Resulta difícil establecer una periodificación clara en el estudio de la evolución del tratamiento de los documentos de archivo.

existe una clara dicotomía entre disciplina y objeto de atención

mientras que los archivos y los documentos, tienen una existencia clara y de larga duración, la disciplina que los trata, por el contrario, es de factura

relativamente reciente.

¿por qué?

la razón

• La evolución histórica de la archivística la podemos dividir en dos grandes períodos:

Período prearchivístico

Período de desarrollo archivístico

Período durante el cual el tratamiento de los fondos documentales se ha caracterizado por la indefinición en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas.

Período durante el cual tanto en la teoría como en el tratamiento de los fondos documentales se logra unos niveles de suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística.

• Si seguimos la propuesta de Robert H. Bautier, podemos dividir al período prearchivístico en cuatro subperíodos:

La época de los archivos de palacio: que se corresponde con la AntigüedadAntigüedad.

La época de los cartularios: correspondiente a la Edad MediaEdad Media (s. XII – XV).

La época de los archivos como arsenal de la autoridad: que abarca desde el siglo XVI hasta principios del siglo XIX (Antiguo Antiguo RégimenRégimen).

La época de los archivos como laboratorio de la Historia: que se extiende desde principios del siglo XIXsiglo XIX hasta mediados del siglo siglo XXXX.

• Para Luciana Duranti y Cruz Mundet la gestión y el tratamiento de los documentos se puede remontar hasta la constitución de los primeros grupos sociales.

• Sin embargo, otros como Sandri , hacen coincidir los orígenes de esta práctica con los de la escritura, más precisamente con la difusión del uso de la misma y por tanto del material escriptorio.

• Waegemann sitúa el nacimiento del tratamiento de los documentos con la invención del papel, en China, hace aproximadamente 4.500 años.

• Teóricos radicales de la gestión de documentos como Ira A. Penn y sus colaboradores A. Morddel, G. Pennix, K. Smith y J. Coulson, sitúan alrededor del 5000 a.C., la producción de los primeros registros por la civilización sumeria.

• Los registros sumerios estaban relacionados con asuntos comerciales tales como impuestos, préstamos e inventarios y fueron gestionados por los sacerdotes del templo.

• Ernst Posner estableció, a partir de restos arqueológicos, que durante la época de las tablillas de arcilla (3000 a.C. al 500 a.C.) los documentos eran conservados por la oficina que los había creado y recibido.

La Antigüedad

• Estas tablillas generalmente estaban organizadas de manera cronológica según la función o actividad con la que estaban relacionadas.

• mediante símbolos o etiquetas en sus extremos dentro de los grandes recipientes de barro en los que se hallaban almacenadas.

• Este método de controlar los documentos se localiza según Evans en el Sudeste de Mesopotamia, en el Irak actual.

• Las excavaciones de Tell Hariri,, Ras-Shamra, Nippur, … han dejado prueba suficiente de la existencia de archivos y por tanto de fondos documentales organizados.

• Estas excavaciones sacaron a la luz archivos reales, archivos de templos, archivos bancarios (familia Murasu).

• Ahora bien, más interesadas en recuperar textos que en reconstruir su organización, estas excavaciones nos han privado de conocer la sistematización de esos fondos.

¿Cómo se identificaban?

• Podemos citar una excepción a lo anteriormente comentado. Se trata de la excavación que puso al descubierto documentos de los reyes hititas de los archivos de Ugarit.

• En Ugarit, se conservó completo el edificio de los archivos reales, manteniéndose intacta su organización original. Éste estaba compuesto por tres depósitos diferentes:

• El reparto de la documentación en las salas o depósitos de este archivo evidencia que los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados

según una clasificación rigurosa.

Documentación de carácter diplomático.

Documentación de carácter financiero.

Documentación de carácter administrativo.

• Durante el periodo del "Nuevo Imperio", en Egipto (1530-1050 a.C.), crear y gestionar registros fue una importante operación gubernamental.

• Naturalmente, la gestión de estos registros en formato de tablilla de arcilla fue algo primitiva.

• No obstante, el hecho de que fueran creados y mantenidos fue un gran avance para la sociedad civilizada.

• Las inundaciones periódicas del Nilo exigían la producción de documentación cada vez más numerosa y de todo tipo.

• Esta documentación debía ser convenientemente tratada para asegurar el buen funcionamiento del imperio. Posner, citando a Wittfogel, indica que:

“Los dueños de la sociedad hidráulica fueron grandes constructores, porque fueron grandes organizadores; y fueron grandes organizadores por que fueron

grandes gestores de documentosgrandes gestores de documentos”.

• La civilización egipcia de la época faraónica y ptolemaica adoptó un nuevo soporte, el papiro, pero esto no significó la introducción de nuevos métodos de control de los que se tenga evidencia.

• En lo que respecta a GreciaGrecia y RomaRoma, el conocimiento que poseemos tanto del archeion como del tabularium procede de fuentes mayoritariamente indirectas: los historiadores clásicos, las inscripciones epigráficas (inscripciones realizadas en piedra o metal) y los restos arqueológicos.

• Los griegos en su "archeionarcheion" guardaban las actas públicas, tanto las de carácter político - administrativo como las de carácter notarial, para servir de garantía a los ciudadanos.

• La palabra, el concepto y la función pasan al latín "archivum" de donde etimológicamente se hace derivar el término “archivo” castellano.

• En el caso de Roma, el término utilizado era “tabulariumtabularium” (archivo público).

• Por tanto, podemos decir que Grecia y Roma tenían archivos civiles.

•Las características de la gestión y tratamiento de documentos en Grecia y Roma pueden resumirse como sigue:

1.- El archivo surge como una institución con entidad propia, con una legislación específica e identificado con toda claridad (archeion -

Grecia y tabularium - Roma).

2.- Existen responsables de su custodia (el aerópago y el epistate) y servidores específicos (los censores y los prefectos), lo que es prueba

de la importancia que se les concedía.

3.- Los archivos más que nunca cobran una doble utilidad, la administrativa y la jurídica. Las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. El Derecho (especialmente el

romano) establece el valor probatorio del documento escrito.

4.- En ambas civilizaciones se contempla el principio de autenticidad documental y su consiguiente vigor legal. La custodia en los archivos

públicos determinaba la autenticidad de un documento.

5.- Aunque existían archivos privados: familiares, religiosos, económicos, etc.; es el archivo público, dependiente de las

instituciones del Estado, el archivo por antonomasia.

6.- Como afirma Lodolini, “los documentos eran creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración; la

gestión del poder y la gestión de los documentos estaban

estrechamente ligados”. Diferencias 1.- Dada la distinta concepción en el modelo de Estado; el griego

basado en ciudades independientes y el romano fuertemente centralizado; sólo en este último caso es posible hablar de la

existencia de un sistema de archivos públicos. De hecho se estableció un red de archivos en provincias.

2.- En Grecia, surge, unido a la noción de Democracia, el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Derecho de

los ciudadanos de acceder a los documentos públicos

Por el contrario, en Roma, el acceso estaba reservado a determinados funcionarios.

La caída del Imperio Romano tuvo importantes repercusiones sobre la producción documental.

la imposición del derecho germano sobre romano

mientras que el derecho romano basaba el valor probatorio en el documento escrito, el germano imponía el procedimiento oral y la prueba testimonial.

• Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el descenso general de nivel cultural.

la causa fundamental

la consecuencia

• En la Edad Media hablar de documentos significa referirse a un objeto que reúne en sí un doble carácter:

• ser fruto de la necesidad o de la utilidad y,

• a la vez, de lujo.

• El documento es siempre en pergamino, caro y escaso, y su redacción-creación es compleja y sólo ejecutable por un reducido número de expertos o profesionales.

•Todos estos elementos se dan cita únicamente en las cortes señoriales feudales y en los centros monásticos importantes.

• Esto nos lleva a diferenciar en estos momentos entre dos clases de depósitos:

La Edad Media

• Clásico de los centros monásticos. Reúne los documentos recibidos desde las dos instancias de poder a las que está sujeto el monasterio:

Depósitos de recepción

Poder eclesiástico: cancillería papal o episcopal

Poder civil: cancillerías feudales, señorial o Real

• Son los formados por el poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio pleno de sus funciones y facultades.

Depósitos de expedición

• Recibe además los documentos derivados de las relaciones jurídicas privadas del monasterio con instituciones similares o con particulares.

• A partir de todos ellos se escriben los cartularioscartularios, habitualmente de manera progresiva, a lo largo de una o más generaciones.

• Es un depósito de carácter mixto, en la medida en que recibe también documentos de sus iguales.

• Su base está constituida por las copias de los documentos que se producen en su cancillería.

• Estas copias que también se registran en formato códice normalizado, tienen como objeto únicamente el administrativo y de gobierno, memoria práctica y de referencia.

• Al ser los reyes y señores feudales itinerantes, creaban y preservaban pocos documentos.

el reducido volumen y la naturaleza del contenido de estos depósitos no presentaban excesivos problemas con respecto a su tratamiento.

en el siglo XII, los reyes y la nobleza comenzaron a establecer sus sedes de gobierno. De esta manera los archivos también fijaron su ubicación, al tiempo

que aparecían nuevos tipos documentales.

por tanto

sin embargo

• Peter Waegemann afirma que el primer programa de gestión de documentos se desarrolló en el siglo XII, bajo el emperador Federico I Barbarroja.

• Éste proclamó un decreto que prohibía el uso del papel para la documentación importante, determinando así el uso del pergamino.

• La supervivencia de estos conjuntos de documentos de la Edad Media depende del azar, ya que todo depósito de documentos en desuso o que ha perdido vigencia tendía a desaparecer por varias razones:

Por destrucción al ser considerados inútiles.

Por accidentes, como incendios.

Por acontecimientos fortuitos, como guerras.

• Durante estos siglos, se resuelven los problemas de almacenamiento de los documentos, por medio de:

• Los cartularios se constituyen por un proceso de sustitución de los originales por sus copias, siempre que vengan certificados por un notario.

• El conjunto de documentos se copia en secuencia cronológica en un libro o códice encuadernado.

La reunión de los originales en un lugar específico y,

La trascripción-duplicación por seguridad. De esta forma se sustituían los documentos originales por copias en forma secuencial en libros cartularios, que eran reflejo del propio archivo y en cierta manera su sustituto. Los cartularios, en consecuencia, harían las veces de archivo por su poder sustitutorio.

• Durante el siglo XIII se produce el primer gran paso de carácter cualitativo en la historia de los archivos debido a la:

•Además a esta situación tendríamos que añadir:

•En los siglos XIII al XV tienen lugar también dos hechos sustanciales:

Evolución de las administraciones y cancillerías y

a la aparición de núcleos de comerciantes pre-burgueses, sobre todo italianos

La difusión del uso del papel y

la sustitución del latín por las lenguas “romances”.

Nacen nuevos tipos de depósitos de registros vinculados, por una parte; a los nuevos grupos sociales urbanos (comerciantes e intelectuales), cuya actividad encuentra en la escritura su vehículo específico de desarrollo; y por otra, a las instituciones jurídicas renovadas (tribunales y notariado estables).

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• Las administraciones centrales clásicas crean su propia red o "servicios" de archivos.

• De igual modo, las nuevas administraciones territoriales y locales dan lugar a otros tantos archivos.

• Es en este periodo, cuando surge una imperiosa necesidad hasta entonces desconocida: la necesidad de informarsela necesidad de informarse.

• La información significa documento escrito, de ahí que se multiplique de manera extraordinaria el número de los mismos en todos los niveles y actividades (administración, comercio, enseñanza, etc.).

Se produce una evolución administrativa que lleva implícita la formación de una red de archivos.22

Este aumento cuantitativo de documentos

primeros problemas

plantea

recuperación de su contenido

almacenamiento físico

de

desarrollo de las primeras técnicas de tratamiento

provoca

vinculadas

a las técnicas administrativas.

Como consecuencia de lo anterior, en las administraciones de gran tamaño aparecen los especialistas de dicho tratamiento.

• La centralización de depósitos acelera la acumulación de documentos, a menudo diversos y situados en villas o edificios distantes a lo largo del territorio, alrededor del monarca o señor feudal.

• Esto provocará el nacimiento y desarrollo de sistemas de descripción documental especializados: los inventariosinventarios.

• Cada inventariador de documentos adoptará unos criterios específicos que le llevarán a unos resultados concretos.

• Por tanto estamos hablando de una actividad intelectual nueva o renovada, que exige poder de abstracción y requiere el establecimiento de unas reglas diferentes.

• Este nuevo elemento, el inventario, hace de intermediario entre los documentos y los usuarios.

• Cambios en el funcionamiento de las administraciones• Crecimiento geométrico en la producción de documentos

– Formulación de nuevas teorías para el tratamiento de dichos documentos

– Teorización sobre prácticas– Nacimiento de un conjunto de normas, técnicas y procedimientos con

entidad propia y personalidad definida • Difusión de la educación y aprendizaje de la escritura

– Uso de los documentos para un fin diferente al administrativo– Por colectivos o personas que no son ni el propietario, ni el receptor de

los documentos• Uso generalizado del papel

– Modificación del sistema tradicional de registro• Series cronológicas separadas (de entrada y salida)• Aparecen los primeros expedientes (numerado según el orden de creación)• Rudimentario cuadro de clasificación

Antiguo Régimen

• Desarrollo de las monarquías absolutas

– Aumento descomunal de la masa de papel– Los gobernantes adquieren conciencia clara de la importancia

de esta masa documental para el gobierno y la administración• Desarrollo del espíritu burgués humanista

– intromisión de los documentos en los círculos de estudio y en los circuitos culturales

• Desarrollo de la cultura libresca y del mundo editorial• Progresiva crisis y decadencia de instituciones,

organizaciones, etc.

modificación del método de trabajo erudito, con la aparición de un concepto nuevo de la historia y su estudio, a partir del uso de documentos

• El documento se convierte en monumento• Objetivización de la cultura antigua clásica• Interés científico por los autores fallecidos

• Aparecen y se desarrollan como tales las primeras publicaciones archivísticas

• A lo largo del siglo XVII, se mejoran los métodos de concentración archivística en grandes depósitos

• Es en este momento cuando se comienza a plantear la disyuntiva archivo histórico-archivo administrativo

• En el siglo XVIII, se consolida la “fractura” administrativa europea, que comenzó a gestarse en el siglo XVI

• La Europa central, oriental y septentrional adopta la registratur, mientras que la Europa central y meridional permanece, en su mayoría fiel al sistema cronológico

Impulso a la descripción y normalización documental

• El periodo que se inicia con la Revolución Francesa supone el desarrollo progresivo de una estructura estatal centralizada que se ha denominado como Estado burgués

• A pesar de sus ventajas, los principios de racionalidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto negativo en el mundo de los archivos– Los nuevos profesionales adoptan el método de clasificación

sistemático o de materias– Muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con

criterios ideológicos o temáticos• Sistema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses

• No obstante, también aportó principios beneficiosos, como el derecho de eliminar documentación inútil

• Fiebre de formación profesional– Ecole de Chartes (Francia) 1821– Institut für Oesterreichische Geschichtsfurung (Austria) 1854– Escuela de Diplomática (España) 1856– Scuola di Paleografia e Diplomatica (Italia) 1857

• Creación de los Archivos Nacionales (como depósitos de concentramiento)– Archives Nationales (Francia) 1790– Archivo Histórico Nacional (España) 1866

• A finales del XIX se desarrollan las técnicas de reproducción y evoluciona el equipo de archivo

• Principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Natalis de Wailly. 1841

• Primer manual profesional: Müller, Feith y Fruin. Holanda. 1898

• Los estados crean departamentos especializados para los archivos

• Formación de redes estatales de archivos– Dependientes de departamentos como presidencia, interior,

cultura o educación

• Expansión sostenida de la administración estatal– El Estado asume progresivamente los servicios de educación,

sanidad, economía, etc.– multitudes de documentos pasan al dominio público desde el

privado

socialización del uso de los archivos y nacimiento de los primeros problemas reales de almacenaje y tratamiento

• La función de archivero adquiere fisonomía y carácter propios

• La profesión se define progresivamente– Fundación de escuelas especializadas de

formación– Formulación de los principios teóricos

fundamentales– Producción profesional día a día más

abundante:• Hilary Jenkinson (1922)• Casanova (1928)

• Después de la II Guerra Mundial una serie de impactos múltiples crean un proceso de aceleración en el mundo de los archivos y su evolución

• Una profesión aún en fase de asentamiento y definición se vea abocada a redefinición de alguno de sus principios y actitudes:– las necesidades de la administración constituirán el factor que obligue a

la profesión a replantearse sus presupuestos y le decida a ocupar un espacio vacío

• creciente grado de actuación de las administraciones• nuevos procedimientos de producción y reproducción de documentos• ritmo acelerado de las sociedades industriales

generación de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible

esa fuente de información es absolutamente necesaria para el buen funcionamiento de las administraciones

Son necesarios técnicos para poner orden en el caos y hacer útil la documentación para la gestión diaria

• El punto que marcó cronológicamente el periodo de despegue de la archivística fue la II Guerra Mundial:– Necesidad de investigar y difundir el

conocimiento de los crímenes nazis contra la humanidad

• Libre acceso a los archivos del III Reich• Interés de la documentación contemporánea para la

investigación– Expansión de la democracia como modelo de

organización social:• cumplimiento del principio de transparencia en el

quehacer de las administraciones públicas• Apertura de los archivos no sólo a la historia, sino

también a la ciudadanía y sus representantes

• Los cambios se pueden globalizar en los siguientes puntos:

– La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades, no sólo a nivel de manuales (Brenneke, 1953; Schellenberg, 1956; Tanodi, 1961), sino también a nivel de publicaciones periódicas (La Gazette des Archives, The American Archivist, Archivum, Der Archivar, etc.).

– El campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la administración. Se ha pasado de una preocupación por lo histórico a una concepción global del servicio de archivo, mediante la acuñación de un nuevo concepto, el del “ciclo de vida de la documentación”.

– La ampliación del dominio archivístico ha llevado, así mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera muy destacada en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas: la del records management o gestión de documentos administrativos y la tradicional o administración de archivos.

– Las nuevas tecnologías de la información además de facilitar los procesos, han descubierto campos inéditos como el de la documentación audiovisual y el tratamiento de registros electrónicos.

– Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso han creado un nuevo campo del derecho, relativo al régimen jurídico de la documentación. La problemática del libre acceso se ha agravado enormemente en los entornos electrónicos.

– Este proceso de renovación y revalorización, junto a la modificación de las actitudes profesionales y sociales, ha provocado la aparición de un nuevo tipo de usuarios.

– El mundo de los archivos ha evolucionado hacia una concepción universalista, buena prueba de ello es la creación de órganos y asociaciones internacionales.

Una cuestión fundamental que sí supuso, y supone, una verdadera “revolución” en el mundo de los archivos, fue la modificación del tratamiento y gestión de los documentos administrativos, iniciada en los Estados Unidos, y que es

conocida como records managementrecords management.