Edición No. 26

Diciembre de 2013 Barrancabermeja - santander

INFORME DE GESTIÓN 2013CONTRALORÍA MUNICIPAL

DE BARRANCABERMEJA

“¡Vigilando lo público...para un futuro mejor!”

RENDICIÓN DE LA CUENTA

MISIONAL

DIRECCIÓN TÉCNICA DE FISCALIZACIÓN

La Dirección Técnica de Fiscalización de la Contraloría Municipal, en desarrollo de su gestión administrativa y de vigilancia de la gestión fiscal de los sujetos de control en lo transcurrido del 1 de Enero de 2013 hasta el 30 de Diciembre de 2013, las actividades son: PGA - 2013 El Plan General de Auditoria 2013 fue aprobado mediante Resolución Administrativa 022 de febrero 1 de 2013, contempla la ejecución de 19 procesos de la siguiente manera: AUDITORIA ESPECIAL 10AUDITORIA REGULAR 2INFORMES ESPECIALES 4INFORMES DE PRONUNCIAMIENTO 4 AUDITORIA DE SEGUIMIENTO 1

Para el segundo semestre se programaron 5 informes de pronunciamiento como son: 1) CONCEPTO Y ANÁLISIS SOBRE LA GESTIÓN REALIZADA EN EL CONTROL DE LOS ESPACIOS PÚBLICOS DE LA CIUDAD.

2) CONCEPTO Y ANÁLISIS SOBRE POLÍTICAS PUBLICAS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO.

3) CONCEPTO Y ANÁLISIS SOBRE EJECUCIÓN DE RECURSOS DE LA ESTAMPILLA PROCULTURA.

4) DETERMINAR EL PORCENTAJE DE AVANCE, LA FRECUENCIA DE LOS HALLAZGOS Y EL NIVEL DE RIESGO EN EL ESTADO DE LAS METAS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS POR LOS SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL.

5) GESTIÓN Y RESULTADOS DE LA SECRETARIA DE SALUD. Estos informes se encuentran en la etapa de revisión para posteriormente remitirlos a los sujetos de control.

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PRESUPUESTO AUDITADO EN DESARROLLO DEL PGA – 2013

CUADRO N° 1: PRESUPUESTO AUDITADO PGA - I SEMESTRE 2013

En el cuadro anterior se observa que en el primer semestre de la ejecución del PGA-2013, fue auditado el 67.3% del presupuesto asignado para contratar en la vigencia 2012.

CUADRO N° 2: PRESUPUESTO AUDITADO PGA - II SEMESTRE 2013

En el cuadro anterior se observa que en el segundo semestre de la ejecución del PGA-2013, fue auditado el 16% del presupuesto asignado para contratar en la vigencia 2012.

CUADRO N° 4ACCIONES PREVENTIVAS

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En el cuadro anterior se observa que en el segundo semestre de la ejecución del PGA-2013, fue auditado el 16% del presupuesto asignado para contratar en la vigencia 2012.

CUADRO N°3: RESULTADO AUDITORIAS PGA- 2013

El cuadro anterior nos muestra el resultado de las auditorías ejecutadas en el primer semestre del PGA - 201.

Para el segundo semestre se enviaron los informes preliminares de las auditoriasejecutadas, los cuales se están socializando con las entidadades correspondientes,quienes se encuentran proyectando su respuesta para la elaboración del informe final.

Tales como:

Espec ia l a la con t ra tac ión de l Mun ic ip io , INDERBA, y Conce jo Mun ic ipa l .Especial al FORCAP, Curador Urbano, Personería Municipal de Barrancabermeja.

Así mismo se enviaron los in formes def in i t ivos de las aui tor ías especia lesen la contratación de aguas de Barrancabermeja.

Como tambien se están ejecutando los informes de pronunciamiento como son:

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CUADRO N° 4: PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITO I SEMESTRE 2013

CUADRO N° 5: ACCIONES PREVENTIVAS

- Informe de pronunciamiento Concepto y Análisis sobre la ejecución de los recursos de la estampilla procultura.- Gestión y resultados de la secretaría de salud- Concepto y análisis sobre la gestión realizada al control delos espacios públicos de la ciudad.-Concepto y análisis sobre políticas públicas de agua potable y saneamiento básico.- Informe sobre Costo-Beneficio del proceso auditor, participaciónciudadana, responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.

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GRUPO DE REACCIÓN INMEDIATA (GRI)Y QUEJAS DEL CIUDADANO

DERECHO DE PETICION SOBRE EL PAGO DE INDUSTRIA Y COMERCIO POR PARTE DE ECOPETROL

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, dio respuesta al derecho de petición con Radicado N° 0197 de 22 de enero de 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administraron los recursos puestos a disposición de la Secretaría de Hacienda y los resultados de su gestión en el área de Industria Comercio. Se verificó que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaran conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Se realizó el análisis del comportamiento del impuesto de industria y comercio de los periodos 2012, 2011, 2010 y 2009, correspondiente a la Empresa Colombiana de Petróleos ECOPETROL.La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con lo estipulado en la resolución N° 176 del 6 de noviembre de 2012 del GRI (Grupo de Reacción Inmediata) de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.EL RESULTADO: 5 HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS

QUEJA SOBRE LOS INMUEBLES TOMADOS EN ARRIENDO POR EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA, PARA QUE FUNCIONEN LA SECRETARIA LOCAL DE SALUD MUNICIPAL Y LA SECRETARIA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL Y LA OFICINA DEL ADULTO MAYOR EN EL MUNICIPIO

Teniendo en cuenta la función fiscalizadora y las continuas inquietudes y quejas por parte de la comunidad, con respeto a los cánones de arrendamiento pagados por el municipio de Barrancabermeja, sobre los predios donde funcionan la Secretaria Local de Salud Municipal y la Secretaria de Desarrollo Económico y Social y la Oficina del Adulto Mayor. La Contraloría Municipal de Barrancabermeja a través del GRI (Grupo de Reacción Inmediata), adelantó las labores investigativas necesarias, en aras de aclarar las inquietudes frente a estos contratos de arrendamiento, es así que después de realizar las investigaciones e indagaciones referentes al caso, presentó un in forme respecto de d ichos contratos de arrendamiento.RESULTADO: 1 HALLAZGOS ADMINISTRATIVO, 1 DISCIPLINARIO Y 1 FISCAL

IINFORME SOBRE LA QUEJA PRESENTADA POR LA ASOCIACION DE USUARIOS DE LA ESE BARRANCABERMEJA

En razón a la queja allegada al ente de control por los miembros de la Asociación de Usuarios de la ESEB, el día 6 de mayo de 2013 La Contraloría Municipal envió a dos funcionarios quienes se desplazaron a la ESE, con el fin de indagar e investigar la veracidad de estas posibles irregularidades, para lo cual se entrevistaron con los Funcionarios responsables de cada proceso, suscribieron las respectivas actas y recopilaron la evidencia respectiva.

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• RESPUESTA DENUNCIA PUBLICA REVISTA GENTE (Septiembre 8 de 2013) CONTRATOS 028 de 2012, Orden de Prestación de Servicio No 197 de 2012 y Orden de Prestación de Servicios No 040 de 2013

De acuerdo al desarrollo de la investigación practicada por la Dirección Técnica de fiscalización de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, ante la queja presentada por la Revista Gente, de los contratos anteriormente mencionados se pudo evidenciar que el contratista, cumplía con los requisitos de capacidad, idoneidad y experiencia para la ejecución de actividades propias de asesoramiento a entidades públicas desvirtuando lo argumentado en la queja que dio inicio a esta investigación.

RESULTADO: UNA VEZ REALIZADA LAS INVESTIGACIONES DEL CASO, ENCONTRAMOS QUE NO EXISTÍAN MERITOS PARA DETERMINAR UN PRESUNTO HALLAZGO.

En cumplimiento de dichos objetivos, se han realizado las gestiones correspondientes durante el período comprendido de enero a Diciembre de 2013, como se explica a continuación:

RESPONSABILIDAD FISCAL

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Secretaría de infraestructura 17 de Junio 2013

•INDAGACIONES PRELIMINARES – 2013. No debe olvidarse que según el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, la etapa pre-procesal denominada “indagación preliminar”, se lleva a cabo siempre y cuando no exista certeza sobre la ocurrencia del presunto hecho generador del daño fiscal y por ende, no exista certeza sobre dicha causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento y/o sobre otros aspectos como la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables. Es decir, su objeto es verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, así como también, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hubieren causado el detrimento o intervenido o contribuido a él.

Dicho lo anterior, este ente de control verificó que en tratándose de indagaciones preliminares no se profirió auto que ordenara la terminación anormal por caducidad de las tramitadas. Se archivaron por improcedentes dos (2) de las indagaciones y otras tres (3) fueron cerradas en su etapa pre-procesal de indagación pero a su vez se decretó la apertura como procesos de responsabilidad fiscal, lo anterior mediante auto mixto a la luz del principio de economía procesal. Con base en lo expuesto, se determina que el trámite procesal de las indagaciones preliminares durante la vigencia enero diciembre del 2013, fue satisfactorio.

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Procesos de Responsabilidad Fiscal

Se observan resultados favorables de eficiencia y efectividad en las actuaciones realizadas dentro de cada uno de los procesos de la Dirección de Responsabilidad Fiscal (primera instancia) y el Contralor Municipal (segunda instancia), tendientes a evitar dilaciones procesales, tal como se explica en las siguientes graficas:

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Procesos de Jurisdicción CoactivaEn el período comprendido entre el mes de enero a Diciembre de 2013, se ha logrado recaudar en la Dirección de Jurisdicción Coactiva un total de TREINTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($35.883.288,oo) por sentencias, multas y reintegros. Dentro de los procesos de jurisdicción coactiva se encuentran procesos con decretos medidas cautelares, como se aprecia en la siguiente gráfica:

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Procesos Administrativos Sancionatorios se obtiene los siguientes resultados que se detallan a continuación:

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA

La Secretaría General, tiene dentro de sus funciones planear, evaluar y efectuar seguimiento y monitoreo al desarrollo organizacional de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, especialmente al cumplimiento de los planes y programas establecidos para llevar a cabo las actividades de control fiscal. Administrar las áreas esenciales para el funcionamiento de la Contraloría como son la gestión del talento humano, planeación, informática, tesorería, almacén, archivo y trámite de los procesos disciplinarios contra los servidores públicos de la entidad. De igual manera, coordina las actividades tendientes al fomento de la veeduría y participación ciudadana, así como también ejerce funciones de coordinación del sistema de control interno.

Esta dependencia básicamente se constituye en el apoyo principal del Despacho del Contralor Municipal, en tanto que organiza y planea las diferentes actividades del Ente de Control en desarrollo de sus tareas misionales. Atiende los siguientes frentes principales :

•Coordinación de actividades administrativas de almacén, archivo, tesorería.•Manejo del talento humano de la entidad.•Planeación de las labores misionales de la entidad (Participación•Ciudadana, Responsabilidad Fiscal y Vigilancia Fiscal ).•Coordinación del Sistema de Control Interno.•El Proceso Estratégico orienta la gestión de la Contraloría mediante políticas y directrices que guían el accionar de los funcionarios hacia el logro de los objetivos institucionales.

Además, en este Proceso se incluye lo referente a la medición y mejora, como apoyo a los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

El Proceso de Apoyo provee las herramientas necesarias para asegurar la ejecución normal de las actividades, la promoción del talento humano y la motivación permanente de los servidores públicos, incluyendo actividades de bienestar y programas de salud ocupacional, encaminados a mejorar la calidad de vida y de trabajo de los servidores públicos de la Entidad.

Cada uno de estos Procesos incluye los procedimientos que condensan la operación de la Contraloría, y que a través del Plan Estratégico Institucional 2012-2015, se da cumplimiento a los mismos y en desarrollo de los diferentes procesos de tipo administrativo se ejecutaron acciones que aseguran el cumplimiento de los objetivos, metas y misión institucional de la Entidad.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

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Ejecución Efectiva de Recursos: Orientada a administrar con eficiencia y eficacia los recursos humanos, financieros y tecnológicos buscando que todas las actuaciones en el manejo de los mismos se realicen con transparencia, dando cumplimiento a las obligaciones de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, mediante la implementación del MECI, la aplicación de la normatividad legal vigente en contratación estatal, desarrollo del talento humano, administración del riesgo, manejo y administración de recursos. El presupuesto de la Contraloría Municipal, fue aprobado mediante Acuerdo Municipal No. 262 del 6 de Diciembre de 2012 para la vigencia fiscal del 1 de Enero a 31 de Diciembre de 2013.

La Ley 1416 de 2010, establece que a partir de la vigencia 2011 los gastos de las Contralorías Municipales y Distritales, sumadas las transferencias del nivel central y descentralizado, crecerán porcentualmente en la cifra mayor que resulte de comparar la inflación causada en el año anterior y la proyectada para el siguiente por el respectivo distrito o municipio. En ese sentido, el presupuesto de la Contraloría, no puede ser adicionado y solo se ha venido ajustado anualmente en la última década así: Consecuentemente, mediante Decreto de liquidación del presupuesto general de rentas y gastos del Municipio de Barrancabermeja, número 280 del 21 de Diciembre de 2012, se aprobó la suma de DOS MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y UN MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL QUINIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS MCTE ($2.451.150.598), como presupuesto para la Contraloría Municipal de Barrancabermeja para la vigencia 2013.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

PRESUPUESTO

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INCREMENTO

AÑO PRESUPUESTO PRESUPUESTO

2004 1.424.147.246$

2005 5,50% 1.502.475.345$

2006 3,41% 1.553.687.667$

2007 4,50% 1.623.603.612$

2008 4,00% 1.688.547.757$

2009 4,50% 1.764.532.406$

LEY 1416 2010 24,48% 2.196.488.174$

2011 3,18% 2.266.226.674$

2012 4,00% 2.356.875.741$

2013 4,00% 2.451.150.771$

Para la vigencia 2013, la ejecución presupuestal se consolidó de la siguiente manera:

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

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Así mismo, se dio estricto cumplimiento a la ejecución del PAC.

TALENTO HUMANO

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

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CAPACITACIÓN

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

Se consolidó el programa de capacitación acogido mediante la resolución No. 011 del 18 de enero de 2013 que fortalece el desarrollo del talento humano.

Se capacitaron todos los funcionarios de la entidad , tanto en el primer como en el segundo semestre; enlos siguientes programas:

1- Fortalecimiento del control fiscal2) Contratación Estatal3) Oralidad Proceso de Responsabilidad Fiscal4) Guía de Auditoría territorial5) Ley de Archvio6) Estatuto Anticorrupción7)Gestión de Calidad

SALUD OCUPACIONAL

Durante este periodo, la Salud Ocupacional y el Bienestar Social de los empleados fueron definidos como elementos coyunturales en la búsqueda de servidores públicos íntegros; por eso, la Contraloría Municipal de Barrancabermeja fortaleció las siguientes estrategias.

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja a través de la Coordinadora de Salud Ocupacional y los miembros del Comité Paritario de Salud Ocupacional realizaron las siguientes actividades:

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

PLAN BÁSICO LEGAL O ACTIVIDADES GENERALES DEL COPASO

Dando cumplimiento a la legislación vigente respecto a Salud y Seguridad en el Trabajo se han venido cumpliendo con los siguientes estándares establecidos

•A través de la Resolución Nº 076 del 02 de Mayo de 2013, se adoptó e implemento el programa del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo 2013-20014.

•En el mes de Junio se Conformó el Equipo Investigador de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja, quedando de la siguiente manera.

•Los miembros del Comité Paritario de Salud Ocupacional se reúnen mensualmente en las instalaciones de la entidad, con el fin de mejorar, prevenir y mantener el bienestar físico, mental y social de los funcionarios y contratistas a través de las actividades programadas y ejecutadas en el programa de salud ocupacional 2013.

En octubre de 2013, se llevaron a cabo las Elección de los miembros del COPASO:

Higiene y Seguridad Industrial

Este subprograma hace referencia a las actividades que buscan determinar los riesgos y establecer los planes de acción para minimizarlos y en su desarrollo se han realizado las siguientes actividades:

• Se realizó el proceso contractual de mínima Cuantía para la Revisión, pintura y Recarga de los extintores de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.

• Con el apoyo de ARL POSITIVA S.A., se está trabajando en la aplicación de la batería de Riesgo Psicosocial a los miembros del COPASO, y a su vez, se está estudiando la posibilidad de aplicar las baterías a todo el personal de planta de la Contraloría a partir del próximo año 2014, con el fin de dar cumplimiento a la legislación legal vigente, en relación a la creación y ejecución del programa para la prevención y control de enfermedades generadas por Riesgo Psicosocial.

• El día 06 de Diciembre 2013, se desarrolló la campaña de orden y aseo denominada “LA SALUD EN EL TRABAJO ES RESPONSABILIDAD DE TODOS”:

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GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

Antes

Después

Medicina preventiva y de trabajo

•Programa de Pausas Activas: A partir del mes de junio se implementó el programa de las pausas activas en la Contraloría municipal de Barrancabermeja, las cuales se realizaban en el horario de la mañana en compañía de un profesional de INDERBA, quien se encargó de recordar a los funcionarios y contratistas la importancia de practicar durante la jornada laboral ejercicios de estiramiento durante 30 segundos a 5 minutos.

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PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

La Contraloría Municipal de Barrancabermeja busca generar espacios de deliberación con el propósito de crear pensamiento de control fiscal y generar una Participación activa de la ciudadanía en los asuntos públicos, mediante la utilización de herramientas que favorezcan la capacidad propositiva de los ciudadanos y la exigencia de atención a sus demandas y necesidades comunitarias. En la tabla se muestran los avances que se han dado con el programa.

“USTED Y LA CONTRALORIA”

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PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

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PROGRAMA SEMILLAS: Contralores Escolares

Se ha mantenido contacto directo con el ciento por ciento (100%) de las instituciones educativas del Municipio de Barrancabermeja, proceso que empezó desde la propuesta de crear una nueva figura estudiantil denominada “Contralor Escolar” la cual fue acogida por la comunidad educativa de los diferentes colegios obteniendo para la fecha un total de trece (13) contralores escolares elegidos por voto popular de acuerdo a los parámetros establecidos por este organismo. Aunque se ha permitido la modificación de los parámetros de acuerdos de los consejos directivos y estudiantiles de cada institución. No obstante, se ha dejado claro que estas modificaciones deben quedar reflejas y soportadas en las actas de posesión del gobierno escolar.

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

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PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

ATENCIÓN DE DENUNCIAS

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PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

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PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

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SOCIAL

INFORMATIVO EL ROBLE

JUAN CARLOS STAPPER ORTEGA CONTRALOR MUNICIPAL

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓNRICARDO COLLANTE VILLALOBOS

EDICIÓN Y TEXTOZULLY PATRICIA RICO LÓPEZ LUZ ELVIRA QUINTERO PÉREZ

C O O R D I N A D O R P R O Y E C TOJOSE ANTONIO RIAÑO GALVIS L Í D E R D E P R O C E S O D E PARTICIPACIÓN CIUDADANA