Guía para la auditoría archivística

1Guía para la auditoría archivísticaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Guía para laauditoría archivísticaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Archivo General de la NaciónMercedes de VegaDirectora GeneralClaudia López Iglesias Directora del Sistema Nacional de ArchivosMaría Fernanda Treviño CamperoDirectora de Publicaciones y DifusiónMarco Antonio Silva MartínezJefe del Departamento de Publicaciones

Primera edición, México, 2015ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7ISBN Volumen: 978-607-95901-5-4D. R.©Archivo General de la Nación MéxicoEduardo Molina 113Colonia Penitenciaría Ampliación Delegación Venustiano CarranzaCódigo postal 15350, México, D. F.

Contenido

PRESENTACIÓN 5OBJETIVOS 6ÁMBITO DE APLICACIÓN 6MÉTODO DE APLICACIÓN 7GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA 81.- Área coordinadora de archivos 92.- Unidad de correspondencia 113.- Archivo de trámite 114.- Archivo de concentración 135.- Archivo histórico 14MARCO NORMATIVO 15GLOSARIO 18ANEXOS 26

55 Guía para laauditoría archivística

PRESENTACIÓN

El Archivo General de la Nación ( ) lleva a cabo una estrategia para incentivar el cumplimiento normativo y de los procesos técnicos de la gestión documental en la Administración Pública Federal ( ). Esto tiene como objetivo consolidar los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las líneas de acción del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las instituciones de la deben establecer modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la información. Para ello es necesario:Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo

y administración de documentos

Líneas de acción Tipo de línea de acciónEntidad encargada del

seguimiento1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la de los instrumentos.Coordinación de laestrategia.1.7.2 Implementar un sistema unificado de clasificación archivística que propicie un lenguaje común.

1.7.3 Establecer un sistema institucional de archivos físicos y electrónicos.1.7.4 Vincular los procesos de las dependencias y entidades con la estructura archivística establecida en la Ley Federal de Archivos ( ). General.


Líneas de acción Tipo de línea de acciónEntidad encargada del

seguimiento1.7.5 Fortalecer una cultura archivística en los servidores públicos de la . General.1.7.6 Definir mecanismos de conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de la . Coordinación de laestrategia.

OBJETIVOS

• Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los Órga nos Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la clasificación, organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, ad quieran, transformen o conserven por cualquier medio, emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.• Evaluar el cumplimento normativo y los procesos técnicos archivísticos que deben cumplir las dependencias y entidades de la para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos a través de sistemas modernos de gestión documental.• Valorar las actividades desempeñadas dentro del sistema institucional de archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivísticos y estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta guía es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los en materia de archivos.


MÉTODO DE APLICACIÓN

Se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, de los sujetos obligados establecidos en el artículo 4, fracción de la .En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cum ple par cialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes.La aplicación de la presente guía se realizará de la siguiente forma:Entrevista en sitio. Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso, histórico.1Inspección física. Realizar visitas de inspección a los archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos.Revisión de documentos y registros. Se verificará que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.La información recopilada a través de estos elementos debe ser analizada y relacionada entre sí, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los pro-cesos archivísticos de la institución.

1 Véase anexo A.


GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

La metodología empleada para la realización de la auditoría archivística se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento de los siguientes niveles de la gestión documental:Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.Nivel documental. Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, establecidos en el artículo 19 de la , para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales. El cumplimiento de estos niveles se irá observando de acuerdo con el orden jerárquico y estratégico de los elementos que conforman el sistema institucional de archivos:


1. Área coordinadora de archivos2. Unidad de correspondencia3. Archivo de trámite4. Archivo de concentración5. Archivo histórico 1.- Área coordinadora de archivos 2

Objetivo. Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecua-da administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las unidades administrativas y/o áreas competentes en cada dependencia y en-tidad, a fin de garantizar la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos.1.1. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de la , su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.1.2. El responsable del área coordinadora de archivos formará parte del Comité de Información de la dependencia o entidad, como asesor en materia de archivos, con voz y voto.1.3. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información, o su equivalente, el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes

2 Véase anexo 1.


que contengan información y documentación clasificada, reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad.1.4. Preparar o actualizar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, históricos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los inventarios documentales y la Guía simple de archivos.1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado.1.6. Crear y presentar al Comité de Información, o equivalente, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento.1.7. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el , en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables a los demás sujetos obligados.1.8. Organizar, con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.


2.- Unidad de correspondencia3Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envío, entrega y recepción de la correspondencia y paquetería oficial, interna o exter-na, en todas las áreas de la dependencia o entidad, respetando el principio de privacidad y confidencialidad.2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de entrada y salida.2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepción de la correspondencia y paquetería oficial, así como su entrega a las áreas responsables de su trámite y verificación.2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trámite. 2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia y paquetería oficial.

3.- Archivo de trámite4Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trámite en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.

3 Véase anexo 2.4 Véase anexo 3.


3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite.3.2. El archivo de trámite contará con la infraestructura necesaria para administrar, conservar y localizar los expedientes de archivo.3.3. Los procesos archivísticos se realizan conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración del archivo de trámite.3.4. Facilitar a los servidores públicos autorizados el préstamo y consulta de los expedientes que obran en el archivo de trámite.3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentración, de la documentación cuyo trámite haya concluido y se hayan cumplido los plazos de conservación previstos en el Catálogo de disposición documental.3.6. Realizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, la elaboración o actualización del Cuadro general de clasificación, del Catálogo de disposición documental, de los inventarios documentales y de la Guía simple de archivos.3.7. Llevar a cabo la valoración y selección documental conforme al Catálogo de disposición documental.3.8. En los casos de documentación siniestrada, o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.


4.- Archivo de concentración5Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentración adscrito al área coordinadora de archivos, donde se custodiará aquella documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.4.1. Cada sujeto obligado contará con un archivo de concentración.4.2. El archivo de concentración contará con la infraestructura necesaria para administrar y conservar los expedientes de archivo.4.3. Realizar los procesos archivísticos conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración de los documentos.4.4. Facilitar a los servidores públicos autorizados el préstamo y consulta de los expedientes transferidos al archivo de concentración.4.5. Ejecutar la valoración y selección documental, de conformidad con los plazos de conservación y destino final establecidos en el Catálogo de disposición documental.4.6. Realizar la transferencia secundaria al archivo histórico, de la documen-tación cuyos plazos de conservación hayan concluido, de conformidad con el Catálogo de disposición documental.

5 Véase anexo 4.


4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los inventarios documentales y la Guía simple de archivos.4.8. En los casos de documentación siniestrada o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.

5.- Archivo histórico6Objetivo. Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valor histórico al , de conformidad con las disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio.Revisar que el archivo histórico esté adscrito al área coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación y difundir su acervo e instrumentos de consulta.5.1. Cada sujeto obligado podrá contar con un archivo histórico.5.2. El archivo histórico tendrá la infraestructura necesaria para administrar y conservar los expedientes de archivo.5.3. Realizar los procesos archivísticos conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración de la documentación.5.4. Facilitar el préstamo y consulta de los expedientes con valor histórico.

6 Véase anexo 5.


5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, el Inventario general y la Guía simple de archivos.5.6. En los casos de documentación siniestrada, o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.

MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. • Ley Federal de Procedimiento Administrativo. • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Archivos. • Reglamento de la Ley Federal Archivos.• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sea útil, a título gratuito. • Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del . • Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.


• Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. • Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.• Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.• Norma General de Información Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. • Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.• Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y noti icación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección. • Lineamientos generales para el acceso a la información gubernamental en la modalidad de consulta directa. • Lineamientos generales para la clasi icación y desclasi icación de información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Ad-ministración Pública Federal para noti icar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados. • Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.


• Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, noti icaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. • Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal. • Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. • Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental. • Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasi icación archivística. • Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. • Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al . • Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo.• Instructivo para la transferencia secundaria de la documentación generada por las dependencias y entidades respecto de los recursos públicos federales transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores. • Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográ icos. • Guía para la identi icación de series documentales con valor secundario. • Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.


GLOSARIO

Administración de documentos. Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico o su eliminación.Archivo. Se consideran tres acepciones: • Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por persona ísica o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.• Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y difusión de diversos archivos; por ejemplo el .• Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.

Archivo de trámite. Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una institución. Resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de gestión o primario. Archivo de concentración. Resguarda los documentos de consulta esporádica (semiactivos) que se reciben de los archivos de trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo semiactivo, intermedio o secundario.


Archivo histórico. Conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración; es la unidad responsable de conservar y divulgar la memoria documental de una institución. El archivo histórico puede recibir otros fondos en donación, resguardarlos en comodato o mediante la compra de archivos.Área generadora/área de procedencia del archivo. Se re iere a las diferentes coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departa-mentos, o equivalentes, donde se generan o reciben los documentos de la institución.

Asunto. Contenido especí ico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa. Baja documental. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, iscales, contables o técnicos y que no contenga valores históricos.Catálogo de disposición documental. Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasi icación de reserva o con idencialidad y el destino inal.Clasificación. Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que re lejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización. Consiste en separar los documentos en grupos


y categorías según la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora, o — si se trata de un fondo particular— según las actividades del personaje que generó los documentos o la temática de los mismos en el caso de las colecciones.Cuadro general de clasificación archivística. Esquema que re leja las atribuciones y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).Depuración. Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.Descripción archivística. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta —tales como la guía, el inventario, el catálogo y los índices— que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. Para llevarla a cabo es necesario considerar al menos los seis campos obligatorios de la norma internacional general de descripción - , así como cuidar la redacción y la ortogra ía.Diagnóstico de archivos. Proceso que permite obtener una visión integral de la situación y problemática archivística de una entidad mediante el análisis y evaluación de las áreas de archivo y clasi icación de los documentos. Es necesario, sobre todo, en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en síntesis, es la primera etapa de la creación de un sistema de administración de documentos. Entre otros aspectos, deberá evaluarse:

• El estado de organización de los tres tipos de archivo —trámite, concentración e histórico— para determinar las áreas prioritarias con las que se dará inicio al proyecto.• Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la institución.• El estado de conservación de los documentos.


• Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia. • Las áreas físicas asignadas para el resguardo de los archivos.• El personal a cargo de los archivos y la detección de necesidades de capacitación. • Los requerimientos de bienes muebles para la conservación y guarda de archivos.

Destino final de los documentos. Es la situación en que se encuentran los expedientes con sus documentos, una vez que han cumplido su plazo precautorio de resguardo en los archivos de trámite y concentración y están listos para su baja o conservación de initiva en el archivo histórico, de acuerdo con el Catálogo de disposición documental. Documentación semiactiva. Documentación de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica. Se resguarda en el archivo de concentración.Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio de sus funciones, por instituciones o personas ísicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotogra ías, etcétera) y en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre ijado en un soporte.Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.Documentos de comprobación administrativa. Documentos creados o recibidos por una institución o individuo en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos, facturas de correspondencia, vales de papelería, tarjetas de asistencia, entre otros.


Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios.Foliación. Es la numeración de todas y cada una de las fojas que integran el expediente. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasi icación y la ordenación sean de initivas, iniciando en cada expediente con el uno en la primera foja y hasta el número que se llegue dentro de ese expediente.Fondo documental. Es el conjunto de documentos generados por una institución como resultado natural de su actividad, y conservado en el archivo de dicha institu-ción o de una institución de archivos.Guía simple. Proporciona información acerca del contenido de un fondo al consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección; nombre del fondo; descripción básica de las series documentales de los archivos de trámite, de concentración e histórico; volumen por serie (cajas, metros lineales, expedientes, según sea el caso); dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de los responsables de cada tipo de archivo; así como el nombre y cargo del responsable o coordinador general de la unidad de archivos.Identificación. Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales —en los que se materializan el procedimiento administrativo y de-más disposiciones que afectan al trámite—, elementos imprescindibles para la deli-mitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del Cuadro general de clasi icación archivística


y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción.Instrumentos de control y consulta. Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia, realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos: Guía general, Guía simple, inventario, Cuadro general de clasi icación archivística, Catálogo de disposición documental.Inventario. Instrumento de consulta que describe un fondo, sección o colección a través de sus series y expedientes documentales.Número de expediente. Número consecutivo que, dentro de la serie documental, identi ica a cada uno de sus expedientes. Ordenación. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales; puede ser cronológica, alfabética o numérica.Organización. Operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica, con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. Se divide en dos etapas: clasi icación y ordenación. Proceso que, mediante las etapas de clasi icación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identi icación de la estructura de un fondo. Organización = identi icación + clasi icación + ordenación + descripción.Sección. Primera división en que se ordena un fondo, la cual se lleva a cabo acorde con el principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.


Sistema de administración de documentos. Tiene como objetivo regular la producción, circulación, acceso, uso, control, conservación, preservación y difusión de los testimonios documentales de una institución.Selección. Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.Serie. División de una sección, corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa y regulados por la misma norma de procedimiento. Se re iere a un tema especí ico.Soporte. Material ísico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotogra ías, etcétera).Transferencia. Procedimiento archivístico a través del cual, y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados del archivo de trámite al archivo de concentración y, en su caso, de éste al archivo histórico, de acuerdo con las políticas del Catálogo de disposición documental.Unidades administrativas. Se re iere a las diversas áreas que integran la estructura organizacional de una institución. Tienen la responsabilidad de dejar constancia documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la responsabilidad de constituir en su área el archivo de trámite.Vale de préstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los expedientes, en préstamo de los archivos de trámite, concentración e histórico.


Valoración. Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos; permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, iscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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ción

?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3232 8.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

núm

ero

7 se

a af

irmat

iva,

esc

riba

el n

ombr

e co

mpl

eto

de la

dis

posi

ción

ofic

ial

que

esta

blec

e lo

s cr

iterio

s pa

ra e

l con

trol

de

la p

rodu

cció

n do

cum

enta

l en

sopo

rte

elec

trón

ico

y qu

ién

la e

miti

ó.

9.¿E

n la

inst

ituci

ón s

e di

fund

en la

s di

spos

icio

nes

que

esta

blec

en lo

s cr

iterio

s pa

ra e

l con

trol

de

la p

rodu

cció

n do

cum

enta

l en

sopo

rte

elec

trón

ico?

Sí

No

No

sabe

10.

Los

docu

men

tos

elec

trón

icos

que

se

prod

ucen

en

la in

stitu

ción

, ¿se

in

corp

oran

a e

xped

ient

es e

lect

róni

cos?

Sí

No

No

sabe

11.

Si la

res

pues

ta d

e la

pre

gunt

a 10

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e si

en

la

inst

ituci

ón s

e lle

va u

n co

ntro

l de

los

expe

dien

tes

y do

cum

ento

s el

ectr

ónic

os q

ue s

e ge

nera

n.

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3333 12

.Si

la r

espu

esta

de

la p

regu

nta

10 e

s af

irmat

iva,

men

cion

e si

en

la

inst

ituci

ón lo

s ex

pedi

ente

s el

ectr

ónic

os s

e gu

arda

n en

las

com

puta

dora

s as

igna

das

al p

erso

nal.

Sí

No

No

sabe

13.

Los

docu

men

tos

elec

trón

icos

que

se

prod

ucen

, ¿se

impr

imen

y s

e in

tegr

an a

un

expe

dien

te d

e ar

chiv

o en

sop

orte

pap

el?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3434

II.

IN

STR

UM

ENTO

S D

E C

ON

TRO

L Y

CO

NSU

LTA

AR

CH

IVÍS

TIC

OS

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

14.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n un

Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica

para

la c

lasi

ficac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

15.

¿Qué

aut

orid

ad e

labo

ró e

l Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón a

rchi

víst

ica?

Inst

ituto

Fed

eral

de

Acc

eso

a la

Info

rmac

ión

y Pr

otec

ción

de

Dat

os ( I

FAI)

Arc

hivo

Gen

eral

de

la N

ació

n (A

GN)

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

e la

inst

ituci

ón

Uni

dad

adm

inis

trat

iva

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os y

las

unid

ades

ad

min

istr

ativ

as

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3535 16

.El

Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón a

rchi

víst

ica

que

se u

tiliz

a en

la

inst

ituci

ón e

s:

Por

func

ione

s

Por

orga

nigr

ama

Org

ánic

o-fu

ncio

nal

Otr

o

17.

¿Los

exp

edie

ntes

de

arch

ivo

está

n or

gani

zado

s de

acu

erdo

con

el

Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón a

rchi

víst

ica?

Sí No

Parc

ialm

ente

No

sabe

18.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n un

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

doc

umen

tal

valid

ado

por

el A

GN?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3636 19

.¿Q

ué a

utor

idad

ela

boró

el C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón d

ocum

enta

l?

AG

N

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

e la

inst

ituci

ón

Cad

a un

idad

adm

inis

trat

iva

elab

oró

su p

arte

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os y

las

unid

ades

ad

min

istr

ativ

as

No

sabe

20.

¿La

inst

ituci

ón r

efle

ja e

n el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

doc

umen

tal l

os

valo

res

docu

men

tale

s y

la v

igen

cia

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

21.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n la

Guí

a si

mpl

e de

arc

hivo

s ac

tual

izad

a?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3737 22

.¿L

os a

rchi

vos

de la

inst

ituci

ón e

labo

ran

inve

ntar

ios

gene

rale

s de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo p

ara

el c

ontr

ol d

e lo

s m

ism

os?

Sí

No

No

sabe

23.

Si la

res

pues

ta d

e la

pre

gunt

a 22

es

afirm

ativ

a, s

eñal

e en

qué

for

mat

o se

rea

liza

el in

vent

ario

gen

eral

de

expe

dien

tes

de a

rchi

vo.

Form

ato

ofic

ial d

e in

vent

ario

de

l AG

N

Form

ato

en W

ord

o Ex

cel

dise

ñado

por

el p

erso

nal d

e la

inst

ituci

ón

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3838 24

.In

diqu

e lo

s ca

mpo

s qu

e in

cluy

e el

for

mat

o de

inve

ntar

io q

ue s

e ut

iliza

en

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

.

Títu

lo

Tipo

de

inve

ntar

io

Núm

ero

de p

ágin

a

Fech

a de

tra

nsfe

renc

ia

Núm

ero

de t

rans

fere

ncia

Ubi

caci

ón t

opog

ráfic

a

Dep

ende

ncia

o e

ntid

ad

Uni

dad

adm

inis

trat

iva

Áre

a de

pro

cede

ncia

Valo

r pr

imar

io

Secc

ión

Serie

Núm

ero

de c

aja

Núm

ero

cons

ecut

ivo

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística3939 24

.In

diqu

e lo

s ca

mpo

s qu

e in

cluy

e el

for

mat

o de

inve

ntar

io q

ue s

e ut

iliza

en

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

.

Núm

ero

de e

xped

ient

e

Des

crip

ción

del

exp

edie

nte

o as

unto

Perio

do d

e tr

ámite

Vig

enci

a do

cum

enta

l

Obs

erva

cion

es

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4040

II

I.

D

ESC

RIP

CIÓ

N D

OC

UM

ENTA

L

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

25.

¿Los

exp

edie

ntes

de

arch

ivo

cuen

tan

con

la c

arát

ula

o gu

arda

ext

erio

r?

Sí

No

Parc

ialm

ente

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4141 26

.Si

la r

espu

esta

de

la p

regu

nta

25 e

s af

irmat

iva,

señ

ale

los

elem

ento

s qu

e co

ntie

ne la

car

átul

a de

l exp

edie

nte

de a

rchi

vo.

Uni

dad

adm

inis

trat

iva

Fond

o do

cum

enta

l

Secc

ión

Subs

ecci

ón

Serie

Subs

erie

Núm

ero

del e

xped

ient

e

Fech

a de

ape

rtur

a

Fech

a de

cie

rre

Asu

nto

del e

xped

ient

e

Valo

r do

cum

enta

l

Vig

enci

a do

cum

enta

l

Can

tidad

de

foja

s út

iles

Ubi

caci

ón t

opog

ráfic

a

Man

eja

códi

go d

e ba

rras

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4242 27

.¿L

os e

xped

ient

es d

e ar

chiv

o cu

enta

n co

n el

mar

bete

(cej

a) e

n la

ca

rátu

la o

gua

rda

exte

rior?

Sí

No

Parc

ialm

ente

No

sabe

28.

Si la

res

pues

ta d

e la

pre

gunt

a 27

es

afirm

ativ

a, s

eñal

e lo

s el

emen

tos

que

cont

iene

el m

arbe

te (c

eja)

del

exp

edie

nte

de a

rchi

vo.

Secc

ión

Serie

Subs

erie

Núm

ero

del e

xped

ient

e

Nom

bre

del e

xped

ient

e

Cód

igo

de b

arra

s

29.

La d

escr

ipci

ón d

e lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

se

real

iza

de a

cuer

do c

on:

Nor

ma

Inte

rnac

iona

l ISA

D-G

Man

ual d

e de

scrip

ción

del

ar

chiv

o de

trá

mite

Nor

mat

ivid

ad e

miti

da p

or

el A

GN

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4343

I

V.

V

ALO

RA

CIÓ

N Y

DIS

POSI

CIÓ

N D

OC

UM

ENTA

L

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

30.

¿Los

exp

edie

ntes

de

arch

ivo

se s

ujet

an a

un

proc

eso

de v

alor

ació

n do

cum

enta

l que

det

erm

ine

los

plaz

os d

e vi

genc

ia e

n el

arc

hivo

de

trám

ite?

Sí

No

No

sabe

31.

¿En

el o

los

arch

ivos

de

trám

ite s

e da

cum

plim

ient

o a

los

plaz

os d

e co

nser

vaci

ón d

e lo

s ex

pedi

ente

s co

nfor

me

a lo

est

able

cido

en

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

doc

umen

tal?

Sí

No

No

sabe

32.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n un

pro

gram

a y

cale

ndar

io d

e tr

ansf

eren

cias

pr

imar

ias

y se

cund

aria

s em

itido

por

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión?

Sí

No

No

sabe

33.

¿En

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

se d

a cu

mpl

imie

nto

a lo

s pl

azos

de

con

serv

ació

n de

los

expe

dien

tes

conf

orm

e a

lo e

stab

leci

do e

n el

C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón d

ocum

enta

l?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4444 34

.¿E

l o lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

rea

lizan

tra

nsfe

renc

ias

prim

aria

s de

los

expe

dien

tes

al a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión?

Sí

No

No

sabe

35.

¿Las

tra

nsfe

renc

ias

prim

aria

s se

rea

lizan

con

bas

e en

pla

zos

de v

igen

cia

esta

blec

idos

en

el C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón d

ocum

enta

l?

Sí

No

No

sabe

36.

¿Se

tom

an e

n cu

enta

los

perio

dos

de r

eser

va c

orre

spon

dien

tes

a la

in

form

ació

n cl

asifi

cada

?

Sí

No

No

sabe

37.

Las

tran

sfer

enci

as p

rimar

ias

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

se

real

izan

m

edia

nte

la e

labo

raci

ón d

e:

El in

vent

ario

ofic

ial d

el A

GN

Una

rel

ació

n si

mpl

e

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4545 38

.¿L

as t

rans

fere

ncia

s se

cund

aria

s se

rea

lizan

con

bas

e en

pla

zos

de

vige

ncia

est

able

cido

s en

el C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón d

ocum

enta

l?

Sí

No

No

sabe

39.

¿El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

real

iza

la t

rans

fere

ncia

sec

unda

ria d

e lo

s ex

pedi

ente

s al

arc

hivo

his

tóric

o de

la in

stitu

ción

o a

l AG

N, s

egún

co

rres

pond

a?

Sí

No

No

sabe

40.

Las

tran

sfer

enci

as s

ecun

daria

s de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo s

e re

aliz

an

med

iant

e la

ela

bora

ción

de:

El in

vent

ario

ofic

ial d

el A

GN

Una

rel

ació

n si

mpl

e

No

sabe

41.

¿En

la in

stitu

ción

se

han

esta

blec

ido

crite

rios

espe

cífic

os p

ara

la

valo

raci

ón d

ocum

enta

l?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4646 42

.En

cas

o de

que

la r

espu

esta

a la

pre

gunt

a nú

mer

o 41

sea

afir

mat

iva,

esc

riba

el n

ombr

e co

mpl

eto

de la

dis

posi

ción

que

es

tabl

ece

los

crite

rios

para

la v

alor

ació

n do

cum

enta

l y q

uién

la e

miti

ó.

43.

¿La

coor

dina

ción

de

arch

ivos

difu

nde

las

disp

osic

ione

s of

icia

les

de

valo

raci

ón d

ocum

enta

l par

a di

ctam

inar

la b

aja

docu

men

tal d

e lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

44.

¿En

la in

stitu

ción

se

real

izan

baj

as d

ocum

enta

les

de lo

s ex

pedi

ente

s de

ar

chiv

o?

Sí

No

No

sabe

45.

Las

baja

s do

cum

enta

les

se e

fect

úan

elab

oran

do:

Inve

ntar

io o

ficia

l del

AG

N

Una

rel

ació

n si

mpl

e

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4747 46

.¿A

nte

quié

n so

licita

la a

utor

izac

ión

para

rea

lizar

una

baj

a do

cum

enta

l?

Inst

ituto

Fed

eral

de

Acc

eso

a la

Info

rmac

ión

y Pr

otec

ción

de

Dat

os ( I

FAI)

AG

N

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

e la

inst

ituci

ón

Uni

dad

de C

onta

bilid

ad

Gub

erna

men

tal- S

HC

P

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4848

V.

D

E LA

CO

NSE

RV

AC

IÓN

Y P

RES

ERV

AC

IÓN

DE

AR

CH

IVO

S

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

47.

¿En

la in

stitu

ción

se

cuen

ta c

on u

n pr

ogra

ma

de r

esta

urac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

48.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

47 s

ea a

firm

ativ

a, e

spec

ifiqu

e qu

ién

real

iza

las

acci

ones

de

rest

aura

ción

.

Pers

onal

de

la in

stitu

ción

El a

rchi

vo h

istó

rico

Se c

ontr

ata

el s

ervi

cio

No

sabe

49.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

47 s

ea a

firm

ativ

a, e

spec

ifiqu

e si

se

lleva

n co

ntro

les

o bi

táco

ras

de r

esta

urac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

ar

chiv

o.

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística4949 50

.¿E

n la

inst

ituci

ón e

xist

e un

crit

erio

esp

ecífi

co p

ara

la c

onse

rvac

ión,

re

stau

raci

ón y

pre

serv

ació

n de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

51.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

núm

ero

50 s

ea a

firm

ativ

a, e

spec

ifiqu

e el

nom

bre

com

plet

o de

la d

ispo

sici

ón

y qu

ién

la e

miti

ó.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5050

VI.

DE

LA T

ECN

OLO

GÍA

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

52.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n eq

uipo

s de

cóm

puto

par

a la

adm

inis

trac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

53.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n eq

uipo

par

a di

gita

lizar

los

expe

dien

tes

de

arch

ivo?

Sí

No

No

sabe

54.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n eq

uipo

par

a la

rep

rodu

cció

n (f

otoc

opia

dora

s)

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5151 55

.¿E

n la

inst

ituci

ón s

e di

gita

lizan

los

expe

dien

tes

o do

cum

ento

s de

ar

chiv

o?

Sí

No

No

sabe

56.

¿En

la in

stitu

ción

exi

sten

pro

gram

as p

ara

la d

igita

lizac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

57.

¿En

la in

stitu

ción

se

han

esta

blec

ido

crite

rios

espe

cífic

os p

ara

la

digi

taliz

ació

n de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

58.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

núm

ero

57 s

ea a

firm

ativ

a, e

spec

ifiqu

e el

nom

bre

com

plet

o de

la d

ispo

sici

ón

y qu

ién

la e

miti

ó.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5252 59

.¿L

a in

stitu

ción

cue

nta

con

un s

iste

ma

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

docu

men

tal d

e lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

bas

ado

en lo

s in

stru

men

tos

de c

ontr

ol y

con

sulta

arc

hiví

stic

os?

Sí

No

No

sabe

60.

Si la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

59 e

s af

irmat

iva,

indi

que

si e

n el

sis

tem

a in

form

átic

o se

reg

istr

an y

des

crib

en:

El f

ondo

, sub

fond

o, la

s se

ccio

nes,

sub

secc

ione

s, la

s se

ries

y su

bser

ies

El C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

arc

hiví

stic

a y

el C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal

Los

expe

dien

tes

y lo

s do

cum

ento

s qu

e lo

s in

tegr

an

de lo

s tr

es t

ipos

de

arch

ivo:

tr

ámite

, con

cent

raci

ón y

, en

su c

aso,

his

tóric

o

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5353 60

.Si

la r

espu

esta

a la

pre

gunt

a 59

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e si

en

el s

iste

ma

info

rmát

ico

se r

egis

tran

y d

escr

iben

:

Doc

umen

tos

en c

ualq

uier

tip

o de

for

mat

o el

ectr

ónic

o

Fech

as e

xtre

mas

Expe

dien

tes

con

docu

men

tos

clas

ifica

dos

com

o re

serv

ados

o

que

cont

iene

n da

tos

co

nfid

enci

ales

61.

Si la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

59 e

s af

irmat

iva,

indi

que

cuál

es r

epor

tes

gene

ra e

l sis

tem

a in

form

átic

o.

Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón a

rchi

víst

ica

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l

Guí

a ge

nera

l de

fond

os

docu

men

tale

s

Guí

a si

mpl

e de

arc

hivo

s

Inve

ntar

io g

ener

al p

or

expe

dien

tes

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5454 61

.Si

la r

espu

esta

a la

pre

gunt

a 59

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e cu

áles

rep

orte

s ge

nera

el s

iste

ma

info

rmát

ico.

Inve

ntar

ios

de t

rans

fere

ncia

pr

imar

ia y

sec

unda

ria

Baja

s do

cum

enta

les

Índi

ces

de lo

s ex

pedi

ente

s re

serv

ados

y c

on d

atos

co

nfid

enci

ales

Inve

ntar

io d

e ex

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ente

s co

nsul

tado

s

Inve

ntar

io d

el p

rést

amo

de

expe

dien

tes,

dev

oluc

ione

s y

venc

idos

Cat

álog

o de

cad

ucid

ades

62.

Si la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

59 e

s af

irmat

iva,

indi

que

cuál

es f

orm

atos

ge

nera

el s

iste

ma

info

rmát

ico.

Port

ada

del e

xped

ient

e

Cej

a de

l exp

edie

nte

Solic

itud

de c

onsu

lta

de e

xped

ient

es q

ue s

e en

cuen

tran

en

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5555 63

.Si

la r

espu

esta

a la

pre

gunt

a 59

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e co

n cu

áles

fu

ncio

nes

cuen

ta e

l sis

tem

a in

form

átic

o.

Perm

ite e

l alta

de

usua

rios

a di

fere

ntes

niv

eles

de

acce

so

Emite

ale

rtas

cua

ndo

hay

expe

dien

tes

para

tra

nsfe

rir

de u

n ar

chiv

o a

otro

Regi

stra

las

unid

ades

ad

min

istr

ativ

as g

ener

ador

as

de lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

, pa

ra p

oste

riorm

ente

co

nfig

urar

los

repo

rtes

Perm

ite la

bús

qued

a de

ex

pedi

ente

s y

docu

men

tos

Adm

ite m

odifi

caci

ones

de

los

dato

s ca

ptur

ados

pa

ra c

orre

gir

erro

res,

m

edia

nte

la a

utor

izac

ión

del

adm

inis

trad

or d

el s

iste

ma

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5656 64

.¿E

n la

inst

ituci

ón s

e cu

enta

con

pro

gram

as p

ara

la c

onse

rvac

ión

a la

rgo

plaz

o de

los

docu

men

tos

de a

rchi

vo e

n fo

rmat

o el

ectr

ónic

o?

Sí

No

No

sabe

65.

¿En

la in

stitu

ción

se

ha d

ado

valid

ez ju

rídic

a a

los

expe

dien

tes

de

arch

ivo

que

se c

onse

rvan

en

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ato

elec

trón

ico,

con

la f

inal

idad

de

cons

titui

rlos

com

o do

cum

ento

s pr

obat

orio

s?

Sí

No

No

sabe

66.

En c

aso

de q

ue la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

núm

ero

65 s

ea a

firm

ativ

a,

espe

cifiq

ue e

l nom

bre

com

plet

o de

la d

ispo

sici

ón o

ficia

l y q

uién

la

emiti

ó.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5757

VII.

OR

GA

NIZ

AC

IÓN

EST

RU

CTU

RA

L

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

67.

¿En

la in

stitu

ción

exi

ste

un á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

?

Sí

No

No

sabe

68.

¿El á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

de

su in

stitu

ción

org

aniz

a y

dete

rmin

a la

s po

lític

as o

pro

cedi

mie

ntos

de

oper

ació

n de

los

arch

ivos

de

trá

mite

, con

cent

raci

ón y

, en

su c

aso,

his

tóric

o?

Sí

No

No

sabe

69.

¿El á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

de

su in

stitu

ción

est

á re

pres

enta

da

dent

ro d

el C

omité

de

Info

rmac

ión?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5858 70

.¿C

uánt

as u

nida

des

adm

inis

trat

ivas

exi

sten

en

la in

stitu

ción

?

71.

¿Cuá

ntos

arc

hivo

s de

trá

mite

exi

sten

en

su in

stitu

ción

? (S

eñal

e la

ca

ntid

ad p

or o

ficin

a).

Ofic

ina

N

úm. d

e ar

chiv

os

Subs

ecre

taría

s

Dire

ccio

nes

gene

rale

s

Dire

ccio

nes

gene

rale

s ad

junt

as

Dire

ccio

nes

de á

rea

Subd

irecc

ione

s

Otr

as

Tota

l

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística5959 72

.En

la in

stitu

ción

, ¿el

o lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

son

una

ofic

ina

form

alm

ente

est

able

cida

par

a la

adm

inis

trac

ión

de lo

s do

cum

ento

s?

Sí

No

No

sabe

73.

Si la

res

pues

ta d

e la

pre

gunt

a 72

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e si

el a

rchi

vo d

e tr

ámite

fig

ura

ofic

ialm

ente

en

el o

rgan

igra

ma

de la

inst

ituci

ón.

Sí

No

No

sabe

74.

Si la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

73 e

s af

irmat

iva,

indi

que

cuál

es

el n

ivel

je

rárq

uico

de

los

arch

ivos

de

trám

ite.

Dire

cció

n de

áre

a

Subd

irecc

ión

Jefa

tura

de

depa

rtam

ento

Enla

ce

Ope

rativ

o

Otr

o

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6060 75

.¿L

os a

rchi

vos

de t

rám

ite d

e su

inst

ituci

ón e

stán

inte

grad

os

form

alm

ente

al S

iste

ma

Inst

ituci

onal

de

Arc

hivo

s?

Sí

No

Parc

ialm

ente

No

sabe

76.

¿El o

los

arch

ivos

de

trá

mite

de

la in

stitu

ción

tie

nen

rela

cion

es d

e co

ordi

naci

ón y

coo

pera

ción

con

el á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

?

Sí

No

No

sabe

77.

Indi

que

cuál

es p

roce

dim

ient

os a

rchi

víst

icos

se

real

izan

en

el o

los

arch

ivos

de

trám

ite d

e la

inst

ituci

ón.

Inte

grac

ión

de e

xped

ient

es

Iden

tific

ació

n

Cla

sific

ació

n

Ord

enac

ión

Des

crip

ción

Con

serv

ació

n

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6161 77

.In

diqu

e cu

áles

pro

cedi

mie

ntos

arc

hiví

stic

os s

e re

aliz

an e

n el

o lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

de

la in

stitu

ción

.

Valo

raci

ón c

on b

ase

en e

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal

Tran

sfer

enci

a do

cum

enta

l pr

imar

ia

78.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n ac

hivo

de

conc

entr

ació

n?

Sí

No

No

sabe

79.

¿En

cuán

tas

sede

s es

tá d

istr

ibui

do e

l arc

hivo

de

conc

entr

ació

n?

80.

En la

inst

ituci

ón, ¿

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

es u

na o

ficin

a fo

rmal

men

te e

stab

leci

da p

ara

la a

dmin

istr

ació

n de

los

docu

men

tos?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6262 81

.Si

la r

espu

esta

de

la p

regu

nta

80 e

s af

irmat

iva,

indi

que

si e

l arc

hivo

de

conc

entr

ació

n fig

ura

ofic

ialm

ente

en

el o

rgan

igra

ma

de la

inst

ituci

ón.

Sí

No

No

sabe

82.

Si la

res

pues

ta a

la p

reng

unta

81

es a

firm

ativ

a, in

diqu

e cu

ál e

s el

niv

el

jerá

rqui

co d

el o

los

arch

ivos

de

conc

entr

ació

n.

Dire

cció

n de

áre

a

Subd

irecc

ión

Jefa

tura

de

depa

rtam

ento

Enla

ce

Ope

rativ

o

Otr

o

83.

¿El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

de s

u in

stitu

ción

est

á in

tegr

ado

fo

rmal

men

te a

l Sis

tem

a In

stitu

cion

al d

e A

rchi

vos?

Sí

No

No

sabe

84.

¿El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

tiene

rel

acio

nes

de c

oord

inac

ión

y co

oper

ació

n co

n el

áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6363 85

.In

diqu

e cu

áles

pro

cedi

mie

ntos

arc

hiví

stic

os s

e re

aliz

an e

n el

arc

hivo

de

conc

entr

ació

n de

la in

stitu

ción

.

Elab

orac

ión

de in

vent

ario

s

Des

crip

ción

Con

serv

ació

n

Valo

raci

ón d

ocum

enta

l con

ba

se e

n el

Cat

álog

o de

di

spos

ició

n do

cum

enta

l

Tran

sfer

enci

a do

cum

enta

l

86.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n ar

chiv

o hi

stór

ico?

Sí

No

No

sabe

87.

En la

inst

ituci

ón, ¿

el a

rchi

vo h

istó

rico

es u

na o

ficin

a fo

rmal

men

te

esta

blec

ida

para

la a

dmin

istr

ació

n de

los

docu

men

tos?

Sí

No

No

sabe

88.

Si la

res

pues

ta d

e la

pre

gunt

a 87

es

afirm

ativ

a, in

diqu

e si

el a

rchi

vo

hist

óric

o fig

ura

ofic

ialm

ente

en

el o

rgan

igra

ma

de la

inst

ituci

ón.

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6464 89

.¿C

uál e

s el

niv

el je

rárq

uico

del

arc

hivo

his

tóric

o?

Dire

cció

n de

áre

a

Subd

irecc

ión

Jefa

tura

de

depa

rtam

ento

Enla

ce

Ope

rativ

o

Otr

o

90.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

de s

u in

stitu

ción

est

á in

tegr

ado

for

mal

men

te a

l Si

stem

a In

stitu

cion

al d

e A

rchi

vos?

Sí

No

No

sabe

91.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

de la

inst

ituci

ón t

iene

rel

acio

nes

de c

oord

inac

ión

y co

oper

ació

n co

n el

áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os?

Sí

No

No

sabe

92.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

cuen

ta c

on u

n re

gist

ro c

entr

al e

n el

que

est

én

desc

ritos

los

fond

os d

ocum

enta

les?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6565 93

.¿E

l arc

hivo

his

tóric

o cu

enta

con

una

céd

ula

de r

egis

tro

en e

l Reg

istr

o

Nac

iona

l de

Arc

hivo

s H

istó

ricos

del

AG

N?

Sí

No

No

sabe

94.

Indi

que

cuál

es p

roce

dim

ient

os a

rchi

víst

icos

se

real

izan

en

el a

rchi

vo

hist

óric

o de

la in

stitu

ción

.

Elab

orac

ión

de in

vent

ario

s

Des

crip

ción

Con

serv

ació

n

Expu

rgo

Rest

aura

ción

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6666

VIII

.

REC

UR

SOS

HU

MA

NO

S

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

95.

Seña

lar

la c

antid

ad d

e pe

rson

al q

ue d

esem

peña

las

tare

as d

e ar

chiv

o en

la in

stitu

ción

:

Pe

rson

al o

pera

tivo

Pers

onal

de

conf

ianz

a

Pers

onal

con

trat

ado

por

hono

rario

s

Pers

onal

de

prác

ticas

pr

ofes

iona

les

Pers

onal

con

trat

ado

a tr

avés

de

una

em

pres

a (o

utso

ursi

ng)

Otr

o (e

spec

ifiqu

e)

96.

¿El p

erso

nal q

ue t

raba

ja e

n el

áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os

dese

mpe

ña o

tras

labo

res

adem

ás d

e la

s ac

tivid

ades

de

coor

dina

ción

de

arch

ivos

?

Sí

No

N

o sa

be

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6767 97

.¿Q

ué p

orce

ntaj

e de

la jo

rnad

a la

bora

l inv

iert

e el

per

sona

l del

áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os e

n la

s ac

tivid

ades

pro

pias

de

la c

oord

inac

ión

de a

rchi

vos?

10

- 2

0 %

21

- 5

0 %

51

- 8

0 %

81

- 1

00 %

98.

Ade

más

del

coo

rdin

ador

de

arch

ivos

, ¿cu

ánta

s pe

rson

as t

raba

jan

en la

co

ordi

naci

ón d

e ar

chiv

os?

Sólo

una

per

sona

2 a

4 pe

rson

as

5 a

10 p

erso

nas

11 a

20

pers

onas

21 a

30

pers

onas

31 a

40

pers

onas

41 a

50

pers

onas

Más

de

50 p

erso

nas

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6868 99

.In

diqu

e el

niv

el d

e es

cola

ridad

de

los

serv

idor

es p

úblic

os q

ue la

bora

n en

la

coo

rdin

ació

n de

arc

hivo

s (s

eñal

ar e

l núm

ero

de e

mpl

eado

s po

r ca

da

nive

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Esco

larid

adN

úm.

Prim

aria

Secu

ndar

ia

Bach

iller

ato

Car

rera

téc

nica

Li

cenc

iatu

ra

Po

sgra

do

100.

¿El p

erso

nal q

ue la

bora

en

los

arch

ivos

de

trám

ite d

esem

peña

otr

as

labo

res

adem

ás d

e la

s ac

tivid

ades

del

arc

hivo

?

Sí

N

o

N

o sa

be

101.

¿Qué

por

cent

aje

de la

jorn

ada

labo

ral i

nvie

rte

el p

erso

nal d

e lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

en

las

activ

idad

es p

ropi

as d

el a

rchi

vo?

10 -

20

%

21 -

50

%

51 -

80

%

81 -

100

%

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística6969 10

2.A

dem

ás d

e lo

s re

spon

sabl

es, ¿

cuán

tas

pers

onas

tra

baja

n en

los

arch

ivos

de

trá

mite

?

Sólo

una

per

sona

2 a

4 pe

rson

as

5 a

10 p

erso

nas

11 a

20

pers

onas

21 a

30

pers

onas

31 a

40

pers

onas

41 a

50

pers

onas

Más

de

50 p

erso

nas

103.

Indi

que

el n

ivel

de

esco

larid

ad d

e lo

s se

rvid

ores

púb

licos

que

labo

ran

en

el o

los

arch

ivos

de

trám

ite (s

eñal

ar e

l núm

ero

de e

mpl

eado

s po

r ca

da

nive

l).

Esco

larid

adN

úm.

Prim

aria

Secu

ndar

ia

Bach

iller

ato

Car

rera

téc

nica

Lice

ncia

tura

Posg

rado

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7070 10

4.¿E

l per

sona

l que

labo

ra e

n el

o lo

s ar

chiv

os d

e co

ncen

trac

ión

dese

mpe

ña o

tras

labo

res

adem

ás d

e la

s ac

tivid

ades

del

arc

hivo

?

Sí

No

N

o sa

be

105.

¿Qué

por

cent

aje

de la

jorn

ada

labo

ral i

nvie

rte

el p

erso

nal d

e lo

s ar

chiv

os d

e co

ncen

trac

ión

en la

s ac

tivid

ades

pro

pias

del

arc

hivo

?

10 -

20

%

21

- 5

0 %

51

- 8

0 %

81

- 1

00 %

106.

Ade

más

del

res

pons

able

, ¿cu

ánta

s pe

rson

as t

raba

jan

en e

l o lo

s ar

chiv

os d

e co

ncen

trac

ión?

Sólo

una

per

sona

2 a

4 pe

rson

as

5 a

10 p

erso

nas

11 a

20

pers

onas

21 a

30

pers

onas

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7171 10

7.In

diqu

e el

niv

el d

e es

cola

ridad

de

los

serv

idor

es p

úblic

os q

ue la

bora

n en

el

o lo

s ar

chiv

os d

e co

ncen

trac

ión

(señ

alar

el n

úmer

o de

em

plea

dos

por

cada

niv

el).

Esco

larid

adN

úm.

Prim

aria

Secu

ndar

ia

Bach

iller

ato

Car

rera

téc

nica

Lice

ncia

tura

Posg

rado

108.

¿El p

erso

nal q

ue la

bora

en

el a

rchi

vo h

istó

rico

dese

mpe

ña o

tras

labo

res

adem

ás d

e la

s ac

tivid

ades

del

arc

hivo

?

Sí

No

N

o sa

be

109.

¿Qué

por

cent

aje

de la

jorn

ada

labo

ral i

nvie

rte

el p

erso

nal d

e ar

chiv

o hi

stór

ico

en la

s ac

tivid

ades

pro

pias

del

arc

hivo

?

10 -

20

%

21 -

50

%

51 -

80

%

81 -

100

%

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7272 11

0.A

dem

ás d

el r

espo

nsab

le, ¿

cuán

tas

pers

onas

tra

baja

n en

el a

rchi

vo

hist

óric

o?

Sólo

una

per

sona

2 a

4 pe

rson

as

5 a

10 p

erso

nas

11 a

20

pers

onas

21 a

30

pers

onas

31 a

40

pers

onas

41 a

50

pers

onas

Más

de

50 p

erso

nas

111.

Indi

que

el n

ivel

de

esco

larid

ad d

e lo

s se

rvid

ores

púb

licos

que

labo

ran

en

el a

rchi

vo h

istó

rico

(señ

alar

el n

úmer

o de

em

plea

dos

por

cada

niv

el).

Esco

larid

adN

úm.

Prim

aria

Secu

ndar

ia

Bach

iller

ato

Car

rera

téc

nica

Lice

ncia

tura

Posg

rado

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7373 11

2.¿E

l per

sona

l que

labo

ra e

n lo

s ar

chiv

os d

e la

inst

ituci

ón r

ecib

e cu

rsos

de

capa

cita

ción

en

mat

eria

de

gest

ión

de d

ocum

ento

s y

adm

inis

trac

ión

de

arch

ivos

?

Sí

No

No

sabe

No

se h

a re

cibi

do e

n lo

s úl

timos

tre

s añ

os

113.

¿En

la in

stitu

ción

se

ha e

stab

leci

do u

n pr

ogra

ma

de c

apac

itaci

ón e

n m

ater

ia d

e ar

chiv

os?

Sí No

No

sabe

114.

Si la

res

pues

ta a

la p

regu

nta

113

es a

firm

ativ

a, in

diqu

e qu

ién

impa

rte

los

curs

os d

e ca

paci

taci

ón e

n m

ater

ia d

e ar

chiv

os a

los

serv

idor

es

públ

icos

de

la in

stitu

ción

.

Coo

rdin

ador

de

arch

ivos

Otr

o pe

rson

al d

e la

in

stitu

ción

Empr

esa

espe

cial

izad

a

Otr

o

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7474

I

X.

R

ECU

RSO

S M

ATE

RIA

LES

E IN

FRA

ESTR

UC

TUR

A

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

115.

¿Los

arc

hivo

s de

trá

mite

dis

pone

n de

mob

iliar

io s

ufic

ient

e y

adec

uado

pa

ra e

l res

guar

do y

con

serv

ació

n de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

116.

¿Los

arc

hivo

s de

trá

mite

dis

pone

n de

inst

alac

ione

s su

ficie

ntes

y

adec

uada

s pa

ra e

l res

guar

do d

e lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

117.

¿Los

inm

uebl

es d

e lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

cue

ntan

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ade

cuad

as?

Sí

No

No

sabe

118.

El s

iste

ma

de v

entil

ació

n es

:

Aire

aco

ndic

iona

do

Vent

anas

No

cuen

ta c

on v

entil

ació

n

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7575 11

9.¿L

as in

stal

acio

nes

de lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

reú

nen

las

cond

icio

nes

de t

empe

ratu

ra y

hum

edad

ade

cuad

as p

ara

la c

onse

rvac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

120.

¿En

los

arch

ivos

de

trám

ite e

xist

en p

laga

s qu

e pu

dier

an a

fect

ar la

s co

ndic

ione

s pa

ra la

con

serv

ació

n de

los

docu

men

tos

de a

rchi

vo?

Sí No

No

sabe

121.

¿En

los

arch

ivos

de

trám

ite e

xist

en a

gent

es q

uím

icos

que

pud

iera

n af

ecta

r la

s co

ndic

ione

s am

bien

tale

s ad

ecua

das

para

la c

onse

rvac

ión

de

los

docu

men

tos

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

122.

¿Las

inst

alac

ione

s de

los

arch

ivos

de

trám

ite c

uent

an c

on e

quip

o co

ntra

in

cend

ios

u ot

ras

cont

inge

ncia

s pa

ra la

pro

tecc

ión

de lo

s do

cum

ento

s o

expe

dien

tes?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7676 12

3.¿L

as á

reas

de

trab

ajo

de lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

est

án d

ebid

amen

te

sepa

rada

s de

las

área

s de

res

guar

do d

e lo

s ex

pedi

ente

s?

Sí

No

No

sabe

124.

¿El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

disp

one

de m

obili

ario

suf

icie

nte

y ad

ecua

do p

ara

el r

esgu

ardo

y c

onse

rvac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

ar

chiv

o?

Sí No

No

sabe

125.

¿El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

cuen

ta c

on in

stal

acio

nes

sufic

ient

es y

ad

ecua

das

para

el r

esgu

ardo

de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

126.

¿El o

los

inm

uebl

es d

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

cuen

tan

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ade

cuad

as?

Sí

No

No

sabe

127.

El s

iste

ma

de v

entil

ació

n es

:

Aire

aco

ndic

iona

do

Vent

anas

No

cuen

ta c

on v

entil

ació

n

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7777 12

8.¿L

as in

stal

acio

nes

del a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

reún

en la

s co

ndic

ione

s de

tem

pera

tura

y h

umed

ad a

decu

adas

par

a la

con

serv

ació

n de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

129.

¿En

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

exis

ten

plag

as q

ue p

udie

ran

afec

tar

las

cond

icio

nes

para

la c

onse

rvac

ión

de lo

s do

cum

ento

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

130.

¿En

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

exis

ten

agen

tes

quím

icos

que

pud

iera

n af

ecta

r la

s co

ndic

ione

s am

bien

tale

s ad

ecua

das

para

la c

onse

rvac

ión

de

los

doc

umen

tos

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

131.

¿Las

inst

alac

ione

s de

los

arch

ivos

de

conc

entr

ació

n c

uent

an c

on

equi

po c

ontr

a in

cend

ios

u ot

ras

cont

inge

ncia

s pa

ra la

pro

tecc

ión

de lo

s do

cum

ento

s o

expe

dien

tes?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7878 13

2.¿L

as á

reas

de

trab

ajo

del a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

está

n de

bida

men

te

sepa

rada

s de

las

área

s de

res

guar

do d

e lo

s ex

pedi

ente

s?

Sí

No

No

sabe

133.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

disp

one

de m

obili

ario

suf

icie

nte

y ad

ecua

do p

ara

el

resg

uard

o y

cons

erva

ción

de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

134.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

cuen

ta c

on in

stal

acio

nes

sufic

ient

es y

ade

cuad

as

para

el r

esgu

ardo

de

los

exp

edie

ntes

de

arch

ivo?

Sí

No

No

sabe

135.

¿El o

los

inm

uebl

es d

el a

rchi

vo h

istó

rico

cuen

tan

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ade

cuad

as?

Sí

No

No

sabe

136.

El s

iste

ma

de v

entil

ació

n es

:

Aire

aco

ndic

iona

do

Vent

anas

No

cuen

ta c

on v

entil

ació

n

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística7979 13

7.¿L

as in

stal

acio

nes

del a

rchi

vo h

istó

rico

reún

en la

s co

ndic

ione

s de

te

mpe

ratu

ra y

hum

edad

ade

cuad

as p

ara

la c

onse

rvac

ión

de lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

138.

¿En

el a

rchi

vo h

istó

rico

exis

ten

plag

as q

ue p

udie

ran

afec

tar

las

cond

icio

nes

para

la c

onse

rvac

ión

de lo

s do

cum

ento

s de

arc

hivo

?

Sí

No

No

sabe

139.

¿En

el a

rchi

vo h

istó

rico

exis

ten

agen

tes

quím

icos

que

pud

iera

n af

ecta

r la

s co

ndic

ione

s am

bien

tale

s ad

ecua

das

para

la c

onse

rvac

ión

de lo

s

docu

men

tos

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

140.

¿Las

inst

alac

ione

s de

l arc

hivo

his

tóric

o cu

enta

n co

n eq

uipo

con

tra

ince

ndio

s u

otra

s co

ntin

genc

ias

para

la p

rote

cció

n de

los

docu

men

tos

o ex

pedi

ente

s?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8080 14

1.¿L

as á

reas

de

trab

ajo

del a

rchi

vo h

istó

rico

está

n de

bida

men

te

sepa

rada

s de

las

área

s de

res

guar

do d

e lo

s ex

pedi

ente

s?

Sí

No

No

sabe

142.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

cuen

ta c

on u

n ár

ea d

estin

ada

al p

rést

amo

y co

nsul

ta d

e ex

pedi

ente

s?

Sí

No

No

sabe

143.

¿La

inst

ituci

ón c

uent

a co

n un

pro

gram

a pa

ra la

adq

uisi

ción

, m

ante

nim

ient

o y

adm

inis

trac

ión

del m

obili

ario

, así

com

o de

l equ

ipo

cont

ra in

cend

ios

y se

gurid

ad p

ara

la p

rote

cció

n, t

anto

de

las

pers

onas

qu

e la

bora

n en

los

arch

ivos

, com

o de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8181

X

.

PLA

NEA

CIÓ

N D

EL D

ESA

RR

OLL

O A

RC

HIV

ÍSTI

CO

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

144.

¿Cuá

l es

la s

ituac

ión

de la

pla

neac

ión

del d

esar

rollo

arc

hiví

stic

o en

la

inst

ituci

ón?

Cue

nta

con

plan

de

desa

rrol

lo a

rchi

víst

ico

Cue

nta

con

prog

ram

a de

de

sarr

ollo

arc

hiví

stic

o

No

cuen

ta c

on e

stra

tegi

a de

pl

anea

ción

arc

hiví

stic

a

No

sabe

145.

Indi

que

la p

erio

dici

dad

con

que

se r

ealiz

a el

pla

n o

prog

ram

a de

de

sarr

ollo

arc

hiví

stic

o.

Anu

al

Bian

ual

Tria

nual

Sexe

nal

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8282 14

6.

Indi

que

qué

estr

ateg

ias

cubr

e el

pla

n o

prog

ram

a de

des

arro

llo

arch

ivís

tico.

Prof

esio

naliz

ació

n

Infr

aest

ruct

ura

Des

arro

llo t

ecno

lógi

co

Ges

tión

de r

iesg

os

Proc

esos

téc

nico

s

Cal

idad

en

los

serv

icio

s de

ar

chiv

o

Otr

o

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8383

X

I.

PR

ÉSTA

MO

Y C

ON

SULT

A D

E LA

INFO

RM

AC

IÓN

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

147.

El a

cces

o a

los

expe

dien

tes

en lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

, por

par

te d

el

área

gen

erad

ora,

es:

Alto

Med

io

Bajo

No

hay

acce

so

148.

¿Se

lleva

n a

cabo

his

toria

les

de a

cces

o y

prés

tam

o de

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo d

e tr

ámite

?

Sí

No

No

sabe

149.

¿Se

ha e

miti

do a

lgun

a no

rma,

line

amie

nto

o pr

oced

imie

nto

para

re

gula

r el

acc

eso

a lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

de

trám

ite?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8484 15

0.¿E

xist

e un

a po

lític

a o

disp

osic

ión

inte

rna

(man

ual,

acue

rdo,

circ

ular

) qu

e re

gule

el a

cces

o a

los

expe

dien

tes

con

info

rmac

ión

rese

rvad

a o

conf

iden

cial

en

el a

rchi

vo d

e tr

ámite

?

Sí No

No

sabe

151.

La c

onsu

lta d

e lo

s ex

pedi

ente

s en

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

es:

Alta

Med

ia

Baja

No

hay

acce

so

152.

¿Exi

sten

con

trol

es p

ara

regu

lar

la c

onsu

lta d

e lo

s ex

pedi

ente

s en

el

arch

ivo

de c

once

ntra

ción

?

Sí

No

No

sabe

153.

¿Se

lleva

n a

cabo

his

toria

les

de c

onsu

lta y

pré

stam

o de

los

expe

dien

tes

del a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8585 15

4.¿S

e ha

em

itido

alg

una

norm

a, c

riter

io o

pro

cedi

mie

nto

para

reg

ular

la

cons

ulta

de

los

expe

dien

tes

del a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión?

Sí

No

No

sabe

155.

¿Exi

ste

una

polít

ica

o di

spos

ició

n in

tern

a (m

anua

l, ac

uerd

o, c

ircul

ar)

que

regu

le e

l acc

eso

a lo

s ex

pedi

ente

s co

n in

form

ació

n re

serv

ada

o co

nfid

enci

al q

ue s

e en

cuen

tran

en

el a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión?

Sí No

No

sabe

156.

¿El a

rchi

vo h

istó

rico

brin

da s

ervi

cios

de

prés

tam

o y

cons

ulta

de

expe

dien

tes

para

usu

ario

s ex

tern

os?

Sí No

No

sabe

157.

¿Se

lleva

n a

cabo

his

toria

les

de c

onsu

lta y

pré

stam

o de

los

expe

dien

tes

del a

rchi

vo h

istó

rico?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8686

X

II.

N

OR

MA

TIV

IDA

D E

N M

ATE

RIA

DE

AR

CH

IVO

S Y

TR

AN

SPA

REN

CIA

Mar

qu

e co

n u

na

“X”

la r

esp

ues

ta q

ue

corr

esp

on

da

o e

scri

ba

los

dat

os

qu

e se

le s

olic

itan

158.

¿Par

a la

org

aniz

ació

n do

cum

enta

l y a

dmin

istr

ació

n de

arc

hivo

s en

su

inst

ituci

ón s

e ap

lica

la L

ey F

eder

al d

e A

rchi

vos

( LFA

)?

Sí

No

No

sabe

159.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

a el

Reg

lam

ento

de

la L

FA?

Sí

No

No

sabe

160.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

a la

Ley

Fed

eral

de

Tran

spar

enci

a y

Acc

eso

a la

Info

rmac

ión

Públ

ica

Gub

erna

men

tal?

Sí

No

No

sabe

161.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

an lo

s Li

neam

ient

os g

ener

ales

pa

ra la

org

aniz

ació

n y

cons

erva

ción

de

los

arch

ivos

de

la d

epen

denc

ias

y en

tidad

es d

e la

Adm

inis

trac

ión

Públ

ica

Fede

ral?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8787 16

2.¿E

n lo

s ar

chiv

os d

e la

inst

ituci

ón s

e ap

lica

el R

egla

men

to d

e la

Le

y Fe

dera

l de

Tran

spar

enci

a y

Acc

eso

a la

Info

rmac

ión

Públ

ica

Gub

erna

men

tal?

Sí

No

No

sabe

163.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

an lo

s Li

neam

ient

os g

ener

ales

pa

ra la

cla

sific

ació

n y

desc

lasi

ficac

ión

de la

info

rmac

ión

de la

s de

pend

enci

as y

ent

idad

es d

e la

Adm

inis

trac

ión

Públ

ica

Fede

ral?

Sí

No

No

sabe

164.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

a el

Man

ual a

dmin

istr

ativ

o de

ap

licac

ión

gene

ral e

n m

ater

ia d

e tr

ansp

aren

cia

y de

arc

hivo

s?

Sí

No

No

sabe

165.

¿En

la in

stitu

ción

se

aplic

a el

art

ícul

o 8,

fra

cció

n V

de

la L

ey F

eder

al d

e Re

spon

sabi

lidad

es A

dmin

istr

ativ

as d

e lo

s Se

rvid

ores

Púb

licos

, pub

licad

a en

la D

iario

Ofic

ial d

e la

Fed

erac

ión

el 1

3 de

mar

zo d

e 20

02?

Sí

No

No

sabe

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística8888 16

6.¿E

n la

inst

ituci

ón, p

ara

el a

rchi

vo c

onta

ble

gube

rnam

enta

l, se

apl

ica

lo

esta

blec

ido

en la

Nor

ma

de A

rchi

vo C

onta

ble

Gub

erna

men

tal,

emiti

da

por

la U

nida

d de

Con

tabi

lidad

Gub

erna

men

tal e

Info

rmes

sob

re la

G

estió

n Pú

blic

a de

Hac

iend

a y

Cré

dito

Púb

lico?

Sí

No

N

o sa

be

167.

¿En

los

arch

ivos

de

la in

stitu

ción

se

aplic

a el

Acu

erdo

por

el q

ue s

e es

tabl

ecen

los

Line

amie

ntos

a q

ue s

e su

jeta

rá la

gua

rda,

cus

todi

a y

plaz

o de

con

serv

ació

n de

l Arc

hivo

Con

tabl

e G

uber

nam

enta

l, pu

blic

ado

en e

l Dia

rio O

ficia

l de

la F

eder

ació

n el

25

de a

gost

o de

199

8?

Sí

No

No

sabe

168.

¿En

la in

stitu

ción

se

aplic

a el

Acu

erdo

por

el q

ue s

e es

tabl

ecen

las

disp

osic

ione

s qu

e de

berá

n ob

serv

ar lo

s se

rvid

ores

púb

licos

al s

epar

arse

de

su

empl

eo, c

argo

o c

omis

ión,

par

a re

aliz

ar la

ent

rega

-rec

epci

ón

del i

nfor

me

de lo

s as

unto

s a

su c

argo

y d

e lo

s re

curs

os q

ue t

enga

n as

igna

dos,

pub

licad

o en

el D

iario

Ofic

ial d

e la

Fed

erac

ión

el 1

3 de

oc

tubr

e de

200

5?

Sí

No

No

sabe

169.

¿En

la in

stitu

ción

se

aplic

an la

s Re

com

enda

cion

es p

ara

la o

rgan

izac

ión

y co

nser

vaci

ón d

e lo

s co

rreo

s el

ectr

ónic

os in

stitu

cion

ales

de

las

depe

nden

cias

y e

ntid

ades

de

la A

dmin

istr

ació

n Pú

blic

a Fe

dera

l, pu

blic

adas

en

el D

iario

Ofic

ial d

e la

Fed

erac

ión

el 1

0 de

feb

rero

de

2009

?

Sí

No

No

sabe

AN

EXO

1

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9090

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TICA

DE

VER

IFIC

ACI

ÓN

DEL

CU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

EN

MA

TERI

A D

E A

RCH

IVO

S

Órg

ano

Inte

rno

de C

ontr

ol e

n:

Núm

. de

revi

sión

:

Fech

a:

D

D

M

M

A

AA

A

Ru

bro

:1.

- Á

rea

coo

rdin

ado

ra d

e ar

chiv

os

Ob

jeti

vo:

Verif

icar

que

se

lleve

n a

cabo

las

acci

ones

nec

esar

ias

para

la a

decu

ada

adm

inis

trac

ión

de lo

s do

cum

ento

s de

arc

hivo

, de

man

era

conj

unta

con

las

unid

ades

adm

inis

trat

ivas

y/o

áre

as c

ompe

tent

es e

n ca

da d

epen

denc

ia y

ent

idad

, a f

in d

e ga

rant

izar

la o

rgan

izac

ión,

dis

poni

bilid

ad, l

ocal

izac

ión,

inte

grid

ad y

con

serv

ació

n de

los

arch

ivos

.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9191

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

1.1.

Los

suje

tos

oblig

ados

co

ntar

án c

on u

n ár

ea c

oord

inad

ora

de

arch

ivos

enc

arga

da

de e

labo

rar

y ap

licar

la

s no

rmas

, crit

erio

s y

linea

mie

ntos

ar

chiv

ístic

os

dete

rmin

ados

en

el m

arco

de

la L

ey

Fede

ral d

e A

rchi

vos

( LFA

), su

Reg

lam

ento

y

dem

ás d

ispo

sici

ones

ap

licab

les,

a e

fect

o de

lo

grar

hom

ogen

eida

d en

la m

ater

ia

entr

e la

s un

idad

es

adm

inis

trat

ivas

.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

un

área

co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os.

Art

ícul

o 10

de

la L

FA.

Line

amie

nto

sext

o,

párr

afo

1 de

los

Line

amie

ntos

gen

eral

es

para

la o

rgan

izac

ión

y co

nser

vaci

ón

de lo

s ar

chiv

os d

e la

s de

pend

enci

as

y en

tidad

es d

e la

A

dmin

istr

ació

n Pú

blic

a Fe

dera

l (LG

OC

AD

EAPF

).

Cu

mp

le

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9292

1.1.

Verif

icar

que

el t

itula

r de

la d

epen

denc

ia

o en

tidad

nom

bre

al r

espo

nsab

le d

el

área

coo

rdin

ador

a de

ar

chiv

os.

Art

ícul

o 11

de

la L

FA.

Line

amie

nto

sext

o,

párr

afo

2 de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

17,

fr

acci

ón I

del M

anua

l A

dmin

istr

ativ

o de

A

plic

ació

n G

ener

al

en la

s M

ater

ias

de

Tran

spar

enci

a y

de

Arc

hivo

s ( M

AA

GM

TA).

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9393

1.1.

En c

aso

de q

ue e

l suj

eto

oblig

ado

cuen

te c

on

un a

rchi

vo h

istó

rico,

ve

rific

ar q

ue e

l titu

lar

del

área

coo

rdin

ador

a de

ar

chiv

os t

enga

un

nive

l m

ínim

o de

dire

cció

n de

ár

ea o

su

equi

vale

nte.

Art

ícul

o 9,

fra

cció

n II,

pá

rraf

o se

gund

o de

l Re

glam

ento

de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9494

1.2.

El r

espo

nsab

le d

el

área

coo

rdin

ador

a de

arc

hivo

s fo

rmar

á pa

rte

del C

omité

de

Info

rmac

ión

de la

de

pend

enci

a o

entid

ad

com

o as

esor

en

mat

eria

de

arc

hivo

s, c

on v

oz y

vo

to.

Verif

icar

que

el

resp

onsa

ble

del á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

for

me

part

e de

l C

omité

de

Info

rmac

ión,

co

mo

ases

or e

n m

ater

ia

de a

rchi

vos,

con

voz

y

voto

.

Art

ícul

o 11

de

la L

FA.

Art

ícul

o 8

del

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Verif

icar

que

el

resp

onsa

ble

del á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

cue

nte

con

estu

dios

de

nive

l lic

enci

atur

a.

Art

ícul

o 9,

fra

cció

n I d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9595

1.2.

Verif

icar

que

el

resp

onsa

ble

del á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

cue

nte

con

cono

cim

ient

os e

n ar

chiv

ístic

a.

Art

ícul

o 9,

fra

cció

n I d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

sext

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Verif

icar

que

se

notif

ique

al A

GN la

de

sign

ació

n de

l titu

lar

del á

rea

coor

dina

dora

de

arc

hivo

s.

Art

ícul

o 9,

fra

cció

n II,

pár

rafo

ter

cero

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9696

1.3.

Elab

orar

y s

omet

er

a au

toriz

ació

n de

l C

omité

de

Info

rmac

ión,

o

su e

quiv

alen

te, e

l es

tabl

ecim

ient

o de

cr

iterio

s es

pecí

ficos

en

mat

eria

de

orga

niza

ción

y

cons

erva

ción

de

arch

ivos

; así

com

o de

lo

s ex

pedi

ente

s qu

e co

nten

gan

info

rmac

ión

y do

cum

enta

ción

cl

asifi

cada

com

o re

serv

ada

y/o

conf

iden

cial

, a f

in d

e as

egur

ar s

u in

tegr

idad

.

Verif

icar

que

se

elab

oren

y

pres

ente

n, a

l Com

ité

de In

form

ació

n, lo

s cr

iterio

s es

pecí

ficos

en

mat

eria

de

orga

niza

ción

y

cons

erva

ción

de

arch

ivos

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 7

del

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

sext

o,

frac

ción

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

17,

fra

cció

n III

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9797

1.3.

Verif

icar

que

se

elab

oren

y

pres

ente

n, a

l Com

ité

de In

form

ació

n,

los

proc

edim

ient

os

arch

ivís

ticos

par

a fa

cilit

ar e

l acc

eso

a la

info

rmac

ión

en la

de

pend

enci

a o

entid

ad.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Line

amie

nto

sext

o,

frac

ción

II d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9898

1.4.

Elab

orar

o a

ctua

lizar

, en

coo

rdin

ació

n co

n lo

s re

spon

sabl

es d

e lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

, de

con

cent

raci

ón y

, en

su

caso

, his

tóric

o,

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

arc

hiví

stic

a,

el C

atál

ogo

de

disp

osic

ión

docu

men

tal,

los

inve

ntar

ios

docu

men

tale

s y

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

ar

chiv

ístic

a.

Art

ícul

os 1

2, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n I,

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

se

xto,

fra

cció

n III

; de

cim

oter

cero

, fra

cció

n I y

dec

imoc

uart

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

3 d

el M

AA

GM

TA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística9999

1.4.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cue

nte

con

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l.

Art

ícul

os 1

2, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n II,

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

se

xto,

fra

cció

n III

; de

cim

oter

cero

, fra

cció

n II

y de

cim

osép

timo,

pá

rraf

o pr

imer

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

3, a

part

ado

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

el M

AA

GM

TA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística100100

1.4.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cue

nte

con

los

inve

ntar

ios

gene

rale

s de

exp

edie

ntes

, de

tran

sfer

enci

a y

de b

aja.

Art

ícul

os 1

2, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n III

, de

la L

FA.

Line

amie

nto

sext

o, f

racc

ión

III y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

3, a

part

ado

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

el M

AA

GM

TA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística101101

1.4.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Art

ícul

os 1

2, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n IV

, de

la L

FA.

Line

amie

ntos

sép

timo

y de

cim

oter

cero

, fra

cció

n IV

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

3, a

part

ado

Áre

a co

ordi

nado

ra d

e ar

chiv

os d

el M

AA

GM

TA.

Verif

icar

que

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l est

é va

lidad

o y

regi

stra

do p

or

el A

GN.

Line

amie

ntos

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n II,

y d

ecim

osép

timo,

pá

rraf

o pr

imer

o, d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística102102

1.5.

Esta

blec

er y

des

arro

llar

un p

rogr

ama

de

capa

cita

ción

y a

seso

ría

arch

ivís

tica

para

el

suje

to o

blig

ado.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

un

prog

ram

a de

cap

acita

ción

par

a lo

s re

spon

sabl

es d

e lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

, co

ncen

trac

ión

y, e

n su

ca

so, h

istó

rico.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

de

la L

FA.

Art

ícul

o 10

, fra

cció

n V

I del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

sext

o,

frac

ción

V d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

un

prog

ram

a de

ase

soría

arc

hiví

stic

a pa

ra lo

s re

spon

sabl

es d

e lo

s ar

chiv

os d

e tr

ámite

, co

ncen

trac

ión

y, e

n su

ca

so, h

istó

rico.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

de

la L

FA.

Art

ícul

o 10

, fra

cció

n III

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

sext

o,

frac

ción

V d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística103103

1.6.

Elab

orar

y p

rese

ntar

al

Com

ité d

e In

form

ació

n,

o eq

uiva

lent

e, e

l Pla

n A

nual

de

Des

arro

llo

Arc

hiví

stic

o, e

n el

que

se

con

tem

plen

las

acci

ones

a e

mpr

ende

r a

esca

la in

stitu

cion

al

para

la m

oder

niza

ción

y

mej

oram

ient

o co

ntin

uo d

e lo

s se

rvic

ios

docu

men

tale

s y

arch

ivís

ticos

, el c

ual

debe

rá s

er p

ublic

ado

en e

l por

tal d

e in

tern

et

de c

ada

inst

ituci

ón, a

sí

com

o su

s re

spec

tivos

in

form

es a

nual

es d

e cu

mpl

imie

nto.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

el P

lan

Anu

al d

e D

esar

rollo

A

rchi

víst

ico.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

I de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n IV

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística104104

1.6.

Verif

icar

que

el P

lan

Anu

al d

e D

esar

rollo

A

rchi

víst

ico

se p

rese

nte

para

apr

obac

ión

del

Com

ité d

e In

form

ació

n de

la d

epen

denc

ia o

en

tidad

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

I de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n IV

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística105105

1.6.

Verif

icar

que

en

el P

lan

Anu

al d

e D

esar

rollo

A

rchi

víst

ico

esté

n co

ntem

plad

as la

s ac

cion

es a

em

pren

der

a es

cala

inst

ituci

onal

pa

ra la

mod

erni

zaci

ón

y m

ejor

amie

nto

cont

inuo

de

los

serv

icio

s do

cum

enta

les

y ar

chiv

ístic

os.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

I de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n IV

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística106106

1.6.

Verif

icar

que

el P

lan

Anu

al d

e D

esar

rollo

A

rchi

víst

ico

esté

pu

blic

ado

en e

l po

rtal

de

inte

rnet

de

la d

epen

denc

ia

o en

tidad

, así

com

o lo

s in

form

es a

nual

es

de c

umpl

imie

nto

en

mat

eria

de

arch

ivos

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

I de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n IV

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística107107

1.7.

Coo

rdin

ar lo

s pr

oced

imie

ntos

de

valo

raci

ón y

des

tino

final

de

la d

ocum

enta

ción

, co

n ba

se e

n la

no

rmat

ivid

ad v

igen

te

y la

s di

spos

icio

nes

esta

blec

idas

por

el A

GN,

en e

l cas

o de

l Pod

er

Ejec

utiv

o Fe

dera

l; o

bien

, por

la a

utor

idad

qu

e de

term

ine

las

disp

osic

ione

s se

cund

aria

s ap

licab

les

a lo

s de

más

suj

etos

ob

ligad

os.

Verif

icar

que

el á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

eje

rza

los

proc

edim

ient

os d

e va

lora

ción

y d

estin

o fin

al

de la

doc

umen

taci

ón

con

base

en

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

I de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n IV

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística108108

1.7.

Verif

icar

que

la in

sti-

tuci

ón o

ent

idad

re

alic

e el

trá

mit

e de

ba

ja d

ocum

enta

l de

con

form

idad

co

n lo

est

able

cido

en

el I

nstr

uctiv

o pa

ra

el t

rám

ite d

e ba

ja

docu

men

tal d

e ar

chiv

os

del g

obie

rno

fede

ral,

emiti

do p

or e

l AG

N.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

II de

la L

FA.

Line

amie

ntos

se

xto,

fra

cció

n V

II y

deci

mon

oven

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística109109

1.8.

Coo

rdin

ar, c

on e

l ár

ea d

e te

cnol

ogía

s de

la in

form

ació

n de

l su

jeto

obl

igad

o, la

s ac

tivid

ades

des

tinad

as

a la

aut

omat

izac

ión

de lo

s ar

chiv

os y

a la

ge

stió

n de

doc

umen

tos

elec

trón

icos

.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

un

sist

ema

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

de lo

s do

cum

ento

s de

arc

hivo

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

III

de la

LFA

.

Verif

icar

que

el s

iste

ma

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

docu

men

tal s

e ba

se

en lo

s in

stru

men

tos

de

cont

rol a

rchi

víst

ico.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

III

de la

LFA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística110110

1.8.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

crit

erio

s es

pecí

ficos

par

a la

pr

oduc

ción

y c

ontr

ol

de d

ocum

ento

s el

ectr

ónic

os.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

III

de la

LFA

.

Verif

icar

que

la

depe

nden

cia

o en

tidad

cu

ente

con

un

prog

ram

a pa

ra la

aut

omat

izac

ión

de

los

arch

ivos

y la

ge

stió

n de

doc

umen

tos

elec

trón

icos

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

III

de la

LFA

.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística111111

Rec

om

end

acio

nes

del

OIC

Elab

oró

Rev

isó

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

AN

EXO

2

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística113113

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TICA

DE

VER

IFIC

ACI

ÓN

DEL

CU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

EN

MA

TERI

A D

E A

RCH

IVO

S

Órg

ano

Inte

rno

de C

ontr

ol e

n:

Núm

. de

revi

sión

:

Uni

dad

adm

inis

tra�

va:

Fech

a:

D

D

M

M

A

AA

A

Ru

bro

:2.

- U

nid

ad d

e co

rres

po

nd

enci

a

Ob

jeti

vo:

Verif

icar

que

se

prop

orci

one,

en

tiem

po y

for

ma,

el s

ervi

cio

de e

nvío

, ent

rega

y r

ecep

ción

de

la c

orre

spon

denc

ia

y pa

quet

ería

ofic

ial,

inte

rna

o ex

tern

a, e

n to

das

las

área

s de

la d

epen

denc

ia o

ent

idad

, res

peta

ndo

el p

rinci

pio

de

priv

acid

ad y

con

fiden

cial

idad

.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística114114

2.1.

Gar

antiz

ar e

l reg

istr

o,

segu

imie

nto

y de

spac

ho

de la

cor

resp

onde

ncia

de

ent

rada

y s

alid

a.

Verif

icar

si s

e tie

ne u

n si

stem

a in

form

átic

o pa

ra e

l reg

istr

o, c

ontr

ol,

segu

imie

nto

y de

spac

ho

de la

cor

resp

onde

ncia

.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

anua

l adm

inis

trat

ivo

de a

plic

ació

n ge

nera

l en

mat

eria

de

recu

rsos

m

ater

iale

s y

serv

icio

s ge

nera

les

(MA

AG

MRM

SG).

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística115115

2.1.

Verif

icar

que

se

cuen

te

con

un á

rea

dest

inad

a pa

ra la

uni

dad

de

corr

espo

nden

cia

y co

ntro

l de

gest

ión.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

si s

e tie

ne u

na

Ofic

ialía

de

Part

es p

ara

la r

ecep

ción

, dis

trib

ució

n y

desp

acho

de

la

corr

espo

nden

cia.

Line

amie

nto

octa

vo,

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

si e

l suj

eto

oblig

ado

cuen

ta

con

unid

ades

de

corr

espo

nden

cia

desc

entr

aliz

adas

po

r ca

da u

nida

d ad

min

istr

ativ

a.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística116116

2.2.

Prop

orci

onar

, en

tiem

po y

for

ma,

el

serv

icio

de

rece

pció

n de

la c

orre

spon

denc

ia

y pa

quet

ería

ofic

ial,

así

com

o su

ent

rega

a la

s ár

eas

resp

onsa

bles

de

su

trám

ite y

seg

uim

ient

o.

Verif

icar

que

se

reci

ba

la c

orre

spon

denc

ia d

e en

trad

a y

se a

cuse

de

reci

bo m

edia

nte

sello

of

icia

l, fe

cha,

hor

a y

folio

.

Art

ícul

o 18

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

los

da

tos

del d

estin

atar

io

y re

mite

nte

esté

n co

rrec

tos

y co

mpl

etos

.

Line

amie

nto

nove

no d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística117117

2.2.

Verif

icar

que

se

gene

ren

ficha

s de

con

trol

par

a la

cor

resp

onde

ncia

de

ent

rada

, las

cua

les

debe

rán

cont

ener

, al

men

os:

-Núm

ero

iden

tific

ador

-A

sunt

o-F

echa

y h

ora

de

rece

pció

n-G

ener

ador

y r

ecep

tor

del d

ocum

ento

.

Line

amie

nto

nove

no d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística118118

2.2.

Verif

icar

que

los

anex

os

de la

cor

resp

onde

ncia

es

tén

com

plet

os y

co

rres

pond

an c

on lo

qu

e se

men

cion

a en

el

doc

umen

to; d

e no

se

r as

í, se

rea

lizar

á la

ob

serv

ació

n de

man

era

verb

al y

por

esc

rito

en e

l ac

use

de r

ecib

o.

Line

amie

nto

nove

no d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

se

entr

egue

co

n m

ayor

rap

idez

la

cor

resp

onde

ncia

ur

gent

e.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística119119

2.2.

Verif

icar

que

exi

stan

co

ntro

les

para

el m

anej

o de

la c

orre

spon

denc

ia d

e en

trad

a cl

asifi

cada

com

o re

serv

ada

o co

nfid

enci

al,

así c

omo

para

el d

e aq

uella

que

con

teng

a va

lore

s o

riesg

os.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

se

enví

en, r

elac

iona

dos,

lo

s do

cum

ento

s pa

ra

expe

dien

tarlo

s en

el

arch

ivo

de t

rám

ite.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística120120

2.3.

Dar

seg

uim

ient

o a

los

asun

tos

en t

rám

ite.

Verif

icar

que

el

segu

imie

nto

de lo

s as

unto

s en

trá

mite

se

real

ice

med

iant

e la

s fic

has

de c

ontr

ol d

e la

co

rres

pond

enci

a.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Art

ícul

o 18

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

se

esta

blez

can

tiem

pos

máx

imos

de

aten

ción

, to

man

do e

n cu

enta

la

prio

ridad

del

trá

mite

.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística121121

2.3.

Verif

icar

que

se

revi

sen

diar

iam

ente

las

ficha

s de

con

trol

que

reg

istr

an

venc

imie

nto

en s

u at

enci

ón, p

ara

que

se

notif

ique

el r

etra

so a

l se

rvid

or p

úblic

o.

Line

amie

nto

nove

no d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.1

del

M

AA

GM

RMSG

.

2.4.

Prop

orci

onar

en

tiem

po

y fo

rma

el s

ervi

cio

de d

espa

cho

de la

co

rres

pond

enci

a y

paqu

eter

ía o

ficia

l.

Veri

fica

r qu

e la

uni

dad

de c

orre

spon

denc

ia

revi

se q

ue lo

s da

tos

del

dest

inat

ario

, re

mit

ente

y

anex

os e

stén

cor

rect

os y

co

mpl

etos

.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.2

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

se

acus

e de

rec

ibo

a la

uni

dad

resp

onsa

ble

del

trám

ite, c

on s

ello

, firm

a au

tógr

afa,

fec

ha y

hor

a.

Line

amie

nto

octa

vo d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.2

del

M

AA

GM

RMSG

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística122122

2.4.

Verif

icar

que

se

lleve

a

cabo

el r

egis

tro

de

la c

orre

spon

denc

ia d

e sa

lida

en e

l sis

tem

a in

form

átic

o y

se g

ener

e el

for

mat

o de

env

ío/

rece

pció

n.

Line

amie

nto

octa

vo,

frac

ción

III d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Num

eral

5.2

.3.2

del

M

AA

GM

RMSG

.

Verif

icar

que

exi

stan

co

ntro

les

para

el m

anej

o de

la c

orre

spon

denc

ia d

e sa

lida,

cla

sific

ada

com

o re

serv

ada

o co

nfid

enci

al,

así c

omo

aque

lla q

ue

cont

iene

val

ores

o

riesg

os.

Num

eral

5.2

.3.2

del

M

AA

GM

RMSG

.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística123123

Rec

om

end

acio

nes

del

OIC

Elab

oró

Rev

isó

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

AN

EXO

3

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística125125

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TICA

DE

VER

IFIC

ACI

ÓN

DEL

CU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

EN

MA

TERI

A D

E A

RCH

IVO

S

Órg

ano

Inte

rno

de C

ontr

ol e

n:

Núm

. de

revi

sión

:

Uni

dad

adm

inis

tra�

va:

Fech

a:

D

D

M

M

A

AA

A

Ru

bro

:3.

- A

rch

ivo

de

trám

ite

Ob

jeti

vo:

Verif

icar

que

en

cada

uni

dad

adm

inis

trat

iva

de lo

s su

jeto

s ob

ligad

os e

xist

a un

arc

hivo

de

trám

ite, e

n el

que

se

con

serv

en lo

s do

cum

ento

s de

uso

cot

idia

no n

eces

ario

s pa

ra e

l eje

rcic

io d

e la

s at

ribuc

ione

s de

las

unid

ades

ad

min

istr

ativ

as.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística126126

3.1.

En c

ada

unid

ad

adm

inis

trat

iva

de

las

depe

nden

cias

y

entid

ades

exi

stirá

un

arch

ivo

de t

rám

ite.

Verif

icar

que

en

cada

un

idad

adm

inis

trat

iva

exis

ta u

n ar

chiv

o de

tr

ámite

for

mal

men

te

esta

blec

ido.

Art

ícul

o 14

de

la L

FA.

Art

ícul

o 2,

fra

cció

n V

III

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

nto

déci

mo

de

los

LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística127127

3.1.

Num

eral

6.6

del

M

AA

GM

TA.

Verif

icar

que

cad

a su

jeto

ob

ligad

o no

mbr

e a

un

resp

onsa

ble

del a

rchi

vo

de t

rám

ite.

Art

ícul

o 13

de

la L

FA.

Line

amie

nto

déci

mo,

pá

rraf

o se

gund

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

El r

espo

nsab

le d

el

arch

ivo

de t

rám

ite

reci

be c

apac

itaci

ón

perm

anen

te p

ara

el

cum

plim

ient

o de

sus

fu

ncio

nes.

Art

ícul

o 14

, pár

rafo

se

gund

o de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística128128

3.2.

El a

rchi

vo d

e tr

ámite

co

ntar

á co

n la

in

frae

stru

ctur

a ne

cesa

ria

para

adm

inis

trar

, co

nser

var

y lo

caliz

ar lo

s ex

pedi

ente

s de

arc

hivo

.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s ad

ecua

das

y su

ficie

ntes

par

a el

res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Cue

nta

con

mob

iliar

io

sufic

ient

e y

adec

uado

pa

ra e

l res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Las

inst

alac

ione

s re

únen

la

s co

ndic

ione

s de

te

mpe

ratu

ra y

hum

edad

ad

ecua

das

para

la

cons

erva

ción

de

los

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística129129

3.2.

Cue

nta

con

sist

emas

de

miti

gaci

ón d

e rie

sgos

pa

ra la

pro

tecc

ión

de

los

docu

men

tos

y de

l pe

rson

al.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ad

ecua

das

y ap

arta

das

de lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

equi

po

de c

ómpu

to p

ara

adm

inis

trar

los

do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística130130

3.2.

Cue

nta

con

un s

iste

ma

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

docu

men

tal.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o y

20 d

e la

LFA

.

Cue

nta

con

equi

po

para

la d

igita

lizac

ión

de

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

El á

rea

de t

raba

jo e

stá

de bi

dam

ente

sep

arad

a de

l áre

a de

res

guar

do d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística131131

3.2.

Cue

nta

con

el

pers

onal

suf

icie

nte

para

la a

dmin

istr

ació

n do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

segu

ndo

tran

sito

rio, p

árra

fo

segu

ndo

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

3.3.

Los

proc

esos

ar

chiv

ístic

os s

e re

aliz

an c

onfo

rme

a la

nor

mat

ivid

ad

vige

nte

y ap

licab

le

para

la a

decu

ada

adm

inis

trac

ión

del

arch

ivo

de t

rám

ite.

Se r

ecib

e y

clas

ifica

la

docu

men

taci

ón c

on

base

en

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

ar

chiv

ístic

a.

Art

ícul

os 1

4 y

18 d

e la

LF

A.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística132132

3.3.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Los

expe

dien

tes

está

n or

dena

dos

de

acue

rdo

con

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

ar

chiv

ístic

a.

Art

ícul

o 14

y 1

8 de

la

LFA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística133133

3.3.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

La in

tegr

ació

n de

lo

s ex

pedi

ente

s se

re

aliz

a po

r as

unto

y d

e ac

uerd

o co

n el

Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica.

Art

ícul

o 14

, fra

ccio

nes

I y

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

I y

VIII

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística134134

3.3.

Line

amie

nto

déci

mo,

fr

acci

ones

I y

III d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Se r

ealiz

a la

glo

sa d

el

expe

dien

te c

on lo

s do

cum

ento

s ge

nera

dos

o re

cibi

dos

y, e

n su

ca

so, s

e cr

ea u

n nu

evo

expe

dien

te.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

nto

déci

mo,

fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística135135

3.3.

Los

expe

dien

tes

cuen

tan

con

la p

orta

da o

gu

arda

ext

erio

r pa

ra s

u id

entif

icac

ión.

Line

amie

nto

deci

moq

uint

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

La p

orta

da o

gua

rda

exte

rior

del e

xped

ient

e co

ntie

ne:

- U

nida

d ad

min

istr

ativ

a-

Fond

o-

Secc

ión

- Se

rie

- N

úmer

o de

exp

edie

nte

- Fe

cha

de a

pert

ura

y,

en

su

caso

, de

cier

re d

el

expe

dien

te

Line

amie

ntos

de

cim

oqui

nto

y de

cim

osex

to d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística136136

3.3.

- A

sunt

o -

Valo

res

docu

men

tale

s-

Vig

enci

a do

cum

enta

l -

Núm

ero

de f

ojas

al

cier

re d

el e

xped

ient

e-

Leye

nda

de

clas

ifica

ción

de

la

info

rmac

ión.

En la

cej

a o

mar

bete

de

l exp

edie

nte

se

seña

lan

los

sigu

ient

es

elem

ento

s:-

Secc

ión

- Se

rie

- N

úmer

o de

exp

edie

nte

- Fe

cha

de a

pert

ura

y,

en s

u ca

so, d

e ci

erre

del

ex

pedi

ente

-

Asu

nto

Line

amie

nto

deci

moq

uint

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística137137

3.3.

Se e

labo

ran

los

inve

ntar

ios

docu

men

tale

s ge

nera

les,

de

tra

nsfe

renc

ia y

de

baja

.

Art

ícul

os 1

4, f

racc

ión

I y,

19, f

racc

ión

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

I, y

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

III, d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

La u

nida

d ad

min

istr

ativ

a en

treg

a al

arc

hivo

de

trá

mite

el o

los

expe

dien

tes

y el

in

vent

ario

doc

umen

tal

de r

equi

sito

.

Art

ícul

os 1

4, f

racc

ión

I, y

19, f

racc

ión

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

I y

VII

del R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística138138

3.3.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

I, y

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

III, d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Se r

ecib

en lo

s ex

pedi

ente

s ju

nto

con

el

inve

ntar

io d

ocum

enta

l y

se r

ealiz

a el

cot

ejo

de la

in

form

ació

n.

Art

ícul

os 1

4, f

racc

ión

I y

19, f

racc

ión

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

I, y

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

III, d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística139139

3.3.

Se t

iene

n co

ntro

les

de a

cces

o a

los

expe

dien

tes

clas

ifica

dos

com

o re

serv

ados

o

conf

iden

cial

es.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

VIII

y X

III d

el R

egla

men

to

de la

LFA

.

3.4.

Faci

litar

a lo

s se

rvid

ores

pú

blic

os a

utor

izad

os

el p

rést

amo

y co

nsul

ta

de lo

s ex

pedi

ente

s qu

e ob

ran

en e

l arc

hivo

de

trám

ite.

Se c

uent

a co

n co

ntro

les

para

la lo

caliz

ació

n ex

pedi

ta d

e lo

s ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 19

de

la L

FA.

Se s

olic

ita, a

tra

vés

de lo

s se

rvid

ores

pú

blic

os a

utor

izad

os, e

l pr

ésta

mo

o co

nsul

ta d

e ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III y

XII

del R

egla

men

to

de la

LFA

.

Line

amie

nto

déci

mo,

fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística140140

3.4.

Se ll

eva

una

bitá

cora

de

l pré

stam

o de

ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III y

XII

del R

egla

men

to

de la

LFA

.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o, f

racc

ión

II de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Se v

erifi

ca la

inte

grid

ad

del e

xped

ient

e y

se

folia

n lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III, I

X y

XII

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o, f

racc

ión

II de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística141141

3.4.

Se ll

eva

un s

egui

mie

nto

del p

rést

amo

de

expe

dien

tes.

Se

notif

ica,

ci

nco

días

háb

iles

prev

ios,

que

est

á po

r ve

ncer

el p

lazo

de

prés

tam

o y

se s

olic

ita

la d

evol

ució

n de

l ex

pedi

ente

o s

e pr

opon

e am

plia

r el

pla

zo.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III, I

X y

XII

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o, f

racc

ión

II de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Cua

ndo

el e

xped

ient

e es

dev

uelto

, se

verif

ica

su in

tegr

idad

y e

l tot

al

de f

ojas

.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III, I

X y

XII

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística142142

3.4.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o, f

racc

ión

II de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Si e

l exp

edie

nte

pres

enta

alte

raci

ones

o

falta

n fo

jas,

se

notif

ica

al t

itula

r de

la

unid

ad a

dmin

istr

ativ

a so

licita

nte,

par

a qu

e pr

oced

a se

gún

corr

espo

nda.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 11

, fra

ccio

nes

III, I

X y

XII

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

qui

nto

y dé

cim

o, f

racc

ión

II de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística143143

3.5.

Real

izar

la t

rans

fere

ncia

pr

imar

ia, a

l arc

hivo

de

conc

entr

ació

n, d

e la

do

cum

enta

ción

cuy

o tr

ámite

hay

a co

nclu

ido

y se

hay

an c

umpl

ido

los

plaz

os d

e co

nser

vaci

ón

prev

isto

s en

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l.

Se id

entif

ican

los

expe

dien

tes

cuyo

pla

zo

de c

onse

rvac

ión

ha

conc

luid

o de

acu

erdo

co

n el

Cat

álog

o de

di

spos

ició

n do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 19

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

déc

imo,

fr

acci

ones

IV y

V, y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

, de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Se e

labo

ran

los

inve

ntar

ios

docu

men

tale

s de

tr

ansf

eren

cia,

en

orig

inal

y

copi

a, a

grup

ados

por

se

ries

docu

men

tale

s y

año.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística144144

3.5.

Line

amie

ntos

déc

imo,

fr

acci

ones

IV y

V, y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

, de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Se c

uent

a co

n un

fo

rmat

o of

icia

l pa

ra lo

s in

vent

ario

s do

cum

enta

les

gene

ral,

de t

rans

fere

ncia

y d

e ba

ja.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

déc

imo,

fr

acci

ones

IV y

V; y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística145145

3.5.

Se s

olic

ita a

l titu

lar

de

la u

nida

d ad

min

istr

ativ

a pr

oduc

tora

de

la

docu

men

taci

ón,

que

otor

gue

el v

isto

bu

eno

del i

nven

tario

do

cum

enta

l de

tran

sfer

enci

a.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

déc

imo,

fr

acci

ones

IV y

V, y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

En c

aso

de e

xist

ir, e

n el

in

vent

ario

doc

umen

tal

de t

rans

fere

ncia

, ex

pedi

ente

s qu

e de

ban

perm

anec

er e

n el

ar

chiv

o de

trá

mite

, la

unid

ad a

dmin

istr

ativ

a pr

oduc

tora

ela

bora

y

enví

a la

just

ifica

ción

co

rres

pond

ient

e al

re

spon

sabl

e de

l arc

hivo

de

trá

mite

.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

IV d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

déc

imo,

fr

acci

ones

IV y

V; y

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n III

, de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística146146

3.6.

Act

ualiz

ar, c

olab

oran

do

con

el á

rea

coor

dina

dora

de

arc

hivo

s, e

l Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica,

el C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal y

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica.

Art

ícul

os 1

4, f

racc

ión

III;

y 19

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 19

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

III;

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

I, y

deci

moc

uart

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Art

ícul

o 14

, fra

cció

n III

; y

19, f

racc

ión

II de

la L

FA.

Art

ícul

o 19

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

III;

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

II, y

dec

imos

éptim

o de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística147147

3.6.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Art

ícul

os 1

4, f

racc

ión

III;

y 19

, fra

cció

n IV

de

la L

FA.

Art

ícul

o 19

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

III;

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

IV y

seg

undo

de

los

tran

sito

rios

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística148148

3.6.

Llev

ar a

cab

o la

va

lora

ción

y s

elec

ción

do

cum

enta

l, co

nfor

me

al C

atál

ogo

de

disp

osic

ión

docu

men

tal.

Los

expe

dien

tes

de

arch

ivo

se s

ujet

an a

pr

oces

os d

e va

lora

ción

do

cum

enta

l, de

ac

uerd

o co

n lo

s pl

azos

de

con

serv

ació

n es

tabl

ecid

os e

n el

C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Art

ícul

os 1

8, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n IX

, de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

VI d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

3.7.

Se e

labo

ra e

l in

vent

ario

de

baja

do

cum

enta

l con

form

e a

lo e

stab

leci

do e

n el

In

stru

ctiv

o pa

ra e

l trá

mite

de

baj

a do

cum

enta

l de

arch

ivos

del

gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el

AG

N.

Art

ícul

os 1

8, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n IX

de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

VI d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Se r

ealiz

a la

sol

icitu

d de

baj

a do

cum

enta

l an

te e

l AG

N, m

edia

nte

la in

terv

enci

ón d

el

área

coo

rdin

ador

a de

ar

chiv

os.

Art

ícul

os 1

8, f

racc

ión

III, y

19,

fra

cció

n IX

, de

la L

FA.

Art

ícul

o 11

, fra

cció

n X

VI d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística149149

3.7.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Se r

ealiz

a la

baj

a de

doc

umen

ta ci

ón

de c

ompr

obac

ión

adm

inis

trat

iva

med

iant

e el

leva

ntam

ient

o de

l ac

ta a

dmin

istr

ativ

a co

rres

pond

ient

e.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Se r

ealiz

a la

baj

a de

doc

umen

taci

ón

de c

ompr

obac

ión

adm

inis

trat

iva

con

la

inte

rven

ción

del

Órg

ano

Inte

rno

de C

ontr

ol y

se

notif

ica

al A

GN.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística150150

3.7.

La b

aja

de

docu

men

taci

ón

cont

able

se

real

iza

con

prev

ia a

utor

izac

ión

de la

U

nida

d de

Con

tabi

lidad

G

uber

nam

enta

l e

Info

rmes

sob

re la

G

estió

n Pú

blic

a de

la

Secr

etar

ía d

e H

acie

nda

y C

rédi

to P

úblic

o.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

3.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

o q

ue

por

sus

cond

icio

nes

repr

esen

ta u

n rie

sgo

sani

tario

, se

real

izar

án la

s ac

cion

es

corr

espo

ndie

ntes

.

Los

caso

s de

do

cum

enta

ción

si

nies

trad

a se

not

ifica

n al

AG

N, d

entr

o de

los

45 d

ías

post

erio

res

al

even

to.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística151151

3.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del

acta

de

hech

os a

nte

el

Min

iste

rio P

úblic

o.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

se

real

iza

el

leva

ntam

ient

o de

l act

a ad

min

istr

ativ

a co

n la

pa

rtic

ipac

ión

del Ó

rgan

o In

tern

o de

Con

trol

.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística152152

3.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

se

reca

ba

mat

eria

l fot

ográ

fico

com

o ev

iden

cia

del

even

to.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

de h

echo

s an

te

el M

inis

terio

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística153153

3.8.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

adm

inis

trat

iva

con

la p

artic

ipac

ión

del Ó

rgan

o In

tern

o de

C

ontr

ol.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, po

r su

s co

ndic

ione

s,

impl

ica

riesg

o sa

nita

rio,

se r

ecab

a m

ater

ial

foto

gráf

ico

com

o ev

iden

cia.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística154154

3.8.

Los

caso

s de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

hace

n de

l con

ocim

ient

o de

l áre

a de

pro

tecc

ión

civi

l par

a qu

e de

term

ine

las

acci

ones

pr

oced

ente

s.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística155155

Rec

om

end

acio

nes

del

OIC

Elab

oró

Rev

isó

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

AN

EXO

4

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística157157

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TICA

DE

VER

IFIC

ACI

ÓN

DEL

CU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

EN

MA

TERI

A D

E A

RCH

IVO

S

Órg

ano

Inte

rno

de C

o

Núm

. de

revi

sión

:

Fech

a:

D

D

M

M

A

AA

A

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TÍÍIC

AD

EV

ERIF

ICA

CIÓ

ND

ELCU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

ENM

ATE

RIA

DE

ARC

HIV

OS

Órg

ano

Inte

rno

deCo

Núm

.de

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sión

:Fe

cha:

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MM

AA

AA

Ru

bro

:4.

- A

rch

ivo

de

con

cen

trac

ión

Ob

jeti

vo:

Verif

icar

que

los

suje

tos

oblig

ados

cue

nten

con

un

arch

ivo

de c

once

ntra

ción

, ads

crito

al á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

, do

nde

se c

usto

die

aque

lla d

ocum

enta

ción

de

uso

espo

rádi

co q

ue d

ebe

cons

erva

rse

por

razo

nes

adm

inis

trat

ivas

, le

gale

s, f

isca

les

o co

ntab

les.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística158158

4.1.

Cad

a su

jeto

obl

igad

o co

ntar

á co

n un

arc

hivo

de

con

cent

raci

ón.

Verif

icar

que

el s

ujet

o ob

ligad

o cu

ente

co

n un

arc

hivo

de

con

cent

raci

ón

form

alm

ente

es

tabl

ecid

o.

Art

ícul

o 15

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

del

M

AA

GM

TA.

Verif

icar

que

cad

a su

jeto

ob

ligad

o no

mbr

e a

un

resp

onsa

ble

del a

rchi

vo

de c

once

ntra

ción

.

Art

ícul

o 15

, pár

rafo

se

gund

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

El r

espo

nsab

le

del a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

de

berá

con

tar

con

cono

cim

ient

os

y ex

perie

ncia

en

arch

ivís

tica.

Art

ícul

o 15

, pár

rafo

se

gund

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística159159

4.2.

El a

rchi

vo d

e co

ncen

trac

ión

cont

ará

con

la in

frae

stru

ctur

a ne

cesa

ria p

ara

adm

inis

trar

y c

onse

rvar

lo

s ex

pedi

ente

s de

ar

chiv

o.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s ad

ecua

das

y su

ficie

ntes

par

a el

res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Cue

nta

con

mob

iliar

io

sufic

ient

e y

adec

uado

pa

ra e

l res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística160160

4.2.

Las

inst

alac

ione

s re

únen

la

s co

ndic

ione

s de

te

mpe

ratu

ra y

hum

edad

ad

ecua

das

para

la

cons

erva

ción

de

los

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

sist

emas

de

miti

gaci

ón d

e rie

sgos

pa

ra la

pro

tecc

ión

de

los

expe

dien

tes

y de

l pe

rson

al.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística161161

4.2.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ad

ecua

das

y ap

arta

das

de lo

s ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

equi

po

de c

ómpu

to p

ara

adm

inis

trar

los

ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística162162

4.2.

Cue

nta

con

un s

iste

ma

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

docu

men

tal.

Art

ícul

os 9

, pár

rafo

pr

imer

o, y

20

de la

LFA

.

Cue

nta

con

equi

po

para

la d

igita

lizac

ión

de

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

El á

rea

de t

raba

jo e

stá

debi

dam

ente

sep

arad

a de

l áre

a de

res

guar

do

de lo

s ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Cue

nta

con

el

pers

onal

suf

icie

nte

para

la a

dmin

istr

ació

n do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

segu

ndo

tran

sito

rio, p

árra

fo

segu

ndo

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística163163

4.3.

Real

izar

los

proc

esos

ar

chiv

ístic

os c

onfo

rme

a la

nor

mat

ivid

ad

vige

nte

y ap

licab

le

para

la a

decu

ada

adm

inis

trac

ión

de

los

docu

men

tos.

Se r

ecib

e la

do

cum

enta

ción

del

ar

chiv

o de

trá

mite

y s

e co

teja

con

el i

nven

tario

de

tra

nsfe

renc

ia

prim

aria

.

Art

ícul

o 18

, fra

cció

n V

II de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

II de

l Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística164164

4.3.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

qui

nto

y de

cim

oprim

ero,

fra

cció

n I d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Los

expe

dien

tes

tran

sfer

idos

se

reci

ben

orga

niza

dos,

dep

urad

os,

folia

dos

e id

entif

icad

os

con

la p

orta

da o

gua

rda

exte

rior

del e

xped

ient

e.

Art

ícul

o 18

, fra

cció

n V

II de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

II de

l Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

nto

quin

to d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística165165

4.3.

Regi

stra

r en

el

inve

ntar

io d

ocum

enta

l la

ubi

caci

ón t

opog

ráfic

a de

cad

a ex

pedi

ente

, co

mun

icán

dolo

al

resp

onsa

ble

del a

rchi

vo

de t

rám

ite.

Art

ícul

o 19

, fra

ccio

nes

III

de la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n V

III d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

de

cim

oprim

ero,

fra

cció

n I,

y de

cim

oter

cero

, fr

acci

ón II

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística166166

4.3.

Son

colo

cado

s lo

s ex

pedi

ente

s en

el

mob

iliar

io d

e ac

uerd

o co

n su

cla

sific

ació

n to

pogr

áfic

a.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

I y

VIII

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística167167

4.3.

Efec

tuar

los

mov

imie

ntos

nec

esar

ios

para

evi

tar

la

acum

ulac

ión

exce

siva

de

docu

men

taci

ón.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

I y

XIII

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística168168

4.3.

Se e

labo

ran

los

inve

ntar

ios

gene

rale

s de

tr

ansf

eren

cia

secu

ndar

ia

y de

baj

a.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n II,

y

19, f

racc

ión

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

ntos

dé

cim

oprim

ero,

fra

cció

n V,

y d

ecim

oter

cero

, fr

acci

ón II

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Se t

iene

n co

ntro

les

de a

cces

o a

los

expe

dien

tes

clas

ifica

dos

com

o re

serv

ados

o

conf

iden

cial

es.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística169169

4.3.

Se c

uent

a co

n co

ntro

les

para

la lo

caliz

ació

n ex

pedi

ta d

e lo

s ex

pe-

dien

tes.

Art

ícul

o 19

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n I

del R

egla

men

to d

e la

LF

A.

4.4.

Faci

litar

a lo

s se

rvid

ores

pú

blic

os a

utor

izad

os

el p

rést

amo

y co

nsul

ta

de lo

s ex

pedi

ente

s tr

ansf

erid

os a

l arc

hivo

de

con

cent

raci

ón.

Faci

litar

a lo

s se

rvid

ores

pú

blic

os a

utor

izad

os e

l pr

ésta

mo

o co

nsul

ta d

e ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.1 d

el

MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística170170

4.4.

Se ll

eva

una

bitá

cora

de

l pré

stam

o de

ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

Dec

imop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.1 d

el

MA

AG

MTA

.

Se v

erifi

ca la

inte

grid

ad

del e

xped

ient

e y

se

folia

n lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

Dec

imop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.1 d

el

MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística171171

4.4.

Se ll

eva

un s

egui

mie

nto

del p

rést

amo

de

expe

dien

tes.

Se

notif

ica,

ci

nco

días

háb

iles

prev

ios,

que

est

á po

r ve

ncer

el p

lazo

de

prés

tam

o, y

se

solic

ita

la d

evol

ució

n de

l ex

pedi

ente

o s

e pr

opon

e am

plia

r el

pla

zo.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.2 d

el

MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística172172

4.4.

Cua

ndo

el e

xped

ient

e es

de

vuel

to, s

e ve

rific

a su

in

tegr

idad

y q

ue e

l tot

al

de f

olio

s es

té c

ompl

eto.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.1 d

el

MA

AG

MTA

.

Si e

l exp

edie

nte

pres

enta

alte

raci

ones

o

falta

n fo

lios,

se

notif

ica

al t

itula

r de

la

unid

ad a

dmin

istr

ativ

a so

licita

nte,

par

a qu

e pr

oced

a se

gún

corr

espo

nda.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

IV d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

cció

n X

de

l Reg

lam

ento

de

la

LFA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Num

eral

6.8

.1 d

el

MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística173173

4.5.

Real

izar

la v

alor

ació

n y

sele

cció

n do

cum

enta

l, de

con

form

idad

co

n lo

s pl

azos

de

cons

erva

ción

y d

estin

o fin

al e

stab

leci

dos

en e

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Iden

tific

ar la

do

cum

enta

ción

de

baja

cuy

o pl

azo

de c

onse

rvac

ión

ha c

oncl

uido

, de

conf

orm

idad

con

el

Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o,

frac

cion

es V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística174174

4.5.

Iden

tific

ar la

do

cum

enta

ción

con

va

lor

hist

óric

o, d

e co

nfor

mid

ad c

on e

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Art

ícul

o 15

, fra

ccio

nes

I y

III d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

VI d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Elab

orar

el i

nven

tario

de

baj

a do

cum

enta

l co

nfor

me

a lo

es

tabl

ecid

o en

el

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III y

XIII

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

V d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística175175

4.5.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Elab

orar

el i

nven

tario

de

doc

umen

taci

ón c

on

valo

r hi

stór

ico,

par

a re

aliz

ar la

tra

nsfe

renc

ia

secu

ndar

ia.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

V d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística176176

4.5.

Real

izar

la s

olic

itud

de

baja

doc

umen

tal a

nte

el A

GN, p

or c

ondu

cto

del á

rea

coor

dina

dora

de

arc

hivo

s, a

nexa

ndo

de cl

arat

oria

de

pre-

valo

raci

ón, f

icha

téc

nica

de

pre

valo

raci

ón e

in

vent

ario

de

baja

do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III y

XIII

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

de

cim

oprim

ero,

fra

cció

n III

, y d

ecim

onov

eno

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Real

izar

la b

aja

de

docu

men

taci

ón

de c

ompr

obac

ión

adm

inis

trat

iva,

med

iant

e el

leva

ntam

ient

o de

l ac

ta a

dmin

istr

ativ

a co

rres

pond

ient

e, c

on la

in

terv

enci

ón d

el Ó

rgan

o In

tern

o de

Con

trol

, y

notif

icar

al A

GN.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística177177

4.5.

Real

izar

la b

aja

de

docu

men

taci

ón

cont

able

con

la p

revi

a au

toriz

ació

n de

la

Uni

dad

de C

onta

bilid

ad

Gub

erna

men

tal e

In

form

es s

obre

la

Ges

tión

Públ

ica

de la

Se

cret

aría

de

Hac

iend

a y

Cré

dito

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

4.6.

Real

izar

la t

rans

fere

ncia

se

cund

aria

, al a

rchi

vo

hist

óric

o, d

e la

do

cum

enta

ción

cuy

os

plaz

os d

e co

nser

vaci

ón

han

conc

luid

o, d

e co

nfor

mid

ad c

on e

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Elab

orar

los

inve

ntar

ios

docu

men

tale

s de

tra

nsfe

renc

ia

secu

ndar

ia.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

V d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística178178

4.6.

Solic

itar

al á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

el v

isto

bu

eno

de la

uni

dad

adm

inis

trat

iva

gene

rado

ra d

e la

do

cum

enta

ción

, la

libe

raci

ón d

e lo

s ex

pedi

ente

s pa

ra

dete

rmin

ar s

u de

stin

o fin

al.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

III d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

En c

aso

de e

xist

ir, e

n el

in

vent

ario

doc

umen

tal

de t

rans

fere

ncia

, ex

pedi

ente

s qu

e de

ban

perm

anec

er

en e

l arc

hivo

de

conc

entr

ació

n, la

un

idad

adm

inis

trat

iva

prod

ucto

ra e

labo

ra y

en

vía

la ju

stifi

caci

ón

corr

espo

ndie

nte.

Art

ícul

o 15

, fra

cció

n III

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o, f

racc

ión

III d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística179179

4.6.

Envi

ar a

l arc

hivo

hi

stór

ico

de la

de

pend

enci

a o

entid

ad

o, e

n su

cas

o, a

l AG

N,

el in

vent

ario

de

baja

do

cum

enta

l par

a su

va

lidac

ión.

Art

ícul

o 16

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o,

frac

cion

es V

y V

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Tran

sfer

ir al

arc

hivo

hi

stór

ico

de la

de

pend

enci

a o

entid

ad

o, e

n su

cas

o, a

l AG

N,

la d

ocum

enta

ción

co

n va

lor

hist

óric

o de

bida

men

te

iden

tific

ada,

org

aniz

ada

y co

n el

inve

ntar

io

docu

men

tal.

Art

ícul

o 16

de

la L

FA.

Art

ícul

o 12

, fra

ccio

nes

III, I

X, X

III d

el

Regl

amen

to d

e la

LFA

.

Line

amie

nto

deci

mop

rimer

o,

frac

cion

es V

y V

II de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística180180

4.7.

Real

izar

, en

cola

bora

ción

co

n el

áre

a co

ordi

nado

ra

de a

rchi

vos,

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

ar

chiv

ístic

a, e

l Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l y la

Guí

a si

mpl

e de

arc

hivo

s.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

de

cim

oprim

ero,

fr

acci

ón IV

; de

cim

oter

cero

, fra

cció

n I y

dec

imoc

uart

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

IV;

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

II y

deci

mos

éptim

o de

lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística181181

4.7.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n IV

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

dé

cim

o, f

racc

ión

IV;

deci

mot

erce

ro, f

racc

ión

IV y

seg

undo

de

los

tran

sito

rios

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

4.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

o q

ue

por

sus

cond

icio

nes

repr

esen

te u

n rie

sgo

sani

tario

, re

aliz

ar la

s ac

cion

es

corr

espo

ndie

ntes

.

Los

caso

s de

do

cum

enta

ción

si

nies

trad

a se

not

ifica

n al

AG

N, d

entr

o de

los

45 d

ías

post

erio

res

al

even

to.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística182182

4.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada

se r

ealiz

a el

leva

ntam

ient

o de

l ac

ta d

e he

chos

ant

e el

M

inis

terio

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada

se r

ealiz

a el

le

vant

amie

nto

del a

cta

adm

inis

trat

iva

con

la

part

icip

ació

n de

l Órg

ano

Inte

rno

de C

ontr

ol.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística183183

4.8.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada

se r

ecab

a m

ater

ial f

otog

ráfic

o co

mo

evid

enci

a de

l ev

ento

.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

de h

echo

s an

te

el M

inis

terio

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística184184

4.8.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

adm

inis

trat

iva

con

la p

artic

ipac

ión

del Ó

rgan

o In

tern

o de

C

ontr

ol.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, po

r su

s co

ndic

ione

s,

impl

ica

riesg

o sa

nita

rio,

se r

ecab

a m

ater

ial

foto

gráf

ico

com

o ev

iden

cia.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística185185

4.8.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística186186

Rec

om

end

acio

nes

del

OIC

Elab

oró

Rev

isó

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

AN

EXO

5

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística188188

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TICA

DE

VER

IFIC

ACI

ÓN

DEL

CU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

EN

MA

TERI

A D

E A

RCH

IVO

S

Órg

ano

Inte

rno

de C

o

Núm

. de

revi

sión

:

Fech

a:

D

D

M

M

A

AA

A

CÉD

ULA

AN

ALÍ

TÍÍIC

AD

EV

ERIF

ICA

CIÓ

ND

ELCU

MPL

IMIE

NTO

DE

OBL

IGA

CIO

NES

ENM

ATE

RIA

DE

ARC

HIV

OS

Órg

ano

Inte

rno

deCo

Núm

.de

revi

sión

:Fe

cha:

DD

MM

AA

AA

Ru

bro

:5.

- A

rch

ivo

his

tóri

co

Ob

jeti

vos:

Verif

icar

que

los

suje

tos

oblig

ados

tra

nsfie

ran

sus

docu

men

tos

con

valo

res

hist

óric

os a

l AG

N, d

e co

nfor

mid

ad c

on la

s di

spos

icio

nes

que

para

ello

se

esta

blez

can.

En

caso

con

trar

io, d

eber

án c

onta

r co

n un

arc

hivo

his

tóric

o pr

opio

.

Verif

icar

que

el a

rchi

vo h

istó

rico

esté

ads

crito

al á

rea

coor

dina

dora

de

arch

ivos

y q

ue s

e co

nstit

uya

com

o fu

ente

de

acce

so p

úblic

o, e

ncar

gado

de

divu

lgar

la m

emor

ia d

ocum

enta

l ins

tituc

iona

l, es

timul

ar e

l uso

y a

prov

echa

mie

nto

soci

al

de la

doc

umen

taci

ón y

difu

ndir

su a

cerv

o e

inst

rum

ento

s de

con

sulta

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística189189 5.1.

Cad

a su

jeto

obl

igad

o po

drá

cont

ar c

on u

n ar

chiv

o hi

stór

ico.

Verif

icar

que

el s

ujet

o ob

ligad

o cu

ente

con

un

arch

ivo

hist

óric

o.

Art

ícul

o 17

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

18,

pár

rafo

se

gund

o de

l MA

AG

MTA

.

Verif

icar

que

cad

a su

jeto

ob

ligad

o no

mbr

e al

re

spon

sabl

e de

l arc

hivo

hi

stór

ico.

Art

ícul

o 17

, pár

rafo

se

gund

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

14,

fra

ccio

nes

I y

IV d

el M

AA

GM

TA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística190190

5.1.

Verif

icar

que

el

resp

onsa

ble

del a

rchi

vo

hist

óric

o cu

ente

con

co

noci

mie

ntos

en

hist

oria

y a

rchi

víst

ica.

Art

ícul

o 17

, pár

rafo

se

gund

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Verif

icar

que

el a

rchi

vo

hist

óric

o se

enc

uent

re

insc

rito

en e

l Reg

istr

o N

acio

nal d

e A

rchi

vos

His

tóric

os ( R

NA

H).

Art

ícul

o 49

de

la L

FA.

Art

ícul

o 57

, fra

cció

n V

I del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

18,

pár

rafo

te

rcer

o de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística191191

Verif

icar

que

el a

rchi

vo

hist

óric

o te

nga

insc

ritos

en

el R

NA

H d

ocum

ento

s co

n va

lor

hist

óric

o.

Art

ícul

o 50

de

la L

FA.

Art

ícul

o 57

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

18,

pár

rafo

te

rcer

o de

l MA

AG

MTA

.

5.2.

El a

rchi

vo h

istó

rico

cont

ará

con

la

infr

aest

ruct

ura

nece

saria

pa

ra a

dmin

istr

ar

y co

nser

var

los

expe

dien

tes

de a

rchi

vo.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s ad

ecua

das

y su

ficie

ntes

par

a el

res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Cue

nta

con

mob

iliar

io

sufic

ient

e y

adec

uado

pa

ra e

l res

guar

do y

co

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

LFA

.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística192192

5.2.

Las

inst

alac

ione

s re

únen

la

s co

ndic

ione

s de

te

mpe

ratu

ra y

hum

edad

ad

ecua

das

para

la

cons

erva

ción

de

los

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

sist

emas

de

miti

gaci

ón d

e rie

sgos

pa

ra la

pro

tecc

ión

de

los

expe

dien

tes

y de

l pe

rson

al.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística193193

5.2.

Cue

nta

con

inst

alac

ione

s el

éctr

icas

ad

ecua

das

y ap

arta

das

de lo

s ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Cue

nta

con

equi

po

de c

ómpu

to p

ara

adm

inis

trar

los

expe

dien

tes.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística194194

5.2.

Cue

nta

con

un s

iste

ma

info

rmát

ico

para

la

adm

inis

trac

ión

docu

men

tal.

Art

ícul

os 9

, pár

rafo

pr

imer

o, y

20

de la

LFA

.

Cue

nta

con

equi

po

para

la d

igita

lizac

ión

de

docu

men

tos.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

El á

rea

de t

raba

jo e

stá

de bi

dam

ente

sep

arad

a de

l áre

a de

res

guar

do d

e lo

s ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

vige

sim

oseg

undo

, fr

acci

ón I

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística195195

Cue

nta

con

el

pers

onal

suf

icie

nte

para

la a

dmin

istr

ació

n do

cum

enta

l.

Art

ícul

o 9,

pár

rafo

pr

imer

o de

la L

FA.

Line

amie

nto

segu

ndo

tran

sito

rio, p

árra

fo

segu

ndo

de lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

5.3.

Real

izar

los

proc

esos

ar

chiv

ístic

os c

onfo

rme

a la

nor

mat

ivid

ad

vige

nte

y ap

licab

le

para

la a

decu

ada

adm

inis

trac

ión

de la

do

cum

enta

ción

.

Se r

ecib

e la

do

cum

enta

ción

de

l arc

hivo

de

conc

entr

ació

n y

se

cote

ja c

on e

l inv

enta

rio

de t

rans

fere

ncia

se

cund

aria

.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística196196

5.3.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

ey F

eder

al d

e Tr

ansp

aren

cia

y A

cces

o a

la In

form

ació

n Pú

blic

a G

uber

nam

enta

l (LF

TAIP

G).

Art

ícul

o 4

4 de

l Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

qui

nto

y de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón II

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística197197

5.3.

Los

expe

dien

tes

tran

sfer

idos

se

reci

ben

orga

niza

dos,

dep

urad

os

e in

vent

aria

dos.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 4

4 de

l Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

qui

nto

y de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ones

II y

III d

e lo

s LG

OC

AD

EAPF

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística198198

5.3.

Verif

icar

que

se

regi

stre

, en

el i

nven

tario

do

cum

enta

l, la

ub

icac

ión

topo

gráf

ica

de c

ada

expe

dien

te.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

, in

ciso

a, d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón IV

, y

deci

mot

erce

ro f

racc

ión

III, i

ncis

o a,

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística199199

5.3.

Son

colo

cado

s lo

s ex

pedi

ente

s en

el

mob

iliar

io d

e ac

uerd

o co

n su

ubi

caci

ón

topo

gráf

ica.

Art

ícul

os 1

9, f

racc

ión

III, i

ncis

o a;

y 9

, pár

rafo

pr

imer

o, d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón IV

, y

deci

mot

erce

ro f

racc

ión

III, i

ncis

o a,

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística200200

5.3.

Se t

iene

n co

ntro

les

de

acce

so a

los

expe

dien

tes

clas

ifica

dos

com

o hi

stór

icos

con

fiden

cial

es.

Art

ícul

os 2

6, 2

7, 2

8 y

29 d

e la

LFA

.

Art

ícul

os 1

6, 1

7, 1

8 y

21 d

el R

egla

men

to d

e la

LFA

.

Se c

uent

a co

n co

ntro

les

para

la lo

caliz

ació

n ex

pedi

ta d

e lo

s ex

pe-

dien

tes.

Art

ícul

os 1

7, f

racc

ión

II;

y 19

, fra

cció

n III

, inc

iso

a, d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística201201

5.4.

Faci

litar

el p

rést

amo

y co

nsul

ta d

e lo

s ex

pedi

ente

s co

n va

lor

hist

óric

o.

Verif

icar

que

se

cuen

te

con

inst

rum

ento

s de

co

nsul

ta.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n III

, in

ciso

a, d

e la

LFA

.

Art

ícul

o 13

del

Re

glam

ento

de

la L

FA.

Art

ícul

o 4,

fra

cció

n V

de

la L

FTA

IPG.

Art

ícul

o 44

del

Re

glam

ento

de

la L

FTA

IPG.

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón IV

, y

deci

mot

erce

ro f

racc

ión

III, i

ncis

o a,

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística202202

5.4.

Faci

litar

el p

rést

amo

o co

nsul

ta d

e ex

pedi

ente

s.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do,

frac

cion

es IV

y V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

17,

fra

cció

n IV

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística203203

5.4.

Se ll

eva

un r

egis

tro

del p

rést

amo

de

expe

dien

tes.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do,

frac

cion

es IV

y V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

17,

fra

cció

n IV

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística204204

5.4.

Se v

erifi

ca la

inte

grid

ad

del e

xped

ient

e y

se

folia

n lo

s do

cum

ento

s.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do,

frac

cion

es IV

y V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

17,

fra

cció

n IV

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística205205

5.4.

Se ll

eva

un s

egui

mie

nto

del p

rést

amo

de

expe

dien

tes.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do,

frac

cion

es IV

y V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

17,

fra

cció

n IV

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística206206

5.4.

Cua

ndo

el e

xped

ient

e es

de

vuel

to, s

e ve

rific

a su

in

tegr

idad

y q

ue e

l tot

al

de f

olio

s es

té c

ompl

eto.

Art

ícul

o 17

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Art

ícul

o 13

, fra

ccio

nes

I y II

del

Reg

lam

ento

de

la L

FA.

Line

amie

nto

deci

mos

egun

do,

frac

cion

es IV

y V

I de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Art

ícul

o se

gund

o,

num

eral

17,

fra

cció

n IV

de

l MA

AG

MTA

.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística207207

5.5.

Real

izar

, en

cola

bora

ción

co

n el

áre

a co

ordi

nado

ra

de a

rchi

vos,

el C

uadr

o ge

nera

l de

clas

ifica

ción

ar

chiv

ístic

a, e

l Cat

álog

o de

dis

posi

ción

do

cum

enta

l y la

Guí

a si

mpl

e de

arc

hivo

s.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l Cua

dro

gene

ral d

e cl

asifi

caci

ón

arch

ivís

tica.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n I d

e la

LFA

.

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón I;

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n I y

dec

imoc

uart

o de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

l C

atál

ogo

de d

ispo

sici

ón

docu

men

tal.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n II

de la

LFA

.

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón I;

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n II

y de

cim

osép

timo

de

los

LGO

CA

DEA

PF.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística208208

5.5.

Part

icip

ar e

n la

el

abor

ació

n y

actu

aliz

ació

n de

la G

uía

sim

ple

de a

rchi

vos.

Art

ícul

o 19

, fra

cció

n IV

de

la L

FA.

Line

amie

ntos

de

cim

oseg

undo

, fr

acci

ón I;

de

cim

oter

cero

, fra

cció

n IV

, y s

egun

do d

e lo

s tr

ansi

torio

s de

los

LGO

CA

DEA

PF.

5.6.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón

sini

estr

ada,

o q

ue

por

sus

cond

icio

nes

repr

esen

te u

n rie

sgo

sani

tario

, re

aliz

ar la

s ac

cion

es

corr

espo

ndie

ntes

.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón a

fect

ada

por

sini

estr

os, s

e no

tific

a al

AG

N, d

entr

o de

los

45 d

ías

post

erio

res

al

even

to.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística209209

5.6.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón a

fect

ada

por

sini

estr

os, s

e re

aliz

a el

leva

ntam

ient

o de

l ac

ta d

e he

chos

ant

e el

M

inis

terio

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

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do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón a

fect

ada

por

sini

estr

os, s

e re

aliz

a el

leva

ntam

ient

o de

l ac

ta a

dmin

istr

ativ

a co

n la

par

ticip

ació

n de

l Órg

ano

Inte

rno

de

Con

trol

.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística210210

5.6.

En lo

s ca

sos

de

docu

men

taci

ón a

fect

ada

por

sini

estr

os, s

e re

caba

m

ater

ial f

otog

ráfic

o co

mo

evid

enci

a de

l ev

ento

.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

por

su

s co

ndic

ione

s im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

de h

echo

s an

te

el M

inis

terio

Púb

lico.

Inst

ruct

ivo

para

el

trá

mite

de

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do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Nú

m.

Pro

ced

imie

nto

Act

ivid

adFu

nd

amen

tole

gal

Cu

mp

le

MT Guía

par

a la

auditoría arch

ivística211211

5.6.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

real

iza

el le

vant

amie

nto

del a

cta

adm

inis

trat

iva

con

la p

artic

ipac

ión

del Ó

rgan

o In

tern

o de

C

ontr

ol.

Inst

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ivo

para

el

trá

mite

de

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do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

En e

l cas

o de

do

cum

enta

ción

que

, po

r su

s co

ndic

ione

s,

impl

ica

riesg

o sa

nita

rio,

se r

ecab

a m

ater

ial

foto

gráf

ico

com

o ev

iden

cia.

Inst

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ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Los

caso

s de

do

cum

enta

ción

que

, por

su

s co

ndic

ione

s, im

plic

a rie

sgo

sani

tario

, se

hace

n de

l con

ocim

ient

o de

l áre

a de

pro

tecc

ión

civi

l par

a qu

e de

term

ine

las

acci

ones

pr

oced

ente

s.

Inst

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ivo

para

el

trá

mite

de

baja

do

cum

enta

l de

arch

ivos

de

l gob

iern

o fe

dera

l, em

itido

por

el A

GN.

Guía

par

a la

auditoría arch

ivística212212

Rec

om

end

acio

nes

del

OIC

Elab

oró

Rev

isó

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.

Nom

bre,

firm

a y

carg

o.


SIGLAS Archivo General de la Nación.Administración Pública Federal.Diario O icial de la Federación.Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.- (General International Standard Archival Description, por sus siglas en inglés), Norma Internacional General de Descripción Archivística.Ley Federal de Archivos.Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios.Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.Órgano Interno de Control.Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Directora de la Colección Guías e InstructivosMercedes de VegaElaboración de textosFernando Brenes Sánchez y Claudia López Iglesias

Diseño y formaciónElisa Cruz CabelloCorrección de estilo Roberto Del Vecchyo CalcáneoMaría del Carmen Gutiérrez HacesFrancisco Javier González Ruiz

El ibro Guía para la auditoría archivística, versión electrónica, fue editada en julio de 2015.

Guía para la auditoría archivística

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