Teor­A Archiv­Stica

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  • 1. CONCEPTOS ARCHIVISTICOSBSICOS

2. FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta eficiente.ESTADO DE LA DOCUMENTACIN 3. SOLUCIN A LOS FONDOS ACUMULADOS

  • CONCENTRACIN DOCUMENTAL PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO TOTAL
  • Se realizar la concentracin de la totalidad de la documentacin con miras al levantamientode las Tablas de Retencin Documental.
    • LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN DE HISTORIAS LABORALES

4. FUNCIONES DEL ARCHIVO

  • Unificar criterios sobre:
    • Mtodos de organizacin de los fondos documentales
    • Sistemas de codificacin y clasificacin usados dentro de la Secretaria
    • La creacin de mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental
    • El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.

5.

  • Realizar el anlisis de documentos,procedencia, contenidos y custodia.
  • Definir las unidades y el sistemadealmacenamiento.
  • Creacin y prestacin de los servicios delArchivo.
  • Establecer la normatividad y procesos deuso de la documentacin en custodia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO... 6.

  • Rediseo de Servicios de informacin.
  • Creacin de nuevos servicios:
    • Capacitacin al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan.

FUNCIONES DEL ARCHIVO... 7. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

  • Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:
    • La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.
    • La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental.
    • La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.

8. FUNCIONES DEL ARCHIVO...

  • Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:
    • La definicin de la Informacin contenida enlos nuevos formatos y su uso.
    • La disposicin final del documento.
    • La definicin de uso, manejo y cantidad decopias generadas por documento.
    • El establecimiento de vigenciasadministrativas y valores documentales.

9. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administracin: Gestin y Control Para losciudadanos Para la ciencia la investigacin y la cultura 10.

  • Qu es unARCHIVO
  • Qu es unArchivo Pblico
  • Qu esArchivo Total
  • Qu esGestin Documental
  • Qu esSoporte Documental
  • Qu esDocumento Original

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS DESDELA LEY 594 DE 2000 11. ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestinConjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material 12. ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas 13. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital. 14. GESTIN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas ytcnicas tendientesa la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin. 15. SOPORTE DOCUMENTAL Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados. 16. PRINCIPIOS GENERALESDE LA FUNCIN ARCHIVISTICA

  • Disponer de la Documentacin
  • ORGANIZADA
  • Con miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRA-TIVO

Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial yCultural. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad 17. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

  • PROCEDENCIA
  • Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:

  • ORDEN ORIGINAL
  • Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

18. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

  • Histrico
  • Cultural
  • Investigacin
  • Cientfico

ARCHIVO DE GESTI N ARCHIVOCENTRAL ARCHIVOHIST RICO

  • Administrativo
  • Legal
  • Fiscal
  • Contable
  • Tcnico

Valores Primario s Valores secundario s DocumentacinActiva DocumentacinSemi-activa DocumentacinInactiva 19. Definiciones delValor Primario

  • Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitacin, la vigencia y el plazo precaucional.
    • Mientras sirven a la Institucin, por ende este valor es transitorio.

20. Aspectos o Facetas delValor Primario Administrativo Es anlogo al valor Legal, pero solo para el mbito interno de la Institucin. Poseen ste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.

  • Todo doc. tiene un valor Legal:
  • Los doc. que afecten a la organizacin en su orden general.
  • Los doc. testimoniales.
  • De contratos.

Legal Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero. Contable 21. TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POREL COMIT DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19:Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. 22. TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin deTablas de Retencin y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 23. Hoja N_____de_____ Unidad Administrativa:___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DEENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________ 24. SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN

  • Lointegran:
  • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
  • LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)

CUALES SON SUS FUNCIONES

  • BUSCAR LA MODERNIZACIN Y HOMOGENIZACIN METODOLGICA EN LA FUNCIN ARCHIVISTICA (COOPERACIN E INTEGRACIN).

25. SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre sCUALES SON SUS FUNCIONES 26. 27. 28. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

  • POR JURISDICCIN Y COMPETENCIA
  • SE CLASIFICAN EN:
  • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
  • ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO
  • ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
  • ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO

29. CATEGORIZACIONDE LOS ARCHIVOS

  • LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:
  • ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:
    • NACIONAL
    • DEPARTAMENTAL
    • DISTRITAL
    • METROPOLITANO
    • MUNICIPAL
    • LOCAL
  • Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.
  • Archivos indgenas segn la disposicin de laLEY.

30. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

  • SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:
  • ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA
  • ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA
  • ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL