Evolución Histórica de la Descripción Archivística Esteban Cabezas Bolaños.
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Evolución Histórica de la Descripción Archivística Esteban Cabezas Bolaños
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Evolución Histórica de la Descripción Archivística
Esteban Cabezas Bolaños
Antecedentes
Los archivos tienen su origen en las primeras civilizaciones del oriente medio, en palacios y templos tras el surgimiento de la escritura y la organización social en ciudades.
Antecedentes
Antecedentes Roma, como heredera de la Grecia clásica llega a conjugar el
especto administrativo del archivo con el carácter sagrado.
Antecedentes Edad media.
La influencia de los archivos españoles
El proceso de descubrimiento, conquista y colonización generaron la producción de documentos y el establecimiento de archivos en el nuevo mundo.
Archivo de Simancas, refleja el deseo de centralizar los documentos en un solo gran archivo.
Los archivos americanos
Siglo XVIII: proliferación de archivos generales y centrales en el Imperio Español.
Inventarios ColonialesSerie Número Contenido Año
Cartago 603 Inventario de los protocolos, causas mortuales, civiles y criminales existentes en el archivo de la Ciudad de Cartago, desde el año de 1607 hasta 1773, elaborado por el Gobernador José Joaquín de Nava.
1773
Cartago 930 Inventario del archivo de Cartago. 1776
Cartago 669 Inventario del Archivo de la Ciudad de Esparza, formado por el teniente de gobernación interino don José León de Bonilla, por muerte del propietario don José Blanquizal.
1777
Cartago 681 Don Pedro Alcantara Zamora teniente del Valle de Matina hace inventario del archivo de la comandancia.
1777
ComplementarioColonial
542 Inventario del archivo de Bagaces. 1785
ComplementarioColonial
3591 Inventario formado en Matina de los papeles del archivo del mando político.
1803
ComplementarioColonial
1574 Inventario del Archivo de Esparza 1804
Cartago 1108 Índice de los documentos de Cartago de 1607 a 1806, levantado por José Santos Lombardo.
1806
El Archivo Colonial
El archivo colonial
El archivo colonial costarricense Consolidado en 1660 Iniciativa de Juan López de Ortega
...se sirva de mandar se busque en los archivos que hay en esta … los libros de cabildo, cedulas y ordenanzas
reales y los demás papeles tocantes a dicho cabildo y que se pongan en la caja de tres llaves que tiene la
ciudad... ... y se ponga dicha caja en la sala principal de dicho cabildo...
Fuente: Archivo Nacional. Serie Cartago, número 1117. Folio 85f
Inventario de 1773
Inventario de 1806
Cuadro de ClasificaciónFondo Subfondo SerieGobernación de Costa Rica
Cabildo de Cartago Protocolos Mortuales Expedientes Civiles Expedientes CriminalesReales Cédulas y provisiones
Cabildo de Esparza Mortuales Expedientes Civiles Expedientes Criminales
Cabildo de Villa Vieja ProtocolosMortuales Expedientes Civiles Expedientes Criminales
Cabildo de Villa Nueva ProtocolosMortuales Expedientes Civiles Expedientes Criminales
Cabildo de Villa Hermosa ProtocolosMortuales Expedientes Civiles Expedientes Criminales
Los Archivos Nacionales
“ Habiendo personalmente visitado los archivos y conociendo el lamentable estado en que se hallaban, así como el peligro de que continuaran desapareciendo los documentos, … , propuse la creación de un archivo nacional, en donde se recogiera y custodiara toda clase de documentos oficiales anteriores al año de 1850.”
Primera transferencia
Tipo documental Legajos Nº Exp.Fechas extremas
Año de publicación
Protocolos 14 357 1607-1850 1883
Mortuales 26 1283 1639-1850 1884
Exp. Civiles 20 1382 1644-1850 1898
Exp. Criminales 10 614 1686-1850 1898
Total 70 3636 1607-1850
Los Archivos Nacionales
Los Archivos Nacionales
Estudio de caso: descripción de la mortual del Capitán Antonio López de Herrera
Inventario de 1773
Ytem otra del Capitán Antonio López de Herrera. Juez don Juan de Sequeira y Téllez.
Inventario de 1806
Índice de localización. Legajo 21 (1738-1747) Mortuales de Cartago.
Inventario de 1806
1739. Del Capitán don Antonio López de Herrera.
Índice de Mortuales. 1894
Legajo 23
Ficha Actual
Los archivos costarricenses posteriores a la independencia
El archivo republicano Primeros pasos hacia una archivística costarricense
En sesión N° 87 del 30 de agosto de 1822, la Junta Gubernativa autoriza que las causas civiles y criminales, expedientes y demás documentos públicos producidos por los ayuntamientos y que fueran emitidos por los tenientes de gobernación u otras autoridades coloniales, fueran devueltos a sus respectivos ayuntamientos, con el fin de ser archivados en su lugar de origen.
Podemos observar la aplicación lógica del principal postulado de la archivística:
el Respeto al Principio de Procedencia.
Los Archivos en el siglo XIX
El archivo republicano
Maduración de la técnica archivística En 1859 por Decreto Nº 4 se crean Archivos
Judiciales en las cabeceras de provincia, con la justificación de que los continuos traslados de los documentos generaban su pérdida o destrucción.
Este decreto es el primero en la legislación costarricense que da las instrucciones para organizar adecuadamente un archivo bajo la responsabilidad de un archivero.
El archivo republicano
La Ley Nº XIII del 23 de mayo de 1878 decreta nuevamente la creación de una Oficina de Archivos Judiciales
Funciones: Estaba a cargo de un Archivero Cartulario de
nombramiento del Poder Ejecutivo junto a un oficial mayor-escribiente y un amanuense fijo nombrados por la misma autoridad a propuesta del Archivero Cartulario.
El Archivero Cartulario era mayor de edad, ciudadano en ejercicio. Licenciado en Jurisprudencia y de notoria honradez.
Entre las obligaciones del Archivero Cartulario se encontraba organizar, ordenar y conservar el archivo, como se prescribe en el artículo 16 de la citada ley.
El archivo republicano Art. 16º
formando de los expedientes numerados, colecciones de año por el de su fenecimiento, con separación de materias
llevando de todos y de la propia manera un inventario general para los negocios verbales y otro para los escritos, conteniendo en una columna, el nombre y apellido del actor; en otra, sucintamente, el objeto del asunto; en otra, la fecha de su iniciación; en otra la de fenecimiento; en otra, su número de orden de la colección respectiva; y en la última, el que le toque en la serie general de piezas del archivo.
También a de llevar, á intento de facilitar el registro, un índice de lo verbal y otro para lo escrito, en series alfabéticas por la inicial del primer apellido del que promovió, ó a cuyo nombre se promovió el asunto, el cual índice ha de contener en columna el apellido correspondiente á la inicial respectiva, y nombre adjunto de la persona demandante; el nombre y apellido de la demandada, habiéndola; una breve determinación del asunto
El archivo republicano
Decreto Nº XXI del 29 de marzo de 1885 en que se organiza las Secretarías del Estado y se crea un archivo ministerial.
"Archivo de los Ministerios" a cargo de dos empleados, denominados 1º y 2º archiveros.
Funciones: “ ..debidamente arreglados por orden de fechas,
registrados en un índice que se abrirá para cada secretaría y custodiados bajo la responsabilidad de dichos archiveros..”
El archivo republicano
La creación de la figura jurídica del archivero es un avance muy importante porque permitió sentar las bases de su profesión, como aquella persona encargada de organizar, facilitar y conservar adecuadamente la documentación producida por el Estado.
No obstante, el incipiente desarrollo educativo de la época no debió favorecer la formación o entrenamiento de archiveros profesionales, de manera que no se sabe si este decreto se puso en práctica y alcanzó los objetivos propuestos.
La organización archivística en los Archivos Nacionales
Los Archivos Nacionales Decreto XXV del 23 de julio de 1881 Su creación, que no debe verse como un
hecho aislado de puro interés historicista, fue una iniciativa de León Fernández Bonilla quien después de visitar importantes archivos europeos y americanos decide reunir en un solo lugar la documentación histórica de nuestro país.
Reglamento de 1902 Organización: formación científica de
prontuarios o índices Catalogación: estudio del documento y redacción
del contenido en fichas983
Reglamento de 1902 Clasificación
Sección Legislativa Sección Administrativa Sección Histórica Sección Jurídica
Clase Serie Materia Asunto Expediente o documento
Carátula de documento de la Sección Jurídica
Ficha de la Sección Jurídica
Reglamento de 1931 Indices de los Archivos Nacionales:
Repertorio: registro de diversos asuntos y materias denominadas secciones, clases y series
Catálogo: procedimiento analítico de clasificación que conducirá directamente al documento
Inventario: relación suscinta de los documentos Registro: para la salida y entrada de documentos Indice: se forma de las papeletas auxiliares
colocándolas de manera que los apellidos y nombres de las partes queden en órden alfabético
Descripción documental
