GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL

PROYECTO Lecciones Aprendidas

Ing. Luis Oviedo Tejada - PMP

www.gestiondeproyectos.spruz.com

oviedotejadaluis@gmail.com

Realmente existe poca bibliografa referida al tema del presente artculo. Sin embargo, el tema es muy importante, por lo que es necesario efectuar una revisin de un recurrente hacer en la direccin de proyectos que conducen al fracaso de los mismos y que los podemos resumir en los siguientes malos hbitos en el tema que nos convoca.

Cambie constantemente el alcance, y hgalo luego de aprobado el proyecto. O mejor an, si puede, no defina el alcance o defnalo de una manera no clara e incompleta. Igualmente, an con un alcance bien definido, durante el proyecto el contratista siempre lo molestar con dudas y observaciones.

Subdivida el proyecto entre varios proveedores y no disponga recursos para controlar los. (Esta poderosa tcnica funciona mejor si la combina con la anterior)

No se moleste en verificar que la informacin que le proporciona a los proveedores sea confiable, completa y actualizada. De todos modos ellos se darn cuenta durante la implementacin.

Bajo ningn concepto brinde soporte tcnico o logstico al contratista. Ellos deberan saber ya todo, para eso est el contrato, para que lo cumplan.

y mucho menos asigne a un PM al proyecto. Usted es el cliente, el que debe trabajar es el proveedor.

Tengamos entonces presente algunas LECCIONES APRENDIDAS luego de transitar por ese irregular y confuso camino y que nos condujo al fracaso de muchos proyectos.

Referente al HACER O COMPRAR.

En todo proyecto siempre nos vamos a encontrar con la decisin de: Nosotros mismos HACER la solucin (producto, servicio o entregable) o COMPRAR la solucin a un proveedor.

Desarrolle este proceso de toma de decisiones pasando por una sesuda evaluacin:

Del significado DE QUE comprar (todo o una solucin parcial?). De si CUENTO o no con los recursos necesarios y si estos estn disponibles

(desperdicio una oportunidad de aprender?) De QUE beneficios potenciales (tiempo, costos y calidad) voy a obtener. De A QUE RIESGOS me someto (secreto industrial en riesgo?) De CUANTO me va a costar (debo buscar reducir costos?).

Referente a las Bases o Trminos de Referencia

La complejidad y el nivel de detalle de documentos (solicitud de informacin RFI, invitacin a licitacin IFB, solicitud de propuesta RFQ, etc.) de la adquisicin deben ser coherentes con el valor de la adquisicin y con los riesgos asociados a la misma.

Remita los documentos de la adquisicin totalmente verificado, completo y ordenado. No asuma que los proveedores van a entenderlo tal como usted piensa, sino como esta redactado y elaborado.

Especifique claramente los documentos y el orden en que estos deben ser presentados.

Referente al Contrato.

Elija entre los diversos tipos de contrato, ya sea de contratos de precio fijo, de costos reembolsables y de tiempo y materiales el ms apropiado para el proyecto (evale los riesgos tanto para el comprador como vendedor de cada uno de ellos). Por ejemplo en un contrato de precio fijo el contratista asume el 100% de los riesgos y espera por ello recibir un beneficio mayor que en otros tipos de contratos.

Establezca contratos justos. Tenga presente que la cohesin y la cooperacin que requiere un proyecto, se ver resquebrajada si una de las partes considera que se lo trata injustamente.

Referente al proveedor.

Seleccione a los proveedores estableciendo criterios de experiencia mnima, solvencia tcnica, y capacidad financiera. No permita que compaas sin experiencia ni trayectoria participen en el proceso de adquisicin.

Verifique la experiencia y formacin del equipo propuesto por los proveedores.

Proporcione incentivos al proveedor, ya sea por rendimiento por terminar antes o por exceder las expectativas de desempeo.

Referente A seguimiento y control del contrato.

No olvide que el gerente de proyectos es el responsable del cumplimiento del contrato por parte del proveedor en los trminos y condiciones fijadas. Por lo tanto el tiene que asegurarse que el producto o servicio final este apto en su uso para los fines que se convinieron.

Si los proyectos pueden sufrir cambios, estos pueden afectar a los contratos, por lo tanto asegrese de que el contrato permita sus realizaciones sin afectar a las partes involucradas.

Establezca claramente en el contrato la realizacin de auditoras, inspecciones, reuniones, etc. que nos aseguren que el contrato se esta cumpliendo de acuerdo a los establecido.