E. Cabezas B., 2007 - … · El concepto de preservación documental se ha introducido muy reciente...

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Cabezas Bolaños, EstebanManual de presenvación para archivos costarricensesEsteban Cabezas Bolaños. -2 ed. -San José, C.R.:E. Cabezas B., 2007212 p. ; 22x20 cm.

ISBN: 978-9977-12-965-5

1. Conservación Preventiva-Papel. 2. Archivoeconomía

3. Restauración. 4. Encuadernación. 1 titulo

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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN 4

UNIDAD I: GENERALIDADES SOBRE LA CONSERVACION DOCUMENTAL EN COSTA RICA 91.1 Introducción 101.2 La Conservación y los Archivos en Costa Rica 11

1.2.1 Los orígenes de la archivística en Costa Rica 111.2.2 El desarrollo archivístico después de la independencia 181.2.3 La creación de los Archivos Nacionales 221.2.4 La aplicación de las nuevas técnicas de conservación documental 26

UNIDAD II: LOS SOPORTES ESCRIPTORIOS 31

2.I Introducción 32

2.2 Primeros Soportes Documentales 34

a. El Papiro 35b. Tablillas 36c. El Pergamino 36d. El Amatle 37e. El papel 39

2.3 Nuevos Soportes 46

a. La Fotografía 49b. Novísimos soportes 56b.1 Tarjetas perforadas 57b.2 Dispositivos de almacenamiento magnéticos. 59b.3 Discos Flexibles 59b.4 Dispositivos de almacenamiento óptico. 62b.5 Dispositivos de almacenamiento digital. 63b.6 La Fotografía digital 64

UNIDAD III: LAS TINTAS 67

3.1 Introducción 68

3.2 Historia 68

3.3 El lápiz 71

3.4 Impresiones modernas 71

3.5 Las tintas negras 72

UNIDAD IV: FACTORES DE DEGRADACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 79


4.2 Tipos de Degradación internos 814.2.1. Oxidación 81

4.3 Factores de degradación externos 88

4.3.1 Condiciones ambientales 884.3.2 Agentes físicos 944.3.3 Agentes químicos 964.3.4- Agentes biológicos 974.3.5- Factor tecnológico 102

UNIDAD V: SUSTITUCIÓN DE SOPORTES 105


5.2 Trascripción 107

5.3 Fotocopiado 108

5.4 La microfilmación 108

5.5 La digitalización 111

UNIDAD VI: ARCHIVOECONOMÍA 117


6.2 El emplazamiento para un edificio de archivo 118

6.3. Diseño del archivo 120

6.4 Áreas del archivo 122

6.4.1 Área reservada o de depósito 1226.4.2 Área privada o administrativa 1256.4.3 Área pública o de consulta 1256.4.4 Áreas anexas 125

a. Área de Restauración 125b. Área de encuadernación. 127c. Área de descontaminación 128

UNIDAD VII: ADMINISTRACION DE UN PROGRAMAEN CONSERVACION PREVENTIVA PARA ARCHIVOS 135


7.2 La Conservación Preventiva 137

7.2.1. Diagnóstico 1387.2.2 Personal y usuarios 1437.2.3 Documentos vitales 144

a Elaboración de un programa para documentos vitales 145b Razón de un programa para documentos vitales 145c Responsabilidad para cuidar documentos vitales 146d Identificación de documentos vitales 146e ¿Qué es un documento vital? 148f Categorías de documentos 149

7.2.4 Mantenimiento de las instalaciones 1517.2.5 Prevención y control de desastres 153

a Incendios 155b Inundaciones 155c Prevención y combate de insectos y roedores 156

7.2.6 Mejoramiento y control de las condiciones ambientales 1587.2.7 Concientización de los trabajadores y del público usuario 1597.2.8 Conservación del acervo 161

a Conservación de documentos de gran formato 161b Conservación de Material Fotográfico 165c. Conservación de soportes magnéticos 170d. Conservación de documentos digitales y electrónicos. 171

7.3 Plan de prevención de desastres 178

1ª fase- Prevención 1792ª fase- Preparación 1793ª fase- Respuesta 1804ª fase- Recuperación: 180

UNIDAD VIII: LA CONSERVACIÓN CURATIVA O RESTAURACIÓN DOCUMENTAL 185


8.2 Las técnicas de restauración 187

8.2.1 Ficha clínica 1878.2.2 Desarmado del documento o libro 188

8.3 Procedimientos de Restauración 190

8.4 La encuadernación 193

8.4.1 La encuadernación en Costa Rica 1958.4.2 Restauración de libros

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BIBLIOGRAFÍA 205

INTRODUCCIÓN

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MANUAL DE PRESERVACIÓN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES

INTRODUCCIÓN

La Preservación Documental es una de las actividades fundamentales de la Archivistica, junto a la clasificación, la ordenación, la descripción, la selección y la difusión. Todas ellas son piezas de un engranaje que deben funcionar sincronizadamente para garantizar un adecuado tratamiento documental.

El archivísta Cesar Gutiérrez nos enseña en su Archivísticas que “...nadaorientamejorlavida de los hombres que los archivos. Estos reflejan la experiencia, señala los acontecimientos, indican o sugieren los caminos por seguir” porque la archivística es aquel conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en razón de un tramite y conservados en vista de algún uso.1

Citando las palabras del maestro Elio Lodolini, Cesar Gutiérrez afirma que para hablar de archivo es necesario tener dos elementos: el conjunto orgánico de los documentos que lo constituyen y el conjunto orgánico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos. Lo anterior, sin dejar de lado archivos especializados y colecciones documentales porque sus unidades constitutivas pueden tener un origen archivístico separado del contexto o desagregado en un nuevo conjunto. Pese a esto, el documento no deja de ser un bien valioso por conservar y servir.

De las múltiples definiciones de archivo que los manuales y tratadistas nos puedan entregar podemos concluir que la archivística es aquella disciplina encargada de procesar la información contenida en los documentos, de crear la estrategia mas apropiadas para difundirla y de establecer las medidas pertinentes para una correcta conservación tanto del soporte original como del contenido informativo.

Pese a esto, los seguidores de la sociedad de la información han presionado en los últimos años para dar un mayor énfasis al desarrollo tecnológico en los archivos, con el fin de mejorar y garantizar el acceso y difusión de la información de la manera más apropiada. Lo anterior esta bien, pero a traído como consecuencia un mayor énfasis en la descripción y la difusión desplazando la conservación a un segundo plano. Frente a esta posición, los archivistas deben presionar por una mejor capacitación, equipo, materiales y presupuesto para hacer frente al deterioro de sus documentos.

La conservación de documentos es un conjunto de técnicas, procedimientos y tratamientos de cualquier naturaleza preventivos o curativos que tiene por objeto garantizar la durabilidad de los soportes documentales y de la información contenida en ellos que ha sabido mantener su posición como una de las principales actividades archivísticas.

El concepto de preservación documental se ha introducido muy reciente en la historia de la archivística, producto de la experiencia causada por desastres humanos y naturales, especialmente los generados durante las dos guerras mundiales en Europa.

1 C. Gutiérrez Muñoz. Archivísticas. 2001. Pág. 10

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ESTEBAN CABEZAS BOLAÑOS

Es así como surge la preservación documental como el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo. Abarca aspectos gerenciales y financieros, acondicionamiento de locales de trabajo y almacenamiento, capacitación del personal y la adopción de políticas, técnicas, planes de acción y métodos destinados a salvaguardar el contenido físico e informativo de un archivo.2

El termino preservación procede del latín “prae venire” y significa disponer con antelación las cosas necesarias para un fin. Su uso proviene del ámbito anglosajón, y se empezó a usar durante la década de 1980.

De esta manera la Preservación se divide en dos frentes: la conservación preventiva y la conservación curativa o restauración.

La Conservación preventiva es una serie de políticas y prácticas que tienen por objeto específico evitar o aplazar el deterioro de un documento. Su objetivo es garantizar la transmisión de un documento en su forma y contenido a las futuras generaciones a través de actuaciones que eviten la alteración de sus materiales y su función. Esto lo logramos aplicando métodos y técnicas de tipo activo y pasivo. 3

La Conservación curativa o restauración comprende una serie de procedimientos activos de conservación destinados a mejorar el estado físico de los documentos estropeados con el fin de restituirlos, en la medida de lo posible, a su estado original.4

Esto significa actuar sobre un documento dañado y restituirle su condición original, basado en una metodología científica y bases previas de investigación dirigidas a restituir al documento su integridad y, cuando sea preciso, el uso.

El poder establecer una plan de preservación en un archivo es un reto, porque exige del profesional mucho conocimiento, el estar abierto y receptivo a los cambios científicos y tecnológicos que se dan a diario en materia de conservación y restauración.

El marco legal también debe tomarse en cuenta, ya que Costa Rica desde su independencia del Imperio Español en 1824, a promulgado una serie de leyes, decretos y ordenes para garantizar el buen orden y conservación de los archivos estatales. Este proceso culminó con la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, una de las primeras leyes nacionales de archivos en Latinoamérica.

La Ley del Sistema Nacional de Archivos fue un logro nacional y debemos entender que la legislación archivística de un país deber estar dirigida al derecho a la memoria colectiva y nacional, de manera que el marco legal permita conservar documentos, ya sean de 100

2 M. Roper. Planificación, equipo y provisor de personal de un servicio de preservación y conservación en archivos. 1989. Pág. 2. � M. Roper. Planificación, equipo y provisor de personal de un servicio de preservación y conservación en archivos. 1989. Pág. 2. 4 M. Roper. Planificación, equipo y provisor de personal de un servicio de preservación y conservación en archivos. 1989. Pág. 2.

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o 5 años, cuyo contenido clave sea esencial para la investigación, la toma de decisiones y la transparencia de la gestión administrativa.

El instrumento de estas políticas en Costa Rica son los Comités Institucionales de Selección y Eliminación Documental y el Comité Nacional de Selección y Eliminación Documental que llevan a la práctica una eliminación documental controlada, con el fin de dar espacio y recursos a los documentos que deben ser conservados. También nos ayuda a identificar cuales documentos son de valor permanente, de esta manera podemos crearlos con materiales de conservación y preservarlos con los mejores medios a nuestro alcance.

El valor informativo de un documento y su conservación la podemos establecer en tres niveles:

Documentos de valor histórico; cuya conservación debe dirigirse a salvaguardar el contenido informativo y su soporte original. Se ubica en la etapa final del ciclo archivístico y se resguardan en los archivos históricos. Llegan procedentes de las oficinas productoras por medio de un acta de entrega o lista de remisión que sirve como control de lo recibido y en que estado. En su destino final debe ser registrado en un libro de control en donde conste su origen, fecha de ingreso, volumen y demás datos necesarios.

Documentos con valor administrativo/histórico; son aquellos en que lo importante es salvaguardar la información. Se ubica en los primeros ciclos de vida de la documentación, en archivos de gestión y centrales donde se aplican actividades archivísticas como la clasificación, ordenación y descripción. En esta etapa lo importante es la conservación de la información sobre el soporte, de manera que podemos aplicar técnicas de reprografía como la digitalización o microfilmación para garantizar una adecuada preservación.

Documentossinvalor: son aquellos que después de cumplir con su vigencia administrativa y legal pueden ser eliminados por no contar con un valor histórico o testimonial. En Costa Rica se establece los plazos para la eliminación documental por medio de la Tabla de Plazos de Conservación, previo conocimientos de los fondos, series y unidades documentales que custodiamos.

Lo anterior nos lleva a la definición de soporte documental, como aquel medio físico, digital o electrónico capaz de dejar impreso, almacenar o transmitir una información. Pero el soporte de un documento de archivo también puede contener otros elementos y funciones como lo son el material con que se fabrico, los elementos sustentados y las encuadernaciones.

El análisis del soporte nos genera la separación de documentos por su naturaleza y formatos. Esto ha generado estragos en fondos y colecciones porque corrompe el orden natural de los documentos, genera separaciones artificiales. Solo se justifica cuando por

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sus dimensiones o tipo de soporte lo exija, dejando siempre un testigo y bien documentada su separación.

El análisis del soporte también determina su conservación. Pero la conservación de los documentos de archivo presenta un común denominador, la prevención de su deterioro por factores que son fácilmente identificables lo cual nos lleva a los planes de Conservación Preventiva.

Su implementación data de finales del siglo XIX y entonces como ahora su entendimiento se centra en el conjunto de medidas utilizadas para controlar las causas que originan el deterioro físico de los documentos, consiguiendo con su aplicación dos objetivos: preservar los documentos en su forma física original y/o preservar el contenido intelectual de la información registrada en los mismos.5

Es importante conocer los factores que inciden en el deterioro de los documentos de archivo, porque así conoceremos las medidas para contrarrestarlos. De igual forma no podemos limitarnos a un solo tipo de soporte, el desarrollo tecnológico y científico de los últimos 150 años han desarrollado toda una gama de soportes no tradicionales como lo han sido la fotografía, las películas cinematográficas, las microfichas, las bandas magnéticas, los videos y casettes, los discos de vinilo y las memorias ópticas, entre otras.

Lo anterior no quiere decir que al establecer una serie de políticas y medidas preventivas se conserven todos los fondos o colecciones permanentemente, o que éstos reciban idénticos tratamientos de conservación. Para ello es necesario establecer políticas de preservación adecuadas a las características propias de cada unidad de información dentro del marco institucional, local o nacional.

El presente manual esta dirigido a los estudiantes de Archivística y a los profesionales en archivo que desempeñan sus funciones, muchos sin las condiciones mínimas requeridas. Por ello ponemos a su disposición este manual como una herramienta para que puedan orientarse a la hora de diagnosticar el estado de sus archivos, plantear mejoras en las unidades de instalación y físicas, puedan proponer y desarrollar planes de conservación preventiva y poder cumplir de esta manera con el deber de organizar y conservar adecuadamente el patrimonio documental de la nación.

5 M. A. Allo Manero. Teoría e historia de la conservación y restauración de documentos. 1997. Pág. 274.


UNIDAD I

GENERALIDADES SOBRE LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN COSTA RICA

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1.1 Introducción

El tema de la conservación en archivos no es algo nuevo, pero si lo son métodos y prácticas para llevarlo a cabo. Los archiveros siempre han tenido cuidado de evitar el daño que causa la humedad, las plagas o la luz solar, con métodos poco científicos o bien sin comprender cual era el origen del daño, lo que causaba muchas veces que el remedio fuera peor que la enfermedad.

En otros casos pusieron atención al uso de materiales de buena calidad, como estanterías metálicas, o bien de maderas que repelieran insectos como las elaboradas en cedro o similares que además poseen una reconocida función de pulmón estabilizante del microclima en los depósitos. A pesar de esto, se ha generado un rechazo por el uso de este material pese a que nunca han sido causante de incendio (por el contrario maderas como roble, castaño o el fresno presentan propiedades menos inflamables) y que su humedad natural puede incluso combatir por medio de la evaporación el punto de ignición. 6

Pese a estas medidas de conservación, que podríamos considerar muy efectivas, el tema de la conservación desde un punto de vista científico no fue abordado hasta después de la segunda guerra mundial. Los daños causados al patrimonio español durante la guerra civil, la destrucción causada por los bombardeos durante la segunda guerra mundial (por ejemplo en Monte Casino en 1944) o las inundaciones del Arno en Florencia y del Po en Venencia en 1966 son algunos ejemplos que obligaron a los expertos a enfrentarse a la recuperación rápida y eficiente del patrimonio documental y artístico del mundo.

Lo anterior lleva al desarrollo de estudio y técnicas de recuperación que en primera instancia buscaban evitar el daño de las piezas y en caso de necesitar una intervención se desarrollara procurando causar el mínimo efecto o alteración estética e histórica en la pieza.

Es a partir de la década de los 60 que un grupo de científicos, archivístas y bibliotecarios empieza a tener conciencia sobre la importancia de conservar en óptimas condiciones los materiales con soporte de papel, sobre todo libros y documentos. Sus primero estudios llegaron a la conclusión que el estado de las bibliotecas y archivos era realmente desastroso, y que este era la principal causa del deterioro.

La necesidad de conservar la documentación está implícita en el carácter de valor permanente que ésta tiene, el cual determina el grado de difusión informativa de su contenido. Los archivistas tienen la responsabilidad de establecer estos dos criterios de actuación, igual responsabilidad tendrían los bibliotecarios con respecto a los fondos bibliográficos que custodian.

6 M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organización. 1997. Pág. 306

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Es entonces en la década de los años sesenta que se desarrollan diferentes técnicas en archivos y bibliotecas dirigidos a la conservación de sus fondos, tales como la microfilmación y la laminación de sus documentos con acetato celulósico7.

Para el caso costarricense esta corriente llega de una manera muy lenta pero continua, tomando en cuenta que se encuentra en una región tropical donde los factores de deterioro son mas agresivos y que el soporte documental por excelencia ha sido y será por algunos años más el papel. La lentitud de este proceso se dio en primer lugar por nuestra condición de país satélite dentro del orden mundial y porque tradicionalmente a lo primero que se le ha dado importancia en materia de conservación es a piezas arqueológicas, edificios, esculturas y pinturas de gran valor artístico y cultural.

1.2 La Conservación y los Archivos en Costa Rica

El aporte de la archivística al país no es algo nuevo ni se restringe al desarrollo alcanzado en los últimos años, ya que la organización de los archivos siempre ha sido del interés de gobiernos y empresas (aunque muchas de sus acciones no lograron perdurar en el tiempo). Tampoco es novedoso el tema de la conservación en los archivos, no obstante, si lo son métodos y prácticas científicas que se han venido desarrollando, tales como el control de medio ambiente, la calidad del papel utilizado o los generados con las nuevas tecnologías, como fotografías, cintas de audio o video, disquetes y discos ópticos.

La temática de la conservación científica aplicada a los archivos surgió como se mencionó anteriormente cuando un grupo de científicos, archivistas y bibliotecarios empezaron a tener conciencia sobre la importancia de conservar los diferentes soportes que custodiaban.(Sus primeros estudios llegaron a la conclusión que el estado de las bibliotecas y archivos era realmente desastroso,) por las condiciones ambientales en que se encontraban, la calidad de los materiales utilizados y la falta de prevención frente a desastres o posibles factores de deterioro.

1.2.1 Los orígenes de la archivística en Costa Rica

Todavía no se ha investigado a fondo la historia de los archivos costarricenses, sin embargo, uno de los primeros estudios al respecto lo realizó José Monturiol Tenorio en su artículo “Los Archivos de Costa Rica (Resumen Histórico)”8. En el citado artículo, el autor expone la importancia de los archivos y del desarrollo archivístico costarricense desde la colonia hasta la publicación del Reglamento de los Archivos Nacionales en 1902.

7 Plástico delgado libre de ácido, fundido con papel tissue. Sirve para laminar documentos en calor o disuelto en acetona.8 En: Cesar Nieto, ed. INDINAPOLIS, Revista General Centro Americana. S.F.

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También se debe destacar el trabajo de tesis presentado por el historiador José Francisco Murillo Delgado; El Archivo Nacional, Evolución Histórica (1881-1979) el cual da una visón general de las actividades realizadas por esta institución durante casi cien años, cuna y pilar fundamental de la archivística costarricense moderna.

El aporte en este tema dado por el Archivo Nacional a través de sus ciento veinticinco años es de igual manera muy significativo. El mejor aporte lo ha dado a través de los artículos publicados en su revista y por medio de exposiciones en la Sala León Fernández Bonilla donde se ha documentado como la archivística estuvo presente en el proceso de conquista y colonización española, en la formación del estado nacional costarricense, y en las primeras instituciones estatales hasta llegar a nuestros días.

Es por ello que en la actualidad tenemos la certeza de que los archivos costarricenses surgen junto al proceso de conquista y colonización española llevada a cabo desde el siglo XVI. Dicho proceso incluyó la fundación de ciudades y villas con sus respectivos cabildos, creados por el poder real a semejanza de los municipios centralizados de la baja edad media española. Sus miembros eran los alcaldes ordinarios y los regidores siendo presididos por el gobernador o un alcalde.

En el caso de Costa Rica, los primeros archivos se localizaron en los Cabildos de Cartago y Esparza; posteriormente, surgirían otros en Villa Vieja (Heredia), Villa Nueva (San José) y Villa Hermosa (Alajuela). Pero, sin lugar a dudas, el principal archivo de la provincia se ubicaba en Cartago, con carácter administrativo, judicial y notarial a cargo de un secretario archivero.

Entre las atribuciones de los cabildos se encontraba el nombramiento de los alcaldes ordinarios, tribunales de apelación de causas falladas por la Justicia Ordinaria en primera instancia, el cobro de impuestos, el fomento y desarrollo de obras públicas, el repartimiento de indios, la concesión de tierras y agua, el ingreso y archivo de la correspondencia real y llevar un libro de actas, entre otras funciones.9

Para cumplir con estas obligaciones, estas instituciones coloniales, estaban integrados por un Alcalde Mayor, dos Alcaldes Ordinarios, y los Regidores, precedidos por el Gobernador de la provincia o por un lugar teniente de éste, en las ciudades cabeceras. Además de él, formaban parte los Oficiales Reales, el Alférez Real o custodio del estandarte y el Alguacil Mayor. 10

Según José Francisco Murillo, sobre estas personas se ejercía un estrecho control burocrático que implicaba una constante producción y recepción de papelería escrita con la cual se registraban, comunicaban, autorizaban y desechaban acuerdos reales.11

Lo anterior estaba regulado por Las Leyes de Indias ( Nº 17, tit. 9, Libro 4; Nº 18-19 tit 9, Libro 4; nº 20, tit 9, Libro 4) donde se autorizaba al Ayuntamiento reunido, para que

9 Murillo Delgado, J. F. El Archivo Nacional Evolución Histórica (1881-1979). 1980. Pág. 3110 Ídem.11 Ídem.

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abriera las Cédulas Reales recibidas, cuando su contenido ordenaba asuntos de gobierno y de interés general. Los documentos originales debían ser guardados en el archivo, después de sacarles copia, en un libro que para el efecto debía llevarse; el mismo requisito se establecía para las cartas oficiales enviadas. 12

También la ley determinaba que cuando un juez o cualquier otra persona solicitara un documento se le facilitara una copia y bajo ninguna circunstancia el original. Además, estos originales debían conservarse en un mueble especial ubicado en la Sala Capitular, el cual debía de tener tres llaves, una en poder del Alcalde Ordinario más Antiguo, otra en poder de un Regidor, y la última la conservaba el escribano del Cabildo. Todos ellos, debían estar presentes a la hora de abrir y cerrar de dicho mueble. 13

Como podemos apreciar, la legislación indiana buscaba una adecuada organización y conservación de la documentación a través de estas medidas. Para el caso costarricense su aplicación fue muy efectiva, porque permitió que llegara hasta nuestros días una cantidad muy importante de documentos, que en la actualidad conforman la Serie Cartago custodiada en el Archivo Nacional y que en palabras de José Monturiol, contiene el germen constitutivo de la historia de Costa Rica durante la colonia y los primeros días de vida independiente.14

Pese a toda esta legislación, el archivo de la ciudad de Cartago no debió estar muy bien atendido en sus primeros años de existencia. Así lo documentó Bernardo Augusto Thiel, al reunir información para sus Datos Cronológicos para la Historia Eclesiástica de Costa Rica en el que descubre que la mayoría de los documentos del siglo XVI ya habían desaparecido pocos años después de ser creados. 15

En 1637, el cura de Cartago don Baltasar de Grado, hace una anotación al margen en que relata que existía un libro de bautismo más antiguo, pero que al igual que muchos libros del siglo XVI se habían perdido porque el papel era de mala calidad “…mojado, porhoso que no se podía escribir en él.”16 En la actualidad sabemos que ese papel no era de mala calidad, lo que fallo fue las condiciones de conservación y la falta de cuidado por parte de los encargados de custodiar estos documentos.

En 1660 y tras casi cien años de la entrada de Juan de Cavallón a Costa Rica y la producción de los primeros documentos coloniales, el Alférez don Juan López de Ortega denunció el incumplimiento de la legislación y planteó una solicitud al cabildo con el siguiente razonamiento;

“ ... el Rey Nuestro Señor, que Dios guarde, tiene dispuesto por sus reales ordenanzas que en todas las ciudades de sus reinos, los Cabildos de ellas tengan una caja con tres llaves y que en ella se tengan las cédulas reales,

12 Ídem.Pág. 3213 Ídem. Pág. 3314 Monturiol Tenorio, J. Los Archivos de Costa Rica. Pág. 415 Thiel, B. A. Datos Cronológicos para la Historia Eclesiástica de Costa Rica. Pág. 53.16 Thiel, B. A. Datos Cronológicos para la Historia Eclesiástica de Costa Rica. Pág. 53.

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ordenanzas y libros de Cabildo y por no haberse observado en esta ciudad yconlamuertedelosescribanosquehuboenellanosehallannisesabede dichos papeles...”17

Según el historiador Norberto de Castro y Tosi18, con esta preocupación el Alférez don Juan López de Ortega se convierte en el primer historiador costarricense, y en nuestra opinión, el primero en promover medidas de conservación documental. Debemos a su iniciativa la existencia de la ya mencionada Serie Cartago así como las Reales Cédulas y Provisiones y los protocolos de escribanos custodiados actualmente en el Archivo Nacional de Costa Rica. La iniciativa del Alférez no pudo ser más oportuna, porque como el mismo lo denuncia, muchos documentos se encontraban en peligro de desaparecer, razón por la cual pide al Cabildo;

“...sesirvademandarsebusqueen losarchivosquehayenestaciudadcomo son el que fue de Gaspar de Chinchilla, y de los Alférez Luís Machado, Manuel de Flores, escribanos que fueron de esta ciudad los libros de cabildo, cedulas y ordenanzas reales y los demás papeles tocantes a dicho cabildo y que se pongan en la caja de tres llaves que tiene la ciudad... ... y se ponga dicha caja en la sala principal de dicho cabildo...” 19

Al momento de plantear esta solicitud, Juan López de Ortega tenía alrededor de unos setenta años20 y era uno de los miembros más antiguos del cabildo, de manera que pudo observar a lo largo del siglo XVII el desarrollo y crecimiento de la Ciudad de Cartago y conocer el destino de la documentación que reclamaba. Lo anterior, se fundamenta en que los protocolos más antiguos que se conservan en el Archivo Nacional son, precisamente los de Gaspar de Chichilla, seguidos por los de Luís Machado (fallecido en 165�) y de Manuel de Flores (fallecido en 1655).

Después de la muerte de estos escribanos, la documentación debió quedar en poder de sus herederos. Preocupado el Alférez por la conservación de estos documentos públicos y legales, decide plantear la solicitud al Cabildo para su recuperación y así garantizar su seguridad, en pro de la comunidad y de los intereses de la corona.

Por estas razones, el Cabildo en pleno ordena:

“...se dé comisión á personas de negocios que sepan ver y juntar las que puede haber habido y haya en esta ciudad, así en los oficios de los escribanos que han sido en esta Ciudad como en los de los vecinos de ella, y atendiendo la propuesta de su merced, los dichos señores unánimes y conformes cometieron las búsqueda de todos los papeles, provisiones y cédulas que

17 Archivo Nacional. Serie Cartago, número 1117. Folio 85f18 Castro y Tosi, N. de Juan López de Ortega: primer historiador de Costa Rica? 1966.19 Archivo Nacional. Serie Cartago, número 1117. Folio 85f20 Según Norberto de Castro y Tosi, don Juan López de Ortega era hijo bastardo de Juan López y Juana Pavón y debió nacer entre 1587 ó 1588.

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en su favor de esta Ciudad hubiere... ...saquen de cualesquier estado que sean, saquen los dichos papeles y juntos los enteren en la caja de tres llaves que está en este cabildo donde hallan de estar y estén junto con los libros de él..”. y además agregan “...se les notifique a los alcaldes ordinarios que han sido en esta ciudad desde el año cincuenta y cinco hasta hoy, se hagan dichas notificaciones y se les mande por los dichos Señor Alcalde, Regidor y Procurador entreguen los papeles que en su poder se hubieren fulminado y estuvieren, por inventario, para que los papeles que hubiere, así escrituras como pleitos civiles y criminales... 21

Dicha orden se llevó a cabo y se pudo rescatar mucha de la documentación antigua de Costa Rica, la cual se ha conservado hasta nuestros días. Esta acción estuvo acompañada de otra medida de precaución con el fin de evitar la pérdida o futuros extravíos de documentos, que consistió en que el primer día de cada año (en que se elegía nuevo cabildo) se entregaran los papeles “... dándole dichas llaves á quien las haya de tener... ... entregándole al alcalde que dejara la vara a quien la tuviere.” 22

Es importante resaltar como el Cabildo establece un procedimiento para la búsqueda de documentos nombrando a las personas más apropiadas para la ubicación e identificación. Así mismo, se solicita a los alcaldes ordinarios de los últimos cinco años la entrega de la documentación custodiada por medio de un inventario.

No obstante, como señala Norberto de Castro y Tosi, es una lástima que no sobreviviera el inventario que debió surgir de esta iniciativa. De ser así, se podría comparar con el Índice General de los Documentos del Archivo de Cartago, el Índice de Mortuorias del Archivo de Cartago y el Índice de los Expedientes Civiles y Criminales del Archivo de Cartago, todos ellos publicados por el Archivo Nacional en sus primeros años de existencia.

También lo podríamos comparar con el actual inventario que mantiene esta institución, de esta manera, sabríamos la cantidad de documentos recuperados y cuales lograron sobrevivir hasta nuestros días.

No obstante y gracias a estas medidas iniciadas en 1660, ha llegado hasta nuestros días una cantidad muy significativa de documentación relacionada con la dominación española en nuestro país. Como podemos apreciar en el cuadro Nº1, los cabildos y gobernadores de Costa Rica durante el período colonial elaboraban inventarios de los documentos que conservaban en el archivo, especialmente al darse cambio de autoridades por muerte o relevo.

Es probable que la mayoría de los inventarios elaborados durante la colonia se perdieran, pero los que han sobrevivido demuestran una preocupación de las autoridades coloniales

21 L. Fernández Bonilla. Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pág. 24922 L. Fernández Bonilla. Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pág. 249

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por mantener la documentación en orden, accesible y conservada, con el fin de controlar la pérdida, destrucción o sustracción de documentos del archivo.

Pese a estas iniciativas, la situación archivística no parece mejorar porque el robo o pérdida de documentos durante la colonia continuó. Por ejemplo, en el pueblo de Barba, el Padre Guardián Fr. Bernardino de Cantillo, en una nota al libro de bautismos escrita el 9 de julio de 1741, certifica el bautismo de un niño en 17�5 “… advirtiendo que el libro en que estaba asentada esta partida, fue a parar al hocico de un perro, que lo despedazó en el afán de comerse la cubierta que era de cuero crudo…”.2�

Cuadro Nº 1

Inventarios y demás instrumentos descriptivos elaborados en el período colonial custodiados por el Archivo Nacional de Costa Rica.

Serie Número Contenido Año

Cartago 1093 Real cédula del 7 de octubre prohibiendo que los archivos de las ofi-cinas de autoridades de Indias saquen los libros y documentos con instrucciones para obtener los datos que se requieran.

1764

Cartago 603 Inventario de los protocolos, causas mortuales, civiles y crimina-les existentes en el archivo de la Ciudad de Cartago, desde el año de 1607 hasta 1773, elaborado por el Gobernador José Joaquín de Nava.

1773

Cartago 930 Inventario del archivo de Cartago. 1776

Cartago 669 Inventario del Archivo de la Ciudad de Esparza, formado por el teni-ente de gobernación interino don José León de Bonilla, por muerte del propietario don José Blanquizal.

1777

Cartago 681 Don Pedro Alcantara Zamora teniente del Valle de Matina hace in-ventario del archivo de la comandancia.

1777

ComplementarioColonial

542 Inventario del archivo de Bagaces. 1785


3591 Inventario formado en Matina de los papeles del archivo del mando político.

1803


1574 Inventario del Archivo de Esparza 1804

Cartago 1108 Índice de los documentos de Cartago de 1607 a 1806. 1806

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Sala de consulta, fichero colonial.

23 Prado Sáenz, E. La orden franciscana en Costa Rica. Pág. 149.

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Un segundo caso se plantea en 1804, don Sebastián de Guevara Alcalde 2º de Cartago, en una denuncia que presenta contra el gobernador don Tomás de Acosta por haber trasladado el archivo del cabildo a su casa de habitación.

El denunciante asegura “...que cuándo no ha habido escribano en esta dicha ciudad (Cartago) y ha estado el archivo de ella a disposición de los alcaldes ordinarios y regidores se han experimentado muchas sustracciones de causas y protocolos y otros documentos aun con perjuicio de los interesados...”24

En su defensa, el gobernador Acosta justifica el traslado “... de este archivo de la fe publica que tanto ha padecido y padece por la substracción y perdida de papeles en el tiempo que estuvieron a la voluntad de todos en el cuarto que indebidamente llamaron Archivo de Cabildo cuándo lejos de serlo era lugar de las tertulias y paraje donde se arrestan las personas distinguidas y donde algunos alcaldes dan audiencia; abusos no menos perjudiciales así para la de los presos y para el secreto y circunspección que exige la audiencia de las partes y despacho de los jueces pues casi a su puerta se hace diariamente el mercado...” 25

Estas observaciones del gobernador Acosta son muy reveladoras porque denuncia la falta de un espacio adecuado, medidas de seguridad y de una persona encargada de custodiar, organizar y facilitar el archivo del cabildo de Cartago.

Además, podemos apreciar en estas líneas como se utilizaba el archivo para diversos fines, entre ellos: como una celda para las personas más “distinguidas”, situación muy peligrosa al ser quienes tenían más probabilidades de tener conocimientos de lectura y de esta manera causar mayor daño a los documentos. De igual forma, el deterioro que pudo provocar la cercanía del mercado, por medio del robo, ingreso de polvo u otros factores que debieron causar algún tipo de mal en los documentos.

No obstante, este caso también pone en evidencia la preocupación, de ambas partes representadas por el Gobernador y el Alcalde, por mantener en buen estado los archivos de la provincia. De esta manera, y fundamentándonos en la legislación indiana podemos considerar que el desarrollo archivístico costarricense no es algo nuevo. La archivística como herramienta en el manejo de la información cumplió su papel cuando las autoridades coloniales destinaron un espacio físico para albergar los documentos, una persona que los organizara y la elaboración de inventarios.

Otra causa de factor de deterioro en los documentos coloniales fue los desastres naturales, en Nicoya hubo incendios en 1634, en 1687 y en 1768. El más serio fue del 23 de agosto de 178�, causado por la caída de un rayo, que “…redujo a cenizas toda la casa del curato, archivo de papeles de la iglesia con las arcas y caudales de las cofradías, sus libros de cuentas, de escrituras, y así mismo los de bautismos, entierros y casamientos, sin que se pudiese controlar el incendio por mas diligencias que se pusieron.” 26

24 Archivo Nacional. Serie Guatemala, número 830. Folio 4f. 25 Archivo Nacional. Serie Guatemala, número 830. Folio 10v. 26 Cabrera, V. M. Documentos para la Historia Eclesiástica de la Parroquia de Nicoya. Pág. 302.

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Pese a lo escrito en materia archivística por la legislación vigente, debemos reconocer que del período colonial ni heredamos una tradición archivística ni generaciones de archiveros que velaran por la adecuada organización y conservación documental. Aún así, esta fue la realidad a nivel mundial y mientras los Archivos Nacionales de Francia apenas ponían a disposición de la investigación los registros del antiguo régimen y los archivos de Simancas e Indias custodiaban la memoria documental española y de las indias, la cual ha sobrevivido casi intacta hasta nuestro días, la pequeña y periférica provincia de Costa Rica no era ajena al movimiento archivístico que se iniciaba en Europa.

1.2.2 El desarrollo archivístico después de la independenciaEl desarrollo archivístico costarricense toma un nuevo impulso a partir del proceso de independencia en 1821 con el nacimiento del estado costarricense. Este generó una ampliación del aparato burocrático y con él nuevos archivos que con el tiempo aumentaron y demandaron espacio para su organización y conservación.

El ordenar y centralizar los archivos del estado costarricense fue una idea permanente durante el siglo XIX, sin ser algo improvisado ya que se conocía la manera adecuada de ejecutarlo. El 30 de agosto de 1822, por una resolución dada por la Junta Gubernativa, se autoriza que las causas civiles y criminales, expedientes y demás documentos públicos producidos por los ayuntamientos y que fueran emitidos por los tenientes de gobernación u otras autoridades coloniales, fueran devueltos a sus respectivos ayuntamientos, con el fin de ser archivados en su lugar de origen.27 Así, podemos observar la aplicación lógica del principal postulado de la archivística: el Principio de Procedencia.

Igualmente, la idea es promovida por el bachiller Osejo en sus Lecciones de Geografía (18�1) quien propone a los ciudadanos conscientes de la historia patria, devolver aquellos documentos públicos que permanecieran en su poder. 28

Paralelamente, se evidencia el interés de las autoridades para organizar los archivos del estado y darles las condiciones adecuadas. Una de las primeras medidas la podemos apreciar en una orden del 14 de octubre de 1824 en que el Supremo Gobierno establece que la Secretaría de Estado contará con un Oficial Mayor que “... deberá correr con orden y arreglo del archivo, separación de los decretos, órdenes y comunicaciones llevándolas en legajos por meses. Cargará la llave del archivo y distribuirá el trabajo entre los oficiales...” Además le facilitaban todos los suministros necesarios para su desempeño, al indicar la orden “... Debiendo estar el edificio del despacho provisto de todo lo suficiente y necesario en él, la caja principal lo proveerá de mesas, tinteros, carpetas y demás utensilios...” 29

27 F. M. Iglesias. Colección de documentos relativos a la independencia. 1900, tomo II. Pág. 20428 L. Fernández Bonilla. Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1964, tomo I. Pág. III29 Colección de Decretos y Ordenes de la Legislatura del Estado. 1824-1826. 1886. Pág. 26.

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De la cita anterior, se desprende la garantía de que la documentación debe ser ordenada y conservada adecuadamente, pero podemos detectar la falta del archivero como encargado de llevar a cabo esta labor ya que esta se le asignaba a un Oficial Mayor.

Posteriormente, surge la figura del Secretario como el encargado de llevar a cabo el trabajo de archivista. Así, en enero de 1831, se escribe un Proyecto de Reglamento Interno de la Corte Suprema de Justicia donde se incorpora entre las funciones del secretario el mantener en “... buen orden y arreglo de papeles corrientes y que existan en el archivo y secretaría. Formará índices alfabéticos de ellos, principalmente de las Leyes Federales ydelEstado...”30

Pese a esto, el panorama archivístico no parece mejorar, y para 1848 se crea una comisión, encabezada por Francisco María Oreamuno, para el estudio de los archivos. En el informe dado por la comisión, y publicado en el Diario La Paz y el Progreso, se decía que los documentos más antiguos encontrados en el archivo del Ayuntamiento de Cartago databan de 1650 (aunque los inventarios del siglo XVIII registran documentos desde 1607) y se quejaba de no encontrar datos referentes a la fundación de la ciudad y sus primeros pobladores. 31

Sin embargo, con el tiempo y con el crecimiento del aparato burocrático se empieza a desarrollar una legislación más adecuada para la organización de documentos. En 1859 por Decreto Nº 4 se crean Archivos Judiciales en las cabeceras de provincia, con la justificación de que los continuos traslados de los documentos generaban su pérdida o destrucción. Además, los protocolos y expedientes de los juzgados de cada provincia son asignados bajo responsabilidad de un funcionario especial.

Este decreto es el primero en la legislación costarricense que establece las instrucciones para organizar adecuadamente un archivo bajo la responsabilidad de un archivero. En dicho decreto, podemos leer que en “... las cabeceras de provincia (habrá) un archivo general judicial en donde se custodia todos los expedientes, causas, protocolos y demás instrumentos así como de los municipales. Este archivo estará a cargo de un empleado de nombramiento del Supremo Poder Ejecutivo á propuesta de terna de la Suprema Corte de Justicia...”32

En dichos archivos provinciales, los jueces de 1ª instancia, alcaldes y jueces militares debían transferir, bajo inventario, los documentos a su cargo y además establecía que todos los meses de enero se debían enviar con su respectivo inventario los protocolos, expedientes y causas ya concluidas en sus juzgados durante el año anterior.

30 Archivo Nacional de Costa Rica. Serie Congreso Nº 1363. Folio 20-21.31 Centro de Documentación del Centro de Investigaciones Históricas de América Central. Fondo Carlos Meléndez Chavarri, expediente Nº 571.32 Colección de Leyes y Decretos. 1859.

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También este decreto crea la figura del archivero, asignándole las siguientes funciones:

Formar índices del archivo a su cargo con la debida separación por juicios y por el orden cronológico, agregando cada año los documentos que nuevamente se introdujeran.Mantener el archivo limpio y ordenado de acuerdo al índice o método de ordenación.Sacar con frecuencia las unidades documentales al aire libre y sacudirlos para evitar que los insectos los dañaran.Registrar aquellos documentos que las partes interesadas solicitaran y dar las certificaciones y testimonios que se les pedían con mandato de la autoridad que correspondiera en los casos en que fuera necesario, ha cuyo efecto quedaban investidos de la fe pública y encargados de los demás actos de cartulación en el archivo.Eran responsables de los documentos y demás materiales que desaparecían del archivo.

Los archiveros prestaban juramento ante la Corte Suprema de Justicia y respondían a las faltas cometidas en el ejercicio de sus funciones ante el Juez de 1ª instancia de la respectiva provincia. Su duración en el cargo era la de su buen desempeño.

La creación de la figura jurídica del archivero es un avance muy importante porque permitió sentar las bases de su profesión, como aquella persona encargada de organizar, facilitar y conservar adecuadamente la documentación producida por el Estado. No obstante, el incipiente desarrollo educativo de la época no debió favorecer la formación o entrenamiento de archiveros profesionales, de manera que no sabemos si este decreto se puso en práctica y alcanzó sus objetivos propuestos.

En materia de conservación, la legislación también estableció las pautas necesarias al determinar que los gobernadores de las provincias debían proveer de locales, estantes y todo lo necesario para el funcionamiento de los archivos respectivos, enfatizando en la seguridad. Este último aspecto se refería concretamente a los diferentes factores de deterioro, tales como: el hurto o vandalismo, daños por microorganismos, insectos, roedores y la destrucción de la documentación por un desastre como un incendio o una inundación. No sabemos el éxito o la aplicación que este decreto logró alcanzar, pues solo 15 años más tarde el diputado Miguel Macaya propone la creación de oficinas de archivos en las cabeceras de provincias el cual no fue sancionado.33

La Ley Nº XIII del 2� de mayo de 1878 decreta nuevamente la creación de una Oficina de Archivos Judiciales bajo el razonamiento de que se deben conservar siempre en orden, seguridad y perfecto estado los voluminosos archivos de las Judicaturas Civiles y de Comercio, así como para que los protocolos se lleven convenientemente, y que el despacho de los asuntos sea pronto y expedito.34

33 Archivo Nacional. Serie Congreso Nº 8181.34 Colección de Leyes y Decretos. 1878. Pág. 63.

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También se crea la figura del archivero, como encargado de la oficina dándole las siguientes obligaciones:

Estaba a cargo de un Archivero Cartulario de nombramiento del Poder Ejecutivo junto a un oficial mayor-escribiente y un amanuense fijo nombrados por la misma autoridad a propuesta del Archivero Cartulario.El Archivero Cartulario era mayor de edad, ciudadano en ejercicio. Licenciado en Jurisprudencia y de notoria honradez.Entre las obligaciones del Archivero Cartulario se encontraba organizar, ordenar y conservar el archivo, como se prescribe en el artículo 16 de la citada ley.

Es import ante resaltar que el puesto de Archivero Cartulario debía ser ocupado no solo por un funcionario honrado, sino por un licenciado en jurisprudencia lo cual profesionalizaba el puesto. Por otra parte, es interesante analizar el artículo 16 de esta ley, porque se reglamentó el trabajo que debía desarrollarse en el archivo, para lo cual lo transcribimos completo a continuación:

“ Art. 16º Es deber esencial e ineludible de todo el que en la República tenga a su cargo cualquier Archivo Judicial, arreglarlo y mantenerlo en perfecto estado de orden, seguridad y aseo, formando de los expedientes numerados, colecciones de año por el de su fenecimiento, con separación de materias y llevando de todos y de la propia manera un inventario general para los negocios verbales y otro para los escritos, conteniendo en una columna, el nombre y apellido del actor; en otra, sucintamente, el objeto del asunto; en otra, la fecha de su iniciación; en otra la de fenecimiento; en otra, su número de orden de la colección respectiva; yen la última, el que le toque en la serie general de piezas del archivo. También a de llevar, á intento de facilitar el registro, un índice de lo verbal y otro para lo escrito, en series alfabéticas por la inicial del primer apellido del que promovió, ó a cuyo nombre se promovió el asunto, el cual índice ha de contener en columna el apellido correspondiente á la inicial respectiva, y nombre adjunto de la persona demandante; el nombre y apellido de la demandada, habiéndola; una breve determinación del asunto; el número de la colección en que ha de hallarse el expediente y el que este tuviera en la misma colección. Siempre que en el expediente hubiera mas de un actor ó demandando, basta determinar en el inventario y el índice, el primero mencionado entre los demandantes, y los mismo entre los demandados, usando respecto a los demás el pronombre otros. Tanto en el inventario general como en el índice, habrá fuera de las columnas indicadas, otra transversal para anotaciones.” 35

Y además, se penaliza el daño que se realiza a la documentación, lo cual evidencia conciencia sobre la adecuada conservación tanto del soporte como de la información:

35 Colección de Leyes y Decretos. 1878. Pág. 65.

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“ Art. 19º Queda rigurosamente prohibido, bajo pena de veinticinco pesos de multa, por cada trasgresión, sin perjuicio de las demás responsabilidades: todo entrelineado, toda testadura y todo rapamiento, en el cuerpo de cualquiera escritura pública, bien sea en su matriz, bien en las copias que se saquen, aun cuando tales enmendaduras se salven.” 36

Estos decretos y proyectos demuestran como la Costa Rica del siglo XIX no carecía de un adecuado conocimiento archivístico; por el contrario, la legislación demuestra que se tenía el conocimiento para organizarlos. Pero su aplicación es bastante dudosa, debido a la falta de profesionales y personas debidamente capacitadas que limitaron el desarrollo y la permanencia de archivos debidamente organizados.

1.2.3 La creación de los Archivos NacionalesEn este contexto de leyes y decretos, que buscaban poner orden en los archivos del estado, se da la creación de la oficina de los Archivos Nacionales mediante Decreto XXV del 2� de julio de 1881. Su creación, que no debe verse como un hecho aislado de puro interés historicista, fue una iniciativa de León Fernández Bonilla quien después de visitar importantes archivos europeos y americanos decide reunir en un solo lugar la documentación histórica de nuestro país.

León Fernández era consciente de la importancia de ubicar en un espacio físico seguro la documentación antigua del país, como él mismo lo comenta en el primer tomo de su Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica;

“Habiendo personalmente visitado los archivos y conociendo el lamentable estado en que se hallaban, así como el peligro de que continuaran desapareciendo los documentos, tan luego como, en junio de este año (1881), fui llamado al Ministerio de Hacienda, propuse la creación de un archivo nacional, en donde se recogiera y custodiara toda clase de documentos oficiales anteriores al año de 1850.”37

La creación del Archivo Nacional fue muy oportuna, ya que pese a que se había promulgado una legislación que garantizara el adecuado manejo de la documentación judicial, gran cantidad de documentos históricos estaban desapareciendo. Así lo comenta Francisco María Iglesias Llorente, director de los Archivos Nacionales de Costa Rica (188�-1888) quien se dio a la tarea de reunir la documentación relativa a la independencia. Después de reunir las actas de los ayuntamientos de las principales ciudades notó la falta de las actas relativas al período de la independencia.

Después de buscar y cuando ya había perdido toda esperanza, el señor Bernabé Quirós le entregó un grupo de documentos recogidos de varios rincones y pasadizos en el Palacio Nacional. El señor Iglesias comenta “ ... de aquella acumulación de papeles estropeados y

36 Colección de Leyes y Decretos. 1878. Pág. 66.37 L. Fernández Bonilla. Colección de Documentos para la historia de Costa Rica. 1964, tomo I. Pág. IV

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polvorientos, extraje el tercer día de su examen y arreglo al ansiado documento, que como se ve, estuvo expuesto como tantos otros a desaparecer en algún basurero ó á servir a otros usos como papel inútil.”38

Francisco María Iglesias nos da una visión general de las condiciones de conservación que prevalecían en la época, al relatar como un documento tan importante para la historia patria, como lo es el acta del 29 de octubre de 1821, considerada por algunos como nuestra Acta de Independencia, fue rescatada por un particular de los pasillos y rincones del Palacio Nacional, rescate que ayudó a su adecuada conservación. Esto también demuestra el descuido institucional, la poca seguridad y la falta de locales que tenían los archivos en la época. La creación de los Archivos Nacionales vino a resolver temporalmente esta problemática para los documentos históricos.

Consciente de estos peligros, don Francisco María Iglesias redactó el primer Reglamento Interino de los Archivos Nacionales, que incluía entre otros asuntos: el horario de trabajo de sus funcionarios, registros para correspondencia, certificaciones e índices, reparación de documentos, la prohibición de sacarlos del local a excepción de que fuera para encuadernación o por orden superior. Algunos documentos custodiados en el Archivo Nacional presentan estas primeras reparaciones o restauraciones empíricas en que se utilizaban encolantes de origen vegetal con los que laminaban documentos utilizando papeles finos o tipo copia, un buen ejemplo de esto es el documento de la Serie Guatemala Nº 11.

Estas acciones son descritas por el destacado profesor don José Luís Coto Conde, ex director del Archivo Nacional, en las siguientes líneas “ ... la archivística no había para entonces formulado otras metas que no fueran la de ordenación y conservación para fines de estudio. Se recogió todo cuanto fue posible y se depositó en lugares más seguros. Solo así hemos podido recibir ese legado nacional de cuyo incalculable valor estamos hoy recibiendo sus beneficios...” 39

El profesor Coto Conde nos explica que la tarea visionaria de don León Fernández y otros intelectuales de la época ha rendido sus frutos en la actualidad, al rescatar el patrimonio documental y resguardarlo en lugar seguro. Asimismo, denuncia la falta de interés de la clase política costarricense en una oficina que posiblemente sólo albergaba papeles viejos, al recordar que “ ...ni la política misma (no solo la del siglo XIX, sino también la del siglo XXI), tan dada a meter sus narices en todo cuanto pueda redundar en su favor, encontró alguna importancia para su provecho ...” en el Archivo Nacional o demás archivos del Estado.40

Por otra parte, la creación de los Archivos Nacionales continuó esa necesidad de organizar los archivos del Estado, no solo en la conservación de la documentación histórica, sino también de la documentación administrativa. Una de estas iniciativas es el Decreto Nº

38 F. M. Iglesias. Colección de documentos relativos a la independencia. 1899, tomo I. Pág. V�9 J. L. Coto Conde. Editorial. En Revista del Archivo Nacional. Año XL. Pág. �.40 J. L. Coto Conde. Editorial. En: Revista del Archivo Nacional. Año XL, 1976. Pág. 4.

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XXI del 29 de marzo de 1885 en que se organiza las Secretarías del Estado y se crea un archivo ministerial.

Dicho decreto crea una oficina denominada “Archivo de los Ministerios” a cargo de dos empleados, denominados 1º y 2º archiveros. En esta oficina se concentrarían los documentos de las cuatro Secretarías de Estado, además de todos los libros y documentos que se encontraran archivados en el local de cada uno de ellas, y los que en lo sucesivo cumplieran con su vigencia administrativa, con el objeto de que fueran “ ..debidamentearreglados por orden de fechas, registrados en un índice que se abrirá para cada secretaría y custodiados bajo la responsabilidad de dichos archiveros..”.41 Para dar seguimiento a este decreto, el 6 de mayo de 1891 se crean las plazas de bibliotecario y archivero con un salario mensual de ciento cincuenta pesos ($150).42

Vemos aquí el surgimiento del primer archivo intermedio, como el local en donde se debía enviar la documentación que había cumplido con su vigencia administrativa y legal para ser ubicado en un local a cargo de dos archiveros.

Con respecto a los locales, carecemos de información sobre la ubicación y condiciones de estos archivos estatales, con la única excepción de los Archivos Nacionales.

La primera sede de los Archivos Nacionales, según José Monturiol Tenorio, fue la casa del Padre Raimundo Mora, en la calle de la Estación.43 Pero su localización exacta se desconoce, según José Francisco Murillo citando a Carlos Meléndez, en el Registro de la Propiedad no aparece inscrita ninguna casa con este nombre. Por otra parte, se menciona una oficina en el Palacio Nacional pero tampoco se tiene certeza de esta localización.

Se sabe con seguridad, que a partir de 1889 y tras el cierre de la Universidad de Santo Tomás, los Archivos Nacionales se trasladaron al edificio que por muchos años ocupó esta casa de enseñanza, lo cual le permitió un mayor espacio de almacenamiento, pero posiblemente no mejores condiciones de conservación. Esto porque el antiguo edificio de la universidad estaba construido en calicanto y adobes, con techo de madera y teja. Las filtraciones de agua debieron ser constantes al igual que el ataque de insectos o roedores.

Durante el período 1900-1950, que estuvo el archivo en esta edificación, se dio una constante y considerable transferencia de documentos por parte de diversas oficinas públicas, incluyendo la Presidencia, el Congreso, Alcaldías y Gobernaciones, entre otras.

En el Archivo Nacional hay un Registro de Ingreso, llamado “Libro Negro” donde se registraron los ingresos de documentos entre 1900 y 1962. Para la primera mitad del siglo XX se dieron un total de 1556 transferencias de diversas oficinas públicas. El cuadro Nº 2 enumera las transferencias que ingresaron por décadas, mientras que el gráfico Nº 1 representa los ingresos al Archivo Nacional entre 1900 y 1949.

41 Colección de Leyes y Decretos. 1885. Pág. 94.42 Colección de Leyes y Decretos. 1891. Pág. 267.43 Monturiol Tenorio, J. Los Archivos de Costa Rica. Pág. 9

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Cuadro Nº 2

Transferencias en términos absolutos llevados a cabo por las oficinas públicas al Archivo Nacional de Costa Rica entre 1900 y 1949

Años Cantidad de transferencias

1900-1909 326

1910-1919 403

1920-1929 171

1930-1939 301

1940-1949 355

Total 1556

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Registro de Transferencias 1900-1962.

Como se aprecia en el cuadro Nº 2, el total de transferencias por año es muy variable, en promedio se daba 311.2 transferencias por década. Las primeras dos décadas presentan un crecimiento constante llegando al máximo de 403 para presentar una caída a menos de la mitad en la tercera década. Para los dos últimos decenios hay una recuperación muy próxima al promedio.

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Estas variables, que se observan mejor en el gráfico Nº 2, posiblemente responden a la capacidad de almacenamiento del archivo y a las posibles ampliaciones que se realizaron en su momento. Podríamos especular que en la década de los años 1920-1929 el espacio asignado al Archivo Nacional en la antigua Universidad de San Tomás ya estaba saturado, si tomamos en cuenta que ese edificio lo compartía con el Registro Civil y otras dependencias. Después de 19�0 posiblemente lograron un mayor espacio en el edificio que permitió reanudar la transferencia de documentos.

Este ritmo de ingresos de las transferencias se detuvo abruptamente a partir de la década de los años 1950, posiblemente al incrementarse la producción documental como una respuesta al crecimiento del aparato estatal costarricense, junto a una reducción del espacio en el archivo. Probablemente para 1950 el espacio asignado en la antigua Universidad de Santo Tomás debió haberse agotado tras el envió de 1556 transferencias, además de la documentación colonial, que ya se custodiaba en el edificio.

Esta situación se debió agravar aún más con el traslado a su nueva sede en el Edificio María Cristina en 1957, entre calle 7 y avenida 4, construcción de varios locales y apartamentos que no reunían las condiciones en cuanto a facilidad y seguridad. Estas nuevas instalaciones debieron quedar saturadas con la documentación ya existente. El registro de transferencias llevado en la primera mitad del siglo XX lo demuestra, al enviarse solamente siete transferencias a lo largo de la década de 1950 y tres entre 1961 y 1962 llegando a su fin el citado registro, el cual se reanudó hasta muchos años después, cuando el archivo tuvo capacidad de recibir nuevas remesas.44

1.2.4 La aplicación de las nuevas técnicas de conservación documentalEl incremento en la producción documental a partir de la segunda mitad del siglo XX en las oficinas públicas fue producto de los avances tecnológicos y del crecimiento del aparato estatal costarricense, lo que provocó un replanteamiento del concepto de archivo y del espacio físico que se requería. De esta manera, los archivos institucionales se empiezan a proyectar como centros documentales que debían reunir, organizar y conservar el patrimonio documental de la institución productora.

Para cumplir con este objetivo, se debía contar con un local que evitara la destrucción de la información por factores tales como el fuego o cualquier otro desastre, por agentes biológicos ó efectos físicos como la luz y la humedad.

Un grupo de historiadores y archivistas iniciaron de una manera lenta pero continua un movimiento que permitió organizar y conservar adecuadamente los archivos, acciones que llevaron a la creación de la carrera de archivística de la Universidad de Costa Rica. La lentitud de este proceso se debió en primer lugar por nuestra condición de país satélite dentro del orden mundial y porque tradicionalmente a lo primero que se le ha dado

44 Archivo Nacional de Costa Rica. Departamento Archivo Histórico. Registro de Transferencias 1900-1962.

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importancia en materia de conservación es a piezas arqueológicas, edificios, esculturas y pinturas de gran valor artístico y cultural.

Según la conservadora costarricense María Cecilia Arce González, a mediados de la década de los años 1970, en respuesta a este movimiento mundial archivístico, tanto organismos costarricenses como internacionales interesados en la conservación de los archivos nacionales e históricos, se propusieron como meta generar un esfuerzo de cooperación conjunto dirigido a preservar estos fondos documentales. 45

En estos años, algunos funcionarios del Archivo Nacional de Costa Rica viajaron a Madrid y Córdoba (Argentina) donde recibieron cursos de capacitación avanzada para los archiveros de América Latina, auspiciados por la Organización de Estados Americanos (O.E.A.). De igual manera, se establece el CENTROMIDCA en República Dominicana, con laboratorios de restauración y microfilmación, en donde se impartieron varios cursos de capacitación.

También, en México, el Centro de Churubusco comenzó a dictar cursos sobre la restauración de documentos en papel. En 1973 España transformó sus servicios de restauración en el Centro de Restauración de Documentos y Libros, ubicado actualmente en el Instituto del Patrimonio Histórico Español, donde por tres años consecutivos se sostuvo un programa de capacitación al que asistieron funcionarios de archivos y bibliotecas de América Latina. Este programa se reabrió a partir del año 1994, con cursillos y pasantías en restauración de documentos hasta por períodos de 3 y 6 meses respectivamente.46

Lo anterior generó la aparición de los primeros laboratorios de restauración, entre ellos el Archivo Nacional de Colombia y la Biblioteca Nacional en Venezuela. Esta última desde 1977 se constituyó en un instituto autónomo, y se convirtió después en un centro de conservación y restauración de la IFLA (Bibliotecas-UNESCO), pionera en establecer prioridades y estrategias de conservación dirigidas a los libros y fotografías.

Para el caso concreto de Costa Rica, Cecilia Arce propone que el tema de la conservación documental en el país se vio favorecido por todo este contexto internacional, lo que motivó al Archivo Nacional de Costa Rica a divulgarlo por medio de cursillos, conferencias, seminarios y visitas de expertos, junto a los siguientes factores:

La creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el año 1974, con ingresos económicos propios y separados del presupuesto nacional, que aumentaron con la creación del timbre de archivos en el año 1990.La elaboración de un marco jurídico moderno y adaptado a los requerimientos archivísticos del país, con la Ley No. 7202 de 1990 y su reglamento, donde se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la Junta Administrativa del Archivo Nacional como ente rector del Sistema.

45 Arce González, C. Manual de preservación y conservación de documentos en soporte papel. 1999. Pág. 246 Arce González, C. Manual de preservación y conservación de documentos en soporte papel. 1999. Pág. 3

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La creación en la Universidad de Costa Rica del diplomado en archivo administrativo. Desde 1996, dicho diplomado se amplió a bachillerato y en el año 2004 se iniciaron los cursos de licenciatura. Este plan de estudios incluyó en su programa desde el año 1994 el curso de Conservación, el cual se dió originalmente en forma semestral y a partir de 1996, dos cursos anuales sobre conservación del material archivístico.La creación en 1982 del Departamento de Conservación, que junto a la dedicación y entusiasmo de sus funcionarios consolidó el proyecto de capacitación que la entonces directora del Archivo Nacional, Lic. Luz Alba Chacón, se había planteado desarrollar. De esta manera, se capacitó en microfilmación a los funcionarios Rodrigo Morera y Miguel Bolaños y en restauración a los señores Miguel Hidalgo, Carlos Pacheco Ureña y José Alberto Garro Zamora. La colaboración de organismos internacionales como la Organización para la Ciencia, la Educación y la Cultura de las Naciones Unidas (UNESCO), la OEA, el Centro Internacional para el Estudio de la Preservación y Conservación del Patrimonio Cultural (ICCROM) y de gobiernos extranjeros como Alemania, Argentina y España, que permitió la donación de equipo de microfilme, restauración y la capacitación de los funcionarios tanto en Archivística como en Conservación, Restauración y Microfilmación.

Finalmente, la conservadora Cecilia Arce considera que el Archivo Nacional cumplió su meta de capacitación al brindar asesorías sobre esta materia a quienes lo solicitaran, impartir cursos, aceptar funcionarios de otras instituciones en pasantías y a través del reglamento de la Ley 7202 en donde se dan directrices en materia de conservación a los archivos del Sistema.

No obstante, para los actuales archivistas costarricenses las preocupaciones en materia de conservación van más allá de las condiciones ambientales o los materiales de construcción. Ellos demandan más capacitación y recursos para proteger la información que encierran los nuevos soportes, que a su vez exigen condiciones de conservación e instalación muy concretas con un ambiente laboral apropiado y saludable.

Otra preocupación, en materia de conservación, es la mala calidad de los papeles y las tintas utilizadas a lo largo del siglo XX, por la degradación causada por factores internos. Finalmente, la necesidad de difundir la información, una tarea muy importante para los archivos.47 Para cumplir con estos objetivos se debe contar con un local y una ubicación adecuada.

El ambiente físico-laboral es muy importante en el desempeño profesional de los archivistas el cual determina la eficiencia de los individuos al interior de las organizaciones e incide directamente en su rendimiento. En el caso costarricense, un 55.7 % de los archiveros costarricenses consideran su ambiente laboral entre muy positivo a positivo, mientras que

47 S. García Pérez. El edificio del archivo en el siglo XXI: consideraciones generales. En: Http://www.arqueo-historia.com/hd/archivohd/num5/pdf/edif.pdf

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un �2.9% lo califica de muynegativo a negativo expresando que su espacio laboral no reúne las condiciones adecuadas.48

En esta misma línea, el Archivo Nacional ha publicado una serie de datos comparativos en materia archivística relativa a las instituciones del Estado costarricense correspondientes al año 2002.49

En el cuadro Nº 3 podemos comparar la situación de los archivos públicos costarricenses para el año 2002, tanto en valores absolutos como en valores relativos, según datos divulgados por la Dirección General de Archivo Nacional durante el XVI Congreso Archivístico Nacional.

Para la elaboración del censo del 2002 se establecieron tres clases:

Clase A: Institución que cuenta con archivo central, archivista y Comité Institucional de Selección.

Clase B: Institución en proceso de creación o consolidación de un archivo central que requieren un gran apoyo institucional y profesional para alcanzar los niveles legales requeridos. Muchos de ellos no cuentan con las condiciones mínimas de conservación.

Clase C: Institución que incumplen las disposiciones legales vigentes y por supuesto carece de las condiciones mínimas de conservación.

Cuadro Nº 3

Comparación en clases de los archivos públicos costarricenses para el año 2002.

Valores Absolutos Valores Relativos

Clases Total de archivos evaluados

Clases Porcentaje de archivos evaluadosA B C A B C

Poder Legislativo 3 0 0 3 1,2% 0,0% 0,0% 1,2%

Poder Judicial 5 0 0 5 2,0% 0,0% 0,0% 2,0%

Poder Ejecutivo 15 8 46 69 6,1% 3,3% 18,8% 28,2%

Administración Descentralizada 25 9 44 78 10,2% 3,7% 18,0% 31,8%

Municipalidades 11 15 55 81 4,5% 6,1% 22,4% 33,1%

Otros 3 1 3 7 1,2% 0,4% 1,2% 2,9%

Tribunal Supremo de Elecciones 0 2 0 2 0,0% 0,8% 0,0% 0,8%

Total 62 35 148 245 25,3% 14,3% 60,4% 100%

Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria XVI Congreso Archivístico Nacional. 200�.

48 T. Calvo Acevedo y otros. Formación profesional en Archivistica y su inserción laboral 1978-2002: propuesta de un perfil profesional. 2003. Pág. 183-184.49 Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria del XVI Congreso Archivístico Nacional: el marco jurídico en el quehacer archivístico. 2003. Págs. 115-137.

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Las cifras expuestas en el cuadro Nº 3 son claras al indicar que para el año 2002 se presentan 148 archivos clase C y 35 archivos clase B dando un total de 183 archivos del estado costarricense (o sea un 74,9 %) que incumplen con las condiciones mínimas establecidas por la legislación lo que necesariamente trae consigo malas condiciones de conservación documental por la falta de organización archivística, profesional a su cargo y de un lugar adecuado para su custodia. Mientras que solamente 62 archivos o un 25,3% cumplen con todas la obligaciones que establece la ley de acuerdo a la categoría tipo A.

De lo anterior, podemos concluir que tras trece años de haber sido promulgada la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, ésta han facilitado de una manera muy lenta pero sostenida el desarrollo y crecimiento de los archivos públicos costarricenses al alcanzar solamente un 25% de archivos organizados en la administración pública para el 2002.

Por otra parte, esta situación se han visto favorecida por el desarrollo de la carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica, a partir de los planes de estudio de bachillerato y licenciatura, que junto a una urgente reforma de la Ley 7202, propiciará en un futuro que los porcentajes de archivos clase A se incrementen con los años y Costa Rica se ponga a la cabeza del desarrollo archivístico latinoamericano.

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UNIDAD

LOS SOPORTES ESCRIPTORIOS

UNIDAD II

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2.I Introducción

El género humano surge hace aproximadamente unos dos millones de años, siendo la única especie biológica que logró crear una representación escultórica, gráfica y pictórica de figuras geométricas, así como imágenes creadas a semejaza de objetos existentes en la naturaleza. Esta capacidad de representación se transforma en comunicación con el paso del tiempo al representarse en documentos gráficos y escritos de manera que la creación, propagación, conservación y utilización de los mismos, son actividades inherentes de las sociedades humanas.

Dentro de esta creación aparecieron los primeros pictogramas o representaciones gráficas de hechos concretos. Esta escritura primitiva está estrechamente relacionada con el arte prehistórico, del que empieza a separar paulatinamente a principios del mesolítico.

La escritura fonética pura surgió en Egipto, en el segundo milenio. Ya para el tercer milenio perdió su carácter pictórico y adquirió la forma de símbolos abstractos consistentes en líneas cuneiformes verticales y horizontales. Se sabe, sin embargo, que este desarrollo de la escritura a partir de la representación concreta hacia un signo abstracto que simboliza determinado sonido, no tuvo lugar en todas partes. Entre algunos pueblos del Ártico y entre los indios norteamericanos, el pictograma sigue desempeñando todavía el papel de la escritura.

Producto del desarrollo de la escritura, es que surgen los primeros documentos de archivo hace unos 5 mil años, dentro de sociedades más desarrolladas, para cumplir una función dentro del orden social y administrativo a través de un hecho y acto documentado. De esta manera el documento escrito capta el espíritu metafísico de las ideas y las voluntades de una sociedad las cuales se materializan en un soporte con el fin de no perder u olvidar hechos y conocimientos a través de los años.

Un documento es un testimonio humano, consignado de una manera permanente y cuyo valor radica en ser un medio de prueba preconstituido, generalmente compuesto por dos partes:

1. El soporte o portador de la información

2. La señal informativa contenida en el mismo

Los documentos de archivo es el resultado de la actividad humana y creado por la sociedad en soportes adecuados que garantizan trasmitir el acto o echo que le dio creación con fines de perpetuidad y durabilidad.

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Estas condiciones de permanencia y durabilidad con tales matices lo han tenido siempre en mente los distintos artesanos y fabricantes de soportes a la hora de escoger sus materias primas, con los siguientes criterios:

1. Permanencia: capacidad de un soporte documental para mantener a lo largo de los espacios del tiempo la estabilidad de sus características físicas (color, resistencia a arrugas y tirones) químicas (permanencia de los enlaces químicos) y biológicos originales, en unas condiciones medio ambientales adversas e idóneas y siendo o no utilizadas por el hombre.

2. Durabilidad: es la capacidad de resistencia que tiene un soporte a mantener en el tiempo sus cualidades estructurales frente al uso dado por el hombre, es decir, la lectura y la escritura con sus manipulaciones más comunes.

La durabilidad, a diferencia de la permanencia, está condicionada no al paso del tiempo, sino al uso mecánico del documento, como por ejemplo el tomarlos con las manos, doblarlos, hojearlos, transportarlos, etc...

De esta manera, el documento de archivo debe ser permanente y durable porque es creado para ser conservado sin término conocido, para ser leído y manipulado cuando quisiera por una persona.

Soportes utilizados en la elaboración de documentos

SOPORTE COMPONENTE BÁSICO

PiedraBarroMetalesMaderaHojas de plantasMarfilPapiroPergaminoAmatlePapelMicroformasDocumento digital

SilicatosArcillas y sales de hierroMetalesLignocelulosaLignocelulosaSales de calcio y proteínasCelulosaProteínasCelulosaCelulosaAcetato y nitrato de celulosaPolímeros sintéticos

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Cada unos de estos soportes presentan características muy propias y particulares que exigen conocimientos detallados de su composición y de sus componentes.

2.2 Primeros Soportes Documentales

Las pinturas rupestres son la primera manifestación plástica del hombre y la primera forma documental en que se transmitió información. En él se plasmó acciones y vivencias de la vida cotidiana de los primeros hombres. Por ejemplo el arte rupestre en la cueva de Altamira en España corresponde al paleolítico superior.

El soporte utilizado fue la piedra, a la cual se le agregaba masas de color, utilizando pieles impregnadas de pigmentos naturales como el óxido de hierro, el manganeso o el carbón que se sacaba de la madera quemada

Los egipcios desde hace mas de 3000 años antes de nuestra era utilizaron la piedra como soporte al grabar sus jeroglíficos en paredes de tumbas, estelas monumentales y templos dejando registrado hechos históricos y administrativos de su cultura. Dichas imágenes consignan los hechos o conocimientos de una época asegurando su difusión en el espacio y tiempo.

a. El PapiroDe los soportes escriptorios fabricados por el hombre, el papiro es el mas antiguo que se conoce. Este soporte fue descubierto en Menfis, antigua capital de Egipto. Se calcula que desde hace unos 3500 mil años comenzó la fabricación de papiros. Durante el imperio medio alrededor de unos 2000 ac la fabricación del papiro era toda una industria nacional y se exportaba a los demás pueblos del mediterráneo.

La base de su material es la médula de la planta Cyperus papyrus que crece en los deltas de los ríos, como el del Nilo, Eufrates y en paises como Siria, Palestina y en el África Tropical. De su tallo se obtiene hojas de una especie de papel primitivo elaborado con una delicada película que encierra el cuerpo del tallo de la planta.

Los tallos son arrancados y cortados, utilizándose tan solo la parte más baja y gruesa, la cual se descorteza con un cuchillo hasta dejar la médula. Dicha médula se corta en tiras muy finas, las cuales se colocan juntas, una al lado de otras, solapándose muy ligeramente para formar una capa. Una segunda capa hecha de la misma manera, se coloca sobre la primera, pero con dirección de las tiras perpendiculares a las de la primera. Después se golpean y se prensan ambas capas, sin añadir ninguna cola especial, puesto que la misma médula húmeda une muy bien las tiras entre sí, formándose de esta manera la hoja. Una vez secas, el material debía ser prensado y pulido con una piedra o se satinaban con huesos o marfil (hoy en día todo esto se realiza en una sola operación, haciendo pasar la doble capa entre dos rodillos.).

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El papiro utilizado para la escritura debía ser recubierto con almidón para que las hojas fueran más suaves y facilitara la fijación de la tinta. Después las hojas se unían unas con otras y eran presentadas en forma de rollos.

La utilización del papiro ocupó una larga época que va desde el siglo XXX a.c. hasta el siglo XI d.c., en que era utilizado por el Vaticano para las bulas papales. En el antiguo Egipto fue el soporte de la tradición religiosa y de la voluntad real.

Los papiros de mejor calidad eran blancos y flexibles, los cuales se usaban principalmente con fines oficiales y ceremoniales, como por ejemplo la elaboración de los libros de los muertos para ser enterrados con los faraones. Aquellos de inferior calidad tenían un color ocre y eran menos flexible, destinados a fines mas comunes.

Las principales causas de degradación del papiro son: la humedad y la temperatura que genera un desprendimiento de las capas que han formado el soporte. También la proliferación de microorganismos y la manipulación indebida.

b. TablillasA lo largo de la historia, diferentes culturas encontraron en las tablillas un medio para transmitir información y elaborar sus documentos. El material utilizado en estas tablillas dependía de su ubicación geográfica, recursos existentes y tradiciones. A continuación se detalla las principales tablillas utilizadas.

De arcilla en la antigüedad existió un núcleo de cultura en la Mesopotamia que tuvo sus orígenes a finales del IV milenio a.c. cuando emigró desde el Oriente a la región meridional entre los ríos Tigris y Eufrates, el pueblo de los sumerios. Este pueblo está considerado como el inventor de la escritura cuneiforme, que está formada por signos triangulares y que fue difundida por los semitas.

Para su elaboración, la arcilla se moldeaba y aún suave se hacían las incisiones con un punzón de madera, marfil o metal y se ponían a secar al sol, algunas veces se secaban al horno por lo que adquirían mayor dureza, igual a un ladrillo de barro. El tamaño era variado y oscilaba entre 15cm. de ancho por 20cm. de largo y 30cm. de ancho por 40 cm,. de largo, su forma era rectangular Las anotaciones se hacían por ambas caras. Cuando el contenido perdía interés, el material se usaba para edificar caminos, edificios, etc.,

Aquellas de importancia que requerían ser conservadas eran secadas al sol y posteriormente cocinadas en hornos para que adquiriera la dureza de un ladrillo. Posteriormente eran almacenadas en cestos con paja y conservadas en depósitos con estantería espacialmente diseñadas.

Su degradación obedecía a su almacenamiento, debido a que la alta humedad o indebida manipulación podían generar su ruptura o pulverización.

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De cera Utilizadas en el mundo greco-romano. Eran pequeñas tablas de madera o marfil, de forma rectangular las que tenían un pequeño marco en realce de manera que en la parte hundida se colocaba la cera líquida mezclada con una sustancia pegajosa (pez) coloreada. Sobre esta superficie ya bien sólida se escribía con un instrumento llamado stilus, que era de madera dura, metal, marfil o hueso. Estas tablillas se presentaban unidas formando dípticos o trípticos, con el texto en la parte interna , se doblaban y se cerraban con una cinta, asegurando ésta con lacre.

De madera: Según se conoce fue China en donde se utilizaron este tipo de tablillas por primera vez como soporte para la escritura y pintura, posteriormente fueron utilizadas también por hebreos, griegos y romanos.

Se fabricaba creando un laminado de troncos con un grosor de escasos milímetros y bastante uniforme y lo decoraban realizando incisiones o bien pintándolas. Sus causas de degradación son las altas condiciones de humedad y temperatura, la contaminación biológica y la mano del hombre.

De bambú: También su invención se debe a los chinos, formadas por láminas de bambú. En su fabricación las cañas se partían a la mitad y luego éstas se partían en trozos de unos �0 cm. de largo y se unían con cuerdas (a modo de persiana). Se decoraban en el anverso con dibujos y signos.

De metal: Los primeros en utilizarlas como soporte fueron los fenicios por medio de láminas de cobre. Posteriormente es utilizado en Grecia y Roma, los Iberos también las usaron. Se preparaban a base de finas láminas de diferentes metales(plomo, cobre, oro, plata, bronce). Para escribir utilizaban punzones (estilos) de materiales duros que permitieran realizar las incisiones.

En estas láminas inscribían las marcas dando forma al documento, llegando a nuestros días principalmente transacciones comerciales. La degradación de este soporte es de origen químico al generarse la oxidación y corrosión de los metales por el contacto del medio ambiente, o bien por hurto especialmente en el caso de metales preciosos.

c. El PergaminoEl pergamino es una piel semicurtida cuyo origen como material escriptorio se remonta al menos, al año 200 a.c., en el área del Asia Menor. Según Plinio este soporte fue inventado en la ciudad de Pérgamo para sustituir al papiro cuya importación se había prohibido a causa de las rivalidades entre las famosas bibliotecas de Alejandría y Pérgamo. A comienzos del siglo II a.c., el rey egipcio Ptolomeo Filadelfo, prohíbe la exportación de papiro con el fin de impedir que el desarrollo de la biblioteca de Pérgamo eclipsara a la de Alejandría.

Tal era la pugna entre ambos reyes, que el rey de Pergamo Atalo I quiso secuestrar al bibliotecario de Alejandría para impedir el desarrollo de la biblioteca de los Ptolomeos.

Sea cual fuere su origen, la realidad es que el pergamino, por facilidad de obtención de su materia prima y por sus ventajas como soporte para la escritura, fue suplantado

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paulatinamente al papiro. Su uso como soporte escriptorio sólo decae con la generalización del papel en el mundo europeo.

Para su fabricación se utilizaban las pieles de cordero, cabra o ternera, maceradas en agua de cal durante 3 días, favoreciendo así el desprendimiento de elementos como la grasa, carne y pelos, luego se eliminaba completamente el pelo raspando la superficie con un instrumento cortante. Finalmente tras estirar la piel en bastidores, se secaba. Una vez seca, y en algunos casos ligeramente humedecida, se completaba el proceso lijando ambas superficies con el fin de homogeneizar el grosor y alisar por igual el anverso y reverso de la piel, convertida ya en auténtico pergamino.

Cuando este tipo de soporte se destinaba sólo a la escritura, se aplicaba un blanqueamiento con polvo de yeso que actuaba como desengrasante. En caso de iluminaciones se cubría el pergamino con una preparación de talco, con el objeto de conseguir un fondo opaco donde, resaltaban los colores. La clase más fina de pergamino es la procedente de animales recién nacidos o no natos y se le da el nombre de vitela.

Después del siglo XVI la aplicación del pergamino se destino a la encuadernación de libros.

d.ElAmatleEn lo que actualmente se conoce como Mesoamérica, surgieron antes del siglo XVI una serie de civilizaciones avanzadas que lograron desarrollar conocimientos en ingeniería, matemática, astronomía y escritura entre otros. Estos pueblos ubicados en el altiplano mexicano y en la región maya de Centroamérica crearon libros de pinturas y caracteres, de los cuales han sobrevivido muy pocos hasta nuestros días, los cuales fueron llamados como Códices de Mesoamérica por los cronistas del siglo XVI.50

Estos códices se diferencian de los libros manuscritos europeos del mismo período en que no tienen hojas, como lo conocemos en la actualidad, ya que se elaboraban a manera de biombos o acordeón, como los describió el cronista de indias, Bernal Díaz del Castillo “cogidos a dobleces como a manera de paños de Castilla”.51

No hay datación precisa de cuando surge, pero se cree que en la época clásica maya entre los siglos III y VIII d.c. La base de su fabricación es el liber de varias higueras salvajes conocidas genéricamente como ámatl, entre las mas usadas se encuentran Ficus padifolia y Ficus petiolaris.

Para su fabricación se extrae la corteza del árbol en piezas de unos 60 cm de largo por 30 a 40 cm de ancho la cual se remoja con agua y generando una cierta maceración de las fibras para eliminar impurezas, además de la extracción de su blanca savia viscosa. Una

50 Para mas información sobre este tema consultar: M. León-Portilla. Códices, los libros del Nuevo mundo. 2003.51 M. León-Portilla. Códices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pág 13. Citando a Bernal Díaz del Castillo, Historia ver-dadera de la Conquista de la Nueva España. Vol. I, Porrúa , México, 1955, pág. 143.

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vez limpia, se obtiene un tipo de malla fibrosa colocándose varias capas para finalmente compactarlas con la ayuda de mazos.

Como se ve, la fabricación de amatle es muy similar a la del papiro, la diferencia esta en poner un apresto vegetal que una las fibras junto a un encalado con carbonato de calcio de origen animal para tapar los poros del amatle.

Este material tenía muchas aplicaciones: les servía para vestir, para adornar a sus dioses en los sacrificios humanos y para la escritura a base de símbolos y de jeroglíficos pictográficos. Todavía en 1754 era utilizado en Costa Rica como vestimenta por los indígenas, como lo indica Juan Nieto, Vicario Visitador, al reportar que los habitantes de Pejibaye “… vistendecáscaras de palo llamado en estas tierras mastate…”52

En otras regiones de mesoamerica, este material era utilizado para el diseño de planos para la construcción de sus maravillosos templos y palacios y para la enseñanza de sus grandes conocimientos de astrología, así mismo cuando pedían lluvia y buenas cosechas, adornaban sus calles y sus vestidos con papeles de vivos colores.

El Almanaque Sagrado Azteca, escrito entre los años 900 y 1000, tiene 45 páginas plegadas en forma de paraviento y se protege con unas gruesas cubiertas ornamentadas con turquesas y jade.

Del reinado de Moctezuma II se conserva el “Códice Mendoza” en el que se dice que se llevará anualmente a los almacenes del Soberano de Tenochtitlán 4.800 resmas de papel, es decir, 24.000 hojas. Esta enorme cantidad demuestra el valor básico que se concedía al papel.

El cronista Pedro Mártir de Anglería, al servicio de los Reyes Católicos, escribió sus célebres Décadas de Orbe Novo. En referencia a lo que escucho de un cierto Corrales quien en 1514 asumía el cargo de Alcalde en el Darien, escribió:

“Otra cosa que, a mi entender, no debo silenciar. Un cierto Corrales, conocedor del derecho y alcalde de los darienenses, dice haber tropezado con un fugitivo de las grandes tierras del interior, el cual había buscado amparo en los dominios de un reyezuelo que encontró. Viendo el indígena que el alcalde estaba leyendo, dio un salto lleno de admiración y por medio de intérpretes conocedores del idioma del reyezuelo, el indígena exclamó: ¿Cómo, también vosotros tenéis libros?, y ¿Os servís de caracteres para comunicaros con los ausentes? Y así diciendo, solicitaba que se le mostrase el libro abierto, creyendo que iba a contemplar la escritura patria; pero se encontró que era diferente.” 53

52 L. Fernández Bonilla. Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo IX. Pág. 501.53 M. León-Portilla. Códices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pág 28. Citando a Pedro Mártir de Agustín de Anglería, Décadas del Nuevo Mundo. Vol. I, José Porrúa e Hijos, México, 1964, pág. 395.

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Sobre esta cita, Miguel León-Portilla indica que es muy probable que el indígena actuara así porque reconoció la forma del libro o amoxtli y aunque no sabía lo que allí estaba representado, sí sabía que transmitía información. También asegura que el indio que reaccionó así frente al libro, fuera un nahual-pipil, tal vez del “Huanacastle” (Guanacaste) en lo que hoy es Costa Rica. 54

La región del Guanacaste en Costa Rica correspondía al límite sur de la baja Centroamérica con influencia mesoamericana, lo que se evidencia por su cerámica y tradiciones. Además existieron dos colonias nahuals; una en la zona de Bagaces en la vertiente del pacífico y la otra en el Valle del Duy al sur del Río Sixaola en el Caribe.

Esta cita de Pedro Mártir de Anglerí podría sugerir que por influencia maya o bien de las colonias nahuals en la zona se elaboraban libros o bien había un intercambio de estos con ciudades más al norte, donde registraban tributos y cuentas de las operaciones comerciales que las colonias mexicanas desarrollaban en la zona. Por ello el indígena hace referencia al uso de caracteres con los ausentes.

Pero debemos cuestionar la cita por dos puntos, Pedro Martír de Anglería nunca estuvo en América y escribió su crónica con los relatos de aquellos que venían del nuevo mundo. Por otra parte no existe evidencia arqueológica de un amoxtli en Costa Rica y los cronistas de indias que si estuvieron en la zona, como Gonzalo Fernández de Oviedo y Girolamo Benzoni no hacen referencia a ningún tipo de libro indígena.

Aún así, la producción e importancia de los libros elaborados en Mesoamérica antes y después del proceso de descubrimiento, conquista y colonización es de gran importancia por sus registros de datos económicos, históricos, astronómicos y religiosos. En la actualidad la producción del amatle se dirige a actividades ceremoniales en algunas comunidades indígenas, pero también con fines artísticos y turísticos.

e. El papelEl papel es, y ha sido, el soporte más común, de los documentos textuales y gráficos en los archivos y bibliotecas occidentales desde su introducción en el siglo XI d.c. En los países americanos es el principal soporte tras el descubrimiento y conquista llevado a cabo en el siglo XVI.

A inicios del siglo XXI sigue siendo así, pese al avance que las nuevas tecnologías y nuevos soportes han dado en los últimos años en la llamada Sociedad de la Información. Pese a la aceptación del documento electrónico por la administración y la admiración que otros tienen hacia ellos, el papel sigue siendo el soporte mas seguro y utilizado para la gestión documental.

El papel es una sustancia porosa que puede ser considera como un conjunto de mallas más o menos largas, o como un red extendida en tres direcciones del espacio y estaría formada por fibras celulósicas aglomeradas de una manera bastante dispersa. Su densidad

54 M. León-Portilla. Códices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pág 28.

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muy baja (0,5 a 0,8) comparada a la de la celulosa pura (1,5) confirma esta estructura tan abierta.55

Los espacios intermediarios están llenos de aire y ocupan un volumen considerable que puede llegar, en ciertos casos, al 60 ó 70 % del total. Contiene por otra parte, en proporción mucho más débil, cargas minerales (talco o caolín) así como colofonia o almidón. Las fibras se adhieren unas a otras con atracciones específicas que se deducen de su naturaleza intrínseca.

También podemos definir al papel como diversas clases de hojas fibrosas, secas, delgadas, generalmente fabricadas con toda clase de sustancias vegetales, algunas minerales, animales o sintéticas, suspendidas en una solución acuosa y tratadas mecánica y químicamente para conferirles propiedades especiales a los diversos usos y aplicaciones a los cuales se destina.

Los escritos más antiguos sobre papel fueron encontrados en la muralla china y datan del año 100 d.c., pero hay indicios de que los chinos ya producían papel antes de la era cristiana.

El invento se le atribuye a un hombre llamado Han Hsin que vivió entre los años 247 y 194 ac, el cual se dedicaba a recoger las fibras que quedaban después de haber lavado los capullos de seda.

Su intención al recoger estas fibras era crear una tela económica, porque el pueblo no tenía los medios económicos para adquirir telas tan costosas para protegerse de los fríos del inviernos.

Es por ello que Han Hsin tomo los desechos, los mezclo con agua y una vez que tuvo las fibras bien limpias las coló haciéndolas pasar por un tamiz muy fino hecho de bambú. Observó entonces que sobre el tamiz quedaban esparcidas por toda la superficie las fibras estrechamente unidas unas con las otras entrecruzándose formando un fieltro muy delicado.

El invento no fue muy bien recibido y quedo allí por muchos años hasta que el emperador encargó a uno de sus ministros la búsqueda de un material sobre el que se pudiera escribir. Requería de un material que no abultase demasiado y al mismo tiempo que fueran ligeros, ya que en aquellos años se usaban caparazones de tortugas, tablillas de bambú o madera. Este ministro llamado T´sai Lun tras muchas pruebas recordó el invento de Han Hsin y comprobó que faltaba un elemento que ligase las fibras de seda y que además las hiciera impermeable para poder escribir sobre ella.

Finalmente encontró el ingrediente que le faltaba al hacer hervir las algas de agaragar las cuales desprende una especie de jugo gelatinoso que una vez mezclado con las fibras, las unía perfectamente resultando unas hojas resistente, flexibles e impermeables.

55 Martín. G. Fisico-química del papel. 1965. Pág. 5

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T´sai Lun utilizó en un principio viejos trapos de hilo y cáñamo que le dieron buenos resultados. Con ello constato que cualquier fibra vegetal se podía utilizar en la fabricación del papel. Comprobó que las fibras de las cortezas de Morenas, usadas en la fabricación de textiles, eran mucho mas apropiadas para el papel.

La manufactura del papel, que originalmente empleaba desechos de seda y después de lino, cáñamo, ramio56 y otras fibras vegetales, se mantuvo en secreto hasta principios del siglo VIII, cuando se inicia en Samarcanda la fabricación de papel, gracias a unos prisioneros chinos que conocían la técnica. Se cree que fueron aquellos prisioneros quienes transmitieron a los árabes la técnica de manufactura del papel.

De Samarcanda se traslado la técnica de fabricación de papel a Bagdad, bajo el reinado de Harúm-Al-Rachid, en el mismo siglo VIII, quien dio impulso a la fabricación de papel en el mundo musulmán.

Con la expansión del mundo árabe, el papel fue llevado a Europa y, su manufactura tuvo su inicio en España en el siglo XI. Las hojas en papel del misal mozárabe57 del Monasterio de Santo Domingo de Silos, son consideradas las primeras muestras de papel europeo. Las características paleográficas del texto, y el obedecer a la liturgia mozárabe, abolida en España en 1080 durante la época del Papa Gregorio VII, colocan su fabricación en la fecha límite de ese año.

En el siglo XIII ya existían molinos de papel en ciudades italianas, mientras que en Francia, Inglaterra y Alemania no surgirían hasta el siglo XIV.

Desde entonces el papel fue manufacturado en grandes cantidades y su uso se generalizó en documentos, pinturas, grabados y después, con la invención de la imprenta, en libros.

Aunque la fabricación de papel se desarrolló ampliamente, aún existen algunos lugares en la India, el Tibet, China y Japón, en donde se continúa la manufactura tradicional de papel, es decir, el tipo de papel hecho a mano.

Hasta mediados del siglo XIX el papel se fabricó en Europa con fibras vegetales: lino, cáñamo, algodón y ramio cuyo contenido de celulosa58 es de un 9�%, con fibras muy largas, que van a dar más resistencia al papel. Se utilizaba como encolante, una goma de origen vegetal, generalmente almidón de trigo, que daba impermeabilidad al papel e impedía la penetración excesiva de la tinta.

Al momento del desfibrado del algodón, lino, etc., se le ponían al agua cargas de carbonato de calcio, que van a dejar una reserva alcalina en el papel, lo que retarda su deterioro.

Con el crecimiento en la demanda de papel, las materias primas llegaron a escasear, así que en el siglo XVIII se comenzaron a investigar la posibilidad de utilizar otras fibras vegetales;

56 Planta de la familia urticaceae originaria de la China y se cultiva por las fibras textiles que se obtienen de sus tal-los.57 Oficio y misa que usaron los cristianos sometidos al dominio musulmán.58 Glúcido polisacarido que forma las membranas de las células vegetales. Se utiliza para la fabricación de papeles, seda artificial y otros.

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sin embargo, el lino y el algodón continuaron siendo las materias primas predilectas para la manufactura de papel hasta mediados del siglo XIX, cuando se desarrolló la técnica para la obtención de la celulosa, partiendo de las fibras de la madera.

La madera posee un contenido máximo del 50% de celulosa y en su constitución existen otros elementos como la lignina59, que se degrada produciendo oxidación (color amarillento, manchas). Las fibras obtenidas de la madera son muy cortas por lo que los papeles son menos resistentes. Además se van a sustituir las materias primas tradicionales empleadas en el proceso de consolidación por el compuesto alumbre-resina de colofonia60. A esta forma de preparación no puede agregarse carbonato de calcio por ser incompatible con la cola de alumbre-colofonia, por esto se emplean otros productos como talco y caolín, que no benefician al papel. Esto trae como consecuencia papeles ácidos y de menor resistencia.

En los archivos de Costa Rica existen documentos con estos dos tipos de papel, y se puede observar la diferencia que hay entre los documentos de los siglos XVI, XVII y XVIII y parte del XIX frente a los actuales en cuanto a su resistencia, longitud de sus fibras así como a la cantidad y calidad de celulosa que contiene.

e.1 FibrasLa base del papel son sus fibras, y éstas han sido en su totalidad y siguen siendo preferentemente fibras de celulosa. Eran obtenidas antiguamente de plantas como el algodón, lino o ramio, pero la industrialización y la demanda de papel obligo a buscar sustitutos, como es el caso de la fibra de celulosa de procedencia leñosa.

Ambos tipo de fibras son muy susceptibles a daños causados por microorganismos o insectos que actúan sobre la fibra de celulosa o bien la aprovechan para su alimentación. Los demás componentes del papel como encolantes o cargas, normalmente, no son objeto del ataque, si bien con cierta frecuencia pueden tener un efecto estimulante o bien todo lo contrario de repelente a la acción destructiva.

También encontramos otros componentes como la hemicelulosa que acompaña en menor o mayor grado a la celulosa. En la madera se encuentra hasta en un 32% de la parte celulosica, en algodón por el contrario su presencia no llega ni al 1,5%.

e.2 Estructura de las fibras de celulosaLa materia prima del papel es la fibra de celulosa, el cual es un elemento estructural de la pared de vasos o de capas de células, y su aspecto, desde luego, es típico de la planta de su origen. Aglomeradas en conjuntos numerosos forman las fibras en el sentido técnico, y éstas son lo que se usa como material fibroso en la fabricación del papel.

59 Sustancia de protección de las membranas de las células de los tejidos de acción y sostén de las plantas.60 Resina amarilla sólida y transparente.

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a. Fibras de origen vegetalEl mundo vegetal produce una gran cantidad de fibras procedentes del líber de las plantas con crecimiento primario, de las fibras de frutos como el algodón y el kapok y algunas de origen animal como pelos o sedas.

El líber en las plantas es el conjunto de tejidos que, en los tallos y raíces de crecimiento secundario, se forman hacia el exterior por actividad del cámbium. Consta de tubos cribosos, de función conductora; fibras, células esclerenquimáticas necrosadas, perénquima liberiano y células secretoras (tubos laticíferos, células custalíferas, etc...)

El líber de muchas plantas nos sirvió como fibra natural desde el principio de la humanidad. Hoy día se aprovechan solo algunas a escala industrial. Para papel de imprenta tiene importancia aún el lino, cáñamo, ramío y algo de cáñamo de manila, kenaf y rafia.

El algodón se ha usado desde que se descubrió el papel, en un principio como fibra no macerada y posteriormente ya macerada a través de trapos viejos o residuos de la industria textilera. Su uso se remonta asta la antigüedad y se obtiene de los pelos de la semilla de especies del género Gossypium, distribuida en zonas templadas y calientes del mundo, ya sea en forma natural o introducidas por el hombre.

El Kapok, llamada también lana de bombas, es originario de África central y se obtiene de plantas como Eriodendron aufractuosu, E. heptaphyllium y varias Bombaceae como Bombax malabaricum. Su fruto dan como resultado una lana bastante inferior al algodón que se ha aprovechado con diferentes fines, entre ellos la elaboración de papeles técnicos de calidad.

b. Fibras animalesLa seda es utilizada en China antes del 3000 a.c. para la fabricación de telas y posteriormente para la escritura de documentos. La seda se obtiene del material que produce la mariposa de la seda, Bombyx mori L., para hacerse su capullo de crisálida. Los capullos son muy resistentes y llegan a producir de 3 a 4 mil metros de hilo de los cuales solo 900 metros se logra enrollar. El resto se aprovecha también para hilar y es de este tipo de donde se obtiene las fibras para escritura y pintura.

Otras fibras de origen animal son las lanas de todos los tipos especialmente las de oveja y cabra. Estas se utilizan actualmente en papeles técnicos. En la antigüedad se utilizo mucho en el Asia Central, el alto Himalaya y en la antigua Persia.

c. Fibras obtenidas de material leñosoLas celulosas obtenidas por descomposición de la madera es hoy en día la principal fuente de celulosa y de fibras para la fabricación de papel. La calidad de los papeles que contienen fibras obtenidas por maceración de leña depende más de los procedimientos de la fabricación del papel en cuestión. Otro aspecto importante es el tipo de la madera que se usa para macerar

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Según lo que se desee obtener, se usan tres tipos básicos de procedimientos, que varían según conveniencias y circunstancias, las cuales pueden ser:

1. Papel de trapo: se le llama así a los papeles que producidos con fibras no lignificadas dan un producto de muy buena calidad y resistencia. En él encontramos dos períodos históricos:

1.aArtesanal: se da desde el descubrimiento de la confección del papel por los Chinos en el siglo I a.Cr. y su desarrollo en Europa en el siglo XI hasta el siglo XVIII. Su materia prima procede de tallos leñosos de crecimiento primario como el lino y cáñamo, de frutos como el algodón y el kapok. Este tipo de fibras son óptimas como materia prima, por su alto contenido de celulosa y su carencia de lignina.

En el mundo oriental el empleo de las fibras extraídas directamente de los vegetales era lo usual, en cambio en el occidente fueron trapos la materia prima empleada en la fabricación del papel, estos trapos eran de lino, algodón y cáñamo. El primero y el último conferían resistencia a los papeles y el segundo los dotaba de esponjosidad. Partían de la utilización de trapos viejos a los que les quitaban los elementos no deseados como costuras, botones, viejas hebillas, etc.

1.bArtesanalindustrial: se desarrolla a partir del siglo XVIII y concluye en 1798 en Inglaterra cuando Nicolás Louis Robert inventa la máquina de fabricación del papel continuo, sin formadera y con banda transportadora vibrante y sin fin que permitía la eliminación progresiva del agua de la pasta hasta conseguir finalmente una hoja de papel.

En el siglo XIX comienza a proliferar grandes máquinas en las que entra un licor lechoso por un lado y por el otro sale la banda continua, seca, que se enrolla rápidamente. Estas máquinas tienen para conseguir estos objetivos cinco partes: la caja de llegada de la pasta refinada, la tela sinfín metálica y con fieltros entre rodillos espaciados denominados “puntizones” las prensas de secado, la secadora por evaporación, y el fin de la máquina para el alisado y otras operaciones de apresto.

2. Papel de pasta de madera: procede de tallos leñosos con crecimiento secundario constituida por celulosa, hemicelulosa, lignina, resinas, sales, etc. La madera vino a sustituir los trapos de lino, algodón y ramio como materia prima, utilizados en siglos anteriores, debido a la creciente necesidad que la era industrial demandó de papel.

El alto grado de celulosa contenido en los árboles la hace idónea para la fabricación de papel pero si no se elimina el resto de sus componente dan problemas para la conservación del papel a muy corto plazo.

De aquí se distingue dos tipos de fibras:Coníferas: grupo con mas de quinientas especies y son las producen fibras largas.

Frondosas: dentro de este grupo sobresale el eucalipto, el álamo, el abedul, la haya y el tilo. Proporciona fibras cortas y dan lugar a partes menos uniformes. La ventaja es su rápido crecimiento vegetativo que ayuda a satisfacer la demanda mundial de papel.

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Se distinguen tres procesos de obtención de pasta de madera:

2.a Pasta mecánica: se da mediante la disgregación de las fibras mediante molinos especiales por medio de métodos de maceración que descomponen la materia prima leñosa por una acción alcalina. En dicho proceso no se eliminan todos los elementos estructurales de la madera, como la hemicelulosa y la lignina, produciendo un papel económico pero de muy mala calidad para la conservación.

2.b Pasta semiquímica: este procedimiento procura no descomponer químicamente la totalidad de la materia prima leñosa, sino que quieren conservar cierta parte de la lignina sin macerar. Sus razones están en el muy superior y en la mayor facilidad técnica: su defecto está en la baja calidad del papel obtenido. Recientemente se ha procurado mejorar la situación por sustitución de la lignina con bromo. Si se extrae toda la lignina, el rendimiento que se consigue es de 42% al 46%. Con este procedimiento se llega a resultados cerca del 80%.

2.c Pasta química:procedimiento en que se extrae de la madera solo la celulosa, eliminando los demás componentes. Su disgregación se realiza a partir de reactivos químicos con el fin de recuperar la celulosa. Dando como producto papel de fibra no lignificada y de muy alta calidad para la conservación.

3. Fibras Sintéticas: se comienzan a fabricar en 1957 tipos especiales de papel que contenían fibras sintéticas, en mezcla con celulosa, con el fin de mejorar ciertas cualidades del papel. Estos papeles son fabricados a partir de los desechos de fibras en textileras y papeleras y se confeccionan uniendo los hilos o fibras por calor o mediante adhesivos, aglutinantes, etc... .

e.3LascolasTodo papel se encuentra encolado, bien sea por el proceso de fabricación o una vez terminada la hoja aplicado en superficie.

Cola vegetal: como el almidón de arroz, trigo, o de la fécula de la papa.Cola animal: se fabrica a partir de restos de pieles, cartílagos, tendones y huesos de mamíferos.A partir de 1807 se empiezan a utilizar la colofonia como encolante al que se le añade alumbre. Esto da como resultado sulfato de aluminio que es un apresto que hace que la hoja adopte la escritura sin permitir que esta se expanda, el problema fue que generó la acidificación del papel. Actualmente se usan encolantes sintéticos.

e.4LascargasSon minerales pulverizados usados en la fabricación del papel. Estos minerales quedan acumulados en los espacios que se forman entre las fibras.

Entre 1800 y 1823 se utiliza el sulfato de calcio, a partir de 1870 se cambia por el caolín. También se uso talco, el silicato de magnesio y el carbonato de calcio.

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f. Papeles modernosActualmente existen una serie de papeles, cuya fabricación ayuda a la protección de los recursos naturales, se pueden señalar los siguientes:

Papeles recuperados: se obtienen de papeles usados.Papeles reutilizados: Se obtienen de excedentes y residuos de papel blanco, sin entintado ni escritura alguna.Papeles reciclados: Se obtienen de todo tipo de papel, cartonaje, impreso o manuscrito.Papeles ecológicos: Se denominan así porque en su proceso de fabricación no han intervenido productos contaminantes. Su elaboración no atenta contra los recursos naturales (árboles) porque se confeccionan aprovechando materia de desecho de otras industrias (Ej. Papel de banano)Papel tratado en superficie: Los papeles con cargas en superficie, no son una invención moderna; son originarios de China donde se encuentran desde la antigüedad (Dinastia Tang, año 450 D.C.), pero los soportes que nos interesan son los posteriores a l950, que es cuando se da una gran producción de papeles con recubrimientos superficiales para mejorar la calidad de impresión, el denominado “papel couché”. El gran problema de estos soportes no se encuentra sólo en la superficie, sino que también en el proceso para fabricarlo, pues generalmente la base de este producto es un papel de baja calidad.La conservación de estos soportes es muy difícil, porque tienen una durabilidad de unos 50 años, presentando el inconveniente que en el caso de que se mojen o la humedad relativa (HR) sea muy alta, corren el riesgo de que las hojas se peguen entre sí, por cuanto los recubrimientos en su mayoría, son sensibles al agua.Papel permanente: son aquellos cuya naturaleza y estructura ofrecen probada estabilidad físico-química. Según la norma internacional ISO9706, los papeles han de tener las características que tenían los papeles de trapos para los que se usaban fibras de lino, cáñamo, algodón o ramio.Papel sintético: Fabricado con poliéster, no muy difundido como soporte escriptorio, aunque se utiliza mucho para trabajos técnicos. (planos)

2.3 Nuevos Soportes61

A partir del siglo XIX surge un nuevo grupo de documentos, genéricamente llamados nuevos soportes, soportes de nuevo tipo, foto documentos o materiales especiales.

Su particularidad consiste en la presencia de un portador, químicamente elaborado a partir de acetatos de celulosa, polietileno u otro polímero sintético recubiertos por la emulsión de gelatina y sustancias formadoras de imagen, distribuidas indistintamente. A este grupo de documentos pertenecen los materiales fotográficos, las microformas, las

61 Tomado de: Paul Conway. La preservación en el mundo digital. Un dilema crucial. Publicaciones del Centro Nacional de Conservación y Restauración. Santiago de Chile. 2000. Págs. 10-11.

a)b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

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cintas magnéticas y los discos ópticos; en relación con este grupo de documentos lo que mas nos interesa es su vida útil y como conservarlos.

Hasta la fecha no existe cifras demostrativas concluyentes que hayan sido obtenidas mediante estudios de envejecimiento artificial, que puedan explicar con exactitud sobre la duración de cada uno de ellos. Aunque la imagen en los microfilmes es bastante estable, se puede decir que el tiempo de duración de estos documentos está dado por el carácter del portador de la imagen; es decir que una cinta de acetato de celulosa es mucho más estable que el papel moderno. Los rollos en blanco y negro resultan mucho más duraderos que los a color.

Las películas cinematográficas son menos duraderas. Esto se debe a que cada uno de sus tintes componente son sustancias sintéticas, obtenidas artificialmente, las que son muy sensibles a determinadas radiaciones, lo que las hacen fácilmente fotodegradables. Es por ello, que cuando una película envejece lo primero que se afecta son los colores y contrastes.

Los rollos diazo o diazotintes, en los que se utiliza diferentes sustancias de plata, con el mismo portador, tienden a durar de 15 a 20 años. Su durabilidad depende fundamentalmente del tinte diazo.

Los materiales fotográficos son documentos en los que se utiliza el procedimiento de fijado de las imágenes en una placa o película impresionable por la luz con el auxilio de una cámara. Pueden ser en blanco y negro o a color. Entre ellos podemos citar las fotografías, las películas cinematográficas y las microformas.

Otros documentos importantes son los leídos por máquinas y equipos sonoros, entre los cuales están las cintas magnéticas, discos, videos, etc. Las cintas magnéticas están constituidas por una base de rollo de acetilcelulosa mas flexible sobre la cual distribuyen partículas de óxido de hierro o material magnético que bajo la acción de un campo externo del mismo tipo se cargan eléctricamente y permiten grabar el sonido en forma codificada. Esta información solamente puede ser transcripta por máquinas especializadas. La durabilidad de este tipo de documentos es de 25 a 50 años como máximo. Los campo electromagnéticos son sus enemigos naturales y en grado creciente aparecen la distorsión, el borrado parcial y la destrucción total de la señal sonora.

La utilización de las cintas magnéticas y otros soportes como portadores de la información ha tomado mucho auge en el mundo actual, a pesar que su conservación tiene estrictas especificaciones.

Desde la antigüedad hasta el presente, toda la tecnología de la escritura ha experimentado una evolución sostenida. Hoy en día tenemos la capacidad de almacenar imágenes detalladas de cientos de libros, trazados con bits en un disco óptico del tamaño de un portavasos. Esta capacidad de registrar y guardar da origen a uno de los dilemas cruciales de la historia documentada; nuestra capacidad de registrar información ha aumentado

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exponencialmente con el tiempo, mientras que la longevidad de los medios utilizados para almacenarla ha disminuido de manera equivalente.

En la gráfica que aparece a continuación se ilustra los cambios citados anteriomente mediante una gran línea continua. El eje “X” exhibe diez superficies de “escritura” en el orden cronológico en que se fueron introduciendo en forma masiva. El eje “Y” es una escala logarítmica en la que cada nivel crece en orden de magnitud, en factores de diez. La línea de puntos corresponde a un diagrama del número aproximado de caracteres por pulgada cuadrada que se puede registrar cómodamente sobre una superficie determinada.

En la gráfica podemos observar una estabilidad relativa en la densidad de caracteres que cada soporte transmitía (menos de 150 caracteres por pulgada cuadrada) antes que la introducción de máquinas de impresión modernas y las tecnologías electrónicas elevaran hasta las nubes las densidades de almacenamiento. El disco óptico de 5 ½ pulgadas, puede contener 650 millones de caracteres en cada uno de sus lados, lo que da una densidad equivalente a 51 millones de caracteres por pulgada cuadrada de superficie registrable.

La línea continua representa la expectativa de vida en años de cada soporte, la cual declina con el paso del tiempo. Aún son legibles los fragmentos de papiro de escritura egipcia de hace 4500 años, a pesar de encontrarse bastante frágiles. Avanzando en el tiempo, se encuentran ejemplos sorprendentes de manuscritos iluminados y otros documentos de la época medieval, capaces de resistir siglos de mayores estudios y admiración. Una situación similar prevalece en las primeras técnicas de impresión de libros modernos. Moby Dick de Herman Melville, publicado por primera vez en 1851 sobre papel de características ácidas simboliza el desafío mundial que impone la preservación de todas

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las publicaciones de los siglos XIX y XX, La introducción de la pasta de madera y los componente ácidos en el papel, exigida en su momento por una industria manufacturera desesperada por satisfacer la demanda, dio inicio a los “fuegos lentos” del deterioro que hoy en día se intenta sofocar con los esfuerzos de preservación.

Durante el siglo XX han continuado decayendo la permanencia, durabilidad y resistencia de los medios de registro más nuevos, con la excepción del microfilme. Puede ser imposible leer una cinta magnética solo treinta años después de su fabricación. El medio de registro más resistente – el disco óptico – puede alcanzar una vida más prolongada que las superficies de registro digitales ya desaparecidas. Sin embargo, es probable que los actuales medios ópticos de almacenamiento superen ampliamente la vida útil del sistema computacional que creó la información. Es la máxima ironía de la historia registrada por la humanidad, por fin logramos desarrollar soportes con una alta capacidad de almacenamiento en un área muy pequeña, pero para hacer legible su información debemos depender de máquinas que rápidamente quedan obsoletas. La mezcla de equipos y medios del mundo digital incrementa la necesidad de llevar a cabo una actividad de preservación responsable en las instituciones generadoras de documentos.

a. La FotografíaLa fotografía es una reacción química por acción de la luz sobre sales de plata en un vidrio ó plástico (negativos) destinada a ser contemplada directamente en dicho soporte o a ser transferido a otro de las mismas características (positivo)

Dicho invento es el resultado de la convergencia de dos inventos dispares: el primero de carácter óptico (cámara oscura), el segundo químico (emulsiones sensibles a la luz). De esta manera la fotografía proporciona, desde su origen, documentos fidedignos. La explicación se encuentra en el deseo de reproducir la realidad, de querer mostrar, como hasta entonces hicieron pintores y grabadores, los fragmentos de la vida y del mundo. Se pretendió entre otras cosas, la recuperación de instantes pasados, ya que el documento ilustra acerca de un algún hecho, principalmente histórico.

La propia investigación de la fotografía determina su carácter científico. Desde su invención, fue aplicada a la investigación en todo tipo de materias, y ya para mediados del siglo XIX se habían realizado fotografías del sol, la luna y tomas al microscopio. Los observatorios astronómicos fueron pioneros en la instalación de cámaras, así como los laboratorios médicos.

La práctica de la fotografía desde 1850 hasta fines del siglo XIX no fue fácil. Los profesionales usaban pesadas cámaras de madera que debían transportar sobre caballos y mulas con un laboratorio ambulante donde debía preparaban las emulsiones y los baños de revelado. Las lentes de los objetivos eran delicadas y las placas de cristal de gran formato, por lo

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que su traslado era no solo dificultoso por el peso, sino por la fragilidad de las mismas. Los tiempos de exposición dependían del clima, muy variable en las distintas épocas del año. Por consiguiente, obtener una buena imagen dependía no solo de los conocimientos técnicos, sino también de la habilidad del fotógrafo.

El uso de la fotografía como documento fue habitual desde su invención, ya que instituciones, medios de comunicación y particulares se sirvieron de la fotografía para justificar, demostrar e ilustrar cualquier hecho.

La democratización real, es decir, la verdadera difusión de las fotografías se produjo en 1854 cuando Disderi patentó las llamadas cartesdevisite ( tarjetas de visita), modelo en formato de 6x9 cm que pegaba en sobre cartón en cuyo dorso figuraba la dirección de la galería. La sociedad en pleno aceptó la novedad por dos razones: el abaratamiento de los precios y la utilidad del documento, pues era empleado para darse a conocer a los demás, provocando así un intercambio que en pocos meses hizo que se distribuyesen millones de fotografías por todo el mundo.

El retrato de galería permitió descubrir la intimidad del sujeto, pues la mayoría de los personajes no reconocía su imagen. Entre los autores de mayor prestigio destacó Gaspar Félix de Tournachon, que firmo sus fotografías como Nadar. Por su estudio, situado en el número 113 de la parisiense calle Saint Lazare, pasaron los intelectuales de la época, entre ellos los artistas Delacroix y Doré, el poeta Baudelaire y el revolucionario Bakunin.

A mediados del siglo XIX se crearon las primeras sociedades fotográficas europeas en Francia, Inglaterra y Alemania. La Sociedad Fotográfica de Londres inició su colección de fotografías con las obras de los principales autores; Talbot, Margaret Cameron, Fenton, Frith, Carroll y otros tantos. Desde su fundación en 1853 hasta la fecha ha reunido más de 100.000 imágenes y una biblioteca especializada de 20,000 volúmenes

La cámara oscuraLa primera noción que se conoció de la fotografía se desarrollo a partir del siglo XV y fue la llamada Cámara Oscura, que consistía en una especie de tienda de campaña, totalmente cerrada, en donde se colocaba en su interior una mesa cubierta con tela blanca. La tienda de campaña tenía un pequeño agujero en el cual se colocaba un lente, que permitía ampliar los rayos de luz que entraban por el hueco, proyectándolos a su vez sobre la mesa. De manera que quienes ingresaban a la mencionada cámara, podían observar sobre la tela blanca las imágenes exteriores.

Las grandes dimensiones de la Cámara Oscura y su dificultad en movilizarla de un lugar a otro, plantearon la necesidad de una cámara portátil. De manera que se desarrollo una cámara portátil que simplifico y popularizo la idea, a tal punto que las damas elegantes del siglo XV las llevaban en sus viajes, las cuales usaban para dibujar las imágenes de los paisajes que veían.

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El desarrollo de ésta fue el paso hacia la cámara moderna, con la que compartía aspectos elementales, un objetivo, un diafragma y una hoja sobre la cual plasmar la imagen.

A. Positivos

1. El DaguerrotipoDesde la invención de la Cámara Oscura se trato de avanzar y desarrollar un sistema que fijara la imagen, pero no se logró por muchos años crear un mecanismo que fijara y reprodujera la imagen sobre un soporte.

A fines del siglo XVIII, un francés llamado Nicéphore Niepce (1765-18��) inicia una serie de estudios que intensificó a partir de 1816 dejando sus principales resultados publicados en su Notice sur l´héliographie, de 1829.

Las ideas que expone en este artículo se basan en reproducir espontáneamente, por acción de la luz, con degradaciones de tintas del negro al blanco, las imágenes recibidas en la cámara oscura.

El mes de mayo de 1816 aportó a Niepce grandes satisfacciones. Sobre una hoja de papel extiende una película de un compuesto fotosensible que se oscurece a la luz, posiblemente se trataba de cloruro de plata. Niepce colocó la hoja en el fondo de la cámara oscura y la imagen de la vista desde su ventana “se pinta” sobre el papel dando como resultado una imagen más luminosa y nítida de lo previsto, aunque, sobre la capa sensible, el orden de las tintas aparece invertido. Con esta prueba desarrolla el primer negativo fotográfico sobre papel de la historia.

E 14 de diciembre de 1829 Niepce se asocia con Louis-Jacques Mande Daguerre (1787-1851) y se fijan dos objetivos:

1- obtener directamente una imagen positiva, sin pasar por un negativo2- abreviar el tiempo de exposición, puesto que los experimentos de Niepce llevan

entre 40 y 60 horas de exposición.

Entre 1829 y la muerte de Niepce en 1833, ambos hombres experimentan en conjunto. En dos años y medio logran poner a punto un nuevo procedimiento fotográfico que Niepce denomina physautotype (imagen de la naturaleza por si misma) de manera que logran crear una delgada capa fotosensible formada por resinas o residuos de la destilación de la esencia de lavanda que se extiende sobre una placa de metal plateado. Tras la exposición en cámara oscura, la placa se revela con vapor de petróleo blanco obteniendo así una imagen positiva con muy buena resolución y una considerable reducción del tiempo de exposición.

Al morir Niepce el 5 de julio de 1833, Daguerre continua con los experimentos en solitario, que finalmente daría como resultado el daguerrotipo, el cual era una imagen

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obtenida mediante el yoduro de plata, mediante dos procesos: la primera, utilizando un revelador (el vapor de mercurio) y la segunda, un fijador (cloruro de sodio)

Daguerre se percata – y es su idea genial – de que el invento precisa de una consagración científica oficial. Su visita a Francios Arago, secretario perpetuo de la Academia de Ciencias y personaje político, iba a ser decisiva para el futuro de la fotografía. El invento fue presentado en el curso de la sesión solemne de la Academia, el 19 de agosto de 1839. El estado se proclama propietario del descubrimiento, con el fin de proveer libremente (de él) almundoentero. A Daguerre e Isidoro Niepce, heredero de su padre, se les otorgan pensiones vitalicias.

El nuevo invento fue bautizado por su descubridor como Daguerrotipia y consistía en placas de cobre cubiertas con plata que convenientemente tratadas podían ser impresionadas, de esta manera se cumplió el deseo de los fotógrafos, congelar la realidad para contemplarla después.

2. El Ambrotipo Proceso descubierto por James Ambrose Cutting, norteamericano que lo patento en 1854. Estuvo en uso comercial entre 1860 y 1864, entrando en declive a partir de 1865.

El sistema consiste en un negativo subexpuesto sobre colodión húmedo. Observando mediante luz transmitida, la imagen parece negativa; con la luz reflejada y fondo negro, la imagen parece positiva. Su soporte es el cristal emulsionado con colodión húmedo (algodón mas ácido nítrico y sulfúrico disueltos en eter). Su imagen final es plata de revelado físico. Se usaba como agente sensibilizado yoduro de plata. 62

3. Ferrotipo/TintipoDesarrollado por Hamilton Smith en Francia en 1856. Estuvo comercialmente en uso entre 1856 y 1920, iniciando su declive a partir de 1915. Es un positivo directo de cámara que reproduce frecuentemente el sistema de protección del “paquete daguerriano”. Su soporte es una placa de hojalata lacada en negro por ambas caras. Se emulsionaba con colodión húmedo, usándose como agente sensibilizador colodión yodado, sumergido en nitrato de plata, aplicado en húmedo sobre el soporte metálico cepillado y limpio de huellas.El cloruro de mercurio fue usado para aumentar la blancura de las luces. Se usaba frecuentemente en joyería.63

B. Procesos de copia

1. Papel a la sal o papel salado Inventado por William Henry Fox Talbot en el Reino Unido en el año de 1839. Estuvo en uso comercial entre 1841 y 1850, con un breve resurgimiento en la década de 1890. Los

62 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentación fotográfica. 1999. Pág. 51.63 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentación fotográfica. 1999. Pág. 52.

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papeles a la sal obtenidos través de un proceso de copia por contacto con un negativo calotípico se denomina también calotipos.

Es un proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa, por lo que presenta imagen embebida en las fibras del papel. Si es un calotipo puede verse la estructura del negativo del papel y una cierta perdida del detalle. Su soporte es papel y no presenta emulsión, excepto el apresto propio de un papel de escritura (gelatina o almidón). Su imagen final es plata fotolítica (frecuentemente virada al oro)

2. CianotipoInventado por John Herschel en el Reino Unido entre 1840 y 1848. Su uso comercial se extendió entre 1880 y 1940, aunque su declive se inicio en 1920. Fue usado de manera masiva por los fotógrafos y de manera industrial para el copiado de planos.

Proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa sobre papel, que al no llevar emulsión presenta la imagen embebida en las fibras del soporte. La imagen final está compuesta de sales de hierro (ferrocianuros férrico y ferroso). Se usaba como agentes sensibilizadores: amonio, citrato de hierro y ferrocianuro potásico. Su procesado consistía en embeber el papel de la copia con la mixtura, exponerlo a la luz en contacto con el negativo y lavarlo. Un rasgo característico de este proceso es el marcado color azul que presenta su imagen sobre una superficie mate.

3. PlatinotipoDesarrollado por Wil Willis y Alfred Clements en Estados Unidos entre 1873 y 1879. Se usó comercialmente entre 1880 y 1930. Se trata de un proceso de una sola capa de papel. Al no llevar emulsión presenta imagen embebida en las fibras de papel. Se basa en la capacidad de los compuestos ferrosos de reducir las sales de platino. Como agentes sensibilizadores se usaron: cloro-platino potásico, oxalato férrico, ácido oxálico, clorato potásico y agua.

La presencia de sulfato de bario como capa intermedia impide ver la fibra de papel y aumenta la luminosidad y el contraste. Las copias se montaban en un soporte secundario. Los virados al oro producen un tono cálido, y los virados al ror-platino un tono verdoso.

4. Colodión mate POP (Printing-Out Paper)Virado al oro platino. Su uso comercial se dio entre 1894 y 1940 , iniciando declive a partir de la década de 1930.

Es un proceso de ennegrecimiento directo de 3 capas sobre papel. Las copias presentan un tono mate y una gran riqueza tonal. La imagen final aparece suspendida en una emulsión de colodión. Las fibras de papel son parcialmente visibles bajo una capa de

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barita (sulfato de bario). La imagen final es plata fotolítica, oro y platino. Los soportes se sensibilizan de manera industrial con cloruro de plata disperso en el colodión. Se procesaban exponiéndolos a la luz bajo un negativo por contacto, después se lavaban y fijaban en al tiosulfato de sodio tras un doble virado de al oro y al platino.

Las imágenes presentan un tono neutro sin ningún síntoma de desvanecimiento de óxido-reducción en las partículas de plata. Las fibras de papel parcialmente visibles en el área de luces, donde la presencia de imagen final es mínima o nula. Las copias se montaban sobre un soporte secundario.

5. Fotografías de bromuro de plataDurante la mayor parte del siglo XX se utilizo el papel fotográfico sensibilizado con bromuro de plata para el revelado de las fotografías en blanco y negro, pero su introducción data de 1890. Esta técnica consistía en un papel de revelado químico (que liberó al fotografo de la exposición a la luz solar de las pruebas) sobre el que se extiende una delgada capa de gelatina, en la que se incrustan diminutos cristales de bromuro de plata (AgBr) o de yoduro de plata (AgI) . A estos cristales se les llama también granos.

En el cuarto oscuro, se refleja la imagen de un negativo sobre este papel exponiendo la imagen (dicha imagen es, en definitiva, luz de una determinada composición de frecuencias reflejada por la misma). Entonces, la energía que portan los fotones que constituyen dicha luz provoca una reacción química en los granos de AgBr (o AgI). La reacción se produce de la siguiente forma:

Los granos o cristales de AgBr (o AgI) consisten en una red cristalina de cationes Ag(+) y aniones Br-(-). Algunos de los huecos que posee la red cristalina están ocupados por cationes Ag(+), que debido a la energía térmica que posee la red no ocupan su posición normal en la red, sino que constituyen un defecto de la misma. Al llegar la luz a la red, su energía provoca la cesión de un electrón desde ésta al catión Ag(+) que ocupa el hueco, de manera que este se reduce y se transforma en un átomo de plata neutro según la reacción:

Ag(+) + e(-)--->Ag (atómico). De esta manera la imagen es fijada en el papel y obtenemos la fotografía

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Componente de la Fotografía

Emulsión: capas sensitivas de sal de plata en un medio gelatinoso con otras cargas.

Untura: impide la reflexión no deseada que pueda producir aureolas en la imagen

Soporte

La fotografía en Costa Rica

La investigación relacionada con el origen de la fotografía en Costa Rica a sido poco estudiada, principalmente por la poca información con que se cuenta y porque la mayoría del material fotográfico patrimonial costarricense del siglo XIX y principios del XX se ha perdido.

Aún así, Rogelio Mora Sedo, en su trabajo final de graduación, elabora una cronología sobre el origen de la fotografía en Costa Rica, donde establece dos períodos:

A- Primera fase 1850-1875Según Mora, los orígenes no están bien definidos, y pese a ser inventada la fotografía en 1839, su llegada a Costa Rica pudo tardar alrededor de unos diez años. La problemática radica en la falta de una bibliografía temática y definida sobre el origen y posterior evolución de la fotografía en nuestro país.

Citando al historiador costarricense Carlos Meléndez, se sabe que para 1848 se hallaba en San José el fotógrafo daguerrotipista Dabo; en 1850 se cita a H. Hobarti y por esa misma fecha Faber, pero es Lorenzo Fortino como el primer y mas importante fotógrafo de esta época.

Durante la década de 1850 en varios periódicos locales aparecieron anuncios publicitarios, como por ejemplo el aparecido el 14 de mayo de 1859 en la Crónica de Costa Rica:

“ Tomas C. Rodees, retratista fotógrafo y al Daguerrotipo, Ambrotipo, etc. Habiendo recibido lo necesario para sacar retratos en papel, vidrio, placas de fierro, etc., ofrece sus servicios al público. Calle del Cuño Nº 12....”

Con lo anterior se puede concluir que para la década de 1850 ya estaba establecido el arte y negocio de la fotografía, aunque las investigaciones no arrojan datos sobre su aceptación por parte del público y no se conservan obras de este período.

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Por otra parte, Mora concluye que la fotografía fue introducida en Costa Rica por fotógrafos foráneos, norteamericanos y europeos, viajeros que en algunos casos optaban por quedarse algún tiempo más de lo acostumbrado, a ellos debemos sin lugar a dudas las vistas mas antiguas que al presente conservamos.

Durante este período, Carlos Meléndez, señala como al fotógrafo más importante al norteamericano T. C. Rhodes, lo anterior porque su larga permanencia en el país hace suponer una fructífera y profusa labor fotográfica en nuestro país.

Entre otros también se menciona al italiano Lorenzo Fortino, quien se llegó a asociar con el norteamericano Edward J. Hoey , quien al parecer vivió muchos años en Costa Rica. Otro fotógrafo de este período es Vicente Lachner Brand quien hacia 1865 ejercía la profesión en Cartago.

B. Segunda fase 1875-1900A partir de 1870 se da un incremento en la llegada de fotógrafos extranjeros a Costa Rica. En este período, Carlos Meléndez cita el trabajo de Otto Simeon y el más destacado de todos, Harrison Nathaniel Rudd, a quien se le considera como el más relevante de Costa Rica en las tres últimas décadas del siglo XIX.

Entre los mas destacados también figuran los hermanos Paynter quienes fundan la firma Paynter Bros, desarrollando una importante y fecunda tarea fotográfica, básicamente de estudio. Otros fotógrafos destacados a fines del siglo XIX son Francisco Valiente, Fernándo Zamora, F. De Fienne, Romualdo Roa Escandón, Lorenzo Gallardo y Henry Morgan.

Henry Morgan es un norteamericano que publica en 1892 un libro de “Vistas de Costa Rica”, que bien puede ser el primer álbum de su género que se conociera en Costa Rica. Es un libro de regular formato con fotografías no muy grandes y la obra se compone de unas 50 fotografías.

Al iniciar el siglo XX, la técnica fotográfica está plenamente arraigada en la sociedad josefina. Para este período destacan los fotógrafos Amado Céspedes Marín, quien paralelamente se desarrollaba en la cinematografía, además de Max Rudín, Federico Mora y Prospero Calderón, quien a su vez era un excelente fotograbador, ocupado por varios años en el cargo de director de la célebre revista “Páginas Ilustradas”.

Pero los que alcanzarían mayor renombre serían Manuel Gómez Miralles, Felix Robert y Francisco “Paco” Hernández, a quien se le llegó a considerar como el mas profesional de los fotógrafos de estudio.

b. Novísimos soportesEl avance tecnológico desarrollado por la humanidad en los últimos treinta años esta generando la creación constante de nuevos soportes, muchos de los cuales quedan obsoletos al poco tiempo de salir al mercado.

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A estos los llamaremos como novísimos soportes, y consisten en unidades de almacenamiento reconocidos como dispositivos periféricos de los sistemas de cómputo, que actúan como un medio físico para la grabación de los datos y ficheros, manejados por usuarios gracias a distintas aplicaciones que se ejecutan en estos sistemas. De manera que estos componentes físicos o materiales en los cuales se almacena la información se denominan dispositivos de almacenamiento.

Estos se clasifican en cuatro tipos:

a. MecánicoTarjetas perforadas

b. MagnéticosUnidad de cinta Unidades de disquetesUnidades de compresión ZIPUnidades de disco duro

c. ÓpticosUnidades de CDUnidades de DVD

d.DigitalesCámaras fotográficas y de videoLa llave mayaTarjetas de memoria o “Memory Cards” Fotografía digital

b.1 Tarjetas perforadas

El primer dispositivo desarrollado fue el sistemas de lectura de tarjetas perforadas, muy utilizado después de la segunda guerra mundial. Este sistema esta formado por una unidad de entrada a un computador que transforma la información contenida en forma de perforaciones en la tarjeta en señales eléctricas binarias.

Las tarjetas eran arrastradas una a una de forma mecánica desde el cajón de alimentación a la estación de lectura. Las tarjetas pasan longitudinalmente entre las células fotoeléctricas y una fuente de luz. Las fotocélulas detectan la presencia de un orificio al captar la luz procedente del otro lado de la tarjeta. De esta forma y con un circuito decodificador adecuado se rellena la memoria intermedia de la lectora con la información de una tarjeta en un código. Una vez llena la memoria intermedia, se transmite su contenido al computador central mientras se procede al arrastre de la siguiente tarjeta.

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Los dispositivos de almacenamiento han evolucionado en forma notable y este ritmo se ha acelerado con los avances tecnológicos y el crecimiento del mercado favorecido por el consumidor en su búsqueda incesante de mayor capacidad de almacenamiento, lo cual a facilitado el desarrollo de muchas tecnologías y dispositivos nuevos.

b.2 Dispositivos de almacenamiento magnéticos.Los dispositivos de almacenamiento magnético incluyen a todo aquel documento sonoro, informático o de imágenes en movimiento cuyo soporte sea una cinta magnética. Afines de la década de 1930 este soporte fue elaborado con hilos metálicos magnetizados y para la década de 1940 se utilizó bandas magnéticas de diversos tipos y materiales, o sea son aquellos que utilizan la propiedad de los metales, o las cintas cubiertas con material ferroso.

Estos documentos están formados por señales que durante su lectura, son reconvertidas a imagen, sonido o información gráfica. La banda ofrece su información en los equipos de lectura por fricción contra un cabezal. El primer reproductor magnético de alta calidad se desarrolla en 1947 por la firma norteamericana AMPEX que produce una cinta de 2 pulgadas.

La cinta está formada por una base de acetato de celulosa, policloruro de polivinilo, polietileno o tereftalato de polietileno (poliéster), siendo hoy en día el más utilizado por su gran resistencia e inalterabilidad frente a los demás soportes. Sobre la base está depositado un revestimiento magnético formado por dos capas: la primera ubicada en el anverso es una emulsión formada por partícula en que las primeras cintas eran de óxido férrico y más recientemente de dióxido de cromo, aglutinadas por medio de poliuretano. La segunda capa en el reverso formada de partículas de carbono, también aglutinadas por medio de poliuretano la cual ayuda a aminorar la electricidad estática, las contracciones y consecuentemente el enroscamiento.

En los aglutinantes también hay compuestos como los lubricantes, destinados a reducir el efecto abrasivo de la cabeza magnética y funguicidas, para impedir el crecimiento de mohos parásitos. No es fácil explicar porque se deterioran este tipo de soporte, debido la discreción o “secretoindustrial” de los fabricantes.

En los años 70 sale la cinta de una pulgada que ofrece una mayor calidad de imagen y posteriormente aparecen los de �/4 de pulgada (U-MATIC) y los de 1/2 pulgada beta cam y VHS. Entre 1947 y el 2000 salieron al mercado unos 100 formatos

En términos generales, estos soportes se fabrican con los siguientes materiales;

1.Base de poliéster

2.Capas superficiales de diferentes materiales como polietileno, adhesivo poliuretano, partículas de óxidos metálicos y una capa de carbono

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b.3 Discos FlexiblesEstán construidos de material plástico flexible, el cual está recubierto de material magnético (ferromagnético) sobre el cual el cabezal grabará los datos.

Tipos de disketes:

Según su tamaño: de 5,25 pulgadas de diámetro, y de 3,5 pulgadas de diámetro. El primero se encuentra obsoleto.Según su capacidad: Pueden ser de doble densidad y de alta densidad. Doble densidad de 5,25 pulgadas, �60 kB de capacidad. Doble densidad de �,5 pulgadas, 720 kB de capacidad. Alta densidad de 5,25 pulgadas, 1,2 MB de capacidad. Alta densidad de 3,5 pulgadas, 1.44 MB de capacidad.

De todos estos, solo el último se sigue utilizando, aunque en pocos años acompañará a los demás dispositivo en el museo de la obsolescencia.

En la década de los noventas, surge el súper disk y el ZIP, con las mismas características físicas pero con una capacidad de almacenamiento superior. Pero el surgimiento de dispositivos ópticos y digitales con gran capacidad de almacenamiento los desplazo.

Almacenamiento por cintasLos dispositivos de almacenamiento de acceso secuencial están representados por las cintas (tapes). Este es precisamente su principal inconveniente: no soportan el acceso aleatorio a los datos, es decir, la unidad de lectura debe explorar la cinta hasta hallar una información específica. Por este motivo, la rapidez de acceso a los datos en las cintas es menor que la de los discos. En consecuencia, a mayor capacidad de almacenamiento, mayor longitud de la cinta y, consiguientemente, mayor tiempo de acceso.

Las cintas consisten en un soporte flexible sobre el que se deposita una pequeña película de material magnetizable (óxidos o metales). Durante los procesos de lectura y escritura, esta banda de material magnetizable debe moverse delante de la cabeza de lectura-escritura, que es la responsable de traducir las señales magnéticas en eléctricas o a la inversa.

Las cintas se suelen utilizar como medio de soporte para realizar copias de seguridad de discos duros y como soporte para el almacenamiento de grandes bases de datos.

En estos sistemas de almacenamiento masivo, la cinta se enrolla en unas bobinas, unos cassettes o en unos cartuchos, y unas poleas se encargan de arrastrar la cinta a una velocidad constante delante de la cabeza de lectura-escritura y de amortiguar los tirones de bobinado de los motores. Estos dispositivos son medios removibles, fiables y económicos con capacidades de almacenamiento elevadas.

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Cintas blandas Las cintas blandas, también conocidas como floppy tapes, son unidades que hacen uso de la controladora de la disquetera y codifica los datos posicionando la cabeza de lectura-escritura directamente sobre la banda magnética. La ventaja de esta opción es que elimina la necesidad de tener que comprar la electrónica de una nueva controladora para este dispositivo.

Cintas de audio digital (DAT) Las cintas de audio digital de 4 mm o DAT (Digital Audio Tape) son unidades de almacenamiento con capacidad para grabar hasta varios gigabytes de información en un único cartucho. Son dispositivos de pequeñas dimensiones, económicos y rápidos, sin embargo sus unidades lectoras son caras y tienen el inconveniente que no existen estándares al respecto.

La técnica de grabación empleada con las cintas DAT, conocida como técnica de exploración helicoidal, se basa en que la unidad de lectura-escritura utiliza un tambor giratorio que solapa las pistas de grabación en lugar de la cabeza de grabación estática que se emplea con las unidades de cinta anteriores.

Las cintas de audio digital o DAT son utilizadas en las mismas aplicaciones que las cintas de cuarto de pulgada, como medio de backup pero con unas características que les permiten disponer de mayores capacidades de almacenamiento y fiabilidad. Son una alternativa de almacenamiento tanto para ordenadores personales, estaciones de trabajo y servidores de red.

Cintas de 8 mm (llamadas también Hexabyte) Las cintas de 8 mm pueden almacenar varios gigabytes de información en un único cartucho, pero como sucede con las DATs, sus unidades lectoras tienen precios muy altos. Su aspecto es similar al de las cintas empleadas en los sistemas de vídeo. La técnica de grabación utilizada es la misma que la que se emplea con las cintas DAT.

Las cintas de DAT son, dentro de las unidades de almacenamiento secuencial, las que ofrecen mayores capacidades de almacenamiento, pero su precio también es el más elevado. A pesar de ello, para los usuarios con unas necesidades de almacenamiento de copias de seguridad grandes, las cintas de 8 mm y las cintas DAT son la solución más adecuada.

ElDiscoDuroUn disco duro es un dispositivo que permite el almacenamiento y recuperación de grandes cantidades de información. Los discos duros forman el principal elemento de la memoriasecundaria de un computador, llamada así en oposición a la memoria principal o memoria RAM (Random Access Memory, memoria de acceso aleatorio).

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El inconveniente que sigue existiendo es la falta de estándares que unifiquen los productos existentes. Dentro de este medio de soporte, existen las siguientes variedades:

Cintas de 1/2 pulgada Las cintas magnéticas de 1/2 pulgada se basan en una cinta de Mylar de 0,5 pulgadas de ancho y varias micras de espesor, sobre la que se deposita una capa de un material magnetizable (óxido de hierro, óxido de cromo, etc.) de otras pocas micras de espesor.

Las 0,5 pulgadas de ancho se dividen en nueve pistas, cada una asignada a su correspondiente cabeza de lectura-escritura. Así se leen nueve bits en paralelo, ocho de datos y uno de paridad.

Estas unidades fueron el dispositivo de almacenamiento masivo de información utilizado inicialmente en entornos mainframe. Debido a ello, todavía hoy es uno de los soportes de acceso secuencial más utilizados para el almacenamiento de copias de seguridad de los datos manejados por grandes sistemas y de grandes bases de datos.

Cintas de 1/4 pulgada (QIC, Quarter-Inch Compatibility) Las cintas de 1/4 pulgada se presentan en cassettes y su principal inconveniente es la falta de estándares al respecto, que impiden que una cinta grabada por un sistema pueda ser leída por otro distinto.

Las cintas de cuarto de pulgada o QIC son una alternativa a las cintas de 1/2 pulgada como medio de backup. Sus principales aplicaciones se encuentran como soporte para el almacenamiento de copias de seguridad de grandes sistemas de red local y de grandes bases de datos que buscan absoluta seguridad en cuanto a disponibilidad de la información. Es también una alternativa a los costes que supone adquirir un disco duro con la suficiente capacidad para almacenar todos esos datos aunque, eso sí, renunciando a la rapidez de acceso a los datos que presentan los sistemas de acceso directo. El abanico de entornos informáticos en que las cintas QIC encuentran aplicación va desde los grandes ordenadores hasta los ordenadores personales.

Cartuchos estándar DC 6000 Sobre una cinta de 1/4 pulgada se graban once pistas. Su presentación es la de un cassette de la mitad de tamaño que una cinta de vídeo, en la que se bobinan aproximadamente entre �00 y 600 pies (90 - 180 m).

Minicartuchos DC 2000 Su presentación se realiza en un cassette más pequeño que el anterior (minicartucho) y similar al de un cassette de audio, con longitudes de entre 140 y 185 pies (�9 - 52 m). Estos cassettes poseen un chasis resistente de metal, ruedas de bobinado de precisión y una correa de amortiguación que ofrecen una elevada calidad de grabación y una mínima deformación de la cinta.

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Un disco duro forma una caja herméticamente cerrada que contiene dos elementos no intercambiables: la unidaddelecturayescritura y el discocomo tal.

La unidad es un conjunto de componentes electrónicos y mecánicos que hacen posible el almacenamiento y recuperación de los datos en el disco.

El disco en sus orígenes era una pila de discos, llamados platos, que almacenaban información magnéticamente, actualmente es solo un disco. Cada uno de los platos tiene dos superficies magnéticas: la superior y la inferior. Estas superficies magnéticas están formadas por millones de pequeños elementos capaces de ser magnetizados positiva o negativamente. De esta manera, se representan los dos posibles valores que forman un bit de información (un cero o un uno). Ocho bits contiguos constituyen un byte(un carácter).

b.4 Dispositivos de almacenamiento óptico.La tecnología óptica de almacenamiento láser es más reciente. Su primera aplicación comercial masiva se dio en el CD de música, que data de comienzos de la década de 1980. Los fundamentos técnicos que se utilizan son relativamente sencillos de entender: un haz láser va leyendo (o escribiendo) microscópicos agujeros en la superficie de un disco de material plástico, recubiertos a su vez por una capa transparente para su protección del polvo.

Se usa la propiedad de reflexión para poder leer datos mediante un fotodetector. La intensidad del rayo de luz al leer debe ser muy inferior a la de escribir para así no dañar al disco.

Los discos compactos pueden clasificarse según su naturaleza o sus aplicaciones en:

El CD-ROOM es moldeado en plástico e incorpora una espiral continua de hendiduras que contienen los datos. La información es protegida por una cobertura de laca y un substrato plástico. Solo puede ser usado por el usuario y grabado por un fabricante.

El CD-regrabable: es un sistema óptico de escritura y borrado por parte del usuario y se usa desde 1993.

La utilización de los medios de almacenamiento compactos ofrecen múltiples beneficios tales como disponer de grandes volúmenes de información en espacio reducido, facilidad de transportación, integridad del medio y la información (difícilmente alterable), exactitud y precisión al recuperar los contenidos.

Entre sus usos más comunes, lo podemos encontrar en:

Música: obras musicales clásicas, populares, folklore o rock, entre otros.Educativo: Programas de apoyo, manuales, prácticas, apoyos gráficos y auditivos.Mercadotecnia: correo directo, catálogos electrónicos, demos, publicidad.Tecnologías de la información: software, instrucciones de uso de productos y servicios, CD interactivo con contenidos en línea.

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Empresarial: informes anuales, presentación corporativa, currículum empresarial, manuales interactivos de entrenamiento o demostracionesEditorial: libros electrónicos, audio libros, cursos de idiomas, complementos a textos impresos.

Disco de Vídeo DigitalDisco de vídeo digital, también conocido en la actualidad como Disco Versátil Digital (DVD), un dispositivo de almacenamiento masivo de datos cuyo aspecto es idéntico al de un disco compacto, aunque contiene hasta 25 veces más información y puede transmitirla al ordenador o computadora unas 20 veces más rápido que un CD-ROM. Su mayor capacidad de almacenamiento se debe, entre otras cosas, a que puede utilizar ambas caras del disco y, en algunos casos, hasta dos capas por cada cara, mientras que el CD sólo utiliza una cara y una capa. Las unidades lectoras de DVD permiten leer la mayoría de los CDs, ya que ambos son discos ópticos; no obstante, los lectores de CD no permiten leer DVDs.

En un principio se utilizaban para reproducir películas, de ahí su denominación original de disco de vídeo digital. Hoy, los DVD-Vídeo son sólo un tipo de DVD que almacenan hasta 133 minutos de película por cada cara, con una calidad de vídeo LaserDisc y que soportan sonido digital Dolby surround; son la base de las instalaciones de cine en casa que existen desde 1996. Además de éstos, hay formatos específicos para la computadora que almacenan datos y material interactivo en forma de texto, audio o vídeo, como los DVD-R, unidades en las que se puede grabar la información una vez y leerla muchas, DVD-RW, en los que la información se puede grabar y borrar muchas veces, y los DVD-RAM, también de lectura y escritura.

En 1999 aparecieron los DVD-Audio, que emplean un formato de almacenamiento de sonido digital de segunda generación con el que se pueden recoger zonas del espectro sonoro que eran inaccesibles al CD-Audio.

Todos los discos DVD tienen la misma forma física y el mismo tamaño, pero difieren en el formato de almacenamiento de los datos y, en consecuencia, en su capacidad. Así, los DVD-Vídeo de una cara y una capa almacenan 4,7 GB, y los DVD-ROM de dos caras y dos capas almacenan hasta 17 GB. Del mismo modo, no todos los DVDs se pueden reproducir en cualquier unidad lectora; por ejemplo, un DVD-ROM no se puede leer en un DVD-Vídeo, aunque sí a la inversa.

Por su parte, los lectores de disco compacto, CD, y las unidades de DVD, disponen de un láser, ya que la lectura de la información se hace por procedimientos ópticos. En algunos casos, estas unidades son de sólo lectura y en otros, de lectura y escritura.

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b.5 Dispositivos de almacenamiento digital.Las primeros en surgir son las cámaras digitales, que pueden ser camáras fotográficas, de video o ambas las cuales almacenan las imágenes digitalmente en una pequeña cinta magnética, en su memoria o bien en alguna unidad de almacenamiento.

Todos estos dispositivos presentan un estándar mundial, acordado por numerosos fabricantes. Actualmente tenemos modelos de Sony, Panasonic, Sharp, JVC, Canon y recientemente Sansung. Grunding y Thomson las tienen, pero no son diseños propios, si no réplicas de las JVC.

Habitualmente las cámaras son pequeñas, ligeras y sencillas de usar. Pueden ser automáticas y con objetivo de focal fija, del tipo compacto con una óptica de tipo zoom. Son cámaras en que la óptica y el cuerpo de la cámara se pueden orientar por separado. Tienen un visor llamado reflex (lo que ves es lo que sale en la foto), pero el objetivo no se puede cambiar.

Estos dispositivos han desplazado a las cámaras tradicionales, pero a diferencia de éstas, su producto es una imagen digital que debe ser transferido a un dispositivo de almacenamiento.

Para ello surgen las memorias FLASH, que son dispositivos de almacenamiento relativamente nuevos, los cuales ofrecen gran versatilidad y seguridad, además de comodidad ya que su tamaño no supera al de un llavero grande y la cantidad de información que se puede almacenar en el hace que estos llaveros sean una buena elección al la hora de elegir un dispositivo para transportar información rápida y en forma segura. Entre ellos encontramos la Llave Maya y el Memory Card.

b.6 La Fotografía digitalLa fotografía digital se empezó a comercializar a partir de los años de 1990 con la salida al mercado de cámaras digitales. Su aceptación en el mercado fue inmediata por la novedad, el ilimitado numero de fotos que se pueden tomar y no requerir de un revelado para poder ver las imágenes. Pero esta tecnología no es nueva, su origen se encuentra en la carrera espacial de los años 1960 entre rusos y norteamericanos, quienes utilizaban esta tecnología para captar fotos de la luna, el espacio o la tierra.

Las fotografías digitales son captadas por cámaras, que almacenan directamente en formato digital, dentro de su memoria o en un memory card ubicado en la propia cámara. Después de haber tomado las fotografías, esta imagen puede ser trasladada a un computador para ser visualizada o procesada.

La tecnología utilizada por las cámaras digitales, sea cual sea su tipo, se basa en la sustitución de la tradicional película de celulosa por un chip sensible a la luz, al que se denomina CCD y que constituye el elemento más importante de una cámara digital.

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La estructura de este chip es reticular y cada uno de sus puntos es un elemento fotosensible que recibirá más o menos luz. Cuantos más valores sea capaz de recibir el CCD mejor será la calidad obtenida con la cámara. No obstante debe tenerse siempre en cuenta cual es nuestro objetivo al capturar la imagen ya que de poco servirá obtener imágenes de mucha precisión (alta resolución) si su destino es ser reproducida en un medio que requiera baja resolución, como las páginas Web.

Finalmente obtenemos una imagen digital, la cual se caracteriza por estar representada mediante una serie de dígitos binarios (ceros y unos). Es decir, cualquiera de las imágenes digitales, están almacenadas en ficheros formados por una larga colección del siguiente tipo: 0010110100111101010001001010000111001.......”. Simplificando el esquema de trabajo, podríamos decir que cada fotografía puede ser descompuesta en una serie de cuadriculas minúsculas y elementales y, cada una de ellas estará representada por determinado número de dígitos binarios que, en definitiva, representan tanto su intensidad lumínica (más o menos oscuro) como su color.

A cada una de estas cuadriculas elementales se las denomina píxel y, obviamente, se obtendrá mayor calidad cuanto más píxeles se puedan distinguir ya que así se obtendrá mayor resolución.

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UNIDAD

UNIDAD III

LAS TINTAS

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3.1 Introducción

Las tintas es un elemento sustentado que se produce mediante la dispersión de un pigmento en una sustancia más o menos viscosa, apta para adherirse mecánica o químicamente a otro soporte para escribir, colorear o imprimir.

Entre los componentes básicos que podemos encontrar en las tintas se pueden citar:

1. Colorantes: pigmento ya sea natural o artificial, como el hollín o las anilinas64.2. Disolvente: es el vehículo para darle fluidez desde la pluma al soporte, se pueden

clasificar en grasas como aceites minerales, vegetales y resinas o bien pueden ser líquidas como resinas sintéticas o disolventes volátiles como alcoholes o acetona.

�.Aglutinantes: o fijativo que le da cierta viscosidad que da cohesión mecánica a las partículas colorantes entre sí y a todas estas con el soportes para adherirlas, tales como las gomas, gelatinas, aceites.

Componentes complementarios:

1. Espesantes como minerales de bario 2. Humectantes o secativos para controlar el secado3. Antisépticos o insecticidas4. Olorantes como el alcanfor, especies de clavo o almizcle.5. Anticogelantes como alcoholes 6. Abrillantadores como cerveza o café.

3.2 Historia

Se disputan el honor de haber descubierto la tinta los egipcios y los chinos. Pero es posible que ganen los chinos puesto que la tinta mas antigua que se conoce es de carbón, originaria del extremo oriente en China y su invención se le atribuye a Tien Tschen en el año 2597 ac.

Es curioso que la tinta china existiera aún antes de la invención de la escritura, sirviendo para pintar la cerámica. Recientes descubrimientos arqueológicos hacen posible que la tinta sea incluso mas antigua aún, perteneciendo incluso a las culturas del final del mesolítico. Estas antiguas “tintas” realmente eran lacas muy fluidas a base de negro humo.

Su receta básica es tomar el negro de humo u hollín, producto de la combustión de la madera, marfil o productos vegetales, utilizando como aglutinante la goma arábiga o el aceite.

Si bien los papiros de la época media están escritos con alguna suspensión cuyo componente colorante es el negro de humo, los papiros más antiguos posiblemente han sido escritos con otros pigmentos.

Existen manuscritos en papiros, encontrados en el interior de las tumbas egipcias cuya antigüedad se remonta a 2500 años antes de cristo que presenta escritos con una tinta

64 Grasa natural extraída del índigo.

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esencialmente carbónica, hecha con negro de humo y jugos gomosos de algunas plantas. Estos jugos de origen vegetal hacen que el carbón se adhiera a la superficie del papiro, mientras que el negro de humo se consigue quemando parcialmente huesos o materia vegetal.

Los griegos recibieron tintas de carbón de los egipcios, pero las mejoraron, por cuanto obtenían el negro de humo quemando aceite vegetal, alquitrán o resina, mezclándolo con jugos gomosos que luego secaban y prensaban en forma de barras o tortas. Cuando había que usar esa tinta, la frotaban con agua, vino o cerveza haciendo que el negro de humo se diluyese en él líquido. Las tintas de sepia y de negro de humo con el tiempo perdían el color por razón de las impurezas que contenían; además, resistían poco al agua, dado que ésta diluía el material aglutinante.

Posteriormente se desarrollan otros tipos de tintas, como las ferrogálicas, cuyo uso es también muy antiguo, el primero en documentar su uso fue Filón de Bizancio en el siglo III ac. Quien describe una infusión de cáscaras de nuez de agalla mezclada con sulfato de hierro o cobre el cual produce una tinta negra.

Esta tinta es originaria de Persia, en donde crece un roble sobre el cual las avispas del ciprés llamada gall depositan sus huevos y hace que forme una excrescencia parecida a una nuez. El jugo de estas excrecencias contiene ácido gálico y tanino que se oxida al contacto con el aire, produciendo una mancha permanente marrón amarillenta sobre el papelo cualquier material adecuado para la escritura. Agregando a ese jugo diversos compuestos minerales que en la actualidad son sales de hierro, adquiriendo así un tono azul verdoso, negro o azul.

Pero las tintas químicas a base de hierro, ya se conocen desde manuscritos del siglo I ac. Los tipos de sulfato de hierro y extractos de agalla se generalizaron al principio de la época medieval. Como curiosidad se debe citar de esta época las tintas de púrpura de los emperadores bizantinos.

Esta tinta era extraída de un molusco marino mediterráneo llamado múrice o conchil el Purpura lapillus. Se producía una tinta púrpura que se usaba para escribir los títulos de los volúmenes y era un privilegio de emperadores el firmar o escribir con esa tinta.

En el pacífico costarricense crece un molusco que produce una tinción parecida, y fue utilizada durante el período colonial para teñir hilo de algodón, pero se desconoce su uso como tinta caligráfica. En 180� José Salvador informa al Rey de España sobre el procedimiento de obtención de la tinta:

“ Éste encierra dentro de un gusano que con su jugo se tiñe hilo morado, cuya maniobra es prolija y trabajosa, pues para que expida la tintura el enunciado sopla por una de sus puntas y verificado esto se vuelve á colocar en el mismo lugar en que estaba, y pasado un mes vuelve a servir y sucesivamente se sigue este método; este caracol se pesca en la Costa de aquel Partido (Nicoya). El hilo antes de teñirse se prepara lavándose y dejándolo en espuma de jabón ínterin se verifica la pesca; conseguida ésta se tiñe con el

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jugo indicado, el que toma color amarillo, y puesto al sol para que se seque se convierte en el de morado.” 65

Este hilo teñido de morado, alcanzaba altos precios en el mercado, por lo cual algunos Alcaldes Mayores de Nicoya se aprovechaban y obligaban a la población nativa a teñir grandes cantidades. Es por ello y por lo trabajoso del procedimiento de obtención del tinte que no se despertara el interés comercial en producirlo como tinta caligráfica.

Otras tintas raras utilizadas en el medioevo son las tintas metálicas de oro y plata usadas en los claustros medievales para la iluminación de manuscritos y que son suspensiones en aglutinantes o gomas de los metales nobles.

Las tintas ferrogálicas son fabricadas a base de hierro y agallas. Su receta básica es tinta de agalla, goma arábiga y un disolvente como agua, vino, o vinagre. Desde el siglo XI se conoce distintas recetas, pero en 1660 el italiano Canneparicus da su famosa receta de “1, 2, 3 y treinta hace la buena tinta” que consistía en una parte de goma arábiga, dos partes de hierro, tres partes de nuez de agalla y treinta partes de agua.

El hierro usado en la mezcla se llamaba vitriol y se extraía de la naturaleza como sulfato de hierro. De la nuez de agalla o roble se extraía el tanino que es el cuerpo principal de la tinta. Al reaccionar la mezcla del tanino con el sulfato de hierro con la luz se da un proceso de oxidación reducción que da como producto la coloración negra de la tinta. Este proceso de oxidación ocurre dentro de las fibras de papel lo cual hace una tinta muy estable frente al agua. El deterioro que produce esta tinta es producto de la proporción del hierro y el tanino.

En 1856, se introdujo un nuevo tipo de tinta ferrogálica que se llamo tinta de alizarina por contener algo del colorante de la planta rubia (Rubiatinctorum), un derivado de la alizarina. Pero su eminente progreso técnico se debe a que contenía sulfato de hierro bivalente, siendo la primera tinta que era una solución y no una suspensión de pigmentos. No se necesitaba aditivos de goma arábiga o de otras sustancias para mantener la suspensión. Daba primero un texto de tono un poco fuerte que luego, por oxidación del hierro, se ponía mas fuerte.

Con la tinta de indulina, que ofrecieron Coupier y Collin en 1873, empieza la época moderna de las tintas sintéticas, que rápidamente se impusieron. Paralelamente surgen las tintas de copiar, hechas a base de violeta de metilo y de eosinas.

La tinta de bolígrafo descubierta en 1935 es normalmente una anilina semigrasa que para penetrar en el papel necesita de un penetrante o fijativo como el alcohol y derivados.

La de roturador o marcador es también una anilina no grasa soluble en alcohol o acetona. Con respecto a la mayoría de las tintas caligráficas utilizadas hoy en día, a excepción de las fórmulas de tintas de carbón hechas bajo recetas antiguas, todas tienen en lugar

65 Fernánde Bonilla, L. Colección de Documentos para la Historia de Costa Rica. Tomo X, págs. 295-296.

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de sustancias vegetales, colorantes sintéticos de gran variedad y mal conocidos por el secreto comercial de los fabricantes. Su mayor enemigo normalmente es la luz.

3.3 El lápiz

El lápiz de madera aparece en el siglo XVI en Inglaterra donde encontraron en una mina un material muy parecido al plomo. A principios del siglo XIX un norteamericano lo coloco entre madera y creó los primeros lápices. Posteriormente se descubrió que no era plomo, sino una variante de carbón al que llamaron grafito.

El grafito tiene al igual que el carbón, características de resistencia a la luz, al agua y a los microorganismos, siendo aconsejable para anotaciones en documentos por ser idóneo para el papel.

3.4 Impresiones modernas

Las impresoras modernas como las de inyección de tinta realizan la impresión en forma mecánica por una impresora y no por luz. La impresión se realiza con cuatro colores, magenta, amarillo, cyan, y negro, de manera que la impresora proyecta la tinta donde se le ordena. Se realiza mediante un sistema “ D O D ”, o sea que el disparo por un cañón que tiene un sistema de calefacción que aumenta la temperatura de la gota de tinta que la empuja justo donde la ocupa, lo cual ocurre en un milisegundo. El problema es que muy inestables a la luz y al agua.

La impresión Laser es electrostática, o sea con un toner negro muy estable a la luz, el cual se adhiere al soporte gracias a una matriz fijando la tinta gracias al calor.

Propiedades que deben exigirse de las tintas

a. Valor Cubritivo Una tinta cubre cuando llega a tapar por completo el fondo a que es aplicada. Las impresiones anteriores o colores diferentes no deberían traslucirse. En ello influye la intensidad de laca, la concentración de los pigmentos y la clase de agente fijador del colorante.

En general las tintas con cuerpos colorantes químicos o de tierras son cubritivas. La propiedad opuesta se presenta en las tintas transparentes que dejan traslucir el color del fondo sobre el cual van impresas. Tinta transparente de tono rojo impresa sobre fondo verde marrón; un tono azul sobre fondo anaranjado = verde olivo; un tono amarillo sobre fondo azul = verde.

La falta de concentración o posible agregado de blanco transparente, influye en el valor cubritivo. Por otra parte, los agregados cubritivos, como los blancos plata o titanio, vuelven la laca transparente en tinta cubritiva.

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b. Poder SecativoEl poder secativo de las tintas no es uniforme y menos aun cuando este valor depende de factores como el papel, la temperatura, la humedad del ambiente, etc..

Conviene que la tinta en el recipiente contenga la menor cantidad de secativo posible para evitar una descomposición prematura.

c. Resistencia a la LuzNo sólo se refiere a la acción de los rayos solares, sino también del aire, calor y humedad. Hay que considerar además las emanaciones sulfhídricas de cloro o de ácidos. Muchas tintas se destiñen bajo la acción de los rayos solares. La laca rubia, considerada resistente a la luz, se decolora en un ambiente que contiene vestigios de cloro. Las fábricas de tintas han establecido cuatro grados de resistencia a la luz, siendo el primero el mayor y el cuarto, el menor.

d.AntialcalinaDeben ser todas las tintas para los impresos que en su elaboración posterior llegan a contacto con ciertos engrudos, con jabón sólido o en polvo, soda, etc. Ejem., el azul ultramar es antialcalino.

e. InsolublesSon las tintas tipo y litográficas que después de la impresión ofrecen la debida resistencia al agua. La misma propiedad deben tener los pigmentos que han de servir para las tintas para offset, litografía, heliograbado, y hojalata.

f. Resistencia al alcoholComprende la invariabilidad de las tintas al ser barnizadas, ya que el alcohol se encuentra en los barnices en calidad de solvente volátil, directo de las resinas. Aunque se conocen los pigmentos barnizables, siempre es preferible consultar al fabricante.

3.5 Las tintas negras

a.NegrodelhumoEl hollín, obtenido por la combustión de sustancias orgánicas, es uno de los cuerpos colorantes más intensos que se conoce. Es muy resistente a la luz, a los ácidos y a los agentes atmosféricos, es insoluble, no altera el papel, ni otras tintas al ser mezclado.

El hollín, lleva nombres distintos según la materia prima empleada; su denominación general es negro de carbón ya que es carbón puro.

El más barato se obtiene de la combustión de aceites minerales y de maderas resinosas. Los hogares en que éstos se queman pueden reducir y graduar la entrada de aire; se consigue la combustión mas conveniente con el oxígeno del aire y se obtiene un máximo de cantidad y una mejor calidad de acuerdo con las materias primas empleadas.

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El hollín se deposita en cámaras especiales de largo recorrido, cuya salida, tapada con un paño deja pasar únicamente los gases. Una vez apagado el hogar, se retira el hollín de las cámaras para calcinarlo.

Sometido a fuerte calor, se queman las partículas extrañas, perdiendo cierto tono marrón, el olor característico y los aceites que suelen adherirse al hollín, durante su fabricación y que podrían traspasar el papel o aparecer sobre el mismo en franjas amarillentas alrededor de las letras impresas, como si se tratara de una tinta de doble tono.

El negro de carbón se encuentra en la tinta en una proporción de 12 en 100 Kilos de tinta negra diario para rotativas, hasta de 60 a 100 Kilos de tinta negra de calidad para offset. En otras, la proporción es de 40 a 50 en 100 Kilos de tinta negra de ilustración.

La tinta negra de escritura, tiene el contenido máximo de negro de carbón, 65% aproximadamente.

b. Negro de LámparaHollín desengrasado, se elabora en general para tinta china y es estable.

El negro de lámpara es de calidad superior. En ésta, los aceites minerales pasan a quemadores muy parecidos al sistema de lámparas de kerosene. El hollín se deposita, según su peso, en varias cámaras, quedando así clasificado. El más liviano resulta parecido a la calidad de hollín del negro de gas.

c. Negro de GasEl negro de gas es el mas fino de los hollines. En los grandes yacimientos petrolíferos americanos, se queman los gases naturales bajo cilindros de acero en rotación y refrigerados en agua. El hollín se adhiere a la superficie metálica de los mismos y al girar el tambor, cae del otro lado en recipientes. Hay también otros procedimientos de fabricación del negro de gas que casi siempre resulta tan limpio y uniforme que no requiere ser calcinado.

d. Negro de Marfil (ivory black, noir d’ivoire)Se obtiene por calcinación de huesos, cuerno de ciervo, etc., en vasijas cerradas y es el negro más puro e intenso y que se seca relativamente mejor. Se disuelve parcialmente en los ácidos y al ser calentado arde dejando muy pocas cenizas. Puede aplicarse en todas las técnicas. Aplicado en estado puro sobre un fondo blanco y liso, por ejemplo, sobre una capa de blanco de Krems, se desgarra, pero no ocurre así si se le adicionan pequeñas cantidades de otros colores.

e. Tinta Negra para imprimirLa fabricación de la tinta consiste en establecer la proporción de los diferentes ingredientes, según la conveniencia. En la mayoría de los casos el vehículo está compuesto y mejorado, o sea lleva disuelto una pequeña proporción de anilina. El negro de lámpara, sólo se encuentra en las tintas de calidad. En otras, se combina varias clases del mismo, por

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ejemplo, el humo de lámpara y de gas, para tinta de calidad. La cantidad de secativo, en las tintas de calidad, suele venir agregada por la fábrica.

La mezcla de estos ingredientes se efectúa en máquinas sencillas para amasar, provistas de paletas en rotación.

Primero se echa el barniz ya mejorado, se agrega el negro de carbón y los demás componentes. Después de una intensa mezcla durante unos 10 a 30 minutos, la masa se halla lo suficientemente ligada para poder pasar al molino.

El molino, diseñado para aplastar, frotar y moler la mezcla, está construido con tres o mas tambores de acero de unos 40 centímetros de diámetro por unos 100 centímetros de ancho útil. El último tambor gira en forma lenta, hallándose muy cerca del segundo, de movimiento invertido y más rápido.

El primer tambor gira como el último, pero en forma más rápida aún. También está graduado muy cerca del segundo, precisamente para obtener un molido bien intenso. La relación del movimiento de los tambores es de 16: 28: 64.

Una refrigeración de agua en dos tambores desvía el calor que se produce por el roce de las superficies endurecidas.

Según la calidad de los ingredientes y la intensidad necesaria del molido, la tinta tiene que pasar varias veces por el molido. Así por ejemplo, la tinta de ilustración pasa unas seis veces, hasta que aparezca sobre la cuchilla de salida con una superficie espejada. La tinta debe permitir apreciar una masa uniforme sin grumos ni partículas de hollín y entonces ha terminado el proceso de su fabricación.

La consistencia de la TintaDebe ser adaptada al sistema de impresión y al papel. Para superficies duras y cerradas y en máquinas impresoras de producción lenta, se usa una consistencia fuerte. En condiciones normales, con papel satinado y tintas con barniz artificial y compuesto o con papel para ilustración y tintas de la mejor calidad en impresoras con buena batición y tendimiento regular, la consistencia puede ser mediana. Cuando es papel de inferior calidad, de poco encolado o con tendencia de arrancar, en impresoras automáticas rápidas y a temperatura baja, la consistencia debe ser floja.

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PrácticaTALLER DE TINTAS

“trabajo sucio?”

Objetivos- Lograr una mejor comprensión de la composición y fabricación de las tintas- Explicar cómo los usos de las tintas están relacionados con las propiedades físicas

y químicas- Investigar y describir maneras de fabricar una tinta a partir de distintos materiales

orgánicos- Describir cómo las propiedades físicas de las tintas se relacionan con sus usos- Describir los cambios de algunas sustancias de uso común cuando son utilizados

para fabricar tintas- Distinguir entre las tintas

Contenido:a- Preparación de diferentes tintas de carbón

1. Uso de diferentes negros de carbón:Carboncillo de corcho quemadoCarboncillo de hueso o marfilNegro de humo de aceite de oliva quemadoNegro de azúcar

2- Uso de diferentes aglutinantesGoma arábiga, albúminaGelatinaMielAceite de linaza

b- Uso de estas tintas para escribir sobre un papel con pincel:

Comparar la textura y color de las tintasConclusiones’

Comentar y responder las siguientes preguntasHaga una lista de los tipos de sustancias naturales que antiguamente se pudieron haber utilizado como tintas.

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Cuales serían algunos de los problemas con esas tintas?

Piense en al menos 4 propiedades que una buena tinta debiese tener.

Elaboración de tintas de CarbónTambién se han fabricado tintas a partir del carbón, su uso data de alrededor de una 2500 años antes de cristo. Las tintas de carbón se producían quemando aceite, resina o alquitrán para producir hollín conteniendo el carbón puro. El hollín era mezclado con agua y goma. La tinta era negro azulada, no cambia de color con los años pero se manchaba en presencia de humedad, y era difícil de remover de los documentos.

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Opción 1: Tinta de huesoCarboncillo: envolviendo pequeñas ramas o retoños de madera/corcho/hueso apretados en papel aluminio. El carboncillo se obtiene quemando el material en ausencia de aire por lo que usted debe asegurarse que están envueltas en forma segura. Póngalos en el horno a 500ºf. Saque un paquete después de algunas horas, ábralo y quiebre una de las piezas. Si está todavía cruda en el interior, espere una hora o dos antes de volver a revisar el próximo paquete. Cuando obtiene finalmente todas las ramas carbonizadas uniformemente, entonces ha logrado su propósito.

Segunda etapa: muela el carboncillo con un mortero. El carboncillo necesita estar muy finamente molido. Luego comience a mezclar el carboncillo con la goma arábiga en pequeñas cantidades cada vez mezcle muy bien. Si la mezcla está muy húmeda, agregue mas carboncillo, por el contrario, si está muy polvorienta, agregue mas líquido. En alguna etapa del proceso agregue una gota o dos de miel para hacer que la tinta se adhiera mejor al papel. Vaya experimentando durante el proceso con el fin de encontrar las proporciones perfectas.

Opción 2: Carbón negro de humoLlene una cápsula de porcelana con un poco de aceite de oliva y ponga una mecha de algodón. Encienda la mecha y envuelva en papel de aluminio, usted puede hacer un cono con el papel de aluminio y ponerlo sobre la llama (cuidado con las quemaduras¡¡¡)

Luego estire el papel de aluminio, vierta unas pocas gotas de solución de goma, mezcle hasta conseguir la consistencia de una tinta. Puede agregar una gota de miel para mejorar la consistencia.

Opción 3: Tinta de corchoMuela el carboncillo muy finamente en un mortero, una vez molido toma una pequeña cantidad goma arábiga y mezcle minuciosamente con el carboncillo. Luego agregue miel y mezcle hasta obtener una pasta suave. Entonces la tinta está lista para usar.

Opción 4: Tinta de carbón a la albúmina Muela el carboncillo muy finamente en un mortero, una vez molido toma una pequeña cantidad de albúmina (clara de huevo) y mezcle minuciosamente con el carboncillo. Luego agregue miel y mezcle hasta obtener una pasta suave. Entonces la tinta está lista para usar.

Opción 5: Tinta de carbón con azúcarDisuelva 5 mililitros de azúcar en 10 mililitros de agua al cual se agregan unas pocas gotas de ácido sulfúrico concentrado. Sobre calentando esta mezcla el azúcar se carboniza por el ácido, y cuando es aplicada sobre el papel deja un recubrimiento de carbón el cual no puede ser lavado.


UNIDAD IV

FACTORES DE DEGRADACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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4.1 Introducción

Los documentos de archivo son propensos a sufrir un deterioro lento y natural de envejecimiento producto de muchas causas, las cuales van desde la mala calidad del soporte hasta las deficientes condiciones de conservación a las que son sometidas.

Lo anterior se manifiesta a través de un cambio físico en la apariencia del documento, en el caso del papel, sus fibras. En los documentos con soporte de papel que han sufrido algún daño, se desarrollan mecanismos específicos que tratan de estabilizarse con el medio ambiente para lo cual originan una serie de compuestos con propiedades físico-químicas diferentes a los elementos estructurales que alteran las funciones originales del material.

La indiferencia administrativa es una de las principales causas de deterioro de documentos de archivo, junto al mal manipuleo de la misma. De esta manera encontramos documentos atacados por plagas, infectados por microorganismos o por factores físico-químicos, muchos de los cuales se pudieron haber evitado si se hubiera conservado en un ambiente adecuado de preservación.

Para establecer el estado de conservación de estos materiales, es necesario conocer la composición y estructura del material y los límites de estabilidad con el medio circundante. Estos límites comprenden el conjunto de propiedades que deben mantenerse para que el material siga cumpliendo su función en un buen estado de conservación.

En el deterioro de materiales actúan los siguientes elementos:

Factores de alteración; factores capaces de inducir la transformación de los materialesMecanismos de alteración; son una secuencia de cambios fisico-químicos que provocan modificaciones en ciertas propiedades específicas de material cuando este es influenciado por factores de alteración.Indicadores de alteración; son todas aquellas manifestaciones de alteración mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes ( o mecanismos de alteración) que ha sufrido el material.

Estos factores de deterioro actúan sobre diversos soportes alrededor del mundo de una manera muy similar. Esto debido a que están elaborados a partir del mismo material, la celulosa.

La celulosa es la materia química orgánica que más abunda en el mundo. Es creada por la pared celular de las células vegetales y está constituida por polisacáridos (hidratos de carbono compuesto por muchas unidades de monosacáridos enlazados en una larga cadena) siendo esta el componente esencial y estructural típico de las células vegetales.

Los polisacáridos en su mayoría son pentosas y hexosas, su cadena está formada por residuos de glucosa, en la que la moléculas del monosacárido están unidas entre sí por enlaces glucosídicos β, que unen el carbono 1 con el 4. Las cadenas son lineales y

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contienen pequeños porcentajes de unidades monómeras. La degradación de la celulosa se produce cuando las cadenas unidas por el carbono 1 y 4 se rompen por los agentes internos o externos de degradación.

Los hidratos de carbono66 es la fuente primaria de energía para los seres vivos y estructural para las células. Los polisacáridos son también importantes compuestos estructurales, siendo el principal la celulosa, aunque esta se constituya de los mismos elementos del almidón, la disposición de sus moléculas de cadena larga le confiere rigidez, con la cual su papel biológico es muy distinto.

La degradación de la celulosa se produce cuando las cadenas se rompen por medio de agentes de degradación internos o externos. Lo que muchos observan como un envejecimiento natural es el resultado de la acción lenta de los agentes de deterioro. El efecto y causa de estos factores de degradación no han sido todavía bien estudiados, pero en general se identifican como tipos de degradación externos e internos.

4.2 Tipos de Degradación internos

La degradación interna de los materiales celulósicos y en general los orgánicos, son causados por aquellos materiales introducidos en el soporte desde el momento mismo de su fabricación y que actúan a mediano o largo plazo. Actúan por medio de procesos físico-químicos inducidos por la presencia de lignina o materiales empleados en el soporte o la técnica gráfica. También pueden influir partículas o componentes metálicos como el hierro o el cobre.

Se identifica su acción por los cambios cromáticos en el soporte, la resequedad y pulverulencia del soporte, oxidación de las tintas y pigmentos y la presencia de foxing o manchas puntuales de coloración ocre con centro oscuro definido.

En la actualidad se distinguen dos factores de degradación: la oxidación y la hidrólisis ácida.

4.2.1. Oxidación Los soportes de archivo hechos a base de celulosa son muy sensibles a la acción de sustancias oxidantes presentes en el medio ambiente, como lo son el oxigeno del aire, productos residuales de blanqueo utilizados durante el proceso de fabricación de papel o compuestos de cobre, hierro o cobalto que quedaran producto de un mal control de calidad. Estos elementos pueden jugar un papel muy importante como catalizadores de reacciones de degradación, que generan la apertura y rotura de la celulosa por oxidación.

66 Compuesto que contiene carbono combinado con hidrógeno y oxígeno en la proporción de dos átomos de hidrógeno y un átomo de oxigeno por cada átomo de carbono.

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Para detectar agentes contaminantes

4.2.2. Hidrólisis ácida

La hidrólisis ácida es una degradación ocurrida en soportes de archivo producto de la presencia de agua y acidez lo que genera la descomposición de la celulosa. Esta reacción es originada gracias a la presencia de ácidos provenientes del propio soporte incorporados en el proceso de fabricación o bien como un producto residual. De igual manera el soporte los puede adquirir de una manera por transferencia de algún soporte o contenedor que lo cubra o resguarde.

Este efecto es notorio en los papeles de pasta de madera con un alto contenido de lignina o el papel consolidado con apresto de colofonia y alumbre. El deterioro se ve acelerado por ciertos factores externos tales como el calor, la humedad, la contaminación química o el empleo de contenedores ácidos. El primer síntoma visible es una ligera decoloración (amarillento), que paulatinamente pasa del amarillo al marrón, al mismo tiempo el papel pierde resistencia y se va debilitando, hasta el punto de desmenuzarse entre los dedos.

Otra causa se encuentra en el uso de tintas ferrogálicas, muy utilizadas en Costa Rica durante el período colonial y el siglo XIX. Estas tintas están fabricadas a base de sulfato de hierro o de cobre las cuales se hidrolizan generando un ácido que ataca al soporte. Además, tanto el hierro como el cobre, permiten una degradación catalítica oxidante de la celulosa que se añade a esta acción de la acidez.

La acidez se caracteriza por la presencia del ión hidrógeno, átomos de hidrógeno privados de su único electrón, y se mide mediante el pH definido como el cologaritmo de la concentración de iones hidrógeno. Para su medición se utiliza un índice de pH, que se determina mediante una escala logarítmica de 0 al 14, cada una de estas unidades corresponden a un factor de 10 H+ . De esta manera la escala nos presenta como punto neutro el 7, la cifra inferior a 7 significa acidez excesiva y, la cifra superior a 7 es índice de alcalinidad.

Neutro

0-----------------7----------------14

Acidez Alcalinidad

Los ácidos se adhieren de manera catalítica sobre la celulosa. Primero se produce una formación rápida de un complejo intermedio entre un ión hidrógeno y un átomo de oxígeno de una cadena glucosídica. Enseguida se opera una reacción lenta de ruptura de esta cadena.

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El ácido puede fácilmente penetrar las regiones amorfas y romper las cadenas poliméricas. Se deteriora las estructuras y pierden resistencia mecánica. En la celulosa de una hoja de papel, el número de moléculas de glucosa varía de 500 a 1500. La celulosa original, se modifica por el proceso de fabricación pudiendo alcanzar hasta las 10000 unidades.

Como se ha anotado en líneas anteriores, la degradación tanto por hidrólisis ácida o por oxidación es causada por agentes ácidos y malas condiciones de conservación. Este proceso puede darse desde su origen gracias a los materiales empleados en su fabricación como el alumbre o bien añadidos después como colorantes o tintas, en el caso del papel.

Los productos de degradaciones de la celulosa, hemicelulosa y lignina causados por oxidaciones producidas por la luz o por las altas temperaturas son frecuentemente ácidos y contribuyen a la acidez total del papel. Entre las causas que provocan estas degradaciones, principalmente a documentos en soporte de papel se pueden enumerar el alumbre, la lignina, las partículas de hierro o cobre, la presencia de residuos de blanqueo como cloro y las tintas ferrogálicas.

El alumbre es un sulfato de aluminio y de potasio, que se utiliza para precipitar el colágeno de tipo vegetal (colofania) o animal (gelatina) y favorecer su adhesión sobre las fibras de celulosa utilizadas en la fabricación de papel. Esta sal ácida puede, en contacto con el agua contenida en el papel, reaccionar y formar ácido sulfúrico que genera el deterioro de los documentos y se manifiesta a través del amarillamiento del papel y su pulverización.

Por otra parte, al decir que el papel trae consigo la fuente de su propia autodestrucción nos referimos a la lignina, una molécula orgánica rígida y muy ramificada, es a menudo depositada entre las microfibrillas de celulosa en las paredes celulares, principalmente en plantas de crecimiento secundario.

Este material amorfo y de color castaño oscuro, solo es depositado en las células que forman una pared secundaria porque le confiere resistencia y rigidez a la degradación química.

En la escala evolutiva, la presencia de lignina se relaciona con el desarrollo de formas tridimensionales erectas y aéreas, en las cuales se hace necesario el soporte mecánico y es precisamente de los árboles con estas características de donde se obtiene la materia prima para la fabricación del principal soporte escriptorio, el papel.

Su incorporación al proceso de fabricación del papel se remonta a 1845 cuando se empieza a producir papel a base de pasta de madera. Los papeles fabricados con este material con el tiempo resultan poco resistentes dado la poca cantidad de celulosa pura que contiene, lo que genera una vida útil muy corta

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Practica Nº 1

Protocolo de trabajo para la Prueba de Beilstein

IntroducciónLos materiales que contienen compuestos organo-clorados se consideran inadecuados para la conservación de documentos a largo plazo o para uso en los museos, debido a que pueden producir daño a los soportes. Tales compuestos se pueden degradar y producir gases ácidos o aditivos, como plastificantes que migran hacia los soportes. Por ello se considera importante contar con una prueba para detectar dichos compuestos y evitar su uso en documentos de valor permanente.

Es posible analizar estos compuestos en el laboratorio, pero se cuenta con esta prueba que es más simple y cómoda de llevar a cabo en el taller del conservador, para que éstos examinen sus propios materiales y detecten la presencia de cloro sin tener que enviar sus muestras al laboratorio.

Materiales:- Alambre de Cobre (ej.: calibre 12 ó 14 sin su aislamiento).- Mechero Bunsen o soplete de Propano.- Pinzas.- Ácido Nítrico (HNO3) al 10 %.

Procedimiento:Se toma el alambre con las pinzas.Se calienta la punta del alambre al rojo vivo en la llama, hasta que no se vea ninguna coloración en la llama (aparte del azul de la llama), en especial tonos verdes.Se sumerge la punta del alambre en agua destilada, luego en HNO3 (10 %). Se repite esto tres veces para limpiar bien el alambre.Se calienta nuevamente el alambre para asegurar que no haya coloraciones en la llama (si no resulta, se puede intentar cambiando el alambre).

Luego de este procedimiento se puede escoger uno de los siguientes pasos:

Paso Nº1- Se calienta el alambre al rojo vivo.- Se toca rápidamente la muestra con el alambre caliente.- Se pone inmediatamente el alambre en la llama.- Si se da una coloración verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual

indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-clorados en la muestra.

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Paso Nº 2- Se calienta el alambre al rojo vivo.- Se mantiene el alambre en la llama, y se acerca al borde de la misma un fragmento

de la muestra, hasta que el fragmento se carbonice y el humo producido rodee al alambre.

- Si se da una coloración verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-clorados en la muestra.

Paso Nº3- Se calienta el alambre al rojo vivo.- Se coloca un fragmento de la muestra cerca de la llama, o en ella, hasta que

comience a quemarse.- Se lleva rápidamente la muestra humeante a la toma de aire del mechero (base

del mismo) de manera que el humo sea arrastrado hacia adentro por el aire y se mezcle con los gases que llevan a la llama.


Paso Nº 4- Se calienta el alambre al rojo vivo.- Se toca un trozo de muestra con el alambre caliente, acercando luego este alambre

a la toma de aire del mechero, de manera que todos los vapores sean llevados hacia la llama.


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Práctica Nº 2

Prueba para la detección de Lignina

IntroducciónEl primer material que se utilizó para fabricar papel fue el trapo; los fabricantes andaban de casa en casa pidiendo trapos viejos que fueran de algodón, lino o ramio. Con el tiempo, la demanda del papel fue aumentando y los trapos no la suplían; entonces se buscó nuevas materias primas, y la que resultó más apropiada fue la madera, que con su celulosa resultaba ser lo suficientemente apta para suplir la necesidad anteriormente mencionada.

En la actualidad existen tres métodos para fabricar el papel; el primero es el mecánico, que consiste en desfibrar el árbol sin ningún tratamiento posterior, dejando las fibras con las sustancias originales del árbol; el segundo es el químico, que consiste en desfibrar la madera mediante procesos químicos, en los cuales se elimina todas las sustancias del árbol que le serán dañinas al papel a largo plazo; el tercero es el mecánico-químico, que consiste en una combinación de las dos anteriores, pero no sustrae todas las sustancias químicas del árbol, lo cual hace que éste sea un papel de calidad media.

Esta prueba consiste en detectar la Lignina en el papel, una de las sustancias más dañinas para el mismo y que queda en el papel si se fabrica mediante los métodos mecánico o mecánico-químico. Esta sustancia es dañina porque provoca la producción, mediante una síntesis singular, de un polímero rígido en la red de la Lignina, lo cual no es deseable en el papel. La Lignina se encuentra en la pared celular de las “fibras leñosas”, y por tanto, en la madera. Con esta prueba se verifica su presencia, y con ello, la calidad del papel, ya que este polímero rígido hace que el papel se vuelva quebradizo y propicia su acidez.

El reactivo utilizado para esta prueba es el Floroglucinol, el cual forma un agente cromóforo (un compuesto con coloración característica formado a partir del compuesto analizado y de otro adicionado con el fin de caracterizar al anterior) con la Lignina (con sus fenoles), lo cual produce una coloración violeta en el papel que la contenga.

Esta prueba es necesaria debido a que nunca se sabe si el fabricante realmente hizo el papel libre de Lignina, a pesar de que él mismo lo asegure.

Materiales:- Floroglucinol dihidratado (C6H6O3•2H2O).- Metanol (CH3OH).- Ácido clorhídrico (HCl) concentrado, (�7 % ó 12 mol/L aproximadamente).- Agua destilada.- Botella ámbar.- Agitador de vidrio (policía)- Gotero.

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Procedimiento:- Se define el volumen deseado de la disolución final para llevar a cabo la prueba (en

los cálculos aparece como Z, en mL).- Se calcula el volumen X (ver Sección de Cálculos).- Se calcula la cantidad de Floroglucinol (en los cálculos aparece como Y).- Se toma X mL de agua destilada (con probeta) en un beaker con una capacidad un

poco mayor que el volumen inicial Z (para poder agitar la disolución al final y que no se riegue).

- Se agrega X mL de Metanol a esta agua (con cuidado, el Metanol es nocivo).- Se mezcla la disolución anterior mediante agitación con el policía.- A la disolución anterior se le agrega en pequeñas porciones X mL de HCl (conc.),

agitando periódicamente con el policía. Mantener este orden por seguridad, hacerlo al revés puede provocar salpicaduras que quemen la piel.

- Se pesa Y g. de Floroglucinol, y se disuelve en la mezcla anteriormente preparada, mediante agitación con el policía.

- Se coloca una gota del reactivo preparado, con un gotero, sobre la fibra o el material que se desee analizar.

- Una coloración violeta indica la presencia de Lignina.

Notas:- La disolución es muy inestable, se descompone con facilidad. Se debe mantener en

frasco ámbar envuelto en papel aluminio, y si se desea conservar por más tiempo, se debe mantener en refrigeración.

- Para asegurarse de que la disolución funcione, se hace la prueba con papel periódico, el cual se sabe que tiene altos contenidos de Lignina, y la prueba en este papel debe dar positiva.

Cálculos:X = Z/� (mL)Y = Z/150 (g), porque para 150 mL de disolución hay que agregar 1 gramo de Floroglucinol (regla de tres), y se debe procurar que Y sea mayor que 0.1 g por efectos de pesada (tener una cantidad factible para pesar en la balanza).

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4.3 Factores de degradación externos

4.3.1 Condiciones ambientalesExisten varias condiciones ambientales como la luz, la humedad y la temperatura que pueden ser muy dañinos para los documentos de archivo, que a continuación se comentan:

4.3.1.1. LuzLa luz solar esta formada de ondas electromagnéticas cuya longitud de onda se sitúa entre los 290 y 2400 nm ( 1nm = 10 –9 m). El ojo humano no percibe más que las longitudes de onda comprendidas entre los 400 y los 700 nm, estas son las radiaciones visibles que comprenden todos los colores del arco iris del violeta al rojo.

En los países tropicales, la luz solar contribuye de manera intensa, en el deterioro de los materiales archivísticos. El calentamiento excesivo por efecto de la exposición solar, altera las condiciones ambientales de manera general, además que la incidencia directa de la luz causa alteraciones físico - químicas.

Como la luz es energía, esta al iluminar los documentos genera en ellos reacciones químicas mediante procesos de oxidación. La oxidación es un proceso que ocurre con la reducción, dos moléculas reaccionan, una se oxida, o sea pierde e- y la otra se reduce, o sea gana e-.

La intensidad luminosa excesiva, ya sea de origen natural o artificial ocasiona la decoloración de los tintes y pigmentos y acelera la descomposición de la materia orgánica utilizada como soporte, por ejemplo la degradación de la lignina en el papel (acidez).

La principal fuente de luz natural es el sol. La redistribución de la luz por medio de nubes y polvo es absorbida por la atmósfera (oxigeno, ozono,, dióxido de carbono y agua) lo que explica que solo el 47% de la luz que proviene del sol llega hasta el nivel en que nos encontramos.

De las fuentes de luz artificial más o menos intensa, provoca los mismos efectos que la luz natural y podemos encontrarla en dos formas: bombillos incandescentes y tubos fluorescentes.

Los bombillos incandescentes iluminan gracias a un filamento de wolframio que permite suministrar una temperatura de hasta 28º C, emitiendo una luz viva, más blanca cuanto mayor sea la temperatura. Dentro de este grupo podemos encontrar las lámparas halógenas o lámparas de yodo.

A los bombillos se les pone un gas inerte de argón mezclado con ozono o kriptón, lo cual facilita la emisión de radiaciones mas allá de una longitud de onda de 700 nm que se

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caracterizan por ser térmicas y son conocidas como infrarrojas. También emite radiación visibles, sobre todo amarillo y rojo.

Los tubos fluorescentes están recubiertos por una sustancia fluorescente que emite luz por influencia de las radiaciones ultravioletas que producen en su interior al establecerse una descarga eléctrica en el seno de un gas a baja presión.

Lo anterior genera una emisión constante de luz ultravioleta por liberar gran cantidad de rayos que presentan longitudes de onda inferiores a 400 nm. Esta radiación es muy energética y presenta una acción fotoquímica destructiva sobre los materiales. Los tubos fluorescentes emiten más radiaciones energéticas que las lámparas incandescentes y su tasa de degradación permanece sin embargo inferior a la de la luz natural.

Entre los factores que influyen en la radiación, ya sea de origen natural o artificial, se encuentra la intensidad de la radiación, el tiempo de exposición y las características espectrales de la radiación.

Las alteraciones más dañinas son causadas por los rayos ultravioleta como consecuencia de su fuerte actividad fotoquímica. Seguidamente las radiaciones infrarrojas tienen una acción térmica importante y degradan los objetos deshaciéndolos.

El exponer un documento en soporte de papel fabricado con pasta de madera a fuente de luz ultravioleta superior a los 385 nm generará un amarillamiento como consecuencia de la oxidación de la lignina. Por el contrario si es expuesto a fuentes de luz visible tiene efectos blanqueantes, según se cree por el efecto de la luz visible sobre los grupos aldehídos coníferos que no existen más que en la pasta de madera.

4.3.1.2- Temperatura y humedadLos materiales de archivo deben estar protegidos de condiciones extremas de temperatura y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las reacciones químicas, y asociada con una baja humedad relativa, debilita el papel y seca los adhesivos. La humedad relativamente alta, fomenta la proliferación de los hongos, la degradación de los adhesivos, la oxidación y la hidrólisis (descomposición de ciertos compuestos por acción del agua.)

Para una buena conservación del papel, se aconseja mantener la temperatura entre los 18°C a 22°C y la humedad entre un 50 a 60%.

En regiones tropicales la temperatura y la humedad relativa se encuentran más arriba de los valores estándar, exigiendo otro tipo de tecnología y recursos especiales para mantener los parámetros recomendados (climatización de los depósitos).

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TemperaturaLa temperatura es la propiedad de los cuerpos que determina los intercambios de calor entre los mismo, y constituye una medida de energía cinética media de las moléculas de los cuerpos.

Condiciones inadecuadas de temperatura contribuyen significativamente a la desintegración de los materiales. El calor acelera el deterioro; la tasa de la mayoría de las reacciones químicas, incluyendo las de deterioro, aumentan hasta casi duplicarse con cada incremento de 10º C de temperatura.

Las altas temperaturas asociadas a una humedad relativa baja provoca resecación y friabilidad, y el ambiente propicio para el desarrollo de microorganismos o plagas de insectos.

Humedad relativaLa humedad es la cantidad de vapor de agua presente en la atmósfera. La medimos por medio de la humedad absoluta (H.A.) que se define como la masa de vapor de agua existente por unidad de volumen de aire seco.

Lo mas común es interpretarla como humedad relativa (H.R.) que se define como el cociente, expresado en tanto por ciento (%), entre la humedad absoluta y la máxima cantidad de vapor de agua que podría existir a la misma temperatura sin que se produjese condensación.

Entre el 55 y 65 % de humedad relativa se minimizan los daños mecánicos ya que los materiales mantienen flexibilidad. Una H.R. superior al 65% hace que los adhesivos se reblandezcan y pierdan su poder de adhesión, mientras que sobre los 70% en ambientes poco ventilados se crean las condiciones adecuadas para el desarrollo de hongos y microorganismos.

Condiciones ideales para que los documentos duren 100 años

Temperatura H .R. H. A.

10º C 30 %– 40 % 4 g/m3

14º C 50 % 6 g/m3

16º C 35 % 5 g/m3

La tabla anterior nos indica tres diferentes grados de temperatura y humedad tanto relativa como absoluta que se deben establecer para que un documento alcance los cien años. Por el contrario, un documento solo sobrevivirá nueve años en las siguientes condiciones:

27º C 75% H. R. 23 g/m3 de H.A.

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Mientras que otro durará 30 años, bajo las siguientes condiciones:

22º C 50% H. R. 11 g/m3 de H.A.

En el gráfico higrométrico podemos calcular la humedad absoluta a partir de la humedad relativa y la temperatura. Como observamos en las condiciones citadas anteriormente, lo ideal y real, es que las condiciones de humedad y temperatura ronden los 20 º C y 60 % de humedad relativa, lo cual nos indica una presencia de 9 g/m3. Nos referimos a real en el sentido que alcanzar condiciones de 10º C y 4 g/m3 en un país tropical como Costa Rica requeriría una fuerte inversión tecnológica y energética que pocos archivos se pueden permitir.

Como vemos la noción de humedad esta estrechamente ligada a la temperatura, debido a que la mayoría de los soportes documentales hechos a base de celulosa son higrométrico, lo cual quiere decir que tiene la propiedad de absorber o expulsar humedad de manera que se hincha cuando la absorbe y se contrae cuando la libera provocando la perdida de su elasticidad y solidez con el tiempo.

También la presencia de temperaturas altas asociadas a niveles elevados de humedad provoca amarillamiento y fragilidad del papel y aceleran reacciones físico-químicas de deterioro como la hidrólisis ácida volviendo el papel quebradizo y eliminando su resistencia mecánica.

La temperatura en niveles altos acelera todos los mecanismos internos de degradación de la celulosa, como hidrólisis ácida, oxidación y los daños causados por efectos fotoquímicos. Por el contrario una temperatura baja disminuye la velocidad de estas reacciones.

También una combinación de niveles altos de temperatura y humedad facilita el desarrollo en el ciclo vital de hongos y bacterias presentes en el medio ambiente y en los soportes.

Para comprender y analizar mejor ambos factores recurrimos al gráfico hidrométrico, en donde podemos visualizar las condiciones reales del área que estamos monitoreando y a la vez tomar medidas correctivas.

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Estudio de Caso

El control de las condiciones de temperatura y humedad son muy importantes para garantizar un ambiente adecuado de conservación documental. Es por ello que en el Archivo Histórico Musical de la Escuela de Artes Musicales de la Universidad de Costa Rica se han llevado a cabo estudios con el fin de alcanzar las condiciones optimas de conservación a través de diversas medidas. En dicho archivo se conserva los archivos personales y las obras musicales de los principales compositores e interpretes costarricenses, resguardando parte importante del patrimonio cultural de Costa Rica.

El primer paso fue adquirir un hidrotermógrafo y llevar un registro de las condiciones de temperatura y humedad. Paralelamente para garantizar una adecuada aireación y ventilación se instaló un inyector y extractor de aire para generar una adecuada circulación del mismo, con el fin de evitar la proliferación de microorganismos y la condensación de la humedad.

El depósito cuenta con un ventanal muy amplio por donde ingresa en las tardes una incidencia solar muy fuerte. Para contrarrestar la incidencia de los rayos solares, se instalaron persianas.

El depósito también cuenta con un deshumidificador con el fin de controlar el exceso de humedad presente en el ambiente, el cual debe mantenerse dentro de un rango de 45% y 55% de humedad relativa. La problemática que ha presentado este aparato es que expulsa una corriente de aire caliente que eleva considerablemente la temperatura del local, lo que llevó ha suspender su uso.

La suspensión se justifica en que los efectos de la temperatura y la humedad relativa se encuentran interrelacionados, de manera que las relaciones establecidas entre ambas en un volumen de aire dado, puede generar un incremento del vapor de agua mucho mayor cuando la temperatura es alta.67

Para contrarrestar este efecto causado por el aire caliente, se esperaba que el inyector de aire enfriara el local, pero no fue así y por el contrario elevaba los niveles de humedad relativa al estar inyectando la humedad del medio externo, de manera que al final el local quedaba con altas condiciones de temperatura y humedad.

A continuación se detallan los promedios de temperatura y humedad relativa del local durante los meses de marzo a octubre (exceptuando julio) del 200�:

67 E. P. Adcock. IFLA, Principio para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. 2000. Pág. 322000. Pág. 32

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Cuadro Nº 4.1

Promedios de temperatura y humedad registrados en el depósito del Archivo Histórico Musical, Universidad de Costa Rica

Mes Promedio de temperatura (ºC) Promedio de humedad relativa (%)

Marzo 23,3 72,1

Abril 23,1 72,0

Mayo 23,4 77,6

Junio 23,6 77,6

Agosto 24,5 68

Septiembre 24,5 71

Octubre 24,4 72

Promedio 23,8 72,9

Fuente: Archivo Histórico Musical, 2003.

Como se observa en el cuadro Nº 4.1, hay una oscilación del promedio de temperatura entre los 3 y 4 grados, mientras la humedad relativa lo hace entre el 10% al 15%, con respecto al ideal de 20ºC y 55% de humedad relativa, respectivamente.

En un ambiente cerrado, como lo es el área de depósito del Archivo Histórico Musical, se dan variaciones de temperatura lo que provoca a la vez cambios en los niveles de humedad. Estas variaciones son las que producen mayores daños en los objetos orgánicos, favoreciendo el deterioro físico, el desarrollo de microorganismos y el aceleramiento del deterioro por reacciones químicas.

Respecto a la humedad, no existen normas internacionales bien establecidas que regulen sus rangos, solamente recomendaciones. Para su control y medición se utilizan hidrotermógrafos que la registra en términos de humedad relativa, que consiste en la relación en porcentaje entre la presión de vapor en una muestra de aire húmedo y la saturación de presión de vapor a la misma temperatura.68

El cuadro N° 4.1 nos indica la presencia de una cantidad significativamente alta de humedad, de manera que un importante porcentaje de vapor de agua ha sido absorbido por la documentación durante el período de estudio, especialmente la que se encuentra en soporte papel, lo que provocará a mediano y largo plazo los procesos de deterioro por hidrólisis ácida.

Este proceso es irreversible. Aunque se estabilicen las condiciones de humedad y temperatura en el área de depósito el papel no expulsará el excedente de humedad que

68 E. P. Adcock. IFLA, Principio para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. 2000. Pág. 32

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absorbió durante este período, de manera que las reacciones químicas generadas por la hidrólisis ácida continuaran.

La solución propuesta ante esta situación fue la instalación de un sistema de aclimatación artificial o aire acondicionado que permitiera mantener constante la temperatura a 20º C. Pero una desventaja de los sistemas de aire acondicionado casero, adquirido por la mayoría de los archivos por su bajo costo y fácil mantenimiento, no regulan las condiciones de humedad relativa, por lo cual es necesario volver a poner en funcionamiento el deshumedecedor.

En estas condiciones el aire acondicionado lograba contrarrestar el efecto causado por el aire caliente expulsado por el deshumedecedor, con el consiguiente gasto de energía y forzamiento del equipo de aire acondicionado para lograr mantener las condiciones ideales. En este caso, es importante mantener al día un contrato de mantenimiento del equipo de aire acondicionado para asegurarse su buen funcionamiento a lo largo del año. También se dejó en funcionamiento el sistema de inyección y extracción de aire con el fin de garantizar una periódica renovación del aire presente en el local.

Los registros obtenidos después de la instalación del aire acondicionado ha revelado que se ha logrado obtener las condiciones de temperatura y humedad requeridas en 20º C y entre 55 % y 60 % de humedad relativa, garantizando de esta manera una adecuada conservación de su patrimonio documental.

Práctica

Basado en el caso anterior, conteste las siguientes preguntas.

1. De acuerdo al cuadro higrométrico indique la humedad absoluta para cada uno de los meses y el promedio.

2. Grafique estos resultados e interprete las condiciones de sistema durante el período de observación.

3. Analice si las condiciones han sido las ideales o si han sido adversas y este caso desarrolle una propuesta para mejorarlas.

4.3.2 Agentes físicos

4.3.2.1 Ausencia de protección Se refiere a aquellos documentos que se encuentran sin protección, por ejemplo: sin cubiertas, libros sin tapas, no se encuentran guardados en cajas, estanterías inadecuadas, etc.

4.3.2.2 Manejo inadecuadoTanto al personal que trabaja con los documentos de archivos y bibliotecas, como a los usuarios de los mismos, es importante instruirlos en el manejo adecuado de

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los documentos, por Ej: no apilarlos en el suelo, ni en las carretillas que sirven para trasladarlos de un lugar a otro, no mojarse los dedos para pasar los folios, no apoyarse en los documentos, no comer en el lugar de trabajo, etc.

De igual manera todo archivo debe redactar y aprobar un reglamento sobre el uso y acceso a los documentos.

4.3.2.3DesastresLos desastres son los agentes causantes de la mayor destrucción o generadores de daño masivo en archivos, los mas importantes son las inundaciones, los incendios, los temblores de tierra y las guerra.

Las inundaciones son causadas por el desbordamiento de ríos, rotura de tubería, goteras o fuertes lluvias causadas por una mala ubicación de la documentación o del deposito documental, la indiferencia de la administración por resguarda su patrimonio documental y falta de políticas de mantenimiento y prevención.

Los efectos de una inundación los podemos observa en tintas o pigmentos corridos, apelmazamiento de hojas, rotura de soportes, manchas de barro y desarrollo de un ambiente adecuado para la proliferación de microorganismos.

Los incendios son el peor de las catástrofes, porque generan perdida total o parcial de la documentación. El proceso de extinción de un fuego involucra un elemento que puede ser agua, polvo químico o espuma, cualquiera de los cuales generará un daño directo o indirecto a la documentación, en caso de que el mismo fuego no lo hubiese destruido.

Los temblores de tierra pueden generar daño en la documentación desde la caída de la estantería hasta el ser enterrado por un edificio colapsado por el movimiento telúrico lo que puede dejar fuertes marcas o cicatrices por el efecto del choque o la presión. El fenómeno natural, a veces conlleva la aparición de focos de incendios o bien una fuerte lluvia que puede aumentar el daño generando otros factores de deterioro a corto y largo plazo.

Finalmente las guerras han generado la perdida de importantes fondos documentales y patrimoniales alrededor del mundo. En la historia reciente tanto la primera como la segunda guerra mundial genero graves daños, como la destrucción del monasterio de Monte Casino en 1944, el bombardeo de la ciudad alemana de Dresde y muy recientemente los saqueos y destrucción en la ciudad de Bagdad.

4.3.2.4 Daños antropogénicosEl hombre es una de las causas, directa o indirecta, mas importantes de la generación de factores de deterioro de los documentos de archivo, aunque también contribuya de una manera decisiva en su conservación y sea la última razón de la misma.

Entre las causas de deterioro, podemos mencionar una manipulación indebida, mal almacenamiento, malas condiciones ambientales, uso de materiales y contenedores de

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mala calidad, restauraciones empíricas, uso de agentes metálicos como grapas o clips y de reparaciones caseras con cinta adhesiva para restaurar pequeños desgarros que deja una fea mancha causada por el adhesivo.

La capacitación de los usuarios del personal junto al establecimiento de políticas de gestión documental en los archivos van a limitar muchos de estos factores de deterioro, sobre todo en aquellas instituciones que producen documentos de carácter histórico.

Otro factor de deterioro causado por el hombre y muy ligado al avance tecnológico son los llamados hacker. Cada vez es más frecuente encontrar noticias referentes a que redes de importantes organizaciones han sido violadas por criminales informáticos desconocidos. A pesar de que la prensa ha publicitado que tales intromiciones son solamente obra de adolescentes con propósitos de entretenerse o de jugar, ya no se trata de un incidente aislado de una desafortunada institución.

A diario se reciben reportes de los ataques a redes informáticas, los que se han vuelto cada vez más siniestros: los archivos son alterados subrepticiamente, las computadoras se vuelven inoperantes, se ha copiado información confidencial sin autorización, se ha reemplazado el software para agregar “puertas traseras” de entrada, y miles de contraseñas han sido capturadas a usuarios inocentes.

Los administradores de sistemas deben gastar horas y a veces días enteros volviendo a cargar o reconfigurando sistemas comprometidos, con el objeto de recuperar la confianza en la integridad del sistema. No hay manera de saber los motivos que tuvo el intruso, y debe suponerse que sus intenciones son lo peor. Aquella gente que irrumpe en los sistemas sin autorización, aunque sea solamente para mirar su estructura, causa mucho daño, incluso sin que hubieran leído la correspondencia confidencial y sin borrar ningún archivo.

4.3.3AgentesquímicosLos componentes de los materiales de archivos y bibliotecas sufren reacciones por la gran cantidad de elementos químicos presentes en el aire, o en los materiales que se emplean para su fabricación.

Entre estos tenemos:

4.3.3.1 Contaminantes atmosféricosLa contaminación del aire se asocia a ciudades e industrias y es otra causa del deterioro del papel. Los contaminantes atmosféricos varían enormemente en su naturaleza, desde gases hasta partículas tales como suciedad, polvo, hollín y esporas de microorganismos.

El aire de las ciudades y zonas industriales contiene una gran variedad de partículas y gases. Las partículas componen la parte sólida de dimensiones microscópicas en los contaminantes y son generalmente de polvo, hollín y esporas de microorganismos. Los

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gases forman los contaminantes más reactivos y peligrosos para los documentos: el dióxido de azufre, el sulfato de nitrógeno, los óxidos de nitrógeno y el ozono tienen una comprobada acción destructiva. El dióxido de azufre es lanzado a la atmósfera principalmente por la quema de combustibles fósiles empleados en hornos industriales y automóviles; este dióxido de azufre al combinarse con el oxígeno se transforma en trióxido de azufre, y la combinación de trióxido de azufre y agua, ya sea la de la humedad ambiental o la del papel, forma el ácido sulfúrico, que por acción sobre la celulosa va a ocasionar manchas y fragilidad en el papel. El ozono también es un poderoso agente oxidante.

Esta acción de los contaminantes debe tomarse en cuenta en un edificio para archivos, en donde existen laboratorios que utilizan gases tóxicos que pueden dañar los documentos, por lo que lo correcto es conducir estos contaminantes al exterior por ductos o chimeneas; lo mismo debe hacerse con el área de fumado.

4.3.3.2 PolvoEl polvo contiene partículas constituidas por sustancias químicas, cristalinas, tales como tierra, arena, hollín y una gran diversidad de microorganismos, así como residuos ácidos y gaseosos provenientes de la combustión en general y de las actividades industriales. El polvo no sólo ocasiona un problema estético sobre los documentos, las pequeñas partículas poseen acción cortante y abrasiva. La adherencia del polvo, se fija entre las fibras y es absorbido por medio de enlaces químicos.

Los microorganismos y esporas, presentes en el polvo, si encuentran condiciones adecuadas para su desarrollo, se adhieren a los materiales orgánicos, proliferando y causando alteraciones químicas y degradación.

4.3.3.3 Materiales inestablesAlgunos productos que son utilizados sobre el papel pueden reducir su durabilidad, de la misma manera que las tintas ácidas de los componentes metálicos oxidantes, como las grapas y los clips metálicos que causan efectos corrosivos.

Los insecticidas en polvo, líquido o gas, también causan efectos negativos, dependiendo de su composición química.

Otros materiales en contacto con los documentos como forros, cubiertas de papel y cartón con residuos de lignina, azufre, acidez y adhesivos inestables, se constituyen en agentes degradantes. También el sudor, residuos de grasa, saliva, son medios de transmisión de substancias nocivas.

4.3.4- Agentes biológicosLos archivos y bibliotecas de regiones tropicales que presentan ambientes húmedos, calientes, oscuros y de poca ventilación, alrededor del 75% y 30°C, son los más propicios

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para la infestación de microorganismos, insectos y hasta pequeños roedores, ya que los documentos generan un hábitat ideal para la sobrevivencia y reproducción de estos agentes degradantes.

4.3.4.1- MicroorganismosEncontramos una enorme variedad de seres microscópicos en el aire, en el agua, en los animales y en los vegetales, los cuales son transmitidos por las corrientes de aire y por la polución, denominados microorganismos. Estos se clasifican en:

• Hongos• Bacterias• Algas y protozoarios

y se desarrollan en ambientes que les proporcionan nutrientes, humedad y temperaturas adecuadas.

Los hongos pueden ser unicelulares o pluricelulares, existiendo especies microscópicas y macroscópicas. Salvo algunas excepciones su reproducción es por esporulación. Las esporas son células altamente resistentes a los ambientes desfavorables. Las condiciones favorables para el crecimiento de los hongos se determinan en un pH de 5 a 6 y una temperatura de 22°C a 30°C, pero el desarrollo puede ocurrir entre un pH de 2 a 9 y temperatura de 0°C a 62°C. Las colonias de hongos se identifican en general por manchas de color amarillo, más oscuras en el centro y más claras en las orillas, en condiciones muy favorables, las manchas pueden expandirse y adquirir diversos colores. Se alimentan de la glucosa obtenida a partir de la alteración de la molécula de celulosa.

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Cuadro 4.2

Hongos contaminantes aisladas en archivos cubanos.Condiciones micro climáticas promedio: 80 % y 30º C.

Género Fuente de aislamiento

Alternaria Materiales orgánicos, ambiente

Aspergillus Materiales orgánicos, ambiente

Candida Materiales orgánicos, ambiente

Cephalosporium Papel, materiales sintéticos, textíles

Chaetomium Materiales orgánicos, ambiente

Cladosporium Materiales orgánicos, fotos, cintas mag-néticas, ambiente

Fusarium Materiales orgánicos, ambiente

Gliocladium Papel y cartón

Mucor Materiales orgánicos, ambiente

Paecilomyces Papel, textiles, ambiente

Phoma Papel, textiles

Rhizopus Materiales orgánicos, ambiente

Sporotrichum Papel

Stachybotrys Materiales orgánicos

Trichiderma Papel, cartón, madera

Verticillium Papel, textiles

Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los archiveros. En: La Conservación del Patrimonio Documental. Pág. 63.

Las bacterias se componen de una sola célula pueden unirse a células semejantes, formando colonias. Las células de las bacterias no presentan diferencias con las células de los hongos y se clasifican de acuerdo con la conformación de las colonias: en cocos, como diplococos, estreptococos o estafilococos y, en bacilos, como diplobacilos y estreptobacilos. Su reproducción generalmente se da a partir de la división de una célula en dos. Como los hongos, en el papel las bacterias se alimentan de la glucosa.

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Cuadro 4.3

Bacterias contaminantes aisladas en archivos cubanos.Condiciones micro climáticas promedio: 80 % y 30º C.

Género Fuente de aislamiento

Acinetobacter Papel, ambiente

Bacillus Materiales orgánicos, ambiente

Cellvibrio Papel, cartón, textiles

Lactobacillus Materiales orgánicos

Micrococcus Materiales orgánicos, ambiente

Pseudomona Materiales orgánicos

Staphylococcus Papel, textiles, ambiente

Streptococcus Papel, textiles, ambiente

Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los archiveros. En: La Conservación del Patrimonio Documental. Pág. 62.

A pesar de que las bacterias crecen en un amplio margen de temperatura de 0°C a 80°C y un pH entre 4 y 9, las condiciones propicias son: temperatura de 20°C a 37°C y pH de 6.5 a 7.5, pues la humedad es indispensable tanto para el desarrollo de las bacterias como de los hongos.

Aún en los ambientes con condiciones favorables de climatización de depósitos o sea: temperatura de 12°C a 22°C y humedad relativa de 50% a 55%, los microorganismos podrán sobrevivir, aunque su desarrollo será inhibido.

Las manchas ocasionadas por las bacterias se diferencian de las ocasionadas por hongos, por su aspecto más compacto, al principio de diferentes colores y, al final por la descomposición del soporte, de color castaño oscuro.

4.3.4.2-InsectosLa acción destructiva de los insectos es mayor en las regiones de clima tropical, cuyas condiciones de calor y humedad elevadas favorecen su reproducción.

Los insectos en su mayoría son ovíparos y tienen tres tipos de generación: una sin metamorfosis, otra con metamorfosis incompleta y una última con metamorfosis completa. Con estas características los insectos logran adaptarse a condiciones de vida sorprendentes, puesto que pueden ser terrestres, subterráneos o acuáticos, logrando sobrevivir en galerías, en conductos de plomo, en charcos petrolíferos, etc.

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Las principales especies que afectan material bibliográfico y de archivo son:

1. Tizanuros (trazas)2. Ortópteros (cucarachas)�. Isópteros (polilla)4. Coleópteros (brocas o pequeños escarabajos)

TizanurosSe desarrollan sin metamorfosis, es decir, pasan del huevo a su conformación ya completa aumentando su tamaño con el tiempo hasta llegar a la fase adulta. Presentan una forma plana, que les permite desplazarse a través de libros y dentro de grupos de documentos.

Se desarrollan en ambientes oscuros y húmedos y son causantes de adelgazar la superficie de los cueros, papeles y fotografías. Ej. pececillo de plata.

OrtópterosEsta especie presenta una metamorfósis incompleta, pasando del huevo a la ninfa y después a la fase adulta. Presenta una resistencia sorprendente al generar defensas contra insecticidas y condiciones desfavorables desarrollándose en ambientes oscuros y húmedos como almacenes, ductos de refrigeración y en depósitos alimenticios.

Son problemáticos en bibliotecas y archivos al ocasionar daños en las superficies y en las orillas de los documentos y de las encuadernaciones. Ej; la cucaracha.

IsópterosTambién presentan una metamorfosis incompleta. Se convierten en plaga cuando los enjambres emigran y se conforman nuevas colmenas a partir de reinas fecundadas. Son insectos de gran resistencia y viven en colonias socialmente bien organizadas.

Se clasifican en dos grupos; los de piso y los de madera seca. Ambos grupos se alimentan de las células de la madera y de documentos, alcanzándolos a través de las paredes, los pisos y estanterías de madera, por donde construyen canales y galerías que les permiten desplazarse y llegar así hasta los documentos y libros.

Estos insectos presentan una acentuada aversión a la luz de manera que buscan los bloques más compactos y ocultos resultando muy difícil detectar su presencia. Su daño es muy severo y genera una gran pérdida de soporte e información.

ColeópterosLos coleópteros presentan una metamorfosis completa, es decir, pasan de huevo a larva, de esta a pupa, ninfa y después a insecto adulto. Esta especie de plaga perfora las hojas de legajos y grupos documentales compactos o de volúmenes encuadernados, hasta fragmentarlos, en tal forma que se imposibilita la lectura del texto. Ej; brocas y escarabajos.

••••


Piojos de libros: insectos de color amarillo enrojecido; se consideran inofensivos para los documentos, pues se alimentan de hongos y de restos de insectos muertos.

4.3.4.3- RoedoresOriginarios de Asia, los ratones se adaptan a casi todos los ambientes del mundo.

Los roedores prefieren los ambientes calientes, húmedos y oscuros. Para mantenerlos así utilizan papeles, cueros, trapos y plásticos rotos, con el objeto de elaborar sus nidos para la reproducción. Invaden los depósitos a través de ventanas, puertas, techos y túneles excavados por las paredes.

Su presencia en oficinas y depósitos se debe a los presencia de restos de comida dejada por funcionarios y la gran cantidad de papel que abunda en dichos lugares, el cual les sirve para ocultarse y crear sus nidos. También pueden dañar el sistema eléctico al desgastar sus dientes en los cables, lo cual puede generar cortos circuitos y por consiguiente incendios.

También ofrecen el riesgo de transmisión de enfermedades muy peligrosas para el ser humano, como la leptospirosis, la peste bubónica, la fiebre tifoidea y la hidrofobia.

4.3.5- Factor tecnológico

4.3.5.1- Los Virus InformáticosLa amenaza de los virus informáticos es cada vez más una realidad en instituciones conectadas a redes o sistemas informáticos los cual afecta directamente a los usuarios y la información que administran. Es por ello que los sistemas informáticos deben mantenerse alertas contra cualquier ataque y tener los programas necesarios para proteger sus equipos.

Los virus informáticos son muy parecidos a sus homólogos biológicos, son programas de computo, escritos intencionalmente para instalarse en la computadora de un usuario sin el conocimiento o el permiso de este; infectan el equipo informático y tiene la cualidad de autorreplicarse, tratando en la medida de lo posible pasar desapercibido hasta el momento de atacar, generando daños tanto en el software como en el hardware del equipo huésped. Se le llama un programa parásito porque ataca a los archivos o sectores de “booteo” y se replica a sí mismo para continuar su esparcimiento.

Asimismo, se pueden distinguir tres módulos principales de un virus informático69:

1. Módulo de Reproducción 2. Módulo de Ataque 3. Módulo de Defensa

69 Fuente: http://www.geocities.com/ogmg.rm/Index.html Consultado el 23 de marzo del 2005.

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El módulo de reproducción se encarga de manejar las rutinas de “parasitación” de entidades ejecutables (o archivos de datos, en el caso de los virus macro) a fin de que el virus pueda ejecutarse subrepticiamente. Pudiendo, de esta manera, tomar control del sistema e infectar otras entidades permitiendo se traslade de una computadora a otra a través de algunos de estos archivos.

El módulo de ataque es optativo. En caso de estar presente es el encargado de manejar las rutinas de daño adicional del virus. Por ejemplo, el conocido virus Michelangelo, tiene un módulo de ataque que se activa cuando el reloj de la computadora indica 6 de Marzo. En estas condiciones la rutina actúa sobre la información del disco rígido volviéndola inutilizable.

El módulo de defensa tiene, obviamente, la misión de proteger al virus y, como el de ataque, puede estar o no presente en la estructura. Sus rutinas apuntan a evitar todo aquello que provoque la remoción del virus y retardar, en todo lo posible, su detección.

Estos virus surgen junto al desarrollo de la Internet y se vieron favorecidos al conectarse muchas instituciones a una red cada vez mayor y desprotegida que lo único que buscaba era el intercambio de información, datos y archivos. Sobre esto se apoyaron los llamados hackers y creadores de virus con el fin de invadir la privacidad ajena, intentando dañar bancos de datos de informaciones sensibles o espiar la información personal que encuentran a su paso por el cyber espacio.

En los últimos años han salido al mercado una gran cantidad de marcas o antivirus que a través de un firewall o muro de fuego tratan de impedir el ingreso de cualquier ataque externo. Citando a Syman, José Bueno lo define como “un grupo de sistemas a través del cual fluye el tráfico de datos entre dos redes distintas de computadoras, permitiendo que se implemente una política de seguridad que determine lo que puede o no puede pasar de una redaotra” 70

La función del firewall es permitir o denegar el acceso de usuarios en un sistema, evitando así accesos indebidos a sitios no autorizados en Internet, o bien accesos de usuarios externo (hackers) filtrados por la Internet hacia su red interna.

Otro método que se esta implementando es el de la criptografía que es un proceso de codificación y decodificación de datos. Por medio de la criptografía, se pueden transmitir datos y contratos a distancia , sin necesidad de utilizar papel ni firmas autógrafas y con la confianza de que tiene el mismo valor que un documento escrito y notariado. 71

Este método es conocido como firma digital o firma electrónica, y se define como “elconjunto de datos en forma electrónica consignados, adjuntados o lógicamente asociados al mensaje de datos por cualquier tecnología, utilizados para: identificar al firmante en relación

70 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnológico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pág. 156.71 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnológico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pág. 157.

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con el mensaje de datos; indicar que el firmante aprueba la información, y producir los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”. 72

La firma digital obtiene su validez por medio de la criptografía la cual dificulta la intercepción desautorizada de información por medio de una clave de software especial que decodifica la información. Para ello el documento es sometido a dos procesos, el primero que le da creación y lo estructura tal y como será enviado.

El segundo es un proceso llamado texto puro, el debe pasar por un proceso de encriptado el cual le dará al documento una nueva forma. Esta nueva forma llamada texto cifrado será transmitida por el sistema y en caso de ser interceptado por un tercero, deberá permanecer inalterado.

Cuando el documento llega a su destinatario, esté podrá recuperar el texto por medio de un proceso llamado desencriptación. Se debe enfatizar que la criptografía no es un método infalible y que nunca protegerá a todo un sistema, pero si debemos reconocer que es un componente importante de la seguridad en las instituciones.73

72 S. H. León y otros. La firma electrónica avanzada: estudio teórico, práctico y técnico. 2006. Pág. XIII.73 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnológico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pág. 158.


UNIDAD V

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5.1 Introducción

En la actualidad, la preservación es un término general que encierra las numerosas políticas y opciones para la acción, incluyendo los tratamientos de conservación. Dentro de los planes de preservación debemos incluir la adquisición, organización y distribución de recursos para prevenir el deterioro o renovar la utilidad de grupos seleccionados de documentos y su información.

Las medidas que toman los archivos para prevenir que los documentos no se dañen o bien para retardar el deterioro son muy costosos. Es por ello que el preservar el contenido intelectual colocándolo en otro formato más durable, es posible y puede satisfacer a la vez los requerimientos institucionales.

Las razones por las que el material de archivo es cambiado de formato son:

1.Preservar el contenido informativo2.Reducir desgastes o destrucción de originales3.Para ahorrar espacio, en caso de que el documento original pueda ser desechado4.Para mejorar el acceso, las copias de microfilmes y digitalizadas pueden ser vistos

por varias personas a la vez5.Para duplicar ciertos registros por razones de seguridad, en caso de que los

originales estén dañados, hayan sido robados o destruidos.

Consideraciones a seguir a la hora de iniciar un proceso de reformateado:

1. El documento tiene valor legal, administrativo o permanente2. Existen copias de los documentos en otras oficinas o instituciones3. Necesita de algún tratamiento preventivo o de restauración4. Es solicitado con mucha frecuencia5. Es necesario mantenerlo en su forma original6. A sido reformateado en otro lugar7. Reducción del desgaste y la destrucción de los originales

Cuando el objetivo es reducir el desgaste y la destrucción de los originales se deben tomar muchas precauciones para evitar daños durante la reproducción. Al reformatearse se aumenta el riesgo para un objeto, debido a la cantidad de veces que se debe manipular durante el proceso.

La gestión de la preservación abarca todas las políticas, procedimientos, y procesos que en su conjunto impiden el mayor deterioro de los objetos físicos, renuevan la información que contienen y aumentan su valor funcional. Es en esta distinción, entre el valor del contenido y el valor del objeto, donde reside el punto mas importante de un proceso de toma de decisiones que es sí mismo es fundamental para la gestión eficaz.

La implementación de diseños y estrategias efectivas de preservación es retardada por significativas barreras financieras. Pese a ello, muchas veces el principal obstáculo para

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el desarrollo y la gestión de programas de preservación es la insuficiencia, no de dinero como muchos suponen, sino de conocimientos.

En esta coyuntura crítica de la evolución del pensamiento acerca de la preservación, existe un gran cúmulo de conocimientos a los cuales recurrir. En las publicaciones se documentan algunos conceptos fundamentales que se han descrito, probado y codificado, entre ellos encontramos la custodia, el valor social, la estructura y la cooperación.

La custodia es la función en la que todo archivo debe preocuparse desde el momento en que el encargado de la selección se entera de su existencia hasta el día en que es eliminado.

El valor social se refleja en el compromiso de una institución de establecer como una misión primordial la preservación como una necesidad social mayor. Parte del servicio que los archivos prestan a la sociedad es o será su inversión destinada a convertir, guardar y prestar recursos de investigación en diferentes formatos. Proteger esta inversión a través de acciones de preservación prudentes, continuará siendo el rol social de cientos de organizaciones que participan en iniciativas de conservación preventiva y difusión de fuentes de información.

De igual forma resulta imperativo contar con una estructura organizacional que permita asignar recursos para la preservación. La estructura lo que busca es desarrollar un programa de preservación que sea asumido por un solo departamento la cual asigne igual importancia a la toma de conciencia como a la planificación estratégica.

Finalmente se debe desarrollar un plan de cooperación que fomente el intercambio de recursos y cooperación entre las instituciones, con el fin de seleccionar y preservar los objetivos culturales más sobresalientes y apreciados.

Al plantearse un plan o programa de sustitución de soporte se debe tener claro el nuevo formato a elegir. Existen cuatro procesos principales para cambiar de formato:

• Trascripción• Fotocopiado • Microfilmado• Digitalización

5.2 TrascripciónProceso de reformateado utilizado antes de la invención de máquinas reproductoras de imágenes. Fue el sistema mas utilizado hasta la creación del microfilm, la fotocopiadora o sistemas digitales de reproducción. Actualmente consiste en transcribir a mano, en una máquina de escribir o computadora el contenido informativo de un documento siguiendo las normas de trascripción establecidas.

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5.3 FotocopiadoEl fotocopiado es un proceso de reformateado, pero en ningún caso debe verse como una herramienta completa de preservación. Podemos sacar una copia maestra y con él evitar el fotocopiado constante de originales. Se puede fotocopiar un material frágil con el fin de usar la copia en la consulta y para su reproducción.

Presenta la ventaja de ser una tecnología muy accesible, económica, solo se requiere contar con una fotocopiadora y no se necesita maquinas lectoras. También se permite mantener el soporte y formato original, generalmente es menos costoso que otros procesos en especial si el original es un documento monocromático y los usuarios prefieren facsímiles de papel que de microfilmes, exceptuando cuando se trata de periódicos.

Entre sus desventajas podríamos citar que las fotocopias hechas a partir de la maestra son generalmente de menor calidad; el costo de las fotocopias subsiguientes es mas alto que el costo de imprimir microfilmes; se da perdida de información, especialmente en obras gráficas que no son lineales y si se guarda la copia maestra, esta exigirá mas espacio.

Controles de calidad para un buen fotocopiado:El papel para fotocopiado debe cumplir con la norma ISO 9706 de papel permanenteEvitar el fotocopiado a color por no ser estable a largo plazoEl toner debe ser de negro de carbón. Las máquinas deben tener buen mantenimiento que garantice la buena fusión entre toner y papel.

5.4 La microfilmación El objetivo de esta técnica es la conservación, preservación y seguridad de los documentos importantes, hasta la reducción de espacio físico sin perdida de información. Su utilidad está dirigida a diversos fines: ahorrar espacio, referencia y para proteger el documento cuando su estado físico es de avanzado deterioro. Microfilmar no significa que el documento microfilmado puede ser descartado y eliminado; hay documentos que por su valor científico cultural no pueden ser destruidos.

Al utilizar la microfilmación lo que se pretende es proteger al documento original de los daños causados en la consulta constante por parte de los usuarios, así como el uso de microfilmación de seguridad, en caso de que se de un desastre de gran magnitud que amenace o destruya el documento original.

Las ventajas de este sistema son las facilidades de acceso a la información que ofrece y la protección que se le puede brindar al documento original, al retirarlo del uso del público. Además sigue siendo el medio empleado para almacenar volúmenes considerables de información por su versatilidad y costos.

Para obtener las ventajas de este sistema, se debe implementar un programa adecuado a los documentos, se debe hacer la elección adecuada del formato de la micropelícula, ya sea

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de 16 o 35 mm, generalmente la película de 16mm. se utiliza para documentos de tamaño convencional y resulta más económico. La película de 35mm. se utiliza para documentos de dimensiones mayores, por ejemplo: mapas, planos, etc., y para la documentación de valor patrimonial.

Dependiendo del sistema que se utilice: rollo o fundas, las copias podrían ser en película diazo, por ser más barata, el original en plata que debe ser conservado como rollo o fundas de seguridad y de los cuales se pueden obtener copias cuando sea necesario. Al público se le dan las copias en diazo. Es importante que el original se mantenga, de ser posible, en otro edificio y con temperaturas y humedad relativa adecuadas.

Es recomendable, al elaborar un programa de microfilmación en archivos o bibliotecas contar con el recurso humano debidamente preparado, comprar los equipos adecuados y necesarios para efectuar todo el trabajo: preparación de los documentos, microfilmación, procesado y revelado de las micropelículas y el duplicado correspondiente. Para ello se debe contar con ingresos anuales que permitan la continuidad del programa. Este es un programa bastante caro, por lo que debe estar controlado desde el inicio hasta el final de la etapa. La calidad debe ser muy buena, desde los materiales, el equipo y el proceso, porque cada uno de estos aspectos influye en el producto final, que debe responder a una buena calidad archivística.

Una vez microfilmados los documentos, procesadas las películas y realizadas las copias, el material debe ser conservado, para su duración, en ambientes controlados, con temperatura y humedad relativa entre 18°C y 21°C y 40% a 50% respectivamente.

Proceso de microfilmado:Selección: determinar cual material será microfilmadoPreparación: verificar que el material este completo, limpio y que se reparan las hojas que lo necesitaran. Las series, colecciones y demás grupos documentales en los archivos son usualmente microfilmados en el orden natural que fueron creados u organizados. Este período de preparación sirve para revisar la organización existente y hacer correcciones del caso en material de clasificación, ordenación y descripción. En caso de existir documentos faltantes se debe crear una tarjeta que sí lo indique, de igual forma si existen folios y documentos que por sus dimensiones o características no se pueden microfilmar se elabora una tarjeta explicando su omisión.Filmación: similar a los procedimientos fotográficos básicos.Procesamiento de la película: se procesa la película de acuerdo a los estándares de archivo y se analiza para verificar que hayan sido eliminados todos los químicosInspección: después del procesado se revisa la película y se verifica que no existan defectos, que sea legible y que esté completaCreación de un registro: legible que permita el acceso a las imágenes e información y evitar así la duplicidad de esfuerzos

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Entre las ventajas de este sistema sobresale que el sistema es utilizado desde la década de 1930 y por lo tanto los problemas tecnológicos han sido superados; además las microformas pueden ser creadas, duplicadas y distribuidas en forma económica y si se utiliza película de buena calidad se puede digitalizar.

Una de las principales críticas a este sistema es la resistencia de sus usuarios, quienes deben acceder a las películas de forma manual, ubicarlas, cargar la película y encontrar lo que busca, lo cual lleva tiempo y algunas molestias. Por otra parte, cada generación o copias siguientes pierden resolución y sus impresiones serán de mala calidad. Esto nos lleva a su principal defecto, la calidad de las imágenes se puede determinar solo después que se ha terminado la filmación

EquipoLos equipos de que se compone un sistema de microfilmación son:

Unidades de entrada: equipos de entrada llamadas microfilmadoras que pueden ser planetarias o rotativas. Las planetarias están formadas por una mesa de trabajo, un sistema de iluminación externo, una cámara o unidad de película montada en una columna vertical y un sistema de control electrónico. Normalmente son usadas para documentos de gran formato, libros o periódicos, la calidad de la imagen fotográfica es muy superior a la de la cámara rotativa. Debe ser instalada en un área sin vibración y a nivel a fin de obtener máxima calidad. La cámara rotativa es una máquina en que tanto el documento como la microfilmadora se mueven sincronizadamente durante la exposición. Dicha exposición producirá una imagen a lo largo de la película. El equipo consiste en una cámara, un mecanismo o una unidad de transporte y un conjunto de bombillos que producen la iluminación, todo esto encerrado en un gabinete a prueba de luz externa. La mayoría está diseñado para usar película de 16 mm.Unidades de procesamiento o equipos de revelado compuesto por una entrada para insertar película expuesta y de una salida de película ya procesada. El proceso de revelado convencional comprende los pasos de revelado, fijado, lavado y secado de película. Se encuentran unidades de procesamiento tanto horizontales como verticales. El densitómetro es un aparato diseñado para medir el ennegrecimiento de la película utilizado como control de calidad después del revelado.Las duplicadoras son unidades destinadas a duplicar rollos de películas o de microfichas, ya sea en películas convencionales a base de halógeno de plata, así como en películas diazo/vesicular.Unidades de salida llamados lectores o visores de microfilmación. Son unidades de proyección óptica fija, las cuales permiten proyectar en forma amplia las imágenes de microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal forma que el operador pueda leer la información requerida de acuerdo a las dimensiones reales de los documentos.

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Tipos de películaGelatina de plata: tipo de negativo maestro de archivo que se almacena fuera del lugar, bajo condiciones estrictas y controladas y debe ser utilizada únicamente para generar copiasDiazo: de una película diazo maestra se puede hacer una copia impresa intermedia de la cual se sacan otras copias Vesicular: se puede sacar copias positivas en películas vesiculares para su uso y circulación

5.5 La digitalizaciónAparentemente, cada vez se observa más preocupación en los archivos por el hecho que de que si no estamos digitalizando o soñando con la digitalización, entonces nos estamos relegando a nosotros mismos al gran museo del papel.

Esto se debe a que el papel y el microfilm, son los medios de preservación y conservación por excelencia mientras que la digitalización y la administración computacional de la información constituyen el medio de difusión y propagación del conocimiento más eficiente.

Los admiradores de la digitalización y seguidores de la llamada EraDigital reconocen que el formato digital ofrece cuantiosos beneficios potenciales, tales como: libre acceso, flexibilidad, mayor capacidad de análisis y manipulación, lo cual es cierto pero desprecian el valor del papel y el microfilm como fósiles documentales que deben ser relegados a los archivos históricos como piezas del pasado. Por el contrario la digitalización y la microfilmación no son excluyentes u opuestas, son técnicas complementarias enfocadas a la preservación.

Sin embargo, quizás nuestro desafío más preponderante no radique en abrazar la tecnología digital, sino más bien en elaborar un lenguaje común para describir las transformaciones que están causando ese impacto fenomenal en nuestra vida diaria. Un vocabulario común representa el elemento clave en el desarrollo de una comunidad de prácticas y una visión compartida del futuro entre usuarios, productores y los archivistas que somos los responsables de conducir los recursos culturales de una sociedad.

Es por ello que muchos archivos se cuestionan si pueden permitirse el derrochar una fuerte inversión económica al desarrollar un sistema completamente operativo de digitalización de imágenes. Quienes han participado en el desarrollo de este tipo de proyectos con imágenes digitales han aprendido rápidamente que la tecnología de estas imágenes, en y por sí misma, no proporciona respuestas fáciles para la preservación. 74

Los criterios que debemos aplicar al definir proyectos digitales exigen considerar diver-sos factores, como propiedad intelectual, cantidad y ubicación de usuarios potenciales, el formato y la naturaleza del producto digital propuesto y el modo en que se describirá, entregará

74 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigación para la Digitalización. 31 páginas.

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y archivará, la manera en que el producto propuesto se relaciona con otras gestiones de digitalización y las proyecciones de los costos en relación a los beneficios.75

Al abordar la tarea de iniciar un programa digitalización es importante definir el tipo de transferencia que realizaremos, Michel Roberge los clasifica en tres tipo:

1. Digitalización de documentos análogos: transferencia de información de un medio análogo a uno digital por medio de un programa informático de digitalización y de un escáner. Las imágenes obtenidas son copias exactas electrónicas de los originales que se almacenen en dispositivos periféricos o en servidores, a partir de ese momento son visibles únicamente en pantallas o a través de un programa de visualización.2. Digitalización de los documentos análogos con reconocimiento óptico de caracteres (OCR): técnica que permite recuperar el texto, datos de calculo e inclusive anotaciones manuscritas. Se debe emplear un programa especializado y de un procedimiento óptico para procesar e identificar los diferentes caracteres (fuentes). También se puede aplicar en documentos sonoros por medio del reconocimiento de voz.�. Conversión de ficheros informáticos en imágenes electrónicas: se aplica cuando queremos divulgar información con un formato universal. Se convierte un documento electrónico en imagen por medio de un programa especializado, como es el caso de los llamados PDF.

Es importante definir, de acuerdo a la naturaleza e intereses de la organización, cual de estos procesos se utilizarán. Hay archivos donde no se requieren digitalizar algunos tipos de documentos, o bien no es necesario con el reconocimiento óptico de imágenes. En otros casos, la planificación es importante, para que digitalizar documentos que se encuentran en formato electrónico si con una simple conversión en imagen digital (PDF) evitaría el costo de impresión y reproducción.

De igual manera, los documentos semiactivos, cuyo plazo de vigencia es breve y su utilización es limitada para un pequeño grupo de usuario, no deberían ser digitalizados. En el caso de los documentos de valor permanente se plantean estas mismas interrogantes, relacionadas con demanda de consulta, estado de conservación, antigüedad, soporte, etc.

Programa de Digitalización

Para la implementación de un programa de digitalización siguiendo los criterios enunciados en el párrafo anterior, se deben responder las siguientes preguntas: 76

75 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigación para la Digitalización. 31 páginas.76 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigación para la Digitalización. 31 páginas.

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1. La naturaleza intelectual de las fuentes de información

¿Puede la calidad intelectual del material original justificar el acceso proporcionado por la digitalización.?¿Aumentará la digitalización el valor intelectual del material?¿Incrementará significativamente el acceso electrónico a un cuerpo de información su potencial de ilustrar, o bastan los libros, manuscritos, fotografías o pinturas originales para realizar esa labor?¿En que medida la combinación o suma de fuentes originales aumentará su valor?

2. Documentos actuales o potenciales

¿Consultan actualmente los investigadores los materiales originales para digitalizar? y ¿Están siendo estos materiales utilizados en su máxima potencialidad?¿Es actualmente tan difícil el acceso a los materiales propuestos, que la digitalización creará un público nuevo?¿Es el uso limitado por las condiciones físicas del material original?¿Se encuentran los materiales relacionados tan dispersos que no pueden ser estudiados en su contexto?¿Serán los registros digitales propuestos, de formato y tamaño manejable?¿Responderá la digitalización a las necesidades de los investigadores?

3. Naturaleza actual y prevista del uso

¿Cómo utilizan los investigadores las fuentes de información existentes y que enfoque respecto a la digitalización facilitará su labor?¿Aumentará la digitalización la utilidad de los materiales procesados? ¿Permitirá nuevos tipos de enseñanza o investigación? Concuerdan los académicos en que el producto propuesto será de utilidad?¿hay otros investigadores, bibliotecarios y archivistas que puedan colaborar en la creación de un producto útil?

4. El formato y la naturaleza del producto digital

¿Qué características de los materiales deben capturarse en el producto digital?Si las fuentes originales deben conservarse, ¿pueden estas resistir el proceso de digitalización?¿Qué tipo de hardware debe utilizarse para la conversión?¿Continuará creciendo los recursos de información en que se basa el proyecto?¿Cómo navegarán los usuarios en y entre los fondos y colecciones del archivo?

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5. La descripción, entrega y retención del producto digital

¿Cómo sabrán los usuarios que existe un archivo digital?¿Cuál es la mejor forma de entregar el producto digital a los usuarios?¿Quién será autorizado para emplear el recurso digital y bajo qué circunstancias?¿Cuáles son les intenciones a largo plazo para el archivo digital?¿Constituye una meta la preservación a largo plazo de materiales deteriorados?

6. Las relaciones con otras gestiones de digitalización

¿Han sido los materiales propuestos para la digitalización previamente traspasados a un formato electrónico?¿Pueden las gestiones cooperativas de digitalización reunir un conjunto coherente de materiales que de otro modo permanecerían desasociados?

7. Costos y beneficios

¿Quien se beneficiará del producto digital propuesto?¿Compensa el valor intelectual del producto propuesto el gasto involucrado?¿Sería posible crear un producto aceptable a menor costo?¿Cómo abordará el proyecto propuesto los costos a largo plazo asociados con los

archivos digitales?¿Es posible obtener financiamiento externo para respaldar el proyecto propuesto?

Una vez contestadas estas interrogantes podremos tener claro el panorama de que tan conveniente es llevarlo acabo, porque la digitalización tiene lugar dentro de un contexto que abarca más allá de una sola institución, disciplina o país. También se deben tomar en cuenta un análisis de costo beneficio confiables relativos a la conversión digital, pues los costos de crear recursos electrónicos varían considerablemente.

Traspasar la información escrita, visual y numérica a un formato electrónico implica niveles adicionales de complejidad. El proceso de digitalización (desde la preparación y conversión hasta la presentación y el archivo) comprende una gama de procedimientos y técnicas con costos e implicaciones ampliamente variables. Entre ellas encontramos la importancia de los documentos a digitalizar y la naturaleza y calidad del proceso mismo de digitalización. El archivísta debe estar pendiente de con que fidelidad se captan las imágenes, como se organizan, cómo se confeccionan los índices, como el usuario accesa la información y tanto las guías como la imagen es utilizable a mediano y largo plazo.

Entre las desventajas que podemos encontrar es que el proceso de reformateo de documentos de archivo (y de bibliotecas también) se encuentra en pañales, limitando lo que se puede realizar ahora y forzando a quienes toman las decisiones a anticipar progresos futuros. Por ejemplo, las imágenes escaneadas y optimizadas para ser vistas en los monitores de las computadoras actuales presentarán dificultades en las pantallas

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de alta resolución de futuro, por lo que será necesario reprocesarlas. Lo mismo podría acontecer con los textos mapeados con bits, los que, si no son dotados con un buscador de palabras en el momento en que la conversión es factible (desde el punto de vista económico) pueden ser subutilizados por investigadores que han llegado a confiar en la capacidad de búsqueda de palabras claves.

Para llevar a cabo la digitalización se debe contar con el siguiente equipo; Un software y hardware adecuado.Scanner plano o de sobre mesa: de muy buena resoluciónScanner rotativos: funcionan de la misma manera que una microfilmadora rotativa, por medio de tres cámaras que escanea al documento con un rodilloCámara híbrida: es una cámara de microfilme pero con salida digital. Se pierde un poco de calidad por la distancia que hay entre el lente y el documentoSoportes de almacenamientoGrabadores y lectores de disco compactos o de DVDs

Una ves obtenida la imagen debemos respaldarla por medio de un Sistema de Calidad de Compresión, en la actualidad se utilizan dos formatos: JPG y TIFF.

Ambos formatos tienen diferentes capacidades de almacenamientos, por ejemplo los formatos JPG son los que se utilizan mas para publicaciones o imágenes de alta calidad, utilizando alrededor de 6 a 7 megas de memoria por imagen.

Por el contrario, los formatos TIFF son los usados para consulta, envío o intercambio de imágenes por su bajo peso. Una imagen en este formato puede llegar a pesar entre los 72 y 100 k.

Debemos tener claro que en el mundo digital no existe el concepto de “master”, son solo clones digitales, pero esto no es importante porque la imagen digitalizada no es para conservación, es solo de referencia.

Finalmente, se debe tener claro, que cualquier archivo que pretenda implementar un proceso de digitalización en sus fondos o colecciones debe hacerlo como el escalón final en el proceso de organización archivístico y no debe ser visto como la solución rápida a un problema de falta de espacio o desorganización documental.

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UNIDAD VI

ARCHIVOECONOMÍA

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6.1 Introducción

Al tratar el tema de la archivoeconomía debemos tener claro la noción de que el servicio de archivos va destinado a administrar y facilitar un conjunto de documentos producidos por una colectividad, una administración, una empresa, un establecimiento, hasta una familia o un individuo en función de su actividad y conservado por ellos para una utilización conforme y con fines documentarios.77

Es por ello que tradicionalmente el archivo es considerado como un ente encargado de tres funciones básicas; el recopilar, organizar y conservar el patrimonio documental. Con estas funciones básicas podemos obtener un aprovechamiento social y una transparencia en la información que facilite la toma de decisiones y la búsqueda de fuentes de información.

Lo anterior nos lleva al concepto de archivo total como aquella empresa prestadora de servicios a la comunidad y a la misma administración. Es por ello que al diseñar un espacio para archivos se debe dar un diálogo interdisciplinario que sea creador, constante, respetuoso y enriquecedor.

De manera que al plantearse el diseño de un edificio para albergar documentación se debe concebir como una tarea tripartita para promover la mejor recepción, conservación y servicio de un documento, conforme a las necesidades de la institución productora. Aquí el archivero juega un papel importante como negociador y planificador en el proceso de consolidación de un archivo apoyándose en los principios de la preservación documental.

6.2 El emplazamiento para un edificio de archivo

La elección del terreno para la construcción de un archivo de grandes magnitudes o bien su ubicación dentro de un edificio demanda una planeación y estrategia por parte del archivísta, de manera que en el futuro no se den repercusiones negativas.

Muchos errores de diseño y distribución pueden ser corregidos pero no una mala ubicación o un mal terreno, todo el futuro del archivo puede ser comprometido por una mala decisión.

Pero la realidad nos dice que la elección de un área o terreno es muy difícil. Cuando una institución diseña un edificio las mejores áreas no las destina a un archivo, de igual forma no invierte grandes sumas de dinero en la compra del terreno idóneo para un archivo. Aquí radica la importancia del archivísta como negociador, al convencer a la administración de dar recursos al proyecto.

77 V.H. Arévalo Jordán. Archivoeconomía; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pág. 23

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Entre las características que debe tener un buen emplazamiento para un local de archivo se encuentran;

Ubicado cerca del usuario; ya sea administrativo, estudiantes, profesores, investigadores.Ubicación segura; lejos de objetivos militares, industriales o gubernamentales.Ubicación geográfica segura; evitar terrenos húmedos o deslizables.Evitar errores; como los focos de contaminación industrial, emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos y mal comunicados.Una buena orientación del edificio, preferiblemente hacia el noreste, puede reducir los gastos energéticos. Por otra parte la incidencia solar de la mañana no es tan dañina ni fuerte como en horas de la tarde lo cual puede representar un peligro para la documentación.

Las áreas no recomendadas para su desarrollo serían:Zonas que ofrecen un peligro potencial como terrenos inundables, inestables, húmedos, pantanosos, expuestos al mar, infestados por termitas o de vecindad conflictiva.Terreno próximo a fábricas, estaciones de gasolina o zonas industriales.Áreas susceptibles de convertirse en objetivos estratégicos en caso de conflicto armado.Terrenos muy pequeños que no permitan ampliaciones futuras por lo reducido del terreno.No ubicar archivos frente a la costa o en regiones expuestas a vientos marinos por la humedad y la sal. De igual forma en áreas donde incidan vientos calientes, secos o húmedos. Lo anterior obligará a diseñar el archivo con un aislante térmico o hidrométrico para evitar los efectos dañinos de estos factores deteriorantes.

Para citar un ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica mediante su Junta Administrativa adquiere un terreno en 1977 cerca del centro de la cuidad, próximo a una vía altamente transitada y en un área sumamente contaminada. Era un terreno relativamente grande que posiblemente hubiera dificultado las ampliaciones futuras.

En 1980 es canjeado por un terreno de 60,000 metros cuadrados, ubicado fuera del centro de la ciudad que con el tiempo le permitió construir su actual edificio, uno para archivo intermedio y en proyecto uno para archivo notarial. Las dimensiones del terrero garantizan futuras ampliaciones.

La gran ventaja del terreno adquirido es su ubicación fuera del centro de la ciudad, rodeada de áreas comerciales y residenciales con un bajo nivel de contaminación. Entre sus desventajas esta su relativo aislamiento que dificulta el acceso a usuarios y el alto nivel de humedad del terreno. 78

78 V. Chacón Arias. Comentarios sobre la infraestructura Archivistica en Costa Rica. En: Pág. 106

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6.3. Diseño del archivo

Una vez ubicado el lugar o terreno se puede iniciar el diseño del futuro archivo. Es aquí donde el Archivísta empieza su mayor tarea de negociador y debe forjar una relación muy estrecha y cordial con el arquitecto y la administración.

La arquitectura es el arte de proyectar y construir edificios para satisfacer las necesidades materiales y cobijar las diversas actividades del hombre. De manera que al diseñar un espacio para archivos la relación que se desarrolla entre el Archivísta – Arquitecto deben ser muy armoniosa para enfrentar el dilema de crear un ambiente que reúna dos condiciones; cambio y permanencia.

El cambio, debemos entenderlo como fruto de la ciencia, de la técnica y de la producción industrial el cual se presenta en menor grado en comparación con la permanencia, en las instituciones sociales, políticas y jurídicas, que sienten los efectos de las revoluciones y de las guerras que actúan muy limitadamente en las reacciones humanas en el nivel personal y en los sentimientos, las creencias, los prejuicios en los cuales arraiga más la permanencia.

El archivero conoce claramente cuáles son las necesidades prioritarias de su archivo; el arquitecto conoce las soluciones que permitan satisfacer esas necesidades, de manera que debe existir una colaboración estrecha entre arquitecto y archivero.

En este punto se debe desarrollar una estrecha relación tripartita entre la administración que financia y decide, el arquitecto que hace el proyecto y el archivero que es el informador privilegiado y experimentado que conoce las necesidades requeridas y que debe manifestarlas de manera convincente con el fin de que el arquitecto las plasme en el proyecto y la administración las apruebe y ejecute.

Esta etapa de convencimiento es muy importante porque los arquitectos no conocen las funciones concretas de un archivo ni sus especiales características y se limitan a crear o readaptar edificios según sus propios criterios, lo que da pie a cometer graves faltas constructivas que, más adelante, perjudican a la documentación, a su responsable y al usuario. Por esto el archivero debe de informar previamente a la elaboración del proyecto, sobre qué es un archivo: cuáles son sus funciones; insistir en las características esenciales de los depósitos, dar a conocer las necesidades de conservación, instalación y accesibilidad de los distintos tipos documentales que pueden formar parte de su fondo y, por supuesto, los distintos servicios y procesos por los que pasa el documento hasta llegar al usuario. De esta forma, el arquitecto conocerá las necesidades reales del archivo y elaborará un proyecto conforme a las mismas.

Una segunda etapa es el convencer a la administración que el proyecto elaborado es el más conveniente y beneficioso y que la inversión que se va a realizar se verá transformada en una mejor calidad del manejo de la información, su divulgación y conservación.

En muchos países de Europa y América Latina se tiene la opción de tomar edificios antiguos o patrimoniales y adaptarlo a las necesidades de un archivo. En el mapa archivístico mundial

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hay archivos emplazados en lonjas, castillos, palacios, iglesias, monasterios, seminarios, hospitales, colegios, en antiguas penitenciarías, silos, fábricas, caballerizas nobiliarias, mercados centrales, etc. 79

Entre los argumentos a su favor está en que presentan un costo menos elevado según un argumento económico, aunque después los costos de mantenimiento son más altos. En los países con gran patrimonio arquitectónico se da el argumento histórico cultural que busca proteger centros históricos, que junto a un argumento historicista proyecta la imagen romántica de edificios nobles y antiguos destinados a conservar el patrimonio documental de una nación o región. Finalmente el argumento funcional al estar localizados en los centros de ciudades o pueblos permite una mayor accesibilidad, aunque en algunos casos estas instalaciones resultan incómodas e imposibilita futuras ampliaciones.

Pese a tener sus defensores y detractores, la adaptación de edificios patrimoniales en Costa Rica esta muy lejos de la realidad. La principal razón es la falta de un complejo histórico-arquitectónico que podría ser utilizado para este fin. El patrimonio arquitectónico costarricense fue destruido a lo largo del siglo XX y el poco legado que aún se conserva corre igual peligro pese a existir una ley que lo proteje.

Por otra parte, los pocos edificios que pudieron ser adaptados con este fin ya han sido ocupados con fines culturales, como es el caso de la antigua penitenciaría central, actual Museo de los Niños, la antigua Fábrica Nacional de Licores actual Centro Nacional de las Artes, la antigua aduana o el antiguo edificio del Banco Anglo sobre avenida central, entre otros.

La realidad costarricense nos indica que se deben construir edificios nuevos, como es el caso del edificio del Archivo Nacional, del Instituto Nacional de Aprendizaje o del Archivo Universitario de la Universidad de Costa Rica. O bien, la adaptación de oficinas o locales para albergar archivos, como es el caso de la mayoría de los archivos centrales de la administración pública.

El construir un edificio nuevo contribuye a evitar prejuicios. Los argumentos que se presentan para los edificios nuevos son muchos, el archivero deber seleccionar aquellos de mayor peso bajo argumentos claros, concisos como la preservación del patrimonio documental, la facilitación de la información, la transparencia de la gestión administrativa y la ayuda en la toma de decisiones.80

También contribuye en el desarrollo arquitectónico nacional al fomentar y plasmar en forma constructiva el genio y la inspiración del arquitecto al establecer un hito en la ciudad y ser reconocido institucional y constructivamente como tal.

79 M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organización. 1997. Pág. 27280 V.H. Arévalo Jordán. Archivoeconomía; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pág. 52

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6.4 Áreas del archivo

Actualmente todo archivo debe contar con tres elementos estructurales; el área reservada o depósitos, el área privada o administrativa y el área pública o de consulta.

Estas distintas áreas que conforman un archivo van en función de su tamaño y de sus medios económicos. Por otra parte un centro archivístico bien dotado puede contar con una gran variedad de servicios como salas de exposiciones o zonas para la restauración de documentos, aunque son pocos casos. De manera que un archivo suele contar con esas tres zonas claramente diferenciadas.

6.4.1 Área reservada o de depósitoEstaría formada por aquella parte del edificio destinada a todas aquellas tareas y servicios relacionados con el tratamiento técnico de los documentos, desde su entrada en el archivo hasta su instalación física y es el lugar cuya función primordial es la conservación, seguridad y custodia de los documentos. Dicha función se consigue dotando al depósito de unas condiciones especiales, constructivas y de equipamiento adecuada a este fin.

Esta área suele ocupar un 75% y se ha de calcular tomando en cuenta el doble del volumen de documentos existentes en el archivo en el momento de la construcción o adecuación del depósito, en previsión del crecimiento que experimentará en los siguientes años. También deberá ubicarse en planta baja, con el fin de evitar el peligro de derrumbamiento o debilitamiento de la infraestructura tras un sismo. En caso de ubicarse en una planta superior es conveniente realizar un estudio de resistencia para determinar la conveniencia de su ubicación o si fuera necesario realizar un refuerzo estructural.

El uso de esta área es exclusivo del archivero y del personal técnico. Ocasionalmente, puede acceder a ella el usuario, por ejemplo, en el caso de visitas programadas para centros de enseñanza. Como mínimo, esta área está formada por un depósito y una oficina para el tratamiento técnico de los fondos, pero se puede ampliar al máximo con: zona de descarga, de verificación, de desinfección/desinsectación, oficina de expurgo, de restauración, de encuadernación, de reprografía, varios depósitos, etc.

Es fundamental que proporcione un almacenamiento seguro y accesible, no debe exceder los 250 metros cuadrados y alojar un máximo de 1500 metros lineales de documentos. Sus paredes deben ser fabricadas con materiales lisos que puedan ser limpiados con facilidad. Estas serán recubiertas con doble capa de pintura plástica de calidad normal aplicada sobre los parámetros previo saneamiento y preparación del mismo, preferiblemente de colores claros por su capacidad de aislar el calor y la humedad.

En general las paredes deben ser recubiertas o construidas con materiales que no contengan formaldehído o químicos contaminantes. Pero si es recomendado que presentes resistencia contra el fuego y aislamiento de temperatura y ruido.81

81 Asociación Latinoamericana de Archivos (A. L. A.). Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pág.

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El suelo o piso deben ser de baldosas de terrazo o concreto, recibidas sobre capas de mortero 1:6 de cemento y arena de manera que soporte 70 kg/m2 para estanterías convencionales mientras que para estantería compacta ó móvil 1250 kg/m2 y eliminar las juntas y grietas para evitar acumulación de insectos y partículas contaminantes. Los rodapiés del mismo materia ( preferiblemente que no sean de madera ) de 7 cm. de altura y en los casos que fuera necesario y previamente a la colocación del terrazo, se deberán corregir totalmente los focos y bolsas de humedad que presenta el suelo saneando y reparando las mismas con el tratamiento específico que requiera cada depósito.

Los techos deben ser cubiertos con dos capas de pintura plástica de calidad normal, previa limpieza del mismo. Si fuera necesario el aislamiento, enrasado de la altura del techo, uniformidad del mismo u otras características que requieran, se deberá consultar a un ingeniero que determine el sistema más conveniente siempre con miras a evitar el ingreso de gases contaminantes, incidencia y calor solar y humedad. También es recomendable la instalación de amplios aleros, sobre todo por la alta precipitación pluvial de Costa Rica.

Las ventanas deben abarcar solamente el 10% de la pared y estar orientadas en el lugar de más baja incidencia solar. Se le debe colocar vidrios de 6/7 mm de espesor y sus marcos o carpintería debe preferiblemente estar elaborada en metal con el fin de evitar robos, daños por vandalismo y el ataque de insectos.

En caso de encontrarse en una zona de alta incidencia solar, es conveniente colocar persianas graduables y filtros para evitar el ingreso de rayos ultravioleta.

Con respecto a la instalación eléctrica, el cableado deberá ser introducido en tubos de hierro galvanizado y dejarlos expuesto, para facilitar el mantenimiento de la instalación y detectar posibles desperfectos.

Entre los elementos de seguridad que deben contar todo depósito de archivo se encuentra su acceso, el cual debe estar establecido por un reglamento interno. Sus puertas deben ser confeccionadas preferiblemente en metal y estar diseñadas para una resistencia al fuego de 60 minutos, contra ataques militares o de vandalismo y cumplir con un adecuado cierre y seguridad. Las ventanas externas ubicadas en los primeros pisos o en áreas de fácil acceso deben ser protegidas con rejas metálicas bien fijadas a las paredes.

También deberán contar con sistema de alarmas contra robos e incendios, tales como detectores de humo, fuego y ubicar extintores en lugares estratégicos.

Con respecto al mobiliario lo más común es el uso de estantería, en el mercado encontramos tres tipos; convencional o del tipo atornillada, la mecano en que se arma las bandejas sin necesidad de estar atornilladas a los angulares y la compacta o móvil. Todas ellas deben ser metálicas, preferiblemente recubiertas con una pintura anticorrosivo secada al horno y sin filos que puedan dañar cajas o documentos.

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La Asociación Latinoamericana de Archivos (A.L.A.) recomienda para la estantería convencional que cada cuerpo de estantería tenga un máximo de 10 metros de largo, altura de 2.20 mts. a 2.40 mts., dotada con bandejas de 90cm de largo y 40 cm de fondo para cubrir los tipos de formatos documentales más usados. La bandeja debe tener una resistencia igual o superiora 80 kilogramos por metro cuadrado. Los postes de acero ya sea tubular o estructural, perforados a cada 2.5 cm., con tornillo, rondana y tuerca, lo cual permite una versatilidad muy aceptable y costos relativamente bajos.82

Con respecto a la distancia entre bandejas, esta dependerá de la altura de las cajas o bien si los documentos se colocan unos sobre otro, formando estibas. En términos generales la A. L. A. recomienda bandejas con una distancia de 32 cm. entre ellas obteniendo 7 bandejas aprovechables. Si los documentos se colocan en estibas las bandejas deben colocarse a 38 cm. unas de otras resultando 6 bandejas aprovechables por cuerpo o tramo. 83

También deberán asegurarse con vigas de metal entre los estantes superiores y con placas en el piso. Esto es muy importante dada la alta sismicidad que presenta nuestro país y el riesgo que representa para el personal el desplome de la estantería durante un efecto sísmico.

Es recomendable dejar unos 15 cm de altura entre el piso y la primera bandeja con el fin de facilitar la limpieza, la circulación del aire y prevenir daños durante una inundación. Si el depósito fuera muy propenso a inundaciones lo conveniente es dejar la primera bandeja libre.

La altura máxima del local no debe ser inferior de 2,50 metros entre el piso y el cielo raso, mientras que la estantería no debe sobrepasar los dos metros, esto con el fin de eliminar los problemas de humedad y generación de bolsas de aire. Por el contrario este espacio de 50 cm. facilitará la limpieza, la circulación del aire y el control de la humedad relativa.

La estantería deberá de colocarse en sentido paralelo a las vigas para evitar problemas de sobrepeso. No deben ir adosadas a la pared pues esta posición dificulta tanto la aireación, como la limpieza y facilita la acumulación de humedad, es por ello que se debe dejar un espacio de entre 10cm. a 15 cm. entre la pared y la estantería.

Con respecto a los pasillos, los principales por donde circularan carretillas y equipos deben ser no mayores de 1.25 mts. mientras los pasillos internos o laterales de 70 cm. de ancho.

Con respecto a la estantería móvil o compacta, hay una gran cantidad de variedades y formas en el mercado, para su instalación y ubicación debe consultar con el proveedor. Pero las recomendaciones numeradas anteriormente son también válidas para este tipo de estantería.

82 A. L. A.. Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pág. 3183 A. L. A.. Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pág. 31

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Para documentos de gran formato como mapas y planos se deben adquirir mapotecas que son muebles con bandejas de 100cm. x 70 cm.

6.4.2 Área privada o administrativa Ocupa el 10% de la superficie total. Aquí se incluye el personal y los medios físicos y técnicos necesarios para llevar a cabo tareas administrativas y de dirección. En los archivos de pocos medios es normal, aunque poco aconsejable, que estas tareas las realice el propio archivero o bien, que cuente con un auxiliar o administrativo para su gestión mientras que la dirección puede depender también del archivero o correr a cargo del organismo del que dependa. Cuando se trata de un Archivo Nacional, Regional, Departamental o de un a institución grande, lo habitual es que esté bien surtido de este personal.

Estos servicios pueden ser utilizados por el usuario para sus necesidades, tales como: reclamaciones, solicitudes, permisos de investigación, etc.

6.4.3 Área pública o de consultaOcuparía aproximadamente el 15% restante. Está especialmente dedicada a los usuarios ya que aquí es donde acceden a la documentación que necesitan. Todo archivo, por muy pocos medios que tenga, debe contar con un espacio o sala de consulta para el usuario, en la que también podrá acceder a los instrumentos de acceso y consulta (inventario, catálogo y guía). Los archivos mejor dotados pueden ofrecer, además, bibliotecas especializadas, salas de exposiciones, salas de materiales especiales, reprografía, etc.

Es muy importante que esta zona esté bien señalizada y que le sea cómoda y accesible al usuario, ya que es aquí donde todo el trabajo de los profesionales ve su razón de ser: la difusión documental. También debe estar diseñada para que el usuario disponga de 5 m2

y una mesa cuyas dimensiones no sobrepasen los 100 cm. x 70 cm.

6.4.4 Áreas anexasEn algunos casos se pueden contar con otras áreas, lo cual dependerá de la importancia del archivo, su tamaño, crecimiento y posibilidades económicas. Entre ellas podemos encontrar áreas de restauración, encuadernación, descontaminación o exposiciones.

a. Área de RestauraciónEl área de restauración es muy especializada, tanto por los materiales, equipo y el personal técnico que requiere. Se debe instalar en un espacio físico separado del resto de las instalaciones y contar con muy buenas condiciones de seguridad, ventilación e iluminación.

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Lo primero es contar con un área de limpieza y lavado que requiere el siguiente equipo:• Mesa auxiliar• Secador de entrepaños• Prensa mecánica• Tinas de lavado y pilas• Destilador de documentos

Para el empleo de una máquina de reintegración mecánica se requiere:• Maquina de reintegración mecánica• Prensa hidráulica• Mesas auxiliares• Mesas de restauración• Estantería

Para el trabajo de restauración manual se ocupa del siguiente mobiliario;• Escritorio y mesa de luminiscencia o megatoscopio• Prensas verticales• Prensa para mapas y planos• Planeros• Aparatos de medición como pHmetro, luxometros, especímetro.• Microscopios y estereoscopios.• Gabinetes• Cizallas y guillotinas• Piezas de mano como bisturí, pinzas, espátulas, reglas, etc.• Espátula eléctrica

También se puede desarrollar un laboratorio químico-biológico cuya función es el control de la calidad de materiales usados en el proceso de restauración y para investigación de factores de degradación documental.

Aquí cabe señalar que la investigación, tanto de las técnicas como de los materiales empleados, juega un papel importante que redunda en beneficio del acervo documental de un archivo y propicia los avances necesarios para resolver los problemas que plantea la conservación.

Entre ellos podemos encontrar los análisis cualitativos y cuantitativos de los materiales adhesivos o papel entre otros. También pruebas físicas de resistencia al doblez, tensión y explosión, además de pruebas de envejecimiento acelerado de los materiales con rayos ultravioleta y temperatura.

Para su desarrollo requiere del siguiente equipo y mobiliario:EscritorioGabinetes para guardar reactivos químicosBalanza analítica y granatoria

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Mesa de química; estufa de cultivo, mufla, espectrómetro, centrífuga, parrillas, microscopios.Cámara de fumigaciónEstantería

b. Área de encuadernación.La encuadernación es un conjunto de materiales cuya función primordial es proteger al documento y a su vez responde a una necesidad precisa: la de abrirse, por lo tanto, es una estructura que debe funcionar.

Es durante la edad media que los libros adoptaron la forma que presentan en la actualidad aunque han evolucionado técnicamente en su estructura.

La costura de documentos se hace de dos formas, perforada o de pasada y por cuadernillo.

La costura perforada o de pasada se confecciona para documentos de hojas sueltas o en cuadernillos (aunque no es lo mas conveniente en este caso) agrupando el documento debidamente ordenado, con su carátula y perforándole al margen izquierdo de cinco a tres agujeros(dependiendo del tamaño del documento) con un punzón o con la broca de un taladro.

Una vez abiertos los agujeros se cosen con una aguja recta y un hilo grueso y resistente. Con el fin de proteger la costura y darle una presentación agradable se le coloca en el margen izquierdo (y sobre la costura) una tira de papel de encuadernación de color oscuro.

El otro estilo de costura empleado es por cuadernillos, que es más elaborada, al trabajar con una aguja que va uniendo los cuadernillos a través de nudos.

Su preparación y confección se puede realizar tanto manual como mecánicamente. Lo primero es preparar los cuadernillos, si estos no existen o están dañados se puede reforzar con papel tisú o injertando papel japonés en las zonas faltantes. También se pueden crear o restaurar cuadernillos por medio de la máquina reintegradora de papel, injertando pulpa entre dos folios para crear un centro en el cual puedan unirse ambos folios y en donde se pueda efectuar la costura.

Una vez realizada la costura se elaboran las tapas forradas en papel de encuadernación, tela, pergamino o cuero y se adhieren al cuerpo del documento para su protección.

Equipo y espacioLas tareas desarrolladas en esta área están encaminadas a la protección de los documentos. De manera que se lleva a cabo una larga serie de pasos que abarcan desde la costura hasta el montaje de tapas, para ello requiere el siguiente equipo:

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• Guillotina manual• Cizalla• Prensa de cajos• Prensa de dorado• Mesas de trabajo• Prensa vertical• Estantería• Cartones y cartulinas de diferentes grosores y calidades• Hilos de algodón, lino o cáñamo• Tela, papel o cuero de encuadernación• Encolante que puede ser goma blanca o almidón• Papel para guardas, de calidad de conservación• Taladro para perforación• Plegadera, tijeras, punzón, cutter, reglas, lápices, brochas y brochines

c. Área de descontaminaciónLos soportes documentales que conservan los archivos del mundo están formados principalmente por materia orgánica, su base es la celulosa, tales como el papel, negativos, cintas de vídeo, etc. Esto los hace muy susceptibles a las variaciones de temperatura, humedad, luz y el ataque de microorganismos como insectos, hongos y bacterias.

Los cambios que producen estos factores de deterioro traen consigo no solo la perdida de soporte e información, sino también efectos biológicos y químicos que afectan al resto de la documentación, la salud del personal que lo manipula y al usuario que la consulta.

Los archivos intermedios y finales reciben documentos de muy diversas procedencias y la experiencia ha demostrado que en el caso de países subdesarrollados los archivos centrales (en caso de existir) no cuentan en su mayoría con las condiciones mínimas de conservación.

A raíz de esto, la documentación esta expuesta a varios factores de contaminación, que deben ser eliminados o neutralizados antes de ser incorporados a los archivos centrales, o bien a los fondos en archivos finales.

Al introducir material contaminado en depósitos limpios, se genera una fuente de contaminación para el resto de la documentación custodiada, que produce daños significativos, además de los problemas de salud que puede desarrollar el personal. Por esa razón, todo archivo debe contar con un área de descontaminación, con el fin de eliminar posibles plagas y neutralizar sustancias químicas (plaguicidas, fungicidas, etc.) y así garantizar depósitos documentales limpios y estables donde la documentación se conserve adecuadamente y el personal labore sin riesgos de enfermedades.

Todo archivo debe ser consciente de las leyes, reglamento y disposiciones relativas a salud ocupacional y protección ambiental. Los archivos que ignoren estas disposiciones podrían exponer a sus empleados, usuarios o al ambiente a graves daños y enfrentar

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responsabilidades legales importantes. Por eso, la administración y los empleados deben tomar medidas para mantener un lugar de trabajo seguro y un ambiente saludable.

Se advierte que un área de este tipo debe ser dirigida y administrada por un profesional debidamente entrenado y además contar con personal capacitado para manipular material contaminado.

La siguiente propuesta es un modelo para una área de descontaminación, en caso de que un archivo por razones de financiamiento, personal o políticas institucionales no pueda desarrollarla, se debe tomar en cuenta que lo más importante es mantener buenos hábitos de limpieza, capacitación permanente del personal, concientización de los peligros y daños que producen el mal manipuleo de la documentación.

Tipos de contaminaciónEl área de descontaminación busca atacar o contrarrestar los efectos de contaminación tanto biológica como química. A continuación se detalla cada uno de ellos:

BiológicaLos soportes documentales fabricados a partir de celulosa son muy susceptibles al ataque de agentes biológicos, que generan efectos adversos sobre la información que custodian, así como en la salud del personal que labora con la manipulación de esa documentación.

Los agentes biológicos más comunes en un archivo, que no cuenta con las condiciones adecuadas de prevención y conservación, son:

• Polvo de celulosa• Polvo de ácaros• Fragmentos, escamas o excrementos de insectos• Esporas de hongos y moho

Estos agentes generan un gran deterioro sobre la documentación tales como: manchas, tintas desteñidas y pérdida de soporte, que trae como consecuencia la desaparición parcial o total de información.

El efecto de estos factores en la salud humana varía según la persona, la cantidad y tipo de partículas inhaladas, la edad y la susceptibilidad. Entre los males que puede sufrir, se encuentra la rinitis, sinusitis, irritación de ojos, reacciones asmáticas y en casos más severos, fiebres, dolor en el pecho, cabeza y falta de aire.

Productos químicosEntre los productos químicos más utilizados por los archivos se encuentran los insecticidas, rodenticidas y fungicidas. En países localizados en zonas tropicales, como el nuestro, las condiciones climáticas favorecen el desarrollo de plagas, las cuales son atacadas con

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esos productos generando una solución momentánea, aunque su aplicación no previene infestaciones futuras o recupera el daño causado.

La exposición a plaguicidas durante o después de una aplicación puede afectar la salud a corto y largo plazo. El rango de efecto es muy amplio y va desde dolores de cabeza, nauseas y mareos, hasta problemas pulmonares e inclusive el cáncer.

Su presencia en documentos es muy variado, desde reacciones de radicales, daño en tintas, cambios en el pH acidificando al documento. Igualmente en las encuadernaciones genera cambios de consistencias, pH y la propiedad protectora que las tapas poseen alterando su estructura a causa del producto químico, el cual es absorbido y posteriormente transmitido al cuerpo del documento o libro.

Espacios que debe contemplar un Área de Descontaminación

Áreadetrabajo:Donde los funcionarios desarrollan actividades de desencuadernado, limpieza mecánica, lavado, secado, etc.

Esta área debe contar con mesas de trabajo hechas en acero inoxidable, una cámara de extracción de gases donde manipular el material afectado por moho, hongos o productos tóxicos.

También pilas de lavado de documentos y secadoras de acero inoxidable. Es importante que la fontanería sea del máximo diámetro posible que las conducciones de desagüe tengan una buena pendiente y fabricado con un material que no ocasione obstrucciones.

Se debe contar con un espacio debidamente delimitado y señalizado para el almacenamiento de reactivos, productos químicos y materiales de restauración. El cual debe contar con las medidas de seguridad necesarias al tratarse de productos tóxicos e inflamables. Estos materiales pueden ser reactivos como metanol, etano, cloroformo o acetona entre otros.

En esta área la renovación del aire debe llevarse a cabo cada 6 veces / hora como mínimo mediante la conducción forzada de aire, lo cual se puede lograr con inyectores y extractores de aire, con el fin de que el personal no se exponga a intoxicaciones.

Depósito:Donde se almacena la documentación contaminada, esta área debe contar también con extractores y un inyector de aire que permita una constante ventilación y movimiento de aire. De igual forma debe controlarse la humedad y la temperatura, de manera que no sobrepase los 65% H.R. y 23ºC.

En caso de ser un archivo final o provincial que deba atender a otros archivos, se deberá disponer del espacio y equipo que registre y controle la entrada y salida de obras ajenas.

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En caso contrario esta labor la realizará el personal encargado siguiendo el régimen interno establecido.

Área de fumigación:Es un cuarto hermético donde se llevará a cabo fumigaciones con productos químicos que sean estables y que no sean residuales, con el fin de atacar plagas de insectos, hongos o cualquier fuente de contaminación biológica.

Es recomendable instalar un área de esta naturaleza en aquellos archivos que acostumbran recibir documentos con relativa frecuencia. Con esta medida podemos garantizar que los depósitos no se infectarán con insectos, roedores y otras plagas celulósicas.

Existen dos tipos de cámaras de fumigación, la atmosférica y al vacío. Una cámara de fumigación atmosférica debe ser diseñada y construida por un profesional capacitado en el campo, siendo su inversión inicial más baja que una al vacío, pero tiene la desventaja que requiere más espacio y cuidados, además el tiempo de exposición es más prolongado, lo que aumenta los costos por mano de obra, y por otra parte su implementación y utilización es menos segura tanto para el personal que la manipula como para el medio ambiente.

Por el contrario, las cámaras al vacío requieren de una inversión inicial mucho más costosa, pero los gastos en mano de obra se reducen al tener lapsos de exposición mucho menor. También requiere de un área menor por lo que son muy apropiadas para tener en un departamento de Conservación o en las áreas de desembarque de documentos.

Una cámara de fumigación no debe permitir el escape de gases, es por ello que se deben sellar todas las aberturas o grietas. La puerta debe cerrar herméticamente e internamente contar con un sistema de ventilación que sobresalga por encima del techo del edificio, y en posición que los gases no penetren a través de las ventanas u otras aberturas del edificio. La idea es extraer los gases a través de un abanico al exterior, procedimiento que debe realizarse varias veces antes de sacar la documentación que se está tratando.

La literatura recomienda que el área de fumigación se localice en un lugar directamente accesible a la plataforma de descarga, que debe contar con acceso vehicular amplio y cubierto para protegerlos de los efectos de vientos y lluvias.

De igual manera se debe consultar a las autoridades del Ministerio de Salud y del Ambiente con respecto a leyes y reglamentos que se deban observar.

Baño:Debe contar con varios baños con ducha para el uso de funcionarios, los cuales deben bañarse después de cada jornada, procurando una buena desinfección. Además deben poseer ropas de trabajo, las cuales deben lavarse al finalizar la jornada laboral, bajo ninguna circunstancia salir de la institución con ella puesta.

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Protección personalPara poder desarrollar sus actividades, el personal encargado de un área de descontaminación debe no solo estar debidamente entrenado en la manipulación de material contaminado, sino contar con un equipo básico:

Guantes de algodón, látex o hule.Batas de algodón, overoles y delantales que cubran el cuerpo completo. Debe ser elaborado con fibras naturales, como algodón, que permita lavarlo después de cada jornada de trabajo.Máscaras de protección para cara y vías respiratorias. El mercado ofrece una gran variedad de mascarillas dependiendo del material contaminado, para ello se debe realizar un estudio y determinar el tipo de mascarillas que se deben adquirir.Gafas para proteger los ojos.Hábitos de higiene, contar con jabones y productos de desinfección.Dar un uso eficiente de la aspiradora, cámara de extracción de gases y pilas.

Este trabajo es mucho más difícil de lo que parece. No se debe programar sesiones de limpieza de más de cuatro horas al día. Hay que darle al cuerpo la oportunidad de recuperarse entre una sesión y la siguiente.

Practica de archivoeconomía

Caso Nº 1La Fundación Castegnaro fue fundada en 1926 con dinero proveniente del legado de Dolores Castegnaro, quien los dejo para crear un fondo de ayuda a madres solteras. Su patrimonio se incremento con los años y se consolido como una institución de bien social a nivel nacional. Su sede se encontraba localizada en una antigua casa victoriana, (declarada patrimonio nacional) ubicada en barrio Amón, la cual habia sido propiedad de la finada, pero por crecimiento de las operaciones de la fundación se trasladaron a un edificio mas amplio y la antigua sede la destinaron como local del archivo central.

Esta fundación posee un importante patrimonio documental de 250 mts lineales, de los cuales 50 mts son de valor científico cultural y la fundación esta muy interezada en preservarlos de la mejor forma posible. La restante documentación, la cual además esta en constante crecimiento, es de caracter administrativa. La afluencia de consulta se reduce a la demanda de la oficina central y un promedio de tres visitas diarias de investigadores externos.

El terreno de la propiedad mide 690 mts cuadrados y la casa tiene 360 mts cuadrados de construcción. Cuenta con dos pasillo laterales de 3 mts cada uno y un gran patio.

••

•

•••

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A usted lo han contratado como archivísta, y le solicitan que remodele el local para poder cumplir con todas las actividades archivísticas, con un presupuesto muy amplio. Debe tomar en cuenta que parte de la documentación esta microfilmada (actividad que realiza una empresa privada), que cuenta con equipo informático de punta y que los depósitos pueden ser aclimatizados. Usted deberá determinar el equipo, moviliario y distribución espacial de todas las áreas necesarias para poder desarrollar sus funciones.

Caso Nº 2La empresa A.C.M.E. tiene sus oficinas centrales en la ciudad de San José, entre avenida central y calle 2. Su archivo central está localizado en el último piso de un edificio de � plantas, en una oficina de 6 mts por 5 mts.

El edificio fue construido en 1972 y es una estructura de cemento y madera; no posee sistemas de detección de humo o fuego, carece de extintores y salidas de emergencia. La única ventana que tiene el local es de celosías y da hacia el oeste y la cubre un marquisette. Además hace falta una celosía que fue sustituida con un cartón el cual esta viejo y deteriorado. La temperatura máxima en promedio es de 27 ° C y la humedad relativa de 85 % a lo largo del año. La estantería es de madera y la documentación se encuentra expuesta.

El fondo documental incluye diversos soportes, siendo el principal papel con un total de 200 metros lineales. Hay una colección de planos y 5 metros de discos compactos y disketes.

El archivista no puede disponer de otro espacio físico y debe obtener la siguiente información:

Dada estas condiciones ambientales que tipo de deterioro esta sufriendo la documentación por efectos de luz, contaminación, temperatura y humedad relativa.Del ambiente anteriormente descrito, que modificaciones recomendaría usted al archivísta para aminorar los factores de deterioro.Que equipo y mobiliario recomendaría al archivísta para mejorar las condiciones laborales y de conservación.Calcule la cantidad de metros lineales de estantería convencional, para este local.

a)

b)

c)

d)


UNIDAD VII

ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA ENCONSERVACION PREVENTIVA PARA ARCHIVOS

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7.1 Introducción

En los últimos años se ha dado un gran impuso a la investigación y educación en materia de conservación y restauración de bienes culturales. En el caso de los archivos, el desarrollar programas y políticas en materia de conservación preventiva de sus fondos y colecciones han llevado como meta retardar las acciones del tiempo y suprimir las deficientes condiciones de instalación las cuales generan daños irreparables en numerosos documentos de valor científico cultural.

Por esta razón y tomando en cuenta los factores de deterioro, tanto internos como externos, resumimos que las principales amenazas para el material documental en archivos son:

• Los materiales utilizados en la fabricación misma del soporte• Los desastres naturales o provocados por el hombre• El ambiente donde se almacenan los documentos• La forma en que se manipula la documentación

Todo esto se debe a que los soportes tradicionales en archivos están formados por materia orgánica por lo que esta sujeta a un proceso continuo e inevitable de envejecimiento natural.

El tipo de archivo y el cómo se utiliza refleja las necesidades de preservación de sus colecciones. Los requisitos de un archivo central serán diferentes a los de uno de gestión, y ambos a uno histórico. Sin embargo cualquier tipo de archivo esta obligado a mantener y hacer accesible sus documentos, ya sea por algunos años o permanentemente.

Es así como la conservación preventiva busca generar acciones que retarden y prevenga los daños causados en la documentación por los factores de deterioro. Para alcanzar este objetivo, las metas y prioridades de un programa como este deben encontrarse firmemente arraigadas en la declaración de la misión institucional porque gran parte de los programas de preservación dependen de la voluntad de la administración para promover y apoyar los cambios recomendados.

La preservación de los fondos documentales de un archivo puede dividirse en dos categorías. La primera corresponde a la conservación preventiva, que habitualmente se centra en prevenir el deterioro de las colecciones como un todo, además de determinar las características ideales del edificio y establecer las siguientes pautas:

• Diagnóstico • Mantenimiento de las instalaciones• Prevención y control de catástrofes• Control de las condiciones físicas y ambientales• Concientización de los trabajadores y del público usuario• Conservación del acervo, atendiendo las prioridades previamente definidas• Plan contra desastres

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Todas estas actividades tienen que estar dirigidas a un solo objetivo: salvaguardar losdocumentos.

La segunda se refiere a la conservación curativa o restauración documental destinada a corregir el deterioro físico o químico, la cual demanda mucha mano de obra y profesionales bien capacitados por lo que es cara y se restringe a ciertos documentos de fondo.84 Por otra parte la restauración es necesaria, al tener en el acervo, piezas dañadas que requieren técnicas de reparación más elaboradas y que deben ser efectuadas por personal técnico y/o profesional especializado.

De manera que al desarrollar un plan de conservación preventiva debemos estructurarlo de manera tal que conduzca a un programa que incorpore ambas categorías de actividad.

7.2 La Conservación Preventiva

La conservación preventiva se relaciona con todas aquellas medidas dirigidas a mejorar las condiciones ambientales en las que se encuentran las colecciones; se menciona también el rol fundamental que tiene la administración de las instituciones a la hora de tomar decisiones relacionadas con la manipulación, el transporte, el almacenamiento, el intervenir o no las series documentales o colecciones y como punto de partida de las estrategias para prevención en caso de desastre.

De manera que el desarrollar un plan de conservación preventiva se fundamenta en la necesidad de una institución en proteger la información que produce y recibe en el desarrollo de sus funciones. También se ha visto favorecida por la mejor comprensión de los procesos de deterioro de los materiales. Sus principios y mecanismos fundamentales ya se han establecido, enriqueciéndose constantemente con los conocimientos específicos que se pueden alcanzar hoy gracias a la tecnología moderna.85

Actualmente conocemos y entendemos cuales son los factores que generan deterioro en los fondos documentales, si bien no podemos eliminarlas del todo, sí sabemos como retardarlas. Tenemos el conocimiento para controlar la incidencia de luz, temperatura y humedad disminuyendo el efecto dañino que tienen sobre nuestros documentos. De igual manera podemos entender cuales son los daños causados por el hombre (antropogénicos) ya sea generados por el usuario o por la misma administración o bien los causados por agentes químicos o biológicos.

Ante esto, el archivista debe asumir una posición de líder y promover políticas de administración y manejo que garanticen la adecuada conservación del fondo documental que tiene a su cargo.

Es así como la conservación preventiva también abarca todo un conjunto de medidas y estrategias de orden administrativo, político y operacional que contribuya, de manera

84 S. Ogden. El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center. 2000. Pág. 18.85 G. Mercedes Vargas. La conservación preventiva en archivos. Pág. 27.

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directa o indirecta, a que el material archivístico custodiado no pierda en ningún momento su integridad física o química. Estas acciones tienen que ir dirigidas a la comprensión y manejo del entorno en que nos desenvolvemos con miras a contrarrestar el deterioro causado por el manipuleo rutinario de los materiales. 86

El programa de conservación debe ser planeado para ejecutarlo por etapas y de forma permanente, iniciándose por las actividades de mayor urgencia. Es importante prever que en dicho programa se debe contar con los recursos económicos necesarios para la adquisición oportuna de materiales y equipos.

7.2.1. DiagnósticoUn programa de conservación debe iniciarse con un exhaustivo diagnóstico o evaluación del estado de los documentos, identificación de potenciales factores de deterioro, condiciones ambientales y de depósito.

Con esta información será posible establecer las prioridades en cuanto a: limpieza, desinfectaciones, adecuación y expansión de depósitos, microfilmación, restauración y encuadernación.

Por otra parte, la prevención de un desastre y la disminución de su impacto en las funciones, metas y objetivos de una institución repercute mucho en la salvaguarda de su patrimonio documental porque la perdida de información puede poner en peligro la integridad y el futuro de la misma.

El archivero debe conocer a la perfección la institución en la cual labora y por ello tener la capacidad de enumerar los distintos elementos que la componen, como son el personal, documentos vitales, edificación, identificación de posibles desastres y mejoramiento de las condiciones ambientales.

86 G. Mercedes Vargas. La conservación preventiva en archivos. Pág. 30.

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Seguidamente se propone un modelo de cuestionario o guía para el diagnóstico dearchivos:

Formulario para la Evaluación de Problemas de Conservación en Archivos

Nombre de la Institución: ________________________________________

Fecha: __________________

Ubicación general y clima externo.

1. Clima exterior

( )Tropical / subtropical ( )Desértico / Subdesertico ( )Templado / seco ( )Templado / húmedo ( )Frío

2. Pluviosidad anual ______ mm

3. Temperatura máxima: ºC Mínimo: ºC Media: ºC

4. Tipo de ubicación: Urbana( ) Rural( ) Mixta( )

5. Contaminación Exterior: Alta( ) Media( ) Baja( )

6. Descripción del medio externo: (Frecuencia de tráfico, industrias, zona residencial, de negocios, etc.)

Edificio

7. Dirección del edificio en donde se encuentra el local:

8. Tipo de construcción y antigüedad:

9. Estado de conservación interior y exterior:

10. Estado de conservación de los bajantes externos:

Bien( ) Irregular( ) Mal( )

11. Cafetería:

12. Seguridad del edificio:

140


Archivo

13. Se están aplicando medidas de preservación y conservación documental:

14. Se ha redactado un plan institucional de emergencias:

15. Se ha tomado en cuenta al Archivo dentro de este plan:

16. Existe para el archivo un plan de Prevención de Desastres:

Local

17. Ubicación del archivo dentro del edificio:

18. Dimensiones del local en metros cuadrados:

19. Distribución de la planta física:

Área administrativa:________% Área de Consulta: _______%

Área de Trabajo:_______% Depósitos:_______%

20. Los espacios están debidamente comunicados entre sí permitiendo el correcto desarrollo de las actividades:

21. Su orientación geográfica genera problemas:

Incidencia solar ( ) Inundación ( ) Contaminación o polución ambiental ( ) Fuertes vientos ( ) Otro:________

22. La documentación se encuentra almacenada en un solo local o fragmentada en varios:

23. Cuantos metros lineales se custodia en la actualidad:

24. Que posibilidades de ampliación para albergar mayor documentación existen en el archivo a corto plazo:

25. Tipo de iluminación: Fluorescente( ) Incandescente( )

26. Presenta difusores: Si( ) No( )

27. Filtros: Si( ) No( )

28. Apagado automático: Si( ) No( )

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Condiciones Ambientales

29. Se cuenta con algún sistema artificial de aclimatación:

( )Si ( )No Máxima ºC %

Mínima ºC %

30. Se tiene un contrato de mantenimiento para este equipo:

31. Se cuenta con un programa de limpieza para el local:

32. Con que frecuencia se realiza:

33. Que materiales y productos se utilizan para realizar la limpieza:

34. Al personal de limpieza se le ha dado entrenamiento o capacitación:

�5. El local presenta ventilación, indicar si es natural o artificial:

36. Presenta alguna fuente de contaminación biológica, química o humana:

�7. Existe peligro de plagas (especifique de que tipo):

Condiciones de seguridad del archivo

38. Quienes tienen acceso libre a las áreas de depósito y consulta:

39. Se han tomado medidas de prevención contra robo:

40. Las ventanas presentan rejas o alguna medida de seguridad:

41. Las puertas presentan algún reforzamiento:

42. Se cuenta con alarma contra robo:

43. Se han tomado medidas de prevención contra incendios:

44. En que estado se encuentra el sistema eléctrico:

45. Que materiales de construcción presenta el piso:

46. Que materiales de construcción presenta el techo:

47. Que materiales de construcción presenta las paredes:

48. Se cuenta con algún sistema de detección de fuego:

Humo ( ) Fuego ( ) Calor ( )

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49. Con que clase de extintores portátiles de incendios se cuenta:

Agua ( ) Espuma ( ) Polvo Químico ( )

Gas Halon ( ) CO2 ( ) Ninguno ( )

50. De contar con extintores, se les da el debido mantenimiento anual:

51. Se han tomado medidas de prevención contra inundaciones:

52. Hay presencia de tuberías en las áreas de depósito o trabajo:

5�. Las canoas de desagües fluviales pueden ser una amenaza de inundación:

54. Las canoas y techos se limpian periódicamente:

55. El techo presenta filtración de agua o goteras:

56. Se observan manchas de humedad en las paredes:

57. Se cuenta con salidas de emergencia bien dirigidas y señalizadas:

58. Mobiliario y equipo

Área Tipo y condición de mo-biliario

Describa las unidades de instalación presentes: cajas, legajos, sobres, etc.

Administrativa

Consulta

Depósito

59. Observar el tipo cartón utilizado en las cajas y determinar cual es libre de ácido:

60. En las carpetas o cajas elaboradas con cartón ácido se utiliza algún tipo de barrera para evitar la migración de la acidez por contacto:

61. El tamaño de la carpeta queda ajustada con respecto al tamaño de la documentación:

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7.2.2 Personal y usuarios

La primera prioridad en toda planeación en casos de emergencia es proteger la vida humana y la seguridad. La segunda prioridad es proteger los servicios y asegurar que la institución puede reanudar sus operaciones. La tercera prioridad es proteger al equipo, los suministros, la información y otros bienes de la institución contra pérdida o daño. En las instituciones públicas se acercan muchos tipos de personas para realizar diversos tipos de trámites.

Los usuarios son aquellos que acceden de forma regular o esporádica a las instalaciones para hacer uso de sus servicios y pueden ser investigadores o visitantes. Estas personas están sujetas a horarios definidos y ubicados en espacios ya delimitados, por lo que se exponen a ciertos riesgos muy fáciles de identificar. Su condición de ocupante esporádico lo vuelve muy susceptible a situaciones de emergencia, al no estar familiarizado con los espacios de las instalaciones lo que aumenta sus posibilidades de riesgo.

Los empleados es un segundo grupo de personas que encontramos en las instituciones y ocupan permanentemente las instalaciones durante períodos de tiempo prolongado en las distintas zonas de la institución. Presenta un mayor conocimiento de las instalaciones físicas por lo que entraña condiciones de trabajo y riesgo específica.

Por la cercanía de la institución a zonas residenciales y comerciales también hace incluir a los vecinos o las personas a las que pueda afectar un eventual daño causado por una emergencia. Esto se puede dar por la cercanía, por la proximidad de edificios colindantes o próximos y en espacios cercanos al aire libre de carácter público.

De manera, que por un lado debemos identificar los diferentes tipos de personas que estarían expuestos a una emergencia institucional, pero también debemos verlos como posibles causantes de una situación de emergencia, en especial aquellos que trabajan en reparación y mantenimiento, o bien en descarga de combustibles, traslado de materiales y retirada de desechos.

Por ello es necesario inventariar las diferentes categorías y el número de personas pertenecientes a cada una de ellas, las distintas situaciones horarias. Aunque el número de empleados presentes en los distintos puestos de trabajo es conocido con precisión, en los demás grupos, y en especial en los de los usuarios, se ha de establecer el número promedio y el máximo que puede estar presente en los períodos de funcionamiento normal y con ocasión de la celebración de actividades especiales como conferencias, exposiciones o reuniones.

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7.2.3 Documentos vitalesComo la información es uno de los elementos esenciales de lo cual esta constituido un archivo, es importante realizar un estudio de la documentación con el fin de determinar cuales tipos documentales son los que debemos proteger. A esto se le llama un Programa de Documentos Vitales.

Ninguna institución está totalmente inmune a emergencias o desastres, ya sean por causas naturales o provocadas por el hombre, terremotos, tornados, huracanes, inundaciones e incendios ocurren en todo el mundo. También guerras y luchas civiles están presentes en muchos países. Incluso fallas en la energía eléctrica, fugas o problemas en el drenaje, o mal manejo y error humano puede llevar a una emergencia. Oficinas, personal y documentos pueden enfrentarse a una emergencia, aun algo tan aparentemente insignificante como una fuga en la tubería, un deshumidificador descompuesto o una falla en los controles de temperatura.

Para proteger la información, algunas instituciones elaboran planes de emergencia, también llamados planes contra desastres o planes para reanudación de actividades. Tales planes se basan en el concepto que una institución debe identificar sus bienes, su personal, su equipo y suministros, y sus fuentes de información vital; la institución entonces establece procedimientos para asegurarse que su personal y su propiedad estén protegidos y que, en caso de emergencia, se tomarán acciones inmediatamente para reducir el daño ocasionado y aplicar inmediatamente procedimientos de recuperación.

Un programa para administrar documentos vitales es un método sistemático para seleccionar, proteger y mantener disponibles los documentos esenciales para que continúen con vida en una institución, es especial en caso de una alteración o interrupción en sus operaciones.

De manera que identifiquemos los documentos claves de la institución y fuentes de información; y después señalemos los procedimientos para almacenar dichos documentos o copias en un lugar seguro. Un objetivo de este tipo de programas es proteger la información esencial que estos contienen, en vez de los mismos documentos. Por lo tanto, la reproducción y almacenamiento de copias se considera una opción adecuada en la administración de documentos esenciales. Sin embargo, el valor de los documentos originales como evidencia, como soporte y como símbolos deben también considerarse, y si es necesario, los documentos reales mismos deben protegerse adecuadamente.

El cuidado de los documentos vitales se aplica no sólo a los archivos de gestión, sino también a los archivos centrales y a los históricos o finales. Sin considerar si el programa elaborado se refiere a los documentos activos, semiactivos o históricos, los archivos deben tomar un papel preponderante en la elaboración de un programa y asegurar su mantenimiento. Los archivos tendrán el conocimiento y personal capacitado para entender los temas relacionados con la protección de archivos y la información que contienen.

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a Elaboración de un programa para documentos vitalesUn programa para documentos vitales identifica los documentos críticos para las operaciones de una institución y señala los procedimientos para proteger dichos documentos contra pérdida o daño. La protección podría ser almacenamiento seguro o copias, o una combinación de ambos, y la protección también incluye la reducción de riesgos de que la información y los documentos podrían resultar dañados por fenómenos naturales o de otro tipo. El objetivo de un programa para documentos vitales es proteger la información contenida en los documentos, no necesariamente los documentos mismos. Si se copia un documento y la copia está segura, esto puede, en algunos casos, ser tan importante como garantizar la seguridad del original.

b Razón de un programa para documentos vitalesUn programa como éste debe ser un plan general de emergencia de una institución. Un plan de emergencia completo (algunas veces llamado plan de reanudación de actividades) identifica los pasos necesarios para garantizar la continuación de los servicios, programas y actividades que una institución necesita para continuar funcionando. Los servicios podrían incluir calefacción e iluminación, sitios de protección en casos de emergencia para el personal o usuarios, seguridad física para el personal, protección y seguridad de edificios y sus instalaciones entre otros. La administración de documentos vitales es solamente un aspecto de este amplio programa que se enfoca a la protección de información y documentos necesario para garantizar que la institución puede continuar sus actividades, o reanudarlas pronto, con poca pérdida.

Cualquier institución que debe continuar funcionando inclusive en un caso de emergencia debe elaborar un plan de emergencia. Y cualquier institución que necesita que los documentos continúen funcionando debe incluir un plan de administración de documentos vitales en su plan de emergencia. Si la organización es parte de un programa nacional o estatal, un programa de documentos vitales puede ser decisivo, puesto que el gobierno tiene la responsabilidad ante los ciudadanos de asegurar que la información acerca de las actividades del gobierno está garantizada y disponible, especialmente en caso de emergencia.

Por ejemplo, un terremoto afecta una población pequeña. El gobierno nacional, estatal o local podría recibir la demanda de ayuda para identificar ciudadanos, a fin de garantizar la seguridad y atención a las victimas. El gobierno puede tener que depender de los censos o documentos similares, registros de estudiantes, u otros documentos para elaborar listas de nombres. Un programa de administración de documentos vitales garantizaría que tales documentos vitales estuvieran protegidos, y que no se perderían con el terremoto.

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Aunque es difícil, pero no imposible asignar un valor monetario a la información contenida en los documentos de una institución, la información es, no obstante, insustituible. Realmente no es posible asegurar la información contra pérdida. Sin embargo, un programa de documentos vitales proporciona un tipo de seguro de que la información no se pierda o dañe. Los documentos valiosos deben protegerse; los menos valiosos no necesitan tanta protección.

c Responsabilidad para cuidar documentos vitalesUn primer paso en la planeación para cuidar documentos vitales es definir la naturaleza de la actividad de la institución. La naturaleza de la institución es el propósito o razón de ser de la institución o departamento. Entender el propósito de la institución o mandato ayudará a la agencia a dirigir su atención a aquellas funciones que son vitales para que la institución realice sus actividades. Estas actividades claves son aquellas que requerirán documentos para apoyarlas en caso de una interrupción de las actividades.

Es responsabilidad de los mandos superiores definir las actividades de la institución antes que se elabore un plan para documentos vitales. Pero la administración tiene un papel más importante que simplemente definir las actividades de la institución. Un programa para documentos vitales tendrá éxito solamente con un fuerte y visible apoyo de los mandos superiores de la institución. Un plan general exige la amplia participación y asignación de recursos. El apoyo gerencial es imprescindible para poder competir por recursos financieros y humanos.

Los mandos superiores deben apoyar activamente al plan de documentos vitales cuando se esté llevando a la práctica y después sobre una base continua, para garantizar su aceptación general y, finalmente, su éxito. Tal apoyo podría ser en forma de memorando u oficio dirigido al personal acerca de la necesidad e importancia del plan para administrar documentos vitales. Es importante hacer llegar el plan a los empleados por cualquier medio de comunicación.

d Identificación de documentos vitalesCada institución debe determinar lo que constituye un documento vital según sus propias necesidades, jurisdicciones y responsabilidades. La declaración de misión, legislación y política de documentación de la institución pueden aportar información que ayudará a definir los servicios vitales de la institución y responsabilidades.

El grupo responsable de determinar el programa de administración de documentos vitales debe incluir a los responsables de la administración de documentos; a los que intervienen en prevenir casos de emergencia; a los usuarios clave de los documentos; expertos legales, financieros y técnicos. Los mandos superiores deben intervenir desde el principio del programa para garantizar que éste se establezca en su entidad y se mantenga actualizado. Los archivos deben participar en todo el proceso para aportar insumos y administración en la toma de decisiones.

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Puede ser difícil determinar cuáles documentos son vitales para una institución en caso de una emergencia o desastre. La valoración de documentos para determinar si son vitales implica conocimiento de las actividades de la institución, los documentos necesarios para llevar a cabo dichas actividades y el ciclo de vida de los documentos. A continuación se incluyen algunas directrices para determinar cuáles documentos son vitales y cuáles no lo son:

Sólo la institución puede determinar cuáles documentos son vitales. No existe una lista universal de documentos aplicables a todas las instituciones.

Para determinar cuáles documentos son vitales deben definirse claramente, los roles y responsabilidades de la institución.

Todos los responsables de la información en una institución deben intervenir en la determinación de cuáles documentos son vitales. El administrador de documentos, el bibliotecario, el administrador de documentos electrónicos y el planificador de emergencia o la persona encargada de seguridad, deben trabajar en estrecha colaboración con los usuarios de la información para determinar cuáles documentos son vitales.

La selección de documentos vitales también debe tener en cuenta la garantía de los derechos legales de propiedad y la continuidad de los programas y servicios de las instituciones.

Los criterios para la selección de documentos vitales deben establecerse desde el principio. Es necesario considerar qué información es absolutamente necesaria para mantener las actividades de la organización o reconstruir la institución después que ocurra un desastre.

Algunos documentos vitales continúan cambiando, tales como bases de datos, documentos de registro etcétera. Estos documentos activos deben mantenerse al corriente. Si no, los documentos de salvaguarda serán de poca utilidad en caso de un desastre o emergencia. Parte de un programa para administrar documentos vitales debe comprender la permanente actualización de los documentos mencionados.

Es importante también eliminar documentos que han sido sustituidos o ya no son aplicables, de acuerdo con el programa de disposición, para conservar el programa de documentos vitales actualizados. La naturaleza decisiva de cualquier documento puede cambiar mientras el trabajo cambia dentro de la institución.

Los documentos vitales deben mantenerse en un lugar seguro. Lo ideal sería que el sitio para guardar documentos vitales estuviera geográficamente separado de las oficinas de la institución, en caso de que el edificio y la comunidad cercana fuera destruido o quedara inaccesible por un tiempo. Los documentos deben ser completos, concisos, claros y fáciles de entender.

Si se necesitan instrucciones para recuperar o utilizar los documentos (especialmente en el caso de documentos que no están en papel), esas instrucciones deben incluirse.

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Algunos documentos en poder de una institución pueden ser solicitados por otras instituciones como parte de sus planes de recuperación. Por ejemplo, gobiernos nacionales pueden conservar documentos que los gobiernos estatales necesitan consultar en caso de un estado de emergencia. Es importante identificar documentos que necesitan otros organismos y asegurar que están salvaguardados como parte de un programa para documentos vitales.

De igual manera, es necesario identificar cualquier documento guardado por otros organismos que su institución necesita en caso de emergencia. Si usted es el gobierno estatal, querrá trabajar en estrecha colaboración con el gobierno nacional para garantizar la protección de documentos de interés nacional importantes para su estado.

Es necesario verificar que los documentos vitales ya no están resguardados por otra institución y que los duplicados son vitales para la institución que los resguarda. Si se determina qué documentos compartidos o duplicados son vitales para otra institución, ésta debe identificar y guardarlos y protegerlos adecuadamente como parte de su programa de documentos vitales. Considere, por ejemplo, documentos de actividades conjuntas Estado – nación.

Es importante considerar las tecnologías utilizadas para crear documentos. Por ejemplo, si algunos documentos están en formato electrónico solamente, puede ser necesario conservar copias impresas, ya que la tecnología necesaria para utilizar los documentos puede destruirse en una emergencia. Los sistemas de energía o servicios pueden no estar disponibles, por ejemplo. El papel es el único medio de registro que es totalmente independiente de la tecnología.

e ¿Qué es un documento vital?Como se indicó, un documento vital debe definirlo la institución que lo creó. El departamento de personal puede considerar vitales los documentos de sus empleados; todos los datos importantes acerca de cada empleado se guardan en una oficina central. Por otra parte, el departamento de nómina puede conservar copias de los documentos del personal; estos documentos pueden no ser vitales para el departamento de nómina, puesto que son sólo copias de referencia y podrían ser sustituidas por originales del departamento del personal ¡mientras los documentos del personal no se hayan perdido o dañado!.

Un archivo puede considerar vitales sus registros de entrada, porque son evidencia primaria de lo que ha recibido la institución. El archivo de concentración puede conservar copias de los mismos registros; porque estos no son originales no pueden ser considerados vitales. Además, pueden en realidad ser solamente copias de seguridad ¡lo que las hace aún más valiosas que los originales!

En general, puede decirse que los documentos vitales son aquellos documentos que apoyan las funciones sustantivos de la institución. Un programa para administración

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de documentos vitales funcional debe empezar con el entendimiento de qué es un documento sustantivo para la institución.

Un documento vital es información registrada que se considera decisiva para las actividades actuales de una institución o la reanudación de éstas.

Es importante recordar siempre que es la información lo que interesa, no necesariamente los mismos documentos. En muchos casos, las copias de los documentos pueden ser tan valiosas en un caso de emergencia como los originales. En algunas instituciones en que solamente el original basta, como en el caso de los documentos con sellos o firmas originales, sin embargo, inclusive existen documentos firmados que pueden ser identificados como copias fieles, lo que hace que sean tan auténticas como el original en caso de emergencia.

f Categorías de documentosNo todos los documentos en una institución son vitales. Es posible agrupar todos los documentos en una institución en tres categorías: con valor científico cultural, con vigencia administrativa y en etapa de gestión o trámite. A continuación se detallan cada uno de estos;

Documentos con valor científico cultural: aquellos documentos que sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad institucional. Estos apoyan las funciones de la institución, sin ellos ésta no puede sobrevivir. Ellos son:

absolutamente cruciales para las operaciones de cualquier institución.necesarios para proteger los derechos de individuos o de la Institución, yabsolutamente confiables para la reconstrucción de la institución en caso de interrupción o suspensión de servicios.legislación de apoyo para las actividades de la institución o por la cual ésta se estableciópermisos y franquiciasexpedientes de impuestosplanes de rescate y recursosmemorándums de relaciones con otras instituciones y niveles de gobiernocopias de ubicaciones y cantidades de existencias de artículos o materiales necesarios para restaurar servicios básicos para el públicoderechos de autor y patentescontratosleyes y reglamentosdocumentos vitales para el orden público, seguridad y salud públicalistas de personal clave con formación especializada, datos de investigación y técnicosinformación acerca de documentos tales como acuerdosrutas de evacuación

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datos topográficos, y demográficos. Tales como detalles de sistemas de servicios, mapas de infraestructura. antecedentes técnicos para carreteras y sistemas ferroviarios, estudios y planos de servicios públicos, vías fluviales, puentes, construcciones.

Para su identificación podemos apoyarnos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, que toda institución pública debe tener al día y debidamente aprobada.

Cuando un documento llega a los archivos históricos, también lo podemos considerar un documento vital. Es importante recordar que no todos los documentos en los archivos históricos son vitales. Esto no significa que deben destruirse; se han conservado por su valor evidencial y de investigación, no solamente como información esencial para fines comerciales. Pero no todos los materiales con valor archivístico necesitarán el cuidado y la atención que necesitarán los documentos vitales.

Documentos con vigencia administrativa y legal (pasivos): aquellos que ya cumplieron su etapa de gestión o trámite, pero debido a leyes, reglamentos o procedimientos internos deben ser conservados para evacuar consultas esporádicas, tales como expedientes administrativos sobre procesos de capacitación o proyectos específicos, informes técnicos y correspondencia.

Documentos en la etapa de gestión o tramite: son aquellos que responden a una actividad administrativa inconclusa. Su perdida simboliza un retrazo a la gestión administrativa pero la institución posee la información primaria para volver a generar un documento similar o con características similares.

Una vez que la institución ha identificado al personal de alto nivel para participar en la elaboración de un programa de documentos vitales, y ha considerado cuáles documentos son vitales y cuáles no, el siguiente paso es establecer por escrito un plan de administración de documentos vitales y ponerlo en práctica como parte de un programa operativo. Estos pasos implícitos en un plan escrito incluyen:

identificar posibles emergencias o desastres (amenazas) y su impacto en la instituciónelaborar un plan por escritotomar medidas para proteger materiales y evitar desastreselaborar un plan de recuperación.

Para el diagnóstico del estado de conservación de los documentos con valor científico cultural se propone el siguiente formulario:

Que tipo de soporte se utiliza en la impresión de documentos. Si es papel indique su gramaje, color y dimensiones. (anexar una muestra si es posible)

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Indique el tipo de impresora:

( ) Mecanografiado ( ) Inyección ( ) Matriz ( ) Láser Otro: __________

Describa el tipo de contenedor en donde guarda la documentación y las condiciones de seguridad y acceso.

Describa el mobiliario donde se guarda la documentación y las condiciones de seguridad y acceso.

Describa las condiciones ambientales de la oficina o depósito en donde se guarda la documentación.

Cual es el grado de consulta del documento. Indique si existe un registro de o promedio de consulta.

Se autoriza el fotocopiado o algún tipo de reproducción.

Cual es el interés del funcionario encargado de la documentación con respecto a su gestión y conservación.

Conclusiones y medidas a tomar.

7.2.4 Mantenimiento de las instalacionesAntes de elaborar un proyecto para el diseño, edificación o remodelación de un espacio físico destinado a un archivo, es necesario considerar:

a) Características climáticas, ambientales y topográficas de la zona. Se le debe dar preferencia a los suelos de características secas, libre del riesgo de inundaciones, derrumbes y de ser posible de temblores. Fuera de las áreas de fuertes vientos y tempestades, lejos de complejos industriales, centros nucleares, cables de alta tensión, depósitos de explosivos o sitios de intenso tráfico aéreo o terrestre.

De no ser posible la eliminación de los inconvenientes anteriores, se recomienda elegir un lugar seguro y poco expuesto a los riesgos mencionados.

b) Con respecto a la edificación se deben tomar algunas normas de seguridad. No es prudente que los edificios destinados a Archivos excedan los � pisos. La construcción de sótanos deben realizarse bajo rigurosas normas de aislamiento y con condiciones de buena ventilación para evitar la penetración de humedad e insectos. Las vigas al ser estructuras que forman el esqueleto sobre el que se apoyan los restantes elementos de la construcción deben cumplir con lo establecido en el código sísmico, lo cual garantizará la estabilidad del edificio frente a terremotos, reasentamiento del terreno, vientos fuertes, incendios y explosiones. El grado de estabilidad frente a estos peligros dependerá de los

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niveles de resistencia y solidez con que se haya diseñado y construido la estructura y que deberá ser reforzada en caso de que resulte insuficiente. Los cimientos también deben tener especial cuidado al ser la base constructiva de la estructura y la que le confiere estabilidad frente a terremotos, reasentamientos del terreno o inundaciones.

c) Paredes y techos le confieren a la estructura un elemento de separación, en horizontal y vertical con respecto al exterior. Su función es la protección por ello no es recomendable el uso de vidrio, por el ingreso excesivo de luz y calor y su vulnerabilidad frente a desastres naturales o humanos. Los techos deben ser de dos aguas de manera que no permita que el agua se estanque con el fin de evitar la proliferación de goteras o la filtración de humedad acompañado de agentes contaminantes. Las paredes exteriores construidas con piezas pétreas están expuestas a la degradación física y química conocida como “mal de las piedras”, que pueden requerir protección preventiva y tratamiento de consolidación. Un aislamiento deficiente puede provocar la aparición de bolsas de humedad por filtración o por capilaridad, por lo que deberán extremarse las precauciones en suelos arcillosos o en edificaciones construidas sobre capas freáticas.

d) Es recomendable que un edificio de este tipo, cuente con espacios amplios, considerándose siempre la posibilidad de crecimiento, al menos por un plazo de 50 años.

e) Las áreas destinadas a la preservación y fumigación tienen que estar en la planta baja del edificio, en lugar muy aireado cercano al recinto donde se reciben los documentos, para que después de recibido puedan pasar a revisión y desinfección, si es del caso, antes de ser guardados en los depósitos.

f) También se debe prestar especial cuidado a la existencia de falsos techos o cielos rasos que compartan espacios ocultos en los que la dificultad del acceso y del mantenimiento facilita la acumulación de polvo o plagas, propiciando la aparición de averías en las instalaciones eléctricas y las conducciones de agua o aire acondicionado.

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7.2.5 Prevención y control de desastres87

La actividad que el archivista desarrolla es un escenario en el que participan un conjunto de sistemas cuya alteración o desajuste puede provocar distintos efectos nocivos. De esta forma, el medio geográfico y su carácter urbano o rural, comparten una serie de fenómenos sociales y naturales que pueden generar daños. Por otra parte el equipamiento y los materiales usados en la construcción del edificio pueden ser el principal facilitador o amortiguador de un potencial desastre.

Para evaluar y catalogar los riesgos a los cuales nuestro archivo puede estar expuesto se debe implementar una metodología en donde evaluemos las diferentes fuentes de peligro con los distintos elementos que componen un archivo, teniendo en cuenta las características particulares que los definen.

Para ello se propone utilizar la matriz de análisis de riesgo, en la que, además de los dos actores permanentes: fuentes de peligro y elementos del archivo, cuando se materialice el accidente, aparece un nuevo protagonista; los efectos dañinos.

El objetivo de la evaluación de los posibles riesgos es la cuantificación de la probabilidad (frecuencia) y de la intensidad (gravedad) con que se pueden producir los efectos dañinos, es expuesto en el Manual de Planificación y Prevención de Desastres de la Fundación TAVERA y MAPFRE, donde se propone la siguiente ecuación para la expresión del valor de riesgo;

R = P x I

Donde:

R: valor del riesgoP: coeficiente de probabilidadI: Coeficiente de intensidad promedio

Para la evaluación de riesgos en archivos se propone seguir el método de Evaluación de Riesgos de Archivos, MERA, con las escalas de valoración que se dan a continuación.

Escala de probabilidadDe cada riesgo a evaluar se dispondrá de una estadística propia o ajena (real o estimada) de la frecuencia con que se han producido accidentes de dicho riesgo y el plazo de tiempo que transcurre para que se dé un accidente, que ha de ser incorporado en la escala siguiente, de la que se obtiene el coeficiente de valoración correspondiente.

87 Tomado del Manual de planificación y preservación de desastres en archivos y bibliotecas. 2000. Págs. 50-52.

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ProbabilidadTiempo transcurrido entre accidentes

Coeficiente de valoración (P)

Remota Más de 100 años 1

Muy baja De 50 a 100 años 3

Baja De 10 a 50 años 5

Media De 1 a 10 años 7

Alta De 1 a 12 meses 9

Altísima Menos de 1 mes 10

Cuadro para determinar la escala de probabilidad de accidentes

EscaladeintensidadIgualmente, de cada riesgo a evaluar se deberá disponer de datos estadísticos propios o ajenos (reales o estimados) del valor promedio de los daños personales o materiales que han producido las acciones de dicho riesgo, que se comparará con la escala siguiente, de la que se deriva el coeficiente de valoración correspondiente:

I n t e n s i d a d (Gravedad)

Daños personales (Promedio por acci-dente)

Daños materiales (Prome-dio por accidente en % del valor total del archivo)

Coeficiente de valoración (I)

Leve Lesión sin baja Menos de 0,1 1

Moderada Lesión con baja me-nos de 1 semana

0,1 a 1 3

Apreciable Lesión con baja su-perior a 1 semana

1 a 5 5

Grave Lesión incapacitante 5 a 10 7

Muy grave Una muerte 10 a 40 9

Catastrófica Varias muerte Más de 40 10

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Catalogación de los riesgosDe cara a la adopción de las medidas de protección frente a los distintos riesgos identificados, es aconsejable disponer de una evaluación uniforme de todos ellos para efectuar una catalogación comparativa de la importancia que representan. Teniendo esta evaluación en cuenta, se decidirá la prioridad en el tiempo y la atención que merece la protección frente a cada uno de los riesgos.

A continuación se enumeran los principales riesgos que han de tenerse en cuenta en los centros de documentación, así como los principales factores a evaluar y prevenir:

a IncendiosEl incendio es el factor de deterioro más dañino que puede afectar a un archivo. La proliferación de llamas, la generación de humo tóxico y el derrumbamiento de estructuras constructivas pueden causar víctimas humanas, por lo que deben ser consideradas situaciones de alto riesgo para las personas y la documentación que custodiamos.

La prevención de incendios se inicia con el control de los factores de riesgo: diseño del edificio, zonas de seguridad para guardar materiales combustibles y zonas específicas para fumado. En un edificio acondicionado o diseñado para archivos y bibliotecas no se deben utilizar cortinas ni alfombras, por el polvo que acumulan y por ser combustibles.

Los cables que llevan la energía eléctrica deben ser instalados en conductos resistentes al fuego, a la humedad y al ataque de insectos y roedores.

Los equipos que requieren de generadores de alta tensión: planta eléctrica, bomba de agua, tanques de agua caliente, hornos, etc., además de tener un mantenimiento regular deben instalarse en lugares adecuados, con extintores y no se permitirá que los materiales combustibles se encuentren cercanos a estos equipos.

Conforme con sus características, el edificio deberá contar con escaleras de emergencia: internas y externas, alarmas sonoras y luminosas, así como un sistema integral de señalización.

Es recomendable la instalación de un sistema de detección de incendios, que funcione las 24 horas del día, además se debe contar con sistemas de extinción o extintores manuales, los que pueden cargarse, dependiendo del uso que se les pueda dar con: polvo químico, gas carbónico (CO2) y agua presurizada así como con un sistema fijo de hidrantes, tanto interno como externo.

Un sistema que es muy recomendado para su uso en bibliotecas y archivos son los rociadores de funcionamiento automático. (sprinklers)

b Inundaciones En los edificios destinados a archivos debe evitarse el paso de conductos de alta presión hidráulica, así como tuberías de desagüe de aguas pluviales y de drenaje.

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Como medida de prevención, los techos y canoas deben limpiarse periódicamente, para evitar obstrucciones. Las ventanas y los tragaluces deben estar sellados perfectamente, para evitar el ingreso de agua

c Prevención y combate de insectos y roedoresEs muy importante el desarrollo de un programa de prevención y combate de las plagas que suelen aparecer en los locales de archivos, por cuanto éstas no sólo producen daños a los documentos y edificios, también lo causan al ser humano.

Este programa puede constar de las siguientes actividades:

Nombramiento de un comité que se encargue del programa.Inspecciones a los locales que permitan detectar de inmediato la aparición de cualquier problema.Determinar la amplitud e índole del posible problema, su alcance y ubicación.Elaborar un plan de lucha integrada contra la plaga con el fin de solucionar el problema y de esta manera evitarla y combatirla.Supervisar la ejecución del plan, y modificarlo si es preciso.Supervisar los resultados del plan.

El combate de los parásitos que infestan archivos y bibliotecas puede hacerse modificando su hábitat. Insectos como el pececillo de plata, la polilla y los piojos de los libros, y microorganismos como el moho, prefieren para su desarrollo ambientes húmedos, de forma que si se mantiene una humedad relativa alrededor de un 50%, se alterará el medio ambiente ideal para su sobrevivencia y desarrollo.

Además es necesario utilizar algunas medidas como la colocación de tamices en ventanas, tomas de aire, instalación de dobles puertas, sellar los lugares en que las tuberías atraviesan los muros, con fibra de cobre, la colocación de tapas o rejillas en todas aquellas aberturas del edificio que lleven al exterior (desagües, chimeneas, etc), con el fin de evitar el ingreso de insectos al edificio. El uso de repelentes orgánicos puede limitar el impacto de las plagas.

Una iluminación adecuada es una medida importante que evita que los insectos se sientan atraídos, de ahí la conveniencia de utilizar lámparas a partir de vapor de sodio con alta presión.

Se debe evitar el uso de lámparas de vapor de mercurio, fluorescentes o halógenos, porque presentan una mayor irradiación ultravioleta, lo que atrae a los insectos nocturnos. En lo posible la luz debe estar dirigida hacia el edificio, es decir, no colocar las lámparas en éste, de esta manera los insectos se dirigirán hacia la luz y no al edificio.

Otro aspecto que se debe vigilar, es el establecimiento de plantas y arbustos ornamentales alrededor del edificio, algunas atraen una serie de insectos que si ingresan al edificio, pueden causar graves daños a los materiales de archivos y bibliotecas. Pero algunas plantas

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son eficientes insecticidas y pueden ser colocadas en el exterior del local con el fin de repeler el ingreso de dichos insectos.

También se pueden colgar bolsitas con hierbas secas en estantes y dentro de depósitos para que actúen como perfumadores y repelentes contra plagas. Por ejemplo hojas de lavanda, laurel, ruda, alcanfor y romero se pueden reducir a polvo con un mortero o una licuadora. Todas ellas tienen cualidades insecticidas y su acción es superior a las bolitas comerciales que se venden contra la polilla.88

Existen diferentes medidas que no resultan onerosas y que evitan el ingreso de insectos, roedores y el desarrollo de microorganismos, de las que señalaremos algunas:

Colocar trampas o cartones engomados para insectos en aquellos lugares en donde puedan desarrollarse, alimentarse o reproducirse para que queden allí atrapados cuando se movilicen. Usar tiras de resina insecticida en espacios cerrados(armarios, bóvedas, cajas fuertes y pequeños depósitos). La proporción normal es de una tira por cada 28 metros cúbicos de espacio. Aplicar pulverizaciones de insecticidas líquidos residuales en los perímetros de los depósitos y en la parte inferior de las estanterías.Suprimir la humedad excesiva, reparando fugas en cañerías, ventilando los cuartos de aseo, etc.Proteger con un tamiz o cedazo fino todas las entradas para evitar el ingreso al edificio de insectos.No permitir adornos de flores secas, pues a menudo introducen huevos y larvas en el local.Suprimir los nidos de palomas que haya en el edificio, porque algunas veces insectos que se encuentran en los nidos, pueden ingresar a los lugares donde se encuentra el acervo. Se pueden utilizar en el área de depósitos ventiladores para mantener aireado el ambiente y secos los documentos y/o libros. Esto ayuda a la ausencia de plagas. Es importante mantener la humedad relativa entre un 50 y un 60%.Emplear cebos para insectos, como el usado para combatir cucarachas (Baygon 2%) y aplicarlo en lugares apartados del interior de los repositorios (salvado mezclado con melaza y un 2% de Baygon).Instalar faldones de hule en las puertas exteriores para evitar el ingreso de cucarachas.Colocar pantallas antiinsectos de fibra de vidrio en las aberturas al nivel de sótanos y pisos que lleven a los desagües.Disminuir la humedad de los materiales y la habitación para evitar que el moho prolifere. Humedad relativa entre un 50 y 60% y temperaturas entre 20 y 22°C contribuirán a disminuir las poblaciones de insectos, entre ellos los piojos de los libros.

88 S. Garland. Gran libro de las hierbas y las especias. 1989. Pág.: 222

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En lo posible, que los marcos de puertas y ventanas sean de metal.Colocar protecciones permanentes de metal antitermitas en la parte superior de los cimientos, antes de sujetarles las maderas correspondientes.Aislar el edificio por el exterior lo más hermético posible con fibra de cobre.No aplicar cebos venenosos para ratones en el interior de un archivo o biblioteca, pues los ratones pueden morir dentro o en el cielo raso, sirviendo de alimento a varias clases de insectos.Colocar trampas mecánicas para cazar roedores o cartones engomados.Inspeccionar el terreno, arbustos, tapas de alcantarillas, para detectar madrigueras, senderos, etc., aplicar los cebos directamente en los escondites.Instalar un sistema de control del aire que disminuya la humedad ambiental, para mantener una humedad relativa entre un 50 y 60% y una temperatura de 20 a 22°C, en todo momento.Impermeabilizar sótanos y la parte inferior de las paredes exteriores para evitar que la humedad se filtre al interior.En los áticos puede instalarse respiradores y ventiladores que muevan el aire del edificio, para que haya una buena ventilación, si no es posible la instalación de un sistema más sofisticado.El ortofenilfenol (OFF) es un producto que ha dado buenos resultados para combatir el moho, las aplicaciones se repiten por varios días y debe ser realizado por personal entrenado.Cualquier agente oxidante fuerte elimina las esporas del moho, pero no tienen efectos permanentes.

Realizado el programa de erradicación de plagas, por el comité nombrado para ese efecto, es necesario realizar inspecciones periódicas y supervisar las actuaciones hechas con el objeto de controlar la efectividad del programa.

En el caso que sea una empresa especializada ajena a la institución, la que realice algunas etapas del programa, el comité deberá supervisar las actuaciones de la empresa para confirmar que las actividades se cumplieron tal y como se solicitaron.

7.2.6 Mejoramiento y control de las condiciones ambientalesSe ha comentado en párrafos anteriores que determinadas radiaciones electromagnéticas que provienen de fuentes luminosas, causan daño a los documentos (papeles, fotografías, libros, etc). Por lo tanto es conveniente controlar la magnitud de la luminosidad en depósitos, salas de lectura e investigación, salas de trabajo y salas de exposiciones, en donde es recomendable, en el caso de los documentos y fotografías utilizar fotocopias y reproducciones.

Para medir la intensidad de la luz, se mide con un aparato que se llama luxómetro y las radiaciones ultravioletas se miden con aparatos especiales. Para almacenar los documentos, se recomienda una intensidad de luz de 50 LUX(medida apropiada de luz por metro cuadrado). Se recomienda colocar los interruptores de manera que se puedan

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accionar por sectores, sin embargo, no es recomendable que los depósitos permanezcan en completa oscuridad porque facilitaría la proliferación de microorganismos e insectos.

En las salas de trabajo, lectura, e investigación, se requiere de una intensidad lumínica mucho más elevada, una intensidad de alrededor de 150 luxes es suficiente para la realización de las actividades archivísticas y de consulta.

Es importante controlar el ingreso de la luz solar y si se utilizan lámparas fluorescentes es recomendable adquirir aquellas que tengan niveles bajos de rayos ultravioleta o colocarles filtros UV.

En cuanto al control de dos importantes factores de deterioro como son la temperatura y la humedad relativa, se debe tratar en lo posible de mantener en los depósitos niveles estables de T y HR.

Para los documentos, algunos autores recomiendan una temperatura entre los 18°C y 22°C y la humedad relativa entre un 50% y 60%, con variaciones durante las 24 horas de 2°C y un 10% respectivamente. Otros tipos de documentos como fotografías, negativos, microfilmes, películas, cintas magnéticas, disquete, disco compacto, etc., requieren de parámetros más estrictos.

Para medir los niveles de T y HR se puede utilizar un aparato llamado higrotermógrafo, que mide diariamente estos niveles, pudiéndose realizar esta medición en forma diaria, semanal y mensual. Es uno de los aparatos más exactos y las mediciones deben hacerse en los depósitos, no en locales alejados de los documentos.

La adecuación climática puede conseguirse a través de una ventilación natural o artificial o empleando equipos de aire acondicionado con control de la humedad relativa.

El control de estos factores es muy importante porque los estudios han demostrado que los niveles de temperatura y humedad relativa superiores a los 25°C y 65%, respectivamente favorecen la proliferación de insectos y microorganismos.

En cuanto a los contaminantes que se encuentran en el aire y que deben ser controlados para evitar el deterioro de los acervos, pueden contrarrestarse con una rutina de limpieza de pisos, paredes, muebles, ductos de aire. A estos últimos se les deben instalar filtros especialmente de mallas a partir de fibra de vidrio, que retienen las partículas sólidas que lleva el aire, por lo que deben ser lavados con frecuencia. Para un mayor provecho, los filtros que retienen partículas deben usarse de varias porosidades y en forma sucesiva.

Tampoco se deben usar en los equipos filtros que emiten ozono, es preferible utilizar los filtros de carbono activado que elimina el dióxido de carbono y el ozono.

7.2.7 Concientización de los trabajadores y del público usuarioUna vez que los riesgos han sido identificados y evaluados es importante capacitar al personal de la institución para que aprenda a reconocerlos o identificarlos, en el mejor de los casos, antes que estos alcancen los niveles de emergencia.

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Los objetivos de la prevención se ordenan en la búsqueda de la eliminación de riesgos, la reducción de la probabilidad de su ocurrencia y, por último, la minimización de los daños cuando se produzca el accidente. El conjunto de las medidas de prevención se integran en el plan de desastres dirigido por un coordinador y con la participación de todos los funcionarios.

De manera que la planificación es fundamental al igual que la definición de responsabilidades y funciones a desempeñar por el personal, con atribución indispensable de los siguientes cargos:

Director / responsable de SeguridadUn responsable de las actuaciones de emergenciaUn responsable de mantenimiento y disponibilidad de los sistemas de seguridadUn responsable del aviso a los ocupantes y servicios de socorro externo, habitualmente el recepcionista u operador de las telecomunicaciones. También debemos mantener un programa continuo de inspecciones y evaluaciones periódicas de los riesgos, para actualizar los cambios respecto al estudio inicial, que incluya un inventario detallado del fondo o los fondos, instalaciones, mobiliario y otros instrumentos. Se debe nombrar un responsable que supervise y controle las operaciones de mantenimiento, tales como;Revisiones personales a fin de jornadaInspecciones internas o coordinadas con organismos público: seguridad y salud, bomberos, policía, y compañía de segurosInspección de trabajos provisionales como fontanería, albañilería, retejado, soldadura, descarga de combustible y otros riesgos potencialesMedidas particulares con motivo de la organización de reuniones o exposiciones temporales, en las que se incorporen nuevos factores de riesgo y aglomeración de visitantes. Con respecto al personal, se debe implementar un programa permanente de formación e información del personal. Formación adaptada al nivel de las actuaciones que se pretenden atender como:Conocimientos preventivos de baseManejo de los sistemas de seguridad instaladosRealización de simulacrosBrigadas permanentes y entrenadas de primeros auxilios y desastes.

En cuanto a los visitantes y usuarios, es importante tener bien señalizadas y libres las vías de escape, crear un programa de información y capacitación e incluirlos dentro de los simulacros. Estas medidas nos ayudaran a entrenar a los usuarios permanentes y a la administración le facilitará conocer y prever la forma en que reaccionaran.

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7.2.8 Conservación del acervoDe acuerdo con lo que expresa la conservadora brasileña, Ingrid Beck, las condiciones básicas que requieren los depósitos para almacenar y conservar sus acervos son:89

Los depósitos deben estar situados en la zona más segura y sólida del edificio.Al utilizar maderas, deben recibir tratamiento contra combustión y con insecticidas.Las áreas de depósito no deben ser mayores de 200 metros cuadrados. No deben existir escaleras ni áreas de acceso entre los depósitos. Deben tener puertas contra fuego, los pisos con revestimiento y éste debe ser incombustible.Las paredes del archivo que están expuestas al sol, deberán protegerse con cámaras de aire o con materiales aislantes. Tampoco debe tener conductos para tuberías de agua o cables de alta tensión, que pasen por los depósitos.La altura entre el piso y el cielo raso debe medir entre 2.30 y 2.70 metros, por el alto de la estantería y para ahorrar energía en el caso de que haya aire acondicionado. La estantería deberá estar separada de la pared por lo menos por 20 cm. y la primera bandeja separada del suelo por unos 10 a 15 cm., lo anterior facilita la limpieza e impide la proliferación de insectos. Los pasillos entre estantes pueden ser de 0.80 metros de ancho y los principales de 1.00 metro de ancho como mínimo.Las puertas anchas y su proximidad a los elevadores de carga es recomendable para el traslado de materiales.La protección de la luz exterior puede hacerse colocándose filtros sintéticos en los vidrios o pintándolos con pintura repelente a la luz.En los repositorios, la ventilación debe ser constante. Cuando las condiciones ambientales lo permiten, la ventilación natural puede ser una buena solución. Las ventanas deben protegerse con cedazos para impedir el ingreso de insectos.En los casos de climatización artificial, los niveles de temperatura y humedad relativa deben ser constantes.La estantería debe estar colocada en el sentido de la circulación del aire con el objeto de obtener una buena ventilación del depósito.En el caso de existencia de ventanas en los depósitos, éstas pueden pintarse con una pintura repelente a la luz o colocar un filtro que repele los rayos ultravioleta, además es recomendable colocar mallas en aquellas que pueden abrirse (Ej.: celosías).

a Conservación de documentos de gran formatoLa documentación de gran formato que custodian la mayoría de los archivos, tanto centrales como históricos, está conformado por dibujos arquitectónicos, copias heliográficas, mapas, planos y obras gráficas entre otras.

89 I. Beck. Manual de conservación y restauración de documentos. 1992. Pág. 52.

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Es importante resaltar que el hombre, independientemente de su grado cultural, ha necesitado de mapas y planos para poder representar datos necesarios para la navegación, el reparto de territorio, planificación de caminos, la fabricación de objetos y la construcción de edificios, y que muchos de estos datos son registrados a través de censos, así que queda por demás resaltar la importancia de los documentos custodiados con estas características.

Debido a las dimensiones de estos documentos, es común observar la presencia de faltantes, pliegues, rasgaduras, dobleces, abrasiones y manchas, manifestaciones causadas por la ausencia de programas de limpieza, falta de control en las condiciones ambientales, la carencia de elementos que faciliten y aseguren la adecuada manipulación de estos documentos, así como la poca organización de los mismos.

Por ejemplo, en la Colección de Mapas y Planos custodiada por el Archivo Nacional de Costa Rica y ubicada en el depósito 6 del Archivo Histórico cuenta con un aproximado de 36165 unidades y una cantidad no determinada en proceso de organización. Se dice que los primeros planos los rescató el exdirector José Luis Coto Conde cuando iban a ser eliminados en el basurero municipal, una vez en el Archivo Nacional se custodiaron enrollados en una estantería de madera hasta que fue organizado el fondo. Cuando se organizó el fondo, los documentos fueron estirados y numerados con grandes números utilizando marcadores de alcohol que han dejado una fea marca irreversible.

Posteriormente se confeccionaron unas carpetas grandes de cartón kraff, unidas al lomo con tela army, carpetas que hasta la fecha se siguen elaborando con materiales que no son de conservación. En dichas carpetas podemos detectar algunas anomalías, como el uso de un lomo en cartón 80 que no permite un buen cierre ni flexibilidad, el exceso de documentos por carpeta (50 unidades) y el número elevado de carpetas por bandeja que son de 5 a 6, lo cual dificulta el manipuleo de ellas, tanto las inferiores como las superiores.

El uso de estas carpetas han generado deterioros significativos en la documentación, como rasgaduras, dobleces, abrasiones y perdida de soporte e información. Además permite el ingreso de polvo, hollín y suciedad. 90

Los factores numerados anteriormente producen un incremento en el deterioro ocasionando perdidas en el soporte, una disminución en la resistencia y estabilidad tanto física como química que repercutirá en la fragmentación de los documentos y en la perdida de la información que contiene. A los factores mencionados se unen los derivados de la calidad, estabilidad y permanencia de los materiales con los cuales se elaboran este tipo de documentos. Así es posible encontrar: tintas inestables o delicadas como el carboncillo, lápiz, pastel, acuarela, además diversidad de papeles con baja durabilidad como papel Kraft y en general papeles de pasta mecánica.

90 Archivo Nacional de Costa Rica. Informe presentado a la jefatura del Departamento de Conservación, con fecha de 19 de diciembre del 2002, sobre el estado de conservación del censo de 1927 y de la colección de mapas y planos.

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Entre los soportes que se conservan en el Archivo Histórico, podemos encontrar:

Telas tratadas; tejido de algodón muy fino y engomado por ambas caras con un almidón, utilizado como papel de dibujo (mediados del siglo XIX al primer cuarto del XX). La ventaja de este tipo de papel es que por su transparencia se podían calcar los borradores, se obtenían por contacto cuantas copias cianográficas fueran necesarias, no se rompen ni arrugan con facilidad y son muy estables y resistentes a dobleces, pliegues y alargamiento. Este soporte es muy sensible al agua, la cual reblandece la emulsión que lo recubre y muy propenso a los ataques biológicos, pues en húmedo, se convierte en un medio de cultivo perfecto.

Papeles transparentes: son una serie de papeles más o menos transparentes según los materiales empleados, el proceso a que han sido sometidos, así como el destino para el que fueron concebidos. Generalmente se caracterizan por un buen encolado, no suelen tener pasta mecánica ni pasta de relleno. Por lo general son muy lisos y densos, resistentes a la humedad, muy flexibles y dan muy buen rendimiento al plegado y alargamiento. Dependiendo de su fabricación se pueden clasificar en tres grupos:

Los que se fabrican con pasta de sulfito sometiéndolas a un proceso de refino graso. A este grupo pertenecen: papel pergamino, papel imitación pergamino y papel transparente de dibujo.

Papel ordinario que obtiene su transparencia por medio de aceites secos y sustancias similares (aceite de linaza, adormidera, barniz, parafina, cera). A este grupo pertenecen los llamados papeles aceite para calcar con alta transparencia y papel transparente.

Papel cuya materia prima es el papel de trapo y se apergamina con baños de ácido sulfúrico o cloruro de zinc. A este grupo pertenecen los más resistentes a la humedad: papel pergamino legítimo (vegetal) y papel pergamino sulfurizado.

Los papeles cartográficos, usados para la impresión de mapas o planos. Su proceso de manufactura es muy detallado y por lo general las materias primas que se utilizan son seleccionadas cuidadosamente. Originalmente se incluían fibras de ramio, bambú o lino, pero en la actualidad se usan fibras sintéticas.

El papel diazotípico o la diazotipía es un proceso fotográfico que se funda en la destrucción por la luz de derivados diazoicos. Este método se utiliza para producir originales de planos o documentos sobre película transparente, de la cual se puede sacar muchas copias económicas sobre papel.

El papel ferroprusiato o cianotipo, es una copia a la luz en la que los dibujos aparecen blancos sobre fondo azul en papel sensibilizado al ferroprusiato.

Las obras de gran formato requieren almacenamiento horizontal, que garantizará su estabilidad y la disminución de posibles deterioros físicos. Se debe descartar la idea de doblar los objetos de gran tamaño, pues a corto plazo la marca será irreversible,

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adicionalmente a su continua manipulación que generará abrasiones, rasgaduras o perdida de información.

Tampoco es recomendable colocarlo en forma vertical, porque puede ocasionar desgarros en la parte superior. En ningún caso debe ser seccionado o refilado el objeto ya que introducirían modificaciones desvirtuando tanto la naturaleza de la obra como los valores documentales, históricos, estéticos y culturales, propiciando la perdida y menoscabo del patrimonio documental.

Para la conservación de una colección de mapas y planos como esta, se pueden aplicar las siguientes recomendaciones:

Se debe destinar un buen espacio, con estantería amplia y muy ancha que permita mantener al documento en posición horizontal.En cada bandeja, no deben ubicarse mas de dos carpetas y que cada carpeta no contenga mas de 25 documentos.La carpeta debe ser confeccionada con alas, y sin lomo de cartón, de manera que permita un mayor ajuste al documento.Al ingresar nuevos grupos de mapas y planos en la colección, no realizar la clasificación aleatoriamente. En la medida de lo posible realizar una clasificación por el tamaño del documento, de manera que las carpetas solo agrupen documentos del mismo tamaño.Los documentos de gran formato deben ser enrollados en tubos grandes, con la debida protección. Deben ser tubos anchos y la obra debe cubrirse con papel de conservación. Se debe tomar en cuenta que esta documentación requiere un almacenamiento horizontal que garantizará la estabilidad del soporte y la disminución de posibles deterioros causados por agentes físicos, por lo que se debe tomar las proyecciones del caso en cuanto a espacio en el depósito e incluirse dentro del plan de conservación preventiva un ciclo de revisión y estiramiento del documento para evitar daños por quiebres.Al personal que manipula esta documentación, especialmente la de gran formato, debe entrenarsele adecuadamente para su manipulación dentro y fuera del depósito.Tomando en cuenta la antigüedad de la documentación, el valor documental que presentan y su estado de conservación es prudente evaluar o restringir el fotocopiado de esta documentación.Para satisfacer la demanda de reproducción que los usuarios de sala tienen con esta documentación, se recomienda montar un proyecto de digitalización con el fin de facilitar la consulta al usuario y evitar el manipuleo del documento original. En caso de no poder la institución montar un proyecto de esta naturaleza, se puede autorizar la reproducción con cámara digital o bien a través del servicio de fotografía que el archivo ofrezca.Dada la importancia de esta documentación sería recomendable reproducirla en otro formato, ya fuese microfilmado o digitalizado.

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El fotocopiado no debe permitirse en aquella documentación que presente muchas rasgaduras y bordes dañados, además que por su gran formato se daña mucho en el proceso de manipuleo y fotocopiado. En caso de contar con el fotocopiado como una opción de reproducción, es necesario capacitar al personal que realiza la labor para producir en el documento el menor daño posible.

Entre las medidas de Conservación que podemos aplicar están:

Encapsulado: solución para obras de gran formato que presenta inconvenientes en su manipulación o bien en documentos demasiado consultados. No se debe utilizar en materiales que no se han desacidificado, es decir, con pH demasiado ácido, o con técnicas como el carboncillo, pastel, lápiz y todas las técnicas secas, ya que se generan cargas electrostáticas características del poliéster que pueden arrastrar partículas de la técnica.

Carpetas: es una solución de bajo costo. Deben confeccionarse con cartón de bajo o ningún contenido de lignina. Se debe tener cuidado con las copias cianográficas y otros materiales fotográficos que son sensibles al álcali. Para ellos se debe usar materiales libres de lignina con pH 7 y sin reserva alcalina.

Enrollado: adecuado para documentos de gran formato porque ahorra espacio y facilita el almacenamiento y consulta. El rollo se hace en poliéster de 3 milésimas de pulgada, entretelas o bien papel con pH neutro. Se recomienda un rollo para cada objeto, sin embargo, si la organización archivística y la similitud de materiales lo permiten se pueden almacenar hasta dos objetos en un solo rollo, teniendo en cuenta que los dos deben ser de igual tamaño y estar en las mismas condiciones físicas, es decir, con un pH similar, sin deformaciones de plano y en lo posible sin rasgaduras. Estas unidades deben almacenarse horizontalmente bien al interior de bandejas o armarios diseñados para tal fin en el cual se deben disponer de elementos cilíndricos rígidos, que van a servir de apoyo a cada uno de los rollos elaborados. La identificación de estas unidades es muy importante y debe hacerse en papel bien adherido con encolantes libres de ácido, en la parte que quede a la vista, con el fin de facilitar su ubicación.

b Conservación de Material FotográficoEl control de la temperatura y la humedad relativa es crítico para la preservación de las colecciones fotográficas. El calor acelera el deterioro: la tasa de deterioro químico de la mayoría de materiales fotográficos se duplica aproximadamente por cada 18° C de aumento de temperatura. Un nivel alto de humedad relativa contribuye a la humedad necesaria para que se lleven a cabo las reacciones químicas dañinas que producen desvanecimiento, manchas o amarillamiento y abrillantamiento de la plata, daños prevalentes en muchas colecciones fotográficas. Un nivel alto de humedad relativa, además de un nivel alto en temperatura, fomenta el crecimiento de moho y la actividad de los insectos.

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La humedad relativa extremadamente baja puede conducir al resecamiento de algunos materiales fotográficos que se tornan quebradizos y también a la ondulación de las fotos o la escamación de la capa de emulsión sobre la lámina de vidrio.

Las fluctuaciones excesivas en temperatura y humedad relativa también hacen daño. Estas producen daño estructural dentro de las fotografías, por ejemplo, las emulsiones se tornan quebradizas o los soportes fotográficos se ondulan.

Se debe mantener la temperatura a 21°C o menos. En general entre más baja la temperatura, mejor. Se recomienda una temperatura de 16° - 21°C que se sitúe entre la comodidad de los empleados y la temperatura apropiada para las colecciones en depósito.

Las áreas usadas exclusivamente para depósitos deben ser mantenidas a una temperatura más baja. La humedad relativa para una colección mixta de fotos debe ser mantenida entre �0% y 50% con fluctuaciones de menos de 10% al día. La estabilidad a largo plazo de varios procesos fotográficos puede mejorar considerablemente al mantener los depósitos en un rango bajo de humedad relativa, más que en el rango alto.

El almacenaje frío se recomienda en particular para los materiales vulnerables tales como las fotografías en color, la película en base a nitrato o la película de seguridad. Cuando se sacan los materiales del depósito frío hay que ponerlos en una bolsa plástica y dejarlos allí hasta que se aclimaten al cuarto donde van a ser usados. Este proceso evita la condensación de agua en la superficie fría del objeto.

La temperatura y la humedad pueden ser controladas por medio de sistemas para controlar el clima. Cuando no se dispone de estos aparatos hay medidas sencillas que se pueden tomar para modificar las condiciones ambientales. Evite el uso de desvanes ( son demasiados calientes ) o los sótanos ( son demasiados húmedos ) para almacenar. A menudo un cuarto interior o un armario ofrece el ambiente adecuado. No se deben guardar las colecciones en el suelo donde pueden ser dañadas por agua o por insectos. No cuelgue ni guarde las fotos en paredes exteriores, en baños, o cerca de fuentes de calor como una chimenea, un radiador, o la apertura del sistema de calefacción. Mantenga una temperatura baja durante el invierno, y recomiéndele a los empleados y visitantes que usen ropa abrigada.

Cierre herméticamente las ventanas y puertas para disminuir el intercambio de aire exterior. Almacene las fotografías en carpetas, cajas, y gabinetes. Esto reduce los efectos de las fluctuaciones ambientales en los objetos. El uso de aire acondicionado y humidificadores o des-humidificadores también puede ser útil. Sin embargo, asegúrese que estos aparatos están mejorando la situación y no causando más problemas. Por ejemplo, el aire acondicionado puede aumentar el nivel de humedad relativa en determinadas circunstancias.

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b.1 El control de la mugre y la contaminación del aire.Las partículas en suspensión en el aire y otros contaminantes pueden dañar las fotografías, decolorarlas y producir abrasiones. La pureza del aire es importante especialmente en los lugares urbanos.

El control de la calidad del aire es difícil de lograr. Lo ideal es tener aire filtrado y purificado que entre a los lugares de exhibición y deposito. Debe haber la menor cantidad posible de polvo. La contaminación por gases puede ser removida por medio de filtros químicos. Las partículas pueden ser filtradas por medios mecánicos. Es necesario mantener buena circulación del aire. Hay que asegurarse que las aperturas por donde entra el aire no se coloquen cerca de los lugares donde se descargan y funcionan los camiones, para evitar los gases nocivos de motores. Mantenga cerradas las ventanas exteriores si es posible. Reduzca las fuentes internas de gases nocivos tales como los emitidos por algunas máquinas de fotocopiar, materiales de construcción, vapores de pintura, cartón, alfombras con aprestos químicos, y los insumos utilizados en la limpieza.

Es preferible utilizar gabinetes de metal y no de madera, ya que los de madera pueden producir peróxidos dañinos. Finalmente, mantenga las fotografías en sobres de calidad durable y permanente. Los sobres mantienen limpios los objetos y pueden disminuir los efectos de la contaminación del aire. Hoy día hay cajas hechas con materiales que contienen partículas de carbón activado y trampas moleculares que parecen ser efectivas.

b.2 El control de la luz.La luz provoca que las fotografías se tornen quebradizas, amarillas, y desteñidas. El daño por la luz es un proceso acumulativo e irreversible. La luz solar directa es la que causa el peor daño, la luz incandescente ( tungsteno ) es preferible por lo general a la fluorescente. Sin embargo, todas las luces hacen daño y el uso de la luz debe ser moderado.

No exhiba las fotografías más valiosas permanentemente. Utilice copias cuando le sea posible( las fotocopias a color hechas con impresora láser son baratas y hoy día fáciles de conseguir como una posible alternativa ). Mantenga tan bajo como le sea posible los niveles de luz. Evite colgar las fotografías donde estén expuestas a la luz natural, especialmente la luz solar directa, o a la luz fluorescente sin filtro. Ambos tipos de luces emiten niveles altos de radicación ultravioleta ( UV ) dañina. Hay filtros tubulares que absorben UV y pueden ser utilizadas para filtrar los rayos dañinos emitidos por los tubos fluorescentes. También hay filtros de luz UV en forma de película con los cuales se pueden cubrir las ventanas o el vidrio de los marcos.

Además, se producen bombillas que emiten niveles bajos de radiación UV. Hay ciertos tipos de fotografías que son mucho más susceptibles al daño por la luz que otros. La mayoría de las fotografías a color al ser exhibidas se destiñen rápidamente, mientras que las fotografías contemporáneas en blanco y negro impresas sobre un papel a base de fibra son estables a la luz. La exhibición de fotografías del siglo XIX debe ser limitada y bien controlada.

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b.3 El control de la manipulación de fotografías.Las impresiones dactilares pueden causar un daño químico a las fotografías, que resulta en la decoloración, desvanecimiento o abrillantamiento de la plata. El manipular sin cuidado las fotografías puede resultar en daños físicos tales como abrasión, raspaduras y quiebres. Se debe usar guantes de algodón limpios o manos limpias y secas al tocar una fotografía, no se debe tocar la emulsión y se deben manipular con mucho cuidado. Los sobres, carpetas o álbumes las protegen de las impresiones dactilares y las sostienen físicamente.

En cuanto sea posible, evite la manipulación entregando a los usuarios duplicados o fotocopias de las fotografías.

Si hay que escribir o numerar una foto, escriba al dorso y al borde. La mayoría de las veces se recomienda el uso de lápices comunes a base de grafito. Cuando sea imposible usar lápiz a base de grafito 4B, porque ha sido impresa la fotografía en papel recubierto con resina y plastificado ( Resin Coated paper - RC ) se recomienda el uso de tinta china negra o lápiz 6 B. Un rapidógrafo con tinta Koh-I-Noor Black Rapidomat Ink No. �0740-F, también funciona bien.

b.4Elcontroldelossistemasdealmacenamiento.Los materiales para almacenar correctamente son esenciales para la estabilidad de las fotografías y los negativos. Estos proporcionan estabilidad física y protección a los objetos frágiles, y al vez constituyen un obstáculo entre la fotografía y el ambiente inestable. Es muy importante que los materiales utilizados para almacenar no produzcan reactividad en las fotografías. En el pasado se ha causado mucho daño al usar materiales reactivos como los sobres de papel ácido hecho con pulpa de madera, las bandas o ligas de goma, los sujetapapeles metálicos, las cintas autoadhesivas y los adhesivos de caucho en solventes orgánicos, o adhesivos de origen animal ( colas ).

Todos los sistemas de guardar fotografías deben llenar las especificaciones mencionadas en el American National Standards Institute ( ANSI ) Standard IT 9.2-1991, y deben haber pasado la Prueba de Actividad Fotográfica ( Photographic Activity Test - PAT ) contenido en el ANSI NAPM IT 9. 16-199�. El primero establece las especificaciones con las cuales se deben fabricar toda clase de sobres y contenedores para fotografías, incluyendo los papeles, los plásticos, los adhesivos y las tintas para imprimir. El PAT tiene dos componentes: una prueba para identificar la decoloración de las imágenes fotográficas causadas por los químicos dañinos que pueden estar presentes en los sobres, y además, una prueba para identificar las reaciones que producen manchas en la gelatina. El consumidor debe ponerse en contacto con los proveedores de estos materiales para averiguar si sus productos han pasado el PAT.

Cuando se almacenan fotografías, es mejor que cada objeto tenga su propio sobre. Este disminuye el daño a la fotografía al ofrecerle protección física, soporte y al aislarlo de

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los elementos dañinos presentes en otras fotografías. Las impresiones fotográficas y los negativos no deben estar en contacto el uno con el otro entre un mismo sobre.

b.5 Factores de deterioroLas fotografías y negativos al igual que los documentos están expuestos a factores de deterioro internos y externos, que pueden resumirse así:

Altos índices de humedad relativa y temperatura en el área de depósito.Contaminantes ambientales, como los gases de los escapes de vehículos, gases industriales, ozono, etc.Daños causados por reacciones fotoquímicas, por ejemplo, por prolongada exposición a la luz.Deterioro biológico causado por hongos, insectos y roedores.Residuos químicos por mal procesamiento.Daños causados por características propias o intrínsecas del material, películas de nitrato de celulosa y de diacetato de celulosa.Materiales accesorios: papeles ácidos, adhesivos, clips, etc.Inundaciones, vandalismo, incendios, etc.

b.6 Medidas preventivasAlgunos autores sugieren los siguientes lineamientos que pueden realizarse en forma secuencial y según las posibilidades de la institución.

Control de humedad y temperatura en el área de depósito. Es preferible que esta área sea climatizada, buscándose en forma preferencial, el control de la humedad relativa. Si no es posible contar con un depósito climatizado, trasladar la colección al área más fresca y seca del local.

Se deben identificar las películas de nitrato de celulosa y separarlos del resto del material. Los negativos de nitrato de celulosa son inflamables, susceptibles de combustión espontánea, lo que constituye un riesgo, además los gases que genera el proceso de descomposición del nitrato causa deterioro a las fotografías del acervo.

Diapositivas y negativos deben conservarse envueltos de forma individual en materiales apropiados.

Las fotografías sobre papel deben protegerse de forma individual y archivadas en mobiliarios adecuados. Los muebles deben ser de materiales que no causen deterioro a los materiales fotográficos. Lo más recomendable es que sean fabricados en acero y cubiertos con pintura en polvo horneada a altas temperaturas.

En el área de depósito no deben colocarse materiales que exhalen gases que puedan causar años a los materiales fotográficos, tales como pintura fresca, productos químicos para la limpieza, solventes, etc. El depósito debe esta protegido contra la contaminación ambiental. En lo posible, la circulación del aire debe ser filtrada

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b.7 ClimatizaciónEl área de depósito deberá estar climatizada, el equipo debe funcionar en forma permanente, con el objeto de mantener las condiciones de humedad y temperatura adecuadas y evitar variaciones pronunciadas.Se recomienda para la conservación de una colección de fotografías y negativos en blanco y negro una temperatura por debajo de los 21°C, prefiriéndose 16 con 2° C de variación hacia arriba o hacia abajo en 24 horas. La humedad relativa entre un �0% y 50%, prefiriéndose un 40%, con variaciones de un 2% hacia arriba o hacia abajo, en 24 horas.Para los materiales a colores, las recomendaciones internacionalmente son: temperatura inferior a los 2°C y 30% de humedad relativa. A pesar de los parámetros recomendados, estos materiales pueden conservarse con las condiciones recomendadas para los materiales en blanco y negro.

b.8 Cuidados al manipular la colección.Trabajar solamente en el área designada. Ahí no se permitirá comer, beber ni fumarLavarse las manos antes de iniciar las actividadesNo deben usarse cremas ni lociones para las manosEl uso de guantes de algodón es obligatorioLos objetos deben tomarse siempre con las dos manosLos negativos de vidrio no deben apilarse uno sobre otro

b.9 Recomendaciones Generales.No utilice grapas ni clips en fotografías o negativos.Utilice sólo lápiz y escriba al reverso de las fotos el mínimo de información.No use cinta adhesiva o colas sobre las fotografías o películasEvite el uso de etiquetas autoadhesivas .No coloque los dedos sobre fotografías o negativos. Utilice siempre guantes limpios.Utilice mascarilla cuando trabaje con colecciones sucias.Maneje los materiales fotográficos con cuidado y respecto

c. Conservación de soportes magnéticosEn cuanto a la conservación de este tipo de soporte, debe entenderse que la información que guarda puede ser leída solamente por la máquina reproductora diseñada específicamente para hacerlo, el cual debe ser conocido y estar disponible. Es esencial, por lo tanto, que cada documento de tal material sea etiquetado clara y permanentemente, no solamente con su identidad sino también con los procedimientos por medio de los cuales fue producido y por los cuales puede ser releído. Con la rápida evolución y cambios que sufren los aparatos que producen y reproducen esta documentación, si los lectores compatibles no están disponibles, el material archivado es inútil.

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Conforme a su naturaleza, este tipo de documentación es muy sensible a los campos magnéticos, sobre todo los registros de audio. Estos campos pueden producirse por equipos eléctricos tales como electromotores, generadores y conductores de luz. Las condiciones para su cuidado, por lo tanto, deben extenderse mas allá del recinto en que el material es almacenado.

Los factores que afectan sensiblemente a su conservación son la temperatura y humedad. Si el calor y la humedad son elevados, el aglutinante se puede hidrolizar ablandando la emulsión además de facilitar el desarrollo de hongos. También puede generar el aflojamiento de las espiras, causado por la dilatación de la cinta en un almacenamiento a altas temperaturas llevando al final a la deformación de la cinta.

Por otra parte, si el equipo reproductor está en malas condiciones puede causar daños en la emulsión, por ello es importante mantener ajustados los motores de arrastre para evitar que la cinta quede en el carrete ya sea muy floja o ajustada.

Su conservación preventiva la podemos resumir en los siguientes pasos:

Una temperatura de 18ºC y un 40% de humedad relativaFiltrar la luz natural y artificial para evitar la incidencia de UVTodo material electrónico debe ser almacenado2 lejos de cualquier equipo eléctrico que pueda generar campos magnéticosEs conveniente guardar las cintas magnéticas en cajas herméticas que las aíslen de los agentes externos de degradación. Estas pueden estar fabricadas en cartón duro, plástico o metal (aluminio) siempre y cuando sean materiales estables químicamente y de alta calidadLa utilización de núcleos de gran diámetro para su enrollado permite disminuir el ángulo de curvaturaConviene dejar algunas vueltas de banda virgen al principio y al final de la grabación, para aumentar la protecciónSe recomienda rebobinarlas cada cierto tiempoLas máquinas lectoras deben estar limpias y en perfecto estado de funcionamientoTodo material que no es directamente legible visualmente tiene que ser clara y permanentemente etiquetado con indicadores sobre los medios por los cuales fue producido y por medio de los cuales puede ser releídoComo medida de conservación, y frente a una alta demanda por parte de usuarios se recomienda reproducirlo en soportes más estables como los discos ópticos.

d. Conservación de documentos digitales y electrónicos.La tecnología electrónica, al parecer, posibilita un gran salto adelante. En este momento, sin embargo, hay un gran peligro de dejarse seducir por especulaciones y entusiasmos prematuros. Se asegura que los productos electrónicos representan una nueva ola; que son baratos, amigables, fáciles y confiables; que constituyen “la solución” a todo problema relacionado con la información. Efectivamente lo digital ofrece mucho, pero también

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tiene sus limitaciones y costos. Hay que estudiarlo bien, sobre todo cuando se trata de gestión y conservación de documentos con valor científico cultural.

Pese a todo esto, existe un consenso con respecto de que el acceso a las innovaciones tecnológicas, principalmente las Tecnologías de la Información de las Telecomunicaciones llamas por sus siglas TIC´s, constituye un elemento fundamental para el mejoramiento de la productividad, el crecimiento económico, la gestión documental y los estándares de vida de cualquier sociedad.

Como se ha mencionado en la unidad II, los llamados nuevos soportes generados a partir de los TIC´s son producto de la comercialización y no responde a necesidades de conservación a largo plazo, aunque sí da grandes facilidades para el manejo, rescate y difusión de la información. Las medidas para su conservación son hoy en día fuente de discusión y no se ha llegado a un acuerdo, pero si es seguro que su estabilidad en el tiempo es muy relativa.

En noviembre del 2004, la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica publicó en la Gaceta Nº 221 la Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la Administración de los Documentos Producidos por Medios Automáticos, en que se da los lineamientos que transcribimos a continuación:

I. En materia de gestión de documentosI.1 De conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestión documental dentro de cada institución, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta producción y organización de los documentos y así asegurar que se cumpla con su ciclo vital.

I.2 Los responsables en materia de gestión documental deben establecer las políticas y los procedimientos institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos en cualquier soporte, y estas deben ser de acatamiento obligatorio para todos los miembros de la organización.

I.3 Debe existir una coordinación interdisciplinaria entre los archivistas, administradores e informáticos, en el diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas que respondan necesidades reales de información.

I.4 Regular el uso del correo electrónico y de otras herramientas informáticas de acuerdo con las políticas y los procedimientos institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos.

I.5 Se deberán implementar los mecanismo y procedimientos necesarios que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.

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I.6 Realizar la selección de los documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservación Documental.

I.7 Conservar los metadatos (Datos sobre los datos. Atributos de objetos de información que les otorga significado, contexto y organización) de los documentos durante su ciclo de vida.

I.8 Mantener un programa de formación continua en materia de gestión documental.

I.9 Poseer manuales de procedimientos por escrito que aseguren:

El control de la concepción, producción, mantenimiento, utilización y conservación de los documentos producidos por medios automáticos, de manera que se pueda garantizar su autenticidad, integridad y confiabilidad.

La delimitación de los dominios de trabajo tanto a nivel general como individual y colectivo dentro del sistema de información.

Las modalidades de transmisión de los documentos tanto internas como externas.

El modo de interconexión de los documentos producidos por medios automáticos y textuales.

Las modalidades de autenticación, de duplicación, de seguimiento de recuperación y de verificación de los documentos.

II. En materia de conservaciónII.1 Proveer de espacio físico con las condiciones ambientales idóneas y el mobiliario adecuado para conservar los documentos en soporte electrónico. Para los depósitos de almacenamiento de documentos en este soporte se deben evitar los cambios bruscos de temperatura y humedad. La temperatura debe estar entre los 16ºC a 20ºC y una humedad relativa entre 30% a 40%.

II.2 El área de consulta de los documentos en soporte electrónico deben tener las mismas condiciones atmosféricas que los depósitos en donde se almacenan. En caso contrario, los soportes magnéticos se deben climatizar lentamente.

II.3 Colocar los soportes en la estantería en posición vertical.

II.4 Conservar los soportes en lugares libres de polvo y suciedad.

II.5 Manipular en forma cuidadosa los soportes para evitar su deformación.

II.6 Evitar colocar los soportes de tipo magnético cerca de los campos magnéticos porque producen deterioro.

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II.7 Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

II.8 Tener cuidado especial en las labores de consulta, recuperación de documentos producidos por medios automáticos y en la manipulación de sus soportes para garantizar su integridad y su conservación.

II.9 Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes, con el objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.

III. En materia informáticaIII.1 Uniformar programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, con el fin de asegurar la compatibilidad de la información en las unidades administrativas.

III.2 Dada la obsolescencia acelerada de los equipos y programas informáticos, se debe garantizar su actualización permanente de acuerdo con las demandas tecnológicas necesarias, con el objetivo de que la información sea accesible en todo momento por las entidades autorizadas.

III.3 Hacer investigaciones periódicas en el mercado sobre el avance de la tecnología, adquirir nuevos equipos de almacenamiento de información y migrar los documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.

III.4 Tener el personal debidamente capacitado para efectuar la migración de los documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, cuando su acceso se vea comprometido por la obsolescencia de los soportes en que se encuentren.

III.5 Se debe contar con los procedimientos para garantizar el funcionamiento permanente de los programas computacionales y del equipo de cómputo, para poder acceder a la información en el momento que se requiera por parte de los usuarios. Así mismo se debe garantizar el buen funcionamiento de los dispositivos, con los que se gestionan los documentos producidos por medios automáticos, asegurando que tengan un mantenimiento adecuado.

III.6 Los dispositivos deben estar protegidos contra las fluctuaciones de voltaje normales en los servicios de las compañías proveedoras de electricidad. Para esto es recomendable el uso de unidades de respaldo de corriente eléctrica que cuente con regulador de voltaje.

III.7 Establecer una coordinación con los archivistas institucionales, una política institucional para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información en los documentos.

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III.8 Cada Institución debe tener los procedimientos y controles que garanticen que el almacenamiento y acceso de la información, únicamente lo realicen los usuarios autorizados, dependiendo de su perfil, y dejando la respectiva constancia en la Bitácora de la Base de Datos o del Sistema.

III.9 Establecer controles en el diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas automatizados, de una manera eficaz y eficiente, para garantizar que el almacenamiento y el acceso corresponda al perfil de cada usuario.

III.10 Establecer los mecanismos de seguridad para la transmisión y recepción de información con el fin de garantizar su privacidad, confidencialidad y privacidad.

III.11 Todos los sistemas deben contemplar una bitácora que permita el registro de cada transacción realizada, en el cual se deje constancia electrónica (pista). Los archivos o tablas donde se almacene esta información deben estar encriptados y ser de acceso restringido.

III.12 Poseer instalaciones físicas seguras con un acceso restringido en los lugares de generación de documentos con formato electrónico.

III.13 Desarrollar una política de actualización de conocimientos informáticos y archivísticos a los funcionarios de la Institución correspondiente, de manera constante, garantizando el buen uso de los equipos y programas informáticos en la gestión documental.

III.14 Se debe prever una política presupuestaria continua para desarrollar programas informáticos y mantener una constante actualización de los equipos que dan soporte a los diferentes departamentos en la generación documental. De igual manera, contar con un presupuesto específico para la generación de respaldos y la garantía de permanencia de la información.

III.15 Realizar auditorias informáticas con el objetivo de verificar el cumplimiento de los procedimientos, estándares, disposiciones legales vigentes y utilización de recursos.

III.16 Contar con especificaciones técnicas de los programas computacionales de la institución, las cuales se deben ajustar a sus modelos. Deben contemplar por los menos los siguientes aspectos: modelo conceptual, modelo físico, diccionario de datos, lenguaje de programación y versión utilizada , códigos fuente actualizados y manuales de usuarios.

A manera de complemento a esta directriz, se deben tomar en cuenta que estos soportes pueden sufrir daños producto de las agresiones accidentales y del envejecimiento, las cuales se clasifican en cuatro categorías:

Degradaciones químicas; inestabilidad de ciertos componente del disco.Degradaciones mecánicas; alabeo del disco, deslaminación de la capa de inscripción, que puede atacar a la capa reflectante; deslaminación del barniz protector; aumento de arañazos y micro craquelaciones; oxidación y corrosión de la capa reflectante;

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destrucción física total del disco provocado por las fluctuaciones térmicas y las condiciones climáticas extremas.Degradación de las propiedades ópticas; perdida de transparencia; coloración (amarillamiento); perdida de reflectividad.Degradación de las propiedades eléctricas durante la lectura: aumento de los niveles de ruido eléctrico, pérdida del nivel señal/ruido; aumento del tiempo de acceso a la información; perdida de información.

Medios para prevenir el ataque de virus informáticos: Antivirus91

La mejor manera de evitar el daño causado por un virus en nuestros equipos y archivos es conocer a fondo los ataques informáticos, tener los programas adecuados y establecer un plan de prevención.

La función de un programa antivirus es detectar, de alguna manera, la presencia o el accionar de un virus informático en una computadora. Este es el aspecto más importante de un antivirus, independientemente de las prestaciones adicionales que pueda ofrecer, puesto que el hecho de detectar la posible presencia de un virus informático, detener el trabajo y tomar las medidas necesarias, es suficiente para acotar un buen porcentaje de los daños posibles. Adicionalmente, un antivirus puede dar la opción de erradicar un virus informático de una entidad infectada.

El modelo más primario de las funciones de un programa antivirus es la detección de su presencia y, en lo posible, su identificación. La primera técnica que se popularizó para la detección de virus informáticos, y que todavía se sigue utilizando (aunque cada vez con menos eficiencia), es la técnica de scanning. Esta técnica consiste en revisar el código de todos los archivos contenidos en la unidad de almacenamiento -fundamentalmente los archivos ejecutables- en busca de pequeñas porciones de código que puedan pertenecer a un virus informático. Este procedimiento, denominado escaneo, se realiza a partir de una base de datos que contiene trozos de código representativos de cada virus conocido, agregando el empleo de determinados algoritmos que agilizan los procesos de búsqueda.

Podemos consignar que un buen sistema antivirus debe estar compuesto por un programa detector de virus -que siempre esté residente en memoria- y un programa que verifique la integridad de los sectores críticos del disco rígido y sus archivos ejecutables. Existen productos antivirus que cubren los dos aspectos, o bien pueden combinarse productos diferentes configurados de forma que no se produzcan conflictos entre ellos.

91 Fuente: Manson, Marcelo. Estudio sobre virus informáticos. http://www.monografias.com/trabajos/estudiovirus/es-tudiovirus.shtml. 23 de marzo del 2003

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Detección y prevención

Debido a que los virus informáticos son cada vez más sofisticados, hoy en día es difícil sospechar su presencia a través de síntomas como la pérdida de performance. De todas maneras la siguiente es una lista de síntomas que pueden observarse en una computadora de la que se sospeche esté infectada por alguno de los virus más comunes:

Operaciones de procesamiento más lentas. Los programas tardan más tiempo en cargarse. Los programas comienzan a acceder por momentos a las disqueteras y/o al disco rígido. Disminución no justificada del espacio disponible en el disco rígido y de la memoria RAM disponible, en forma constante o repentina. Aparición de programas residentes en memoria desconocidos.

La primera medida de prevención a ser tenida en cuenta es, como se dijo anteriormente, contar con un sistema antivirus y utilizarlo correctamente. Por lo tanto, la única forma de que se constituya un bloqueo eficaz para un virus es que se utilice con determinadas normas y procedimientos. Estas normas tienden a controlar la entrada de archivos al disco rígido de la computadora, lo cual se logra revisando con el antivirus todos los disquetes o medios de almacenamiento en general y, por supuesto, disminuyendo al mínimo posible todo tipo de tráfico.

Además de utilizar un sistema antivirus y controlar el tráfico de archivos al disco rígido, una forma bastante eficaz de proteger los archivos ejecutables es utilizar un programa chequeador de integridad que verifique que estos archivos no sean modificados, es decir, que mantengan su estructura. De esta manera, antes que puedan ser parasitados por un virus convencional, se impediría su accionar.

Para prevenir la infección con un virus de sector de arranque, lo más indicado es no dejar disquetes olvidados en la disquetera de arranque y contar con un antivirus. Pero, además, puede aprovecharse una característica que incorpora el setup de las computadoras más modernas: variar la secuencia de arranque de la PC a “primero disco rígido y luego disquetera” (C, A). De esta manera, la computadora no intentará leer la disquetera en el arranque aunque tenga cargado un disquete.

Algunos distribuidores o representantes de programas antivirus envían muestras de los nuevos virus argentinos a los desarrolladores del producto para que los estudien o incluyan en sus nuevas versiones o upgrades, con la demora que esto implica.

En consecuencia, la detección alternativa a la de scanning y las de chequeo de actividad e integridad resultan importantes, ya que pueden detectar la presencia de un virus

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informático sin la necesidad de identificarlo. Y esta es la única forma disponible para el usuario de detectar virus nuevos, sean nacionales o extranjeros.

De todas maneras, existe una forma de actualizar la técnica de scanning. La misma consiste en incorporarle al antivirus un archivo conteniendo cadenas de caracteres ASCII que sean trozos de código (strings) significativos del sector vital de cada nuevo virus que todavía no esté incorporado en la base de datos del programa.

De todas formas, esta solución será parcial: la nueva cadena introducida sólo identificará al virus, pero no será capaz de erradicarlo.

Es muy importante que los “strings” que se vayan a incorporar al antivirus provengan de una fuente confiable ya que, de lo contrario, pueden producirse falsas alarmas o ser ineficaces.

A manera de conclusión, la prevención es la herramienta mas importante para evitar infestaciones en los sistemas informáticos de nuestros archivos, instituciones y hogares. Debemos aprender sobre los virus, como se propagan y mantener un antivirus actualizado.

7.3 Plan de prevención de desastres

Es muy importante que tanto los archivos como las bibliotecas garanticen la seguridad de los documentos que custodian. Además de contar con sistemas y equipos para detectar y extinguir incendios e inundaciones, debe contar con un plan para la protección y el rescate de los acervos, en caso de un accidente. El plan debe estar escrito, ser revisado periódicamente para hacerle los ajustes necesarios y debe conocerlo cada uno de los funcionarios de la institución. Un plan de este tipo, permitirá la respuesta rápida y eficiente ante una emergencia y minimizar los daños.

Las causas principales de desastre pueden ser naturales como: huracanes, inundaciones, infestación biológica, terremotos, etc. y los provocados por el hombre como: actos de terrorismo, de guerra, inundaciones por ruptura de tuberías explosiones, incendios, deficiencias de la estructura del edificio, etc.

Aunque no se pueden evitar los desastres naturales, sí se pueden adoptar ciertas medidas que permitan eliminar o disminuir los riesgos.

Las causas de deterioro más constante en documentos son el fuego y el agua. Muchas veces ocurren incendios e inundaciones luego de, por ejemplo, un terremoto. Ambos causan graves daños en el papel, en muchos casos irreparables

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Se recomienda que el plan para enfrentar los desastres debe contemplar las siguientes fases:

PrevenciónPreparaciónRespuestaRecuperación

1ª fase- Prevención

De las cuatro fases ésta es la mejor protección contra un desastre provocado por el hombre o natural y está referida a identificar y minimizar los riesgos que puedan haber en edificios, equipo e instalaciones. Para ello es importante tomar en cuenta:

Realizar una inspección a todo el edificio y modificar los factores de riesgo .Establecer medidas rutinarias de mantenimiento y vigilancia de las instalaciones para soportar desastres.Instalar sistemas automáticos de detección y extinción de incendios y mantener un buen programa de prevención de los mismos.Instalar alarmas sensibles al agua.Garantizar la seguridad de los documentos cuando éstos se exhiban.Poseer un seguro global para la institución y su contenido que incluya el costo del salvamento, reencuadernación y restauración de los materiales así como su posible reemplazo.

2ª fase- Preparación

Esta fase está dirigida a mantener al día todas las líneas de acción en contra de cualquier caso de emergencia. En esta fase del plan se debe:

Desarrollar por escrito el plan, mantenerlo al día y probarlo.Nombrar una persona responsable, ésta debe tener la autoridad suficiente para que sus órdenes sean respetadas por todos los funcionarios y personal colaborador, en el caso de una emergencia.Reunir los suministros y equipos requeridos en un desastre.Establecer un grupo interno y capacitarlo en técnicas de respuesta a desastres.Identificar y señalizar el material de acuerdo con su importancia, para su salvamento prioritario.Preparar y mantener al día los planos del edificio con la ubicación de interruptores de la electricidad y válvulas.Inventario de lo que se tiene, con prioridad para su rescate señaladas en los planos.Lista de nombres, números de teléfonos, y direcciones del personal responsable en el caso de una emergencia.

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Lista de nombres, números telefónicos y direcciones de conservadores experimentados en el rescate de documentos dañados por agua, organismos que puedan suministrar recursos, etc.Lista de proveedores de materiales que puedan suministrar lo necesario en caso de una emergencia, así como de centros de refrigeración que puedan facilitar espacio para documentos dañados por el agua.Lista de teléfonos de instituciones que puedan brindar su apoyo en caso de desastre, por ejemplo: bomberos, policía, etc.Referencia a dónde acudir para financiar las necesidades de una emergencia.Copias de las pólizas de seguro.

El plan junto a toda esta documentación debe ser distribuido dentro y fuera de la institución (Bomberos, policía, etc.)

Es recomendable realizar simulacros en coordinación con instituciones como bomberos, policía, etc., con el fin de probar y corregir el plan en aquellos puntos que lo necesite.

3ª fase- Respuesta

Esta fase corresponde al momento de presentarse la emergencia y debemos actuar:

Seguir el procedimiento establecidos para dar la voz de alarma, de evacuación y garantizar la seguridad del lugar del desastre.Localizar al responsable del equipo, para que inicie las operaciones de salvamento con la ayuda del personal destinado para ese efecto.Cuando se pueda ingresar de nuevo al lugar del desastre, hacer una evaluación de los daños y de los suministros y servicios que se requieren.Estabilizar el ambiente para evitar el desarrollo de microorganismosTomar fotografías de los daños para reclamos a la casa aseguradoraEstablecer un espacio físico para registro y empacado de materiales que requieran refrigeración y trasladarlos con la mayor brevedad y otro para secado de aquel material que está levemente mojado.’

4ª fase- Recuperación:

Esto se refiere a "volver a la normalidad" y debemos:

Acondicionar para su uso las áreas y materiales dañadosEstablecer prioridades para los trabajos de restauración y de ser posible buscar la asesoría de un conservador y obtener costos estimados.Separar lo que es válido para conservar, remplazar o reencuadernar aquello que no requiera un tratamiento especial.Localizar a los aseguradores.Limpiar y rehabilitar el sitio del desastre.

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Analizar el desastre y mejorar el plan.Una vez cumplidas las etapas urgentes del programa de conservación, se deberá establecer una rutina permanente de aquellas actividades que están relacionadas con las condiciones de preservación, por ejemplo: visitas de inspección periódicas a los depósitos, limpieza de estanterías, cajas y documentos, fumigaciones, chequeos de la documentación para establecer las prioridades de restauración de los documentos que lo requieran, así como el cambio de carátulas, o la reencuadernación, con el objeto de preservarlos de la mejor manera posible.

ESQUEMA DE TRABAJOPARA UN PLAN DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

a. Introducción: Describe en forma breve y concisa en que consiste el Plan de Conservación Preventiva, cuáles son los objetivos que pretende conseguir y el campo de acción que abarcaría.

b. Marco Institucional: Reseña histórica y referencias institucionales de la institución productora. Además se da referencia al nivel de archivo que corresponde.

c. Programa de documentos vitales: Se debe dar una descripción del fondo, los tipos documentales, volumen y soportes.

Se identificará y justificará la documentación de acuerdo con su grado de importancia en: documentos con valor científico cultural, con vigencia administrativa y legal y aquellos en etapa de gestión o trámite.

d. Evaluación de riesgos: Riesgos por amenaza: se incluyen todos los peligros de origen natural o humano que podrían en peligro la documentación, tales como :

Infraestructura y mobiliarioUbicación del depósitoSistemas de detección de humo, fuego o agua.Contaminación biológicaPosibles desastresFuentes de humedad o calorSistemas de extinción de fuegoPararrayosPresencia de material inflamableEstado de la instalación eléctricaAlarmas contra roboPlan Institucional de EmergenciasPersonal Entrenado o brigadas de trabajo que se encuentren activas

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e. Prevención y Preparación: Son las recomendaciones que se deben aplicar para evitar o minimizar los riesgos identificados.

f. Respuesta: Se desarrolla un protocolo de trabajo en caso de que el desastre o riesgo se manifieste, se detallan las personas encargadas de coordinar la acción, los suministros y equipo que requiere, personas que van a colaborar, lugar adonde evacuaremos la documentación, etc.

g. Recuperación: Consiste en la estabilización del área dañada y su documentación. Evaluación del plan y modificación de fallas.

h. Anexos:

Directorio telefónicoFotocopia de los planos del áreaFotografíasCopias de pólizas de seguro

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Practica de Conservación Preventiva

Estudio de caso

La Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Juanito Mora quiere organizar un Sistema Archivístico con todas sus Escuelas y centralizar la documentación que haya cumplido con la vigencia administrativo-legal junto aquellos documentos de valor científico cultural con una edad mayor de 15 años. Estos documentos deben ser custodiados en el Archivo Central de la Facultad antes de ser traslados al Archivo Universitario, de acuerdo a los plazos establecidos.

En la actualidad el archivo central de la Facultad se encuentra ubicado en una bodega en el quinto piso del edificio, conservando un aproximado de �0 metros lineales. Se calcula, que el total de documentos que deben ser transferidos por todas sus Escuelas al Archivo de la Facultad sería de unos 350 metros lineales en total.

Con el Sistema Archivístico se pretende que las Escuelas de la Facultad transfieran aquellos documentos que han cumplido su trámite administrativo-legal. En su mayoría, son documentos que no han sido expurgados, por lo que el archivísta y sus asistentes deberán valorarlos y eliminarlos de acuerdo a la Tabla de Plazos de Conservación vigente. Finalmente se espera, que el depósito de documentos albergue una cantidad no mayor de 150 metros lineales.

Usted es el encargado del archivo central, su deber es organizar el Sistema Archivístico de la Facultad de Ciencias Humanas, para lo cual debe, en materia de conservación:

Proponer el área en metros cuadrados requerida para el local, la cantidad de estantería convencional y los espacios necesarias para las funciones archivísticasUbicar el local dentro del edificio de Ciencias Humanas que reúna las condiciones mínimas necesariasAplicar el formulario de diagnóstico al edificio de Ciencias Humanas y sus instalacionesEnumerar las ventajas y factores de deterioro del local que está proponiendo como local del archivo

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UNIDAD VIII

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8.1 Introducción

El implementar programas de restauración de documentos o de fondos documentales es producto del mal manejo o custodia por parte del ente productor o bien de la institución encargada de su conservación ya sea temporal o permanente. El no planificar y poner en práctica un plan de conservación preventiva puede llevar al deterioro físico y químico de los fondos documentales generando pérdidas de soporte e información irremplazables para la administración y la cultura.

El conservador tiene como meta impedir que los documentos y fondos sufran algún tipo de daño, a través de la planificación y el debido almacenamiento de estos bajo las condiciones adecuadas.

Si lo anterior no se cumple, entra en escena el restaurador cuyo objetivo es contrarrestar el deterioro causado por diversos agentes y devolverle al documento su apariencia original. De manera que el restaurador trabaja bajo principios y lineamientos básicos de los cuales no debe apartarse, pero un buen restaurador debe saber siempre poner en juego la técnica y su habilidad para adaptarse a nuevos problemas.

En sus orígenes la restauración estuvo basada en una labor de artesanía pura, hoy en día el trabajo es una colaboración entre el científico y el técnico lo cual hace que cada material utilizado, cada proceso a seguir, sea objeto de un exhaustivo estudio que garantice en lo posible la durabilidad de la propia pieza tratada.

Paralelamente al trabajo de restauración, se debe desarrollar el plan de conservación preventiva como una labor de control y garantía contra agentes de deterioro y para asegurar la buena conservación de la pieza, lo cual contribuya a que en un futuro, los distintos factores de degradación afecten lo menos posible al material restaurado.

El ingreso de un documento en un área de restauración implica la existencia de algún deterioro físico o químico el cual atenta contra su permanencia a través del tiempo. Con el fin de frenar su deterioro y pérdida de soporte e información los restauradores emplean una metodología de trabajo que junto al equipo técnico necesario buscan reintegrar el soporte perdido y devolver al documento la apariencia que originalmente tenía.

De esta manera al ser enviada una obra o documento dañado al área de restauración, debe previamente pasar por una serie de etapas de control y análisis.

El primer paso al ingresar un documento es registrarlo en un Control de Ingreso y Salida deDocumentosen donde se anota su procedencia, serie o fondo documental, número, total de folios, una breve descripción, fecha de ingreso al área y el estado de deterioro que presenta.

El registro también incluye quien restaura el documento, fechas de inicio y finalización, que folios fueron restaurados, el tipo de costura y encuadernación empleado y una breve descripción del procedimiento realizado.

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También el documento debe ser foliado, en caso de no estarlo, porque el proceso de restauración obliga a descoserlo y una vez finalizada la restauración se deberá reagrupar en el orden en que ingreso al área para volverlo a coser.

La restauradora Pilar Ávila92 resume en diez los pasos previos para restaurar un documento:

La fumigaciónLa ficha de laboratorioFoliar con lápiz suaveDesprender tapas o pastasDesprender las costurasDesglosar el libro o el legajo de documentosAspirar o limpiar el polvoAgrupar las hojas por el tipo de papel, daño o manchaEliminar parches de cinta autoadhesiva

Muchos de estos pasos se pueden omitir, dependiendo de los daños, características del libro o documento o bien de las condiciones en que nos encontremos a la hora de realizar la restauración. Lo importante es confiar el trabajo e un especialista o bien estar bajo su supervisión para no generar mas daño del que ya presente.

8.2 Las técnicas de restauración

8.2.1 Ficha clínicaPara que al documento se le inicie el proceso de restauración primero debe ser sometido a un análisis ocular y químico que implica la elaboración de una ficha clínica. Esta tiene un evidente interés técnico para la elección del proyecto de restauración y en él se reúnen todas las observaciones y principales características del documento, finalmente allí se registra todos los pasos y materiales usados en la restauración el cual debe ser conservado para futuras restauraciones o como referencia.

Esta ficha exige primeramente un reconocimiento del estado físico del documento por medio de la observación y el tacto con el fin de detectar las zonas mas debilitadas y establecer las principales causas que generaron el deterioro. También deben hacerse otras observaciones como el tipo de tinta, la calidad del papel, la presencia de segundos soportes, sellos u otro material.

La fotografía es un medio que nos permite captar muchos de los detalles de degradación que sufrió un documento, además de ser uno de los elementos más importantes del expediente. Constituye un testimonio de referencia especial, que permite al propietario o al conservador conocer exactamente como era el libro antes y después de la restauración.

92 Ávila, P. Prácticas de restauración de libros y documentos. 2000. Pág.17-19.

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De manera que es imprescindible hacer el mayor número de fotografías antes, durante y después del proceso de restauración. Se deben captar los primeros planos de los detalles más interesantes los cuales completan de manera importante este expediente; un cosido, una cabezada original, etc.

Una vez realizado este primer examen se procede al diagnóstico químico, que consiste en determinar el pH que presente el documento el cual se mide con un peachímetro electrónico. Este nos indicará en una escala de 1 a 14 el grado de alcalinidad o acidez de la muestra, de manera que se tiene a 7 como un punto neutro, del 7 al 1 va creciendo la acidez y del 7 al 14 la alcalinidad.

8.2.2 Desarmado del documento o libroCompletada la ficha clínica se analizan los resultados y se desarrolla la estrategia de restauración que se empleará en el documento, la cual consiste en desarmar el documento, efectuar la limpieza y tratamiento químico, realizar el proceso de restauración mas apropiado y finalmente coser y encuadernar el documento. De manera que un proceso de restauración no se puede iniciar sin haber estudiado e identificado previamente los materiales que conforman al documento, así como sus enemigos y sus procesos de degradaciones tanto internas como externas.

El primer paso consiste en desarmar la costura que presenta el documento. Este proceso también debe ser anotado en la ficha especialmente cuando se trata de libros o documentos antiguos que aun conservan su encuadernación original.

Se debe anotar el tipo de costura usada en la obra, los materiales empleados, su estilo y antigüedad. Esto con el fin de respetar lo mas fielmente posible la originalidad de la obra.

Seguidamente se realiza un proceso de limpieza mecánica usando para ello un borrador de leche comercial suave, con él empezamos a borrar sobre la superficie del documento generando un efecto de fricción que eliminará la capa superficial de mugre y grasa.

Es importante realizar este procedimiento y eliminar esta capa de suciedad y grasa, porque la segunda limpieza se realiza en agua, de manera que si no la quitamos penetrará en las fibras y producirá una mancha mayor al entrar en contacto con el agua.

Una vez realizada la limpieza del documento se procede a su lavado, siempre y cuando las tintas no sean solubles en agua. De no presentarse este inconveniente se coloca el documento sobre un malín y se introduce en agua caliente con jabón neutro y amoniaco.

Allí se deja en reposo por un espacio de tiempo entre los veinte y cuarenta minutos, el cual dependerá del estado de suciedad que presente el documento y también a juicio del restaurador.

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Una vez concluido este lavado, el documento se enjuaga en agua tibia para eliminar los restos de suciedad y jabón. Seguidamente se sumergen en un segundo baño de hidróxido de calcio.

Como se indico anteriormente, al documento se le midió su pH, que nos determinó el grado de acidez o alcalinidad que posee. El sumergirlo en el hidróxido permitirá neutralizar su pH en 7 y además rellenar el espacio entre las fibras con calcio dando más fortaleza al soporte.

La duración de este baño también queda sujeta al criterio del restaurador y una vez finalizada se debe tomar una segunda muestra para comprobar que el documento a sido debidamente neutralizado.

Según Pilar Ávila93, el lavado hídrico es aquel procedimiento que pretende dejar el papel tan blanco como cuando salió de la papelera, con una buena neutralización y desacidificación. Esta operación la resume en los siguientes pasos:

Remojo. Se realiza en agua dentro de una charola que sea mas grande que el documento y en unos 3 litros de agua. En ella se introducen las hojas, de una en una, hasta no pasar de un máximo de 15, dejándolas en remojo alrededor de 10 minutos. Lavado y blanqueado. Previamente y en un recipiente aparte se mezclan 3 litros de agua con 300 gramos de hipoclorito de calcio dejándolo reposar por un espacio de tres horas. Una vez listo, se toma otra charola se preparan 3 litros de agua con 300 mililitros de la solución anterior y se van introduciendo las hojas de una en una y por un tiempo no mayor de los 15 minutos. El estado de cada hoja indicará la cantidad de tiempo que debe permanecer sumergido en esta solución.Enjuague. En la misma charola en donde se realizó el lavado se escurre y se introduce en ella agua natural. La operación se repite unas 3 veces.Neutralización. En otro charola se preparan 3 litros de agua a la que se agrega �0 gramos de sulfito de sodio, grado fotográfico. El bloque de documentos que acabamos de enjuagar se toma y se introduce por un espacio de tiempo de 10 minutos.Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.Desacidificación. En otra charola agregamos � litros de agua y lo mezclamos con 60 gramos de bicarbonato de sodio, a esta solución sumergimos el bloque de documentos que acabamos de neutralizar por un espacio de 10 minutos.Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.Secado. De la charola de enjuague, aún dentro del agua, se toma por una esquina, una a una cada hoja de papel y se saca, sosteniéndola por 10 segundos para su escurrido. Luego se deposita sobre un secador o en su ausencia sobre papel filtro hasta que se seque, procurando dejarla lo más extendida posible.

93 Ávila, P. Prácticas de restauración de libros y documentos. 2000. Pág. 24 y 25.

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Es importante señalar, que en la medida de lo posible los folios no deben manipularse directamente con las manos, lo mejor es apoyarlas en un soporte, como un malin, cedazo o algún tipo de tela que facilite su manipulación.

Otro procedimiento de limpieza muy común es la eliminación de cintas adhesivas, agentes oxidantes o segundos soportes.

En el caso de cintas adhesivas se debe remover aplicando cloroformo o acetona constantemente sobre el área asta que se desprenda. Los segundos soportes confeccionados con encolantes a base de almidón se pueden eliminar durante el proceso de lavado con agua caliente la cual genera que el almidón se expanda provocando el desprendimiento del parche.

Los agentes oxidantes tales como clips, grapas y prensas metálicas deben ser removidas manualmente y tratar el área dañada con ácido oxálico que neutraliza el área oxidada y elimina las manchas producidas por la oxidación del metal.

Concluido los ciclos de limpieza y tratamiento químico se deja secar el documento para iniciar propiamente el proceso de restauración. El área de restauración puede trabajar bajo dos modelos; restauración manual y mecánica.

8.3 Procedimientos de RestauraciónLa restauración manual consiste en devolver al documento el soporte perdido y la apariencia que tenía originalmente, procedimiento realizado completamente a mano y apoyado con instrumental de tipo clínico como bisturís, pinzas, espátulas, agujas, punzones, y otros, junto a plegaderas, encolantes, tijeras y otros materiales propios de restauración.

Cuando realizamos la restauración manual se ponen en practica diversas técnicas como el laminado, los injertos y reparaciones de grietas y rasgados. Su aplicación queda sujeta al criterio del curador y para realizarlo se apoya en materiales propios de restauración.

Para la confección de los injertos se utilizan folios en blanco, preferiblemente de la misma época de los documentos, con el fin de utilizar el material de la época. En caso de no contar con el mismo material se emplea el papel japonés.

Este procedimiento se realiza en una mesa de luminiscencia, en donde se dibuja el área faltante para ser luego recortada con una aguja punteando su borde con el fin de desprenderla y de esta manera estimular así las fibras. Una vez recortada el área faltante se encola los bordes y se le coloca sobre el documento uniéndose de esta manera ambas partes.

La laminación consiste en reforzar soportes debilitados con una capa de papel tisú adherida con carboximetil celulosa o algún almidón. En caso de ser un mapa, plano o que

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la información este solo en una cara se puede utilizar papeles más gruesos como copia o letter.

Las reparaciones locales buscan unir las rasgaduras y grietas que presente el documento. Todas estas reparaciones se deben efectuar utilizando encolantes especiales; el más utilizado es el almidón de trigo.

Una vez concluida la restauración se procede a re-encolar el documento con el fin de restituirle el apresto perdido. Para este fin se utiliza carboximetil celulosa que presenta la ventaja de ser absorbida por la fibra del papel sin formar capas sobre la superficie del documento.

La restauración mecánica es la otra técnica utilizada por los restauradores al tratar los documentos. El principio es el mismo que se aplica en la restauración manual, presentando la gran ventaja de ser realizado por una maquina injertadora quien efectúa todo el procedimiento en muy corto tiempo.

Esta máquina funciona con base en dos tanques de agua, en medio de los cuales se coloca un bastidor en donde reposa el documento a injertar. En el primer tanque, que esta en la parte superior, se disuelve la fibra de pulpa en el agua y por gravedad hacemos que pase al segundo tanque atravesando el bastidor de manera que el agua continúe su camino pero las fibras de pulpa queden atrapadas en el bastidor rellenando las áreas faltantes.

Una vez que el documento ha sido injertado se retira del bastidor y se prensa con papel secante o franelas con el fin de que absorban el exceso de humedad que presenta el documento. Posteriormente se le aplica una capa de carboximetil celulosa para que el injerto y el documento queden bien adheridos y darle así firmeza.

El documento se deja prensando y secando, procedimiento que dura alrededor de unas veinticuatro horas. Al cabo de este tiempo si el documento todavía presenta humedad se vuelve a prensar entre papel secante para que termine de absorber el exceso de humedad.

Cuando el proceso de restauración ha finalizado, tras aplicar cualquiera de estas dos técnicas, o ambas inclusive, se vuelve a dar el orden original al documento para iniciar su costura y encuadernación. Una vez encuadernado se procede a registrar su salida completando la ficha clínica y registrando en el libro de ingresos y salidas su envío al lugar de procedencia.

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Practica

Paso Nº 1

Eliminación de cinta adhesiva.Algunas personas cuando se enfrentan a una rasgadura o rotura de papel, recurren al remedio de unir con cinta adhesiva. En realidad estas personas no saben el daño que causan, pues con el paso del tiempo se levanta el plástico de la cinta y deja una mancha sobre el papel, imposible de eliminar, pues se dice que ni los fabricantes saben cómo quitarla. El procedimiento para eliminar la cinta es el siguiente:

Aplicar hisopos de algodón impregnados de éter, sobre cinta adhesiva. Verificar si con ello se quita. Si no es así, probar con alcohol etílico, si aún persiste, con gasolina blanca; sino con agua tibia. La idea es probar diferentes solventes hasta lograr la eliminación del plástico, ya que la mancha solamente disminuirá su intensidad.

Nota: estos solventes son muy volátiles y tóxicos, por lo cual deben ser aplicados en lugares ventilados y con el uso de guantes y mascarilla.

Paso Nº 2Restauración de faltantes

El daño o deterioro en las hojas de papel puede manifestarse de diversas formas. Desde luego dependiendo del daño se aplicará un determinado tratamiento. A continuación los principales daños y su tratamiento:

Injertos de zonas perdidas

Se toma papel y en una mesa de luminiscencia se coloca el papel sobre el área faltante del folio.Con un lápiz, se dibuja la silueta del área faltante en el papel para injertar.Con una aguja se puntea la línea marcada y luego se rasga con los dedos la línea punteada, obteniendo la zona faltante del documento.Se coloca en el documento de manera que calce en el área faltante y se adhiere con algún almidón o metil celulosa, teniendo la precaución de haber colocado algún aislante que impida que el documento se adhiera a la mesa o algún material.Después de colocar el adhesivo este se seca con una espátula eléctrica calentada a 250º. En caso de no contar con espátula se coloca un aislante y encima de este una pesa hasta que seque el encolante.

Reparación de rasgaduras

Limpia el área rasgada con un borrador blanco corriente.Con un pincel Nº 3 ó 4 coloca almidón de trigo, yuca o arroz en el área rasgada.

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Se unen las roturas con el adhesivo, se coloca un aislante por ambos lados de la rotura y se presiona con la plegadera.Se coloca un aislante y encima de este una pesa hasta que seque el encolante.

8.4 La encuadernaciónLa encuadernación surge paralelamente a la aparición de los primeros documentos escritos o grabados durante la antigüedad. Las primeras formas de escritura vieron la luz en Babilonia, utilizando como soporte ladrillos horneados. Estaban numerados en el orden en que debían ser leídos y se almacenaban en estanterías cuidadosamente catalogadas, pues cada tablilla llevaba el título de la obra de la cual formaba parte.

A partir del momento en que fue posible escribir sobre algo susceptible de enrollarse (como la seda, papiro o pergamino ) el problema de verificar el orden de los documentos y de cómo podrían ser protegidos se resolvió mas fácilmente.

Los rollos que trataban de un mismo tema se colocaban juntos y apretados, algunos se han encontrado dentro de jarras para aislarlos de la acción del tiempo. Los documentos de mayor valor eran custodiados en recintos especiales como templos, monasterios o castillos dentro de cofrecillos fabricados en maderas olorosas o bien en cofres de metales semi-preciosos y decorados.

Los primeros libros, tal y como los conocemos en la actualidad tuvieron su origen en el antiguo Egipto, en donde se desarrolló una nueva técnica, en lugar de trabajar el habitual rollo o “volumen” empezaron a doblar las hojas o papiros en mitades, cortando varias de estas hojas del mismo tamaño para que tuviesen idénticas dimensiones. Se unían entre sí cosiéndolas de modo que formaran un ladrillo cuadrangular fácil de consultar.

Este ladrillo recibe el nombre de Códex y es el ancestro del libro moderno. Su origen se remonta entre los siglos tercero y octavo, gracias a que sus características funcionales, en comparación al rollo, resultaron mas útiles para escribas, funcionarios del gobierno y principalmente a partir del siglo segundo a los grupos cristianos en ascenso en el norte de áfrica.

Para fabricar el Códex, se utilizó el pergamino dado que el papiro se plegaba con cierta dificultad. Fue en los monasterios coptos, en los primeros siglos de nuestra era, donde el arte del libro empezó verdaderamente su andadura y donde la técnica fue inventada, de hecho el cambio del libro de rollo al pliego engendró el oficio del encuadernador.

La técnica utilizada por los coptos consistía en crear un solo cuadernillo grueso recubierto de piel, o bien de unir varios cuadernillos cosidos con una o dos agujas para formar una cadeneta sólida. Los lomos son lisos, pues los hilos de costura pasan simplemente por el fondo de los cuadernillos sin hilo ni nervios de apoyo. Las tapas son de madera o hechas de papiro pegado con cola. Tiene la dimensión exacta de los cuadernillos así pues, no hay cejas. Esta técnica influyó en todos los países de la ribera oriental del mediterráneo y en la Europa carolingia, prueba de ello es el Evangelio de San Cutuberto en Inglaterra.

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Durante la edad media, los libros en Europa eran muy raros y caros. Eran copiados en el scriptoria de los monasterios y si el cuerpo del volumen estaba hecho por el monje ligator su encuadernación era asumida por orfebres y artesanos en metales preciosos o marfil.

A partir del siglo VIII en Fulda, Alemania, se empieza a sustituir la costura copta por la de nervios dobles o sencillos. Las encuadernaciones de estas obras se caracterizan por tener lomos planos, la piel no estaba pegado a ellos y todos los volúmenes están provistos de abrazaderas y correas, pues el pergamino tiene la tendencia a cambiarse e hincharse. Casi todos los libros tenían cuatro esquinas de metal o cuatro clavos, los bullones y un grueso clavo central, el ombligo para evitar el deterioro de la cubierta.

Durante el siglo XII se genera una revolución artística producto de un auge económico lo que facilita que las encuadernaciones se produzcan fuera de los monasterios.De esta manera a partir de los siglos XIII y XIV los talleres se trasladan a las Universidades donde una nueva clientela instruida demanda libros mas pequeños, sencillos y económicos.

El siglo XV da un gran impulso a la utilización el papel en la fabricación de libros y Gutenberg imprime su primera Biblia utilizando simultáneamente papel y pergamino. No obstante, durante los años 1450 y 1520, el libro titubeará entre copias de manuscritos o la creación de un estilo nuevo de libro impreso; las primeras obras impresas son llamadas incunables.

El siglo XVI, bajo la influencia del Renacimiento, creó un raro equilibrio entre la calidad del papel, la excelencia de la tipografía, un equilibrio en la disposición de las páginas, brillantes en las ilustraciones y belleza en sus encuadernaciones. Para alcanzar estos logros fue necesario no solamente la intervención de artistas geniales sino también la apertura hacia nuevos estilos y la eficaz ayuda de mecenas, ya fueran estos reyes o bibliófilos.

Con el siglo XVII la edición de libros alcanza niveles altos y con ella un descenso en la calidad de las obras. Casi todos los libros se encuadernan en piel de ternera con tono pardo de mediocre calidad. La mayoría de las encuadernaciones están decoradas de una manera muy sencilla: un encuadernamiento de tres hilos o una rueda adornada y en el centro los escudos del propietario o cualquier otro adorno. En este período se introducen los papeles marmoleados y en Holanda se empieza a practicar el marmoleado sobre las áreas refiladas del libro.

El siglo XVIII trae consigo una edad de oro en la fabricación de libros de gran formato, realzados por una tipografía muy bella, se ilustran con grabados en talla dulce. Sin embargo, paralelamente a estas realizaciones muy costosas encontramos una cantidad siempre muy creciente de ediciones más sencillas que llevan cubiertas económicas de papel jaspeado azul y papel marmoleado. También se usaba la ternera de mediocre calidad y para disimular sus imperfecciones se pintaba la piel con manchas de que imitaban el granito o se jaspeaba con una tinta a menudo ácida.

Después de la revolución francesa y con el impulso mercantil y económico de la revolución industrial se generó un nuevo estilo de libro más comercial, económico y sencillo. Si por

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un lado la encuadernación industrial esta en una fase muy creativa y produce esas bellas encuadernaciones de editor que admiramos hoy en día, por otra parte la encuadernación de lujo, despreciando los logros de la ciencia y el progreso, solo sigue trabajando el estilo antiguo.

En la actualidad y sobre todo en los años de posguerra (1945) se ha producido cierto auge en el arte de la encuadernación que más concretamente está ilustrado por artistas como Pierre Lucien Martín, Germaine de Coster-Hélène Dumas, George Leroux y Renaud Vernier, entre otros.

8.4.1 La encuadernación en Costa RicaLa encuadernación surge en forma paralela al desarrollo de la escritura, con el fin de proteger al soporte donde se plasma la información. En Costa Rica la intervención europea se inicia de manera efectiva y permanente a partir de 1560, entre sus consecuencias directas podemos nombrar la introducción del alfabeto occidental y con él, el aparato burocrático español que genera los primeros documentos en suelo costarricense.

Durante el período colonial los documentos oficiales surgen producto de una serie de fases en que sucesiva y ordenadamente se desarrolla la confección de un documento que reúne por escrito un determinado acto o negocio jurídico, entendiendo el acto como el resultado de una actuación voluntaria conciente y exteriorizada capaz de crear o modificar relaciones de derecho de conformidad con la ley, mientras que el negociojurídico, lo entendemos como un acto que en sentido estricto procede de una o más voluntades encaminadas al logro de algún efecto jurídico reconocido por la ley.

Así, por ejemplo, la probanza hecha a pedimento de Juan Vázquez de Coronado acerca de sus méritos y servicios94 fechada en el Castillo de Garci-Muñoz en 1563 es uno de los primeros documentos de carácter probatorio emanado por el aparato burocrático colonial costarricense. Este documento consta de 65 folios, en papel de trapo sin sellar, propio de la época, sin encuadernación y cosido al estilo de mordida de perro sin nervios o guardas.

La costura conocida como mordida de perro es una costura muy simple que consistía en agrupar un conjunto definido o variable de folios o cuadernillos los cuales eran cosidos con una cadeneta. Una vez cosidos los grupos, éstos se unían entre sí a través de nudos, sin el uso de nervios.

El Archivo Nacional de Costa Rica ha perdido muchas de estas encuadernaciones y costuras antiguas por los procesos de microfilmación y las restauraciones empíricas, aún así han sobrevivido algunos ejemplos como el documento de la Serie Cartago, número 1146. Este expediente con 189 folios es un ejemplo muy representativo donde observamos claramente la falta de encuadernación (sin tapas o guardas) costura muy simple y ausencia de nervios.

94 Archivo General de Indias. Patronato 65, ramo 13, número 61.

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Este patrón se mantiene a través de todo el período colonial el cual se explica por la pobreza que caracterizó a la gobernación y la falta de encuadernadores que trabajaran este arte. Los maestros encuadernadores fueron muy estimulados gracias al mecenazgo de las cortes europeas o de familias muy adineradas que financiaban la creación de verdaderas encuadernaciones de lujo, lo cual explica su ausencia en Costa Rica.

El proceso de independencia y el auge económico que desarrolló el café durante el siglo XIX facilitó la adquisición de imprentas y con ella la publicación y encuadernación de libros. En 1830, Miguel Carranza Fernández introdujo al país la primera imprenta fabricada en los Estados Unidos, la cual fue bautizada como la Imprenta de la Paz.

Según el historiador Carlos Meléndez, al introducirse esta imprenta no se conocía como ponerla a funcionar, fue gracias a la estadía en nuestro país del peruano Félix Velarde quien conocía algo de tipografía quien dio las primeras instrucciones en esta materia a los empleados de Miguel Carranza, ambos de apellido Abarca y conocidos como Pantaleón Grande y Pantaleón Chico.95

De esta manera, nos dice Carlos Meléndez, Pantaleón Grande y su hijo homónimo se convirtieron en los primeros tipógrafos e impresores costarricenses, llegando incluso a trabajar en la Imprenta del Estado por muchos años. Si Félix Velarde sabía de tipografía e imprenta es muy probable que también tuviera conocimientos de encuadernación y que estos fueran transmitidos a la familia Abarca. Por lo tanto los primeros tipógrafos costarricenses pudieron ser los primeros encuadernadores profesionales que ejercieron este arte en nuestro país.

La cuarta imprenta introducida en nuestro país, fue la llamada Imprenta de la Concordia. Esta fue importada por Rafael Moya de Inglaterra en 1834, quien después de imprimir un libro la puso en venta, adquiriéndola de inmediato Valentín Gallegos quien la traslada ese mismo año a Nicaragua.

Ese único libro impreso por la Imprenta de la Concordia se llamó Prontuario de Derecho Práctico por Orden Alfabético escrito por Agustín Gutiérrez Lizaurzábal. El Centro de Investigaciones Históricas de América Central conserva un ejemplar que perteneció a la colección del historiador Carlos Meléndez Chaverri donde podemos observar un ejemplo de las primeras encuadernaciones en nuestro país. Esta obra impresa en cuadernillos se cosió con dos nervios en la parte central y cadeneta en los extremos, no presenta refuerzo de lomo y las guardas son del mismo papel blanco con que se imprimió la obra. La encuadernación fue elaborada en piel, presenta un refuerzo de papel en el lomo y en lugar de colocar cartones como tapas se rellenó con hojas encoladas, sobrantes de la impresión del Prontuario.

95 C. Meléndez Chaverri. Los veinte primeros años de la imprenta en Costa Rica 1830-1849. 1990. Pág. 23.

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El prontuario nos demuestra como al introducirse las técnicas de tipografía e imprenta también ingresaron los primeros conocimientos en encuadernación y costura de documentos.

Por encuadernaciones que han sobrevivido hasta nuestros días, sabemos que Jorge Lines y su esposa propietarios de la Librería Española se dedicaban a la encuadernación al finalizar el siglo XIX. Junto a ellos encontramos al impresor Avelino Alsina y al encuadernador Francisco Zapata que encuadernó gran cantidad de los documentos coloniales del Archivo Nacional en la primera mitad del siglo XX.

Al iniciarse el siglo XX, se imprimió una de las obras mas representativas, La Revista de Costa Rica en el Siglo XIX, una de las mejores representaciones del arte tipográfico y de encuadernación elaborado en Costa Rica por la Imprenta Nacional y llevado a cabo bajo la dirección de Avelino Alsina y Juan José Feraz.

Avelino Alsina también se dedico a la impresión y encuadernación de libros en su taller particular. Un ejemplo de encuadernación rústica la encontramos en la primera edición de la Cartilla Histórica de Ricardo Fernández Guardia. Pero una de sus mejores obras la encontramos en el Libro Azul, una revista pictórica y biográfica sobre la República de Costa Rica, la cual fue publicada y compilada por la Latin American Publicity Bureau. Esta Obra fue encuadernada en tela azul y estampada con un magnífico dorado, cosida con tres nervios centrales y cadeneta a los lados y guardas color azul.

Durante el siglo XIX y XX existieron talleres de encuadernación donde se desarrollaron trabajos de muy buena calidad y belleza, de los cuales todavía se conservan buenos ejemplares en archivos, bibliotecas públicas y particulares. Por desgracia los artesanos que llevaron a cabo estos trabajos han pasado al anonimato o han caído en el olvido a causa de la ignorancia o el poco interés por conservar sus creaciones.

8.4.2 Restauración de librosUn libro no es solamente papel, cartón, cuero o tela, es también, un patrimonio que lleva intrínseco la historia de la humanidad; en ellos el hombre ha reflejado desde tiempos inmemorables su quehacer, su desarrollo, su perspectiva de vida y sus proyecciones hacia el fututo.

Pero no todos los libros son valiosos, muchos se han producido comercialmente y en masa generando miles de copias de una misma obra a través de los años. Otros por el contrario, adquieren un gran valor por su “rareza” presente en el tipo de soporte, tipo de impresión, origen, etc. El comité para la Preservación del Material Bibliográfico y

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Documental de la Universidad de Costa Rica ha establecido pautas para la identificación de este tipo de material bibliográfico en los siguientes puntos:96

Incunable: Se denomina así a todo libro que fue impreso a lo largo de la centuria en que ingreso a un país la imprenta. En el caso de Costa Rica se considera como tal todo aquel libro publicado entre 1830-1845. Edición príncipe: Se le denomina a la primera edición de un libro, cuya impresión fue de número limitado, entre 500 y 1000 y de los cuales no existen reimpresiones en los siguientes cincuenta años a su tiraje.Ediciones limitadas: Se le denomina así a aquellos impresos elaborados en los últimos cincuenta años, de los cuales se sabe su edición es única y limitada lo que lo convierte en una edición especial.Belleza en presentación: Se le denomina así aquellos que fueron impresos mediante una tipografía especial la cual se caracteriza por su belleza en la ilustración, impresión, calidad del papel y encuadernación con materiales especiales como pergamino, cuero, madera o papel.Libros fuera de impresión: Se le denomina a aquellos que fueron censurados, elaborados a mano, mecanografiados o impresos por cualquier medio no industrial cuyo numero es limitado y que tengan una antigüedad de más de cincuenta años. Cuyo contenido informativo es un aporte a las ciencias y las artes, como creaciones intelectuales en una determinada área.Documentos autografiados: Se le denomina aquellos documentos que han sido autografiados por sus autores, propietarios o terceros. El valor se determina de acuerdo a la importancia del libro, la relevancia del autor, del dueño y de terceros.Libros con valor especial: Que posee un valor determinado y fundamentado por una entidad, autoridad, especialista o profesional en una disciplina.

Es importante el saber reconocer cuando un libro presenta algunas de estas características y valorarlo adecuadamente, para prevenir su deterioro o bien para que no sea desechada solo como un libro viejo.

A la hora de restaurar un libro con alguna de estas características, es importante que lo haga un profesional en la restauración y que este preserve todas y cada una de las características originales de la obra, o sea, restaurar la encuadernación original, no guillotinar los bordes y no alterar ningún elemento estructural de la obra.

96 G. Rodríguez y otros. Lineamientos para la elaboración de una política sobre preservación de los materiales bibliográficos y documentales especiales de la Universidad de Costa Rica. Págs: 23 y 24

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Proceso de restauraciónLa encuadernación es una estructura que debe funcionar y sobre todo, un conjunto que debe responder a una necesidad precisa; la de abrirse

El encuadernador ensambla los elementos que hacen del libro un objeto que necesariamente va a deteriorarse ya sea por el uso o por factores de deterioro, por ello el restaurador debe conocer perfectamente los elementos de confección y de funcionamiento en una encuadernación.

El conocimiento de los estilos de decoración permitirá al restaurador fechar aproximadamente una encuadernación; sus conocimientos sobre la evolución de las técnica y de la estructuras de cosido, de revestimiento y montaje le evitarán cometer errores de restauración desde un punto de vista histórico.

De esta manera es importante que observemos con precisión el estado de degradación de cada uno de los elementos del libro o documento, y todas las observaciones hechas se reunirán en un Expediente de Restauración.

Este expediente tiene interés técnico a la hora de llevar a cabo un proyecto de restauración. Todo taller de restauración debe confeccionar un informe descriptivo completo a lo largo de todo el tratamiento que se realiza a una obra, fotografiando cada una de las etapas, detalles y demás registros de interés antes, durante y al finalizar el proceso.

Para la confección de un expediente, ya sea a base de un formulario preestablecido o simplemente de notas personales, debe tener en cuenta la siguiente información:

Información bibliográfica sobre el libro. Se le puede considerar como la tarjeta de identidad del libro y se registran datos como si la obra es impresa o manuscrita, su autor, título, editor, año de publicación, número de páginas, ilustraciones, etc.

Información sobre materiales utilizados en la fabricación del la obra y su encuadernación. Se debe detallar si el soporte utilizado es papel, pergamino, si la encuadernación tiene tapas de madera, cartón papel, si la cubierta es de tela, cuero, pergamino o papel. La mayor cantidad de información reunida puede ser crucial para futuras investigaciones.

Identificación del estilo de encuadernación y de su estructura propia. Describir la ornamentación de la encuadernación y determinar estilo, época y sobre todo interesa analizar la técnica empleada. El restaurador deberá conocer bien los estilos ornamentales de encuadernaciones y de los papeles pintados consultando obras especializadas en esta materia.

Identificación de las degradaciones. Para evitar errores graves es aconsejable comprobar si el libro ha sido ya anteriormente intervenido. Por lo demás, cualquiera que sea el tipo de encuadernación, es posible encontrar el mismo tipo y causa de deterioro.

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Observación del cuerpo del libro o documento:

Se anotará toda información concerniente al estado de conservación del soporte y se tomará nota de los resultados de los análisis y de las identificaciones a las que se haya debido proceder: pH, enmohecimiento, ensayos químicos, etc.

Se debe cotejar el libro y foliarlo para saber la cantidad total de folios y su orden.

Examen del estado de conservación de la costura. Las principales causa de deterioro son:

El cosido esta completamente deshecho o en muy mal estado.El cosido puede ser bueno si el cuerpo de libro no ha sido cortado en uno o varios puntos.El cosido está débil o ligeramente estropeado.

Observaciones de la cubierta. Es necesario examinar la cubierta en su conjunto, es decir las dos tapas y el lomo formando un todo que debe estar ensamblado para permitir que el libro o documento pueda abrirse libremente.

El análisis de una pieza partiendo de estas recomendaciones no puede ser exhaustivo, pues cada caso es distinto. No obstante, creemos que puede cubrir la mayoría de los problemas que puedan presentarse. Aquellos otros que no estén expresamente relacionados en él, siempre encontrarán algún punto de referencia, dentro de algún marco específico. No debe subestimarse la importancia de este análisis que da la pauta a la confección de un expediente descriptivo completo y básico para un proyecto de restauración. Una vez más se debe insistir en la necesidad de desarrollar la observación y estudiar con todo detenimiento el libro o documento, antes de decidir los pasos a seguir.

Práctica de Costura de Documentos

Introducción

El archivista en el ejercicio de sus funciones, debe trabajar con carpetas de documentos, expedientes y otras unidades documentales que podría requerir de una costura, con el fin de que sus folios sean robados, perdidos o dañados.

En esta práctica el estudiante aprenderá a realizar costuras de preservación sin adhesivos, ideales para documentos de archivo.

Costura estilo Caballete o Pasada1. Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento

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2. Se colocan los folios en la carpeta a la cual se quiere coser

�. Se fijan con una prensa de ropa y se hace con un lápiz las siguientes marcas sobre el lomo de la carpeta, una vez marcados perfora con una aguja:

4. Enhebra una aguja e inicia la costura siguiendo el diagrama:

Costura a 6 huecos o Kangxi

1. Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento

2. Se colocan los folios en la carpeta a la cual se quiere coser

�. Una vez fijados los documentos en la carpeta, se dibuje y perfore 6 huecos según el diagrama siguiente

4. Enhebra una aguja e inicia la costura siguiendo las indicaciones del profesor en la pizarra. Tome nota para que no olvide el procedimiento

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Práctica de Encuadernación

I parte

Paso Nº 1Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento y se cose, con cualquier de las costuras vistas en clase.

Paso Nº 2Una vez cosido se toman las siguientes medidas:

Largo:Ancho:Lomo:

Paso Nº 3Tome un fólder, el cual se usará como material para las tapas y lo corta de la siguiente manera

A. Igual medida que el largo del documentoB. Toma la medida del ancho y le resta dos centímetros.

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Paso Nº 4Preparación del papel de encuadernación.

a. Toma el pliego y lo pone sobre la mesa, si son dos pliegos pequeños debe unirlos, pegándolos con goma, para formar uno solo.

b. Sobre el pliego empieza a marcar las medidas para hacer los cortes

c. Toma el pliego y sobre el eje horizontal o “X”· a partir de la esquina izquierda marca las siguientes medidas:

1. 3 cm de solapa2. el ancho del documento3. la medida del lomo4. el ancho del documento5. 3 cm de solapa

d. sobre la misma esquina izquierda, ubican el eje vertical, o eje “Y” marcan las siguientes medidas

6. 3 cm de solapa7. el largo del documento8. 3 cm de solapa

e. Y se eliminan las partes sobrantes, marcadas en el croquis con sombra

f. Finalmente se toma una plegadera, se marcan las líneas punteadas, cuidando de no perforar o rasgar.

g. Una vez marcadas las líneas, se coloca en su lugar las tapas.

h. Se encolan las solapas y se doblan hacia dentro para ser pegadas

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i. Una vez lista la encuadernación, se introduce el documento y se encola el borde de la guarda cerrando las tapas sobre el documento.

j. Una vez pegado se le coloca en una prensa o un peso encima.

II ParteRepita el proceso anterior utilizando la maqueta de costura de cuadernillo confeccionada la práctica anterior.


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E. Cabezas B., 2007 - … · El concepto de preservación documental se ha introducido muy reciente...

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