TeoríA ArchivíStica

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS

FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS

Corresponden a totalidad de los Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. información y de consulta eficiente.

ESTADO DE LA ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

SOLUCIÓN A LOSSOLUCIÓN A LOSFONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS

CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTALCREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL

• Se realizará la concentración de la Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al totalidad de la documentación con miras al levantamiento de las Tablas de Retención levantamiento de las Tablas de Retención Documental.Documental.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS

LABORALESLABORALES

FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVOARCHIVO Unificar criterios sobre:Unificar criterios sobre:

Métodos de organización de los fondos Métodos de organización de los fondos documentales documentales Sistemas de codificación y clasificación Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria usados dentro de la Secretaria La creación de mecanismos de acción La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación que propenden a la conservación documental documental El mantenimiento y seguridad de los El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.fondos documentales.

Realizar el análisis de documentos, Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos procedencia, contenidos

y custodia.y custodia. Definir las unidades y el sistema de Definir las unidades y el sistema de

almacenamiento. almacenamiento. Creación y prestación de los Creación y prestación de los servicios del servicios del Archivo.Archivo. Establecer la normatividad y Establecer la normatividad y procesos de procesos de uso de la uso de la documentación en custodia.documentación en custodia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

Rediseño de Servicios de Rediseño de Servicios de información.información. Creación de nuevos servicios:Creación de nuevos servicios:

Capacitación al personal de la Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la organización y control de la documentación que a diario documentación que a diario manejan.manejan.


FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVO...ARCHIVO...

Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:

La Elaboración de nuevos formatos La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.de usos dentro de la Secretaria.La selección de los tipos de papeles La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación a usar según la conservación documental.documental.La definición de la Información La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.contenida en los formatos y su uso.


Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:

La definición de la Información La definición de la Información contenida en contenida en los nuevos formatos los nuevos formatos y su uso.y su uso.La disposición final del documento.La disposición final del documento.La definición de uso, manejo y La definición de uso, manejo y cantidad de cantidad de copias generadas por copias generadas por documento.documento.El establecimiento de vigencias El establecimiento de vigencias

administrativas y valores administrativas y valores documentales.documentales.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en

lalaAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

Qué es un ARCHIVO

Qué es un Archivo Público

Qué es Archivo Total

Qué es Gestión Documental

Qué es Soporte Documental

Qué es Documento Original

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE DESDE

LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000

ARCHIVO

Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso

natural por una natural por una persona o entidad persona o entidad pública o privada, pública o privada,

en el transcurso en el transcurso de su gestión de su gestión

Conjunto de Conjunto de Documentos, Documentos,

sea cual fuere sea cual fuere su fecha, su fecha,

forma y forma y soporte soporte materialmaterial

ARCHIVOPUBLICO

Conjunto de documentos Conjunto de documentos pertenecientes a entidades pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de derivan de la prestación de

un Servicio Público por un Servicio Público por entidades privadasentidades privadas

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace Concepto que hace referencia al proceso referencia al proceso

integral de los documentos integral de los documentos en su Ciclo Vital.en su Ciclo Vital.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto actividades administrativas y Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la manejo y organización de la documentación producida y recibida documentación producida y recibida

por las entidades, desde su origen por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de hasta su destino final con el objeto de

facilitar su utilización y Conservación. facilitar su utilización y Conservación.

SOPORTE DOCUMENTAL

Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los Archivos existen los Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y informáticos, orales y sonoros.sonoros.

Medios en los Medios en los cuales se cuales se contiene contiene

información, información, según los según los

materiales materiales empleados.empleados.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Disponer de la Documentación

ORGANIZADA Con miras a la

RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-

TIVO

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo

Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA

Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

Los principios que rigen la organización de Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:los fondos documentales:

•ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el orden Es mantener el orden interno de cada fondo interno de cada fondo manteniendo la manteniendo la estructura que tuvo estructura que tuvo durante el servicio durante el servicio activo.activo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Definiciones del Valor Primario

Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.

Aspectos o Facetas del Valor Primario

AdministrativoAdministrativo

Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.

Todo doc. tiene un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.•De contratos.

LegalLegal

Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

ContableContable

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD

ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR DE LAS TVD SEA REAIZADO POR

EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO

Reglamento General de Archivos, Art. 19: Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.técnicos de los archivos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de

Retención y Transferencia Documental.Retención y Transferencia Documental.

CONCEPTO

LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS.

Hoja Nº_____de_____

Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/NºNº DE

FOLIOSNOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

Nº de Orden CODIGO

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE CONSERVACION

SOPORTE

FRECUENCIA DE

CONSULTA NOTAS

Unidad Administrativa: ___________________________Oficina Productora: ____________________________Objeto: ____________________________

Entidad Remitente: ____________________________Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DIA NT

NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

República de ColombiaArchivo General de La Nación

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Elaborado por:_____________________________Cargo:____________________________________Firma:____________________________________Lugar:____________________Fecha___________

Entregado por_____________________________Cargo:___________________________________Firma:___________________________________Lugar:_________________Fecha_____________

Recibido por:_____________________________Cargo:___________________________________Firma___________________________________Lugar:____________________Fecha__________

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN

Lo integran:Lo integran:•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)

CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES

•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).

SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN

QUE ESQUE ESEs el conjunto de Instituciones archivisticas Es el conjunto de Instituciones archivisticas

articuladas entre sí articuladas entre sí

CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN:SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:•NACIONALNACIONAL•DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL•DISTRITALDISTRITAL•METROPOLITANOMETROPOLITANO•MUNICIPALMUNICIPAL•LOCALLOCAL

•Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.•Archivos indígenas según la disposición de la Archivos indígenas según la disposición de la

LEY.LEY.



SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVAARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVAARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIALARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROLARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOSARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS

• Obligatoriedad de conformaciónObligatoriedad de conformación• Responsabilidad de la gestión documental.Responsabilidad de la gestión documental.• Garantía de espaciosGarantía de espacios• Control de los recursosControl de los recursos• Responsabilidad de los servidores públicosResponsabilidad de los servidores públicos

•SecretariosSecretarios•FuncionariosFuncionarios

• Capacitación para los funcionariosCapacitación para los funcionarios• Uso de nuevas tecnologíasUso de nuevas tecnologías• Validez documentalValidez documental• Custodia documental de entidades liquidadas.Custodia documental de entidades liquidadas.

ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS

• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.

• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:

•MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES•PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS•EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES

CONTROL Y VIGILANCIA

• VISITAS DE INSPECCIÓNVISITAS DE INSPECCIÓN• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN.NACIÓN.• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES

TERRITORIALES.TERRITORIALES.

El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.Archivos.

Con lo anterior en desarrollo del Programa Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública de Renovación de la Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y que involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los seguimiento de la conformación de los Archivos.Archivos.

ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Acto administrativo de nombramiento o de Acto administrativo de nombramiento o de

contrato de trabajo.contrato de trabajo.•oficio de notificación del nombramiento o oficio de notificación del nombramiento o

contrato de trabajo.contrato de trabajo.•Oficio de aceptación del nombramiento.Oficio de aceptación del nombramiento.•Documento de identificación.Documento de identificación.•Hoja de vida (formato Unico de la Función Hoja de vida (formato Unico de la Función

Pública).Pública).


• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Soportes documentales de estudiosSoportes documentales de estudios•Acta de PosesiónActa de Posesión•Pasado JudicialPasado Judicial•Certificado de Antecedentes DisciplinariosCertificado de Antecedentes Disciplinarios•Declaración de Bienes y RentasDeclaración de Bienes y Rentas•Certificado de Aptitud LaboralCertificado de Aptitud Laboral•AfiliacionesAfiliaciones•Evaluación del DesempeñoEvaluación del Desempeño•Actos AdministrativosActos Administrativos


• Establecimiento de Controles que Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la garanticen las la transparencia de la administración de las Historias Laborales y administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la desarrollan las actividades propias de la gestión del talento humano.gestión del talento humano.


• Los documentos ordenados atendiendo a la Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.secuencia de su producción.

•Los documentos de cada HL deberán estar Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de conservación colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.no tendrá mas de 200 folios.

UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN

UNIDAD DE ALISTAMIENTO

PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento

Identificación fondos Identificación fondos DocumentalesDocumentales

Estructura Orgánico-Estructura Orgánico-funcionalfuncional

Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL

DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL

Identificación de Temas o Identificación de Temas o AsuntosAsuntos

Valoración DocumentalValoración Documental SelecciónSelección InventarioInventario

Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA

Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

• DEPOSITOS PARA DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

• Independencia, funcional, orgánica Independencia, funcional, orgánica o de responsabilidades.o de responsabilidades.•FuncionalFuncional•Eficiente,eficaz y económico Eficiente,eficaz y económico •SeguroSeguro

http://www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/queesagn/queesagn.htm


CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES• Lugar seco y clima medio. Alejado de Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.RELATIVA DE 50 A 60%.•Control de la luz solar. Evitar daños Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(por decoloración y envejecimiento.(LUZ LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,

FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.


• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES•DENTRO DE LA SECRETARIADENTRO DE LA SECRETARIA•ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)

•CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES


• MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.

SERVICIOSSERVICIOSCAPACITACIÓN CONSULTA

REPROGRAFIA

Consulta y Consulta y préstamo préstamo

del del Archivo Archivo

de de GestiónGestión

Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo

Almacenamiento,

Custodia y conservación

de la documentación Semi e Inactiva

Consulta de las

Bases de datos

Cus todia y cons ervac ión

de los Acervos Adminis trativos

en Archivo Inactivo

• GENERALIDADES DEL SERVICIOGENERALIDADES DEL SERVICIO•USUARIOSUSUARIOS•SOLICITUDESSOLICITUDES•CONTROLES DE PRESTAMOCONTROLES DE PRESTAMO

•OTROS MANEJOSOTROS MANEJOS•MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.DE EMERGENCIA.

SERVICIO DE PRESTAMO

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