Archivística en México

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La archivística en México

María Estela Islas Pérez

Archivo HistóricoBUAP

Serie Formación Archivística

Red Nacional de Archivos deInstituciones de Educación Superior

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Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,Melquiades Morales Flores

Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla,Enrique Doger Guerrero

Director del Archivo Histórico Universitario,Alfonso Yáñez Delgado

Director de la Serie Formación Archivística,Gustavo Villanueva Bazán

Fotografía de portada,Archivo Histórico de la UNAM, tomada por Fernando Hernández

Diseño,Ileana Gómez Torres

Corrección de Estilo,Sonia Ramírez Torres

© Benemérita Universidad Autónoma de PueblaArchivo Histórico Universitario

Reforma 531Centro Histórico

Tel: 2327479e-mail: [email protected]

ISBN 968863541-3Impreso y hecho en MéxicoPrinted and made in Mexico

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El cuidado que una nación dedica para la conservación de losmonumentos de su pasado puede servir para medir el grado

de civilización a que ha llegado. Entre tales monumentos,tienen primer lugar en valor e importancia, los

archivos públicos, nacionales y locales.

Charles M. AndrewsCharles M. AndrewsCharles M. AndrewsCharles M. AndrewsCharles M. Andrews

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A quienes se dedican a la mal reconocida actividadde rescate de acervos documentales.

Como un homenaje a sucallado esfuerzo.

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AGN Archivo General de la Nación

AMAHAC Asociación Mexicana de Archivos Históricos, A. C.

ANABAD Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas

CAP Comisión de Administración Pública

CCH Colegio de Ciencias y Humanidades

CESU Centro de Estudios sobre la Universidad

CIA Consejo Internacional de Archivos

CIME Colegio de Ingenieros Mecánicos y Electricistas

CITRA Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos

CGEA Coordinación General de Estudios Administrativos

CODOLMAG Comité Técnico Permanente para el Fomento de las Actividades de Conser

vación y Restauración de Documentos, Libros y Materiales Gráficos

CONALEP Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica

CONTEL Comisión Nacional de Telecomunicaciones

COTECAREM Comité Técnico Consultivo de Archivos Estatales y Municipales

COTECUCA Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo

CONACULTA Consejo Nacional para la Cultura y las Artes

CFE Comisión Federal de Electricidad

DEA Dirección de Estudios Administrativos

S i g l a s

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ENBA Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

ESIME Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica

IMC Instituto Mexicano de Comunicaciones

INAH Instituto Nacional de Antropología e Historia

INAP Instituto Nacional de Administración PúblicaPESTYC Proyecto de Estudios Sociales, Tecnológicos y Científicos

RAMP Records Archives Management Program

SC Secretaría de Comercio

SCT Secretaría de Comunicaciones y Transportes

SG Secretaría de Gobernación

SNA Sistema Nacional de Archivos

SPP Secretaría de Programación y Presupuesto

SEP Secretaría de Educación Pública

TELECOM Telecomunicaciones de México

UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization

UNISON Universidad de Sonora

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Cuando hablamos de conciencia y de cultura archivísticas, nos referimos a ese conjunto de accio-nes que buscan de alguna manera resaltar los valores y la importancia de los archivos —entendidoscomo grupos orgánicos de documentación— para la administración de las instituciones y para elconocimiento retrospectivo de las mismas.

Hablamos de las labores propias de la archivística tales como el incremento, la conser-vación, la organización, la descripción y por supuesto, de la difusión como una forma de coronarlas anteriores y establecer el contacto con la sociedad que le da sustento y validez a las instituciones

archivísticas.Entre la difusión las publicaciones son una forma idónea de transmitir un conocimiento que

se genera en la experiencia y que de esa manera se va recreando hasta constituirse en una manifes-tación teórica de esas prácticas cotidianas.

El conocimiento, entendido de esa manera, constituye una posibilidad de transformar lasprácticas y a su vez ser transformado por ellas a fin de dar sentido a un ciclo de retroalimentación

que no debería tener límites.No obstante la importancia de las publicaciones, referidas al campo de la archivística, al menos

en nuestro país y en general en Latinoamérica, son escasas, a veces debido a la actividad práctica querequieren los archivos y que rebasa las capacidades de los archivistas. En otras ocasiones, son notoriaslas pocas pretensiones con que algunos colegas emprenden estas tareas, conformándose con repro-ducir técnicas y métodos sin valorar ni evaluar las bondades de los mismos. Esto muchas veces es

P r e s e n t a c i ó n

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entendible aunque no justificable, cuando en las instituciones se considera que cualquiera puede serarchivista con un mucho de voluntad y un mínimo de capacidad.

Si bien es cierto que el archivista —como un gran número de profesionales— se moldeacon la práctica, es también cierto que la teoría conduce las acciones a mejores puertos por caminos

más cortos. Una metodología errónea parte necesariamente de una concepción teórica de igualmanera, errónea.

Por eso consideramos de fundamental importancia dar a conocer esos textos que se hanvenido produciendo acerca de la profesión archivística en nuestro país y en otros lugares, sobretodo cuando están fundamentados tanto en un conocimiento surgido de una amplia bibliografía,como en prácticas razonadas y constantemente valoradas en las instituciones archivísticas.

Tal es el caso del libro que ahora publicamos en el tercer número de la serie FormaciónArchivística, del Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.

La Archivística en México es una obra muy completa, resultado de una tesis de investigaciónen metodología de las ciencias, que nos proporciona elementos suficientes para entender el porquéen nuestro país no se ha podido desarrollar una cultura archivística que permita —además de unclaro entendimiento y por tanto de una atinada valoración social de la profesión— una correctaaplicación de las técnicas y métodos de procesamiento de los archivos.

A través de la obra podemos entender claramente el concepto de archivo como una conjun-ción entre los documentos que lo conforman y la necesidad de que éstos se encuentren organiza-dos para poder aspirar a ser realmente archivos. Es en este sentido en que podemos realmentehablar del archivo como un conjunto orgánico en el cual cada una de sus partes ocupa un lugardeterminado y no otro, dentro del conjunto.

La autora de esta valiosa obra, María Estela Islas Pérez, es maestra en ciencias, egresada del

PESTYC del Instituto Politécnico Nacional. Bajo la coordinación del doctor Humberto Monteón,participó en el rescate y organización del archivo del Instituto Mexicano de Comunicaciones, delarchivo de la ESIME Allende y del Colegio de Ingenieros Mecánicos y Electricistas (CIME); además hatrabajado dos colecciones documentales particulares de ilustres egresados de la ESIME, ingenieroLázaro Barajas y Antonio García Rojas. Por toda esta experiencia, podemos afirmar que su forma-

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ción en materia archivística ha recorrido diversas facetas, desde el rescate mismo de la documenta-ción, la organización de grupos documentales, hasta la búsqueda de un conocimiento teóricoaplicado a la realidad mexicana, que intenta entender a partir precisamente de su trayectoria y desus prácticas. Ha desarrollado también investigaciones sobre los orígenes del Instituto Politécnico

Nacional y actualmente realiza una investigación sobre los antecedentes de la educación técnica enMéxico.

Así pues, el Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, se con-gratula de seguir aportando su grano de arena a la formación de esa conciencia y de esa culturaarchivística en nuestro país, en esta ocasión con el presente texto que no dudamos, en breve seconvertirá en una obra de referencia obligada para los archivistas nacionales y extranjeros por el

aporte que hace para el conocimiento de nuestra realidad en la materia.

Gustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva BazánGustavo Villanueva Bazán

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I n t r o d u c c i ó n

Los archivos son los documentos sobre el hombre como ser social, son los testigosde su continuidad y de adaptación a los cambios profundos de la vida en la tierra.

Bruno Delmas

De manera particular, en nuestro país, la archivística se enfrenta a una situación que no corres-ponde en mucho a la que se vive a nivel mundial.

Joven disciplina que compartió la misma cuna con la biblioteconomía, apenas se independizóde ésta a finales del siglo XIX, cuando Natalis de Wailly propone el principio de respeto de los

fondos o de procedencia para la organización documental en lugar de la temática que tradicional-mente se había aplicado y que fue la causa del desmembramiento de muchos de los archivos.Todavía no lograba separarse totalmente de la primera cuando la administración de documentostocó a su puerta y ahora, ante el surgimiento de las ciencias de la información, la informáticaaparece como un fetiche que pretende solucionar la problemática archivística.

Lagunas que no han podido subsanarse y en busca de una terminología común, no sólo en

nuestro país sino a nivel internacional, no le han permitido consolidarse en México donde presentaun claro rezago.

Dispersión de disposiciones archivísticas frente a la carencia de una ley nacional de archivos,lo que da justificación a los depredadores de archivos, aun cuando la normatividad vigente, pese atodo, protege a la documentación de las instituciones públicas y privadas.

Oscuridad, polvo, humedad, desorden, basura, muebles en desuso, son el común denomi-

nador de lo que debieran ser nuestros archivos históricos.

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Administradores que por una errónea concepción archivística condenan a los documentosque han perdido su vigencia administrativa a locales inadecuados que no cumplen con los requisi-tos mínimos para la conservación documental, ya por carencia de equipos de seguridad, o porquelas condiciones de clima y humedad benefician la propagación de hongos, sin dejar de mencionar

tampoco los nulos presupuestos y especialmente, el desprecio por quienes se dedican a la actividadarchivística.

Como consecuencia del estado deplorable de nuestros archivos, los investigadores, particu-larmente los historiadores, antes de ejercer su profesión, se dedican muchas veces a ordenar masasconsiderables de documentos que comparten espacios con las termitas, los hongos, los roedores ydemás insectos que conviven en los archivos. Tarea nada fácil que seguramente y en más de uno

provocará el desistimiento, habiendo que conformarse con fuentes de otra naturaleza que facilitanen mucho su trabajo pero que poco aportan al desarrollo de sus respectivas disciplinas.

Abandonan con ello la posibilidad de cuestionar cientos de testimonios depositados en esamasa, que antes formaron parte de archivos, donde se depositaron de manera natural, al igual quelos estratos de la tierra, como aseguraría Pierre Salmón. Documentos que no se elaboraron exprofeso para el historiador y que, por ello mismo, rebasan cualquier temática de investigación.

Quedarán los documentos en espera de otro especialista, archivista o historiador que sea

capaz de restablecer el orden original en que fueron producidos, si antes no terminan con ellos losagentes físicos, químicos o biológicos, o los coleccionistas de documentos que encuentran en elcaos imperante, el ambiente propicio para realizar sus fechorías, olvidándose del valor referencialdel documento.

Sólo hasta después de rescatar las masas considerables de documentos, normalmente deno-minados como archivos muertos, podrán llevarse a cabo las ansiadas investigaciones.

Lo anterior trae aparejadas consecuencias no sólo para la investigación sino para las mismasadministraciones que al no contar con archivos organizados, se ven imposibilitadas de contar conun instrumento eficiente de información que necesariamente repercute en sus decisiones.

Se anulan también las posibilidades educativas que los archivos representan no sólo para loshistoriadores, archivónomos, documentalistas, diplomatistas, restauradores u otros profesionales

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que hacen de los documentos su objeto de estudio, sino para la educación en general, inclusocomo se ha demostrado, a nivel de estudios básicos.

Si realmente se contara con archivos donde imperara el orden, éstos podrían convertirse enverdaderos laboratorios donde no sólo la historia tendría cabida, sino también las ciencias naturales

(que tienen en sus laboratorios un espacio donde se experimenta lo aprendido en las aulas), aunqueello seguirá siendo un ideal mientras no se valore el documento en su justa dimensión.

Una de las manifestaciones más claras de lo anterior, los archivos muertos, seguirán exis-tiendo aunque se diga lo contrario, y los historiadores u otros profesionales estarán condenados arescatarlos, ante el reducido número de archivistas realmente capacitados.

No quedará por tanto otro remedio para los investigadores que seguir rescatando lo que

otros en otro tiempo despreciaron aunque habría que recordar, que más valdría la pena no interve-nir si no se cuenta con las herramientas teóricas necesarias para no terminar siendo los principalescausantes del desmembramiento de los archivos al aplicar una organización temática en contra delos cánones de la archivística.

Habría que recordar también que la archivística y la historia son disciplinas diferentes aun-que ambas confluyan en los archivos y por tanto, aunque el interés de archivistas e historiadores secentra en los archivos, difieren sus objetivos de abordaje; los primeros se centrarán en su organi-

zación mientras que los segundos en su explotación.Pero como ya se mencionó, el reducido número de archivistas y el caótico estado de nues-

tros archivos obliga a quienes desean incorporar fuentes de primera mano en sus investigaciones,a integrar primero los archivos históricos y sólo en un segundo momento, a historiar.

Diferentes son las razones, pero bien podrían resumirse en la obsoleta concepción archivística,donde se da mayor preeminencia al valor administrativo sobre el histórico de los documentos, así

como la ausencia de una cultura archivística en nuestro país, lo que ha provocado que no seobserve ni la teoría archivística ni las disposiciones que tienden a la conservación de nuestrosarchivos. Esto necesariamente acarrea, como se dijo antes, un retraso en el desarrollo de lasciencias, especialmente en las sociales, que tiene en los archivos muertos una de sus manifestacio-nes más evidentes.

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Abundante pareciera ser la literatura en este campo, pero aquella de reflexión sobre elquehacer archivístico en nuestro país es realmente pobre. Dispersa en revistas, memorias, folletos,tesis, disposiciones oficiales y uno que otro libro, la gran mayoría editada por el AGN, aunque noexclusivamente. Se caracteriza por sus reducidos tirajes que casi nunca llegan a una segunda

reimpresión a lo que hay que sumar también, la deficiente distribución.Merecen una mención especial aquellas obras que tratan directamente del tema de investi-

gación o que nos muestran los fundamentos de la archivística, éstas son:La obra de Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vélez Storey y Eduardo Valenzuela Gómez-

Gallardo titulada Los archivos administrativos en México, bajo la supervisión de Jorge CeballosLoya, editada en 1986 por el Archivo General de la Nación, la cual hace una recapitulación de la

legislación federal y el desarrollo histórico de los archivos administrativos en México.En esta misma línea, en el libro Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensión

archivística de la Administración Pública, editado en 1988 también por el Archivo General de laNación, José Enrique Ampudia Mello destaca la importancia de los archivos para la AdministraciónPública así como su problemática en los años ochenta, que no difiere en mucho de la actual.

Por último, las Reflexiones Archivísticas …del documento al testimonio, de Jorge NacifMina, editado por la Asociación Mexicana de Archivos Históricos, A. C., en 1995, es justamente

eso, una reflexión sobre la situación de los archivos en México a partir de su experiencia, comoarchivista primero y responsable después, en el Archivo Histórico del H. Ayuntamiento de la Ciu-dad de México, así como de su participación en los Congresos Nacionales e Internacionales deArchivos.

Aunque en otra línea, pero también sobre los archivos de México, en el libro ArchivalíaMexicana, de Manuel Carrera Stampa, publicado en 1952 por el Instituto de Historia de la UNAM,

se especifican los servicios que prestan y la archivalía que resguardan los principales archivos deMéxico, información recopilada a partir de la experiencia del autor en la organización y consultade esos acervos o la referencia directa de investigadores que tuvieron contacto con ellos.

Los Elementos de Archivología, de Juan de Dios Pérez Galaz, publicado por la ImprentaUniversitaria en 1952, en el cual además de hacer mención de los archivos históricos mexicanos,

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que son básicamente los mismos a los que se refiere Manuel Carrera Stampa, reflexiona sobre losdocumentos, los soportes y las tintas utilizadas en los documentos.

En Los archivos de la historia de América, de Lino Gómez Canedo, publicado por el Insti-tuto Panamericano de Geografía e Historia, en 1961, se compilan datos sobre la archivalía de

diversos repositorios documentales que, según testimonio del autor, resulta esencial para la historiade cada uno de los países latinoamericanos.

Resultaron imprescindibles para la investigación las publicaciones que el Archivo General dela Nación ha editado.

También la revista Archivos Hoy, apenas con cuatro números, dedicada principalmente alSistema Nacional de Archivos.

El boletín Enlace, que difunde breves notas sobre el quehacer archivístico.La Serie Archivos Estatales y Municipales de México que en su número uno, bajo el título

Guía General de los Archivos Estatales y Municipales de México publicó los resultados del rescatede los acervos de los años setenta y ochenta, y que en sus siguientes números dedicó un ejemplarpara los archivos de cada estado.

La Serie Gris, dedicada a difundir, en pocas líneas, los elementos básicos para el manejo dearchivos también resulta importante. Al igual que la Serie Información de Archivos donde básica-

mente se publican las memorias de los congresos nacionales de archivos y otros eventos archivísticos.La Serie Gris pretendió llenar el vacío de literatura especializada que contribuyera a la capacitaciónde quienes trabajan en los archivos.

A mediados de 1997, se inicia la Serie Cuadernos del Archivista, dedicada a publicar lasdisposiciones emanadas del Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismo internacional queha contribuido enormemente en la conservación y difusión de los archivos del mundo, ya a través

de los estudios emanados de su seno, ya mediante la capacitación archivística, ya a través de losprogramas desarrollados, o mediante las recomendaciones aprobadas en los congresos internacio-nales de archivos o en las reuniones de la mesa redonda, tales como la Norma Internacional deDescripción Archivística (ISAD G), o como la limitación para la apertura de los archivos a un periodono mayor de 30 años.

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En el año de 1985, en el marco del programa a largo plazo de Gestión de Documentos,RAMP, auspiciado por la UNESCO, el CIA encargó a un grupo de trabajo que recopilaran, en unaobra, aquellos informes y artículos aparecidos en diversas publicaciones periódicas, desde los añoscincuenta y hasta los ochenta, que resultaban indispensables para homogeneizar la formación de

profesionales en el campo de la administración de archivos y la gestión de documentos, esto, entrelos países miembros, especialmente aquellos en desarrollo.

Este conjunto de obras que lleva por título La Administración Moderna de Archivos y laGestión de Documentos: el Prontuario RAMP, reúne reflexiones en torno a los principios, el desa-rrollo histórico, los avances tecnológicos, la capacitación, la normatividad, así como las posibilida-des de los archivos para la investigación y la educación.

Por otro lado, entre las obras de carácter teórico, y a las que se recurre con mayor frecuen-cia, destacan los textos de Elio Lodolini, Theodore Schellenberg, Antonia Heredia y José RamónCruz Mundet.

El archivista italiano Elio Lodolini representa la corriente clásica de la archivística. Su obramás importante es sin duda Archivística. Principios y problemas, publicada en 1993 por la Aso-ciación Española de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas (ANABAD).

Por su parte, Theodore Schellenberg, archivista norteamericano, al igual que los canadienses,

Carol Couture y Jean Ives Rousseau, son los representantes de una nueva corriente que prioriza eltrabajo que los archivistas clásicos denominan prearchivístico. La obra más representativa deSchellenberg, Archivos modernos. Principios y técnicas, fue reeditada por el AGN en 1987.

Primero Antonia Heredia Herrera, en 1987, en su libro Archivística General. Teoría yPráctica, publicado por la Diputación Provincial de Sevilla, y después, en 1996, José Ramón CruzMundet, en el Manual de Archivística, publicado en España por la Fundación Germán Sánchez

Ruipérez, ambos archivistas españoles, sintetizan en sus obras la teoría clásica y la anglosajona enuna sola denominada simplemente Archivística.

Pero además de esta revisión bibliográfica, el presente trabajo es también el resultado deuna investigación exploratoria, para ello se decidió elaborar una visión panorámica donde se con-gregaran fuentes bibliográficas, hemerográficas, documentos de archivo y el testimonio de la auto-ra. De esta manera, el trabajo quedó dividido en seis apartados:

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El primero ofrece un panorama general del desarrollo histórico de los archivos desde laantigüedad, cuando los documentos se consideraban como prueba, hasta la revolución francesacuando se declara el libre acceso a los archivos; pasando por la Edad Media, cuando los documen-tos eran considerados verdaderos tesoros. Los periodos en los que finalmente quedó dividido este

primer capítulo corresponde en sus dos primeros al de la Antigüedad y al de la Edad Media, no asíel denominado por Cruz Mundet como Antiguo Régimen, el cual no se ajusta a un sólo periodohistórico pero que, sin embargo, el desarrollo archivístico así lo exige, inicia en el siglo XVI yconcluye con la apertura de los archivos a la investigación científica, periodo que en el caso dealgunos países se extiende hasta el siglo XIX. Se cierra el capítulo con algunas reflexiones en tornoa la apertura de los archivos.

En el segundo capítulo denominado “De los documentos, los archivos y la archivística” seprecisan los conceptos que a lo largo del trabajo se manejan, éstos son: archivo, documento,documento histórico, documento archivístico y archivística.

En el capítulo tres, dedicado a “la Teoría archivística”, se describen los principios en los queésta se sustenta, así como las principales actividades que en los archivos deberían desarrollarse conla intención de mostrar que quien labora en ellos, el archivista, es un profesional que requiere deconocimientos tanto teóricos como prácticos sustentados en una larga tradición.

En el cuarto capítulo, “Archivos y archivística en México”, se muestran los diversos progra-mas implementados en nuestro país tendientes a resolver la problemática archivística. Se inicia elcapítulo con los antecedentes de los archivos en nuestro país, así como del AGN, organismo rectoren esta materia en México. Se presenta también un panorama de la capacitación y profesionalizaciónarchivística y del Sistema Nacional de Archivos así como de la administración de documentos.

En el capítulo cinco “Normatividad Archivística”, se analizan las disposiciones existentes

relacionadas con el acceso, traslado, conservación y uso de los archivos en México, así comoaquellas impulsadas por el CIA, organismo que emite disposiciones a nivel internacional y quedeberían observarse por los países miembros, como México. Se destacan los vacíos y se pone demanifiesto la necesidad de una legislación archivística a nivel nacional que regule esta actividad sindejar de destacar las dificultades que ello conlleva.

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Se cierra el trabajo con el capítulo denominado “el Rescate y organización de los archivosen México”, donde se demuestra cómo a pesar de la negativa de aceptar el término archivo muer-to, la realidad archivística mexicana termina por reafirmar su existencia. Sin pretender ser exhaus-tivos se presenta un panorama de la situación que se vive en México, donde se evidencia que la

ausencia de cultura archivística en nuestro país ha sido la causa principal de la pérdida de losacervos que, desafortunadamente nunca podrán ser recuperados por el carácter único de losdocumentos de archivo.

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[...]sin importar la época o el lugar siempre que ha existidoorganización gubernamental de cualquier tipo han existido

archivos producidos y usados por ella.

J. Enrique Ampudia Mello

Cuando los primeros conjuntos humanos se forman, el hombre siente la necesidad de perpetuar ytransmitir su memoria. Durante muchos años utilizó tan sólo la transmisión oral y años más tarde

se valió de los materiales que tuvo a su alcance; las piedras primero y después la arcilla, el hueso,el mármol y otros elementos que la naturaleza le proporcionaba.

“Todavía en la antigua Grecia un empleado especialmente entrenado, llamado mnemon(hombre de la memoria) tuvo la misión de recordar las sentencias pronunciadas por el juez y loscontratos estipulados, también oralmente, entre los particulares, y solamente en un segundo tiem-po predominó la forma escrita y se constituyeron abundantes archivos1” (Lodolini,1993: 21).

Mediante el lenguaje oral se transmitieron tradiciones y leyendas de generación en gene-

ración entre los pueblos primitivos, pero el mismo progreso de las sociedades hizo indispensable laescritura, “que si bien no podía sustituir la palabra hablada en tono y metal de voz, si en cambio,permitía recordar con mayor fidelidad los hechos”.2

Las pinturas localizadas en las piedras y paredes de las cavernas habitadas por los hombresprehistóricos representan la primera manifestación gráfica de los acontecimientos a recordar; sonlos primeros documentos3 conscientes en donde el hombre, utilizando la forma más elemental del

1 La acepción del término archivo durante la antigüedad debe entenderse como el de colección de documentos que losgobernantes consideraban importantes.2 Juan de Dios Pérez Galaz, Elementos de archivología. Manual de divulgación, p. 10.3 Entiéndase el término documento en su sentido amplio como “testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporteperdurable que contiene información” (Heredia, 1987: 87).

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lenguaje, el figurativo, representara mediante objetos la presencia de caza o de animales feroces ode grupos hostiles o bien para registrar el cumplimiento de ritos propiciatorios.4

Le bastaron al hombre una piedra y un cincel5 para perpetuar su memoria. Materiales einstrumentos que fueron transformándose con el correr de los años y el avance técnico alcanzado

por el hombre, llegándose a utilizar los metales, la arcilla y la madera, mismos que rayaba medianteun buril.6 Esta escritura que “casi desapareció al desarrollarse la pictórica, quedó reservada paralos monumentos y placas conmemorativas o mortuorias”.7

La dinámica de su vida y sus necesidades prácticas que hicieron del lenguaje un elemento indis-pensable, promovió también el desarrollo del lenguaje escrito que pasó de la forma más elemental, lafigurativa, a la simbólica; posteriormente a la silábica y por último a la literal, transformándose de la mera

representación de objetos al de ideas, el ideográfico, y arribando a la simple representación de sonidoses decir, el lenguaje fonográfico.8

Pero lo que se considera como “la primera forma de verdadera escritura” lo constituye el dibujo,reducido a los elementos esenciales como “los ideogramas chinos y los jeroglíficos egipcios y aztecas”.9

Un salto de calidad se verificó con la creación de [la] escritura en clave, es decir, con símbolos

convencionales que no tenían ninguna afinidad gráfica con nada de lo representado por ellos. La

primera codificación en el Viejo Mundo es obra de los sumerios y se remonta a más de cinco mil

años atrás, mientras que en América el descubrimiento y la sucesiva destrucción de todo docu-

mento escrito ocurrió quizá precisamente en la fase de traspaso de la representación pictográfica

a la del códice.10

4 E. Lodolini, Archivística. Principios y problemas, p. 22.5 Para profundizar en el desarrollo de la escritura y los materiales escriptorios, véase Pérez Galaz, 1952.6 J. de D. Pérez Galaz, op. cit., p. 67.7 Ibid., p. 29.8 Ibid., p. 9.9 E. Lodolini, op. cit., p. 23.10 Idem.

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La aparición del lenguaje escrito permitió al hombre generar una gran cantidad de docu-mentos a través de los cuales hemos conocido su manera de pensar y sus costumbres, por ello,representa un hito en la historia del hombre, no como un elemento aislado sino como integrante deuna serie de factores que en su conjunto y de manera paulatina, le permitieron transitar de un

periodo a otro. El lenguaje es tan importante que determina la división entre la historia y la prehis-toria que a su vez, obedece a la existencia o no de documentos escritos, mismos que se conviertenen históricos al seleccionarlos el historiador.

Para el estudio de los documentos en relación con su entorno archivístico, R. H. Bautierseñala dos periodos: el prearchivístico caracterizado por la inexistencia de un cuerpo teórico y elperiodo de desarrollo archivístico cuando la ciencia que estudia los archivos, la archivística logra

“niveles suficientes de autonomía”.11

El periodo prearchivístico va desde la antigüedad, cuando aparecen los primeros docu-mentos escritos en el siglo IV a. C.12 hasta el año de 1841, cuando “Natalis de Wailly, jefe de lasección administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio Interior Francés […],enuncia el principio de respeto de los fondos o de procedencia”.13

Durante este lapso, los archivos evolucionan de la época de los archivos de palacio que secorresponden en términos generales con la antigüedad, hasta su apertura a la investigación, es

decir a la época de los archivos como laboratorios de la historia, iniciada durante la revoluciónfrancesa y consolidada en el siglo XX.

Periodos intermedios son la época de los cartularios (trésor de chartes) que abarcan lossiglos XII a XVI, es decir, la Edad Media, y la época de los archivos como arsenal de la autoridad, quese extiende a lo largo del Antiguo Régimen, desde el siglo XVI a comienzos del XIX.14

Desafortunadamente, a través del tiempo, una gran cantidad de los documentos archivísticos

generados se han perdido para siempre, unos al ser utilizados en los cimientos de las construc-ciones, algunos otros por el proceso natural del tiempo y los más por la falta de conciencia del

11 José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, p. 22.12 Ibid., p. 27.13 Ibid., pp. 47-48.14 Ibid., p. 26.

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hombre, quien ha permitido e incluso ha promovido su destrucción, de ahí que tan sólo algunoscuantos testimonios se conserven a la fecha, especialmente aquellos cuyo soporte no fue algúnmaterial perecedero como las hojas, las tablillas enceradas y el papiro15 (Lodoloni, 1993:23).

Difícil será, por tanto, llenar los vacíos existentes en nuestra historia, resultado de la falta de

documentos que directa o indirectamente nos informen acerca de acciones y quehaceres que sehan perdido en el tiempo.

La AntigüedadCreemos que la dificultad que tenemos por conocer con certeza el origen y desarrollo de losarchivos se debe a que el conocimiento archivístico que poseemos acerca de las civilizaciones

antiguas es un tanto “irregular y anecdótico”16; no obstante, las excavaciones arqueológicas handejado al descubierto documentos escritos pertenecientes a las primeras civilizaciones17 que noshan permitido determinar algunas características de los antiguos conservatorios documentales.

Los documentos tenían, por ejemplo, durante la antigüedad, el carácter de sagrados y comotales se les protegía y conservaba, generalmente “en los templos bajo la custodia de los sacerdo-tes”,18 de ahí la denominación que R. H. Bautier da a este periodo como el de los archivos depalacio.19

Múltiples ejemplos se pueden mencionar al respecto: los hebreos tenían su archivo en elTemplo de Jerusalén y fue destruido cuando Vespasiano tomó dicha ciudad; iguales archivos existie-ron en Nínive y Babilonia. En Persia estuvieron en los palacios de los reyes.

15 Los egipcios fueron los primeros en utilizar el papiro, material que constituyó el paso definitivo de la escritura. Éste seextraía de una planta del mismo nombre que crecía en forma silvestre. Los egipcios aprovechaban la totalidad de esta planta,incluso la consideraban como riqueza nacional (Pérez Galaz, 1952: 41).16 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 27.17 Estos documentos se han localizado en los archivos de Uruk, Gmedet, Ur, Fara, Tell, Abu, Salacikh, Mari, Girs, o los deEbla, descubiertos en 1964, y en donde fueron localizadas “tablillas” que se remontan a 2800 y 277 a. C. las que conteníaninformación económico administrativa, histórico jurídica, textos de corte científico y textos literarios (Giovani Pettinato, cit.por Aguilera, 1996) o los de Nínive donde se localizaron tablillas con órdenes de gobernadores, sentencias y contratos enescritura cuneiforme (Heredia, 1987: 72).18 J. de D. Pérez Galaz, op. cit., p. 99.19 Durante este periodo no existe una separación precisa entre los archivos y las bibliotecas. Es hasta después de la apariciónde la imprenta cuando se da la separación definitiva. Véase Heredia, 1987: 100.

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Los templos eran también entre los griegos y los romanos los lugares donde se guardaban los

documentos de gran valor, así como las obras literarias importantes; el templo de Demeter en

Atenas fue uno de los más importantes en ese aspecto. En Roma los de Delfos, Saturno y Ceres,

eran verdaderos archivos oficiales, mientras que en tiempos del Imperio se instaló un gran

archivo en el Palatino; más adelante al formarse los imperios romanos de Oriente y Occidente se

creó otro en Bizancio y el emperador Augusto ordenó se creasen los provincianos.20

Al carácter sagrado de los archivos se debe sumar una característica más durante esteperiodo y hasta el tresor de chartes de la monarquía francesa: el de tesoro.21

Sin embargo, “el procedimiento arqueológico empleado”, en el que interesa más recuperar

textos que reconstruir la organización, nos ha privado de un conocimiento fundamental desde elpunto de vista archivístico: el de la sistematización de aquellos fondos, con excepción del edificiode los archivos de Ugarit, único depósito que evidencia su estructura compuesta por tres depósitosdonde la documentación era escrupulosamente ordenada dependiendo su tipo, ya fuera diplo-mática, financiera o administrativa.22

“En cuanto a los archivos de Grecia y Roma, desgraciadamente, el conocimiento queposeemos […] procede de fuentes mayoritariamente indirectas: los historiadores clásicos, las ins-

cripciones epigráficas y los restos arqueológicos”.23 Sin embargo, puede determinarse que tantolos griegos como los romanos “poseían archivos bien constituidos […]”.24

A pesar de las diferencias entre estos dos pueblos, en ambas culturas el archivo se erigíacomo una institución perfectamente identificada, el Arqueion en Grecia y el Tabularium en Roma.Así también, una muestra más de la importancia que le concedían ambos pueblos a los archivos, fue

20 J. de D. Pérez Galaz, op. cit., p. 99.21 E. Lodolini, op. cit., p. 131.22 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 27.23 Ibid., pp. 27-28.24 Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 4.

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“la existencia de responsables de su custodia y de servidores25 específicos, de forma institucionalizada:el areópago26 y el epistate, los censores27 y los prefectos,28 respectivamente”.29

Los documentos ahí conservados eran “auténticos”, incluso aquellos de carácter privadoque por alguna circunstancia se depositaban en los archivos públicos adquirían ese carácter al tener

que cumplir con un estricto procedimiento administrativo para su admisión, mediante el cual ase-guraba su autenticidad.

Al carácter de auténtico le acompañaba al documento su valor legal, de tal forma que lasadministraciones los conservaban esencialmente por dos razones: por la información que propor-cionaban a la administración, es decir, por su utilidad administrativa, y por su valor probatorioestablecido en el derecho romano es decir, por su utilidad jurídica.

Pueden también establecerse algunas diferencias archivísticas entre estos dos pueblos comoresultado de la heterogeneidad en sus organizaciones.

Por un lado, los griegos se encontraban organizados en ciudades independientes denomi-nadas Polis que contaban con un gobierno, un territorio y colonias totalmente independientesentre éstas. Así, podemos encontrar ciudades tan disímbolas como Esparta y Atenas. La primeracon una organización militar y la segunda, dedicada fundamentalmente al comercio y a la industria.

Como fruto de la independencia de sus ciudades, Grecia contaba con archivos en cada

magistratura30 en donde se custodiaban “las actas públicas tanto de carácter político administrativocomo las de carácter notarial, que servían de garantía a los ciudadanos”.31

Otro aspecto trascendental de esta organización fue el carácter público que los archivos adqui-rieron, el cual estaba “unido a la noción de democracia”32 (L. Llansó, cit. por Cruz Mundet, 1996: 29).

25 Entiéndase por este término la persona dedicada a prestar el servicio de préstamo de documentos.26 Antiguo Tribunal de Atenas.27 En la antigua Roma se daba este nombre al magistrado curul que gozaba de una inviolabilidad y de un prestigio especialesy cuya función consistía en empadronar a los ciudadanos, inventariar los bienes y vigilar las costumbres.28 El prefecto era un alto funcionario romano que ejercía su cargo en el ejército o en la administración.29 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 28.30 Favier, cit. Por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 4.31 Antonia Heredia, Archivística general. Teoría y práctica, pp. 72-73.32 Únicamente participaban los hombres libres, y quedaban excluidos los esclavos y las mujeres.

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Por el contrario, en Roma, cuyo estado era completamente centralizado, la consulta a losdocumentos, “como privilegio de pocos”, se restringía a los funcionarios porque “la función de ladocumentación pública era exclusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del poder”.33

Sin embargo, los archivos de la antigüedad “mejor organizados fueron los romanos […]. Existían

archivos privados, religiosos y económicos (de Estado) los que se dividían en centrales, regionalesy locales”34 (Couture-Rousseau, 1988:4).

La Edad MediaDurante la Edad Media, el Imperio Romano se dividió en dos: el Imperio Romano de Occidentecon capital en Roma y el Imperio Romano de Oriente con capital en Bizancio o Constantinopla. El

Imperio Romano se encontraba en una profunda crisis a consecuencia de la inconformidad cadavez mayor de los esclavos, que se manifestó en constantes sublevaciones que provocaron entreotras cosas una inestabilidad política y la disminución en la producción agrícola, de la industria ydel comercio. Todo ello le hizo presa fácil de los llamados pueblos bárbaros, especialmente losgermanos.

La invasión de Roma, consecuentemente, trajo aparejada la ruina de la agricultura; la des-trucción de edificios, pueblos y palacios y la creación de nuevos reinos en el interior del Imperio

Romano Occidental.En el campo de los archivos, estas invasiones trajeron consigo “la decadencia progresiva e

irremediable del documento escrito”,35 fundamentalmente por dos razones:Por un lado, la disminución en su producción como resultado de la caída del nivel cultural

de la población la que, “con excepción de algunos clérigos,36 perdió el uso de la escritura”.37

33 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30.34 Una división parecida puede establecerse en México. Los archivos a los que se refieren Carol Couture y Jean IvesRousseau como económicos o de Estado vienen a ser los denominados públicos de la actualidad y la segunda clasificacióna la que hacen referencia de centrales, regionales y locales se asemeja mucho a los federales, estatales y municipales deMéxico.35 Bautier, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30.36 El papel que jugó la Iglesia, en el cuidado de los documentos, fue muy importante, ya que gracias a la estabilidad de susmonasterios se conserva documentación desde el siglo IV (Heredia, 1987: 72).37 Bautier, cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 4.

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Por otro lado, la influencia del derecho germano, que “como una mancha de aceite seextendió por toda Europa” y sustituyó al romano,38 esto provocó que el valor legal y probatorio deldocumento, adquirido durante la antigüedad, cediera su lugar al “procedimiento oral y la pruebatestimonial”,39 situación que prevaleció hasta el siglo XII cuando los documentos recobraron pau-

latinamente la facultad de “esgrimir y defender derechos”.40

Como Carol Couture y Jean-Ives Rousseau lo expresaran, habría que esperar el sigloXII y la restauración progresiva del derecho romano para que se manifestara el concepto quehacía de los archivos

un almacén de pruebas y títulos, un arsenal de armas jurídicas que servían para proteger los

derechos y privilegios de reyes, príncipes y de otros grandes del mundo. Entonces se organizaron

los cartularios,41 verdaderos tesoros de los títulos y pruebas y las oficinas de registros de las actas,

creando así la costumbre de conservar los títulos, registros y deliberaciones, correspondencia,

cuentas y documentos justificativos. A medida que se desarrollaron los poderes de la autoridad

central, se constituyeron verdaderas escribanías o depósitos de archivos para hacer frente al

desarrollo de la actividad administrativa de los estados y gobiernos, tales como la Cámara de

Cuentas de Francia y el Tribunal de Hacienda de Inglaterra. Además, cada institución toma la

iniciativa de crear sus propios archivos, hasta que los soberanos, a fines del siglo XVI, sienten la

necesidad de centralizarlos en un lugar común para hacer de ellos un instrumento gubernamental

de uso exclusivo. Esta concepción de los archivos como instrumentos de la administración, consa-

grados, exclusivamente al uso de los soberanos, dominará […] hasta fines del siglo XVIII.42

38 García, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30.39 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30.40 A. Heredia, op. cit., p. 73.41 “Entre los siglos XII y XVI se forman volúmenes manuscritos en los que se registran y clasifican más o menos sistemáticamente,los documentos importantes (diplomas, tratados, contratos, testamentos, cédulas, etcétera). Muchas instituciones religiosasse preocupan de transcribir los privilegios importantes en las compilaciones llamadas cartularios, tumbos, o becerros y lomismo hacen las instituciones civiles, sobre todo los municipios y gremios. Empiezan también a registrarse (en oportunosregistros) los documentos expedidos por las cancillerías reales. Poco a poco, cada servicio administrativo se preocupa deconservar sus propios documentos” (Salmón, 1972: 46).42 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., pp. 4-5.

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El Antiguo RégimenEl antiguo régimen comprende “del siglo XVI hasta la revolución francesa y en el caso de otrosmuchos países, hasta las primeras décadas del siglo XIX”, cuando los archivos abren sus puertas alos investigadores.43

Son dos las características que lo identifican. Por un lado surge, se desarrolla y desapareceun nuevo concepto: el de los archivos de Estado y por el otro, la documentación archivística, la queademás de mantener su función de fuente de poder, adquiere paulatinamente una nueva función, lade arsenal de la historia, consolidada a partir de la legislación francesa en lo que comúnmente sedenomina como los derechos del hombre de acceso a los archivos.44

De acuerdo con Cruz Mundet (1996) la conformación de los archivos de Estado se llevó a

cabo en tres momentos:El primero inicia en 1489 cuando los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus

archivos en la Cancillería de Valladolid; esta iniciativa será reproducida por Maximiliano deHabsburgo al organizar en Insbruck los archivos del imperio. En 1545 Carlos V transfiere ladocumentación del reino castellano al castillo de Simancas,45 donde Felipe II finaliza la concen-tración definitiva de los archivos procedentes de todos los consejos, audiencias, etcétera, procesoque culmina con la aprobación del “Reglamento para el Gobierno del Archivo de Simancas”,

primero de una larga sucesión de archivos de Estado.A lo largo del siglo XVII se mejoran los métodos de concentración archivística en grandes

depósitos, al tiempo que se organizan los archivos administrativos. Se desarrolla una tendencia deconcentración en otros países, pero es hasta el año de 1720 cuando el zar Pedro el Grande deRusia introduce un nuevo concepto al realizar las transferencias de la documentación a los archivos

43 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 34.44 Ibid., p. 35.45 A este respecto existe una contradicción en las fechas y los personajes que lo realizaron. Antonia Heredia coincide en elaño de 1545 como el del primer intento de reunir la documentación de la corona castellana en un archivo general, el deSimancas, pero difiere en el personaje al darle el crédito a Carlos I (Heredia, 1988: 74). Pierre Salmón apunta también el sigloXVI como el siglo en el que nacen los archivos de Estado pero difiere con Cruz Mundet en el hecho de que es Felipe II quiencrea en 1567 “el primer depósito de privilegios y documentos administrativos en el castillo real de Simancas cerca deValladolid” (Salmón: 1972: 44).

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de Estado, éste es el de la periodicidad.46 También, durante esta época los archivos parroquialesempiezan a proliferar.47

El tercer momento del que habla Cruz Mundet se presenta cuando los gobernantes perci-ben la utilidad de los archivos como elementos de poder. Iniciado por Napoleón “con la finalidad de

restar armas eventuales al adversario y utilizarlas él mismo en apoyo de su política de propaganda”trata de concentrar los archivos de los territorios ocupados, en París.48 Hazaña que no pudo serconcluida.

Estos cambios se dan en una época de rápidas transformaciones, grandes avances científi-cos, importantes descubrimientos geográficos y la formación de poderosas naciones europeas,durante la cual el comercio juega un papel relevante en la transformación de la sociedad.

En el campo de las ciencias se redescubren los textos de la antigüedad. “Es un volver a nacerde la Edad Clásica, Greco-Romana. Nuevamente se pone en el centro de atención al hombre, seobserva su actuación como propia y no como reflejo de la voluntad divina”.49 Se caracterizatambién por un racionalismo exacerbado.

Se despierta en los gobernantes la conciencia del alcance que los archivos tienen para elgobierno y la administración y su eficacia como fuentes de poder.50 Por ello, durante las guerras,los vencedores procuran hacerse de los archivos y los perdedores, por el contrario, luchan porque

éstos no corran con la misma suerte que los territorios ocupados. Los monarcas reclaman también,a sus funcionarios, los documentos públicos que por el ejercicio de sus cargos fueron generados.

Como fuente de poder,

se refuerza la concepción del archivo como territorio infranqueable y presidido por el principio de

secreto e incomunicabilidad, comenzando por el reglamento de Simancas y continuando por los

46 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 36.47 A. Heredia, op. cit., p. 74.48 Bautier, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 37.49 Juan Brom, Para comprender la historia, pp. 23-24.50 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 37.

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que le siguieron; se instituye el principio del secreto, […] es decir, la prohibición de acceso y

comunicación sin autorización real, aunque se tratara de altos dignatarios de la Administración.51

En el campo de la Historia, “los humanistas del Renacimiento habrán de volver a la tradición

crítica de los historiadores antiguos. Preconizan el retorno a las fuentes así como el análisis filoló-gico de los textos […]”.52 Se revalora, por tanto, al documento como fuente de conocimiento y sesustituye la crónica medieval basada en “las fuentes orales, narrativas, por una historiografía inte-resada en la documentación original archivística, para —mediante la crítica textual— revisar lospresupuestos de la historia”.53

En el siglo XVIII “se amplía la visión de la historia y la curiosidad pasa a ser universal […]”.

Escritores como Voltaire basan sus obras54 “en una sólida documentación, a la vez oral (interroga-torio de los testigos de sucesos pasados aún en vida) y escrita (consulta de las obras de suspredecesores, así como de cartas, memorias privadas y documentos archivísticos)”.55

La caída del Antiguo Régimen, como consecuencia de la revolución francesa, tuvo una seriede repercusiones en los archivos, pero quizás la de mayor trascendencia fue la sustitución delcarácter de archivos secretos por el de archivos públicos y, consecuentemente, accesibles a losinvestigadores que los reclamaban.

La revolución francesa, diría Favier,56 “viene a coronar el movimiento de centralización.Instituye la primera red de archivos de la era moderna y propone que éstos puedan ser consultadospor todos, retomando así la concepción griega de los archivos, que permitía a todos los ciudadanosel acceso a los documentos del Estado”.57

51 Ibid., p. 38.52 Pierre Salmón, Historia y crítica. Introducción a la metodología histórica, p. 24.53 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 38.54 Se refiere a las escritas en los años de 1751 y 1756: El siglo de Luis XIV y, Ensayo sobre las costumbres y el espíritu delas naciones.55 P. Salmón, op. cit., pp. 26-27.56 Cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 5.57 Véase también Heredia, 1987: 74.

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Y aunque algunos autores, como Bautier,58 minimizan las repercusiones de la revoluciónfrancesa, argumentando que fue la pérdida del valor administrativo de la documentación la causaprincipal de la apertura de los archivos, motivada inicialmente por su estructuración en un sistemanacional y después por el cambio de concepto de los mismos, que pasaron de archivos del Estado

a ser archivos de la Nación, así como por la supresión de las instituciones del Antiguo Régimen, locierto es que la revolución inauguró una nueva era en los archivos.

En 1789, la Asamblea Nacional de Francia crea los Archivos Nacionales Franceses y elEstado asume la conservación de los documentos y garantiza su consulta59 a través del artículo 37de la Ley sobre organización de los archivos de la República del 7 Mesidor, Año II denominada“Declaración de los derechos del hombre en materia de archivos [la que] señaló el comienzo de la

época de la accesibilidad a los archivos”.60

“En el siglo XIX se generaliza el interés por el pasado. En Francia, a la vez que prosiguen lasinvestigaciones eruditas (la École des Chartes se funda en 1821, la École d´Athénes en 1846, laÉcole Pratique des Hautes Études en 1868, la École de Rome en 1874) los románticos vuelven aponer de moda la historia narrativa […]”.61

“Se crean escuelas que darán impulso a los estudios documentales: […], la de Viena en1854, la Escuela de Diplomática de Madrid, en 1856, y la Escuela de Paleografía y Diplomática en

Florencia en 1857”.62 “En el mismo momento, y llevados por la corriente romántico-científica, lasescuelas de formación histórica, esencialmente orientadas hacia los estudios medievales, logranimponer el reclutamiento de sus alumnos entre los archivistas”.63 Al mismo tiempo, los archivos sondirigidos por los archivistas historiadores, “generalmente medievalistas” que convierten a los archi-vos en “laboratorios de la ciencia histórica”.64

58 Cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 44.59 A. Heredia, op. cit., p. 74.60 A. Wagner, “De las restricciones a la liberalización”, en Boletín de la UNESCO para las bibliotecas, p. 79.61 P. Salmón, op. cit., p. 28.62 A. Heredia, op. cit., p. 75.63 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 5.64 Bautier, cit. por P. Salmón, op. cit., p. 44.

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El acceso público a los archivosA pesar de que los archivos poco a poco se abrieron a las labores de investigación, no fue sino apartir de la segunda guerra mundial “cuando la noción de accesibilidad a los archivos, hastaentonces casi exclusivamente vinculada con la investigación histórica, es decir, científica, asumió

toda su significación, de modo que, paulatinamente, los modernos grandes medios de informaciónrecurrieron cada vez más a los archivos”.65

Tras la derrota alemana, en la segunda guerra mundial, los Estados victoriosos se apodera-ron de los archivos alemanes tratando de descubrir datos que les pudieran dar luz sobre el TercerReich. Se realiza así la microfilmación de masas colosales de documentos, en muchos de los casos,totalmente desordenados o sin catalogar. Estos trabajos estuvieron a cargo de competentes

profesionistas que pusieron a disposición de los investigadores las guías y catálogos unos diez añosdespués de terminada la guerra.

Sin embargo, los investigadores al darse cuenta de la parcialidad de sus investigaciones albasarse exclusivamente en fuentes de una de las partes involucradas en el conflicto, presionaron a susrespectivos gobiernos para que abrieran también las puertas de sus archivos a la investigación.66

Ante la creciente demanda de la documentación archivística, el Estado, como propietario dela documentación, ideó argucias para evitar, o cuando menos limitar, el acceso a los archivos. Se

establecieron normas y se fijaron plazos hasta de cien años, en algunos países, para su consulta.67

Sin embargo, aunque “el secreto subsiste”,68 no se puede negar que se han logrado importantes

65 A. Wagner, op. cit., pp. 79-81.66 Ibid., p. 81.67 Ibid., p. 80.68 P. Salmón, op. cit., p. 44.

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avances, en algunos países, donde el acceso a los archivos se ha elevado al rango de ley, tal es elcaso de Francia,69 Estados Unidos70 y Suecia.71 °°°°°

Por otro lado, la participación del Consejo Internacional de Archivos para conseguir laapertura de los archivos a la investigación, se manifestó durante el congreso extraordinario cele-

brado en Washington en 1966 y en el VI Congreso Internacional desarrollado en Madrid en el añode 1968. En estos congresos los participantes pugnaron por “[…] la reducción del periodo deprohibición de examen de documentos y la disponibilidad de ciertas categorías o series de docu-mentos para fines de la investigación aún durante el periodo de prohibición”72 y plantearon que laapertura podría ser a través de la normalización o mediante la aplicación de los avances tecno-lógicos como el microfilm (considerado herramienta auxiliar en la difusión de los fondos docu-

mentales), o mediante el análisis teórico de la problemática que ello implica.Fueron trece las resoluciones aprobadas durante el Congreso de Madrid y entre ellas destacan:73

11111. Que las administraciones de los archivos de los diferentes países emprendan un estudio a

fondo de los reglamentos que rigen las posibilidades de acceso a los documentos y propongan a

las autoridades competentes la supresión de todas las trabas no justificadas, con objeto de

adaptar el régimen de acceso a los archivos a las necesidades de la investigación científica.

22222. Que en los países en que rigen limitaciones cronológicas, el periodo de inaccesibilidad general

no sea superior de 30 años contados a partir del momento en que aparecen los documentos.

69 En Francia la Commission d´Accés aux Documents Administratifs y las dos leyes sobre las relaciones entre Administracióny Administrados y la otra sobre archivos, la primera de 1978 y la segunda de 1979, garantizan el acceso a los archivos (CruzMundet, 1996: 317).70 La Freedom of Information Act de 1966 de Estados Unidos establece como único requisito para acceder a los documen-tos el que “el solicitante individualice los documentos con una breve descripción, que previamente la Administración estáobligada a ofrecer al ciudadano […]” (Cruz Mundet, 1996: 317).71 La ley de 1976 de Suecia garantiza el libre acceso a los documentos con excepción de aquellos que pongan en riesgo laseguridad nacional, la intimidad de las personas y otros que sólo podrán ser consultados cuando lo autorice el gobierno oel parlamento de ese país (Cruz Mundet, 1996: 316-317).°°°°° En México se ha dado un gran avance en este aspecto con la Ley de Transparencia y acceso a la información... publicadaen junio del 2002 y que garantiza que todo ciudadano puede acceder a la información pública no clasificada como dereserva. (N. del E.)72 S. Prassad, La liberación del acceso y del uso, p. 1.73 A. Wagner, op. cit., pp. 82-83.

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33333. Que se reconozca y aplique en todas partes el principio de igualdad de trato para los investi-

gadores nacionales y los extranjeros. El Congreso condena todas las formas de discriminación

contra los investigadores extranjeros, y pide encarecidamente que no se persista en exigir la

observancia del principio de reciprocidad entre los países, en materia de autorizaciones para el

acceso de sus nacionales a los archivos.

44444. Que las direcciones de archivos que observan una política limitativa en materia de repro-

ducción en microfilmes respecto de los países extranjeros, reformen esa política, abandonando

todas las restricciones apriorísticas formales y aplicando las limitaciones que crean deber man-

tener con la debida flexibilidad a fin de poder atender las necesidades de la investigación

científica.

55555. Como la publicación en microfilme de series enteras de documentos y la preparación de copias

que puedan ponerse libremente a la disposición de investigadores y eruditos constituye el modo

más eficaz, rápido y económico de promover un más amplio acceso a los archivos, el trabajo de

publicación de microfilms debería considerarse como una actividad normal de los archivos.

Sin embargo, como aseguraría Prassad,74 después del Congreso de Madrid “[…] no se haproducido ningún adelanto importante ni revolucionario[…]”. Siguen existiendo restricciones que,

aunque de forma indirecta, evitan el acceso a la documentación. Ejemplos de ello son los horariosde servicio, que se asemejan en mucho al de las oficinas burocráticas limitando los días de servicioa los de la semana inglesa; la falta de instrumentos de descripción que permitan acceder rápida-mente a la documentación, incluso, en muchos casos, la falta de organización de los archivosimpide conocer siquiera, la documentación con que se cuenta.

Es por ello que debemos trabajar por nuestros archivos para contribuir de manera que el acceso

sea real y no tan sólo un ideal. Como investigadores, debemos contribuir para concientizar a los archivistasde la trascendencia de su labor en beneficio o prejuicio de la conservación de la memoria de la huma-nidad, a las autoridades de su responsabilidad en la aplicación y cumplimiento de la legislación actual ya la sociedad en general de la importancia de los archivos, como patrimonio de la humanidad.

74 Op. cit., pp. 11-12.

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[...] no puede darse el nombre de archivo a un conjunto de papeles queno estén debidamente ordenados y puedan ser consultados

en cualquier momento.

Juan D. Pérez Galaz

Cuando hacemos referencia a alguno de estos términos pareciera ser que todos manejamos unlenguaje común, sin embargo, las divergencias son notorias como habrá de asentarse en elpresente capítulo.

Los documentosEtimológicamente el término documento procede de la palabra documentum, la cual a su vezderivó del latín docere que significa enseñar.

Desde un punto de vista muy general puede definirse al documento, como

[…] cualquier cosa que nos dé noticia de algo que haya sucedido en el pasado próximo o más

distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una piedra tallada, una grabación, una

película de cine, etcétera. En ese sentido amplio, el concepto de documento puede identificarse

con el concepto de fuente de conocimiento e información.1

Pero al documento se le puede analizar desde las diferentes disciplinas. Como objeto deestudio de la diplomática, en sentido amplio, el documento es, “[…] todo testimonio de un aconteci-

miento social de carácter jurídico o no jurídico escrito en materiales blandos [pergamino, papel,

1 Alberto Tamayo, Archivística, Diplomática y Sigilografía, p. 55.

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papiro…]. Y en sentido más restringido, [es] el escrito en que se materializa y recoge un acto onegocio por el cual se crea una situación jurídica nueva, o se modifica o extingue una ya existente”.2

En el campo de la historia,

[…] en la mayoría de los casos el documento histórico es un documento escrito, a mano o

impreso (inscripción, ostracon, papiro, manuscrito, carta, diario, matasellos). También puede ser

un documento grabado o audiovisual, es decir, transmitido por el sonido o la imagen (cilindro,

disco, cinta magnetofónica, fotografía, clisé, diapositiva, película, microfilm) o una simple tradi-

ción oral, sin base material, que se ha recogido con la intención de fijarla. Puede también ser un

documento figurado, es decir, un vestigio material del hombre (documento arqueológico, docu-

mento numismático) o un paisaje que muestra la huella de los hombres que lo han modelado

(observación geográfica); pero hay que decir que si el documento figurado o la observación

geográfica no van acompañados de textos, difícilmente lograremos captar su significado, […] el

mismo historiador puede ser él mismo, testigo directo de algunos hechos.3

Dentro del campo archivístico, el CIA precisa que por documento habría de entenderse todaevidencia que contenga “[…] una información, de cualquier fecha, forma y soporte material,

producido o recibido por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privadaen el ejercicio de su actividad”.4

En esta definición resaltan las características que diferencian a los documentos de archivo detodos los demás y que hacen de éstos las fuentes primarias por excelencia, especialmente por loque se refiere a su génesis, ya que sólo serán considerados documentos archivísticos aquellos quehayan sido producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o

actividad para el cumplimiento de sus fines. Durante ese periodo de gestión, los documentos dearchivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series documentales. Otra

2 Ibid., pp. 54-55.3 Pierre Salmón, Historia y crítica. Introducción a la metodología histórica, p. 39.4 Cit. por Antonia Heredia, Archivística general. Teoría y práctica, p. 89.

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característica más de los documentos de archivo es la de ser únicos, ya que rara vez se encuentranen otro documento o publicados.

Para Theodore Schellenberg,5 los documentos de archivo tienen caracteres internos y ex-ternos6 que los hacen únicos y como tales, influirán necesariamente en su descripción, orga-

nización y selección.Los caracteres externos se relacionan con la estructura o propiedades físicas del docu-

mento, es decir con su materialidad, estos son la clase, el tipo, el formato,7 la cantidad y la forma.Los caracteres internos son los más importantes, ya que se refieren a la entidad productora,

los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción, y, el contenido sustantivo.La clase “está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información”

pueden ser textuales,8 iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos o informáticos.El tipo, diría Cruz Mundet,9 “es una característica que va más allá de lo meramente físico o

externo” porque, según Schellenberg,10 “revela tanto el contenido como la estructura física deldocumento [en el que se ven reflejadas] las diversas clases de acción”, es decir, el tipo documentalestá íntimamente ligada a su contenido. En las instituciones se pueden encontrar cartas, corres-pondencia, leyes, informes, circulares, patentes, nombramientos, solicitudes, directorios, actas,etcétera. Y, en los archivos personales: diarios, discursos, ensayos, memorias, álbumes, entre otros

tipos documentales.El formato hace referencia a “la manera en que los documentos se reúnen al ser produ-

cidos” y al soporte en que están fijados, así podemos encontrar volúmenes, legajos, series, expe-dientes, microformas, disquetes, etcétera.

La cantidad se refiere al número de unidades y al espacio que ocupan los documentos.11

La forma hace alusión a su calidad de original o copia y sus distintas variantes.

5 En Técnicas Descriptivas de archivos, pp. 17-39.6 Véase también Gallego-López, 1989: 6-7.7 O. Gallego y P. López se refieren a este carácter como soporte (véase Gallego-López, 1989: 7).8 Son los más abundantes en los archivos.9 En Manual de archivística, p. 101.10 Op. cit., p. 26.11 Generalmente se miden en metros lineales.

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4646464646La archivística

La entidad productora se refiere al autor del documento que puede ser un individuo ouna institución.

Los orígenes funcionales se relacionan con las razones por las que fueron producidostomando en consideración la función administrativa que motivó su creación.

La fecha y el lugar de producción sitúan al documento en el espacio y el tiempo.El contenido sustantivo se refiere al asunto o tema de que trata un documento.12

Los archivos¿Archivo?, ¿realmente tenemos claro el concepto de archivo?, ¿los teóricos que lo han definidoestán de acuerdo en lo esencial del concepto?

No, definitivamente no. Las definiciones existentes así lo demuestran ya que reflejan dife-rencias sustanciales que se traducen en constantes confusiones o interpretaciones erróneas de éstey otros términos esenciales dentro de la teoría archivística.13 Algunos esfuerzos se han realizadopara homogeneizarlos pero aún no es posible contar con una terminología común en todos lospaíses, incluso ni siquiera, como en el caso mexicano, al interior del país. Tan es así que siguesiendo un “punto de preocupación […] de las reuniones nacionales e internacionales14 y de los[archivistas] que suelen dar doctrina sobre archivos”.15

Como Heredia lo manifestara, la explicación puede estar en el hecho de que los archivistas16

[…] han llevado a cabo su tarea profesional valiéndose de su propia experiencia o [la] de otros

técnicos. Se han basado en la práctica, pero salvo honrosas excepciones no se han detenido a

teorizar o al menos no lo han hecho todos los que debieran y cuando han intentado sentar

12 José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, pp. 101-102.13 Más adelante se define y se trata la archivística con más detalle, bastará decir en este momento que “la Archivística es laciencia de los archivos, no la de los documentos” aunque éstos últimos conformen a los archivos (Novoa, s. f.: 165).14 El tema de la terminología se abordó durante el I y II Congresos Internacionales de Archivos celebrados en París en 1950y en La Haya en 1953, respectivamente (A. Heredia,1987: 165).15 Idem.16 En España se utiliza el término archivero para designar a la persona encargada de un archivo pero como en México estemismo término se emplea para designar al mueble en el que se ordenan los expedientes, se sustituyó por el de archivista.

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principios lo han hecho aisladamente, de tal manera que, exagerando, puede llegar a decirse que

cada [archivista] tiene su propio vocabulario.17

Aunado a ello, son pocos los trabajos de reflexión en idioma español,18 por lo que es

necesario acudir a textos en otros idiomas o a las traducciones que a partir de ellos se han elabo-rado. Esto no sería problema si se hubiera conformado una terminología común,19 pero a la fechano se ha logrado, como en la biblioteconomía por ejemplo, ya que

[…] la unificación es bastante compleja, por cuanto las prácticas archivísticas están profunda-

mente marcadas por las tradiciones culturales y administrativas de cada país y es por lo que a

veces es difícil traducir términos archivísticos de una a otra lengua, al ser frecuente que las

mismas palabras no se refieran siempre a realidades parecidas o equivalentes y por cuanto se han

usado con excesiva frecuencia términos específicos de otras disciplinas.20

Son grandes los esfuerzos realizados a nivel internacional para llenar este vacío, especial-mente los realizados por la ONU a través del Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismoque patrocinó un Comité Internacional que trabajó durante nueve años, de 1954 a 1963, y

ofreció al final un Lexicón de terminología archivística. A nivel individual no han faltado las colabo-raciones sobre este asunto que revelan la dificultad de conseguir esta homogeneización.21

Ejemplo de lo anterior es el Glosario de términos archivísticos, elaborado por Calleti Ruiz yRuiz Cortés,22 en el marco de la reforma administrativa en la administración pública, llevada a cabodurante el gobierno de Luis Echeverría, con la finalidad de unificar la terminología utilizada en el

17 A. Heredia, op. cit., pp. 165-166.18 De acuerdo con Marta Dittel de Costa Rica y Amalia Llabrés de Puerto Rico, la primera obra escrita en español quecombinaba en un solo libro los principios fundamentales de archivo se publicó en 1970 por la Editorial Mc Graw Hill. Estaobra que tenía un carácter de texto-manual fue escrita con la finalidad de servir de curso básico de archivos. Véase Dittel,1970.19

Véase por ejemplo: Duchein, 1985: 69; Franz, 1985: 519; Kromnow, 1985: 220; Schellenberg, 1987: 43.20 A. Heredia, op. cit., p. 168.21 Ibid., pp. 165-166.22 Publicado en Bibliotecas y Archivos, núm. 5.

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área. Esta obra sirvió de base para otra más acabada: el Glosario de terminología archivística y deciertas expresiones de administración.

Origen etimológico del término archivo

Aunque el origen es incierto y no existe acuerdo para establecer la procedencia del término ar-chivo, éste podría derivarse de los vocablos griegos arx, arca, arcanum; arxaios; o de arje.23

El primero de ellos se limita al depósito en donde se conservan los documentos ya fuera elarca, la casa o el depósito propiamente dicho.

En el segundo caso, el vocablo arcanum hace referencia a la edad de los documentos, serefiere a lo arcaico o antiguo, es decir se limita a los documentos antiguos.24

La tercera postura, la más aceptada, es aquella que vincula su origen con el vocablo griego arje,término que significa principio, magistrado o autoridad. A su vez, éste derivó en arjeion o Archeionnombre que recibió en Atenas la “sede de la magistratura”,25 o sea, el “palacio donde se ejercitaba laautoridad y se conservaban los documentos que tenían que ver con tal actividad”.26 Según Bautier yotros autores, “es precisamente el Archeion lo que dio origen a la palabra que hoy designa en casi todoslos idiomas a los archivos”,27 la cual al pasar al latín se convirtió en el término arcivum.28

Definición del término archivo

El concepto de archivo ha evolucionado con el correr del tiempo. Mientras en la antigüedad se leidentificaba con los servicios de cancillería que brindaba al ser custodio de los títulos y los derechos

23 Ramón Aguilera, Introducción a la archivística, s. p.24 Este es quizás la menos acertada de las posturas si se considera que en sus inicios los archivos surgen como una necesidadde gobierno más que para su uso cultural.25 Favier, cit. por Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 4.26 R. Aguilera, op. cit., s. p.27 Cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit. p. 4.28 La gran mayoría de los autores que se refieren al origen etimológico del término archivo coinciden en que éste se derivade arjeion. Véase por ejemplo: Schellenberg, 1985: 44; Couture-Rousseau, 1988: 4; Pérez Galaz, 1952: 9. Aunquetambién es necesario apuntar el hecho de que si la bibliografía es escasa, aquella que se refiere específicamente a la historiade los archivos es todavía más rara.

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del Estado,29 poco a poco se ha venido transformando, de tal manera que hoy en día, el archivo tieneuna doble función:30 ser al mismo tiempo que arsenal de la administración, arsenal de la historia.31

Múltiples son las definiciones existentes al respecto, incluso, como diría Antonia Heredia,32

no sin ironía, el concepto de archivo tiene tantas acepciones como archivos existen.

Ello se debe en gran parte a que los teóricos que lo han definido viven una realidad dife-rente: su experiencia dentro de los archivos, su formación profesional, la legislación vigente en elpaís de origen y, de manera especial, los materiales con que trata determinan la visión que de losarchivos tienen.33 Ejemplo de ello son los archivos europeos que durante el siglo XIX fueron consi-derados primordialmente “[…] centros de conservación de fondos de archivo de valor permanenteal servicio de la investigación histórica [en donde] sus relaciones con la administración pública eran

juzgadas como secundarias […]”34

Analicemos tan sólo algunas de las definiciones publicadas a partir de 1898, año deedición del libro de los archivistas holandeses titulado Manual for the arrangement and descriptionof Archives, traducido al inglés en 1940 por Arthur H. Leavitt, y cuya difusión marca el despeguede “la archivística como disciplina independiente”.35

En este Manual se define al archivo como “el conjunto de documentos —escritos a mano,dibujados o impresos— recibidos o redactados ex oficio por una autoridad o por un empleado de

ésta, mientras que tales documentos, conforme con su función, tengan que permanecer junto a lamisma autoridad o junto a sus empleados”.36

29 Bruno Delmas, La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos..., p. 4.30 Como se podrá observar en las definiciones que se dan de archivo, algunos teóricos no aceptan esta doble funciónlimitándolo ya sea a su función administrativa o a la histórica.31 A. Wagner, “De las restricciones a la liberalización”, en Boletín de la UNESCO para bibliotecas, p. 79.32 Op. cit., p. 58.33 T. Schellenberg, Archivos modernos. Principios y técnicas, p. 42.34 R. H. Bautier, “La misión de los archivos y las tareas de los archivistas”, en Prontuario RAMP,..., pp. 1-2.35 A. Heredia, op. cit., p. 10.36 Elio Lodolini, Archivística. Principios y problemas, p. 136.

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En esta definición se introduce el término conjunto que posteriormente retomarían otros autorescomo Antonia Heredia, Giorgio Cencetti,37 Jean Favier,38 Eugenio Casanova y la UNESCO, además deestar presente en el Elsevier´s Lexicon of Archive Terminology 39 en la Ley Francesa de 1979.40

El término conjunto, como diría Antonia Heredia,41 “[…] es distinto al de colección, en

cuanto que el archivo no es resultado de un acto voluntario o caprichoso de alguien” sino laconsecuencia de un proceso natural en donde, según Pierre Salmón,42 “los documentos se depo-sitan en los archivos exactamente igual que se forman los sedimentos de los estratos geológicos,progresivamente, ininterrumpidamente”.

Giovanni Vittani, en 1914, remarcaba esta característica natural cuando definía al archivocomo el “producto natural que se va constituyendo al desarrollarse la vida de las entidades que lo

forman, que refleja sus continuas vicisitudes”.43 También Hilary Jenkinson44 así lo hacía cuandodefinía al archivo como los “documentos acumulados por un proceso natural en el curso de latramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, bajo la custodia de las personas

37 Giorgio Cencetti definió al archivo, en 1937, como “el conjunto de los documentos expedidos y recibidos por una entidado individuo para la consecución de sus propios fines o para el ejercicio de sus propias funciones” (Cit. por Lodolini, 1993: 139).38 Jean Favier, en 1959, definió al archivo como “el conjunto de los documentos recibidos o despachados por una personao institución pública o privada que resulta de su actividad, organizados de acuerdo con ésta y conservados para suutilización” (Heredia, 1987: 62). Véase también Lodolini, 1993: 141.39 En el Elsevier´s Lexicon of Archive Terminology de 1964 se define al archivo como “el conjunto de los documentosrecibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privada, y destinados por su naturaleza a conservarse pordicha persona” ( Heredia, 1987: 61). Véase también Lodolini, 1993: 142.40 En 1979, promovida por Jean Favier, se publica en Francia “la ley del 3 de enero de 1979, núm. 18 en la que se defineal archivo como el conjunto de documentos, cualesquier que sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos orecibidos por cada persona física o moral y por cualquier institución u organismo público o privado en el ejercicio de suactividad” ( Lodolini, 1993: 145). Véase también Cruz Mundet, 1996: 92.41A. Heredia, op. cit., p. 59.42 Op. cit., p. 43.43 E. Lodolini, op. cit., p. 138.44 Hilary Jenkinson, al inaugurar el primer curso de archivística en la Universidad de Londres, en 1947, apuntaba cuatrocaracterísticas que debería contener un archivo: imparcialidad, autenticidad, naturalidad e interdependencia (Ibid., p. 141).

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responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores”.45 De igual modo Brenneke lo pun-tualizaba en su definición.46

Asimismo, Eugenio Casanova, en 1928, también lo remarcaba al definir al archivo como “lacolección47 ordenada de los documentos de una entidad o individuo, que se ha constituido durante

el desarrollo de su actividad y se ha conservado para la consecución de los fines políticos, jurídicosy culturales de aquella entidad o individuo”.48

Vemos en la definición de Casanova un nuevo concepto, el de orden. No puede darse,escribía Pérez Galaz,49 el nombre de archivo a un conjunto de papeles que no están debidamenteordenados y pueden ser consultados en cualquier momento. Aspecto en el que coinciden tambiénHeredia, Lodolini, Bautier50 y Cassese.51

Tal es la importancia de este aspecto, que Heredia52 considera que es imposible eludir elconcepto de orden en la definición de archivo, cosa que no siempre ocurre como se ha visto en lasdefiniciones analizadas y algunas otras que se mencionan. Por ello, para Antonia Heredia el archivo es

uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados

en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,

45 J.R. Cruz Mundet, op. cit., p. 91.46 Brenneke retomaba la definición de Leesch quien afirmaba que “el archivo es la totalidad de escritos y de otrosdocumentos que se han formado junto a personas físicas o jurídicas teniendo por base su actividad práctica o jurídica y que,como fuentes de documentación y pruebas del pasado, están destinados a permanente conservación en un determinadolugar” (Lodolini, 1993: 138-139).47 Aunque Eugenio Casanova utiliza el término colección al definir el archivo, en realidad lo que quiere significar es el de conjunto ya queen la misma definición menciona que el archivo se forma, durante el “desarrollo de su actividad” lo que no sucede con la colección.48 Casanova, cit. por E. Lodolini, op. cit., p. 138.49 En Elementos de archivología. Manual de divulgación, p. 101.50 Bautier para definir el término archivo recurre al de fondo archivístico el cual define como “el conjunto de documentosde todo tipo que cada cuerpo administrativo, cada persona física o jurídica ha reunido automática y orgánicamente en razónmisma de sus propias funciones o de su propia actividad” (Lodolini, 1993: 143).51 Leopoldo Cassese se sumaba, en 1959, a la propuesta de Antonio Panella para quien “el archivo es el conjunto dedocumentos escritos de cualquier especie, ordenadamente recogidos en su continuidad temporal y de los hechos, que unaautoridad pública, una entidad laica o eclesiástica, una empresa privada, asociación o familia, han producido y acumuladopara fines exclusivamente prácticos, durante su desarrollo histórico en las relaciones jurídicas, sociales y políticas” (Cassese,cit. por Lodolini, 1993: 142).52 Op. cit., p. 60.

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conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o

institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.53

La definición de Heredia, la cual consideramos más completa, contiene además de los con-

ceptos de orden, de conjunto y de la conformación del archivo mediante un proceso natural; laposibilidad de que la documentación que integra el archivo pueda ser tanto de una persona física omoral, ya sea pública o privada.54 Además, y quizás el aspecto más relevante por cuanto quemarcará el nacimiento de un archivo, y por lo tanto, su definición y funciones, es el que toma encuenta la doble función de los archivos, es decir tanto la histórica como la administrativa;55 funciónen la que están en desacuerdo autores como Giorgio Cencetti, Leopoldo Cassese, y los archivistas

holandeses, Muller, Feith y Fruin, quienes opinan que únicamente la documentación administrativaes la que conforma los archivos.

Por razones diferentes, no comparten la opinión de Heredia: Brenneke, Lodolini, Sche-llenberg, Pérez Galaz56 y Calleti-Ruiz57 quienes defienden la labor cultural de los archivos sinconsiderar la administrativa.

53 A. Heredia, op. cit., p. 59. Véase también Cruz Mundet, 1996: 93.54 “La ley española del 25 de junio de 1985, núm. 15, sobre el Patrimonio Histórico Español, considera como archivo solamenteel producido por personas jurídicas públicas o privadas. No obstante los papeles que tengan más de cien años, de personasfísicas, son considerados parte del patrimonio documental por la misma ley” (Lodolini, 1993: 145-146). Esta ley establece queel archivo es “el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos reunidos por las personas jurídicas, públicaso privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestiónadministrativa. Se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difundenpara los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos” ( Heredia, 1987: 63-64).55 Al abordar el tema de la valoración documental se profundiza sobre la documentación histórica y la administrativa.56 Pérez Galaz, en 1952, decía que se daba el nombre de archivo “al lugar donde se custodian los documentos públicos oparticulares; igual nombre [decía], recibe el conjunto de estos documentos”. Aclaraba posteriormente que “los archivoscontienen el testimonio fehaciente de las edades pasadas y son las fuentes de autoridad histórica y tesoros de investigaciónpara los hombres de ciencia” (Pérez Galaz, 1952:9).57 Calleti Ruiz y Ruiz Cortés en 1973 definían al archivo como el “sitio donde se coleccionan y conservan documentos. Fuentede información para la toma de decisiones” (Calleti-Ruiz, 1993:47), definición que retomarían en su glosario publicado en1980. En este glosario, además de la definición de archivo registrada en el manual anterior se incluían dos más: “Conjuntodebidamente ordenado y clasificado de documentos que constituyen la historia de una institución o empresa. Un serviciocreado para servir a la entidad o empresa donde funciona y sus actividades invariablemente deben coordinarse con ésta”(Calleti-Ruiz, 1980:14). Como puede observarse, mientras en la primera definición se destaca el carácter administrativo delos documentos del archivo, en la segunda se da prioridad al carácter histórico de los mismos.

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Así, mientras el primer grupo asegura que el archivo nace en el momento mismo en que segeneran los documentos en la institución productora, los teóricos integrantes del segundo grupocoinciden en dejar de lado los documentos corrientes o administrativos y aceptan como archivosúnica y exclusivamente a la documentación que ha perdido “todo interés” para la administración.

Del segundo grupo, Schellenberg y Lodolini se diferencian de los demás porque introducenun nuevo concepto, el de la selección documental. Tanto la registratura de Lodolini como losrecords de Schellenberg, formarán parte de los archivos después de haberse seleccionado “para suconservación permanente como bienes culturales”.58

Según Theodore Schellenberg,59 los archivos son “aquellos registros [records]60 de cual-quiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación perma-

nente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos paraguardarse en una institución archivística”.61

Igualmente, Elio Lodolini,62 archivista italiano, define el archivo como

el conjunto de documentos producidos por una persona física o jurídica (o bien por un grupo de

oficinas u órganos de esta última), en el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre

sí por un vínculo necesario, los cuales una vez perdido todo interés para el desarrollo de la

actividad de aquella persona física o jurídica, han sido seleccionados para su conservación per-

manente como bienes culturales.63

58 E. Lodolini, Cuestiones básicas de la archivología, p. 31.59 En Archivos modernos. Principios y técnicas, p. 4360 Para Schellenberg (1987: 43), los records “son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales,sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquiera institución pública o privada enconsecuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiadospara su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones,procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”.61 Schellenberg (1987: 38) destaca la necesidad de establecer una diferencia entre la documentación y el depósito en dondese conserva para evitar confusiones. Propone se utilice el término archivalía para designar a los materiales e institucionesarchivísticas para referirse a los depósitos.62 En Cuestiones básicas de la archivología, p. 31.63 Véase también Cruz Mundet, 1996: 92.

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Es necesario destacar la influencia que ambos teóricos han tenido en el campo de la archivísticamexicana. Particularmente Theodore Schellenberg, a partir de los años ochenta64 cuando el Ar-chivo General de la Nación (AGN) editó su libro Archivos Modernos, Principios y Técnicas, comoapoyo a las labores de organización de archivos, que a la sazón se realizaban.

Por último, conviene señalar a quienes, como Antonia Heredia, aceptan la doble función delos archivos, ellos son Eugenio Casanova, Aurelio Tanodi,65 la UNESCO,66 el CIA en su versiónfrancesa, y las leyes de Francia y España.

Puntualizaremos únicamente algunos aspectos de las definiciones propuestas por el Con-sejo Internacional de Archivos (CIA) en el Diccionario de Terminología Archivística, editado en1982, para destacar una vez más, las diferencias existentes en este campo.

En este diccionario se incluyen dos definiciones de archivo

una en inglés67 y otra en francés, que no son, una traducción de la otra, sino que divergen

sensiblemente entre sí. Según la definición en inglés, el archivo está formado solamente por los

documentos no corrientes por tanto, se excluye de él la primera fase de la vida de los docu-

64 A finales de los ochenta se editaron textos sobre la administración de documentos. Además del de Schellenberg, sepublicaron también Los archivos en el siglo XX de Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, archivistas canadienses y el Manualpara el curso de capacitación para los archivistas municipales editado por el Instituto Mexiquense de Cultura y el AGN.65 En 1961, Aurelio Tanodi hace una diferencia entre el lugar donde se conservan los documentos, al cual denomina comoarchivo, y a la documentación propiamente dicha; a esta última le da el nombre de archivalía la que define como “todo elmaterial escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo sonoro, audio-visual (películas), proveniente deuna entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desdeel momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicosy científicos o culturales” (Tanodi, cit. por Lodolini, 1993:142).66 La UNESCO define al archivo como “el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos (elaboradoso recibidos) por una persona física o moral (pública o privada) por las necesidades de su existencia y el ejercicio de sustareas, conservados inicialmente para servir como prueba y por sus necesidades administrativas y posteriormente por suvalor de información general” (UNESCO, cit. por Couture-Rousseau, 1998: 7).67 Según el diccionario, el archivo lo integran non current records preserved, with or without selection, by those responsiblefor their creation or by their successors in function for their own use or by an appropriate archives because of theirarchival value ( Lodolini, 1993: 147).

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mentos […] mientras que según la definición en francés68 el archivo comprende también los

documentos corrientes […]69

Se aprecia por tanto que, según la definición que se adopte serán las funciones desarrolla-

das en un archivo, mismas que podrían limitarse a servir como apoyo de la administración que lasgenera y por tanto, una vez concluida esta función, dejar de ser importantes. Por el contrario, si selimita su función a la cultural, se estaría dejando de lado la documentación administrativa que serála que alimente a los archivos históricos70 en el futuro.71 En ambos casos se corre el riesgo deperder la documentación generada por una institución o individuo en el curso de sus actividadespor el concepto que de él se tiene.

Si en las definiciones mostradas se ve lo que sucede en la teoría, en la práctica no es muydiferente en virtud de que la mayoría de los administradores no son conscientes de que la utilidadde los documentos vaya más allá de la que les permita realizar sus funciones en el mejor de loscasos; es decir, la utilidad administrativa, dejando de lado la posibilidad de conformar una verda-dera historia de la institución a partir de los documentos conservados, los que se destinan aespacios olvidados ocasionando su destrucción paulatina, su pérdida o su desorganización y trans-formándose en lo que suele llamarse archivos muertos, situación que no solía suceder en la anti-

güedad ni en la Edad Media, cuando se tenía una concepción diferente de los archivos.

68 El CIA en la version en francés define al archivo como Ensemble des documets, quels que soient leur date, leur forme etleur support matériel, produits ou recus par toute personne physyque ou morale, et parr tout service ou organisme publicou privé, dans l´exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leursbesoins propopres soit transmís á l´institution d´archives compétente en raison de leur valeur archivistique ( Lodolini,1993: 147).69 E. Lodolini, Archivística. Principios y problemas, p. 146.70 Durante el siglo XX se establece una diferenciación entre los archivos dependiendo “la edad” de los documentos lo quese denominó como la “teoría de las tres edades” los que se depositarían en los archivos administrativos, intermedios o deconcentración y los históricos dependiendo de su vigencia.71 No con ello se estará diciendo que su tratamiento deba ser igual. Los archivos administrativos y los históricos tienencaracterísticas diferentes.

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La archivísticaAun cuando el origen de los archivos, objeto de estudio de la archivística, se remonta al origen dela escritura, esta disciplina es “de factura relativamente reciente y con un perfil peor definido conel tiempo”;72 la palabra en castellano se empezó a utilizar durante la década 1955-1965, pero

más como un calificativo, tal es el caso de labor archivística, o problemática archivística.73

Al igual que otras ciencias, la archivística surgió como una técnica empírica en el siglo XIX,con la finalidad de ordenar y conservar los archivos. Bajo el término de archivología, primero, yposteriormente con el de archivística,74 esta disciplina tuvo su origen en necesidades teórico-prácticas muy concretas.75

Con la desaparición de innumerables instituciones durante el antiguo régimen, se hacía

necesario concentrar la documentación de éstas en archivos cuya única función fuera la de lainvestigación; ello implicaba también el establecimiento de un sistema global de organización delos fondos concentrados.76

Francia fue el pionero en el establecimiento de archivos nacionales y después otrospaíses europeos le imitaron.77

En cuanto a la organización, en Francia estos depósitos se organizaron como si se tratarade un sólo conjunto documental dividido en cinco secciones cronológico-metodológicas:78 legisla-

tiva, administrativa, dominio público, jurídica e histórica. Esta última estaba formada por docu-

72 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 21.73 A. Heredia, op. cit., p. 7.74 Ibid., p. 10.75 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 45.76 Idem.77 Según lo expresara T. Schellenberg (1987: 21-22), cuatro fueron las razones que obligaron a Francia, Inglaterra y EstadosUnidos a establecer entidades archivísticas. La principal fue la intención de mejorar la eficiencia gubernamental. La segunda,de carácter cultural, por la insistencia de los historiadores, en Francia e Inglaterra, quienes descubrieron que los registrospúblicos podían reflejar no sólo el desarrollo y funciones de un gobierno sino también el desenvolvimiento de una nación. Latercera razón fue de carácter personal, para proteger los privilegios o los derechos recientemente adquiridos. La cuartarazón fue de carácter oficial, por necesidad del gobierno para su pleno funcionamiento ya que los archivos contienen laevidencia de los asuntos legales y financieros que deben conservar para protegerlo.78 Este tipo de clasificación “contaba con la aceptación universal. Era la época de los grandes sistemas de clasificacióncientífica, como los de Cuvier para la zoología, de Lineo para la botánica, de Berzelius para la química. En la óptica de loshistoriadores de entonces el documento de archivo era considerado interesante de por sí, independientemente de sucontexto […]” (Duchein, 1985: 71).

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mentos considerados, de manera arbitraria, como de especial interés desde el punto de vista de lahistoria y de extractos de otras secciones, “[…] fueron clasificados por lugares, fechas, reinados,que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razón de la mezcla y dispersión enque se hallaban” (Duchein 1985: 70-71).79

De ahí la propuesta del historiador francés, Natalis de Wailly,80 jefe de la Sección Adminis-trativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior de Francia, quien, en abril de1841, influido por la teoría estructuralista, se opuso a la organización cronológica e introdujo elconcepto de fondo documental, el que supone enuncia el principio de procedencia, como unaalternativa para la ordenación de los fondos concentrados en el Archivo Nacional de Francia.

Conforme a este principio, se trataba de

reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los títulos (todos los documentos) que

provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos

fondos con sujeción a un orden determinado […] los documentos que apenas se relacionan con

un establecimiento, un cuerpo, o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese estable-

cimiento, de ese cuerpo, de esa familia […].81

79 M. Duchein, “El respeto de los fondos en archivística...”, en Prontuario RAMP, pp. 70-71.80 A Natalis de Wailly se le considera como el padre del principio del respeto de los fondos o de procedencia aun cuando elprincipio se aplicó antes de que él lo enunciara pero, como asegura Cruz Mundet, “su validez a efectos doctrinales escuestionable por varios conceptos: 1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y sobre todo, en el espacio, por cuanto sepusieron en práctica con fondos de ámbitos territoriales muy concretos y sólo fue observado para la organización de fondosdeterminados, sin que ello supusiera su difusión o generalización. En otros casos, además, tuvo una existencia muy limitada, yaque dejó de respetarse con el tiempo. 2. En ningún momento dicha plasmación fue precedida de un proceso de teorización, desistematización, que argumentara de acuerdo con los principios científicos su naturaleza y necesidad. 3. Tampoco fueronseguidos por debate alguno en el seno de una comunidad archivística consciente de su existencia, en tanto no existía ni seidentificaba como tal. 4. No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios con entidad suficiente capaz de lograr unefecto en cadena que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicación universal de manera sucesiva y concatenada” (CruzMundet, 1996: 24-25). Bajo estas circunstancias, el principio fue aplicado por primera vez en el año de 1777 por Philippo ErnstSpiers en su obra Von Archiven; en 1791 se aplica en Dinamarca; en 1826 en Holanda e Italia; en 1827 en Italia, FrancescoBonaini lo denomina método histórico porque para la reconstrucción del orden original se requiere de la historia de la institución,en 1875 se reconoce dentro de la legislación italiana; en 1896 se aplica en todos los archivos de Prusia (Heredia, 1987: 15).81 M. Duchein, op. cit., p. 71.

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5858585858La archivística

Ante las críticas al principio enunciado, diría Wailly:

la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto

cumplimiento de un orden regular y uniforme[…]. Si en vez de este método, del cual puede

decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden teórico… los archivos

caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a ésta se corre el

grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.82

Por ello el principio del respeto de los fondos o de procedencia, hoy por hoy se consideracomo “la base de la archivística teórica y práctica”.83

Justamente, por su práctica, el archivista se diferencia netamente del bibliotecario, del pa-leógrafo, del diplomatista, del sigilógrafo, del historiador y del documentalista. Mientras que alpaleógrafo le interesan los caracteres gráficos y la escritura del documento, al historiador sucontenido, al sigilógrafo las cuestiones validativas del documento y al diplomatista la tipología; alarchivista le interesan los documentos en su conjunto, como un todo estructurado procedente deuna institución.84 Aislados los documentos no tienen sentido; el documento de archivo adquiere susignificado en relación al conjunto de documentos de un archivo. Es su carácter seriado lo que

marca su diferencia con otras ciencias de la información.85

Por consiguiente, para la apreciación de un documento cualquiera es esencial saber exactamente

quién lo produjo, en qué circunstancias, dentro de qué marco de procedimiento, con qué fin, con

destinación a quién, cuándo y cómo fue recibido por su destinatario, y por qué vías llegó hasta

nosotros. Bien: tal conocimiento no es posible sino en la medida en que el conjunto de docu-

mentos que lo acompañan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con

documentos de distinta procedencia, así éstos tengan relación con el mismo objetivo.

82 Desjardines, cit. por M. Duchein, idem.83 M. Duchein, op. cit., p. 72. Véase también Cook, 1996.84 A. Heredia, op. cit., p. 11.85 M. Duchein, op. cit., p. 72.

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En cuanto hace al interés práctico del método se puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al

archivista una base segura para su trabajo de clasificación y de inventario. Cuando se pone de lado

el respeto de los fondos, todo trabajo archivístico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya

que por ejemplo si en su lugar se adopta el método de clasificación por temas, la mayoría de los

documentos pueden ser clasificados de dos o tres maneras diferentes86 (Duchein, 1985: 73).

Heredia y otros autores consideran que el “despegue” de la archivística moderna está ínti-mamente relacionada con la publicación del manual de los archivistas holandeses S. Muller, J. A.Feith y R. Fruin, Manual for the arrangement and description of Archives, “primer compendio deuna serie de obras técnicas orientadas a la organización de los fondos”, en donde se analiza con

profundidad el principio de procedencia. Y aunque la archivística haya surgido como auxiliar de ladiplomática, la paleografía y la biblioteconomía, lo que provocó una enorme dependencia y retrasoen su desarrollo,87 poco a poco empezó a diferenciarse y a adquirir carácter propio.88

Aún a la fecha, si bien no se duda de su independencia, no todos los teóricos coinciden enconsiderarla como ciencia,89 a consecuencia de su constante evolución,90 resultado del mismodesarrollo de los archivos, los que día a día plantean nuevos retos, en parte, por el avance tecno-lógico que ha venido a incorporar nuevos soportes en los documentos; la falta de una terminología

universalmente aceptada o por los aún insuficientes intentos de elaboración teórica en esta materia.

86 Ha sido usual que en la organización de acervos documentales en México, donde participan historiadores, se utilice laclasificación temática.87 Por esta razón, la organización de los fondos se realizó, por mucho tiempo, utilizando el sistema Dewey, propio de labiblioteconomía.88 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 22.89 Véase por ejemplo la definición del CIA en la que se define como una disciplina.90 Pero simplemente habría que hacer una revisión a la historia de la ciencia para demostrar que las ciencias como diría JuanBrom (1983: 19) “no son, se están haciendo”.

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6060606060La archivística

Así, la archivística es, para autores como Antonia Heredia,91 “la ciencia92 que estudia lanaturaleza de los archivos, los principios de conservación y organización y los medios para suutilización”. Su objeto de estudio, los archivos y, su finalidad, la del servicio de los archivos a lasociedad, ya sea a la institución que sirve o a los investigadores.

Su campo de acción, Heredia93 la divide en siete apartados:

11111. Definición de la misma y establecimiento de su campo de estudio.

22222. Delimitación de su objeto, de su método y de su finalidad.

33333. Historia de los archivos, de la evolución de la práctica archivística, de la legislación según los

países, y de las instituciones y organismos internacionales en relación con el desarrollo de

aquéllos.

44444. Bibliografía y formación profesional.

55555. Elaboración, estudio y aplicación de los principios relacionados primero con la organización en

todas sus etapas y segundo con la descripción en todas sus manifestaciones, abarcando tanto los

documentos textuales como los cartográficos, audiovisuales, informáticos, etcétera.

66666. Gestión de documentos y administración de archivos que incluyen desde la racionalización de

la producción documental, las transferencias y los expurgos, hasta los servicios, el acceso y

control de la información y de los usuarios, y la difusión por todos su medios y en todos sus

aspectos (desde la edición de los instrumentos elaborados hasta las exposiciones).

77777. Consideración de las instalaciones, conservación material y restauración, agentes de destruc-

ción, reproducción en todas sus variantes y con toda su problemática.

91 Op. cit., p. 11.92 Comparten la postura de Heredia, Eugenio Casanova, Theodore R. Schellenberg, Ángelo Ciceri, Marcelino Pereira e inclusoel Comité de Terminología Archivística de la Asociación Archivística Brasileira. Contrario a ellos, Giullio Batteli y Aurelio Tanodirecalcan el carácter normativo y práctico de la archivística y la definen como una disciplina al considerar que su nacimientoreciente no ha hecho posible aún la formulación de la teoría y de una metodología uniformes (Heredia, 1987: 21).93 Op. cit.

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El principio de procedencia] es la base de laArchivística teórica y práctica.

Michel Duchein

La totalidad de las funciones de los archivos pueden resumirse en tres etapas: la recepción, la conser-vación y el servicio1 (Heredia: 1987: 201). Cada una de ellas requiere una serie de actividades

encaminadas a proporcionar al usuario, la administración en el caso de los archivos de trámite yconcentración, y a los investigadores en el caso de los históricos, la documentación requerida.

Antonia Heredia presenta tales actividades de manera gráfica:

Funciones de los archivos

1 Según Vicenta Cortés, las funciones de un archivo pueden resumirse en: recoger, custodiar y servir la documentación(Heredia, 1982: 15).

CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN:DESCRIPCIÓN:DESCRIPCIÓN:DESCRIPCIÓN:DESCRIPCIÓN:

CONSERVCONSERVCONSERVCONSERVCONSERVARARARARAR

SERVIRSERVIRSERVIRSERVIRSERVIR

INVENTINVENTINVENTINVENTINVENTARIACIÓNARIACIÓNARIACIÓNARIACIÓNARIACIÓN

ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:

ORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓN

CCCCCAAAAATTTTTALOGACIÓNALOGACIÓNALOGACIÓNALOGACIÓNALOGACIÓN

2°2°2 °2 °2 °1 °1 °1 °1 °1 °

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6464646464La archivística

Para poder conservar la documentación, en primera instancia deberá estar organizada2 y adecir de Ramón Aguilera,3 esta fase es la más importante porque en ella se implican los principiosfundamentales de la archivística, esto es, el principio de procedencia y orden original. Sin embargo,esta etapa está íntimamente ligada con la del servicio. Por ello no podríamos priorizar entre una u

otra ya que una documentación desorganizada imposibilita el acceso a la misma y lo mismo, unadocumentación bien conservada, totalmente organizada no tendría ningún sentido sin instrumen-tos de descripción que nos permitieran acceder a ella.

La organización documental se lleva a cabo mediante dos procesos: la clasificación y laordenación. Sin embargo, al igual que sucede con otros términos éstos no están del todo definidos.

Clasificación “es el acto de agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus

diferencias” así se lee en el Glosario de Terminología Archivística de Caletti-Ruiz (1980).Ordenación es “el arreglo de documentos dentro de los expedientes, o en los muebles

archivadores”, se lee en el mismo glosario.Con estas definiciones estarían de acuerdo autores como Antonia Heredia y Ramón Aguilera,

y serán las que adoptaremos también nosotros. Sin embargo, es conveniente señalar también queno todos los teóricos los utilizan de la misma manera, en algunos casos se emplean como sinó-nimos, por ejemplo, Giussepe Continolo4 afirma que “clasificar significa ordenar la documentación,

según determinados criterios […]”.La clasificación (classement) es el “procedimiento que consiste en colocar o en ordenar los

documentos en una secuencia natural sea alfabética o numérica”.5

Incluso en el diccionario se define el término clasificar como dividir u ordenar por clases ocategorías.

Para Theodore Schellenberg6 el término ordenación es sinónimo de organización docu-

mental, por tanto la clasificación es tan sólo una etapa del mismo.

2 Véase Soberón, 1983: 12.3 En Introducción a la archivística, s. p.4 En El archivo en la empresa, p. 39.5 Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 335.6 En Principios archivísticos de ordenación.

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En otros, por el contrario, el término ordenación se incluye en la clasificación, bastenalgunos ejemplo para dejar sentada, una vez más, la falta de consenso en la terminología archivísticaque, en cierta medida, es resultado también de las malas interpretaciones en las traducciones.

Ordenación es la “operación material de acomodo de los documentos, una vez terminada la

selección”.7

Marcelo Núñez en su Manual Teórico-Práctico, escribe que las dos operaciones funda-mentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos estén bien ordenados son laclasificación y la catalogación.8

Es frecuente que se diga que se clasifica utilizando el método cronológico o alfabético, loque es una aberración y una muestra de la falta de acuerdo entre estos términos. La ordenación

puede ser alfabética o cronológica pero nunca la clasificación.De acuerdo con Ramón Aguilera9 y Antonia Heredia,10 la confusión puede explicarse “por la

simultaneidad en ambas operaciones en la producción documental de los archivos administrativos obien, por el empeño de los archivistas de huir de la similitud con la terminología bibliotecaria”.

ConservarLa conservación es una actividad profesional, al igual que otras que se desarrollan en los archivos.

Su finalidad principal es la de mantener en buen estado los documentos que llegan al archivo lo quese logra a través de las acciones archivísticas desarrolladas.

La organización documental, la descripción, el mantenimiento, la conservación preventiva,y en caso necesario, la restauración, son algunas de estas acciones. Y aunque todas se puedenaplicar en cada uno de los tipos de archivos existentes, considerando las particularidades de cadauno de ellos, las acciones deberán ser diferentes en cada caso particular.

7 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 402.8 R. Aguilera, Introducción a la archivística, s. p.9 Idem.10 En Archivística general. Teoría y práctica, p. 176.

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Organización documentalEl principio que proponía mantener los documentos de cada fondo11 en el orden dado por laoficina de origen, en lugar de por asuntos o materias como se hacía en la época de la Ilustración,ganó cada vez más adeptos entre los miembros de la comunidad archivística internacional que

vieron en este principio la posibilidad de evitar que los fondos fueran desmembrados.Sin embargo, el principio de procedencia, señalaría Duchein,12 es más fácil enunciarlo que

aplicarlo, porque no en todos los casos la delimitación de un fondo es tan sencilla, por tanto, paraevitar confusiones, Duchein plantea una serie de criterios que permitan identificar un fondo dearchivo: a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la archivística da a este término (esdecir, conjunto infrangible de documentos), un organismo público o privado debe poseer un nom-

bre y una existencia jurídica propios, establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etcétera,preciso y fechado. b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal oreglamentario. c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida con preci-sión por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordinación a otro organismo de nivel máselevado debe estar claramente establecida. d) Debe tener un jefe responsable con poder de deci-sión en su nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competenciasin que, para decidirlos, tenga que someterse automáticamente a una autoridad superior. e) En

cuanto sea posible, la organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama.Salvada la dificultad de la definición del fondo, se impone su organización mediante el

principio de procedencia el cual, según palabras de Cruz Mundet,13

[...] no ofrece problemas especiales o irresolubles, incluso en las administraciones latinas se

puede reconstruir la organización y las funciones de cada entidad. El respeto al orden original, en

dicho caso, sólo es posible llevarlo a cabo de modo parcial: es factible y necesario reconstruir el

11 Fondo de archivo es “el conjunto de piezas de cualquiera naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona físicao moral, ha reunido automática y orgánicamente en razón misma de sus funciones o de sus actividades” (Couture-Rousseau,1988: 188).12 En “El respeto de los fondos en archivística...”, en Prontuario RAMP, pp. 77-78.13 En el Manual de archivística, p. 223.

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orden de los documentos en los expedientes, en las series de correspondencia es decir al nivel

básico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo con los sistemas de clasificación empleados

cuando han existido para mantener organizados los fondos.

Pero a pesar de todas las dificultades, el empleo del principio de orden original evita quecriterios subjetivos se impongan en la organización documental.

Incluso, como lo señalaran Carol Couture y Jean-Ives Rousseau,14 cuando se respetan estosprincipios, es decir, los de procedencia y orden original, se garantiza el carácter testimonial oevidencial de los documentos que de otra manera se perderían irremediablemente. Son estos prin-cipios los únicos que lo garantizan porque cuando un documento se extrae de su contexto, aunque

sigue conservando la información, pierde su carácter testimonial.Además, como lo apuntara Elio Lodolini, en caso de que un fondo se reorganizara en varias

ocasiones mediante la aplicación del principio de procedencia, al final, tendría el mismo resultado,aunque esta reorganización la realizaran diferentes archivistas, lo que no sucedería en la organiza-ción por materia en donde algunos documentos podrían caber en diferentes apartados.

Por lo tanto, no sólo basta la separación por fondos documentales, lo que resulta relativa-mente sencillo de realizar, sino que se debe buscar “[…] el orden original, aquel que tuvieron

cuando fueron creados […] que refleja el modo de ser y de funcionar de la institución que los hacreado sobre la base de las competencias, de la organización, de la estructura, de los procedimien-tos de la institución”.15

Para recuperar el orden original cuando se ha perdido, resulta necesario el conocimiento dela entidad, su organización y estructura, de los métodos de funcionamiento, de los procedimientosy de las variaciones.

14 Op. cit.15 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 237.

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6868686868La archivística

Para poder lograrlo, existen sólo

[…] dos vías, complementarias: la historia de la entidad y, sobre todo, la propia y paulatina

organización del fondo; pues por considerables que sean nuestras referencias históricas resulta-

rán siempre insuficientes, hasta tanto, el estudio empírico de las series vaya conformando la

realidad estructural de la institución y su devenir en el tiempo, o por lo menos sus vestigios

conservados.

A fin de cuentas, los elementos constitutivos de un archivo son dos: el conjunto de documentos

y el conjunto de relaciones que median entre ellos. En opinión de Duchein, “el documento de

archivo, a diferencia del objeto de colección del dossier”, documentación constituida por piezas

heterogéneas de diversas procedencias, no tiene, pues razón de ser, sino en la medida en que

pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso

funcional, del cual es un elemento, por mínimo que sea.

... de acuerdo con estos principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de

tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:

11111. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en

función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

22222. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas,

uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.

33333. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructura dada al fondo.16

Clasificar17

Fue hasta el siglo XVIII y en algunos casos en el XIX cuando ocurren los primeros signos de preocu-

pación por la clasificación de los fondos. Antes de esta fecha se imponían los principios bibliotecarioso los puntos de vista de los historiadores en la organización archivística, es decir, la clasificacióndecimal o la temática. Es hasta la segunda mitad del siglo XIX que se impone por sobre las ante-

16 Ibid., pp. 238-239.17 Véase para este acápite C. Couture-J. Rousseau, 1988: 225-236.

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riores“[…] la teoría del respeto a los fondos, al orden original, pero no siempre acompañada de lapráctica”18 (Heredia: 1987: 184).

Los orígenes de la clasificación archivística basado en las prácticas bibliotecarias se encuen-tran en el sistema de clasificación decimal19 propuesto por Melvil Dewey en 1873 para la organi-

zación de bibliotecas.Pero ¿qué significa clasificar archivísticamente?Para Giuseppe Continolo,20 la “Clasificación es una técnica para la identificación y agrupa-

ción sistemática de términos semejantes, con características comunes, que pueden ser posterior-mente diferenciadas, según su tipología fundamental”.

Antonia Heredia21 dice que “clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos esta-

bleciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formandoparte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con suscaracterísticas propias que lo diferencian de los otros […]”.

Cruz Mundet22 sería más específico al afirmar que “clasificar consiste en agruparjerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más ampliosa los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original”.23

Para establecer una clasificación, Theodore Schellenberg24 enuncia los elementos primor-

diales que deberán tomarse en cuenta: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos o materia.Considerando estos criterios, el mismo Schellenberg establece tres sistemas de clasificación:

la funcional, la orgánica y la clasificación por materias.Será clasificación funcional si considera las funciones, clasificación orgánica si los docu-

mentos se clasifican de acuerdo a las divisiones administrativas o estructura orgánica, y por ma-terias o asuntos si se toman en cuenta los asuntos o materias.

18 En México todavía en los ochenta del siglo XX se hablaba de clasificar mediante el sistema decimal.19 Véase también Rhoads, 1985 y Soberón, 1983.20 Op. cit. p. 39.21 En Archivística general. Teoría y..., p. 186.22 Op. cit., p. 239.23 Sobre el principio de procedencia véase también Soberón, 1983; Hardenberg, 1985 y Duchein, 1985. Y, sobre eldesarrollo de estos principios en Estados Unidos, véase Evans, 1985.24 En Archivos modernos. Principios y técnicas, pp. 94-105.

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7070707070La archivística

Para cualquiera de ellos deberán tomarse en cuenta tres aspectos fundamentalmente:25

a) Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure

en el tiempo. b) Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percep-

ción que el archivista pueda tener cuanto de aspectos inequívocos. c) Debe sustentarse en un

criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del

cual son resultado.

Según estos criterios diría Cruz Mundet,26 la clasificación por materias quedaría descartadapor carecer de estabilidad ya que, en el momento de clasificarse un mismo documento puede

percibirse de manera diferente por distintos archivistas.27

La clasificación orgánica queda igualmente descartada porque “[…] no cumple la exigenciade estabilidad aunque sí el de objetividad, que resulta de la misma estructura orgánica que le esimpuesta al archivista”.

Por último,

la clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual

define las series. Asimismo es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las acti-

vidades, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la entidad y el único

problema que plantean es su correcta identificación, pero en todo caso ahí están, al margen de

quien las analice. Es por tanto objetivo y, además, cumple la otra condición, es estable.

Y conforme a Cruz Mundet,28 “este sistema, […], no siendo perfecto, ofrece riesgos míni-

mos de confusión, de interferencias, de ambigüedad; además asegura mucho mejor el respeto delos fondos en su continuidad que el sistema basado en las estructuras administrativas”.

25 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 242.26 Idem.27 Esta afirmación, si bien es válida para los archivos institucionales, no es del todo cierta en el caso de los archivos deinvestigación donde esta clasificación es la mejor alternativa. Véase Schellenberg, 1987.28 Op. cit., p. 244.

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Por todo lo antes expuesto, el sistema de clasificación no debe ser elaborado apriorísticamente,sobre una base especulativa, sino a posteriori 29 (Schellenberg, 1987: 106), después de haberrealizado una investigación que nos permita conocer la historia de la institución generadora, suorganización y sus funciones. Sólo en esta medida podrán establecerse las series pero además, el

cuadro de clasificación resultante será reflejo de “un trabajo empírico y simultáneo con otrastareas: la ordenación y la descripción […]”.30

“La clasificación, pues, no la crea el archivista, le viene impuesta por la propia documenta-ción, a él sólo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla”.31

Ordenar

Una vez clasificados, el paso siguiente es el de la ordenación cuyo objetivo es el de “unir loselementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad deorden establecida de antemano. En este caso hablamos de los expedientes y su contenido: docu-mentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede hablar de ordenación de un fondo o de unarchivo, a menos que la palabra se tome como sinónimo de organización.”32

En este sentido, podemos elegir entre los diferentes tipos de ordenación teniendo presenteque la que se aplique a cada serie o expediente sea aquella que nos facilite su localización.

La ordenación numérica si se consideran los números naturales; alfabética si las letras delalfabeto o una ordenación convencional si se utiliza una combinación de éstos.

Partiendo de la ordenación alfabética se puede adoptar un sistema alfabético general dondelas letras del abecedario serán los elementos ordenadores; el onomástico si es el nombre de per-sonas o instituciones; el geográfico si es el país, estado, ciudad o municipio y por último porasuntos o materias.

29 Antonia Heredia advierte sobre los peligros de establecer una clasificación a priori. Asegura que una consecuencia de estetipo de clasificación fue la destrucción de la organización de antiguos fondos.30 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 245.31 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 184.32 R. Aguilera, op. cit., s. p. Véase también Cruz Mundet, 1996: 250.

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Dentro del sistema de ordenación numérico podemos optar por el sistema numérico simpledonde las series, los expedientes o los documentos se ordenan conforme a una numeración conse-cutiva; el cronológico donde se considera la fecha; el sistema topográfico si se toma en cuenta lanumeración dada a la sección, el estante, el nivel y/o la caja, o el decimal donde cada asunto se

subdivide en grupos de diez en diez.Dentro de los sistemas convencionales podemos encontrar el alfanumérico, el numeralfa, el

sectorial y el Mac Bee mejor conocido como código de barras.33

Junto con la ordenación, se deben realizar una serie de actividades que también contri-buirán a la conservación documental como son la de desdoble o despliegue, especialmente losmapas o documentos que tienen un tamaño superior al del expediente; la eliminación de soportes

metálicos; signaturación y sellado para datación, foliación y numeración y agregación que permitafacilitar el control. Todas ellas con la finalidad de cumplir de la mejor manera con la organizacióny la conservación documental.34

Cruz Mundet35 incluye un tercer elemento, el de la instalación que consiste en la ubicaciónfísica de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros, la quepuede realizarse reservando espacios para cada una de las secciones, subsecciones o series lo queimplica un desperdicio de espacio o bien, mediante numeración continua, el que ofrece entre otras

ventajas el ahorro de espacios y por ello es más recomendable.

33 Cruz Mundet (1996: 250) considera cuatro tipos de ordenación: el cronológico, el alfabético en el que incluye algeográfico y por materias; el numérico y el alfanumérico. Por su parte Theodore Schellenberg (1987), bajo el título desistemas modernos de archivo enuncia tres tipos: “1) los que colocan las unidades de expedientación en secuencia numérica;2) los que las ordenan en forma alfabética, independientemente de que se refieran a personas, objetos o lugares; y, 3) los quecolocan los expedientes en un orden racional de acuerdo con cierto esquema de clasificación. También pueden hacersecombinaciones con estos tipos que deben tomarse en consideración”.34 Heredia, Archivística general. Teoría y..., pp. 209-211.35 Op. cit., pp. 251-253.

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Preservar, conservar, restaurarLa preservación, conservación y restauración,36 son términos que si bien están íntimamente rela-cionados, no significan lo mismo ya que mientras la preservación son todas aquellas medidas decarácter preventivo, la conservación es el proceso de detención, y la restauración es el restableci-

miento de la “unidad formal”. De ahí que la diferencia fundamental es que mientras la preservaciónactúa sobre el ambiente físico que rodea al documento, la conservación y la restauración sí lohacen directamente en el documento y sólo existe una diferencia de grado; la conservación detieneel proceso y la restauración trata de brindar de nueva cuenta las características originales deldocumento.37 A pesar de estas diferencias, la suma de estas actividades se engloban dentro deltérmino conservación por los especialistas.38

Por tanto, al “conjunto de medidas tomadas para salvaguarda en vista de su consulta” a losdocumentos de archivo le denominaremos conservación.39

Esta es una ardua tarea ya que en los países que, como México, cuentan con un gran acervocultural y no dedican los suficientes recursos para salvaguardar en óptimas condiciones estosbienes culturales, se ocasionan pérdidas de documentación de suma importancia.

El carácter único de los documentos archivísticos debería ser determinante en su conser-vación puesto que su destrucción o deterioro resultan ser pérdidas irreparables.40 Para no llegar al

proceso de restauración41 deberían llevarse a cabo medidas preventivas que consideraran los fac-tores que afectan al papel, principal elemento de los documentos archivísticos.42 Pero para ello serequiere en primer lugar conocer algunas de sus características, por ejemplo el que en su elabo-ración se utilizan “fibras entrelazadas de celulosa, unidas las unas a las otras por lignina que

36 Preservación es “la acción y efecto de preservar” y preservar es “proteger, defender o resguardar anticipadamente deun daño o peligro”. Conservación “es la acción y efecto de conservar” y, conservar proviene del latín conservare quesignifica “mantener una cosa en buen estado; preservarla de alteraciones”.37 Enriqueta Vargas Saldaña, El papel y su conservación, pp. 1-4.38 Véase Couture-Rousseu, 1988; Schellenberg, 1987: 255-256.39 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 345.40 Véase Smith, 1985a: 403.41 Restauración “arreglo de documentos deteriorados” (Caletti-Ruiz, 1980: 104).42 Rosa E. Giorgana, “El problema de la conservación de los archivos”, en Memoria de la IX Reunión del Sistema Nacionalde Archivos, pp. 123-124.

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confiere al vegetal su rigidez”43 y que su calidad depende de sus fibras. Ahora bien, los procesosy la materia prima también han cambiado. Mientras en los principios de su fabricación se utilizabanfibras de cáñamo, lino y algodón en un proceso artesanal, con la revolución industrial se cambió lamateria prima a pasta de madera combinada con sales ácidas que aumentan las posibilidades de su

deterioro.De acuerdo con los especialistas,44 la acidez es el factor principal de deterioro del papel porque

aun cuando se conserve en condiciones ideales, no puede hacerse nada contra la acidez del proceso defabricación del papel y las tintas utilizadas. Aunque el deterioro puede ser mayor si se combinan unaserie de factores como el aire contaminado, los hongos o el contacto con otros materiales ácidos.

Estos factores pueden ser de carácter biológico, fisicoquímicos y mecánicos.

En el primer grupo podemos encontrar los microorganismos; los insectos como los pescaditosde plata, las termitas, las cucarachas, la polilla y los roedores. Para su control y exterminio esindispensable realizar limpieza frecuente en los locales además de la aplicación de sustancias espe-cíficas en cada caso, pero antes de aplicar cualquiera de ellas es necesario conocer los riesgos quepueden causar tanto en las personas que los aplican como en los documentos, por ello, estassustancias, en su mayoría, deberán aplicarse por especialistas.45

Un segundo grupo de factores es aquel compuesto por los agentes fisicoquímicos como la

acidez, la luz, la humedad y el polvo.Un tercer grupo se refiere a los agentes mecánicos, es decir, los que se refieren a la manipu-

lación de documentos lo que provoca rasgaduras, dobleces, manchas u otras.El caso de las fotografías es muy similar a los demás documentos. En este caso los factores

de deterioro pueden dividirse en: los propios de la técnica utilizada en el proceso de fabricación delos productos fotográficos (1826 heliografía, 1829 daguerrotipo, 1834 calotipo; 1851 colodión;

1871 placa de gelatina seca; 1887 nitrato de celulosa) y los propios al almacenamiento.46

43 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., pp. 263-264.44 Véase Denise Pélissier, en Couture-Rousseau, 1982.45 Para obtener información sobre las substancias utilizadas consúltese Vargas Saldaña, 1981; AGN, 1982d; 1983b; 1985b.46 David Maawad, “Deterioro de imágenes fotográficas”, en Memoria de la III Reunión Nacional de Archivos Administra-tivos e Históricos...

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Para evitar la proliferación de estos agentes se recomienda la limpieza periódica de losdocumentos y los acervos, y la revisión de los locales, además de cuidar las fuentes luminosas y elestablecimiento de normas para evitar la manipulación descuidada de los documentos.47

Instrumentos de descripciónLa finalidad última de un archivista será siempre la de proporcionar la documentación a quien lanecesite, es decir, será el intermediario entre los documentos y quien los requiera. “Es un papel desuma importancia, porque sin él la documentación que está conservada en los archivos quedamuerta”.48 Para lograrlo deberá auxiliarse de los instrumentos de descripción ya que sin ellos serámenos que imposible.

“[…] la tarea que engloba las diversas y variadas actividades del archivista para elaborar losinstrumentos que facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular” hansido designadas por Theodore Schellenberg con el término descripción.

Según Aurelio Tanodi,49 “la palabra descripción, en términos amplios, es la enumeración delas cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que lapersona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican loque se describe”.

La descripción no se limita a enunciar los caracteres internos y externos de los documentossino que rebasa en mucho a éstos al incluir datos sobre su localización siendo además, en algunoscasos, instrumentos de control. Por lo tanto, no se limita a los archivos históricos sino que tambiénes necesaria en los archivos administrativos aunque con sus respectivas particularidades que atien-dan a sus diferencias.

La importancia concedida a la descripción por parte de los teóricos se ve reflejada en la

afirmación que hiciera Michel Dulchein al prologar la obra de Antonia Heredia50 sobre los instru-mentos de descripción.

47 E. Vargas Saldaña, op. cit., p. 4.48 Duchein en Heredia, Manual de instrumentos de descripción documental, s. p.49 Cit. por Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 215.50 En Manual de instrumentos de descripción documental.

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Afirmaba Michel Duchein:

Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano o como el

cofre de un tesoro sin llave. Aún peor: lo mismo que un viajero con un mapa inexacto corre el

riesgo de extraviarse, así un instrumento de descripción51 erróneo o imperfecto puede engañar

gravemente al investigador, sea por omisión de los datos que le interesan, sea por falta de

interpretación de otros datos, sea por falta de información, referentes al origen y a la historia de

los documentos.

Además, la descripción ofrece la posibilidad de corregir errores que bien pudieron haberse

cometido durante la clasificación y la ordenación, por ello, la organización y la descripción sontareas íntimamente ligadas.

La descripción suele hacerse a diferentes niveles que responden a objetivos específicos, perosin excepción, en todos los casos, se debe cumplir con tres requisitos fundamentales a saber:52

Exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonios únicos y concretos.

Suficiente para la unidad que se está informando […], sin ofrecer más de lo necesario, por exceso

o por defecto.

Oportuna en cuanto que ha de reflejar una programación que marque una jerarquía de la información.

Durante el proceso de descripción, el archivista se familiariza con el acervo pero es conve-niente señalar que esta fase no representa una oportunidad para los archivistas de explotar los fondosdocumentales como sí lo sería para el historiador, sino más bien, facilitar su tarea cotidiana al permitir

51 Nuevamente Antonia Heredia nos advierte sobre la problemática de la diferencia terminológica al referirse a los instrumen-tos de descripción. Schellenberg le denomina catálogos; la Escuela de Archiveros de Córdoba, auxiliares descriptivos; enFrancia, instrumentos de localización o información; y en España además del de instrumentos de descripción, instrumentosarchivísticos, instrumentos de divulgación del material de archivo; en México suelen llamárseles instrumentos de descripciónsegún lo propone Heredia.52 Cortés, cit. por A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 216.

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el acceso a los documentos, difundir el contenido del archivo y contribuir a la conservación de losacervos al evitar las consultas innecesarias. “[…] comprende dos estadios que han de programarsesucesivamente: la inventariación tras la clasificación de cualquier fondo y la catalogación, después dela ordenación de las series”.53

La primera etapa, durante la que se elaborará un inventario por cada uno de los fondosdocumentales, nos permitirá evaluar si es necesaria una descripción más detallada, por medio decatálogos. En caso contrario, los inventarios acompañados con las guías serán suficientes.

“La elaboración de catálogos exigirá también una jerarquía que irá desde las series coninformación de interés más general […] que lógicamente, son las de mayor demanda a las deinterés más concreto […]”.54

Así, los instrumentos de los que se vale el archivista son las guías, los inventarios, loscatálogos y otros instrumentos auxiliares como los índices. Las guías nos proporcionan una visióngeneral de los fondos del archivo, la organización y los antecedentes históricos del mismo. Losinventarios nos ofrecen una visión más detallada de las series documentales y los catálogos, infor-mación sobre las unidades documentales.55

Cabe señalar que ninguno sustituye al otro; sin embargo, la elección para elaborar uno o elotro dependerá del tiempo del que se disponga, los recursos asignados y el tamaño del fondo. El

ideal es contar con los tres instrumentos de descripción además de aquellos auxiliares para sumanejo como son los índices pero para ello, deberá elaborarse un plan descriptivo cuyo objetivoprincipal sea el de hacer accesibles al investigador los fondos documentales, y se establezcanprioridades para su elaboración.

53 A. Heredia, Ibid., p. 221.54 Idem.55 Antonia Heredia (1987: 305) incluye un cuarto instrumento de descripción: los censos de archivo que considera, merecenuna mención aparte por sus características especiales. Su objetivo es el de control y no el de la investigación. Su interés espor los archivos más que por los documentos. Su contenido rebasa al de la guía, limitado por una región geográfica más quepor las características específicas de un conjunto de archivos. Mediante los censos podremos conocer además del númerototal de archivos, las condiciones de conservación las posibilidades de acceso y los límites cronológicos de la documentación.

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Guías

La guía es el instrumento más general, lo mismo puede hacerse de un fondo de archivo que detodos los fondos que lo incluyan,56 podría hacerse también de la totalidad de archivos de unanación o de una región.

Su objetivo principal es el de brindar un panorama general sobre el contenido del archivodestacando lo más importante. Suele incluirse el desarrollo histórico de los fondos, la manera comollegaron al archivo, la relación entre los fondos y las ausencias documentales, el tipo de serviciosque ofrece el archivo, los horarios y condiciones para solicitar información.

Será el instrumento con el que tenga el primer contacto el investigador. A través de ellaconocerá el volumen y la calidad de los fondos e incluso las posibilidades de investigación.

Además, como afirma Vicenta Cortés, la guía “[…] jerarquiza el valor de los documentosentre sí, sitúa los fondos estableciendo su sistemática estructuración dentro del conjunto de unarchivo en particular o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto de archivos enparticular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto más amplio como puede ser elámbito regional o nacional”.57

Podría pensarse que por la información que contiene tendría que ser necesariamente volu-minosa; sin embargo esto no es así, puede incluso presentarse en forma de tríptico.58

Siendo el instrumento de descripción con el que el investigador tendrá su primer contacto,no necesariamente su elaboración tendrá que ocupar ese lugar sino más bien, requiere de unproceso de inventariación de un fondo por lo menos, sin llegar a la catalogación.

Por todo lo anterior, podríamos definir la guía, siguiendo a Manuel Vázquez, como uninstrumento de descripción que contiene

una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo

que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos

56 Véase por ejemplo la Guía del Archivo General de la Nación.57 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 239.58 Idem.

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una idea de la archivalía, sea en su totalidad, sea por temas.59 Su uso y elaboración, se ha

extendido por todo el mundo, sin embargo, es difícil establecer su tipología por ser muy variables

los criterios empleados para su elaboración.60

Según E. Taillemite,61 las guías pueden ser geográficas si cubren una región; metódicas si secentran en un depósito; y de depósito si se refieren a un archivo.62

Para Manuel Vázquez, las guías pueden ser generales si se centran en uno o más archivos;y especiales, si se refieren a un tema determinado.63

Para Schellenberg, las guías pueden ser sumarias o descriptivas dependiendo de la amplitudcon que se describen los fondos.

Para Francois Hildesheimer,64 habrá guías por institución de archivo, guías acumulativaspara los archivos de una región o país, guías temáticas según se trate de un tema o tipo documen-tal, y guías de un fondo o sección.65

Haciendo una comparación de los tipos señalados por Hildesheimer y Schellenberg, las dosúltimas pueden incluirse en la categoría de guías descriptivas enunciadas por Schellenberg y las dosprimeras en la de sumarias.

Para Cruz Mundet66 por lo menos, existen: el censo guía que informa sobre una gran

cantidad de archivos;67 la guía de fuentes68 cuyo objetivo es recopilar datos de todos los fondosdocumentales que tengan información sobre un solo tema o un área geográfica determinada; laguía orgánica en donde se incluye información sobre los archivos que fueron generados por un

59 Para revisar otras definiciones véase Heredia, 1987.60 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 273.61 Sobre los documentos de descripción en Francia véase Taillemite, 1985: 302.62 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 273.63 Idem.64 Es el resultado de un estudio RAMP solicitado por la UNESCO.65 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 238.66 Op. cit., pp. 273-274.67 Dentro de esta categoría podría incluirse la Guía de los Archivos Estatales y Municipales de México y de cada uno de losEstados, publicada por el AGN.68 Véase por ejemplo la obra de Lino Gómez Canedo, Los archivos en la historia de América.

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organismo en particular. Por último, la guía de archivo69 concentra su atención en un archivo yasea que contenga un solo fondo o más.

Considerando los elementos que señala la norma ISAD (G), que busca homogeneizar ladescripción, Cruz Mundet enuncia como elementos comunes de todas las guías los siguientes:

Dentro del área de mención de identidad: signatura, título, fechas, nivel de descripción yvolumen. Del área de contexto: historia administrativa y biográfica. Del área de condiciones deacceso y utilización: condiciones de acceso e instrumentos de descripción. Del área de notas:sobre la dirección y servicios.

Inventarios

Los inventarios no escapan a la indefinición de otros instrumentos de descripción.70 Aunque entodos los países existe un consenso en el sentido de que entre la guía y el catálogo, necesariamentedebe existir un tercero, que no sea tan general como la guía pero tampoco tan exhaustivo como elcatálogo, que dé oportunidad al investigador de obtener información suficiente sobre la docu-mentación conservada, pero al mismo tiempo que permita una descripción uniforme de cada seriedocumental, su tipología es muy variada dependiendo de los países.71

En Francia, por ejemplo, se habla del repertorio numérico y el numérico detallado, además

del inventario sumario y el analítico; en Italia: inventario sumario y analítico. En España, se pre-senta mayor variedad: A. Matilla enuncia el inventario esquemático, el sumario, el analítico y elanalítico de resúmenes; M. C. Pescador hace referencia a: inventario somero, descriptivo, analíticoy mixto; Antonia Heredia habla simplemente de inventario.72

Para Cruz Mundet, existen dos tipos que resumen las características de todos los ante-riores: el inventario somero y el inventario analítico.

69 Es a lo que Antonia Heredia denomina simplemente como guía.70 Véase Cruz Mundet, 1996: 276; Heredia, 1987: 149; 1982: 27.71 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 276.72 Idem.

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El inventario somero

comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad […]. Su utilidad es

ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias, pero el interés

para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica y apenas si

les orienta acerca de la documentación que pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a

su función controladora, es un primer procedimiento válido para la descripción de grandes

volúmenes documentales.73

El inventario analítico “[…] describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta

los expedientes” y a decir de Cruz Mundet,74 “logra la mejor relación costos/beneficios porquepermite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfacto-rios para los usuarios”.

Según Cruz Mundet,75 el inventario somero debería incluir únicamente el área de identidadcon las etiquetas de signatura, título, fechas, nivel de descripción y volumen. En el inventarioanalítico, además de esta área deberá incorporarse del área de contenido y estructura, un resumendel alcance y contenido. Como elementos optativos del área anterior, se debería proporcionar

información sobre valoración, selección, eliminación y sistema de organización; del área de condi-ciones de acceso y utilización: condiciones de acceso e instrumentos de descripción; y del área demateriales relacionados: las unidades de descripción relacionadas.76

Con esta clasificación, Antonia Heredia no estaría del todo de acuerdo, opinión que com-partimos con ella por las mismas razones que aduce.77

73 Ibid., p. 277.74 Ibid., p. 278.75 Ibid., pp. 279-282.76 Todos estos elementos son tomados de la Norma de descripción archivística ISAD (G), aunque en ella se habla dedescripción en términos generales sin especificar ni diferenciar instrumento de descripción alguno.77 Véase A. Heredia, 1987: 261-265.

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“Partiendo del rechazo total a admitir que un inventario en un archivo es una simple lista”,78

como la propia Heredia79 asegura, “el intento de mantener la multiplicidad de variantes de aquélloscae por su base”.

Aunque en el lenguaje común, el término inventario se relaciona con una lista, en términos

archivísticos tiene una acepción diferente. Un inventario archivístico tiene características espe-cíficas como “la sumariedad y la brevedad” y responde a una finalidad doble: por un lado servircomo instrumento de control de la existencia documental y por el otro, servir de orientador alinvestigador, por tanto, tiene un uso tanto administrativo como de investigación. Y a decir deHeredia,80 “su función orientadora es superior a la localizadora y de control, sobre todo cuandoestos instrumentos han sido completados con cuadros generales de clasificación del fondo de que

se trate”.Además, si consideramos que la diferencia entre los instrumentos de descripción es precisa-

mente el nivel descriptivo, dejando para los inventarios el nivel de las series, la segunda categoríaa la que aduce Cruz Mundet como inventario analítico, cae en la categoría de catálogo, instru-mento cuyo nivel descriptivo desciende hasta la pieza documental, es decir, el expediente como elmismo Cruz Mundet lo refiere al hablar sobre el catálogo.81

[…] los conocimientos archivísticos requeridos para la confección de un Inventario, con mayús-

cula, han de ser mayores y más completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales a

catalogar, por tipologías, la descripción puede ser susceptible de mecanización, y por el con-

trario, la tarea de inventariar requiere conocimientos históricos más amplios y generales para

llevar a cabo una organización sistemática de las series de fondo completo que quede plasmada

en el Inventario, para cumplir unos fines orientativos, y difícilmente sería susceptible de un

proceso mecanizado.82

78 Véase también A. Heredia, 1982: 28-29.79 En Archivística general. Teoría y..., p. 261.80 En Manual de instrumentos de descripción documental, p. 30.81 Véase Cruz Mundet, 1996: 282.82 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripción documental, p. 39.

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Pero una cosa hay que destacar: no podrá pensarse en la elaboración de catálogos sin antescontar con inventarios completos y guías.

Catálogos

El término catálogo es muy utilizado en el contexto bibliotecario, sin embargo, dentro de laarchivística este término en algunos casos, se utiliza como sinónimo de la acción descriptiva.

En el diccionario, el término catálogo se emplea como sinónimo de clasificar, sin embargo,ya se hizo la aclaración en este sentido. Para nosotros la catalogación será la acción de elaborarcatálogos entendiendo como tal a un instrumento de descripción que desciende hasta el nivel de lapieza documental (documento suelto) o a la unidad archivística (expediente),83 o como Antonia

Heredia lo define,84 “catálogo es el instrumento que describe ordenadamente y de formaindividualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjuntodocumental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional”.85

El catálogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus caracteres internos como

en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas

(expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico, para su expo-

sición, publicación…). Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse [necesariamente]

a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos

de documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos, pergaminos…) y limitados a

un periodo cronológico concreto.86

83 Véase Heredia, 1982: 77-78; 1987: 273.84 En Archivística general. Teoría y..., p. 274.85 En el folleto técnico sobre los Catálogos de Archivos Administrativos se lee: “catálogo es el registro sistematizado de losexpedientes y documentos no expedientables existentes en un archivo, mencionando brevemente el asunto de que tratan yla forma de localizarlos” (AGN, 1979a: 1).86 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 282.

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“Antes de proceder a la catalogación de un expediente es de todo punto obligatorio ordenarlos documentos siguiendo la lógica de su tramitación […]”.87 Pero en algunos casos puede sucederque nos encontremos con un ordenamiento anterior que no responda a las teorías archivísticasactuales. En estos casos la ordenación mediante los catálogos, más no la reordenación física, puede

ser la solución.Incluso, se puede dar el caso de elaborar catálogos de series desordenadas o parcialmente

ordenadas.Dependiendo de la ordenación podemos encontrar catálogos alfabéticos (alfabético ge-

neral, onomástico, geográficos o por asuntos o materias), numéricos (numérico simple, cronológico,topográfico decimal) o convencional (alfanumérico, numeralfa, Mac Bee).88

Además, con la incorporación de la valoración y selección documental al campo archivístico,se hicieron necesarios los catálogos de disposición documental donde se indican los plazos deconservación de la documentación y si es susceptible de depuración.

De lo anterior podemos establecer algunas diferencias sustanciales entre los dos instru-mentos donde existe mayor confusión: el catálogo y el inventario.

Como antes se señaló, la principal es el nivel descriptivo, mientras que para el inventario el objetoo unidad de descripción es la serie documental, para el catálogo el objeto será la pieza documental

singular o la unidad archivística, en este sentido, el primero es somero y el segundo analítico. El campode acción para el inventario es el fondo o sección y para el catálogo, la serie, una colección, un áreatemática, etcétera. Dentro del lugar de programación descriptiva el inventario ocupa el segundo lugar,después de la guía, y el catálogo el tercer lugar, después del inventario. Antes de realizar un inventarionecesariamente tendrá que clasificarse la documentación, en cambio para el catálogo, se requiere laordenación. Por último, mientras que la función del inventario es triple: control, orientación e infor-

mación, en el catálogo se reduce a la de información por ello puede decirse que la utilidad según elusuario es general en el caso del inventario y concreta o parcial la del catálogo.89

87 Ibid., p. 287.88 En el folleto técnico Catálogos de Archivos Administrativos se clasifican en: 1) alfabéticos (por nombres, sistemáticos ygeográficos; 2) numéricos (simples y compuestos) y 3) especiales (alfanuméricos, cronológicos y topográficos) (AGN, 1979a: 1).89 A. Heredia, Archivística general. Teoría y ..., p. 289.

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Instrumentos auxiliares de descripción90

Todo instrumento de descripción deberá necesariamente estar acompañado de un índice,91 el quese considera como un instrumento auxiliar de la descripción.

“[…] el valor de cualquier instrumento de descripción queda multiplicado cuando está

completado con un índice general” diría Antonia Heredia92 al referirse a este instrumento.Los hay onomásticos, geográficos o por materias, aunque según la misma Heredia,93 estos

tipos no necesariamente tendrían que ser diferentes sino que el uso de tipografía puede marcar ladistinción entre unos u otros.

Su finalidad es la localización inmediata de la información requerida aunque con el uso delas computadoras y la elaboración cada vez más frecuente de bases de datos, la hechura de índices

se facilita así como las mismas búsquedas. Por tanto, la indización es una tarea común en laelaboración de guías, inventarios, catálogos y otros instrumentos de descripción.94

Otro instrumento auxiliar es el registro, que “[…] es una relación topográfica que enumeralas unidades de instalación por orden de ingreso […] se refiere a los legajos, a los libros, a lascarpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (sección, serie, pieza). Su finalidad esfundamentalmente de control, […]” por ello resulta útil para el archivista, quien lo utiliza comomedio de control de la documentación, mas no para el historiador.95

90 Jacques Ducharme hace una división de los “instrumentos de investigación” en dos niveles: lo que enuncia como de primernivel, integrados por el Catálogo de fondos, el Estado general de los fondos, la Guía de depósito, la Guía por fondo, porgrupo de fondos o por serie, los repertorios y los inventarios. Dentro de los instrumentos que engloba como de segundonivel se encuentran: la Guía por tema de investigación y los Índices de segundo nivel. Véase para ello Ducharme, en Couture-Rousseau, 1988: 239-252.91 En el Diccionario de Terminología Archivística del CIA, el índice se define como “lista alfabética de nombres de personas,de nombres geográficos y de nombres de materias contenidas en un documento de archivo” (Heredia, 1987: 299).92 En Manual de instrumentos de descripción documental, p. 99.93 Idem.94 Un problema en esta etapa es la falta de terminología normalizada por lo que pueden presentarse dos problemas aconsecuencia de una indización defectuosa. Que se localicen “documentos no pertinentes” lo que se denomina ruido, o queno se localicen “documentos pertinentes”, lo que se denomina silencio.95 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripción documental, p. 101.

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Su uso es mucho más frecuente en los archivos administrativos debido a su función. Losdatos que se consideran son por lo general “[…] el número de orden, la calidad física de la unidad(libro o legajo) […], la procedencia […] y la descripción del contenido de una manera breve conexpresión de las fechas límite. Estos registros ofrecen la cuantificación de unidades de instalación

en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados”.96

Los thesaurus, las listas alfabéticas y las relaciones sumarias de contenido son otros instru-mentos auxiliares de descripción.97

Los thesaurus no son más que “un vocabulario especializado, coherente y limitado, depalabras derivadas por sus correspondencias semánticas, escogidas de forma que pueden repre-sentar todos los conceptos que figuran en un texto dado y así poder ayudar a elaborar el índice a

la hora de la mecanización”.98

Descripción de documentos especiales

Con el desarrollo tecnológico, la incorporación de nuevos soportes en los archivos y la utilizacióncada vez más frecuente de la computadora en las instituciones, se ha provocado que la generaciónde documentos en soportes informáticos sea cada vez más común.

Hasta este momento no se ha realizado una reflexión sistemática en torno a las implicaciones

que ello tendrá en el futuro. Sin embargo, podemos afirmar que en el caso de la descripción, noofrece diferencias sustanciales con respecto a los documentos textuales, si consideramos que du-rante este proceso se trata de identificar tanto los caracteres internos como los externos de losdocumentos y la ubicación de los mismos. Por tanto, sus características físicas no son una limitanteen su descripción.

En el caso de los documentos informáticos será necesario incluir información adicional

como el lenguaje utilizado y los requerimientos técnicos para su lectura. Para los documentos

96 Idem. Sobre este apartado véase también Heredia, 1987: 299-309.97 Al publicar su libro sobre los instrumentos de descripción en el año de 1982, no hacía referencia más que a los índices yal registro como instrumentos auxiliares, así también, desde ese entonces se refería a los censos como un instrumento querequería una mención aparte. Véase Heredia, 1982: 98-103.98 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 303.

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gráficos su dimensión, la escala utilizada, los colores, las tintas utilizadas y, en su caso, de dondefueron separados.99

Descripción y organización en los archivos administrativos e históricos

Estas dos etapas: la organización y la descripción tendrán características comunes pero tambiéndiferencias sustanciales dependiendo si se refiere a un archivo administrativo o a un histórico, y asu vez, dependerá también del estado de sus fondos, esto es, podría partirse “[…] desde una totaldesorganización o amontonamiento hasta una situación en marcha y adecuada, pasando por unestado aparente de clasificación y ordenación pero resultado de unas prácticas archivísticas niconvenientes ni aceptables”.100

Sin duda, es incomparable el trabajo a realizar en cada una de estas situaciones. Mientrasque en la primera se tendría que iniciar con un proceso de concientización sobre la importancia ylos beneficios que representan los archivos para poder conseguir con ello una colaboración talentre los productores de documentos y el archivista, que contribuya a terminar con la mentalidadobsoleta de considerar útiles los documentos exclusivamente para la administración y sin tomar encuenta su valor histórico, en la segunda situación podemos suponer que esta labor ya no seránecesaria o por lo menos partirá de cero pudiendo realizar las actividades archivísticas que deman-

da cada tipo de archivo.“Desgraciadamente, salvo honrosas excepciones, las dependencias administrativas no tie-

nen conciencia del papel del archivo. Ven en los documentos sólo el valor administrativo, perocumplida su vigencia como tal, hay que destruirlos por inútiles”.101

Por ello, si se logra crear conciencia en los integrantes de la institución sobre los beneficiosde los archivos, sobre su importancia y su trascendencia futura, así como de la obligatoriedad de

conservarlos, podría lograrse un clima de colaboración que redundaría en beneficio de la mismainstitución. No tendría que hacerse labor cada vez que llegaran nuevas autoridades. Los mismosgeneradores de documentos serían quienes, convencidos de sus beneficios, pugnarían porque una

99 J. R. Cruz Mundet, op. cit., pp. 288-291.100 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 314.101 Idem.

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vez concluido su trámite, se enviaran a los respectivos archivos102 de manera organizada, para quese conservaran de esa misma manera dentro de ellos. Por tanto, el buen funcionamiento de unarchivo no sería responsabilidad única del archivista,103 sino de la institución en su conjunto.

La estrecha colaboración entre el archivista y los generadores de documentos, traería bene-

ficios mutuos en las actividades que cada uno desempeña. Mientras que los segundos contaríancon la continua asesoría de parte del archivista en las labores de organización documental y trans-ferencias; el archivista por su parte, recibiría documentos organizados e inventariados en lugar demontones de atados o cajas sin saber bien a bien a qué se refieren.

Sin embargo, todo ello deberá estar acompañado de manuales donde se establezcan clara-mente los procedimientos, los plazos y los responsables de cada una de las labores necesarias,104

por ejemplo, expurgos y transferencias.

Archivos administrativos

La descripción, al igual que la organización documental, tiene características diferentes en losarchivos administrativos y en los históricos. Mientras que en los primeros “[…] las series estánabiertas y continuamente se enriquecen y aumenta el número de sus unidades de instalación [por loque] muchas de ellas son susceptibles de expurgo, en los archivos históricos se parte generalmente

de series cerradas”.Partiendo de la premisa de que existe colaboración entre el archivista y los generadores de

documentos, la aceptación de una terminología común y la elaboración de un cuadro clasificadororgánico-funcional que refleje el organigrama de la institución, sus actividades y las series docu-mentales, resulta esencial.105

Será tarea del generador de documentos conservarlos utilizando un sistema orgánico fun-

cional durante el tiempo que tarde su trámite, al cabo del cual, deberá remitirlos al archivo de

102 Primero al de concentración y después al histórico.103 Partimos de la premisa que al frente del archivo se encuentra un profesional de la archivística.104 A este respecto consúltese la Serie “Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal”, editados por el AGN.105 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripción documental, p. 70.

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concentración mediante una hoja de remisión donde serán conservados durante un periodoprecaucional antes de transferirlos al archivo histórico.

La hoja de remisión le servirá al archivista, en el archivo de concentración, para corroborarque la documentación indicada sea la que en realidad se envía y en las condiciones en que se esta-

blecen. Además, esa misma hoja les permitirá, tanto al generador de los documentos como al archivista,llevar un control de las remisiones y de los procesos subsecuentes. El uso de las computadoras facilitaen mucho esta tarea, pero en caso de no contar con alguna podrían elaborarse ficheros-inventariosque reflejen la estructura orgánica y que permitan además, incluir nuevas series.

El conjunto de las hojas de remisión formará el inventario de los archivos administrativosademás de servirle al archivista para llevar el control documental.106

Una más de las actividades que corresponde realizar en los archivos administrativos,específicamente a los de trámite, es determinar los plazos de conservación de los documentos enlas unidades archivísticas, y plantear su valor previsible para establecer si son susceptibles deexpurgo.

Archivos históricos

En los archivos históricos podemos enfrentarnos a dos situaciones: o bien, tener frente a nosotros

un archivo totalmente desorganizado, o bien enfrentarnos a “[…] archivos organizados e inventa-riados de antiguo [donde] no podremos empezar desde cero”.107 En ambos casos, éstos podríanpertenecer a instituciones vivas, como los archivos municipales, o a instituciones desaparecidas.

En el segundo caso, asegura Antonia Heredia,108

la reclasificación y la reinventariación serán los objetivos de la primera etapa, en cada fondo o

sección de estos archivos que podrán cubrirse en un espacio de tiempo asequible y en muchos

casos bastante corto.

106 Ibid., p. 31.107 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 221.108 Idem.

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Luego vendrá la segunda etapa mucho más lenta, pero que no deberá iniciarse sin haber [con-

cluido] la primera, en todos y cada uno de los fondos. La reordenación de las series, el vaciado de

datos y confección de listas para la mecanización y la redacción de catálogos para series especí-

ficas, por su importancia, serán a grandes rasgos los objetivos a llevar a cabo en este segundo

momento.

Pero, ¿hasta qué punto es libre de actuar el archivista durante este proceso? ¿Hasta dóndedeberá respetar lo ya existente y hasta dónde podrá renovarlo?

Una serie de reglas para la reinventariación nos ofrece Heredia109 al referirse a los archivosque se encuentren en esta situación. En principio, deberán realizarse las precisiones que se requieran,

“siempre que sea posible, después de revisar la documentación y reinventariarla”; respetar el ordennumérico establecido y adoptar el mismo criterio para describir las series semejantes, aun cuando enel inventario no se encuentren en la misma área, todo ello nos ayudará a homogeneizar las series;rectificar o suprimir las “equívocas descripciones”; unificar los criterios en la determinación de lasfechas límites; agrupar las series dispersas “mediante el cuadro de clasificación”.

La reorganización se considera como indispensable durante este proceso, la adopción deun sistema de clasificación orgánico, funcional, mixto o por materias según lo determine el archivista

tendrá que preceder a cualquier intento de reinventariación.Es conveniente destacar que la nueva clasificación no debe hacerse por capricho sino sólo

“después de un estudio concienzudo de las funciones de la institución” mediante “un cuadroaparte, sin alterar la ordenación numérica que de antiguo tengan las unidades de instalación”.110

Un último punto aconsejado para la reinventariación es la forma como deberán trabajarselas series misceláneas o de varios. Pudiera presentarse el caso de que la unidad que las une sea la

temática pero que se tienen dificultades al describirlas y en fijar sus fechas límites. En este caso esconveniente agregar un párrafo descriptivo que las aclare.

109 En Manual de instrumentos de descripción documental, pp. 60-67.110 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 195.

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Hemos dejado con toda intención, la organización de los archivos históricos desorganiza-dos y sin inventario,111 porque durante este proceso, el archivista no tiene que sujetarse a ningunaclasificación anterior. “La organización será obra a realizar desde el principio, tras el estudio de losorganismos productores y de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente será

mayor, pero los resultados pueden entrañar mayores satisfacciones”.112

Es durante la organización de un fondo documental totalmente desorganizado que el archivistadeberá hacer uso de todos sus conocimientos y capacidades. El respeto de los principios de proce-dencia y orden original deberá, necesariamente, orientar su trabajo.

Para poder establecerlos será necesario adquirir un conocimiento profundo de la insti-tución, de su organización y sus funciones, así como sobre las unidades de instalación. Todo ello

nos permitirá determinar las series y las secciones, lo que a su vez nos facilitará la elaboración delcuadro de clasificación y decidir sobre el tipo de descripción requerida en cada una de ellas y elsistema de ordenación necesario.

El estudio de la institución cuyo depósito es objeto de la inventariación, ha de ser lo más amplio

y más profundo posible para poder conocer los organismos en que aquélla está subdividida, las

actividades y las competencias que a cada uno corresponden, el personal, las relaciones con

instituciones afines superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendrá no

sólo de la bibliografía existente, directa o indirecta, sino que se enriquecerá con el manejo

directo de los fondos que se traten de inventariar.

Labor que se enriquecerá conforme se avance en el trabajo.113

“Paralelo a este estudio se iniciará el análisis individualizado de cada una de las unidades de

instalación (legajos, paquetes, carpetas o libros) en el orden en que se encuentren […]”.114 Los

111 Por desgracia es esta la situación que se nos presenta con mayor frecuencia en México.112 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripción documental, p. 47.113 Ibid., p. 48.114 Idem.

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resultados podrán ser vertidos en una cédula que contenga los datos mínimos requeridos115 las queformarán el inventario del acervo documental una vez complementados los datos.

Difusión y servicio a los usuarios

“Una planificación descriptiva no estará completa si no se difunden los resultados obtenidos mediantelos instrumentos elaborados a través de un plan editorial conveniente y suficiente. La convenienciaestará sustentada sobre la jerarquía inherente a la programación descriptiva”.116

Primero serán las guías y los inventarios, y sólo después los catálogos, que también tendránque ajustarse al plan editorial propuesto. Estos instrumentos podrán ponerse al servicio de los usua-rios y según Cruz Mundet117 en este momento será necesario disponer de “instrumentos de control”

para uso interno del archivo. Estos sistemas pueden ser sobre el contenido y sobre el servicio.En ese caso será conveniente llevar un registro de documentos consultados, investigadores e

instituciones que hacen uso de ellos, para realizar en el futuro estadísticas y llevar un control de ladocumentación en préstamo. En caso de que el usuario sea parte de la misma administración, seránecesario también llevar un registro de préstamo donde se asienten las fechas de salida y devolución.

Pero además de la utilidad que brindan en los acervos, los instrumentos de descripciónresultan ser un medio de difusión bastante eficaz de los acervos. Al enviarse a otros archivos,

centros documentales o bibliotecas, éstos pueden ahorrar largos viajes a los investigadores o, porel contrario, invitar a nuevos investigadores al informar sobre la archivalía contenida.

Las exposiciones y actividades culturales en las instalaciones de los archivos pueden resultarpositivas para difundir los acervos e invitar a que los investigadores los consulten, así como lasvisitas guiadas para estudiantes o público en general y la publicación de las investigaciones a partirde los acervos consultados.

115 Pueden ser aquellos que marca la Norma ISAD (G).116 A. Heredia, Archivística general. Teoría y..., p. 222.117 Op. cit., p. 296.

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Las urgencias del país impusieron la aplicación de los recursos a la solución de problemasinmediatos, y así, se fue dejando para después la posible organización de documentos

a los que se sabía venerables y datos que algún día podían usarse.

Enrique Olivares Santana

Los archivos en México. AntecedentesLa conquista espiritual y cultural llevada a cabo en la Nueva España trajo consigo la desaparicióncasi total de los códices, las imágenes religiosas y los templos de los indígenas mexicanos. En su

afán de convertir a lo indígenas al cristianismo, los conquistadores destruyeron todo vestigio quepudiera recordarles a sus dioses, su cultura y sus costumbres; de ahí que nuestros archivos esténesencialmente formados por lo que antiguamente fuera el Archivo de la Primera Secretaría de laNueva España, la del Virreinato, iniciado por Antonio de Mendoza, en 1535.

Junto a éste, a lo largo del territorio nacional, quedaron sembrados archivos en lo quefueran las antiguas villas que después se convirtieron en capitales, y más tarde, durante la restau-ración de la república, se transformarían en estados y Secretarías de Estado. De igual forma, en los

antiguos Cabildos o Ayuntamientos quedó registrada la voluntad del pueblo de reunirse paraenfrentar a la autoridad, formando con ello, los archivos municipales.1

Pero ni los archivos estatales, ni los municipales y menos aun, el del virreinato quedaron almargen de la destrucción de los acervos como consecuencia del México convulsionado en los añosprevios, durante y posteriores a la independencia. Esta situación se agravó ante la imposibilidad deimportar papel por la guerra entre España e Inglaterra y ocasionó que los archivos, ya de por sí

disminuidos, se vendieran o robaran para ser reutilizados por coheteros, bizcocheros y tenderos.

1 Manuel Carrera, “Los archivos históricos”, en Bibliotecas y Archivos, pp. 16-19.

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En 1916, para hacer frente al cada vez más complejo manejo de la documentación generada,consecuencia de una creciente estructura burocrática, Venustiano Carranza inaugura lo que fuera laprimera Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, institución que se encargaría de preparar a quienestrabajaran en los archivos sin embargo, esta acción no fue suficiente. La falta de reconocimiento a tal

actividad provocó la deserción del alumnado hasta llegar incluso a sustituir la formación que se otorgabaen ésta, y las posteriores escuelas, por cursos a través de correspondencia durante los años treinta.2

Fue hasta la cuarta década de siglo XX, durante el gobierno del general Manuel ÁvilaCamacho cuando, según lo informa Guadalupe Quintana y colaboradores,3 se establece el primerorganismo y se dan las primeras disposiciones legislativas tendientes a resolver los problemasadministrativos del aparato burocrático en su conjunto.

En 1943 se crea una Comisión Intersecretarial con la finalidad de dar mayor fluidez yoperatividad a las decisiones del ejecutivo. En 1944, se emite el decreto que prohíbe la exporta-ción de documentos originales relacionados con la historia del país, así como de los libros que porsu rareza no fueran fácilmente substituibles; se emite la Ley de Bienes Nacionales que otorga lacategoría de bienes de dominio público a los expedientes de las oficinas y archivos públicos;4 secelebra el Primer Congreso Nacional de Archivistas, durante el cual, el director del AGN, JulioJiménez Rueda, planteó la necesidad de establecer una Dirección General Autónoma de Archivos

Nacionales.5

En 1945, el secretario de Educación, Jaime Torres Bodet inaugura la Escuela Nacional deBibliotecarios y Archivistas.

En 1946, se publica el actual reglamento del AGN, que otorga a los monumentos históricos,entre los que se encuentran los documentos y expedientes del sector público, el carácter de bienesde dominio público pertenecientes al patrimonio nacional.6

2 Concepción Barquet y Eduardo Salas, “Evolución de la ENBA, su papel en el sistema educativo Nacional”, en Bibliotecas yArchivos.3 En Los archivos administrativos en México, pp. 26-27.4 Presidencia, 1944. A partir de esta nota, las obras publicadas por Presidencia, se diferenciarán únicamente por el año; yde esa manera se podrán consultar en la bibliografía. (N. del E.)5 Guadalupe Quintana et al., los archivos administrativos en México.6 Presidencia, 1946.

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A partir de entonces los presidentes en turno han tratado de agilizar sus respectivas admi-nistraciones creando organismos tales como: la Secretaría de la Presidencia de Adolfo LópezMateos; la Comisión de Administración Pública (CAP), de Gustavo Díaz Ordaz; la Dirección deEstudios Administrativos de Luis Echeverría Álvarez; o la Coordinación General de Estudios Admi-

nistrativos de José López Portillo.Destacan los trabajos del CAP, especialmente, el diagnóstico realizado en 1969 sobre la

situación de los archivos en nuestro país y que dio origen a la instancia que mucho ha colaboradoen beneficio de los archivos mexicanos, el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Corres-pondencia y Archivo (COTECUCA), integrado por los titulares de las Unidades de Correspondenciay Archivo de los sectores central, descentralizado y paraestatal.

El COTECUCA pretendía coordinar las acciones de los archivos del gobierno a fin de subsanarlas deficiencias detectadas por el CAP, es decir, crear las bases legales, homogeneizar los métodosde trabajo y establecer los controles necesarios que permitieran que la documentación fluyerahasta los archivos históricos cuidando que las transferencias, la depuración y los préstamos docu-mentales no se basaran más en acuerdos ocasionales.

Los esfuerzos del COTECUCA se centran fundamentalmente en la creación de un organismo queregulara la actividad archivística. Recién creado, retoma la propuesta del doctor Jiménez Rueda y elabora

a su vez un proyecto para la creación de la Dirección General de Archivos Nacionales que dependierade la Secretaría de Gobernación o de la Secretaría del Patrimonio Nacional. La Dirección contaría,dentro de la Unidad de Archivos Históricos Nacionales, con el apoyo de una comisión integrada porrepresentantes de los principales centros de educación superior, especialmente los del área históricosocial, para que se dictaran las políticas a seguir en la materia.7

7 Firmaron la propuesta los representantes del AGN, COLMEX, ISSSTE, CFE, PEMEX y de las Secretarías de Agricultura y Ganadería,Defensa Nacional, Educación Pública, Gobernación, Hacienda y Crédito Público, Industria y Comercio, Marina, PatrimonioNacional y Recursos Hidráulicos.

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Como el proyecto no fructificó, en 1970, el COTECUCA elaboró una Proposición de Reorgani-zación del Archivo General de la Nación para que pudiera funcionar como Organismo CentralNormativo y Vigilancia del Sistema de Archivo y Correspondencia del Sector Público Federal.8

Fueron pocos los aportes de este proyecto con relación al anterior; en realidad, se reiteraba

sobre lo ya dicho anteriormente en incontables ocasiones, como la urgencia de contar con sistemas dearchivo que respondieran al incremento en las tareas gubernamentales, la falta de normas, la nece-sidad de preservar la documentación y la falta de personal calificado, lo que limitaba la creación yconsulta de los archivos históricos.

El nuevo organismo sería el mismo Archivo General de la Nación conservando el mismonombre o adoptando el de Dirección General de Archivos Nacionales. Se concluyó que su deno-

minación representaba un elemento secundario mientras que por el contrario, el cambio de ads-cripción y la modificación de su organización interna, sí representaban elementos esenciales.

Se pensó, entonces, en cambiar su adscripción a la Secretaría del Patrimonio Nacional, por serésta la encargada, por ley, de administrar los archivos y documentos públicos, de acuerdo con la Leyde Bienes Nacionales; otra alternativa fue hacerlo depender directamente del ejecutivo federal, con loque seguramente adquiriría autonomía y recursos suficientes para cumplir con sus funciones norma-tivas y de vigilancia. La tercera alternativa la representaba la Secretaría de Gobernación, a la que

estaba y continúa estando adscrito lo que ofrecía, como ventaja principal, el no tener que hacermodificaciones a la legislación vigente, con excepción del reglamento del propio AGN pero a la vez,tenía la desventaja de que “la Ley de Secretarías y Departamentos de Estado no concedía,específicamente a la Secretaría de Gobernación, facultades para exigir a los demás organismospúblicos el cumplimiento de las responsabilidades que les corresponderían dentro de este sistemaintegrado”. 9

8 Comité: 1970. A partir de esta nota, los títulos publicados por el Comité Técnico-Consultivo de Unidades de Correspon-dencia y Archivo del Sector Público, se diferenciarán únicamente por el año; y de esa manera se podrán consultar en labibliografía. (N. del E.)9 Comité: 1970: 5-6.

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Tal proyecto no corrió mejor suerte pero fue la base para la iniciativa de la Ley Federal deAdministración de Documentos Oficiales, elaborada por el COTECUCA, antes de suspender susreuniones en 1970, la que por razones desconocidas, como asegura Quintana Pali,10 no siguió sucauce normal y nunca llegó a ser sometida a la aprobación del Congreso de la Unión.

En enero de 1971, el licenciado Echeverría sustituyó la Comisión de Administración Pú-blica (CAP), por la Dirección de Estudios Administrativos, y en 1972 modifica también el artículo28° de la Ley de Secretarías y Departamentos de Estado, en el que se establecía la obligación decada dependencia de contar con un reglamento interior donde se definieran las funciones de todossus organismos y se asentaba el compromiso de contar con manuales de procedimientos.11

En mayo de 1972, se emite la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas

donde se especifica que los expedientes y archivos de la Federación, los estados y los municipios seconsideran monumentos históricos.12

Basados en estas disposiciones, en el mes de julio de 1972 se presentó el Proyecto paradotar a la Administración Pública de un Organismo Central Normativo y Coordinador del Sistemade Correspondencia y Archivos del Sector Público Federal.

Sin embargo, y muy a pesar de los archivistas, al igual que otros proyectos éste tampoco seaprobó y en lugar de ello, en el año de 1973, Echeverría emitió el reglamento interior de la

Secretaría de Gobernación en el que, entre otras actividades, enumeraba las correspondientes alAGN las que, con excepción de la primera fracción del artículo 1°, no varían sustancialmente de lasmarcadas en el reglamento de 1946.13

Un año antes de terminar el mandato de Echeverría, en enero de 1975, los representantesde las dependencias de la administración pública federal se reunieron para evaluar los avances enmateria de organización de archivos. Sin embargo, la evaluación dejó ver que no existían tales

10 Op. cit., p. 45.11 Guadalupe Quintana, et al., op. cit., p. 46.12 Presidencia, 1972.13 Mientras que en el reglamento de 1946 se establece en la Fracción I del artículo 1° que el agn tiene a su cargo “la custodia,clasificación y catalogación de todos los documentos contenidos en los expedientes a que se refiere la fracción VI del artículo2° de la Ley General de Bienes Nacionales”, en el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación éstas actividades selimitan a “los documentos que actualmente forman su acervo y los que posteriormente se le envíen por ser de interés de laNación”. Véase Presidencia, 1946; 1973.

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avances. Ante estos resultados, la Secretaría de la Presidencia organizó en agosto de ese mismoaño, un Seminario Internacional sobre Administración de Archivos, en el que participaron especia-listas de Canadá, Estados Unidos, Francia e Inglaterra, para comprobar los informes emitidos.Como los resultados del evento ratificaron lo antes expresado, se solicitó la colaboración del

gobierno canadiense para emitir un diagnóstico global sobre los archivos en México, que detectaralas deficiencias existentes y además, presentara propuestas concretas para resolverlas.14 Sin em-bargo, no fue sino hasta la llegada de José López Portillo a la presidencia de la República, cuandose logran los mayores avances en el campo de los archivos, esencialmente porque se contó con elapoyo directo del ejecutivo federal y de los archivistas de casi todas las dependencias del gobierno.

Desde el plan de desarrollo, López Portillo manifestaba su intención de modernizar su

gestión administrativa con la finalidad de “elevar la eficiencia y la autonomía operativas, otor-gándoles flexibilidad en el manejo de sus recursos para aprovechar mejor su potencial como instru-mento de política económica”.15 En este contexto, López Portillo hacía referencia específica al AGN

cuando en el capítulo seis, Bases políticas y de justicia, acápite 6.1 Política interior, establecía comouna de las acciones “para cumplir el propósito de información sociopolítica, el de […] integrar unacervo de información; efectuar la custodia, clasificación, catalogación y divulgación de los docu-mentos existentes en el Archivo General de la Nación”16 (Presidencia, 1980: 119).

14 G. Quintana, op. cit.15 Presidencia, 1980a: 202.16 Para ahondar sobre las políticas gubernamentales pueden consultarse los Planes de Desarrollo elaborados en cadasexenio.

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A diferencia de otros sexenios, las propuestas de López Portillo no quedaron en el discurso,sino que se tradujeron en acciones que aún a la fecha son las más importantes en el campo de losarchivos a nivel nacional.17

Fueron tales los logros de López Portillo que incluso el historiador Luis González se refería

a él como el presidente archivista en reconocimiento a su labor en favor de los archivos.18

Apenas a un mes de iniciada su gestión, el presidente creó la Coordinación General deEstudios Administrativos (CGEA) para “estudiar y promover las modificaciones a la AdministraciónPública, así como coordinar y evaluar su ejecución” y en abril de 1977, reinstala el COTECUCA bajola coordinación de la doctora Alejandra Moreno Toscano, directora del AGN.19 Con esta medida sereconoció el papel protagónico que a partir de ese momento tendrá ese organismo y que después,

con el acuerdo presidencial de abril de 1980, quedará ratificada como la Entidad Central y deConsulta del Ejecutivo Federal en el Manejo de los Archivos Administrativos e Históricos de laAdministración Pública Federal.20 Además, en enero de 1982, poco antes de concluida su gestión,se publica en el Diario Oficial de la Federación, la nueva Ley Nacional de Bienes Nacionales.21

17 Durante los últimos gobiernos, los archivos han estado presentes en los discursos y planes de gobierno de los presidentesen turno sin embargo, no ha habido avances significativos. Por ejemplo durante el gobierno del licencado Carlos Salinas deGortari, siendo aún directora del AGN, la licenciada Leonor Ortíz Monasterio, este organismo, conjuntamente con laSecretaría de Gobernación, editó el Programa Nacional de Información y Archivos Públicos 1990-1994. En el documentose reconocía la utilidad histórica y cultural de la documentación generada por la administración pública, se decía que “conellos se nutre la memoria de la Nación, así como la de sus comunidades y regiones; preservarlos y difundirlos adecuadamen-te es, por ende, una dimensión natural del compromiso histórico del Estado Mexicano con la afirmación y promoción de losprincipios de nuestra nacionalidad y los valores de nuestra soberanía” (Secretaría de Gobernación-AGN, 1990: 4). Se crearíauna sistema de información que consideraba: la modernización técnica y tecnológica; la racionalización y mejoramiento delos recursos; el fortalecimiento del control para la preservación del patrimonio informativo gubernamental y la promocióndel aprovechamiento institucional y social de la información gubernamental (Secretaría de Gobernación-AGN, 1990: 7-14).Así también, el presidente Ernesto Zedillo en el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000 señala en el apartado referente a lalibertad de expresión y prensa y derecho a la información, que el gobierno de la república ofrecerá asiduamente informacióneconómica y social, generada por el Estado, que permita a la ciudadanía el análisis, seguimiento y evaluación de las políticaspúblicas […]. Asimismo [señala que] se consolidará la función pública de preservar y custodiar los acervos y archivos dela Nación, y se perfeccionarán las modalidades de entrega oportuna de informes y documentación oficial para su resguardoy consulta pública (Reyes Pastrana, 1996: 22).18 Véase González, Luis, 1982.19 G. Quintana et al., op. cit.20 Presidencia, 1980a.21 Presidencia, 1982.

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También durante el gobierno de López Portillo, entre 1977 y 1982, se celebraron, demanera ininterrumpida, las primeras seis reuniones nacionales de archivos que inicialmente bus-caron compartir experiencias y presentar propuestas para resolver la problemática archivística; unade esas propuestas fue el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos. Así también, se puso

en marcha el programa más ambicioso de rescate de archivos estatales y municipales en México.Desafortunadamente no se le dio el seguimiento necesario a tales programas, tan es así que

el Sistema Nacional de Archivos se reconoce como inoperante y muchos de los archivos res-catados, hoy en día, han vuelto al status de archivos muertos y quizás en peores condiciones en lasque se encontraron por primera vez.

El Archivo General de la NaciónInfluido por los trabajos de Juan Antonio Muñoz, cosmógrafo real, Juan Vicente Güemes PachecoPadilla, segundo conde de Revillagigedo, virrey de la Nueva España, envió al rey, en 179022 (AGN,1994d: 1), un proyecto para instalar un “depósito común de Reales Cédulas, órdenes, providen-cias, ordenanzas, instrucciones, procesos, instrumentos públicos, cuentas, padrones y demás pa-peles antiguos” que según decía Revillagigedo, se encontraban

sepultados en diversas oficinas, y cubiertos de polvo, [los que ocultaban] bajo de él las noticias más

preciosas e interesantes: Ya no es preciso —argumentaba Revillagigedo— andar vagueando, ni

solicitarlas en diversos lugares sino ocurrir al centro común de todas ellas, donde con el buen orden

que debe establecerse y los puntuales índices, que han de formarse, hallará fácilmente cada uno

cuanto necesite.23

22 En ese mismo año, con la finalidad de escribir la historia de Indias, Bautista Muñoz había reunido en Sevilla, la documen-tación de las colonias españolas en América, dispersa en distintas ciudades españolas, conformando el Archivo General deIndias (AGN, 1994d: 1-2).23 AGN, 1980e: 102. A partir de esta nota, las obras publicadas por el AGN, se diferenciarán sólo por el año; y de esa manerase podrán consultar en la bibliografía. (N. del E.)

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“[…] no servirían de estorbo a los que cada año se producen —decía— y quedarían máslibres de extracciones pues se han perdido[…] por esta incuria o abandono, muchos que no seencuentran y podrían rendir útiles noticias de lo obrado y sucedido”.24

Concentrados en un sólo lugar, “a imitación de lo que se practica en algunas naciones

cultas” estos problemas acabarían.Bajo el cuidado de personal nombrado interinamente por el virrey de la Nueva España y

propuestos para su aprobación al Supremo Consejo de la Cámara de Indias, los empleados debe-rían contribuir con “sus talentos y aplicación al cumplido logro de los fines […] instruyéndose loque [fuera] posible en la Geografía […] la Historia […] la Legislación y en el sistema de Indias,especialmente el relativo al Virreinato”.25 Y, “por ningún motivo se [extraería] papel alguno del

Archivo, a no ser por expresa orden del Virrey”.26

Para su custodia, se destinaría

un destacamento de seis soldados, un cabo y un sargento de la tropa veterana que estuviere de

guarnición en esta capital, y se [reemplazaría] cada mes [de la misma forma que se hacía] con el

destinado al Molino y [a la] Fábrica de Pólvora; celando de día y de noche la seguridad de la oficina

según las órdenes y precauciones que ha de darles el Archivista, a cuyas órdenes deberán estar.27

Con ello la Nueva España se sumaba a la ola de concentración de archivos que se llevaba acabo en Francia y otras ciudades de Europa pero, muy a pesar de Revillagigedo, la propuesta nofructificó y sólo se quedó en un mero proyecto.

Lucas Alamán vino a retomar las ideas de Revillagigedo en el año de 1823.28 Recién habíaconcluido la lucha por la Independencia cuando, mediante Decreto de la Junta Superior Gubernativa,

24 AGN, 1994d: 1-2.25 Leyes, 1980: 116.26 AGN, 1980e:113.27 AGN, 1980e: 119.28 A partir de este año, y hasta 1917 aproximadamente, el Archivo General dependerá del Ministerio de Relaciones Interioresy Exteriores, después pasará a la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes y, a partir de 1918, a la Secretaría deGobernación, donde se ubica actualmente (AGN, 1994d: 22).

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se reúne “al antiguo archivo del virreinato con los papeles de la naciente […] República en un soloarchivo que debía denominarse de la Nación”.29 A diferencia del proyecto de 1790, Lucas Alamánconcebía al archivo como “un centro de apoyo a la investigación y a la toma de decisiones guberna-mentales”,30 responsabilidades que se verían limitadas al uso cultural con el reglamento de 1920.

Entre 1823 y 1846, el Archivo General, instalado en Palacio Nacional, fue presa de con-tinuas tensiones y frecuentes y erráticos cambios administrativos, por lo cual tiene gran mérito laférrea defensa de Juan de Dios Uribe e Ignacio Cubas quienes hicieron todo lo humanamenteposible para proteger su acervo.31

Un año después de la muerte de Ignacio Cubas, en 1846, José Mariano Salas, general debrigada, encargado del supremo Poder Ejecutivo de los Estados Unidos Mexicanos, manifestaría,

al decretar El Reglamento de Archivo General y Público de la Nación:32

[…] considerando que el Archivo General y Público de la Nación es un establecimiento suma-

mente importante, no sólo para asegurar de una manera auténtica y perpetua los títulos y

documentos relativos al sagrado derecho de propiedad, y a cuantos puedan corresponder a los

particulares y corporaciones, en la vida social, sino como un depósito de todos los descubrimien-

tos, invenciones y luces no comunes en la historia, en las ciencias y en la industria; que ordenado

con la conveniente claridad, a la vez que puede servir de norte a los supremos poderes de la

república para acertar en sus disposiciones más difíciles o delicadas, sirve también para la

ilustración, prosperidad y engrandecimiento de la nación:

Que desde el año de 1823, en que fue creado tan grandioso establecimiento, se ha visto con el

más lamentable abandono, siendo de admirar, que no solamente se haya descuidado de su

arreglo, para que alguna vez sirviera a los importantes fines de su institución, sino que se han

permitido escandalosas y punibles extracciones de innumerables documentos preciosísimos, y la

destrucción de otros muchos, que ni se pueden calcular, con evidente agravio de la ilustración y

notable perjuicio a los particulares y de la nación entera:

29 AGN, 1994d.30 AGN, 1980h: 14.31 AGN, 1994d: 13.32 Dirigido a José María Lafragua, encargado del Ministerio de Relaciones Exteriores e Interiores, el 19 de noviembre de 1846.

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Y que por fin esos males necesitan un pronto y eficaz remedio sin embargo de los gravísimos

asuntos que ocupan al gobierno en las críticas circunstancias actuales, he creído de mi deber

poner coto a aquel desorden, y disponer lo necesario, para que a la mayor brevedad se organice

una oficina que no solamente es útil, sino por mil aspectos necesaria en cualquier país civilizado,

y en consecuencia, he tenido a bien decretar, a reserva de lo que en la materia se sirva disponer

el congreso general, y para que se ponga desde luego en ejecución el […] Reglamento del

Archivo General y Público de la Nación.33

De acuerdo con este ordenamiento, el archivo debería contener “los expedientes concluidosy que se [fueran] terminando en los ministerios, los correspondientes a los antiguos archivos de

gobierno y guerra, con toda su existencia, los de la oficina extinguida de Asogues, y todos losnegocios concluidos, documentos, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia”.34

Pero como en el archivo no se conservaba toda la documentación que debería, su directortenía la obligación de elaborar índices de aquellos documentos que deberían haberse enviado alarchivo y de los expedientes extraviados o de aquellos que pudieran conseguirse “a poca costa”.Con estos datos se expediría “[…] un decreto pormenorizando todo lo demás que [debiera] con-tener el Archivo General, y el tiempo y modo de hacerse las correspondientes remisiones […]”.35

También se denunciaba el estado de completa desorganización en que se encontraba elarchivo, lo que exigía “multiplicadas y prolijas operaciones, para poner [en] orden los papeles yformar inventarios e índices correspondientes; a fin de que éstos se [verificaran] cuanto antes”.Para ello, el director pediría, en calidad de supernumerarios, los cesantes que considerara másidóneos36 para que ordenaran los documentos formando dos grupos, dependiendo de la época enla que habían sido emitidos, aquellos que se habían producido antes de la Independencia y los que

se produjeron después.37

33 Presidencia, 1846: 1.34 Presidencia, 1846, Art. 1°.35 Presidencia, 1846, Art. 2°.36 Presidencia, 1846, Art. 9°.37 Presidencia, 1846, Art. 11°.

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Bajo estos lineamientos los trabajos continuaron hasta que estalló la guerra con los EstadosUnidos, lo que obligó a suspenderlos. Incluso, cuando las tropas norteamericanas se aproximarona la ciudad de México, “el Supremo Gobierno previno a José Miguel Arrioja, entonces director dela institución, para que extrajera de esta oficina los papeles y libros más importantes a fin de

ponerlos a cubierto de cualquier extravío” cuidando que al reintegrarse no se extraviaran ni semaltrataran38 (AGN, 1994d: 14-15).

Durante los años posteriores, el Archivo fue víctima no sólo de los trastornos políticos sinotambién del “descuido culpable” por lo que Lafragua urgía a que el Archivo llegara “a su perfectodesarrollo un establecimiento que debería ser elemento principal no sólo de nuestra historia, sino de ladefensa de nuestros intereses y un rico depósito de cuanto pudiera importar al bien de la República”.39

Las tareas de organización continuaron entre 1846 y 1856, año en el que se decretó unnuevo reglamento para el Archivo General40 consiguiéndose un avance especialmente para los

38 Se elaboró y envió al Ministerio del Interior, un inventario pormenorizado de los documentos y el contenido de cada unode los 33 cajones de documentos que fueron extraídos del Archivo (AGN, 1994d: 14).39 AGN, 1994d: 15.40 En 1856, don José María Lafragua enviaría a la Secretaría de Estado y del Despacho de Gobernación, una circularapremiándole por la necesidad de escribir la historia de la dominación española. Así lo argumentaba: “Entre las muchas cosasque por desgracia faltan a la república, una de las más notables es la historia de la dominación española, siendo muy dignode lamentarse, que los mexicanos conozcan perfectamente la historia antigua y moderna de Asia y Europa e ignoren la suyapropia. Las muy pocas obras que tratan de tan importante materia, andan entre un número cortísimo de personas curiosas,que a costa de mil afanes han logrado reunirlas; y como además muchas de esas obras o son completas y otras en medio demil páginas apenas encierran una u otra noticia importante, resulta por necesaria consecuencia, que cada día se hace másdifícil el conocimiento del primer periodo de nuestra historia” (AGN, 1980e: 67). Continuaba diciendo que “como losconquistadores y casi todos los primeros gobernantes eran hombres de muy escasa ilustración, cuidaron bien poco de escribir,no ya una historia general, pero ni siquiera narraciones parciales; así es que casi todas la noticias sobre la formación de la colonia,se [encontraban] en las crónicas de los conventos, siendo indispensable fastidiarse con la lectura de mil especies completamenteinútiles, para poder encontrar algún documento, algún dato importante”. Argumentaba que “el abandono y el criminaldescuido con que se [habían] visto los archivos públicos, [habían] sido también causas eficaces del mal que lamentamos, yque si de una vez no se [remediaba, haría] que dentro de muy poco tiempo sea de todo punto imposible escribir la historiade esa época memorable” (AGN, 1980e: 67).Por lo que para “evitar tamaña desgracia disponía el Exmo. Sr. Presidente”1° Que se cuide con escrupuloso empeño de la conservación de los archivos de los ayuntamientos, intendencia, comandan-cias militares, tribunales y demás oficinas públicas, formándose índices claros de cuanto en ellos se [contenían] y remitiéndosea este Ministerio (AGN, 1980e: 68).Se instaba a V. E. 2° escite eficazmente al patriotismo y la ilustración del reverendo obispo y de los prelados de los conventos,para que dispongan se cumpla con lo prevenido en el artículo [1°] en los archivos y bibliotecas que de ellos dependan,remitiéndose también copias de los índices, y cuidándose muy especialmente de la conservación de las crónicas y de lasnoticias relativas a misiones (AGN, 1980e: 68).

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materiales anteriores a 1846 porque los nuevos documentos no se enviaron con la regularidadespecificada.41

Con el nuevo reglamento, además de las atribuciones concedidas al archivo por el anterior,se le daban también facultades para que concentrara datos estadísticos sobre el valor de la pro-

piedad, la producción agrícola y los comportamientos demográficos y sociales de la población;42

sin embargo, fue hasta 1861 que Juárez le dio un gran impulso al archivo al mejorar la planta deempleados y aumentar su presupuesto y los sueldos a los empleados y cuando Juárez se vio obli-gado a abandonar la capital “llevó consigo los papeles que, a su juicio eran los más importantes dela nación y para su gobierno”.43

En medio de un México convulsionado, el ministro de Negocios Extranjeros encargado del

Ministerio de Estado, emitió el 10 de abril de 1865 el Reglamento del Archivo General y Públicodel Imperio, que es casi una copia del de 184644 con la diferencia que es menos específico en laslabores y el tipo de organización que habría de aplicarse al archivo.

Se aumenta en una hora el horario de servicio del archivo, de seis pasan a siete horas. En lorelativo a la consulta de documentos también hay diferencias. Mientras el Reglamento de 1846establecía que si algunos interesados, así “cuerpos como personas particulares”, necesitaran algunosdocumentos para afianzar sus derechos u otros usos, bastaría solicitarlos, mediante escrito en el que

expresaran las causas de su solicitud, siempre y cuando no se tratara de “negocios reservados”, se lesdeberían dar las razones o copias que pidieran, a menos que el director dispusiera lo contrario. En esecaso, se le informaría al solicitante, y, en caso de que insistiera, el director lo consultaría al gobiernomediante informe en el que incluyera los antecedentes para obrar según se le indicara.45

41 AGN, 1994d: 15.42 AGN, 1980h: 11.43 AGN, 1994d: 15.44 Mientras que el Reglamento de 1846 comprendía 134 artículos divididos en diez capítulos, éstos son: Cap. I De lo quedebe contener el Archivo y su local; Cap. II Planta de la oficina; Cap. III Sistema de coordinación; Cap. IV Sistema de claves;Cap. V Operaciones preliminares; Cap. VI Disposiciones generales; Cap. VII Del servicio al público; Cap. VIII Del fondo delArchivo; Cap. IX Del director; Cap. X Funciones particulares de los empleados. El Reglamento de 1865 sólo conteníacincuenta y dos artículos divididos en seis secciones relacionadas con lo que debe contener el archivo; sistema de coordi-nación; sistema de claves; disposiciones generales; del servicio al público; de la compulsa y el arancel.45 Presidencia, 1846, Art. 97°.

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De otra suerte a nadie podría darse copia ni razón de papel alguno. Ni se consentiría a losconcurrentes manejar los inventarios o índice, ni estar presentes a su reconocimiento, y muchomenos a la busca y saca de documentos de cualquier especie.46

Por otro lado, el Reglamento de 1865 estipulaba que si el director tuviera inconveniente, lo

informaría al Ministerio de Estado mediante informe, acompañando los antecedentes para obrarsegún conviniera.47

Para permitir la entrada a personas que quisieran ver el archivo, en el Reglamento de 1846establecía como único requisito el extender recado al jefe y recibir la anuencia de éste,48 mientrasque el de 1865 disponía que las personas tendrían que solicitar permiso al Ministerio de Estado.En ambos casos, el director destinaría a un empleado para que las acompañaran sin permitirles

tocar los papeles.49

Pero a pesar de estos cuidados, a la caída del Imperio, cuando se hizo “la revisión delArchivo General por fuerzas nacionales, se encontró que había ‘que lamentar, como en épocasanteriores, desórdenes y trastornos’ […] con excepción de lo que estaba en la primera sala [se tuvoque] levantar todo de los cajones o del suelo para colocarlo en armarios, al mismo que haciendo suclasificación”.50

Los trabajos de ordenación continuaron aun con la limitación de los recursos del archivo y

durante el periodo comprendido entre 1885 y 1908

la labor del archivo avanzó a un ritmo pausado pero ininterrumpido; los trabajos de la época, que más

tarde serían ampliamente criticados, se presentaron en ese momento como la única solución viable, su

realización se efectuó “incorporando un crecido número de oficiales de la Secretaría de Guerra y

Marina, quienes estuvieron comisionados en el Archivo, en el proceso de ordenación y, sobre todo, de

elaboración de índices, muchos de los cuales continúan usándose hasta el día de hoy”.51

46 Presidencia, 1846, Art. 98°.47 AGN, 1980e: 60.48 Presidencia, 1846, Art. 104°.49 AGN, 1980e: 61.50 AGN, 1994d: 16.51 AGN, 1994d: 20.

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Cuando se establece la Comisión Reorganizadora del Archivo General, en 1908, bajo ladirección de Luis González Obregón,52 se propone cumplir con tres objetivos: “mejoramiento dellocal, enriquecimiento del acervo y ubicación de documentos”, los que trataron de cumplirse aúnen el año de 1914 cuando cerró sus puertas a consecuencia de la Revolución. Las mismas necesi-

dades obligaron al gobierno de la Convención, a reabrirlo para dar trámite a todos aquellos queacudían al Archivo, especialmente al Departamento de Tierras.53

En 1920 se expidió un nuevo reglamento que, según algunos autores, habría de ejercer unainfluencia negativa sobre el Archivo General,54 en tanto institución encargada de la concentraciónde los expedientes de gobierno para su ordenamiento y custodia.

En este reglamento se estipula que el Archivo General de la Nación tiene por objeto la

recolección, clasificación, conservación y difusión de todos los documentos e instrumentos que dealguna manera pudieran contribuir a la formación de la historia nacional y la expedición de copiascertificadas de los títulos primordiales, mercedes, planos y demás instrumentos originales existentesen él, que en cierto modo pudieran ser utilizados por el público.55

Para ello deberían concentrarse en el Archivo los expedientes de las oficinas extinguidas detoda la Nación y aquellos que de acuerdo con los reglamentos propios de cada oficina estuvieranagotados en su tramitación. Se conservarían también todas las disposiciones que con carácter de

leyes o decretos expidieran las autoridades federales y las de los estados. Así también, los dueñoso administradores de las imprentas oficiales o particulares deberían enviar por duplicado todas laspublicaciones, periódicos, folletos y otras que imprimiesen.56

Se establece la consulta abierta a los documentos, siempre y cuando se solicitara al director, quienconcedería su anuencia previo dictamen del jefe de la Sección de Investigaciones Históricas.57 Y en elcaso de la consulta de los documentos que ampararan propiedades, se tendría que presentar una soli-

52 La Comisión se creó a iniciativa del mismo historiador.53 Durante la Revolución fue la labor más importante del Archivo (AGN, 1994d: 21).54 La razón principal de esta aseveración consiste en que el Archivo General pierde, con el reglamento de 1920, la posibilidadde enriquecerse con nuevos documentos. Véase por ejemplo, Quintana-et al., 1986: 19; AGN, 1978f.55 AGN, 1980e: 41.56 Idem.57 AGN, 1980e: 46.

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citud por escrito al director, “fundando el derecho del peticionario y justificando su personalidad a juiciodel mismo”. Y, en caso de encontrarse algún inconveniente sometería la solicitud a “superior acuerdo”.58

Así también, se consideraban dos tipos de empleados, un cuerpo de académicos y otro deadministrativos.59 El primer grupo, el de empleados técnicos con carácter docente, estaba inte-

grado por el director, el primer paleógrafo, el jefe de la sección de investigaciones históricas, losoficiales de investigación, lo oficiales paleógrafos y los escribientes paleógrafos. Los demás em-pleados eran considerados administrativos.60

Con el nuevo reglamento el Archivo General se desvinculaba de la documentación adminis-trativa generada por las entidades federales concentrándose especialmente en aquellas de carácterhistórico. Por ello es que, durante el periodo comprendido entre 1920 y 1943 ingresaron al

Archivo General destacados investigadores como Luis Castillo, Manuel Maestre, Francisco Fernándezdel Castillo, Silvio Zavala, Ignacio Rubio Mañé y Edmundo O´Gorman, bajo la coordinación deRafael López, y aunque no se dejaron de atender las tareas cotidianas de ordenación y recepciónde documentos y la certificación de copias, se dio especial atención a la publicación de documentosa través del Boletín del Archivo General de la Nación.

Poco a poco el Archivo presentaba una nueva fisonomía, ofreciendo sus servicios a investi-gadores nacionales y extranjeros que desearan investigar sobre la historia de México, para quienes

era obligado consultar los acervos del Archivo General, el más importante de América, segúnpalabras de Rafael López, únicamente comparable a los archivos de Madrid y Sevilla.61

Durante el gobierno del general Ávila Camacho, dentro del marco de la reforma adminis-trativa emprendida por el gobierno, y bajo la dirección del doctor Julio Jiménez Rueda, se le da unnuevo impulso al Archivo General,

al reconocérsele su importancia como parte auxiliar fundamental de la administración pública, y

fundamentalmente del quehacer histórico de la Nación […] se realizaron diversos trabajos

principalmente en el aspecto jurídico tendiente a la definición de las tareas que debería realizar

58 Idem.59 AGN, 1980e: 42.60 Idem.61 AGN, 1994d: 25.

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el Archivo. De gran importancia fue en estos años, el hecho de que, por vez primera en mucho

tiempo, se plantea la necesidad de revincular los archivos históricos con los administrativos, al

proponerse la creación de un Departamento de Archivos Administrativos al interior del AGN.62

Con el reglamento de marzo de 1946, el Archivo conserva las facultades conferidas por elde 1920 pero además, adquiere nuevas. Ahora el archivo tiene a su cargo, la custodia, clasifi-cación y catalogación de todos los documentos contenidos en los expedientes, considerados comomonumentos históricos de propiedad federal; la concentración de las leyes, decretos y reglamentospromulgados en el DF, territorios y cada uno de los estados; la guarda de un ejemplar de las obrascientíficas, literarias o artísticas cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley; la

difusión por medio de sus publicaciones de todos los documentos que tengan interés histórico parala nación; el conceder los permisos para la salida del país de los libros y documentos a los que serefiere el decreto de 1944 que prohíbe la exportación de documentos histórico; y la formación delos inventarios de dichos documentos.63

Para ello se concentraría en el AGN la documentación extinguida de las oficinas federales delDF y estados de la república y territorios, así como también los judiciales y notariales de la federa-ción64 y se apoyarían en una Comisión Consultiva del Archivo General de la Nación en la que estarían

representadas las instituciones que se dedican al “cultivo de los ramos propios del archivo”.Integrada por quienes a propuesta del director del Archivo General autorizara la Secretaría

de Gobernación,65 la Comisión tendría como atribuciones: estudiar las medidas que fueran nece-sarias para mejorar las condiciones del archivo y ver que se cumplieran sus fines; proponer losmedios necesarios para salvaguardar los documentos de valor histórico existentes en otros ar-chivos; contribuir al estudio de los documentos que en el archivo se custodian; y, cooperar a la

formación de un catálogo general de documentos que por su valor debían considerarse comobienes nacionales.

62 G. Quintana, et al., op. cit., pp. 21-22.63 Presidencia, 1946, Art. 1°.64 Presidencia, 1946, Art. 2°.65 Presidencia, 1946, Art. 31°.

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Se describían también, las actividades de cada área, las condiciones para la consulta de losdocumentos y las sanciones para aquellos que maltrataran o mutilaran los documentos.

Pero a pesar de lo específico de este Reglamento, existían lagunas en la legislación queimposibilitaban al AGN el debido cumplimiento de sus funciones; por ello, la comunidad archivística

se manifestó en repetidas ocasiones, especialmente después de la creación del COTECUCA, en 1969,en favor de que se emitieran disposiciones que dieran al Archivo General la categoría de entidadnormativa de la actividad archivística.

Fue durante la III Reunión de Archivos, cuando se manifestara esta inquietud con mayorfuerza, cuando la licenciada Amerinda Medina66 decía que debería replantearse el concepto depatrimonio cultural de la nación y de “fortalecer las facultades del AGN como órgano de autoridad

central y de consulta del ejecutivo federal, de las entidades federativas y de los particulares, paraque cuente con la fuerza necesaria para cumplir el cometido de conservación del patrimoniodocumental y de los archivos públicos”.

No pasó mucho tiempo para que el titular del Poder Ejecutivo, José López Portillo, al conside-rar el influjo negativo que en perjuicio de los archivos tenía el volumen creciente de la documentación,la necesidad de disponer de información para la toma de decisiones y la necesidad de fortalecer lasfacultades del Archivo General para mejorar su eficiencia y eficacia, acordara que “el Archivo General

de la Nación, como órgano desconcentrado, [sería] la entidad central y de consulta del ejecutivofederal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal,para lograr una mejor coordinación, eficiencia y uniformidad normativa en esta materia”.67

En una disposición más reciente, en el año de 1996, el secretario de Gobernación, EmilioChuayffet Chemor, complementaría el acuerdo de 1980 al otorgar al director del Archivo Generalde la Nación “la facultad de celebrar convenios que tengan por objeto la recuperación, conserva-

ción, investigación, difusión y publicación de documentos históricos”.68

66 En “Leyes federales que norman la conservación del patrimonio documental y archivos”, en III Seminario de ArchivosAdministrativos e Históricos..., p. 169.67 Presidencia, 1980, Art. 1°.68 Secretaría de Gobernación, 1996a. A partir de esta nota, las obras publicadas por la Secretaría de Gobernación, sediferenciarán únicamente por el año; y de esa manera se podrán consultar en la bibliografía. (N. del E.)

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Con estas dos disposiciones, el AGN se convierte en el organismo rector en materia archivística.69

A partir del decreto de 1980, adquiere la obligación de emitir las normas, políticas y lineamientosgenerales que permitieran tener una coordinación real entre las unidades de correspondencia y losarchivos administrativos e históricos; asesorar a las dependencias gubernamentales en el diseño de

procedimientos internos para el manejo y administración de documentos; vigilar y evaluar el cumpli-miento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación delos documentos que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa y, ser el órgano deapoyo, supervisión y promoción de la formación de archivos históricos.

Como organismo regulador de la actividad, ahora sí facultado legalmente, el Archivo Generalde la Nación promovió una serie de actividades en beneficio de los archivos de México; publicó

conjuntamente con el COTECUCA una serie de folletos técnicos con la finalidad de capacitar a loscientos de archivistas habilitados,70 organizó eventos tanto nacionales como internacionales71 parabuscar, conjuntamente con los archivistas de todo el país, soluciones que contribuyan a la conser-vación, organización y difusión de los archivos de México, pero, sin duda, el logro más importantefue la creación y puesta en práctica del Sistema Nacional de Archivos.72 Dentro de su contexto, serealizó el más importante de los rescates documentales que se ha llevado a cabo en toda la historia deMéxico cuyos resultados se plasmaron en la Guía General de los Archivo Estatales y Municipales deMéxico en la que se da cuenta de 1942 archivos:73 45 estatales y mil 897 municipales.74

El Sistema Nacional de ArchivosLa necesidad de establecer un Sistema Nacional de Archivos, que facultara la coordinación entre losarchivos de todos los niveles de la Administración Pública, se planteó desde el Primer Seminario Nacionalde Unidades de Correspondencia y Archivos Administrativos e Históricos de la Administración Estatal y

69 Sólo en lo referente al Poder Ejecutivo, dejando fuera a los poderes Legislativo y Judicial.70 Véase Quintana-et al., 1986: 120-121.71 Véase la Serie Información de Archivos editada por el AGN.72 Incluso las Reuniones Nacionales de Archivos, a partir de 1984 y hasta la XII reunión en 1988, adoptan el nombre deReunión Nacional del Sistema Nacional de Archivos.73 Este número corresponde al total de archivos localizados pero no significa que todos hayan sido organizados.74 Patricia Rodríguez Ochoa et al., Guía general de los archivos estatales y municipales de México, p. XIII.

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Municipal celebrado en la ciudad de Puebla en el año de 1977,75 pero vio la luz por primera vez en1978 durante el II Congreso Nacional cuando se propuso distribuir el proyecto que lo crearía en cadauna de las entidades federativas comprometiéndose a devolverlo con sus respectivas sugerencias a mástardar en enero del siguiente año76 (AGN, 1979d: 4).

El proyecto no era precisamente nuevo ya que retomaba muchas de las propuestas deproyectos elaborados con anterioridad, pero en esta ocasión bajo una concepción de la teoría desistemas. Se pretendía, como lo estipulaba el documento,

regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento y uso de los archivos administra-

tivos e históricos de las administraciones de los poderes federales y de las administraciones

públicas estatales y municipales a fin de convertirlos en fuentes esenciales de información acerca

del pasado y del presente de la vida institucional [y], contribuir a reforzar la unidad a través de la

adquisición, concentración, preservación de documentos y otras evidencias importantes sobre la

historia nacional y la vida institucional para uso de los historiadores, funcionarios, estudiosos y

público en general.77

Partía de una realidad muy concreta. Se carecía, como hasta hoy, de una legislación adecua-

da de administración de documentos que previera y evitara la destrucción, pérdida, deterioro yrobo de documentos administrativos e históricos porque la responsabilidad se diluía entre el Archi-vo General de la Nación y otras instituciones.78

En cuando a los archivos administrativos se aseguraba que “operaban como archivos muertos,[donde] los documentos bajo su custodia, en la mayoría de los casos, no [eran] utilizados como mediode información y para la toma de decisiones” porque cuando la documentación llegaba a los archivos

era porque se pensaba nunca más se utilizaría y en todo caso, las unidades administrativas se reser-

75 AGN, 1978f: 4.76 La versión definitiva del proyecto se editó en el año de 1980 por el AGN.77 AGN, 1980h: 21.78 Véase el apartado de las disposiciones federales en este mismo capítulo.

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vaban una copia para evitar, hasta donde fuera posible, acudir a los archivos, los que se caracteriza-ban por su ineficiencia en donde era común la pérdida y/o destrucción de documentos.79

Se decía también que “los archivos administrativos e históricos [habían] funcionado enalgunas ocasiones respondiendo únicamente a las necesidades de su propia institución, y en otras

como entes aislados o archivos muertos”.80

No se creaban archivos históricos porque se pensaba eran infructuosos ya que el valor dadoa la documentación estaba en función, única y exclusivamente, a su uso administrativo sin conside-rar su valor histórico.81

A todo ello se sumaba la existencia de “un gran número de archivos sin control dentro de lasinstituciones normalmente a cargo de los altos funcionarios” quienes los consideraban de su pro-

piedad “sin tomar en cuenta las necesidades institucionales de información”.82

La situación, referente a los recursos materiales no era más alentadora.

Los espacios y equipo de los archivos no [reunían], en la mayoría de los casos, los requisitos de

seguridad, higiene y funcionalidad. Era común que los acervos se destinaran, a sótanos en donde con

frecuencia [había] instalaciones de calefacción, eléctricas y de plomería o [funcionaban] como estacio-

namiento. El equipo, se adquiría más por el costo que por su calidad o funcionalidad y en cuanto al

material de archivar, no existían estándares sino que cada dependencia elegía los propios.83

De los procedimientos se decía que “las administraciones públicas federal, estatal y municipalno [habían] creado un procedimiento que [garantizara] la concentración de documentos de valorhistórico” provocando con ello que múltiples instituciones, como las iglesias, las bibliotecas, las uni-versidades mexicanas y extranjeras84 y los particulares, acumularan documentos históricos.85

79 AGN, 1980h: 16.80 Idem.81 Véase el apartado sobre la valoración documental.82 AGN, 1980h: 16.83 AGN, 1980h: 16-17.84 Véase Gómez Canedo, 1961.85 AGN, 1980h: 17.

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El panorama se obscurecía más al revisar el apartado de personal que, por lo general, nocubría los requisitos mínimos. En ese entonces, “era una práctica común enviar a las unidades dearchivo a personal descalificado o indeseable”. Los pocos “graduados en archivos”, no podíancontratarse por los bajos salarios imperantes acompañados de “escasos incentivos”.86

Ante este panorama, el “universo de aplicación”, como se asentaba, lo integraban las admi-nistraciones de los tres poderes: el Ejecutivo, el Legislativo y el Judicial; las administraciones esta-tales y las municipales y el sector privado, cuando poseyeran documentos que se consideraran“evidencia importante sobre la historia nacional”. Sus características la de ser abierto, de grancomplejidad, de gran dinamismo y centralización normativa, donde el AGN asumía la función cen-tral dentro del sistema, sin que por ello quedara aislada de los demás elementos; antes bien por el

contrario, buscaba la descentralización operativa donde los archivos de trámite, de transición,históricos y el mismo AGN, se interrelacionaban entre sí promoviendo que la documentación seconcentrara en el tipo de archivo que le correspondiera, dependiendo de la etapa dentro del ciclode vida en que se encontrara, hasta llegar al archivo histórico o se destruyera.87

Era un proyecto ambicioso integrado por tres subsistemas: el de Normalización, el deArchivos Administrativos y el de Archivos Históricos, en donde el Archivo General de la Nación,conjuntamente con el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Archivos Administrativos e His-

tóricos del Gobierno de la República y el Comité Técnico de Unidades de Archivos Administrativose Históricos de las Administraciones Públicas Estatales y Municipales, asumían la responsabilidadde definir, aplicar y evaluar las políticas y lineamientos de operación del Sistema en su conjunto y encada una de sus partes. Les correspondía también hacer las modificaciones necesarias, y promoverla investigación y capacitación en archivística.88

Se pretendía que los subsistemas de archivos administrativos y archivos históricos se encar-

garan de la organización, conservación, difusión, préstamos documentales y, en el caso de archivosadministrativos, de realizar las depuraciones documentales y las transferencias a los archivos histó-ricos basándose en la normatividad establecida. Sin embargo, como la mayoría de las instituciones no

86 AGN, 1980h.87 AGN, 1980h: 21.88 AGN, 1980h.

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contaban con archivos históricos ni habían definido lineamientos para conservar y proteger la docu-mentación histórica de la institución; era prioritario de este subsistema fomentar su creación así comola de promover su protección, conservación, consulta, búsqueda, adquisición y valoración de losdocumentos con carácter histórico.89

La capacitación del personal era requisito indispensable. Debía modificarse tanto la actitudcomo la aptitud de los archivistas, de lo contrario, no se lograría integrar el subsistema. Se propusoentonces motivar y adiestrar al personal que se encontraba laborando en los archivos, además deprever la formación de recursos a futuro.

Para motivarlos se decía, podría implementarse un programa que permitiera “una rotación as-cendente o escalada de puestos” desde los archivos de trámite pasando por los de concentración hasta

llegar a los archivos históricos e incluso hasta el Archivo General de la Nación90 (AGN, 1980h: 30).Pero aunque el personal representaba una pieza clave en el engranaje del sistema, se nece-

sitaba además, cumplir con otras condiciones para que el sistema en general pudiera “ponerse enmarcha”91 (AGN, 1980h: 35).

Lo primero era presentar al Congreso de la Unión, por medio del ejecutivo, una iniciativade Ley de Administración de Documentos en que se le atribuyera a la Secretaría de Gobernación,a través del Archivo General de la Nación, la vigilancia de la aplicación de dicha ley, consecuente-

mente, tendría que venir acompañada de la reestructuración del AGN para que estuviera en posibi-lidad de cumplir con las nuevas atribuciones otorgadas a partir de la nueva ley.

La valoración de los documentos localizados en los archivos administrativos a fin de formararchivos históricos era también una tarea prioritaria. Se iniciaría en las dependencias centralizadaspara pasar luego a las administraciones estatales y municipales, y finalizaría en las paraestatales.Pero no sólo eso, también era conveniente difundir el contenido de los acervos por lo que se

sugirió promoverlos a través de boletines especializados u otros medios masivos como la radio, latelevisión y revistas.

89 Idem.90 No existe evidencia de que se haya implementado acción alguna a este respecto.91 Aunque textualmente se dice “ponerse en marcha” realmente era lo que se pretendía resolver con el Sistema Nacional deArchivos, puesto que la problemática a partir de la que se elaboró el proyecto era esa y el Sistema buscaba transformarlo.

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La homogeneización en los métodos y técnicas de trabajo, un inventario de los recursoshumanos existentes y contar con edificios e instalaciones adecuadas eran metas a alcanzar.

A partir de su creación y durante los años siguientes, se trabajó arduamente para convencera los gobernadores de los estados acerca de la importancia de integrar sistemas estatales vinculados

al Sistema Nacional de Archivos, en el que participaran todos los organismos e instituciones quetuvieran documentación relevante para el Estado y no solamente los poderes Ejecutivo, Legislativoy Judicial así como los ayuntamientos.92 Se consiguieron resultados positivos, incluso en algunosestados se crearon, por ley, Sistemas Estatales de Archivos.

Sin embargo, a diez años de su creación, aunque se reconocía su vigencia y se asegurabahaber transformado “la visión de la administración pública, del público en general y de los mismos

archivistas” lo que contribuyó, según Leonor Ortiz Monasterio, entonces directora del ArchivoGeneral de la Nación, “al cambio en los servicios archivísticos”,93 aún no se había resuelto laproblemática que dio origen al Sistema y por ello invitaba a acelerar el paso y a establecer mecanis-mos de coordinación ágiles que permitieran una comunicación real entre los organismos involucrados.

“Teniendo en cuenta [diría años más tarde Ramírez de León] la experiencia de quince añosdentro del Sistema, se sabe a ciencia cierta lo que debe hacerse para mejorar y renovar los serviciosarchivísticos nacionales. La cuestión radica entonces en responder no al qué sino al cómo, para dar

continuidad a una labor que no es ya más producto de la improvisación”.94

Una de las prioridades era el reforzamiento o creación, en la mayoría de los casos, de unsentido de pertenencia de los integrantes del SNA el cual posiblemente no se logró por “la concep-tualización centralista del sistema en el planteamiento del que le dio origen y también a su falta dedifusión y escasa participación de sus miembros y componentes en la definición de sus perfiles ycaracterísticas […]. La difusión acerca de la naturaleza, objetivos y metas que persiguen dentro del

SNA es otra de las prioridades que permitirán garantizar su permanencia”. Asimismo, el estableci-miento de un marco jurídico flexible que permita formalizar el Sistema, en el que prevalezca el

92 Véase AGN, 1980f.93 AGN, 1988b.94 José Antonio Ramírez Deleón, “Sistema Nacional de archivos: prioridades”, en Foro Archivístico, núm. 3, p. 7.

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“respeto a la voluntad de sus miembros […]”, y la adaptabilidad del SNA dependiendo de lasnecesidades. Por último el desarrollo de los miembros del SNA.95

En otro artículo, Ramírez Deleón,96 es más específico al enumerar las prioridades que eranecesario atender del SNA para la consolidación de sus componentes y miembros, esto es:

11111. Consolidar o integrar, progresiva, pero sistemáticamente, los Sistemas Estatales y Federal de

Archivos;

22222. impulsar el desarrollo teórico y metodológico de la administración de documentos, como guía

para la acción;

33333. fortalecer la capacidad técnica y de gestión de responsables de los servicios archivísticos a

nivel nacional;

44444. promover la profesionalización de los componentes del Sistema y

55555. provocar la ínter actuación de los servicios archivístico públicos y sus responsables, con los

principales usuarios institucionales y sociales de dichos servicios.

En resumen, se buscaba la integración de sus elementos, el desarrollo de la administraciónde documentos como guía, la capacitación y profesionalización de recursos y, la interrelación de

los archivos, archivistas y usuarios.Desafortunadamente, no se atendieron las observaciones dejando que el Sistema Nacional

de Archivos perdiera, cada vez más, su vigencia hasta llegar al año de 1997, cuando en el IXCongreso Nacional, la directora del AGN, Patricia Galeana, reconocía que el SNA no operabaeficientemente. El problema principal al que se enfrenta, decía entonces, es su falta de soportejurídico, lo que se traducía más que en falta de leyes, en una mala interpretación de los mismas, ya

que si bien, explícitamente el SNA no se menciona en ninguna de las disposiciones que regulan laactividad archivística, se encuentra implícito en el reglamento de 1946.

95 Ibid., pp. 5-7.96 En “perspectivas jurídicas en la conformación de los sistemas archivísticos”, en Memoria del III Congreso Nacional sobreAdministración de documentos y...

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Sin embargo, Jaime Orozco Barbosa,97 quien fue uno de los integrantes del COTECUCA,como representante de la Coordinación General de Estudios Administrativos de la Presidencia,cuando se gestó el Sistema Nacional de Archivos, al referirse a la legislación afirmó que, “elambicioso proyecto de Ley Nacional de Archivos […] no pudo fructificar ya que desde el gobierno

federal no se puede legislar para efectos administrativos de carácter local”,98 y, aunque se hayadado en el marco del Sistema Nacional de Archivos “un desarrollo jurídico sin precedentes, sobretodo a nivel de los estados, en los que se emitieron leyes, decretos, acuerdos, etcétera, para laprotección y uso del patrimonio documental”,99 éste se debió más al ambiente de cooperaciónexistente en esos años que a alguna legislación que así lo dispusiera.

Los logros del Sistema Nacional de Archivos saltan a la vista. El AGN pasó de ser “un archivo

anquilosado que nadie visitaba” a un modelo a seguir a nivel nacional e internacional tanto en sufuncionamiento como en el edificio panóptico que alberga los acervos.100

La documentación está microfilmada en su mayor parte, los libros más antiguos han sido restau-

rados, reencuadernados y protegidos; la consulta es cada vez más intensa y se celebran aquí

exposiciones, presentaciones de libros, sesiones de cine, en fin, múltiples acontecimientos que

invitan a visitarlo con más interés.

La labor de difusión101 y editorial ha sido muy activa, como lo demandaban las proposiciones del

documento del Sistema, porque de nada sirve ordenar y guardar adecuadamente los documentos

si no es para su consulta y utilización.102

97 En “El Sistema Nacional de Archivos: situación actual y perspectivas” en Foro Archivístico. Revista Técnica del Sistemanacional..., pp. 6-7.98 Jaime Orozco Barbosa, Ibid., p. 3.99 J. A. Ramírez Deleón, “El Sistema Nacional de Archivos: evaluación y perspectivas”, en Foro Archivístico. Revista Técnicadel Sistema nacional..., p. 16.100 En el IX Congreso Nacional de Archivos, el edificio considerado por muchos años como ideal fue criticado por PatriciaGaleana al decir que no es funcional por los altos costos que representa su mantenimiento.101 Es en este renglón donde destaca la gestión de Patricia Galeana al frente del Archivo General de la Nación. La organizaciónde exposiciones, mesas redondas, presentaciones de libros, programas de radio son una muestra de ello. En el aspectonormativo no se puede decir lo mismo, ya que con excepción del Seminario sobre Normatividad Archivística y la publicaciónde la Norma Internacional de Descripción Archivística, no se han realizado otras acciones.102 J. Orozco Barbosa, op. cit., p. 7.

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Por lo que respecta a los edificios destinados a los archivos, se inauguraron en las ciudadesde Nuevo León, Puebla, Querétaro, Campeche y Guerrero, y en municipios de Guadalajara,

Aguascalientes y León entre otros, locales construidos ex profeso para el resguardo de acervosdocumentales.

En el renglón de la capacitación se organizaron infinidad de cursos, conferencias, encuen-tros y seminarios con la participación del AGN.103

“Desde luego, el rescate de archivos municipales y eclesiásticos constituyó una prioridadsostenida durante años, que lamentablemente se circunscribió más al rescate físico de los archivos

que a su rescate técnico y a la adopción de medidas preventivas para la cabal preservación delpatrimonio documental”.104

En cada uno de los renglones mencionados, aseguraría Ramírez Deleón, hubo variacionesen el avance pero, sin duda, el logro principal del Sistema fue su permanencia durante los doceaños “como una estrategia de cooperación, coordinación y diálogo que propició en la comunidadarchivística nacional una mayor identificación, compartiéndose así experiencias y recursos, recono-

ciéndose la interdependencia de los archivos, enfrentando problemas con una nueva y más ricavisión que ha nutrido, sin duda, a los archivistas del país en un sentido u otro”.105

La Administración de documentosDespués de la segunda guerra mundial el mundo archivístico fue sometido a “una re-evaluación [ensus] funciones, tanto administrativas como culturales, lo cual ha sido llamado, con alguna exagera-

ción, su revolución. Ésta tomó muchas formas, varias de las cuales respondían directamente a lanueva tecnología […]”, por un lado está lo que se denomina como “una técnica positiva deadquisición” y por el otro, una dinámica de difusión.106

La gran cantidad de documentos generados, producto de los nuevos estados y la diversifi-cación de sus funciones, provocó que además de los soportes tradicionales se utilizaran otros

103 Ibid., p. 8.104 J. A. Ramírez Deléon, “El Sistema Nacional de Archivos: evaluación y perspectivas” en Foro Archivístico. Revista Técnicadel Sistema nacional..., pp. 15-16.105 Ibid., p. 16.106 Wilfred Smith, “Archivos y cultura: un ensayo”, en Prontuario RAMP, p. 406.

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materiales para registrar los acontecimientos de un mundo cambiante; esto trajo consigo la nece-sidad de reducir a volúmenes manejables toda la documentación generada. Por otro lado, la téc-nica dinámica de difusión a la que se refiere Smith107 fue consecuencia de la democratización de lacultura, los medios de comunicación y el despertar de la conciencia.

Esta innovación en la administración archivística condujo, [entre otras cosas] a un aumento en la

creación, conservación y destrucción de los documentos tradicionales, y a la búsqueda de una

mejor documentación en películas o cintas, y de la mayoría de documentos iconográficos poten-

cialmente útiles. Incluso introdujo a los archivos algunas actividades afines con la generación de

documentos, el registro de la tradición y de la historia oral.108

Como respuesta a lo anterior, se desarrolló en los países anglosajones, entre la década de loscuarenta109 y los sesenta una nueva disciplina: la administración de documentos, también denomi-nada gestión de documentos, que no es otra cosa que la traducción franco-canadiense de laexpresión en inglés record management la que hace referencia “al control del documento públicodesde su producción, eliminando lo innecesario que sería imposible almacenar, con el fin de condu-cirlo para su conservación y uso [hasta los archivos históricos]”.110

La nueva disciplina tenía un sentido estrictamente utilitario que buscaba ante todo reducirlos costos de conservación, sugería hacer selectiva la conservación según el valor de los documen-tos destruyendo aquellos que no merecieran ser preservados por inútiles. De esta forma se podía“garantizar la operatividad y eficiencia de los archivos aun en las nuevas condiciones […]” distin-guiéndose lo que valía la pena de lo que no.111

107 Idem.108 Idem.109 Ramón Aguilera establece como fechas de desarrollo de la administración de documentos la década de los cincuenta ysesenta. Véase Aguilera, 1996.110 A. Heredia, Archivística general.Teoría y práctica, p. 113.111 José Enrique Ampudia, “Bases teóricas y programáticas de la modernización archivística del gobierno federal”, enMemoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, p. 53.

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Pero la propuesta de eliminar documentos provocó opiniones encontradas entre quienesdefendían la función cultural de los archivos y los partidarios de la nueva teoría.

Quienes defendían cada una de estas posturas según manifestara Evans,112 reflejaron en susobras su formación profesional, su experiencia en los archivos y el espíritu de los gobiernos a los que

servían. En el Manual of archive administration, Hilary Jenkinson, quien fuera presidente de la BritishSociety of Archivists,113 y que estuviera al frente de un archivo con “[…] un valioso patrimonio dedocumentos de la Edad Media, experto y competente en lingüística y en ciencias históricas auxiliares,y heredero de una tradición jurídica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida […]”, seoponía a que los archivistas desarrollaran tareas de selección argumentando que tal actividad deberíaser reservada a los funcionarios. En otro artículo Jenkinson aseguraría que la función de los archivistas

seguía siendo la de conservar mas no la de seleccionar114 (Aguilera, 1996).Por su parte Theodore Schellenberg, archivista norteamericano, quien realizara estudios de

historia en los Estados Unidos, en su obra más importante Principios y Técnicas Modernas deordenación, trató con gran amplitud el record management. Schellenberg

pasó a formar parte del personal de los Archivos Nacionales recientemente creados [donde] la

primera actividad esencial […] consistió en localizar e identificar unos dos millones de metros

cúbicos de documentos de los registros federales que se habían ido acumulando durante un siglo

y medio en [los Estados Unidos]. La necesidad de encontrar criterios y procedimientos para

evaluar y ordenar no sólo de este cúmulo de documentos, sino también los de los depósitos que

112 En “Ideas modernas sobre la administración de archivos”, en Prontuario RAMP, p. 143.113 Ramón Aguilera, “Hacia una valoración archivística”, en Memoria del VIII Congreso Nacional de...114 Robert H. Bautier (1985: 3-4) también se oponía categóricamente a ello, consideraba que desde el punto de vista de ladoctrina archivística, “los archivos no están llamados, bajo ninguna forma, a absorber los servicios de organización y demétodos” se trataba según aseguraba “de dos profesiones netamente diferentes, así tuvieran fronteras comunes. Conside-raba que era deseable establecer una colaboración entre los servicios administrativos y los archivos para que se hicieranescuchar las voces de los archivistas en las comisiones de métodos administrativos, pero, de ninguna manera, ir más allá. Teníaderecho el archivista, decía, de conocer el proceso del nacimiento de los documentos pero no extender su interés a la faseprenatal”. Por ello sugería se pusiera freno a la evolución de la administración de documentos que aunque deseada poralgunos no la creía sana “en el plan de la doctrina y de las realidades”.

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se fueron acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedían de trescientos mil metros

cúbicos, contribuyeron de un modo positivo a formar las ideas de Schellenberg […]sobre el

requisito inevitable de la “eliminación” y la “selección” y sobre el importante papel que el manejo

de registros [había] de desempeñar para facilitar esta tarea.115

Los seguidores de Jenkinson consideraban como su obligación principal la de servir depuente entre los administradores y los historiadores para quienes deberían “conservar toda eviden-cia, por mínima que pareciese” y por tanto, la nueva disciplina se oponía a cuanto habían aprendi-do, incluso hubo quienes la consideraban casi sacrílega porque pugnaba por la eliminación docu-mental. Pero, “a pesar de la resistencia de algunos sectores archivísticos, la eliminación de docu-

mentos poco a poco fue convirtiéndose en una práctica frecuente […]”; se presentaron nuevosargumentos: se hizo hincapié en los riesgos que para los historiadores y para los mismos archivos,ocasionaría la aplicación no selectiva de los recursos; se señalaron los peligros que la masificaciónincontenible de los documentos tendría para los mismos usuarios; pero ante todo, el argumentomás contundente fue “la razón de la fuerza [ante una administración pública que preocupada] porel desperdicio aparentemente inútil de recursos destinados a la conservación de documentos queya no le eran necesarios, […] desalojaba sistemáticamente, sin detenerse a oír los reclamos de

archivistas e historiadores”,116 al mismo tiempo la presión que ejercía el cambio tecnológico al queestaba sujeto el mundo en esos años “condujo a los archivos a una seria crisis técnica y operativa,al no poder hacer frente [a esta nueva realidad] con los conceptos tradicionales, de clara raízhistoricista […]”.117 Ante esta situación, según palabras de José Enrique Ampudia,118 la archivísticaestaba ante una disyuntiva “adaptarse a los cambios o extinguirse, como los dinosaurios”.

Tratando de conciliar las opiniones entre los que consideraban la actividad archivística con

una finalidad de economía y eficiencia, y aquellos que le atribuían objetivos meramente culturales,“algunos archivistas anglosajones intentaron fundir la escuela clásica con la moderna, pero sin

115 Frank Evanz, “Ideas modernas sobre la administración de archivos”, en Prontuario RAMP, p. 143.116 José E. Ampudia, op. cit., p. 52.117 T. Schellenberg, Archivos modernos. Principios y técnicas, p. VI.118 Op. cit.

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dejar de llamar a esta simbiosis: records management, que incluso, en Estados Unidos, llegó a seruna profesión diferente al de archivista”119 y en algunos otros, como en México, el archivistacambió su nombre por el de administrador de documentos.

Artel Ricks, entre ellos, consideraba que la gestión de documentos se extendía “al ciclo de

vida completo del documento, desde su producción hasta la eliminación final o su envío al archivopara su conservación permanente”.120 Está dirigida, decía,

a asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de crea-

ción y uso del papel, mejorar la forma como se organizan y recuperan los documentos, propor-

cionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos en los centros

de archivo, y asegurar la ordenación adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho

tiempo en la conducción de los asuntos del momento.121

Ricks definía a la administración de documentos como “el proceso de reducir selectivamentea proporciones manejables, el volumen de los documentos nacionales para la civilización moderna,de tal manera que se preserven permanentemente aquellos que tengan un valor cultural futuro sinque se dañe su integridad sustantiva para los objetivos investigativos”122 (Lawrente Brúñete, cit.

por Ricks, 1985: 179). Se oponía con ello a quienes tan sólo tenían una visión eficientista de laadministración de documentos considerando tan sólo los aspectos económicos “sin ningún bene-ficio para los investigadores futuros sino simplemente como subproducto afortunado”.123

119 Ramón Aguilera, op. cit.120 Abarcaba por tanto tan sólo a los archivos administrativos y no a los históricos.121 A. Ricks, “La gestión de documentos como una función archivística”, en Prontuario RAMP, p. 179.122 A diferencia de Ricks los organismos internacionales y otros autores resaltan la función económica de la administración dedocumentos en sus definiciones. Por ejemplo, para Cook (1985: 135), la gestión de documentos o también denominadaadministración de documentos es “la selección de registros para retención o destrucción”. El Consejo Internacional deArchivos, en su diccionario de 1984 la define como “el conjunto de medidas orientadas a la economía y eficacia de losdocumentos” (valoración, conservación y uso). La UNESCO, como “una parte del proceso administrativo relacionada con laaplicación de principios de economía y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en sueliminación” (Heredia, 1987: 113-114).123 A. Ricks, op. cit., p. 179.

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En los Estados Unidos no siempre fue aceptada la depuración. Los antecedentes que hicie-ron posible la conformación de esta nueva disciplina están en su origen en las primeras leyes delcongreso estadounidense cuando se crea la república. En el año de 1877 rechazan firmemente ladestrucción de “todo documento valioso” depositado en los archivos públicos que pudiera tener

“valor futuro a los ciudadanos de la nación, ya sea de una forma histórica, biográfica o monetaria”.Pero ante la presión de la documentación acumulada, en 1880 el Congreso autorizó la destruc-ción de algunos fondos “que no eran de utilidad”.

Punto clave fue el nombramiento del primer archivista norteamericano y la creación delArchivo Nacional de los Estados Unidos en 1934, aunque oficialmente la administración de docu-mentos se “formalizó e institucionalizó en el Gobierno Federal al ser aprobada la Ley Federal de

Archivos de 1950”.124

Según Ricks fueron cuatro las condiciones que favorecieron el desarrollo de la adminis-tración de archivos.125 Por un lado, el volumen de documentos producidos; “los avances en eldesarrollo tecnológico y económico” entre los que se incluye una creciente utilización de lascomputadoras en las oficinas; “la tendencia que parecen tener los americanos hacia el cambio y aideas nuevas, probablemente menos arraigados a lo tradicional que otra gente. Se admite que estopuede llevar ya sea a un progreso rápido y significativo o a una experimentación antieconómica

con artificios y conceptos no aprobados, simplemente porque son nuevos”. Y por último “la demo-ra de los Estados Unidos en establecer un archivo nacional, casi 150 años después que se creó enFrancia. Esta lamentable lentitud para apreciar sus ricos tesoros documentales”, aseguraba Ricks,126

“tuvo al menos una ventaja pues el gobierno de los Estados Unidos pudo aprender de la expe-riencia de otros y luego agregar sus propias contribuciones. La gestión de documentos es tal vezla contribución más significativa”.

124 Ricks, op. cit., pp. 180-181.125 Véase también Evans, 1985b: 278.126 Ricks, op. cit., p. 180.

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La gestión de documentos evolucionó de acuerdo a las necesidades del mundo, por ello seadoptó en el mundo entero, incluso en los países en desarrollo. Actualmente se basa en “cuatropiedras angulares: el concepto de ciclo de vida, el programa de atención continuada; el control degestión, y la especialización de sus practicantes”.127

En el contexto mexicano, la administración de documentos, se introdujo entre la década delos setenta y los ochenta. Al finalizar la VII Reunión del Sistema Nacional de Archivos, se manifes-taba la necesidad de adecuar las técnicas y procedimientos archivísticos que pudieran enfrentar elcrecimiento de las instituciones públicas. La administración de documentos, se decía, constituía lametodología idónea para ello.

Se entendía a la administración de documentos como “una estrategia para la regularización

sistemática de la producción, la circulación, el uso y la selección de la documentación adminis-trativa, en la perspectiva de su integración final a los archivos históricos”.128

Sin embargo, fue hasta el año de 1986 cuando se reconoció abiertamente que la adminis-tración de documentos sí representaba una solución integral a la problemática archivística mexicana ypor lo tanto, era necesario difundir sus principios con el ánimo de promover la auto capacitación. Sesugirió entonces, reproducir toda la bibliografía existente en México sobre la materia129 (AGN, 1987).

Decía, en ese mismo año, José Enrique Ampudia Mello, quien fuera director de adminis-

tración de documentos del AGN,130

Es la voluntad de cambio, el espíritu de renovación el que anima al Programa de Modernización

Archivística del Gobierno Federal, basado en los principios teóricos y en la metodología de la

administración de documentos, cuya introducción cabal dentro de los órganos del ejecutivo abre

nuevas modalidades y posibilidades al manejo de documentos y archivos, y constituye una

necesidad apremiante no sólo para resolver la multiplicidad de problemas a que los archivistas

127 Ibid., p. 182.128 AGN, 1984.129 El libro Archivos modernos de T. Schellenberg y el de Archivos en el Siglo XX de Carol Couture y Jean-Ives Rousseauy La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos de Bruno Delmas, fueron las obras escogidas.130 Op. cit., p. 55.

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nos enfrentamos en la actualidad, sino para otorgar a los archivos el estatuto y nivel de servicio

que reclaman de ellos la Administración Pública de nuestro tiempo.

Pero, a la vez se preguntaba si se comprendía plenamente el significado y las implicaciones

de “tan traído concepto” por lo que invitaba a los archivistas mexicanos a precisarlo desde “larealidad administrativa y archivística mexicana y para ella”.131

José Enrique Ampudia Mello,132 al igual que Carol Couture y Jean-Ives Rousseau (1988),entendía la administración de documentos como “una metodología integral para planear, dirigir ycontrolar la producción, circulación, conservación, uso y selección de los documentos de cual-quier institución”.

Su implantación en el contexto mexicano decía Ampudia Mello, habría contribuido en “dosgrandes líneas de reflexión” una metodológica y otra institucional. La primera “tuvo que ver con larenovación de los aspectos formales de la archivística y se desarrolló a través del análisis de loscriterios para determinar la vigencia de los documentos, así como en la búsqueda de homologaciónen las rutinas clasificatorias y, en general, en las técnicas de trabajo básicas de los archivos”. La otra“se relaciona con la renovación de los aspectos materiales de la archivística […]” que trajo consigola integración de nuevas entidades archivísticas, esto es, los archivos intermedios o de concen-

tración “cuya aparición fue resultado directo de la mentalidad valorativa y de las tendencias a laespecialización en la aplicación de los recursos archivísticos”.133

“No conservarlo todo” era la parte medular de la nueva disciplina pero, en opinión deRamón Aguilera,134 “la propuesta de eliminar documentos provocó un gran cambio en las ideastradicionales llegando incluso, en algunos casos, a transformar a la archivística en administración

131 José E. Ampudia, op. cit., p. 51.132 Ibid., p. 55.133 Ibid., p. 54.134 Op. cit.

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de documentos”.135 Fue una reacción obligada, aseguraba, pero en muchos casos, no una soluciónestrictamente hablando136 ya que se llevó hasta los extremos “abandonando las operacionesarchivísticas en aras de la metodología nueva”. De ahí que quienes utilizaban los archivos, levan-taran sus voces para manifestar su preocupación por la aplicación de la tan malentendida disciplina

que incluía la selección documental.El “reduccionismo” fue el resultado de la aplicación de la administración de documentos en

nuestro país lo que se ha traducido en “el abandono de la práctica archivística” y consecuente-mente, la creación de los denominados minutarios en lugar de expedientes y, la concentración dedocumentos totalmente desorganizados en las oficinas públicas.137

La aplicación, por tanto, de la administración de documentos en México, representó un

retroceso en cuanto a organización archivística se refiere y se consiguió lo que vaticinaba MichelDuchein, en caso de pretender sustituir la archivística por la administración de documentos, pro-vocar una catástrofe.138

Después de más de 20 años, al hacer una evaluación de la situación de los archivos ennuestro país se nota claramente que los avances logrados durante los ochenta han pasado a serhistoria, es decir, quedaron en el tiempo sin que a la fecha se pueda decir que su situación se hamodificado para bien.

135 Todavía en los años ochenta, no existía un consenso general respecto a si los archivistas deberían incluir la gestión dedocumentos dentro de sus actividades. En la mayoría de los casos, aunque algunos países aceptaban llevar a cabo algunasactividades que tenían que ver con los documentos administrativos, en realidad su función histórica era la prioritaria. Conmotivo de la 12ª Reunión de la Mesa Redonda de Archivos, Robert Henri Bautier envió un cuestionario a 36 archivistas de25 países para determinar la función de los archivos. La conclusión después de analizar las respuestas fue que la adminis-tración de documentos era una actividad diferente a la archivística. Los países participantes fueron Alemania Federal,Alemania Democrática, Australia, Bélgica, Camerún, Canadá, Costa de Marfil, Dahomey, Finlandia, Gran Bretaña, Grecia,Hungría, Israel, Italia, Malasia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Rumania, Suecia, Suiza, Checoslovaquia y Yugoslavia.(Bautier, 1985).En México, si bien no se han dado discusiones teóricas, lo cierto es que existen posturas encontradas. Mientras que losdocumentalistas del Estado de México consideran a la archivística como una parte integral de la Administración de Documen-tos, Ramón Aguilera y Jorge Nacif se suman a la postura adoptada por Antonia Heredia, al considerar a la Administraciónde documentos sólo como un elemento de la Archivística. Punto de vista al que nos sumamos también. Véase el acápitesobre la archivística.136 Véase también, Ampudia Mello, José, 1987.137 R. Aguilera, op. cit.138 Idem.

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La problemática en los archivos que pretendía resolver la administración de documentos ennuestro país sigue vigente: personal insuficiente y mal preparado en general, falta de recursos,instalaciones inadecuadas, desorganización y/o inexistencia de archivos históricos, etcétera; ade-más, la situación se ha agravado ya que si antes se contaba con expedientes conformados, en la

actualidad éstos también se han perdido.

Los documentos y sus valoresCon la nueva metodología, se pusieron de moda conceptos como valoración, selección, expurgo,avalúo, evalúo, eliminación, muestreo y otros.

Surgen los archivos de concentración, y se habla entonces de administración de archivos

corrientes o de trámite, administración de archivos de transición o concentración y administraciónde archivos históricos. Aunque los archivistas no están de acuerdo con esta postura, los adminis-tradores de documentos sí. En este punto, surge nuevamente la polémica de quienes consideran ala administración de documentos como la disciplina que incluye a la archivística y quienes la vensólo como una de sus partes.

Se vuelve a presentar aquí la diferencia en el significado de cada uno de los términosutilizados, los que tienen su origen en el concepto mismo de archivo.139

De las dos posturas existentes sobre el nacimiento de los archivos, Lodolini y otros autoresreservan el término archivo para los depósitos definitivos, es decir, los archivos históricos, asig-nando el nombre de registratura140 a los documentos desde su nacimiento y hasta el momento deser enviados a los depósitos definitivos. Quienes defienden esta posición establecen un periodoprearchivístico de creación y formación documental en la entidad productora. Durante esta etapa,según esta corriente, el archivista no tiene incumbencia, por lo tanto, se conservará la totalidad de

la documentación. Será hasta la etapa archivística cuando además de un espacio físico diferente, elarchivista determine la conservación de los documentos dependiendo los valores, afirma Lodolini.

139 E. Lodolini, Archivística. Principios y problemas, p. 37.140 El problema de la terminología archivística tiene otro ejemplo en el significado del término registratura cuyo significadoen Alemania difiere del que se le asigna en Italia. Los alemanes consideran exclusivamente a aquellos que serán depositadosen los archivos históricos. Por el contrario los italianos emplean el término registratura para designar a los documentos antesde su fase definitiva.

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Para quienes consideran el nacimiento de los archivos desde el proceso de formación, entrelos que nos incluimos, estas mismas diferencias determinan una de las clasificaciones141 de losarchivos en administrativos e históricos. La primera categoría además puede subdividirse en archi-vos de trámite o de gestión e intermedios, de concentración o de transición.

Pero a pesar de esta diferencia, ambas posturas aceptan la teoría de las tres edades. Deacuerdo con ésta, los documentos van pasando por una serie de etapas dependiendo de su usodonde adquieren y pierden valores archivísticos denominados primarios o secundarios. Para sumanejo, se establecen entidades de archivo distintas atendiendo a la fase en la que se encuentre eldocumento, lo que determinará el depósito en el que serán conservados.

Ciclo vital de los documentos (Fuente: Material Didáctico del SNA)

141 Atendiendo a la documentación que conservan los archivos pueden ser administrativos e históricos. Considerando losfondos que contienen los archivos pueden ser singulares y múltiples ya que contengan un sólo fondo o más de uno. VéaseHeredia, 1987:69. En función de quien los produce se dividen en públicos y privados. Los públicos a su vez se subdividenen federales, estatales y municipales. Mientras que los privados pueden ser individuales o institucionales; los archivoseclesiásticos están comprendidos en ésta última categoría. Los archivos federales se integran con los archivos de los trespoderes: el Legislativo, los de las Cámaras de Senadores y Diputados; los del Ejecutivo, los del sector público central yorganismos paraestatales; y los del Poder Judicial los que comprenden los de la Suprema Corte de Justicia, los Tribunalesde Circuito y los de Juzgados de Distrito. A su vez, los archivos estatales también se dividen atendiendo a los tres poderes:Ejecutivo, Legislativo y Judicial. Los archivos municipales se integran por los cabildos y por los archivos de las adminis-traciones municipales. Véase, Rodríguez Ochoa-et al., 1988b: 14.

Fase semi-activaFase semi-activaFase semi-activaFase semi-activaFase semi-activa Fase inactivaFase inactivaFase inactivaFase inactivaFase inactiva

ArArArArArchivo de Tchivo de Tchivo de Tchivo de Tchivo de Trámiterámiterámiterámiterámite Archivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo HistóricoArchivo Histórico

EliminaciónEliminaciónEliminaciónEliminaciónEliminación

VVVVValor secundarioalor secundarioalor secundarioalor secundarioalor secundarioVVVVValor primarioalor primarioalor primarioalor primarioalor primario

Fase activaFase activaFase activaFase activaFase activa

TTTTTransferenciaransferenciaransferenciaransferenciaransferencia

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secundariasecundariasecundariasecundariasecundaria

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ConcentraciónConcentraciónConcentraciónConcentraciónConcentración

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Durante la fase activa, la documentación se mantendrá en los archivos de trámite, mientrasque los que se encuentren en la fase semiactiva se transferirán a los archivos de concentración.Finalmente aquellos que han llegado a la fase final, la etapa inactiva, después de realizar unaselección, se transferirán a los archivos históricos.142

La permanencia en uno o en otro tipo de archivo estará en función de los valores quemantengan, pierdan o adquieran los que están íntimamente relacionados con su uso administrativo.Éstos, pueden ser: primarios o secundarios.

Los valores primarios son fácilmente determinados ya que en su gran mayoría están perfec-tamente normados y en los casos en que no, se determinan en función de su uso por parte de laadministración, no así los valores secundarios los que aún hoy en día son motivo de polémica.

Cuando los documentos aún conservan los valores primarios, pero su uso ha disminuido, estiempo de que se trasladen para su guarda precaucional en el archivo de concentración o transi-ción, se dice entonces que los documentos han pasado a una fase semiactiva donde mantienen losvalores administrativos pero además van adquiriendo otros, los secundarios.

El traslado o transferencia de un tipo de archivo a otro se supone debe hacerse con orden ymediante inventario de tal forma que los documentos, en este caso ya como parte integral de unexpediente143 serán conservados de manera organizada. Sin embargo, es principalmente en esta

etapa cuando los documentos materialmente se arrumban en cualquier rincón, por falta de es-pacios destinados para ello, pero, principalmente a consecuencia de la ausencia de una culturaarchivística que trascienda la concepción tradicional, que vaya más allá del simple uso adminis-trativo donde se perciba la utilidad de los archivos para reconstruir la historia de la institución.

En teoría, debería existir una segunda transferencia de la documentación semiactiva de losarchivos de concentración a los históricos de la misma forma como se dio la primera, es decir, de

manera ordenada. Sin embargo, casi nunca se realiza ya que exige la elaboración de inventarios ydel proceso valorativo.

142 El licenciado Jorge Nacif, ex director del Archivo Histórico de la ciudad de México, quien recibió el reconocimiento alMérito Archivístico 1990, propone se replantee esta teoría ya que los documentos históricos si bien, generalmente no sonconsultados por la administración, pasan a otra etapa donde contrario al término utilizado de “inactivos” éstos no fenecensino que tienen una vida activa donde quienes los consultan no se restringen a la administración que los generó.143 Se define al expediente como la historia de un asunto.

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Los archivos históricos, por tanto, deberían recibir expedientes ordenados dejando paraesta etapa inactiva de los documentos una descripción más detallada de sus acervos y proporcionarlos documentos a los investigadores que lo requiriesen. Su uso, debería ser abierto a quien losolicitara siempre y cuando cumpliera con las normas establecidas por la institución archivística.

Desafortunadamente esto es cierto en otros países, especialmente los del primer mundo,pero no en México, donde existe un desprecio generalizado hacia los archivos y a quienes sededican a su organización y a su reorganización.

En teoría, un archivo debería nacer ordenado y conservarse como tal; pasar de un archivode trámite a uno de concentración y de éste a un histórico, así lo establece la teoría de las tresedades, donde cada archivo tiene funciones específicas, los dos primeros, atender las necesidades

de la administración pero con vistas al uso futuro de la documentación y los segundos brindar unservicio a los investigadores.144

Pero ¿cuál es la realidad mexicana?, ¿qué sucede una vez que los documentos fueron utili-zados por la administración? Por la ausencia de una cultura archivística, los documentos no seconciben como arsenales de la historia por lo que se relegan a espacios fuera de las oficinas, enalgunos casos en cajas, carpetas o en fólderes. Por tanto, aquellos expedientes que después deformar parte de un archivo de trámite fueron relegados a otros espacios fuera del archivo, se

mantienen ahí, donde ocasionalmente se envía a una persona a buscar los documentos que le sonnecesarios y cuando dejan de utilizarse, no necesariamente se reintegran al lugar donde se encon-traban; a veces se extrae el expediente completo y en otras, tan sólo hojas sueltas. Cuando esnecesario disponer de cajas, no se piensa demasiado en utilizar aquellas en que tiempo atrás fueronenviados los documentos, por lo que se amontona, ya sin protección, toda la documentación. Si aello sumamos los traslados para ganar espacios, pronto aquello que constituía un conjunto de

documentos ordenados se convierte en un montón de papeles que al igual que otros muebles endesuso para la administración, se arrumban ya sin el menor cuidado. Con el cambio de adminis-tración, la situación se agrava, e incluso puede llegarse al extremo en que, como material inservible

144 Nos referimos no sólo a los investigadores profesionales sino a todos aquellos que consultan los archivos, incluso aquienes pertenecen a la administración que los generó.

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y desatendiendo la normatividad vigente, se deshagan de todo vendiéndolo como archivo muertodonde su valor comercial es equiparable al del periódico de desperdicio o, en el mejor de los casos,enviándolo a otro lugar donde no estorbe.145

Quizás algún día sea necesario emprender una investigación sobre alguno de los temas que

contiene el archivo, en ese caso, será necesario reordenar la documentación antes de llevarla a cabo.Así en México, en lugar de que los investigadores puedan acceder a la información que

requieren, primero se ven obligados a llevar a cabo el rescate documental, si cuentan, claro está,con la anuencia de las autoridades, las que no siempre son sensibles ante tales solicitudes.

El argumento principal para no asignarles espacios específicos a los archivos son los costosque representa la conservación documental, pero si consideramos que la información que no se

localiza es la más cara y si sumamos el tiempo que se emplea en la localización de documentos quese supone no volverían a ser consultados, este argumento ya no es tan válido.

Nosotros aseguramos que ante todo es cuestión de cultura; hemos crecido en un ambientedonde el documento es despreciado, sin tener conciencia de que la utilidad documental trasciendea las administraciones, son parte de nuestro patrimonio, así lo establece la ley y como tal debe-ríamos defenderlo. Nos hemos acostumbrado a ver montones de documentos en lugar de archivosorganizados, sin tomar en cuenta que en ellos han quedado fijados los actos de las adminis-

traciones. El hacer y el no hacer de los hombres está ahí y se encuentra en constante riesgo deperderse. Pero sólo en la medida que la sociedad en general le exija a las administraciones laconservación documental, en esa medida los documentos no se relegarán más a estos locales.

Los investigadores deberían hacer lo propio para documentar sus trabajos pero ante un lectorpoco exigente y el caótico estado de nuestros archivos, éstos prefieren remitirse a fuentes secundarias enlugar de aventurarse a un mundo de desperdicios, insectos, hongos y roedores, con sus excepciones

145 Véase Monteón, 1990; Mc Farland, s. f.

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claro está. Se crea entonces un círculo vicioso donde los investigadores no utilizan los archivos porqueno se les demandan relatos documentados y los archivos no se organizan porque no se les utiliza.146

Los archivos no son privilegio de unos cuantos, son nuestros y por ello deberíamos par-ticipar más en su conservación.

Valoración documental

La valoración sin duda es uno de los temas más polémicos dentro del campo de la archivística.Como tal, se empezó a hablar de ella después de aparecer el fenómeno denominado explosióndocumental. Con la intención de reducir a cantidades manejables los grandes volúmenes de docu-mentación generada, la disciplina denominada administración de documentos incorporó este tér-

mino pero reduciendo su significado al establecimiento de criterios para conservar o destruir ladocumentación considerada como inútil.

Podría pensarse entonces que la valoración nació con ésta, sin embargo no es así. Como loafirmaría Ramón Aguilera,147 no es una práctica inventada por la administración de documentossino que más bien, es inherente a la archivística y ha estado presente en los archivos desde lasprimeras civilizaciones hasta nuestros días.

El significado del término de valor trasciende al concepto manejado por la administración de

documentos. Desde su origen etimológico en el término griego axios se acerca más al conceptoutilizado dentro de la archivística ya que significa valioso, digno de estima.

Es esa la verdadera valoración que se ha dado a los documentos dentro de los archivos, diríaRamón Aguilera.148

146 Al respecto podemos referir las palabras de Humberto Monteón (1977), quien manifestó su preocupación ante talsituación. Decía: “Independientemente de corrientes historiográficas que en su conjunto representa, acusa una notoria ylamentable debilidad en su base documental. En gran número de investigaciones no encontramos materiales de archivo, apesar de que universalmente se acepta y se reconoce que una investigación que no se apoye en este material, difícilmentepuede pretender ser considerada como un trabajo serio y original y por ende digno de tomarse en cuenta”.147 Op. cit.148 Op. cit.

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Si consideramos la definición del Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, eltérmino valorar significa “reconocer, estimar, apreciar el valor o mérito de una persona o cosa”, enese sentido, estamos de acuerdo en que la valoración ha estado presente en el campo archivísticodesde las primeras civilizaciones cuando se conservaban los documentos para garantizar dere-

chos, durante la Edad Media como fuentes de derechos y obligaciones, y a partir de la revoluciónfrancesa por su interés para la investigación.

“La valoración documental dentro de la perspectiva de la historia de las culturas”, diceAguilera, “no es sólo un proceso para separar lo que se va y lo que se queda, como lo proclama laadministración de documentos”, sino “una actitud que nace de la misma persona ante el documen-to y que le ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el pasado,

tiene en el presente y adquirirá en el futuro”.

La valoración documental, ofrece la posibilidad de desarrollar la capacidad de asombro, capacidad

constitutiva del ser humano. Los documentos son parte de los bienes culturales de un grupo

humano; forman el patrimonio de una sociedad, es decir, la herencia que los padres dejan a sus

hijos. Estos bienes o este patrimonio son la posibilidad de extender el conocimiento, de poten-

ciar la memoria, la identidad de una persona o de un pueblo. Bajo esta perspectiva, el valor

adquiere una dimensión humana; no se trata de determinar qué papeles se tiran o qué papeles se

quedan. Valorar una documentación implica un compromiso, una actitud de respeto, de admira-

ción, porque el documento que está frente a mí es parte de mi ser, de mi tradición familiar, de mi

identidad nacional, en suma, de la humanidad entera.149

Sin embargo, con excepción de la valoración primaria donde existen criterios bien defini-

dos, en lo que respecta a la valoración secundaria, no se ha avanzado gran cosa.No hay duda, por ejemplo, que “los documentos generados por las dependencias y utiliza-

dos para gestionar o tramitar asuntos que aún se encuentran en proceso de solución tienen unvalor primario; y de acuerdo a su contenido, poseen un valor administrativo, fiscal o legal”.150

149 Ramón Aguilera, op. cit.150 Patricia Rodríguez Ochoa, et al., Curso de capacitación para archivistas municipales 1988, p. 26.

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Por ello, la responsabilidad de establecer el valor administrativo necesariamente recaerá enel área tramitadora conjuntamente con el archivista, quienes mediante el análisis de los periodos detrámite, la frecuencia de consulta y la normatividad de prescripción determinarán si tiene o no estevalor.151

En el caso de los documentos con valor fiscal, los que podrían definirse como “aquellos quegenera una institución para indicar el origen de sus ingresos y cómo se distribuyen, controlan ygastan”,152 el área tramitadora conjuntamente con el archivista, bajo la supervisión y validación dela Dirección de Recursos Financieros y la Dirección de Contabilidad Gubernamental (SSP),153 de-terminarán el valor fiscal, basándose en la normatividad técnica y jurídica, poniendo especial cui-dado en los plazos y las condiciones de conservación.154

Al igual que al determinar los valores administrativos y los fiscales, el definir el valor legal delos documentos, es decir, “aquellos que se refieran a derechos a corto o largo plazos, de la adminis-tración pública o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebas ante tribunales”,155 corres-ponderá tanto al archivista como al área tramitadora, pero en esta ocasión, bajo la supervisión yvalidación de la dirección jurídica de la dependencia, basados en un análisis de la legislación vigentey considerando los plazos de prescripción de los derechos y obligaciones generados.156

Una vez cubierta la etapa administrativa, se entra en una segunda que exige mucho más

cuidado ya que de ésta dependerá el contenido de los archivos históricos. En ésta se determinaránlos documentos que deberán ser conservados y los que, por no contar con valores secundarios,deberán ser destruidos.

Y aunque no existe justificación desde ningún punto de vista, incluso ni desde el archivístico,para la destrucción de documentos, la desproporción entre la producción y los recursos asignadosla hace necesaria, por ello se ha de ser en extremo cuidadoso al realizarla.

151 Jorge Luis Valverde, Archivos de concentración, s. p.152 P. Rodríguez Ochoa, et al., op. cit., p. 25.153 Al desaparecer la Secretaría de Programación y Presupuesto, entre otras, estas funciones pasaron a la Secretaría deHacienda.154 J. L. Valverde, op. cit.155 P. Rodríguez Ochoa, et al., Curso de capacitación para archivistas municipales 1988, p. 26.156 J. L. Valverde, op. cit.

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Pero ¿cómo determinar los valores secundarios? Según a Schellenberg,157

los documentos no pueden ser evaluados [valorados] por medio de normas exactas. No es

posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los documentos. Lo mejor que puede

hacerse es desarrollar ciertos principios generales que deben tenerse en cuenta al evaluar los

documentos y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para guiar al

archivista en el difícil mundo de la evaluación.

Un primer principio es el establecer “una línea de fechas cronológica ante las cuales debenconservarse todos los documentos tanto públicos como privados”. Un segundo principio, aplica-

ble a los documentos privados es el de conservarlos “donde puedan estar disponibles para unainstitución archivística”.158

Un punto importante que Schellenberg no marca como principio pero que sin embargo, esdigno de tomarse en cuenta, es el hecho de que en un país deben usarse criterios diferentes deevaluación según sea el tipo de archivos. Definitivamente no será lo mismo evaluar los documentosde un archivo nacional, que de un estado o municipio, o de un archivo privado y uno público. Elinterés que quizás sea nulo a nivel nacional, podría ser indispensable para la historia local. Lo

mismo es aplicable en documentos de diferentes periodos.159

En el tercer principio, Schellenberg160 considera que “los documentos públicos deben serevaluados en relación con la información que contienen sobre personas, cosas o fenómenos”. Eltérmino personas incluye autores personales y corporativos. El término cosas incluye “lugares,objetos físicos, objetos naturales y similares”. El término fenómenos se relaciona con lo que lessucede a las personas o a las cosas; en cuanto a condiciones, problemas, actividades, programas,

eventos, episodios y similares.

157 En “Principios de evaluación en archivos”, en Prontuario RAMP, p. 251.158 Theodore Schellenberg, “Principios de evaluación en archivos”, en Prontuario RAMP, p. 252.159 Idem.160 Ibid., p. 257.

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De los tres principios se desprenden los valores secundarios los que pueden denominarse,como evidenciales e informativos que la mayoría de los teóricos aceptan.161

Tendrán valores evidenciales, o sustanciales de acuerdo con Antonia Heredia, aquellos docu-mentos que “pueden dejar constancia de los hechos y circunstancias significativas relacionados con la

existencia de un organismo o dependencia, entre ellos los que hacen referencia a los orígenes […], ala organización y funcionamiento […], a la labor y funciones esenciales de cada dependencia, a lastareas operativas de trámite […] en las que la eliminación puede llegar a ser total”.162

En palabras de Theodore Schellenberg,163 los valores informativos se refieren a “[…] lainformación que está en los documentos públicos sobre las cuestiones con que las dependenciasoficiales tratan, no de la información que contengan los mismos documentos acerca de las propias

dependencias públicas”.164

A pesar de que estos criterios son aceptados por la mayoría, incluso por el AGN, lo cierto esque a la fecha no existe un acuerdo, por lo menos en México, que nos permita determinar con todacerteza los valores secundarios de los documentos, tan es así que en 1996, la directora del AGN

aseguraba que era necesario “evaluar la operatividad y eficiencia para verificar que no se [perdiera]ningún documento con valor histórico. El gran problema —decía— es nuevamente, definir qué eshistórico”.165

Con la intención de determinar lo que era histórico, o lo que es lo mismo, aquello digno deser conservado, se celebró en el mes de julio de 1995 el Seminario Internacional entre historiado-res y archivistas, el dilema de la valoración documental.

Esta discusión no es nueva en nuestro país, ya se había abordado en el año de 1980,cuando el mismo AGN, pero bajo la dirección de la licenciada Alejandra Moreno Toscano, convocóa historiadores y archivistas a escribir sobre los puntos de vista tan encontrados. El resultado fue el

número 2 y el número 4 de Archivos hoy. Teoría y práctica archivística.

161 Véase por ejemplo Gallego-López, 1989; Heredia, 1987; Rodríguez Ochoa-et al., 1988b: 56.162 A. Heredia, Archivística general Teoría y práctica, p. 121. Véase también, Schellenberg, 1987.163 En Archivos modernos. Principios y técnicas, p. 219.164 Véase también Heredia, 1987: 121-122.165 AGN, 1995a: 11.

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En ambos eventos se puso de manifiesto la divergencia entre historiadores y archivistas.Mientras que los primeros se proclamaban por no depurar nada porque se estaría prejuzgandosobre los intereses del futuro, la posición de los archivistas defendía la necesidad de depurar antelo imposible e innecesario de guardar todo ya que “lo que debe conservarse es la información de

manera organizada con el mínimo de documentación”.166

La valoración por tanto, es una actividad necesaria, diría Heredia, aunque no exista justifi-cación para el expurgo ni desde el punto de vista historiográfico, jurídico ni archivístico ya que

no es posible encontrar justificación al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza

absoluta cuándo una serie será utilizada nunca más, tampoco es válido el criterio de destruir

documentos de los cuales existen copias, pues cada copia está en una oficina distante y pervive

dando lugar a fondos distintos. [Por lo tanto], todos los documentos deberían conservarse

teóricamente, pero la producción actual ha crecido en tal proporción que resulta prácticamente

imposible su conservación total.167

Si almacenar, preservar y facilitar la consulta de los documentos no costase dinero, espacio, ni

personas, podría abogarse por esta conservación permanente, pero esto no es posible, de ahí la

obligación de los archivistas de no malgastar fondos en lo que no merezca ser conservado.168

Y —concluiría— de nuevo teoría y práctica se enfrenta y el archivista se mueve entre el deber de

guardar y conservar la documentación que llega hasta él y la necesidad de eliminar la documen-

tación que, por múltiple y repetida resulta innecesaria a todos efectos.169

Aunque estamos de acuerdo en las últimas afirmaciones de Heredia, consideramos que lasolución más que en la destrucción de documentos, por no considerarse con valores secundarios,

166 AGN, 1995a.167 A. Heredia, Archivística general. Teoría y práctica, p. 120.168 Leonard Rapport, cit. por A. Heredia, Ibid., p. 121.169 A. Heredia, Idem.

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lo que habría que hacerse es una planeación documental que permita determinar el tipo de docu-mentos a producirse y su destino final antes de su nacimiento, así como el número de copias de lasque deberá ir acompañado.170

Selección documental

Una vez que se han establecido los valores documentales, la siguiente etapa es la selección docu-mental, entendida como la actividad que tiene por objetivo identificar los documentos que seránconservados permanentemente y aquellos que deberán ser destruidos.

Por lo delicado de esta actividad, no debería realizarse por alguien que no tuviera bien clarolos objetivos de la institución así como de su desarrollo histórico y más aún, conocer la utilización

de los documentos dentro de la Administración Pública además de que los documentos seránconservados con fines de investigación.171 Por la trascendencia de la selección documental, nosólo para el futuro sino también para el presente, es conveniente se realice por un grupo y no porun sólo individuo quien necesariamente tendrá una posición muy particular al respecto.

Según Juan Manuel Herrera Huerta,172 coordinador del Archivo Histórico Central del AGN

durante la primera mitad de los años ochenta, la selección documental no había sido estudiadasuficientemente.

Hoy en día,173 —aseguraba— aún persiste el conflicto entre lo institucional y lo cultural, entre

la producción y la acumulación de documentos y la información que contienen. Todavía hay

quienes consideran necesario conservar todo pero, esta postura es adoptada, más bien por

quienes utilizan los archivos, particularmente los historiadores, y no por la institución que la

genera. Sin embargo —defendía Herrera— la selección, es una actividad institucional y como tal

debe decidir sobre ella. Opinión que no compartirían todos los especialistas, incluso nosotros.

170 Véase Pérez San Vicente, 1995.171 J. L. Valverde, op. cit.172 En “La formación de archivos históricos”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pp. 17-21.173 Aunque tal aseveración la hiciera en 1983, no es diferente a la conclusión a la que se llegó durante el Seminario “EntreHistoriadores y Archivistas” celebrado en 1995.

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Veamos por ejemplo algunos puntos de vista que nos ofrece Jorge Luis Valverde,174 inte-grante del Comité de Selección Documental del Estado de México, respecto a este tema, tomadosde la obra de Virginia García de Benedictis, La selección documental dentro del proceso de orga-nización de un archivo.

a) El criterio que prevalece en los administradores públicos es que los documentos pueden destruirse

una vez que han cumplido con su función principal, que es la de servir a la administración. También

argumentan que los documentos deben destruirse por falta de espacio y de locales adecuados.

b) Los administradores legalistas consideran que los documentos deben destruirse de acuerdo

con lo que estipulan las leyes que sobre la materia existan, es decir, se toma en cuenta la

legislación existente con respecto a los plazos establecidos para conservar documentos.

c) Los historiadores consideran que todos los documentos deben custodiarse sin practicar nin-

gún tipo de selección pues argumentan que todos los documentos son importantes potencial-

mente: “nada es absolutamente inútil en los expedientes que se encuentran archivados”.

d) Los administradores de documentos pugnan por la aplicación de una selección documental

adecuada, emitiendo criterios primordiales para poder determinar juicios de valoración, gracias

a lo cual se podrá determinar la caducidad administrativa de los documentos.

Cada especialista trataría de defender su punto de vista dando razones que pareceríansuficientes para considerar su criterio, sin embargo, no hay que menospreciar los puntos de vistade los demás expertos porque aunque si bien es cierto que la selección documental es el resultadode la presión que ejerce la documentación en cuanto espacio y costo, y que su objetivo es el deconservar el máximo de información en el mínimo volumen posible, o como lo dijera Herrera

Huerta,175 “actúa como válvula que regula el nivel de acumulación documental, tomando comoindicadores fundamentales la relación espacio/costo y, principalmente, la utilidad efectiva de la

174 Op. cit.175 En “La formación de archivos históricos” en Memoria de la VII Reunión Nacional de Archivos Administrativos eHistóricos, Estatales y Municipales, p. 32.

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documentación para los fines institucionales inmediatos”, no hay que olvidar que existen leyes queaunque deficientes, protegen a los documentos.

Además, a juicio de los hechos, como el mismo Herrera Huerta176 lo reconociera, la selec-ción documental “[…] ha resultado ser en innumerables ocasiones una decisión desequilibrada

[…]”. Un ejemplo lo constituyen los documentos relacionados con la historia económica, los quecuando fueron depurados se consideraron sin interés para el futuro.

Los procedimientos utilizados en la selección documental han sido una más de las difi-cultades a las que se enfrentan quienes la efectúen en nuestro país.

Selección pieza por pieza; originales múltiples y copias; o serie por serie, serán las tresalternativas.

En la primera, la selección de pieza por pieza, cada uno de los documentos se analizan porseparado con la finalidad de que no se eliminen documentos importantes. Por tanto, requiere unagran cantidad de personal capacitado, lo que eleva los costos. Es ésta la utilizada en el Estado deMéxico.

En la selección de originales múltiples y copias se pretende conservar sólo un ejemplar delos documentos “que así lo ameriten”. Y en el caso de las copias deberán conservarse “cuando nose encuentre el documento original, o bien cuando teniéndolo, éstas tengan anotaciones impor-

tantes que no se encuentren en los originales”.La selección serie por serie es la recomendada por el Archivo General de la Nación, aunque

no se estipule formalmente. Mediante el análisis de series completas se determinará si toda la seriedeberá ser eliminada o conservada permanentemente. Exige necesariamente un amplio conoci-miento de la institución, su estructura orgánica y sus funciones.

Seguramente la selección por series es más económica pero también es dudoso que en toda

una serie no exista un sólo documento que valga la pena ser conservado.El trabajo de selección documental no es fácil, tiene una serie de implicaciones que hay que

tomar en cuenta. Como en otros campos de la actividad archivística, no existe un consenso ni enlos criterios de selección ni en la manera de llevarla a cabo, como se observa, no es una actividad

176 Ibid., p. 34.

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177 Idem.

mecánica sino que exige preparación y tiempo además de recursos económicos, los cuales pocasveces se otorgan a las entidades archivísticas.

Paradójicamente, la selección surge de un desequilibrio institucional y las soluciones adoptadas

no siempre han logrado nivelarlo. Por ello, la selección ha sido considerada como una práctica

errática, eventual, accidental, desorganizada e incluso irresponsable, pues en no pocas veces se

ha dado sólo una solución institucional al problema de la documentación y, en consecuencia, la

documentación ha sido quemada, vendida, olvidada, destruida: no ha faltado administrador que

ha depurado todo.177

Sin embargo hay que considerar un factor que es muy importante y del cual no hemoshablado, ¿quién realiza la valoración y la depuración documental?

Un análisis de las principales instituciones formadoras de recursos nos brindará mayoreselementos para valorar ahora sí, sobre las conveniencias de realizar la valoración que como se vio,aún sin criterios bien definidos y sin recursos preparados es realmente temeraria.

La capacitación y profesionalización de los archivistas

A través de la historia, el papel que el archivista ha desempeñado en los archivos ha sido diferente.Mientras que en la antigüedad era el custodio, después de la Edad Media se convirtió en archivista-historiador y recientemente, en administrador de documentos, lo que necesariamente implica queen cada uno de los periodos señalados, el archivista debió contar con un cúmulo de conocimientosque le permitieran realizar su tarea.

Un archivista, como ya se ha dicho, es un profesional que requiere de conocimientos teó-

ricos acompañados necesariamente de una práctica en los archivos, sin embargo, en nuestro paísseguimos padeciendo la habilitación de personal, lo que repercute, tarde o temprano en el funcio-namiento de los archivos.

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Cierto es que existe una necesidad de archivistas, esto indudable; baste hacer una relaciónde las oficinas de la administración pública, los estados y municipios que integran el territoriomexicano, las cámaras industriales y de sus asociados, de los colegios y asociaciones profesionales,etcétera, para tener una perspectiva de la necesidad existente, no así las posibilidades para su

profesionalización.Las palabras de Patricia Galeana, durante el Seminario Balance y Prospectiva de los Ar-

chivos Históricos, así lo afirmaban:

El hecho de que solamente una institución, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

(ENBA) de la Secretaría de Educación Pública, otorgue la Licenciatura en Archivonomía, y una más,

la Universidad Autónoma del Estado de México, ofrece la Licenciatura en Ciencias de la Informa-

ción Documental además de algunos diplomados recientes de otras instituciones […] es una

muestra palpable de la falta de opciones para preparar recursos humanos en esta rama.178

Demanda de archivistas existe y es creciente. Muestra evidente de ello son los cursos a nivelinstitucional y la diversidad de diplomados que cada día son más comunes.

Cursos a nivel profesional y a nivel técnico se han establecido desde hace ya más de 50

años. Sin embargo, la gran mayoría de las instituciones que los han promovido los han canceladodespués de obtener resultados negativos, con excepción de la ENBA.

Veamos entonces cuál ha sido el desarrollo de estas instituciones.

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

En 1915 la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, a través de la primera Jefatura del Ejército

Constitucionalista estableció por decreto, la creación de una Academia de Bibliografía en la Bibliotecadel Pueblo de la Ciudad de Veracruz. Esta academia tenía un carácter meramente teórico. Su pro-grama lo conformaban 25 conferencias sobre la clasificación de bibliotecas y archivos.179

178 AGN, 1994b: 10-11.179 Concepción Barquet y Eduardo Salas, “Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional”, en Bibliotecasy Archivos..., pp. 35-36.

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En 1916, el gobierno de Carranza da un giro a la capacitación de quienes prestaban susservicios en las bibliotecas y los archivos del Distrito Federal.

Aquellos que tuvieran una edad de entre quince y 50 años, y hubieran concluido susestudios de primaria, estaban obligados a cursar, durante un año, los estudios que se impartían en

la recién inaugurada Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, adscrita a la Dirección General deBellas Artes dependiente de la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes.

Con una efímera existencia de dos años, los cursos que ahí se impartían tenían una orientaciónfundamentalmente práctica.

En 1925 se hace un nuevo intento al crear la Escuela de Bibliotecarios, la que corrió con lamisma suerte de la anterior, al durar aproximadamente dos años por la alta deserción de los estu-

diantes quienes, a pesar de contar con un certificado al término de sus estudios, que acreditaba loscursos de bibliotecario que habían recibido durante once meses de permanencia en la escuela,percibían bajos salarios.180

A partir de entonces se dieron cursos y conferencias de biblioteconomía y, entre 1929 y1938, cursos por correspondencia. De 1929 a 1931 sobre biblioteconomía y de 1937 a 1938sobre biblioteconomía y archivonomía.

Con la finalidad de capacitar a quienes laboraban en las bibliotecas dependientes del Depar-

tamento de Bibliotecas y en los archivos del sector público, quien fuera secretario de Educación,don Jaime Torres Bodet inauguró, el 20 de julio de 1945, La Escuela Nacional de Bibliotecarios yArchivistas, actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.181

En 1952, siete años después de fundada la ENBA, se estableció la maestría en archivonomíadentro de la misma escuela. Tal denominación no estaba acorde ni con los antecedentes académicos quese requerían para su ingreso, ni para el contenido reticular de materias que ofrecía ya que bastaba el nivel

bachillerato para ingresar a ella, sin embargo, recibió tal denominación porque la escuela en aquelentonces, dependía de la Dirección General de Enseñanza Superior e Investigación Científica.182

180 Ibid., pp. 36-37.181 Para conocer el desarrollo histórico de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía consúltense los números6 y 16 de Bibliotecas y Archivos, Órgano de la ENBA.182 Humberto Mundo, “Plan de estudios de licenciatura en archivonomía”, en Bibliotecas y Archivos, pp. 215-219.

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En el año de 1964 se realiza una nueva modificación de los planes de estudio. El nivel detécnico en ambas especialidades queda como opción terminal a cursarse en dos años, una vezconcluidos los estudios de secundaria. Para estudiar la maestría se establece como prerrequisitohaber concluido estudios de bachillerato o equivalente. Además de cubrir los créditos del plan de

estudios, el maestro debería elaborar una tesis, presentar examen profesional y realizar una prác-tica de servicio social durante seis meses para titularse. El nivel de técnico que ofrecía la ENBA no lesera reconocido para la continuación de sus estudios.183

En esencia los dos primeros años de la maestría correspondían al de técnico y en el terceraño se estudiaba: archivos históricos, historia social, y jurídica de México, métodos y técnicas deinvestigación, problemas especiales en administración y organización de archivos, restauración y

conservación y foto reproducción de documentos y, técnicas de enseñanza.184

Como el plan de estudios ya no respondía a las necesidades del mercado de trabajo, ungrupo de profesores y autoridades elaboraron uno nuevo que cristalizó en el año de 1975.185 Seestableció el bachillerato en ciencias sociales y administrativas con opciones terminales de técnicoen biblioteconomía y técnico en archivonomía. Se sustituyó la denominación de maestría186 por lade licenciatura y se ofreció un curso propedéutico a los alumnos de nivel técnico que estuvieraninteresados en continuar sus estudios a nivel licenciatura, para acreditar las materias equivalentes al

bachillerato.Con el nuevo plan se buscaba preparar a egresados conscientes de su profesión que pudieran

realizar actividades de dirección dentro de las entidades archivísticas tales como la de planear yorganizar; seleccionar y reclutar al personal; opinar sobre normas y reglamentos; elaborar manuales;intervenir, desde el punto de vista técnico, en la construcción o adaptación de locales, mobiliario y

183 C. Barquet y E. Salas, op. cit.184 Eduardo Salas, “La profesionalización de la archivonomía”, en Bibliotecas y Archivos, pp. 118-119.185 Además fue motivado por la Ley Federal de Educación en México publicada en el Diario Oficial del 29 de noviembre de1973, momento en que entró en vigor la Reforma Educativa.186 Hasta el año de 1985 los estudios denominados de maestría en archivonomía y los de maestría en biblioteconomíaimpartidos por la ENBA, no eran reconocidos por la Dirección General de Profesiones. Contrario a lo que sucede en la UNAM,que acepta desde 1982, tanto a egresados de estas maestrías, como a los de licenciatura para que efectúen cursos deposgrado, siempre y cuando acrediten sus estudios de bachillerato o equivalente (Barquet-Salas, 1985: 48).

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equipo de cualquier archivo; catalogar y clasificar los acervos documentales; traducir y elaborarliteratura técnica; y practicar la docencia.187

En 1990 se modificaron de nueva cuenta los planes de estudio de la ENBA y se suprime elbachillerato técnico de biblioteconomía y archivonomía. Continúan ambas especialidades pero única-

mente a nivel licenciatura. A partir de este momento se presentan una serie de proyectos encaminadosa hacer de la ENBA una institución de educación superior de excelencia. En enero de 1992 se apruebael Plan para el Mejoramiento Académico de la ENBA 1992-1994, preparado por una comisión nom-brada por el Consejo Técnico de la escuela,188 el resultado, un nuevo plan de estudios.

Una vez llevado a la práctica el plan 1992-1994, quedó de manifiesto que era necesarioreplantear los objetivos, metas, estrategias y los planes de estudio de la ENBA, así también sus

“principios filosóficos, pedagógicos y psicológicos”.189

El modelo educativo que se proponía buscaba la formación de profesionales con un alto nivelacadémico que les permitiera contribuir al desarrollo de la biblioteconomía o la archivonomía segúnfuera el caso, a través de la investigación; la correcta utilización de las técnicas convencionales y devanguardia; resolver la problemática que les presentara su campo laboral y “contribuir a la difusión delos valores nacionalistas que [permitieran] difundir, transmitir y acrecentar la cultura”.190

En el año de 1995, durante el VII Congreso Nacional de Archivos, el director de la ENBA,

Nahúm Pérez Paz, presentó el Proyecto de Educación a Distancia de la Escuela Nacional debiblioteconomía y archivonomía, para las licenciaturas en biblioteconomía y archivonomía.

El proyecto se enmarcaba en el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000 establecido en la LeyGeneral de Educación y estaba dirigido a quienes hubieran concluido sus estudios de bachillerato.191

Con la finalidad de impulsar la descentralización y aumentar la cobertura, así como disminuirel rezago de recursos humanos en estas áreas, la modalidad a distancia iniciaría su funcionamiento en

los primeros meses de 1997.

187 H. Mundo, op. cit., p. 218.188 ENBA, 1996.189 ENBA, 1996: 12.190 ENBA, 1996: 16.191 Nahum Pérez Paz, “El sistema de educación a distancia de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía”, en[Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos.

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Con más de 50 años, la ENBA se consolida como la única alternativa para realizar estudios anivel licenciatura en archivonomía. Además, como lo informara el doctor Eugenio Cetina Vadillo,director general de Educación Superior, muy pronto con la posibilidad de realizar estudios deposgrado en la misma escuela.

Pero ¿cuántos egresados se tienen? La respuesta la encontramos en los informes de la ENBA.Durante los planes 1950-1957, 1975, 1980-1981 y 1982-1983, se tiene un total de

307 técnicos, 75 bachilleres técnicos, 132 maestros, que en realidad corresponden al nivel delicenciatura, y 47 licenciados en archivonomía.

El mayor número de egresados se consiguió con el plan 1950-1957 que correspondía alnivel técnico. De un total de 671 egresados, 307 cursaron la especialidad de archivonomía y 364

la de biblioteconomía.Del bachillerato técnico se graduaron 75 estudiantes en la especialidad de archivonomía y

211 en biblioteconomía, correspondientes a los planes de estudios 1975, 1980-1981, 1981-1982y 1982-1983.

De lo que se denominó maestría, en realidad licenciatura, egresaron 132 archivónomos y134 bibliotecarios, que hacen un total de 266.

A nivel licenciatura a partir del plan de 1975 y hasta el de 1982-1983 el número de

egresados es de 47 archivónomos y 114 bibliotecónomos.Estos números sin duda son una muestra del por qué otras instituciones para cubrir la

demanda, han tenido que implementar diplomados y cursos; todo esto a pesar de que el ingreso yel número de egresados se ha incrementado durante los años noventa,192 lo que se deja ver a travésde los 286 alumnos inscritos, de los cuales 130 corresponden a archivonomía para el períodoescolar 1998-1999. Además, durante el mismo periodo, para la especialidad de archivonomía, se

reinscribieron 202 estudiantes para los semestres III, V y VII.193

192 Eugenio Cetina, “Mensaje de clausura... de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía”, en Carta infor-mativa. Gaceta informativa y cultural de..., p. 12.193 Miguel Ángel Cruz Rivas, “Al mal tiempo buena car...rera elegida”, en Carta informativa. Gaceta informativa y culturalde..., p. 19.

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Universidad Autónoma del Estado de México y Archivo General del Poder Ejecutivo del

Estado de México

En el campo de la capacitación y la profesionalización archivística en el Estado de México, se hadesarrollado un programa en tres líneas:194

11111. Formación de nuevos cuadros,

22222. capacitación de los ya existentes y

33333. actualización de los servidores públicos.

La primera se ha cubierto a través de la licenciatura en ciencias de la información creada en

el año de 1992 en la facultad de Humanidades de la Universidad Autónoma del Estado de México.Parecería extraño —comentaba Elvia Estrada—195 que la licenciatura estuviera adscrita a la

Facultad de Humanidades, pero ello obedecía a la necesidad de contrarrestar los efectos ideológi-cos de la tecnología producto del desarrollo industrial que se vive en el Estado de México, por loque requería de profesionales con “[…] sólidos conocimientos de carácter humanístico […]”.

La nueva licenciatura busca formar profesionistas que puedan desempeñarse lo mismo enun archivo, una biblioteca o un centro de documentación incorporando las actuales tendencias en

el manejo de la información. Obedece también, de acuerdo con Estrada,196 a recomendaciones deorganismos internacionales no gubernamentales como la Federación Internacional de Archivos, laFederación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias y la UNESCO, los que pug-nan porque se incorporen en los planes de estudios “las áreas de administración, restauración yconservación, material audiovisual, administración de documentos, tecnología de la información,estadísticas, métodos de investigación, mercadotecnia de la información y sistemas de información

y servicio” con la finalidad de facilitar la movilidad de los profesionales en el mundo.

194 Rodolfo Alanís Boyzo y Jorge L. Valverde, “El desarrollo técnico y la profesionalización del archivista mexicanense ...” en[Memoria del] X Congreso Nacional de Archivos.195 En “La experiencia de la Universidad Autónoma del Estado de México” en [Memoria del] VII Congreso Nacional deArchivos, p. 338.196 Idem.

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Para 1998, Rodolfo Alanís y Jorge Luis Valverde,197 reportaban la culminación de dos gene-raciones y de acuerdo con datos de la profesora Elvia Estrada,198 en el año de 1995 estaban inscritos23 alumnos en primer semestre, quince en el segundo, diez en el tercero y 19 en el cuarto. La mismauniversidad contribuye en la segunda línea del programa a través del Diplomado de Administración

de Documentos, el que a la fecha lleva su sexta promoción con un total de 130 egresados.Por su parte, el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México, como institución

coordinadora a nivel estatal de la educación archivística no escolarizada, ha ofrecido en los últimostrece años, 159 cursos y talleres con 3782 participantes, además de conferencias, seminarios,mesas redondas y congresos.199

Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación tiene un programa continuo de capacitación en el campo archivístico.Ofrece cursos-taller sobre conservación y restauración, paleografía, diplomática, organización dearchivos históricos, organización de archivos administrativos y organización de archivos muni-cipales. Así también, los diplomados en Paleografía y Diplomática y en Administración de Docu-mentos; la última promoción del diplomado en Administración de Documentos se celebró encoordinación con el Instituto Nacional de Administración Pública.

Universidad Nacional Autónoma de México

Los intentos de la UNAM para contribuir en la capacitación y profesionalización de archivistas se hallevado a cabo a través de la Facultad de Filosofía y Letras, el Colegio de Ciencias y Humanidades(CCH) y el Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM).

Entre 1959 y 1977, el Colegio de Archivología de la Facultad de Filosofía y Letras de la

UNAM impartió cursos a nivel licenciatura pero, por falta de aspirantes, cerró sus instalaciones.200

Tal parece que no hubo titulados ya que, según la relación de tesis presentadas dentro del Colegio,durante ese periodo, ninguna pertenece al área de archivología.

197 Op. cit.198 Op. cit., p. 389.199 R. Alanís Boyzo y J. L. Valverde, op. cit.200 E. Salas, op. cit., p. 125.

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En 1978 se modificaron los planes de estudio convirtiéndola en maestría dirigida a quienescontaran con estudios de licenciatura en las áreas administrativa o ciencias sociales y humanísticaspero, a consecuencia del reducido número de alumnos, canceló sus actividades “porque la inver-sión que se hacía no era rentable ya que la población de la carrera era cada día menor”.201

En ese mismo año, dentro del Colegio de Ciencias y Humanidades (CCH), se inaugura unanueva etapa, dentro de la cual la creación de cualquier opción a nivel técnico debería partir de unainvestigación de campo para determinar: la demanda, el perfil del egresado, los objetivos y loscontenidos temáticos, entre otros puntos.

La opción de técnico en Sistemas para el Manejo de la Información Documental (SIMID) y lade técnico en Conservación y Manejo de Colecciones Bibliográficas y Documentales fueron resul-

tado de esta nueva etapa del Colegio de Ciencias y Humanidades.La primera opción fue sugerida por la antes directora del AGN, doctora Alejandra Moreno

Toscano. En el año de 1978, para apoyar los trabajos del Sistema Nacional de Archivos y conside-rando que de la ENBA egresaba un promedio de entre 20 y 25 técnicos anuales, la doctora Toscanopropuso al Comité de Opciones Técnicas del CCH, la creación de la opción de técnico en Sistemaspara el Manejo de Información Documental (SIMID).

Esta opción que ha tenido dos restructuraciones en sus planes de estudios, la primera en

1985 y la segunda en 1996, fue aprobada por el Consejo Técnico de Opciones Técnicas el 17 deoctubre de 1979 y puesta en marcha en 1981. Hasta 1994, contaba con 1330 egresados.202

La segunda opción, la de bachillerato con opción técnica de conservación y manejo decolecciones bibliográficas y documentales empezó a funcionar en agosto de 1997 utilizando lasinstalaciones y el apoyo profesional del Laboratorio de Restauración del Archivo Histórico de laUniversidad (CESU), gracias al convenio firmado con este organismo.203

201 Idem.202 Gloria Carreño y Jaime Becerril, “La formación de técnicos de sistemas para el manejo de la información documental enlos CCH UNAM”, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos.203 Gloria Carreño, “Creación de la opción técnica y manejo de colecciones bibliográficas y documentales”, en [Memoria del]IX Congreso Nacional de Archivos.

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Por otro lado, el Archivo Histórico de la UNAM ofrece cursos de capacitación y el Diplomadoen Archivos Históricos abierto al público en general.

CONALEP

El Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica (CONALEP), creado en diciembre de 1978con la finalidad de formar profesionales técnicos que cubrieran las ramas de la actividad producti-va, a partir de 1982 en su plantel denominado, en sus inicios “Archivo General de la Nación” yposteriormente, Plantel México-Canadá por el apoyo económico proporcionado por este país parasu construcción, impartía entre otras especialidades la de archivonomía, enfocada a las laboresdesarrolladas en los archivos históricos.

En 1985, con la modificación de sus planes de estudio, amplía su campo de trabajo a todaslas unidades de archivo, esto es, el de trámite, el de concentración y el histórico.

En 1990, conjuntamente con el AGN, el CONALEP restructura de nueva cuenta el plan deestudios, incluso, cambia el nombre de la especialidad por el de Profesional Técnico en Adminis-tración de Documentos.204

Instituto de Estudios y Documentos Históricos, A. C.

Durante los años ochenta el Instituto de Estudios y Documentos Históricos, A. C., ofreció lacarrera de archivalía histórica creada con la finalidad de contribuir a la conservación del patri-monio documental de nuestro país.

Este programa, integrado por cuatro áreas: histórica, documental, lingüística y organizacióndocumental, sería cubierto en nueve cuatrimestres de los cuales el último se dedicaría al trabajopráctico. Al finalizar los estudios los egresados recibirían un diploma de archivalía histórica. Así

también existía la posibilidad de estudiar el área que considerara conveniente en cuyo caso el partici-pante se haría acreedor de una constancia de aptitud y aprovechamiento.205

204 José Antonio Sandoval, “El profesional técnico de archivonomía”, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos.205 Alejandra Medina, “Una experiencia de capacitación intensiva para personal de archivos históricos”, en Memoria de la VReunion Nacional de Archivos Administrativos e Históricos...

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No es el mecanismo de las leyes el que produce los grandes acontecimientos…sino que es el espíritu mismo del gobierno.

Tocqueville

El Consejo Internacional de ArchivosRecién concluida la segunda guerra mundial, y a un año de su creación, la Organización de lasNaciones Unidas con la finalidad de mantener la paz mundial a través de la cooperación interna-

cional en el campo de la educación, la ciencia y la cultura, instituyó, en el año de 1946, unorganismo especializado que le apoyara en el cumplimiento de esta titánica tarea, mismo que sedenominó, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, másbien conocido como UNESCO por sus siglas en inglés.

Para llevar a cabo su programa, la UNESCO requería de grupos de expertos y organismos nogubernamentales que le asesoraran en campos específicos de estas áreas, entre ellas la de losarchivos. A este respecto y a solicitud expresa de un grupo de archivistas estadounidenses1 durante

la Primera Conferencia General de la UNESCO en París a finales de 1946, se recomendó la creaciónde una organización internacional de archivistas profesionales, la que se constituyó formalmentedurante el Primer Congreso Internacional de Archivos celebrado en París en 1950.2

Después de 50 años de su creación, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se definecomo “un organismo profesional de la comunidad archivística internacional dedicado a promoverla preservación, el desarrollo y el uso del acervo archivístico mundial (el que logra mediante la

1 Frank Evanz, “La UNESCO y el desarrollo de los archivos”, en Prontuario RAMP, p. 486.2 Edkhert Franz, “El CIA, logros y futuro”, en Prontuario RAMP, pp. 510-511.

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participación de cada uno de los) más de mil 450 miembros en más de 170 países y territoriosalrededor del mundo,”3 México entre ellos.4

Los primeros años de su existencia, el CIA los utilizó para consolidarse como un organismono gubernamental y prepararse para el intercambio de experiencias y opiniones. Una vez conse-

guido, preparó proyectos específicos de trabajo. El primero de ellos, en coordinación con la UNESCO,consistió en la elaboración de la Guide to the Sources of the History of Latin America.5 Es posibleque de este esfuerzo haya surgido la obra de Lino Gómez Canedo (1961): Los archivos de lahistoria de América, en la que describe las condiciones en las que se encontraban los fondosdocumentales necesarios para el estudio de América, dispersos en los archivos de España e Hispa-noamérica: México, Granada (Colombia, Ecuador, Venezuela), Bolivia, Chile y Río de la Plata.

Se establecieron también, en Bruselas, durante el V Congreso Internacional de Archivos, en1964, los primeros grupos de expertos nombrados por el CIA para llevar a cabo tareas profesiona-les específicas; y los comités técnicos que han tenido la responsabilidad de elaborar proyectosespecíficos y realizar investigaciones sobre áreas específicas de la archivística, tales como la des-cripción, la valoración documental, la microfilmación, infraestructura archivística, legislación yotros temas cruciales de la archivística.

El de sigilografía y el de terminología fueron los primeros grupos de expertos creados, sin

duda, porque para poder entenderse y fomentar el desarrollo de los archivos, era necesario ma-nejar un vocabulario común, además de la influencia de la crítica histórica que ante todo buscabala autenticidad de las fuentes consultadas.

3 Es notable el incremento de países representados en el CIA, de 17, en 1950 (Franz, 1985: 508), a más de 170, de los cuales“cerca de 200 miembros de 160 países pertenecen a la categoría A, correspondiente a los Archivos Nacionales o a losEstatales en los sistema federales como el caso de México; 70 de categoría B, categoría reservada a las asociacionesprofesionales y profesiones afines; 850 de la categoría C, de instituciones nacionales y otras organizaciones involucradas enlos archivos; y aproximadamente 300 de la categoría D correspondientes a los miembros individuales; y algunos pocos dela categoría E reservada a los miembros honorarios” (AGN, 1997b: 9).4 AGN,1997b: 7.5 E. Franz, op. cit., pp. 506-507.

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Le siguió el grupo de microfilmación en el año de 1969, como una medida que contri-buyera a la apertura de los archivos. Además, en función de las necesidades de los países del tercermundo, a los que se dio un gran impulso, se crearon los comités de automatización, conservacióny restauración, educación y entrenamiento profesional, y el comité mixto sobre problemas de

gestión de archivos, así como los comités técnicos y grupos de trabajo de tipos especiales dearchivos: el comité de archivos administrativos y el comité de archivos de literatura y arte.

A partir de los años setenta, la problemática archivística de los países en desarrollo ha sidoel tema que ha ocupado los esfuerzos del CIA y la UNESCO, especialmente el que se refiere aldesarrollo de infraestructuras. El impulso dado por este organismo fue determinante en su desa-rrollo en todo el mundo, particularmente porque se percató de que, aun cuando los países del

tercer mundo tenían necesidades comunes, existían características específicas que variaban deregión en región, lo que impulsó la creación de divisiones regionales que permitieran atender losproblemas específicos de las distintas regiones del mundo en desarrollo.6 Ello se tradujo en elestablecimiento del SARBICA,7 primera rama regional de las diez que actualmente integran el CIA8 yque conjuntamente con la directiva europea, con representación estadounidense, integran una redpor todo el mundo que atiende los problemas archivísticos específicos de cada región en dondecada rama regional elige sus propios cuerpos directivos y decide sus propios programas9 (AGN,

1997b: 14), de tal manera que aunque se ajustan a los lineamientos generales del CIA, cada ramadecide sus prioridades y el rumbo que ha de seguir.

Los programas de cada una de estas ramas así como el avance de trabajo de los comités sepresentan en el máximo foro de la comunidad archivística a nivel mundial, el Congreso Inter-nacional de Archivos, el que se celebra cada cuatro años para analizar un tema en particular. Los

6 Ibid., p. 512.7 Ibid., pp. 506-507.8 “Las ramas cubren las siguientes áreas: América Latina (ALA), el Caribe (CARBICA), Los Países Árabes (ARBICA), África Central(CENARBICA), África Del Sur y del Este (ESARBICA), África de Oeste (WARBICA), Asia del Este (EASTICA), Asia del Sureste (SARBICA),Asia del Suroeste (SWARBICA) y el Pacífico (PARBICA)” (AGN, 1997b: 15).9 La Región Latinoamericana, a la que pertenece México, propuso trabajar en la creación de una escuela itinerante dearchivistas, según lo informado por la directora del AGN, Patricia Galeana, durante el IX Congreso de Archivos celebrado enMorelia, Michoacán, en 1997.

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acuerdos que se adoptan durante el mismo tratan de ser implementados por los países miembrospero sin que se establezcan medidas coercitivas para los que no lo hagan.

Su participación, por tanto, en la conservación, organización y difusión del acervo mundial esincuestionable, ya sea a través de los programas que el mismo CIA implementa, mediante las reso-

luciones adoptadas por los países miembros en cada uno de los Congresos, o a través del apoyofinanciero brindado a cada región más que a través de medidas coercitivas impuestas a los paísesmiembros. Así lo demuestra el trabajo desarrollado a lo largo de su medio siglo de existencia.

Entre los logros más importantes, tanto de la UNESCO como del CIA, está su contribución a laapertura de los archivos a la investigación.

Ahora que los archivos son de libre acceso, se piensa en establecer una norma que posibilite

el intercambio de la información de todos los fondos documentales en el mundo, objetivo realmen-te ambicioso, y deseable sin duda, para todos aquellos interesados en los archivos, porque elloimplicaría que se cuenta con los recursos materiales, financieros y humanos, para su aplicación.

En México, aunque se propuso adoptarla durante el I Seminario de Normatividad Archivística,en la descripción de acervos documentales, lo cierto es que aún quedan muchas dudas para suestablecimiento, entre ellas los recursos humanos con que se cuenta y los apoyos materiales yfinancieros proporcionados para los archivos. Además, la norma adoptada durante el XII Congreso

Internacional de Archivos, celebrado en la ciudad de Montreal, Canadá, en 1992, es decir, laNorma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G) no se presentó como una normadefinitiva sino como un borrador para someterse a análisis y comentarios. Esta norma que sepreparó por la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción,10 desde 1990, y que a la vez se haenriquecido a través de las reuniones anuales del Comité, se puso en circulación, por vez primeraen 1993 con la propuesta de establecer un periodo de cinco años para su revisión11 (AGN, 1997b:

7-8). Sólo transcurrieron tres años, y en el año de 1996, entre las conclusiones adoptadas du-

10 A la Comisión Ad Hoc han pertenecido archivistas de Reino Unido, Francia, Suecia, Canadá, Portugal, España, Australia,Estado Unidos de Norteamérica y Malasia (AGN, 1997b, s. p.).11 En México, se presentó por primera vez durante el Congreso celebrado en la ciudad de Toluca en el año de 1996 ydurante el Seminario de Normalización, del mismo año, se recomendó su utilización en la descripción de los archivos denuestro país.

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rante el XIII Congreso Internacional se determinó someterla a “revisión bajo la luz de los comen-tarios recibidos de la comunidad internacional archivística”.12

Con la finalidad de “asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligiblespor sí mismas […]; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentación de

archivos […]; hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y […] posibilitar la integraciónde descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información”13 (AGN, 1997b: 9), ladescripción según la norma, está integrada por seis áreas: la de identificación, conformada por uncódigo de referencia, el título, la fecha de creación de los documentos, el nivel de descripción y elvolumen de la unidad de descripción; el área de contexto donde se trata de dar toda la informaciónposible sobre la historia de la institución, las fechas extremas en que el productor generó los documentos

de la unidad de descripción, la historia de la custodia de los documentos, la manera como ingresaron alacervo actual; en el área de contenido y estructura se resume el alcance y contenido del acervo, se dandatos sobre los criterios utilizados en la valoración y selección documental así también la manera comose incrementó el acervo, y por último, se da información sobre la organización especificando las princi-pales características de la infraestructura interna; en el área de condiciones de acceso y utilización se dacuenta de la situación jurídica, de las restricciones si las hay, para acceder a la documentación, losderechos de autor, el idioma o tipo de escritura o símbolos o abreviaturas empleadas, el estado físico en

que se encuentran y los instrumentos de descripción disponibles; el área de documentación asociada estáenfocada casi exclusivamente a brindar información sobre si existen copias de la documentación, acervosy documentación complementaria en otros archivos y la bibliografía; por último, el área de notas,reservada para toda la información adicional.14 Sin embargo, aunque son 26 las etiquetas que com-prenden la descripción total, tan sólo seis son obligatorias en una descripción: el código de referencia, el

12 Claudia Constantine, “El Consejo Internacional de Archivos”, en Memoria del VIII Congreso Nacional de Archivos.13 Objetivos ideales sin duda, pero en México aún se discute la posibilidad de implementarla en los archivos de nuestro país.La principal promotora de su utilización, la entonces directora del Archivo Histórico del Estado de México, María TeresaDorantes de Silva, aseguraba que es la única posibilidad de dar a la archivística su carácter científico y la aplicó. Otrosautores sin embargo, advierten la imposibilidad de implementarla por la problemática situación de los archivos en México:gran cantidad de archivos desorganizados, falta de personal capacitado, instalaciones en mal estado, etcétera. VéaseMonroy, 1996.14 AGN, 1997b: 23-42.

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título, las fechas de creación o extremas de los documentos incluidos en la unidad de descripción, elvolumen de la unidad de descripción y el nivel de descripción.°°°°°

Además de la descripción, enmarcada dentro de su programa de estandarización, el CIA haparticipado abiertamente en otros campos como la cooperación internacional con organismos

internacionales no gubernamentales y el desarrollo educativo y profesional de los archivistas, bus-cando eliminar la brecha entre los países en desarrollo y los desarrollados. En los años setenta seadoptó la administración de documentos como disciplina que se creía contribuiría a solucionar losproblemas administrativos existentes, sin embargo, hoy en día se habla de impulsar “el estudioarchivístico como una disciplina independiente, impartida en programas formales de educación enlos cuales la capacitación y la investigación estén íntimamente ligadas, y en donde el papel funda-

mental del archivista en el campo de la administración informática se profundice y se impulsen lasrelaciones con otras profesiones ligadas a la información”. Así, dentro del mismo renglón se busca“promover un debate a nivel mundial sobre el Código de Ética15 [para] impulsar […] la adopciónde sus principios”16 no sólo por los archivistas sino por todos aquellos que están involucrados en“el control, cuidado, custodia, preservación y administración de archivos”.17

Leyes y reglamentos en México

A partir de los años setenta se manifiesta la preocupación de intelectuales, investigadores, adminis-tradores públicos y archivistas por la situación de los archivos en México. Se reconoce su impor-tancia y se trata de resolver su problemática, entre ella, el marco jurídico en el que se sustenta sufunción.18 Se reconoce entonces, en las reuniones de trabajo o durante los seminarios y congresosque se organizan en México, las deficiencias de la legislación y los riesgos que se corren en caso deno modificarse. Se hace hincapié en que dicha modificación no es un fin en sí mismo, sino más

bien un elemento que permitiría resolver la compleja realidad archivística. Se está consciente de

°°°°° En septiembre del año 2000, durante el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla, España, se presentóla versión definitiva de la ISAD-G a la que remitimos al lector. (N. del E.)15 Para comentarios sobre cada uno de los puntos, véase AGN, 1997a.16 C. Constantine, op. cit.17 AGN, 1997b: 7.18 Véase por ejemplo: Dorantes, 1996; Vázquez Ramírez, 1987; Ampudia Mello, José, 1988; Arias, 1980; Bonilla, 1996;Ampudia Mello, Sergio,1987.

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que los problemas no se resuelven mediante decreto, especialmente cuando se han acumulado poraños, pero existe consenso en la necesidad de contar con disposiciones que eviten al máximo dejaral arbitrio de los encargados o de quienes tienen la capacidad de decidir en un momento deter-minado, la organización, conservación y difusión de nuestros archivos.

Más de dos décadas han transcurrido a partir de que las primeras voces se manifestaron ysi bien es cierto que en los estados se han emitido disposiciones al respecto, a nivel federal no sepuede decir lo mismo ya que permanecen casi sin modificación, aun cuando en el año de 1994,durante el VI Congreso Nacional de Archivos, la directora del AGN informó haber presentado antelas instancias correspondientes para su aprobación, un proyecto de Ley Nacional de Archivos, noobstante, ya antes, en 1988, se había elaborado un proyecto de Ley de Administración de docu-

mentos que tampoco fructificó.19

Algunos estados, como el de México, son pioneros en la conservación y la normatividad archivística.Así vemos que el 11 de enero de 1986, el Congreso del Estado de México promulgó la Ley deDocumentos Administrativos e Históricos del Estado, en donde se contemplan, entre otros aspectos, lostipos de archivos, reglas comunes para todos los archivos del Estado, y las infracciones y sanciones queserán impuestas a quienes actúen en contra de dicha Ley. Le siguieron, en los noventa, Chihuahua,20

Coahuila,21 Nuevo León,22 Oaxaca,23 Querétaro,24 Sonora25 y Veracruz26 los que, al igual que el

Estado de México, promulgaron leyes tendientes a la conservación de sus archivos. Así también, secrearon por ley los Sistema Estatales de Archivos en Aguascalientes,27 Guerrero,28 Hidalgo,29 Puebla,30

19 José E. Ampudia Mello, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la AdministraciónPública, p. 116.20 Ley General del Sistema de Documentación e Información Pública del Estado de Chihuahua decretada por la Quincua-gésima Legislatura Constitucional del Estado libre y soberano de Chihuahua, el 24 de junio de 1997.21 Ley General de Documentación del Estado de Coahuila, expedida el 6 de mayo de 1994.22 Ley del Patrimonio Cultural del Estado de Nuevo León, de fecha 23 de diciembre de 1991.23 Ley del Patrimonio Documental del Estado, del 22 de septiembre de 1990.24 Ley de Protección del Patrimonio Cultural del Estado de Querétaro, de enero 24 de 1991.25 Ley núm. 67 que regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de Sonora.26 Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave, del 27 de diciembre de 1990.27 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos, emitida el 12 de julio de 1992.28 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 29 de noviembre de 1988.29 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 1 de marzo de 1987.30 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 5 de noviembre de 1985.

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Quintana Roo,31 Tabasco,32 Yucatán33 y Zacatecas,34 entre otros. Sin embargo, y a pesar de todos loslogros, a la fecha, algunos estados todavía no cuentan con ordenamientos jurídicos a nivel general,incluso muchos archivos ni siquiera tienen personalidad jurídica. Honrosas excepciones son, entre otros,el Archivo Histórico del Estado de Aguascalientes, el Archivo General del Gobierno del Estado de Nuevo

León, el Archivo General del Estado de Puebla, el Archivo del Estado de Sonora, el Archivo General delEstado de Yucatán y el Archivo Histórico del Estado de Zacatecas. Otros estados cuentan únicamentecon un reglamento que protege exclusivamente a los archivos históricos dejando de lado a los adminis-trativos, como es el caso de Nayarit35 (CIA, s. f.: 25-26).

Por lo que toca a la legislación archivística federal, diría J. Enrique Ampudia,36

[…] se encuentra dispersa en numerosas disposiciones del más variado carácter e intención, que

por lo demás, pocos conocen y menos observan […]. Junto a ordenamientos generales anacrónicos

y confusos se da una gran proliferación de disposiciones casuísticas, libradas al criterio y la buena

voluntad de quienes las interpretan y aplican; además junto a una cantidad excesiva de dispo-

siciones de carácter cultural, atentas tan sólo a aspectos subsidiarios de la actividad archivística,

se encuentran grandes vacíos en la reglamentación administrativa relativa a la integración y

operación de los archivos, lo que impide encauzar mejor el manejo de los documentos públicos

dentro de los órganos del gobierno; para colmo, la utilidad de la escasa legislación archivística

relevante, prácticamente queda anulada al no contarse con disposiciones complementarias para

garantizar su cumplimiento, proveyendo las medidas preventivas o correctivas necesarias.

31 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 15 de mayo de 1986.32 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 19 de diciembre de 1987 y Reglamento de la misma del 28 de mayo de1988.33 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 22 de agosto de 1986 y Reglamento de esta Ley de día 17 de octubre de 1986.34 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 7 de noviembre de 1987.35 Reglamento Estatal de Archivos Históricos del 20 de julio de 1987.36 Op. cit., pp. 87-88.

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Todo ello se ha traducido, en la práctica, en un deficiente servicio en los archivos y consecuen-temente en la administración pública, o la desaparición de gran cantidad de documentación.37

Su modernización, por tanto, es impostergable a fin de garantizar la conservación denuestro patrimonio histórico documental,38 “a través de normas que promuevan su conservación

y aprovechamiento” más que la prohibición de distintas acciones.39 Se requiere un ordenamientode carácter general que bien podría convertirse en una Ley que permita “homogeneizar el manejode la documentación dentro de todos los órganos gubernamentales, desde su recepción hasta sudisposición final, considerando incluso su tratamiento y consulta en los archivos históricos”.40

Previendo también, “los mecanismos que faciliten su difusión y propicien su conocimiento,observancia y aplicación”41 así como las responsabilidades y las sanciones a quienes incumplan con

este ordenamiento, ya que sin ellos su efectividad podría nulificarse.Sin duda que el principal beneficiario de una legislación acorde con la nueva realidad sería el

propio aparato gubernamental que por su creciente complejidad estructural y funcional requiere deun sistema de información eficiente, que le permita contar con prontitud con los documentos que leson necesarios para la correcta toma de decisiones, lo que sólo podrá lograr si cuenta con archivoscorrectamente organizados. Para ello, es fundamental dar a los archivos una presencia formal dentrode la estructura orgánica de la misma institución con mecanismos perfectamente identificados que

impidan que éstos puedan desaparecer. El establecimiento de manuales de procedimientos, cuyaactualización sea permanente, contribuirá por un lado, a cumplir con las disposiciones legales que asílo estipulan y por otro, que se eviten improvisaciones en la toma de decisiones.42

37 Sergio Ampudia, “Consideraciones estratégicas y técnicas para el desarrollo de la legislación federal sobre administraciónde documentos”, en Memoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, p. 56.38 El actual representado por la documentación histórica y el futuro integrado por la documentación administrativa actual.39 Marco Antonio Mendoza, “Actualización de la legislación y marco jurídico de archivos en materia federal y en laadministración pública del Distrito Federal”, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos.40 José E. Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística..., p. 92.41 Marco A. Mendoza, op. cit.42 Roberto Altúzar et al., “Alternativas de solución a la problemática y sustento jurídico de los manuales de procedimientosarchivísticos”, en Memoria del VIII Congreso Nacional de Archivos.

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Por otro lado, su creciente participación en los campos administrativo, legislativo, económi-co, político y social, hace que la información que maneja adquiera “un creciente valor social [ycultural], en la medida que se refiere a situaciones sustantivas del desarrollo nacional (logros,necesidades, avances y limitaciones, legado histórico y cultural de nuestra sociedad)”. Por lo tanto,

en la medida en que la proteja, el Estado estará cumpliendo con la misión social y cultural impuestapor su interrelación con la sociedad.43

El desarrollo de la actividad archivística y el avance tecnológico representan una razón másque justifica la modificación del marco normativo. Cuestiones impensables hace algunos años son,en nuestros días, una de las principales preocupaciones, vemos así por ejemplo que los conceptosde acceso, reproducción, depuración, conservación, derechos de autor, entre muchas otras cues-

tiones, se ven afectadas por el uso de las computadoras en los archivos, lo que si bien facilita enmucho la actividad, también implica innumerables riesgos. Los nuevos documentos en soportesinformáticos, cuya modificación o destrucción es realmente sencilla, hace necesario que el marconormativo se ajuste a la nueva realidad.

El reto se hace aún mayor porque el avance tecnológico no ha ido a la par en todos losarchivos además de que su incorporación es relativamente reciente. No hay que olvidar tambiénque nuestros acervos contienen casi medio siglo de nuestra historia en documentos de tipo tradi-

cional. Por ello, la legislación tendría que considerar los conceptos de documentos tradicionales yaquellos que surgen hoy en día, previendo también los requerimientos a futuro.

Una razón más y quizás la de mayor trascendencia es la relativa a la normatividad,44 mismaque faculta

a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y a la desaparecida Secretaría del Patrimonio

Nacional, para intervenir en la destrucción de los documentos; al Instituto Nacional de Antropo-

logía e Historia con facultades para custodiar y conservar documentos de la Colonia y del México

Precortesiano [y al mismo tiempo] al AGN se le dan [las] facultades anteriores y otras propias en la

43 Juan F. Vázquez Ramírez, “Importancia y posibilidad de la legislación sobre administración de documentos en México”, enMemoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, p. 77.44 Se hace referencia exclusivamente a la legislación federal.

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materia. Al existir varios organismos responsables del aspecto normativo, da como resultado que

se diluya la responsabilidad entre ellos y no se cumpla correctamente con la función y las

autoridades superiores no la apoyen decididamente.45

De los ordenamientos federales

Entre todos ellos podemos distinguir varios niveles que van desde el más general representado pornuestra Carta Magna, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, hasta las políticas,reglamentos y manuales emitidos por las instituciones, pasando por las leyes federales y estatales, losacuerdos y decretos presidenciales, el acuerdo del secretario de Gobernación y el reglamento emitidopor la presidencia de la República. En este sentido, ninguna disposición, llámese ley, acuerdo presi-

dencial, o cualquier otra, podrá contravenir a lo dispuesto en nuestra Constitución.Por ello, el sustento legal de las disposiciones archivísticas se encuentra en la Constitución

Política de los Estados Unidos Mexicanos, la cual establece la voluntad del pueblo mexicano deconstituirse en una república federal46 compuesta por estados libres y soberanos en todo lo con-cerniente al régimen interior. De ahí la facultad del Congreso de la Unión para legislar a nivelgeneral,47 y de los estados a nivel estatal y municipal48 cuidando de no contravenir las estipulacio-nes del Pacto Federal.49

45 AGN, 1979d: 9.46 Artículo 40° constitucional. Es voluntad del pueblo mexicano constituirse en una república representativa, democrática,federal, compuesta de estados libres y soberanos en todo lo concerniente al régimen interior; pero unidos en una federaciónestablecida según los principios de esta ley fundamental.47 Artículo 73 constitucional. Fracc. XXV. El Congreso tiene facultad para “[…] legislar sobre monumentos arqueológicos,artísticos e históricos, cuya conservación sea de interés social; así como para dictar las leyes encaminadas a distribuirconvenientemente entre la Federación, los Estados y los Municipios el ejercicio de la función educativa en toda la República.Los títulos que se expidan por los establecimientos de que se trata surtirán sus efectos en toda la República”.48 Artículo 124 constitucional. Las facultades que no estén expresamente concedidas por esta Constitución a los funcionariosfederales se entienden reservadas a los Estados.49 Artículo 41 constitucional. El pueblo ejerce su soberanía por medio de los Poderes de la Unión en los casos de lacompetencia de éstos, y por los de los estados, en lo que toca a sus regímenes interiores, en los términos respectivamenteestablecidos por la presente Constitución Federal y las particulares de los estados, las que en ningún caso podrán contravenirlas estipulaciones del Pacto Federal.

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Así también el presidente tiene facultades para “promulgar y ejecutar las leyes que expida elCongreso de la Unión, proveyendo en la esfera administrativa a su exacta observancia” lo quesignifica que el presidente emitirá las disposiciones administrativas necesarias basadas en una Ley.

Aunque en ambos casos, pueden emitirse disposiciones generales, la diferencia entre ambas

es fundamental. Mientras que las leyes surgen de “un proceso de discusión y negociación políticarealizado por las cámaras legislativas”, en el caso de las disposiciones administrativas, como lo es elreglamento, un acto del ejecutivo es suficiente para su creación o derogación. Contrario a lo quesucede con una ley, la que “sólo puede modificarse o extinguirse por otra disposición jurídica quesiga el mismo proceso de formación, es decir, por otra Ley” además, el reglamento puede quedarsin efectos si contradice una ley.50

De carácter federal son la Ley de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos yZonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos,51 la Ley sobre Protección y Conservación de Monu-mentos Arqueológicos e Históricos, Poblaciones Típicas y Lugares de Belleza Natural y la LeyFederal de Patrimonio Cultural. Todas ellas enfocadas a la conservación patrimonial vinculadaestrechamente a la naturaleza histórica de los documentos.52 Así también, la Ley Orgánica de laAdministración Pública Federal determina que “las Secretarías de Estado y los DepartamentosAdministrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de

planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fisca-lización, archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el ejecutivo federal”. Deacuerdo con esta ley, el Archivo General de la Nación depende directamente de la Secretaría deGobernación.53

50 Sergio Ampudia, “Consideraciones estratégicas y técnicas para el desarrollo de la legislación federal sobre administraciónde documentos”, en Memoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, pp. 84-85.51 Esta ley abrogó la Ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nación del 23 de diciembre de 1968 publicada en el DiarioOficial el día 16 de diciembre de 1970 y derogó todas las disposiciones que se opusieran a ella. (Artículo 2° transitorio dela Ley Federal sobre Monumentos…) (Presidencia, 1972).52 Sergio Ampudia, “Consideraciones estratégicas y técnicas para el desarrollo de la legislación federal sobre administraciónde documentos”, en Memoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, pp. 82-83.53 Amerinda Medina, “Leyes federales que norman la conservación del patrimonio documental y archivos”, en III SeminarioNacional de Archivos Administrativos e Históricos..., p. 168.

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En el segundo grupo, se encuentran todos los reglamentos,54 acuerdos y disposicionesrelacionadas con el Archivo General de la Nación, desde su primer reglamento de 1846 hasta elúltimo de 1946;55 el acuerdo que prohíbe la exportación de documentación histórica de 1944; elde abril de 1980 en el que se dispone que el AGN será la entidad encargada de los archivos de

ejecutivo, y en 1996, el Acuerdo del Secretario de Gobernación, por el que se otorgan facultadesal AGN para firmar convenios para la recuperación y difusión de los documentos.

El acceso y uso de los archivos56

El acceso a los archivos aún se discute en nuestro país. Por un lado los investigadores desean teneracceso a las fuentes casi de inmediato, sin embargo no es tan simple como pareciera. Se tiene que

encontrar un punto de equilibrio entre lo que los investigadores demandan y las posibilidadesreales. Incluso se ha llegado a asegurar que el acceso totalmente abierto es imposible porquerequeriría de una serie de normas particulares que a fin de cuentas en lugar de beneficiar seríancontraproducentes.

Por otro lado, se argumentan razones de seguridad y defensa del Estado y los derechosindividuales de los personajes que intervienen en ellos, como diría Enrique Giles,57 jefe de DesarrolloArchivístico del Archivo General de la Nación en 1996, el acceso a los archivos se restringe cuando

afecta la seguridad y defensa del Estado o sus relaciones internacionales; cuando perjudica el honor yla intimidad de las personas y el pleno ejercicio de sus derechos, o cuando daña la propiedad intelec-tual, industrial y comercial. Tal es el caso de algunos asuntos como los de orden criminal, en donde sereserva, en el caso del DF, para el procurador de Justicia del DF, las averiguaciones previas por untérmino prudencial que definirá el procurador o subprocurador.

De ahí que, aunque constitucionalmente tenemos derecho a la información (artículo 6°

constitucional) y según la Ley General de Bienes Nacionales, los documentos, los expedientes y

54 Fueron las primeras disposiciones tendientes a proteger la documentación.55 Aunque en la publicación sobre la organización y funcionamiento de los archivos en México y en la compilación de Leyesy reglamentos del AGN publicados durante la gestión de Ortiz Monasterio, se hace referencia a un reglamento del AGN de1973, éste no es tal sino más bien, el reglamento interior de la Secretaría de Gobernación. Véase Presidencia, 1973.56 Para un análisis más detallado del derecho de acceso a la información, véase Altúzar, 1998.57 En “El uso y difusión de los documentos históricos”, en Normatividad archivística, p. 147.

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los archivos de las oficinas del sector público son bienes de dominio público,58 el acceso real aúnno es posible.°°°°°

Asimismo, en las disposiciones particulares como el reglamento del AGN, no se estipulan losplazos para abrir los archivos.

A nivel estatal, se evidencia la falta de uniformidad de estado a estado. Desde el nombrehasta el contenido y los plazos son diferentes. Así vemos que mientras en algunas legislacionesestatales se tratan en detalle algunos temas, otros apenas hacen una mención de ello. Basten cuatroejemplos para demostrarlo.

La reciente Ley General del Sistema de Documentación e Información Pública del Estado deChihuahua establece como plazo para la apertura de los archivos “30 años de antigüedad contados

a partir de 1997”59 cuando los documentos pasan a formar parte del archivo histórico y consecuen-temente su consulta se limita exclusivamente a los lineamientos que para su “manejo y cuidado”60 seestablezcan en los locales destinados para ello.

También de edición reciente es la Ley número 167, que regula la Administración de Docu-mentos Administrativos e Históricos del Estado de Sonora, la que tan sólo hace una vaga referenciaa la consulta de los documentos históricos, “previa demostración del interés legítimo y conforme alas disposiciones reglamentarias respectivas” (artículo 20° constitucional), sin establecer los plazos

en los que la documentación administrativa pasará a ser histórica. Sí en cambio, establece laaccesibilidad a “los documentos administrativos que se encuentren bajo la responsabilidad de los

58 En la Ley General de Bienes Nacionales se especifica en su artículo 5° que los bienes de dominio público están sujetosexclusivamente a la jurisdicción de los poderes federales y en caso de que estén ubicados dentro del territorio de los estados,será necesaria la aprobación de la legislatura respectiva, salvo que se tratara de bienes adquiridos por la Federación ydestinados al servicio público o al uso común con anterioridad al 1 de mayo de 1917 o de los señalados en los artículos 2°,fracciones II y IV, y 29° fracciones I al XI y XIV, de esta ley. Una vez otorgado el consentimiento será irrevocable.°°°°° Para actualizar este aspecto del acceso a los archivos y la información, véase el texto de la Ley Federal de Transparenciay Acceso a la Información Pública Gubernamental, abril-junio del 2002. (N. del E.)59 Artículo 3° Fracc. IV, (inciso d). “Son archivos históricos, los que se constituyan con aquellos documentos cuyo contenidoes de gran trascendencia y digno de memoria, debiendo por tanto, hacer permanente su conservación. Serán consideradoscomo parte del patrimonio cultural del Estado y de los municipios. Se considera archivo histórico los documentos con 30años de antigüedad a partir del año en curso […]”.60 Artículo 14° de la Ley […] Chihuahua. Los documentos de interés público podrán ser consultados, por quien los soliciteen las unidades documentales dispuestas para este fin, las cuales establecerán las disposiciones a que deberán sujetarse losusuarios en lo referente al manejo y cuidado de los mencionados documentos.

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archivos generales” cuya consulta se limitará a “servidores públicos y a particulares interesados,autorizados legal y expresamente para su consulta […]” (artículo 19° constitucional).

En el Estado de México, los archivos de los poderes municipales del estado fueron decla-rados de “utilidad pública”, primero mediante el decreto emitido en 1945 por Isidro Fabela, el

cual prohibía la venta o destrucción de los mismos y después por la Ley de Documentos Adminis-trativos e Históricos del Estado de México, cuyo objetivo es el de “normar y regular la administra-ción de documentos administrativos e históricos de los poderes del estado, municipios y organis-mos auxiliares […]”.61

En “el Reglamento del Archivo Histórico del Estado de Jalisco, que data del año de 1978,se establece que la documentación histórica se considera liberada después de los 40 años de haber

sido producida, […] plazo que podría ser prorrogado por el ejecutivo por causas que lesionen losintereses y objetivos del Estado”.62

Conservación, valoración y selección documental

Esencialmente son tres las disposiciones, a nivel federal, que regulan la conservación documental:el Decreto Presidencial de 1944, el Acuerdo del secretario de Gobernación de 1996 y la LeyFederal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos publicada en el DiarioOficial de la Federación el 6 de mayo de 1972. A nivel estatal, desafortunadamente, aún noexisten normas en todas las entidades, que regulen la conservación documental aunque, en otros,también se les ha otorgado la categoría de monumentos históricos,63 como en el Estado de Méxicoy en el estado de Sonora.

Conforme a la Ley Federal sobre Monumentos…, los documentos que en la actualidad seencuentran en las oficinas y archivos de la federación, los estados y municipios y de las casas

curiales así como los que en un determinado momento hayan pertenecido a ellos, son consideradoscomo monumentos históricos, de tal manera que conforme a esta ley, los documentos generados

61 Jorge Reyes, “Los archivos de trámite en la legislación federal y el Estado de México”, en Normatividad archivística..., pp.22-23.62 Enrique Giles, “El uso y difusión de los documentos históricos”, en Normatividad archivística, p. 148.63 Artículo 35° “Son monumentos históricos los bienes vinculados con la historia de la nación, a partir del establecimiento de lacultura hispánica en el país, en los términos de la declaración respectiva o por determinación de la Ley” (Presidencia, 1972).

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durante la gestión gubernamental deberán protegerse. Así también los documentos originales ymanuscritos relacionados con la historia de México, los libros, folletos y otros, impresos en Méxicoo el extranjero durante los siglos XVI al XIX, que por su rareza e importancia para la historiamexicana merezcan ser conservados en el país; y las colecciones científicas y técnicas, las que

podrían convertirse en monumentos históricos mediante la declaratoria correspondiente.64

La institución competente, por ley, en materia de monumentos y zonas arqueológicos ehistóricos es el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH)65 y en caso de duda respectoa la competencia de los institutos para conocer un asunto determinado, el secretario de EducaciónPública resolverá a cuál corresponde el despacho del mismo.

Se especifica también que para los efectos de competencia “el carácter arqueológico de un

bien tiene prioridad sobre el carácter histórico y éste a su vez sobre el carácter artístico”.66

Anterior a esta ley, el general Ávila Camacho, emitió un decreto el 31 de diciembre de1943,67 primer ordenamiento tendiente a la protección del acervo documental, que prohibía laexportación de documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que porsu rareza no fueran fácilmente substituibles, y daba facultades al AGN para que realizara la decla-ración de los documentos que no correspondieran a esa categoría68 y extendiera, conjuntamentecon un representante del INAH, el dictamen sobre la conveniencia o inconveniencia de la expor-

tación de dichos documentos.69

A nivel estatal, al igual que en otros temas, la normatividad varía de estado a estado. EnChiapas por ejemplo,“sólo un par de líneas en la Ley Orgánica del Gobierno del Estado de Chiapas,atribuyen a la Secretaría General de Gobierno de la Oficialía Mayor y al Instituto Chiapaneco deCultura la función de proteger, preservar y organizar el Archivo General del Estado”.70

64 Presidencia, 1972, Art. 36°.65 Presidencia, 1972, Art. 44°.66 Presidencia, 1972, Art. 46°.67 Se publicó en el Diario Oficial, el 6 de marzo de 1944. Esta disposición se retoma en el artículo 1°, Fracc. VI delreglamento del AGN de 1946.68 Artículo 2° La declaración de que un documento o libro no es de los comprendidos en el artículo anterior, compete alArchivo General de la Nación.69 Artículo 6° del Reglamento que regula el Decreto que prohíbe la exportación […].70 Carlos Román, “Prioridades de los archivos en Chiapas”, en Foro archivístico, Revista Técnica del Sistema Nacional de..., p. 10.

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Contrario a ello, en el estado de Sonora en donde la Ley del Estado de Sonora regulaampliamente la conservación, valoración y selección documental, se determina, por ejemplo, elcompromiso que tienen los servidores públicos de entregar la documentación que tuvieran bajo suresguardo, al término de su gestión;71 y se obliga también, a quien está a cargo del acervo, de dar

aviso a la autoridad correspondiente, sobre la pérdida, deterioro o destrucción de un documentocon la finalidad de recuperarlo, restaurarlo o reconstruirlo.72 Además, se prohíbe de maneraexpresa, la destrucción o enajenación, salvo autorización por escrito, de los documentos queintegren el Sistema Estatal de Archivos73 (Gobierno…Sonora, 1996, artículo 7°) definido en elartículo 2° Fracción VIII como “el conjunto de los archivos generales, sus leyes y reglamentos, usosy costumbres, recursos humanos y materiales y acervo en general”. Obligando con ello al estable-

cimiento de archivos generales en cada uno de los municipios que integran el Estado, en lasentidades de la Administración Pública Paraestatal así como el Archivo General del Estado, elArchivo General del Poder Judicial del Estado; y el Archivo General del Congreso,74 con lo que elsistema general de archivos integra por ley los tres poderes del Estado, contrario a lo que sucede enla legislación federal en la que el ámbito del AGN se reduce a las entidades del Poder Ejecutivo yentidades paraestatales, teniendo que contar con la buena disposición de los poderes judicial ylegislativo para realizar un trabajo conjunto.

Acerca de la valoración documental, la misma ley establece la necesidad de emitir un dicta-men de documentación histórica a la que, después de valorada, “con rigor científico y metodológico”se haya determinado su conservación permanente.75

71 Gobierno…Sonora, 1996, Art. 5°.72 Gobierno…Sonora, 1996, Art. 6º.73 Artículo 7º de la Ley 167 de Sonora: “Los documentos administrativos que formen parte del Sistema Estatal de ArchivosPúblicos serán conservados conforme a los criterios de valoración documental que se establezcan en el reglamentocorrespondiente, con excepción de la documentación contable, que se conservará el tiempo que dispongan las normasrelativas al presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto público estatal, u otras aplicables. Ningún docu-mento comprendido en el señalamiento anterior, podrá ser destruido o enajenado, salvo que, por escrito, lo determine laautoridad facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley y demás disposiciones legales aplicables.”74 Gobierno…Sonora, 1996, Art. 22°.75 Gobierno…Sonora, 1996, Art. 15°.

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Sobre la depuración, el artículo 10° de la Ley que regula la Administración en el Estado deSonora dispone que las unidades administrativas de los entes públicos efectuarán periódicamenteuna depuración de sus archivos de trámite, conforme a su normatividad interna, por medio de lacual seleccionarán los documentos que han de custodiarse en el Archivo General correspondiente,

pero antes de enviarlos a los archivos generales, deberán elaborar previamente un inventario con-teniendo los datos necesarios para la identificación de cada documento, y la prescripción legal devida útil de la información en ellos contenida.76

Documentación contable

La comprobación del ejercicio de los presupuestos destinados a las entidades paraestatales y fede-

rales es uno de los aspectos mayormente legislados, existen diversas disposiciones que obligan a suconservación77 por un plazo de doce años en el caso de la documentación pública. Así también,este es el único campo normado en relación con la documentación de la iniciativa privada.

En el Código Fiscal de la Federación, artículo 30°, se establece que la contabilidad y ladocumentación comprobatoria de las actividades realizadas, deberán conservarse durante el plazo enque se extingan (caduquen) las facultades de las autoridades fiscales para comprobar el cumplimientode las disposiciones fiscales, para determinar las contribuciones omitidas y sus accesorios o para

imponer sanciones por infracciones a dichas disposiciones. Sobre el particular los plazos de caduci-dad son de tres, cinco y diez años, los que pueden suspenderse cuando se interponga algún recursoadministrativo o juicio, en el entendido que no se extinguirán las facultades de las autoridades cuandose investiguen hechos constitutivos de delitos en materia fiscal. Para ello, el comerciante deberáconservar por un plazo mínimo de diez años los comprobantes originales de sus operaciones; los

76 Gobierno…Sonora, 1996, Art. 11°.77 Véanse la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda en sus artículos 11, 13, 17 y 18; la Ley de Presupuesto,Contabilidad y Gasto Público Federal, artículos 40 y 42; Ley Federal de las Entidades Paraestatales, artículos 1, 4, 7 y 40;Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, artículo 84; Ley General de Sociedades Mercantiles, artículo 245; Código deComercio, artículos 38, 46, 47, 48 y 49; Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal;Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, artículo 81; Ley Reglamentaria del Servicio Público deBanca y Crédito.

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libros, registros y documentos de su negocio y los originales de cartas, telegramas o documentos enque se consignen contratos, convenios o compromisos que den origen a derechos y obligaciones.

Documentación de organismos en quiebra

Aunque muy poco comentada, pero no menos importante, especialmente durante los periodos decrisis cuando el número de empresas en quiebra aumenta, es la Ley de Quiebras y Suspensión dePagos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el día 20 de abril de 1943, que garantizala conservación de la documentación considerada como histórica. Durante el proceso son espe-cialmente importantes los archivos en sus tres categorías: los de la quiebra, los de la sindicatura ylos de contingencia. Los archivos de la quiebra están integrados por aquellos documentos genera-

dos hasta la fecha en que la empresa se declara en quiebra y los otros dos son los que se integrandurante el proceso de la quiebra hasta su liquidación total.78

La valoración de los documentos para determinar su carácter histórico corresponden alárea del archivo de la empresa en quiebra, la que tiene la obligación de

elaborar un oficio en el cual se indique el contenido del documento, la entidad tramitadora, la

entidad a que pertenece la documentación, el periodo cronológico, el volumen, la ubicación y la

denominación del área donde está depositado el material, la disposición documental, el nombre,

el cargo y el teléfono de la persona responsable para interactuar con el AGN, quien recibirá estos

documentos siguiendo la normatividad establecida por él, previa autorización del juez de la

quiebra correspondiente.79

78 María de los Ángeles Camacho, “Aspectos jurídicos para la administración de archivos de empresas en quiebra”, enMemoria del III Congreso Nacional sobre administración de documentos..., p. 49.79 Ibid., p. 51.

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De las responsabilidades y sanciones

En el artículo 108° constitucional se responsabiliza a los servidores públicos80 por los actos uomisiones en los que incurran durante su función, y en el artículo 109° se otorga la facultad a losestados de emitir sus propias leyes sobre responsabilidades de los servidores públicos.81

En congruencia con ello, la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos establece laobligación del servidor público de custodiar y cuidar la documentación e información que porrazón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impi-diendo o evitando el uso y la sustracción indebida de aquella.

En caso de no observarse las disposiciones anteriores se estaría cometiendo el delito deejercicio indebido del servicio público que establece el Código Penal para el Distrito Federal en

materia de fuero común y para toda la república en materia de fuero federal que en su artículo214, fracc. IV a la letra, dice:

“El que por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamenteinformación o documentación que se encuentre bajo su custodia o la cual tenga acceso, o de la quetenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión […]” puede ser acreedor de unapena de dos a siete años de prisión y una multa de 30 a 300 veces el salario mínimo vigente en elDistrito Federal y la destitución e inhabilitación de dos a siete años para desempeñar otro empleo,

cargo o comisión públicos.82

80 TÍTULO CUARTO. De las responsabilidades de los servidores públicos.Artículo 108° Para los efectos de las responsabilidades a que alude este título se reputarán como servidores públicos a losrepresentantes de elección popular, a los miembros de los poderes Judicial, Federal y Judicial del Distrito Federal, a losfuncionarios y empleados y en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturalezaen la administración pública federal o en el Distrito Federal, quienes serán responsables por los actos u omisiones en queincurran en el desempeño de sus respectivas funciones.[…] Las constituciones de los estados de la república precisarán, en los mismos términos del primer párrafo de este artículoy para los efectos de sus responsabilidades, el carácter de servidores públicos de quienes desempeñen empleo, cargo ocomisión en los estados y municipios.81 Artículo 109° El Congreso de la Unión y las legislaturas de los estados, dentro de los ámbitos de sus respectivascompetencias, expedirán las leyes de responsabilidades de los servidores públicos y las demás normas conducentes asancionar a quienes, teniendo este carácter, incurran en responsabilidad, de conformidad con las siguientes prevenciones: IIISe aplicarán sanciones administrativas a los servidores públicos por los actos u omisiones que afecten la legalidad, honradez,lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban observar en el desempeño de sus empleos, cargo o comisiones.82 Consuelo Bonilla y Guadalupe Rebollar, “La reglamentación de los servicios archivísticos: un estudio de casos”, en[Memoria del] VII Congreso Nacional de Archivos, p. 191.

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En la Ley Federal de Monumentos… se estipula que, independientemente de las sancionescomprendidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, se harán acreedores auna multa de cien a 50 mil pesos y prisión de uno a seis años, a quienes ilegalmente tengan en supoder un monumento histórico mueble que se haya encontrado en o que proceda de un inmueble

de los estipulados en el artículo 36° Fracc. I 83 (Presidencia, 1972, artículo 50°); multa de tres mila quince mil pesos, y prisión de dos a diez años a quien se apodere de un monumento histórico sinconsentimiento de quien puede disponer de él con arreglo a la Ley;84 prisión de dos a diez años ymulta hasta por el valor del daño causado a quien por medio de incendio, inundación o explosióndañe o destruya un monumento histórico; y de uno a diez años y multa hasta por el valor del dañocausado a quien por cualquier otro medio dañe, destruya un monumento histórico;85 prisión de

dos a doce años y multa de cien a 50 mil pesos a quien por cualquier medio pretenda sacar o saquedel país un monumento histórico sin permiso del instituto competente. Para los reincidentes y a losdelincuentes habituales se aumentarán las penas.

A pesar de que la legislación es muy clara en este punto, a la fecha pocas noticias se hanconocido sobre consignados por este delito, aun cuando se sabe que es común en nuestro país,que la documentación generada durante la gestión de algún funcionario se considere como suya,y como tal, la traslade fuera de las instalaciones del organismo o, al término de su gestión, antes de

hacer la entrega, depure sus archivos destruyendo documentación indiscriminadamente.Ante tal panorama, donde sin duda se notan avances importantes en la regulación archivística,

especialmente a nivel estatal, también es cierto que aún queda un largo camino por recorrer.

83 Artículo 36 de la Ley sobre Monumentos… Por determinación de esta Ley son monumentos históricos:I. Los inmuebles construidos en los siglos XVI al XIX, destinados a templos y sus anexos, arzobispados, obispados y casascuriales; seminarios, conventos o cualesquiera otros dedicados a la administración, divulgación, enseñanza o práctica de unculto religioso; así como a la educación y a la enseñanza, a fines asistenciales o benéficos; al servicio y ornato públicos y aluso de las autoridades civiles y militares: Los muebles que se encuentren o se hayan encontrado en dichos inmuebles y lasobras civiles relevantes de carácter privado realizadas en los siglos XVI al XIX inclusive.84 Presidencia, 1972, Art. 51°.85 Esto significaría que el funcionario público que no se preocupe por la protección de la documentación archivística seríaacreedor de esta sanción.

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Hoy en día, aún no es una realidad la Ley Nacional de Archivos, a pesar de que hace ya 22años que se propuso un primer proyecto.86 No podemos afirmar tampoco que exista un consensoentre la comunidad archivística capaz de emitir una única propuesta de Ley, lo que queda demanifiesto en el artículo de Miryam Audiffred aparecida en el periódico Reforma el 10 de agosto

de 1998, en el marco de la celebración del 175° aniversario del Archivo General de la Nación.Audiffred nos informa sobre el proyecto de ley enviado a la Cámara de Diputados por la

Sociedad para el Desarrollo Científico de la Archivística, dirigida por María Teresa Dorantes; y porotro lado, que el AGN cuenta también con un proyecto de ley que de acuerdo con las palabrastextuales de su entonces directora, Patricia Galena, “se entregará en el momento que los legisla-dores lo soliciten”.

Sin embargo a pesar de estas diferencias, no existe duda en la necesidad de emitir una leynacional de archivos que unifique criterios y ordene la normatividad vigente cuyo objetivo sea,ante todo, la defensa, conservación y difusión de la memoria histórica documental depositada ennuestros archivos.

86 José E. Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración pública, p. 116.

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Los archivos muertos son el mundo del subdesarrollo, son la expresión más acabada deldesprecio del hombre por la ruta que ha recorrido, son las obras del hombre en ruinas.

Humberto Monteón González

El término archivo muerto“Existe una tendencia excesiva, entre quienes tienen una idea cabal de lo que es un archivo, aconsiderar como tal a depósitos de documentos arrumbados, desorganizados, cuando en realidad

no se les debería dar esa consideración. Desgraciadamente son muchos y aún más quienes loasocian a nociones peyorativas como suciedad, desorden, sótanos, amontonamiento […].”1 Ennuestro país suele llamárseles archivos muertos.

Su existencia es real aun cuando se niegue o se denominen de manera diferente. Lo ciertoes que mientras nuestros archivos no se encuentren perfectamente organizados y mientras noexista una conciencia real de su utilidad, que vaya más allá de la administrativa, seguirá existiendoel concepto, sin que por decreto pueda desaparecer como se ha pretendido en los últimos años.

El término “archivo muerto” es polémico entre los archivistas quienes niegan su existencia.Es común que al mencionar tan sólo el término archivo muerto, rechacen rotundamente la existen-cia de tales depósitos. Se podría pensar en bodegas o en almacenes de documentos sin ningúnorden pero los archivos muertos no existen, sería su posible respuesta.

El argumento principal es la contradicción que implica el término. Sin embargo, los mismosespecialistas y profesionales que se dedican al estudio, ordenamiento o investigación en los archivos

lo utilizan dándole diferentes acepciones.Retomando la definición de archivo de Antonia Heredia que hemos adoptado, vemos que

entre las características que definen a los archivos se incluye el orden, y los “archivos muertos”, se

1 José Ramón Cruz Mundet, Manual de archivística, p. 91. Véase también Heredia, 1987: 57.

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argumenta, no lo tienen; y en efecto, entre las masas documentales que han sobrevivido, aun en lascondiciones más adversas, fue perdiéndose con el correr del tiempo lo que no significa que nopudiera recobrarse el orden original. Corresponderá al profesional que rescate el archivo muertoreconstruir el orden perdido a partir de los resquicios que aún se conserven.

Por otro lado, el término utilizado para suplir al de archivo muerto es el de almacén obodega, pero si retomamos las definiciones que para tal existen en el diccionario, comprobaremosque la bodega o el almacén implican orden, por tanto el argumento también se desmorona.

Si por otro lado, la negativa significa el que en la actualidad no existe, tomando el términoexistir en su sentido real, se estaría pretendiendo anularlo por decreto aunque la realidad muestrelo contrario como puede comprobarse en las memorias de los congresos nacionales de archivos

donde, año con año, se informa de los avances en el rescate de archivos, en especial de losmunicipales.

Podría pensarse entonces que fue un término acuñado y usado en y para determinada épocay que en la actualidad no se usa más. A este respecto, existen testimonios que lo refutan.2 Eltérmino archivo muerto se ha empleado, por lo menos, en la década de los setenta, la de losochenta y la de los noventa; incluso en el año de 1997 durante el IX Congreso Nacional deArchivos, casi siempre, pero no únicamente, como sinónimo de documentación que no se consulta

más por carecer de vigencia administrativa.Quizás es un concepto manejado por inexpertos, podría pensarse, pero tampoco es así,

basten algunos ejemplos: En el documento que dio vida al Sistema Nacional de Archivos, prepa-rado por el Archivo General de la Nación,3 se hablaba de archivos muertos como aquellos dondese resguardaba documentación que no sería utilizada como fuente de información.

Héctor Madrid Mulia, ex director del Archivo Histórico Central del Archivo General de la

Nación, durante su ponencia Normas de valoración histórica sustentada durante el Seminario deNormatividad Archivística (1996), utilizó el término archivo muerto al referirse a la documen-tación que una vez cumplido su proceso administrativo, esperaba la autorización correspondiente

2 Véanse por ejemplo Civeira, 1978; Cabazos, 1978; AGN, 1980; Dávila, 1982: 147-154; Rodríguez García, 1984: 112;Briseño, 1985: 39; Cortés Lozano, 1986: 87; Nacif, 1996: 380; Escobar, 1996: 83; Madrid, 1996: 94.3 AGN, 1980h: 15.

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del Archivo General de la Nación para darse de baja.4 Esto es que la documentación que no teníaningún valor para la administración, se había relegado al desorden y al olvido es decir, se habíaconvertido en archivo muerto.

Durante el mismo seminario el director del Centro Cultural Universitario de Tiripetío,

Michoacán, Armando Mauricio Escobar Olmedo, manifestaba su preocupación de que los docu-mentos “pasaran a ser un auténtico cadáver en el archivo muerto”5 al prohibirse la consulta directadel documento original y únicamente acceder a una imagen digitalizada, posibilidad ofrecida porlas nuevas tecnologías.

Jorge Nacif Mina,6 ex director del Archivo Histórico del H. Ayuntamiento de la ciudad deMéxico, utilizó el término como sinónimo de bodega sin orden al referirse a la capacitación archivística.

Mismo significado le daba Miguel Civeira Taboada7 durante el Primer Congreso de Archivos en elaño de 1977.

El director emérito del Archivo de Nuevo León, Israel Cavazos,8 aplicaba el término a ladocumentación no consultada.

Como sinónimo de documentos antiguos lo empleó Mario Briceño.9

Humberto Monteón, en repetidas ocasiones hizo referencia al término archivo muerto comola documentación obsoleta administrativamente, arrumbada generalmente a los sitios menos ade-

cuados pero que tendrían como rasgo más distintivo la carencia de instrumentos de consulta por locual es imposible acceder a ella.10

4 Héctor Madrid, “Normas de valoración histórica”, en Normatividad archivística, p. 94.5 Armando M. Escobar, “Reflexiones en torno a la investigación en los archivos en los inicios del siglo XXI y sus normas parala transferencia secundaria”, en Normatividad archivística, p. 83.6 En “La Academia Mexicana de Archivos Históricos, A. C. ¿Sus alcances internacionales?”, en Memoria del VIII CongresoNacional de Archivos, pp. 379-385.7 En “Archivos históricos. Archivos vivientes”, en Memorias del I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos...,pp. 59-65.8 En “La organización y funcionamiento de los archivos históricos”, en Memorias del I Seminario Nacional sobre Correspon-dencia y Archivos..., pp. 66-78.9 En La archivología como ciencia y otros apuntes, p. 39.10 Véase Monteón, 1989; 1990; 1991.

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Dentro del campo teórico, Alberto Tamayo (1996) en su libro Archivística, Diplomática ySigilografía, al referirse a las diversas clasificaciones que existen sobre los archivos, si bien no estáde acuerdo en que se dividan en archivos vivos y archivos muertos, porque, considera; en ambos semantiene una actividad continua y se recibe documentación; lo que sí es cierto es que existe esta

clasificación y que, en este caso, el archivo muerto es sinónimo de archivo histórico, y el archivoadministrativo a archivo vivo.

En las oficinas es común referirse al archivo muerto como aquellos documentos de periodosanteriores con poco o nulo uso dentro de la administración, incluso se encuentran depositadosfuera de las oficinas administrativas. Generalmente son destinados a permanecer en lugares dondeno estorban, llámense sótanos, escaleras, y otros, en un inicio, con cierto orden generalmente en

las cajas AM- 40 para archivo muerto o similares.Nosotros consideramos que si bien la periodicidad en la consulta es característica de los

archivos muertos, no es porque se limite expresamente, sino que es el resultado de su desorga-nización y el desconocimiento de los materiales que resguarda. Su consulta es limitada a quienhurga en el montón de papeles.

No utilizaremos el término como sinónimo de archivo histórico porque para nosotros elarchivo histórico representa lo contrario, es aquél donde los documentos, si bien el trámite ya

concluyó y por tanto sus valores administrativos, en la mayoría de los casos no son ya vigentes, yen cambio conservan su valor histórico y por lo tanto sirven a investigadores que los consultan, loque es únicamente posible porque se encuentran organizados y cuentan con instrumentos dedescripción que facilitan el acceso en cualquier momento, siempre y cuando se cumplan con lasdisposiciones vigentes para ello.

Tampoco lo utilizaremos como bodega porque con ello estaríamos afirmando que no existe

orden en las bodegas, situación que no necesariamente es cierta.Coincidimos con Humberto Monteón en que lo que verdaderamente identifica a un archivo

muerto es la imposibilidad de acceso a los documentos; en primera instancia porque se desconocela documentación que constituye el acervo, y en segunda, consecuencia natural de la primera,porque se carece de instrumentos que lo posibiliten. Su consulta se ve limitada a la buena suerte del

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investigador, quien busca casi siempre con resultados infructuosos. Por ello no se tiene la posi-bilidad de su utilización en beneficio de los investigadores y de la sociedad en general.

Problemática archivística

En nuestro país basta recorrer algunos kilómetros, pasar de un municipio a otro, de un estado aotro, de una secretaría a otra, y en algunos casos, de un departamento a otro de la misma secre-taría para encontrarnos con dos realidades extremas11 que coexisten en la archivística mexicana.Mientras que algunos archivos son dignos del primer mundo, en donde es común utilizar los discoscompactos12 para el almacenamiento y difusión de la información, en otros ni siquiera se les proveede un espacio digno que permita su conservación.13

Con la puesta en marcha del Sistema Nacional de Archivos, vino después el establecimiento delSistema Red de Archivos que buscaba la interrelación de las entidades archivísticas a nivel nacional einstitucional. Se pretendió se establecieran archivos administrativos (de trámite y concentración) y secrearan archivos históricos cuando no existían. Esto permitiría que los documentos pasaran de un ar-chivo de trámite a uno de concentración y después a los archivos históricos. Conforme a la teoría de lastres edades de los documentos, aquellos con vigencia administrativa permanecerían en los archivos detrámite; los que hubieran concluido el trámite pasarían a los de concentración para ser conservados

durante un periodo precautorio al término del cual se valoraría la documentación para determinar sudestino final, ya fuera su destrucción o su envío a los archivos históricos.

Pero la teoría dista mucho de la realidad. Aunque durante el gobierno del presidente LópezPortillo y posteriores, se crearon archivos históricos y archivos generales, esta situación no se genera-lizó, ni siquiera dentro de las instituciones educativas o de investigación, las cuales en la actualidad nocuentan con archivos históricos, y en algunos casos, ni siquiera con archivos de concentración.14

11 Véase particularmente para este punto las memorias de los últimos congresos nacionales de archivos.12 En el año de 1998, los discos compactos representan la opción más utilizada en los archivos, aunque se habla delmicrofilme, el abatimiento de los costos en la informática ha permitido su utilización en mayor número de archivoscontrariamente al microfilme, el que por los altos costos en los equipos ha cedido su lugar a los discos compactos, auncuando los periodos de conservación no son ni remotamente comparables, 100 años para el microfilme y 30 años para losdiscos compactos.13 Consúltense las memorias de las reuniones nacionales de archivos celebradas desde 1977 hasta la fecha.14 No es difícil imaginar en esos casos cuál será el destino de la documentación una vez concluido el trámite administrativo.

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La fiebre que se vivió por el rescate y organización archivística durante ese periodo parecíahaber creado en la administración y en la comunidad la conciencia archivística15 que según ellotransformaría a partir de entonces la realidad archivística. Incluso se llegó a afirmar que una vezrescatados, los archivos no regresarían al terrible abandono en el que se encontraban en ese

momento. La realidad mostró lo contrario, muchos años han pasado y la conciencia de la que sehablaba no existe.

Es cierto que la situación de los archivos ha cambiado en los últimos años pero no handejado de ser los “patitos feos de la administración”.16 No es difícil localizarlos, hoy en día, enobscuros rincones, donde comparten espacios archivistas, documentos, polvo, humedad, etcétera.Sobra decir que sin las mínimas medidas de seguridad requeridas y donde documentación adminis-

trativa comparte espacios con la histórica, situación que no es exclusiva del Distrito Federal sinoque se agrava en la provincia. Quizás en un momento determinado pueden ser noticia, ya sea porla riqueza documental que resguardan, ya por la visita de algún político, pero después de ello, losarchivos pasan a tener el papel secundario de los últimos años.

Es triste decirlo, pero los recursos que debieran destinarse a los archivos se canalizan aactividades cuya trascendencia política las hace impostergables17 sin que se considere la utilidad quelos archivos podrían tener en la correcta toma de decisiones en el caso de los administrativos, o como

posibilidad de encontrar soluciones a problemas que ya han sido planteados con anterioridad. Conello podrían lograrse ahorros importantes que bien podrían destinarse a los renglones prioritarios.

Pero con su indiferencia, la administración los ha condenado a un deterioro progresivo.Generalmente adscritos a la dirección, sección o departamento de servicios generales, se consi-deran uno más entre tantos servicios que tiene bajo su cargo este departamento en donde se les dael mismo trato que a los servicios de intendencia.18

15 Entiéndase ésta como el darse cuenta de la utilidad de los archivos. Puede profundizarse sobre la conciencia y culturaarchivística en Figueroa Reyes, 1995.16 José Orozco Tenorio, “Administración de Archivos Estatales”, en Bibliotecas y Archivos..., p. 77.17 Martha Rodríguez, “Consideraciones en torno a los archivos municipales del estado de Coahuila”, en Memoria de la VIIReunión Nacional de Archivos, p. 44.18 No se quiere decir que este tipo de servicios al igual que los archivos son actividades de segunda sino más bien que estasactividades se destinan a quienes no pueden realizar otra actividad dentro de la institución.

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No se les asignan los recursos mínimos necesarios para su funcionamiento y por supuesto,los recursos humanos no son la excepción; personas inexpertas o con poco conocimiento archivístico,si no es que nulo, son enviadas a los archivos sin posibilidad de capacitación y menosprofesionalización, lo que necesariamente repercute en el funcionamiento de los archivos. Estas

personas son el principal obstáculo para que la documentación sea organizada conforme a losprincipios archivísticos, aplicándose criterios arbitrarios y personales que tan sólo son conocidospor quien los implanta, u otros métodos propios de otras disciplinas, como el decimal, el temáticoo el cronológico, provocando daños en algunos casos irreversibles, al tratar de organizarlos con-forme a estos criterios, incluso llegando a desmembrar los expedientes, con muy buena intención,pero atentando necesariamente contra su integridad.

Si a ello se suman los constantes traslados de que son objeto cuando se requieren nuevas áreasen la institución, se provoca que el caos sea cada vez mayor. Los archivos que en algún momentoestuvieron organizados, pasan a la desorganización paulatina del acervo ante la mirada de los archivistas,quienes por más que quisieran poner fin a esa situación se ven rebasados por la realidad.

No se otorgan tampoco los recursos materiales necesarios para su funcionamiento y en el caso deque se adquiera mobiliario o equipo, no se toman en cuenta la verdaderas necesidades de los acervos.

Los archivos de concentración y los históricos pocas veces existen, esto provoca que los de

trámite conserven documentación que no se utiliza más y por lo tanto, se considere como estorbo.No obstante, cuando sí los hay, las transferencias se realizan sin orden y sin inventarios, por lo quese corre el riesgo de que al acumularse la documentación se pierda el control y se desconozca elcontenido de la documentación creando poco a poco un caos que crece día con día descartando laposibilidad de su transferencia a los archivos históricos porque no existen, o por el trabajo que elloimplica, perdiéndose la oportunidad de que sea consultada por la sociedad.

En el caso de los archivos estatales, y especialmente el de los municipales, el panorama seagrava por los escasos recursos asignados al municipio, aunque sea éste el núcleo de la estructurapolítica mexicana, lo que favorece el descuido en la organización y administración de sus archivosal canalizar sus recursos a otras actividades. Mucho menos pensar en la existencia de archivos deconcentración.19

19 Martha Rodríguez, op. cit.

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Los investigadores también han hecho su parte para que la situación de los archivos no semodifique de forma sustantiva. Es este grupo, en muchas ocasiones, el que se convierte en elprincipal obstáculo para su organización.20

Es frecuente en estos archivos que los investigadores, generalmente historiadores, por un

lado se preocupen por su conservación pero por otro lado, pretendan “tener exclusividad sobredeterminada información, es decir, de fincar la propiedad privada en los documentos públicos” porlo que también este grupo se convierte en obstáculo para la organización de los archivos21 al ver enel caos imperante, la oportunidad de hacer suyos los documentos, justificándose con el argumentode que es mejor que se conserven en sus domicilios a que continúen su deterioro.

La falta de relación entre los archivos y la comunidad es otro elemento que ha contribuido a la

desorganización de los archivos pues al no tener un significado para ellos, los invade la indiferencia.

El papel de la administración pública en los archivosLos archivos existen porque existen organizaciones, son parte de ellas, nacen porque le son indis-pensables para su funcionamiento. Es mediante los documentos que se generan en el transcurso desus actividades, que se mantienen y se desarrollan, y si bien en un inicio los documentos no seconciben con fines culturales, una vez que no son requeridos por las administraciones pasan a

formar parte del patrimonio de los investigadores y de la sociedad en general.Los archivos existen porque son necesarios para que se mantengan y se muevan, son “como

su memoria y sus nervios: la condición de su funcionamiento y cohesión”.22

Valdría la pena preguntarse entonces, ¿por qué en innumerables ocasiones se ha pretendidomodernizar la administración pública sin considerar a los archivos o, por el contrario, mejorar lascondiciones de los archivos sin considerar a la administración pública? Aquí también sería per-

tinente otra pregunta, ¿por qué modernizar la administración pública?, la respuesta sería evidente:porque no responde a las exigencias actuales, es decir, no es funcional, tiene carencias. Es claro

20 Idem.21 Idem.22 José Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración Pública, p. 14.

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que cualquier esfuerzo en este sentido estará condenado al fracaso en tanto “la modernizaciónarchivística no sólo debe dirigirse hacia la modernización de la administración pública sino reali-zarse dentro de ésta como parte de un esfuerzo integral de renovación institucional”.23

Sin embargo, nos preguntamos cómo se puede lograr la modernización archivística si la

actitud que se tiene hacia los archivos es “[…] de una indiferencia y un silencio casi totales, quedejan ver el lamentable olvido a que nuestros publiadministradores parecen haber condenado eltema [de los archivos], abandonándolo con cierto aire de suficiencia a la curiosidad y altruismo delos diletantes y los historiadores, como si fuera algo anacrónico e indigno de ser sometido a suenérgico y actualizado escrutinio”.24 Con su actitud, los administradores han provocado “un esta-do de anarquía y obsolescencia en el manejo documental”.25

No hace apenas unos 50 años que los archivos tenían

[...] dentro de la administración pública mexicana un estatuto institucional y jurídico, así como

una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios

esenciales para los órganos de gobierno […] en nuestro país, por lo menos a nivel federal, la

verdadera tradición ha sido la de otorgar a los servicios archivísticos una posición eminente

dentro de la administración pública proveyéndolo de todo lo necesario para garantizar su buen

funcionamiento.26

Claras evidencias de este aserto se tienen, por ejemplo, en la circular del 16 de octubre de1918, emitida por el secretario de Gobernación, donde se ordena la conservación ordenada de losarchivos, la necesidad de “buscar piezas extraviadas y la formación de nuevas colecciones”.27

Asimismo, las diversas disposiciones emitidas principalmente durante los años cuarenta: la Ley de

Bienes Nacionales, el acuerdo que prohíbe la exportación de documentos históricos; los regla-

23 Ibid., p. 92.24 Ibid., p. 18.25 Marco Antonio Valadez, “El perfil del administrador de documentos en el umbral del siglo XXI”, en Foro Archivístico.Revista Técnica del Sistema Nacional de Archivos, pp. 23-26.26 José Ampudia, op. cit., p. 24.27 Carmen Castañeda, “Una circular relativa a la conservación de archivos”, en Boletín del Archivo Histórico de Jalisco, p. 12.

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mentos del AGN, el de 1946 y los anteriores; el Primer Congreso de Archivistas realizado en 1944.La misma creación de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en 1945 es unejemplo de esta situación.

Así también, hubo momentos en que, con el afán de proteger los documentos de la adminis-

tración se trasladaron de sus depósitos originales a lugares más seguros, sobre todo en tiempos deguerra. El caso más notable fue el del gobierno itinerante del licenciado Benito Juárez que suposalvaguardar la documentación mientras el conservadurismo y los franceses imponían en México aMaximiliano de Habsburgo. Incluso durante el porfiriato, don Justo Sierra adquirió “coleccionesde documentos históricos muy importantes que estuvieron en peligro de ser vendidas al extranjero,como la del general Vicente Riva Palacio y la del licenciado Alfonso Lancaster Jones, entre otras”.

Además es de mencionar su apoyo brindado para las publicaciones del Museo Nacional, talescomo “[…] Documentos raros o inéditos de México, Papeles de la Nueva España, la obra deSahagún y los Códices Indígenas de escritura geroglífica o ideográfica, uno de los cuales fuebautizado como Códice Sierra en memoria del maestro”.28

Contrario a lo que pudiera pensarse, cuando por fin México vivió tiempos de paz, en lugarde que los archivos se vieran beneficiados sucedió lo contrario; poco a poco fueron perdiendo suantiguo status, hasta la actualidad; los archivos se caracterizan, en términos generales, por su

ineficiencia, fuera de su función administrativa existe un desprecio hacia lo cultural, el cual sesupedita, frecuentemente, al aspecto monetario.

El desarrollo del país trajo aparejado el desmesurado crecimiento de la estructura buro-crática. El desarrollo tecnológico también hizo su parte con la introducción de la máquina deescribir, la fotocopiadora y las computadoras, la facilidad para reproducir documentos, aparente-mente facilitó el trabajo pero generó la reproducción masiva de los mismos, conformando con ello

archivos con varias copias de un mismo documento.José Enrique Ampudia Mello29 señala: “La administración cambió y los archivos no”, ésta no

fue capaz de consolidar sus archivos, antes bien, los sustituyó por otros servicios que estaban de

28 Eduardo Salas, “XL Aniversario de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y archivonomía”, en Bibliotecas y Archivos, pp.22-23.29 Op. cit., p. 24.

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moda como los centros documentales y el control de gestión o gestión documental, destinando alos archivos al olvido.

Se despreció con ello una rica tradición archivística mexicana y se sustituyó por las tenden-cias anglosajonas que hacían de la información su centro de atención. Se introdujo entonces el

concepto de economía para medir la eficiencia de los archivos y, si se considera desde ese punto devista que los archivos no generan ingresos, no es difícil entender el por qué de su abandono.

Tras años de descuido y apatía por parte de los administradores, los archivos están enfermosy se han agravado con los años pero la administración pública también, si consideramos que losarchivos son su reflejo. Su “patología administrativa” está compuesta por una serie de hechos,entre ellos “la subestimación que existe en la mentalidad de gran parte de nuestros funcionarios y

empleados respecto al archivo, a su estructura y a sus funciones” como si no fuera la mismaadministración la que los ha condenado a la situación en que actualmente se encuentran. “Existepara ellos una imagen muy deteriorada respecto a [los archivos] donde se considera que sólo existetrabajo aburrido, enajenante y rutinario”,30 lo que demuestra tan sólo su desconocimiento.

Al personal que en un momento dado se pretende castigar debido a malas relaciones en su

centro de trabajo, a su irresponsabilidad o abulia, se le concentra de inmediato en el archivo. Al

parecer el archivo, es una especie de campo de concentración donde deben de estar los rebeldes

y los inútiles.

Adicionalmente en gran parte de los niveles superiores de la Administración Pública, no existe

ninguna preocupación por mejorar sus funciones archivísticas y dar el debido aprovechamiento al

resguardo y a la disposición documental. No se crean las condiciones para resolver lo que quizá ha

sido una de las más grandes fallas de la Administración Pública: carecer de memoria institucional.31

30 Eduardo Guerrero, “La importancia del archivo como un sistema de información para la toma de decisiones en laadministración pública”, en Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de..., p. 33.31 Ibid., pp. 33-34.

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Existen sus excepciones, claro está, administraciones con servicios administrativos envidiables,donde los archivos ocupan un lugar, se les asigna presupuesto y es reconocido su trabajo pero esto esmás bien, fruto de individuos que ocupan determinadas posiciones dentro de la administración, perocuando las condiciones cambian o su periodo llega a su fin, los archivos vuelven a sufrir el descuido

de las administraciones.La modernización administrativa aplicada en cada sexenio tiene más fines protagónicos que

intenciones de brindar soluciones reales. Son tan sólo medidas sexenales32 que no van más allá delos seis años. Así lo demuestran las áreas de Lógística y Apoyo Documental creadas por el go-bierno de Miguel Alemán, las Unidades de Integración Informática del gobierno de Echeverría, olos Centros documentales de finales de los setenta; las Unidades de Control de Gestión surgidas en

1983, que como se crearon así también murieron, por decreto,33 sin que nadie, incluso quieneslos manejaban, alcanzaran a entender, bien a bien, sus funciones.

Así, en los planes de desarrollo es común encontrarse con que para resolver la problemáticadocumental que implican los servicios de información gubernamental, se habla de modernizaciónadministrativa en donde se incluyen propuestas que en algunos casos, se refieren explícitamente alos archivos pero sin excluir los servicios alternativos que se conciben como unidades indepen-dientes y no como un todo integrado que permita cubrir sus necesidades.

La idea del cambio para hacer frente a nuevas realidades, cortando de tajo lo que hasta elmomento de llegar al poder se hacía, es evidencia inequívoca de la amnesia de la administraciónpública. Pareciera que no necesita de memoria porque cada uno tiene una solución mágica surgidade la nada o a imitación de las tendencias externas.

Son pues soluciones venidas de arriba hacia abajo terminan siendo privilegio de algunoscuantos e ignoradas por muchos.

Pero, ¿por qué a pesar de que en cada sexenio se crean servicios alternos que efectúan lasfunciones de los archivos no se suplen de manera definitiva?; sencillamente porque le son nece-sarios aun con sus deficiencias.32 Aunque se habla del nivel federal, el caso de los estados y los municipios no varía demasiado. Véanse a este respecto:Montejano, 1980; Muriá, 1978; Sala, 1979; Vergara, 1981; AGN, 1978f; 1979d; 1980f; 1981e; 1981f; 1982c, 1982d;1983a; 1983b; 1984; 1985a; 1985b;1986h; 1987; 1988a; 1988b; 1989; 1991, 1992a; 1993b; UNAM, 1981; 1982; 1983.33 José Ampudia, op. cit.,

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Algunos avances ciertamente se han logrado pero su situación “[…] no ha variado sustancialmentey siguen privando serias deficiencias en el control y servicio de la documentación pública”.34

Mientras la modernización administrativa no deje de verse como proyecto sexenal y vayaacompañada de un cambio de actitud, cualquier proyecto de modernización de la administración y

hacia los archivos estará condenada al fracaso.La renovación de la conciencia archivística y el rescate de nuestra antigua cultura archivística,

también son condiciones necesarias. Sólo en este sentido podrá hablarse de verdadera moder-nización aunque la administración pública recobre su memoria depositada en los archivos. Paraello es necesario que reconozca su valor como “[…] memoria colectiva que la conforma y le dacohesión, que contiene los elementos en donde encuentra su identidad […]”.35

En la medida que una administración recobre su memoria se convertirá en “una adminis-tración con mayor capacidad de decisiones justas”, será capaz de “utilizar con eficacia el apoyofundamental que son los archivos” además de que con ello, coadyuvará a que la administraciónpública, “sirva de manera precisa y concisa a todos y cada uno de los habitantes del país”.36

Los rescates de archivosEl Archivo General de la Nación dentro del Sistema Nacional de Archivos llevó a cabo el rescate de

acervos documentales en todo el territorio nacional.Es cierto que rescates documentales han existido desde muchos años antes, especialmente por

historiadores quienes con el afán de remitirse a fuentes primarias en sus investigaciones han tenidoque ordenar, en primera instancia lo que posteriormente será su materia prima.37 Así podríamos citarel rescate por parte de los profesores Andrés Quijada y Antonio Pompa y Pompa por el año de 1965,

34 José Ampudia, “Bases teóricas y programáticas de la modernización de la archivística del gobierno federal”, en Memoriade la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, p. 57.35 Martha Rodríguez, op. cit., p.109.36 ENBA, 1985: 91. A partir de esta nota, las obras publicadas por la ENBA se diferenciarán por el año; y de esa manera sepodrán consultar en la bibliografía. (N. del E.)37 No pocos investigadores, por facilidad, prefieren utilizar fuentes bibliográficas, pero quienes realmente desean hacer unaaportación se remiten a fuentes de primera mano.

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de documentación en el Valle de Teotihuacan localizada en trojes compartiendo espacios con el maíz,y en la cárcel femenina sirviendo para avivar el fuego de las reclusas.38 Así también podríamosreferirnos a las múltiples experiencias manifestadas durante los congresos nacionales, o la experienciapropia en los equipos de estudiantes del Politécnico que conformó el profesor Humberto Monteón

para el rescate y organización de la documentación del CIME, la ESIME y el IMC.Casi siempre la tarea de rescate de acervos es consecuencia de una necesidad concreta de

acceder a una documentación que se sospecha pudiera arrojar datos para alguna investigación quese realiza.

En este sentido, las universidades conscientes de la trascendencia de la conservación docu-mental y de la pérdida de los archivos han establecido programas especiales para su conservación.

En algunos casos, aceptan la donación de fondos documentales y en otros, se ha establecido comoopción de titulación la elaboración de catálogos documentales. Ello demuestra que esta actividad esreconocida como actividad profesional.39

Pero sin duda, el esfuerzo más grande no sólo por las dimensiones del proyecto sino por losresultados alcanzados fue del AGN.

Cientos de archivos municipales que habían permanecido en el anonimato y en el olvidopudieron ser localizados en una primera instancia y después se elaboró un inventario de sus

acervos. El patrimonio documental de nuestro país había sido levantado materialmente del suelodonde compartía espacios con desechos de mobiliario, fotografías, periódicos, e incluso basura.

En muchos de los casos había sido presa de roedores, termitas, hongos, humedad, polvo,sol, y de la rapiña humana. Se encontraban, como muchos de ellos siguen estando, abandonadosa su suerte.40

38 Armando Quijada, “Algunas consideraciones sobre los archivos históricos del estado de Sonora”, Memoria de la IVReunión Nacional de Archivos..., p. 339.39 La Universidad Nacional Autónoma de México, la Universidad Iberoamericana y la Universidad de Sonora en lalicenciatura de historia tienen, entre otras, esta opción para titulación.40 Véanse las Memorias del IX y X Congresos Nacionales de Archivos, celebrados en 1997 y 1998 donde todavía se reportaesta situación.

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Pero dejemos a quienes participaron en este rescate para que describan la situación queencontraron.

En un inicio ni siquiera se sabía bien a bien ni dónde se encontraban, incluso ni siquiera de su

existencia, […] se fueron descubriendo poco a poco; en bodegas abandonadas a su suerte,

misteriosos tapancos o en cárceles viejas. Por supuesto, casi todos habían perdido su orden

original, es decir, aquél en que fueron producidos, lo que los hacía aparecer como auténticos

montones de papeles antiguos o inservibles, cuyas condiciones de higiene repelían cualquier

intento de acercamiento. Pero eso sí, mágicamente nadie —o casi nadie—, se había atrevido a

terminar de destruirlos.41

Papeles que fueron testigos de nuestro quehacer desde la época colonial hasta el siglo XX seencontraban igualmente revueltos. Gran parte de nuestro patrimonio documental estaba en riesgode desaparecer debido a la incuria del hombre. Afortunadamente a finales de los setenta y ladécada de los ochenta se combinaron una serie de factores que evitaron, por lo menos por algúntiempo, que esto llevará a efecto.

El apoyo del presidente López Portillo sin duda fue un elemento clave al incluir el rescate de

acervos dentro del programa de reforma administrativa42 (González Cicero, 1981: 30), en elproyecto dedicado a los sistemas de información y archivos. El Archivo General de la Nación actuócomo un impulsor de este programa, pero esperaba que los archivos estatales y las autoridadeslocales asumieran como suya esta tarea para continuarla bajo la asesoría del AGN.43

41 Patricia Rodríguez, Guía general de los archivos estatales y municipales de México, p. X.42 La necesidad inaplazable de mejorar los sistemas de correspondencia y archivos del Sector Público no era nueva paraLópez Portillo quien la había vislumbrado años antes cuando estuvo al frente de la Comisión de Administración Pública, enel año de 1965 (s. a., 1985: 93). Así también, cuando fue secretario de la Presidencia, en 1969, creó el COTECUCA (OrozcoTenorio, 1984: 80).43 Stella María González Cicero, “Necesidad de integrar los sistemas estatales de archivo para consolidar el Sistema NacionaldeArchivo”, en Memoria de la IV Reunión Nacional de Archivos..., p. 31.

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Por otro lado, el equipo del AGN bajo la dirección de Alejandra Moreno Toscano logróplasmar un proyecto viable para el rescate, involucrando a las autoridades, instituciones y a secto-res de la sociedad que participaron directamente en el rescate de muchos acervos.

El primer paso fue el registro de los acervos, llevado a cabo por voluntarios, quienes en

sencillas cédulas registraron el nombre, la ubicación y los periodos cronológicos que comprendíala documentación.44

En el segundo paso, se procedió a la organización de los archivos, al que se le dio una fechade levantamiento después de organizados.45

No en todos los estados se logró un levantamiento del cien por ciento de los archivosmunicipales como fueron los casos de Aguascalientes e Hidalgo. En algunos estados no se organi-

zó ni un sólo archivo, como Baja California Norte, Baja California Sur, Chiapas, Morelos y Sinaloa.En otros, apenas un reducido porcentaje, como en Coahuila, Durango, Guerrero, Jalisco, Oaxaca,San Luis Potosí, Tamaulipas, Veracruz y Zacatecas.46

Pero la reorganización no se limitó a los archivos municipales y estatales sino que también seimpulsó en los archivos federales, incluso alcanzó al Archivo General de la Nación que tenía supropio archivo muerto en el ramo de Indiferente General compuesto por 24 mil legajos aproxima-damente que se encontraban en completo desorden, lo que hacía imposible su consulta.47

En el rescate de archivos municipales el AGN adoptó varias estrategias. En Yucatán, bajo lacoordinación del Archivo Estatal, estudiantes de la escuela de Ciencias Antropológicas de la Univer-sidad de Yucatán, con especialidad en historia, y después de haber sido capacitados por el AGN,rescataron en menos del 20 por ciento los archivos municipales del estado. En Nayarit se responsabilizódirectamente a los presidentes municipales para continuar la labor bajo la supervisión del AGN,48 diezde los nueve archivos municipales se rescataron en junio de 1980.

44 Patricia Rodríguez Ochoa, et al., op. cit., p. XI.45 Idem.46 Véase Rodríguez Ochoa, et al., 1988a.47 Arturo Soberón y Jorge Álvarez, “Procedimiento de procesos técnicos de identificación, clasificación, inventariado ycatalogación de documentos” en Memoria de la VI Reunión Nacional de Archivos..., pp. 10-11.48 S. González Cicero, op. cit., p. 33.

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Pero ante todo el rescate se basaba en la premisa de que “cualquier iniciativa de orga-nización debería buscar el respaldo de las autoridades responsables de la custodia de los archivose incluso porque las más de las veces, es con sus propios recursos con lo que se promueve este tipode actividades”. Al lograr su apoyo, se consideraba, se daría un paso importante en la solución del

problema, pero además, era necesario involucrar al mayor número de miembros de la comunidadya que de otra manera sólo se solucionaría el problema parcialmente.

En este sentido, el AGN sólo concluyó la primera etapa de rescate, organización e inventariode los acervos documentales, y dejó las subsecuentes etapas bajo la responsabilidad de los archivosgenerales de los estados o de los archivos históricos donde éstos se hallaban.49

Se suponía, según palabras de Stella María González Cicero,50 que aquellos primeros pasos

dados por el AGN serían el detonador que impulsaría la reorganización de los archivos, pero no fueasí, fueron muy pocos los avances alcanzados después de este magno esfuerzo, aun cuando duranteel gobierno de Miguel de la Madrid, las secretarías de Programación y Presupuesto y Gobernación,a través del Archivo General de la Nación,51 unieron esfuerzos para promover el desarrollo integralde los archivos de la Administración Pública mediante el Comité de Modernización de Archivos delGobierno Federal constituido en agosto de 1984, con la finalidad de “continuar con la evaluación yel seguimiento del Programa de Modernización de los Archivos”, bajo la presidencia de los secre-

tarios de Gobernación y Programación y Presupuesto.52

Pero, al igual que en otros campos de la administración, el proyecto iniciado durante elsexenio de Moreno Toscano dentro del AGN no tuvo el seguimiento necesario durante la gestión deLeonor Ortiz Monasterio y menos aún de Patricia Galeana.53

Estas primeras jornadas de rescate se caracterizaron por una participación nacional que nodespreció el trabajo humilde de quienes estaban a cargo de los archivos, cuando lo había. Cierto es

49 Ibid., p. 30.50 Ibid., p. 33.51 La Dirección del Archivo General de la Nación estaba a cargo de Leonor Ortiz Monasterio.52 Integraba también al Comité, un Secretariado Técnico y Ejecutivo, en el que participaba la Dirección del AGN, laCoordinación General de la Modernización de la Administración Pública y la Dirección de Control de Gestión del GobiernoFederal (ENBA, 1985: 97).53 Leonor Ortiz Monasterio fue directora del AGN durante el sexenio de Miguel de la Madrid y hasta un año antes de concluirsu gobierno Carlos Salinas de Gortari, es decir, de 1983 a 1993, cuando Patricia Galeana asumió su dirección.

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que no todos los estados y municipios se comprometieron de la misma forma. Lo que sí quedóclaro fueron las grandes pérdidas documentales que de nueva cuenta se evidenciaban, en muchoscasos por descuido, en otros por la finalidad de lucro, pero en su gran mayoría por la indiferenciahacia los documentos.

En términos generales se nota una pasividad ante una realidad archivística que se mirarealmente desalentadora.

Con una problemática muy similar a la que se pretendió solucionar a finales de los setenta yen los ochenta, verificamos con desencanto que el camino es largo por recorrer en la solución deuna problemática compleja.

Sin duda se notan avances: instalaciones, ex profeso en algunos casos y en otras, adaptadas

para ello; leyes estatales y reglamentos para los archivos encaminados a su protección; personal,aunque insuficiente, pero asignado al archivo, e incluso, en algunos casos, profesional.

Sin embargo no puede decirse que la problemática esté resuelta. Los avances señalados nose han generalizado y aún nos enfrentamos a archivistas improvisados, mal remunerados cuyafunción no es valorada en su justa dimensión.

Como se mostró, el archivista requiere de conocimientos teóricos y prácticos especializadosque le obligan a tener una preparación en este campo y como tal debería ser remunerado, desafor-

tunadamente en términos generales esto no es así.Con el proyecto de rescate documental del periodo López Portillo-Moreno Toscano, se pensó

que con el simple rescate se transformarían los archivos del país pero no fue así. El tiempo no lesalcanzó para consolidarlo. No se formaron los cuadros que se encargarían de los archivos rescatadosni se asignaron locales para resguardar todos los acervos; en la mayoría de los casos permanecieronen los mismos lugares donde fueron localizados, donde las mismas personas terminaron haciendo lo

mismo que estaban acostumbradas, colocar los papeles en lugares donde no estorbaran.La falta de seguimiento terminó por liquidarlo; echó por tierra los logros alcanzados, in-

cluso, según observa Humberto Monteón, la manera como fueron organizados facilitó y facilitaaún la sustracción documental ya que los documentos fueron colocados en cajas donde se esta-blecía claramente su contenido, esto sin considerar también que al frente de los archivos, conhonrosas excepciones, se ha colocado a personas ajenas al quehacer archivístico.

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Quienes se autonombran investigadores y que no son más que depredadores de archivos,han saqueado los acervos ante nuestra indiferencia. Sólo así se explica la desaparición de siglos dehistoria en documentos. Los daños provocados por los agentes biológicos, químicos y físicos nopueden ser comparados con aquellos realizados por el hombre.

No han sido el comején ni algún otro agente biológico, las tintas utilizadas, la calidad delpapel, la humedad, el polvo o el sol, los responsables principales de la desaparición de documen-tos. Los procesos degenerativos de estos elementos en los acervos distan mucho de los métodosutilizados por el hombre, y es claro que ha sido éste último quien, aplicando procesos de seleccióndocumental para su propio beneficio, ha disminuido los acervos mediante una labor de hormiga.

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[…] los archivos son hoy en comparación con lo que han sido en todas las etapasanteriores de la historia, lo que es la noche respecto al día.

José Enrique Ampudia Mello

No obstante la gran cantidad de referencias bibliográficas si las analizamos con mayor detenimientopodemos darnos cuenta que mayoritariamente refieren experiencias personales o bien se trata demanuales, de orientaciones técnicas y normativas, de tal manera que un porcentaje mínimo estádedicado a la reflexión de orden teórico y metodológico.

Ciertamente el AGN realiza un gran esfuerzo para divulgar la archivística, sus principios ytécnicas, a través de foros diversos, cursos, publicaciones y biblioteca especializada. Además con lasnuevas tecnologías se tiene acceso a publicaciones de otros países, sin embargo, es necesario dis-tinguir lo que tiene validez general de lo que está referido a un país en particular en donde existennormas y tradiciones archivísticas distintas a las nuestras. Por ello mismo resulta indispensable quequienes están en contacto con la archivística mexicana, mediante su reflexión y elaboración, constaten

la justeza de los principios que a nivel internacional identifican a la archivística, su objeto, métodos ytécnicas que le son propias, al tiempo que contribuyan a la conformación de un corpus teórico másacorde con nuestra realidad.

Necesitamos, por ejemplo, homogeneizar conceptos. En algunos casos, como producto delas traducciones se utilizan términos que no necesariamente significan lo mismo en uno u otroidioma; no obstante, en términos generales, se cuenta con un cuerpo teórico suficiente que si se

R e f l e x i ó n f i n a l

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siguiera, daría como resultado archivos perfectamente organizados y no los montones de docu-mentos con los que contamos.

En términos de búsquedas y avances debemos destacar los eventos archivísticos (seminarios,congresos, encuentros y reuniones) que han propiciado la divulgación y clarificación de estra-

tegias, así como aspectos relacionados con el ordenamiento y la descripción, la asignación o adap-tación de locales, el uso de nuevas tecnologías, etcétera, pero, a pesar de todo no puede soslayarseque sus beneficios no se han generalizado, incluso podríamos asegurar que, con los avancesalcanzados, la archivística en nuestro país se encuentra rezagada con relación a lo que esta disci-plina ha logrado en los países desarrollados.

Múltiples manifestaciones así lo demuestran:

A la fecha no se cuenta con un inventario confiable que nos indique el número exacto de losarchivos existentes en nuestro país y las condiciones en las que se encuentra cada uno de ellos.

El quehacer archivístico se encuentra bajo la jurisdicción de distintas entidades y aún no seescucha a la comunidad archivística que insiste sobre la necesidad de que estos quehaceres esténnormados y regulados por una Ley Nacional de Archivos.

A pesar de que el elemento humano es el más importante en el funcionamiento de lasentidades archivísticas, no se ha realizado una verdadera evaluación. Es más, en los congresos de

archivistas, cuando se aborda el tema, no se ha puesto el énfasis necesario en este asunto y másbien se le toca de manera tangencial. Ante un mínimo de egresados de las licenciaturas dearchivonomía y administración de documentos se han implementado diplomados y cursos peroéstos son tan sólo un paliativo que no una solución definitiva. No podemos seguir habilitandopersonal. La profesión archivística aguarda aún su plena reivindicación.

Por otro lado las instituciones encargadas de formar recursos, y el Estado como principal

demandante de este especialista, tendrán que reconocer su importancia traduciéndola en perspec-tivas de trabajo atractivas para que los profesionistas que egresen se dediquen a este campo y novayan, como lo afirmó el coordinador del área de Archivonomía de la ENBA, Alfredo Carbajal, porun título que los respalde para luego dedicarse a otras tareas.

Uno más de los problemas es la importación e implantación acrítica de modelos conceptua-les, esto ha tenido consecuencias negativas en el trabajo de los archivos: la administración de

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documentos, el Sistema Nacional de Archivos, La Norma de Descripción Archivística, al aplicarsemecánicamente sin una reflexión respecto a la conveniencia de adoptarlas y adaptarlas aunque enel papel parezcan realmente soluciones, están condenadas al fracaso aunque se establezcan con lamejor intención.

Por ejemplo, el Sistema Nacional de Archivos (SNA) se basó en un estudio de Bruno Delmas,pero no se consideró que México es una federación y como tal los estados son libres y soberanos,por lo que aun cuando el SNA determinaba que debería comprenderlos y aún más hasta a lainiciativa privada, las disposiciones y condiciones no lo permitían; y el hecho de que tuviera ciertoéxito se debió más bien a que se contó con el apoyo coyuntural del ejecutivo y no porque sederivara de una legislación que así lo permitiera.

Otro caso es el relativo a la administración de documentos, sistema que se adopta en Mé-xico sin considerar que nosotros, a diferencia de los Estados Unidos, sí teníamos documentaciónpor lo menos desde la Colonia. Por qué no retomar lo rescatable de la cultura archivística europeamás parecida a la nuestra y no trasladar los conceptos anglosajones tal cual.

La norma ISAD G es una propuesta interesante del Consejo Internacional de Archivos (CIA)pero aún sin poderse implementar en México por las condiciones en que se encuentran nuestrosarchivos, por lo tanto más bien apuntaría hacia los nuevos reservorios y a los rescates de viejos

archivos desordenados.Podríamos asegurar, entonces, que mientras sigamos trasladando modelos conceptuales y

metodologías internacionales sin adaptarlos creativamente a nuestra realidad, no avanzaremos eneste campo.

Una tendencia más es la de convertir los archivos en centros de información, pero losarchivos son más que eso, son depósitos que contienen la historia de las instituciones a través de los

documentos y el concepto depósito implica la juridicidad de su contenido. Son por el momento, yno sabemos hasta cuando, los únicos válidos ante la ley.

Otra muestra, la más evidente del rezago de la archivística en nuestro país, es la existenciade “archivos muertos”. Aunque se niegue el término o se sustituya por algún otro, lo cierto es quesu existencia es real, producto de una concepción obsoleta de la cuestión archivística, la cualprevalece en nuestro país; así lo demuestran los continuos rescates documentales y el hecho de que

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se niegue o se pretenda sustituirlo por otro término no significa avance alguno, antes bien, por elcontrario, se pretende tapar con un dedo lo que a todas luces es conocido por todos. La únicamanera de acabar con la denominación de archivo muerto no será porque se niegue el término o sesustituya, sino porque no exista objeto al cual aplicarlo.

Pero la existencia de los archivos muertos es tan sólo el síntoma, el verdadero problema estáen los motivos de su existencia. No existirían si desde un inicio estuvieran contempladas las trans-ferencias documentales desde los archivos administrativos a los archivos históricos.

En teoría el problema está resuelto; el flujo documental va de manera natural de un archivo detrámite a uno de concentración y de éste a un histórico. Esto significaría que las administracionesconcebirían al documento como arsenales de la administración y arsenales de la historia. Desafortu-

nadamente, esto no es así, por ello es común que a los archivos no se les dote de los recursossuficientes para su buen funcionamiento, aun cuando la legislación vigente les obligue a conservar losdocumentos.

Como integrantes de la sociedad también deberíamos contribuir a la conservación del do-cumento porque los archivos muertos no podrán eliminarse por decreto. Se necesita crear con-ciencia de su utilidad más allá de la administrativa; posiblemente se tengan las mejores leyes, peromientras los archivos no sean algo que el pueblo mexicano sienta como suyo, y por lo tanto, se

obligue a protegerlos, seguirán existiendo, es decir, no los podemos proteger, en tanto no sefomente y cree una cultura archivística.

Es la falta de una cultura archivística lo que propicia la desaparición día a día de documentosante la indiferencia de todos. No nos hemos dado cuenta de la riqueza que encierra un docu-mento, no es un papel que sumado a los demás será igual a una masa considerable de papeles. Eneste sentido, los archivistas tienen mucho de culpa, al referirse a los acervos como tantos metros

lineales o cúbicos que dan la impresión que son eso precisamente, una masa de papeles que tansólo ocupa espacios. Los números nos dan una idea de cantidad pero no de calidad de los acervos,por ello, es necesario transformar el lenguaje, hacerlo más cálido.

Ante la considerable cantidad de archivos muertos, las instituciones educativas, especial-mente aquellas relacionados con la formación de historiadores, se ven obligadas a rescatar e inclu-so conservar fondos documentales en peligro de destrucción. Esto mismo los ha llevado a promo-

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ver la elaboración de catálogos como una alternativa de titulación, véanse los esfuerzos en estesentido de algunas universidades, lo que contribuye ciertamente a que no se pierdan algunos denuestros archivos pero es tan sólo un paliativo que no ataca el origen del problema. Los archivosdeberán nacer con orden y así deberán ser conservados. No podemos seguir rescatando archivos,

es suficiente con los que se han producido desde la Colonia y hasta nuestros días. Toda la vida detodos los mexicanos no nos alcanzaría para rescatar día a día los archivos que materialmente searrumban, sin más.

Sin embargo, los historiadores, por su profesión, están condenados al rescate de archivos,por lo menos ahora y no sabemos hasta cuándo. Su papel, en este terreno ha sido fundamentalpara que no se pierdan muchos de ellos y en contrasentido, también los clionáutas —aficionados o

profesionales— constituyen uno de los mayores peligros en el desmembramiento de los archivos.Por ello, en su papel de rescatadores de archivos muertos, son un peligro cuando abordan estastareas sin las herramientas teóricas y metodológicas de la archivística. Su obligación, en sentidoestricto, no debería de ser ésta, pero la realidad de nuestros archivos los obliga a ello, por tanto, esconveniente que dentro de su formación, se contemple esta posibilidad como alternativa de traba-jo, aunque sin olvidar que el historiador no es archivista, pero en caso de que las circunstancias asíse le presenten, deberá estar consciente de los riesgos que ello significa y la responsabilidad que

tiene ante sus manos. Por un momento habrá de olvidar que es historiador y pensar que es archivista,hasta cuando termina su labor de organización documental.

Por otro lado, los investigadores deberían estar más preocupados de lo que parece, ten-drían que ser los primeros en levantar sus voces en contra de la destrucción y sustracción masivade archivos, pero no es así; se han conformando con fuentes de segunda mano que si bien facilitansu labor, poco aportan al avance de cada una de sus disciplinas, especialmente en el campo de las

ciencias sociales. Ello seguirá hasta el momento en que como lectores de sus investigaciones lesexijamos que documenten sus afirmaciones.

Podría pensarse entonces que los historiadores, como principales usuarios de los archivosson los únicos perjudicados, pero no se exageraría si afirmamos que el avance de la ciencia engeneral se encuentra en los archivos.

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Í n d i c e

Presentación ................................................................................................................11

Introducción ...............................................................................................................15

1 Los archivos: orígenes y evolución .................................................................................23

La Antigüedad .............................................................................................................28

La Edad Media ..............................................................................................................31

El Antiguo Régimen ......................................................................................................33

El acceso público a los archivos ......................................................................................37

2 De los documentos, los archivos y la archivística ...............................................................41

Los documentos ..........................................................................................................43

Los archivos ................................................................................................................46

Origen etimológico del término archivo ......................................................................48

Definición del término archivo ...............................................................................48

La archivística ..............................................................................................................56

Page 288: Archivística en México

288288288288288La archivística

3 Teoría archivística........................................................................................................61

Conservar ...................................................................................................................65

Organización documental ..............................................................................................66

Clasificar .....................................................................................................................68

Ordenar .....................................................................................................................71

Preservar, conservar, restaurar .............................................................................................73

Instrumentos de descripción ..............................................................................................75

Guías ...............................................................................................................78

Inventarios .........................................................................................................80

Cátalogos ..........................................................................................................83

Instrumentos auxiliares de descripción ....................................................................85

Descripción de documentos especiales ...................................................................86

Descripción y organización en los archivos administrativos e históricos ....................................87

Archivos administrativos .......................................................................................88

Archivos históricos ..............................................................................................89

Difusión y servicio a los usuarios ......................................................................................92

4 Archivos y archivística en México ..................................................................................93

Los archivos en México. Antecedentes ..............................................................................95

El Archivo General de la Nación ....................................................................................102

El Sistema Nacional de Archivos ....................................................................................113

La Administración de documentos .................................................................................121

Los documentos y sus valores .......................................................................................130

Valoración documental .......................................................................................135

Selección documental ........................................................................................141

La capacitación y profesionalización de los archivistas ........................................................144

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía ...............................................145

Universidad Autónoma del Estado de México y Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado

de México .......................................................................................................150

Page 289: Archivística en México

289289289289289en México

Archivo General de la Nación ...............................................................................151

Universidad Nacional Autónoma de México ............................................................151

CONALEP .......................................................................................................153

Instituto de Estudios y Documentos Históricos, A.C. ...............................................153

5 Normatividad archivística ..........................................................................................155

El Consejo Internacional de Archivos ..............................................................................157

Leyes y reglamentos en México ......................................................................................162

De los ordenamientos federales ...........................................................................167

El acceso y uso de los archivos ............................................................................169

Conservación, valoración y selección documental .....................................................171

Documentación contable ...................................................................................174

Documentación de organismos en quiebra .............................................................175

De las responsibilidades y sanciones .....................................................................176

6 El rescate y organización de los archivos en México.........................................................179

El término archivo muerto ............................................................................................181

Problemática archivística ...............................................................................................185

El papel de la administración pública en los archivos .........................................................188

Los rescates de archivos .................................................................................................193

Reflexión final .............................................................................................................201

Bibliografía ...............................................................................................................207

Page 290: Archivística en México

290290290290290La archivística

La archivística en México seterminó de imprimir el 17 de julio de 2003

en Litografía Magno GrafLitografía Magno GrafLitografía Magno GrafLitografía Magno GrafLitografía Magno Graf, S.A. de C.V, S.A. de C.V, S.A. de C.V, S.A. de C.V, S.A. de C.V.....,Calle E número 6, Parque Industrial Puebla 2000. El

tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el GobernadorMelquiades Morales Flores. El costo de negativos, impresióny encuadernación es de $35.60, incluyendo IVA.