificar el nivel de descripcin: fondo, serie, subserie, expediente, unidad documental.

5. Volumen de la unidad de descripcin

Objetivo: especificar el volumen fsico y el soporte de la unidad de descripcin.

Regla: se debe describir el volumen de la unidad de descripcin dando el nmero de unidades fsicas en cifras arbigas y la denominacin ms apropiada del tipo de soportes. Ejemplos:

2 rollo de pelculas

20 expedientes

10 volmenes

rea de Contexto6. Nombre del productor.

7. Historia institucional/biografa.

8. Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de descripcin.

9. Historia de la custodia de los documentos.

10. Forma de ingreso.

rea de Contenido y Estructura11. Resumen/nota de alcance y contenido.

12. Valoracin, Seleccin y Eliminacin.

13. Nuevos ingresos.

14. Organizacin.

rea de Condiciones de Acceso y Utilizacin

15. Situacin jurdica.

16. Condiciones de acceso.

17. Derechos de autor/normas sobre reproduccin.

18. Lengua de los documentos.

19. Caractersticas fsicas.

20. Instrumentos de descripcin.

rea de Documentacin Asociada21. Localizacin de los documentos originales.

22. Existencia de copias.

23. Unidades de descripcin relacionadas en el Archivo.

24. Documentos complementarios en otros archivos.

25. Biografa.

rea de Notas

26. Notas.

Los instrumentos o medios de descripcinLos instrumentos de descripcin generalizados son: la gua general, el inventario y el catlogo. Brevemente veamos cul es el significado de cada uno de ellos.

La gua general

La gua general orienta de manera global y destaca lo ms importante de un archivo. Pueden ser los fondos de un archivo, como la gua del Archivo General de la Nacin, los de un solo fondo, como la gua del archivo histrico del obispado de Michoacn de la Casa de Morelos; la gua, contiene informacin sobre el archivo y su contenido. Se dan noticias del origen y creacin del archivo, de la historia de la institucin generadora, de los problemas por los que el acervo ha pasado, de la historia del edificio, de la ubicacin, si es el caso, de fondos que no estuvieran en la sede a describir, o de aquellos fondos que hayan llegado de otro lugar, de las modificaciones en la organizacin de los fondos, de la bibliografa relacionada con el material documental, de la relacin completa de los instrumentos de descripcin sobre los fondos, del tipo de servicio que se da al pblico. La gua general comnmente corresponde a la descripcin de un archivo histrico.

Qu es un inventario archivstico?

El inventario archivstico es un instrumento que describe la clasificacin de un fondo de manera global sin descender a las particularidades de las piezas o unidades archivsticas. Por tanto, el inventario no puede confundirse con el catlogo ni con el ndice. El inventario archivstico no es un enlistado o relacin de objetos como los inventarios de bienes muebles que realizan las dependencias pblicas y privadas que necesitan controlar la existencia de todos los enseres de oficinas o de los lugares en donde los empleados prestan su servicio. Existen reglas especficas para realizar un inventario archivstico. En l, se describen las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin cuando hablamos de archivos de trmite o de concentracin, o bien, es resultado de la descripcin de las series que integran las secciones o un fondo documental de un archivo histrico. El campo de accin de un inve