Lecciones aprendidas Web2.0 en OPS

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Lecciones aprendidas A un año de implementación de la Estrategia PAHO Web 2.0 2008-2009 Isaías Montilla – OPS Panamá Carolina Suárez – OPS Colombia Emir Castañeda – OPS Belize Junio de 2010

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Presentación realizada en el evento de Brasilia, II Taller sobre la Web 2.0 institucional, el día 10 de Junio. Es sobre Lecciones Aprendidas a un año de implementación de la estrategia PAHO Web 2.0, resultado de la Comunidad de Práctica en la cual venimos trabajando, resultado del I Taller Web 2.0 de Agosto de 2009.

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  • 1. Lecciones aprendidasA un ao de implementacin de la Estrategia PAHO Web 2.0 2008-2009Isaas Montilla OPS Panam Carolina Surez OPS ColombiaEmir Castaeda OPS BelizeJunio de 2010

2. Comunidad de prctica Resultado del I Workshop de Consolidacin dela estrategia PAHO Web 2.0 (Agosto 2008). Integrantes: ARG, BRA, CHI, COL, CUB, PAN,PAR, PER y URU Lder: PAN Moderadores: BRA y COL Facilitadores: ARG, CHI, CUB, PAR, PER y URU Apoyo Informe Final: BEL 3. Objetivos CdP Ofrecer un espacio para que los Equipos Web compartan eintercambien experiencias e informacin relacionada con el procesode implementacin de la estrategia Web 2.0 de la OPS/OMS. Recopilar las buenas prcticas generadas a partir de las experienciasde los Equipos Web de las Oficinas de pas, Centros y reas. Realizar una reflexin colectiva a partir de la informacin obtenida delos Equipos Web. Sistematizar de forma conjunta las Lecciones aprendidas de lasestrategia Web 2.0 en OPS/OMS: Un ao de implementacin con elfin de fortalecer capacidades para su consolidacin en todos lasOficinas de pas, Centros. 4. El estudio Poblacin: 58 Equipos Web Muestra: 23 (18 Oficinas de pas, 1 Centro y 4reas) Instrumento: Cuestionario (21 preguntas) Conformacin del Equipo Web Conocimiento de la estrategia Implementacin de la estrategia 5. Leccin Aprendida 1La conformacin interdisciplinar de losEquipos Web influy positivamente en laimplementacin de la estrategia PAHO Web2.0 6. Leccin Aprendida 2Los equipos Web y sus Oficinas que se apropiaronde la estrategia y comprendieron su alcance para lacooperacin tcnica avanzaron con mayor facilidadduranteel perodo deimplementacin ydesarrollaron una visin de trabajo hacia contenidosinteresantes y acordes a los objetivos de laOrganizacin. 7. Leccin Aprendida 3El apoyo del personal gerencial y tcnico(Representantes y/o directores y funcionariostcnicos) fue fundamental para el logro de losobjetivos de los diferentes equipos Web y de laestrategia en s misma. 8. Leccin Aprendida 4Un permanente acompaamiento de KMC, con el usode herramientas colaborativas como reunionesvirtuales, espacio de trabajo, comunicacionestelefnicas. presenciales y por correo electrnico,fue esencial para el desarrollo del proceso. 9. Leccin Aprendida 5Las ayudas documentales (Guas) sobre la estrategiapreparadas y enviadas por KMC favorecieron unaeficaz arquitectura de informacin. 10. Leccin Aprendida 6La creacin y el uso de unaherramienta de comunicacinefectiva (boletn virtual PAHOWeb 2.0. WeeklyImplementation Report) paramantener informados a todoslos funcionarios sobre laestrategia, la implementacin yel desarrollo de la misma enlos diferentes pases, centros yreas. 11. Leccin Aprendida 7La falta de capacitacin en el uso del Gestor deContenidos Joomla! limit el avance de algunosEquipos Web en la implementacin de la estrategia. 12. Leccin Aprendida 8La creacin y participacin en espacios deintercambio de informacin Grupo Joomla!-fortaleci las capacidades de algunos miembros delos Equipos Web y as mismo facilit laimplementacin de la estrategia. 13. Leccin Aprendida 9La difusin de la nueva estrategia Web y suimplicacin en la forma tradicional de trabajopermiti lograr la colaboracin de mltiplesfuncionarios en diversas etapas del proceso. 14. Leccin Aprendida 10Los Equipos Web demostraron iniciativa ycreatividad en el diseo e implementacin desoluciones a los requerimientos y problemas localesconcretos sin romper los estndares establecidos. 15. ObstculosLa poca disponibilidad y participacin de funcionarios tcnicos yfalta de involucramiento de los mismos en el flujo de trabajo diario yen la produccin de contenidosLa falta de tiempo de los miembros para aportar en elenriquecimiento y actualizacin de las pginasLa concepcin de algunos funcionarios que consideran que produciry revisar contenidos para la Web es una carga de trabajo adicional yno una herramienta de colaboracin, visibilizacin y cooperacintcnica.El temor al cambioFalta de apoyo de la parte gerencial para tratarlo como temaprioritario.Cambios estructurales de direccinNecesidad de mejor preparacin para el tratamiento de lainformacin por parte del staff de consultores 16. Obstculos La falta de capacitacin en el uso del gestor de contenidos y sus componentes Manejo paralelo de los sitios antiguos y nuevos Problemas con la taxonoma Inconvenientes para incluir archivos de gran tamao y lentitud en el proceso de actualizacin y carga de contenidos Necesidad de automatizar el proceso de recoleccin de datos Necesidad de interaccin e interoperabilidad con las herramientas de la BVS para evitar la duplicacin de esfuerzos alimentando dos portales con la misma informacin Uso del Explorer 6 que no se adapta a las necesidades de la Web 2.0 17. Buenas Prcticas En la Implementacin Generacin de documentos para facilitar el desarrollo de laestrategia (hoja de ruta, cronograma, guas, formatos) El establecimiento de roles y responsabilidades y el buen trabajo enequipo La comunicacin e involucramiento con el rea tcnica (en lospases) La bsqueda de alternativas para obtener la informacin para elsitio Web: formatos, visitas, entrevistas y capacitacin. Personalizacin del portal de publicaciones para garantizar lasespecificidades de pas y la literatura generada en colaboracin coninstituciones de pas. 18. Buenas Prcticas En la Difusin El desarrollo de actividades innovadoras depresentacin, lanzamiento y difusin de laspginas Elaboracin de Boletines Publicaciones PRE PRINT Uso de recursos multimediales Distribucin de materiales publicitarios(volantes, separadores, carpetas, etc.) 19. Buenas Prcticas En el Seguimiento Distribucin de boletn informativo de seguimiento a laestrategia. Construccin de pginas especiales temticas y/o Blogs Incluir el tema en los diferentes documentos que guan yevalan el trabajo de los funcionarios y de laOrganizacin como un todo. Reuniones de seguimiento y presentacin de informesperidicos. Diseminacin a las contrapartes de las nuevas noticiaspara promover el uso y conocimiento de la pgina. 20. Desafos Identificar estrategias para involucrar cada vez ms a todos lo miembros de la Organizacin en la produccin de contenidos y motivar un cambio de cultura con el uso de las herramientas Web 2.0 Crear herramientas Web que complementen o faciliten los procesos en las diferentes instancias locales, garantizando la autonoma y la equidad. Evolucin a medida que se vayan definiendo nuevos parmetros o aparezcan nuevas herramientas de gestin de la informacin. Necesidad de establecer polticas y equipos editoriales de la Web Apoyar a los pases, centros y reas pendientes en el inicio de actividades de implementacin de la estrategia. Establecer los recursos requeridos para satisfacer e involucrar, superando las expectativas, las necesidades de informacin del usuario final: el lector de nuestras pginas. 21. Para fortalecer y mejorar: Versin ms actualizada de Joomla! Capacitaciones avanzadas para el mejor uso de Joomla! Y suscomponentes Fortalecer los mecanismos de accesibilidad Carga dispendiosa de archivos en el DocMan Migracin total de la Web en el caso de la sed Multiplicidad de direcciones electrnicas para una mismapublicacin Mejorar el buscador y la recuperacin en motores de bsqueda Manejar direcciones amigables Traduccin de los portales para los idiomas oficiales de OPS 22. Conclusiones: Los resultados de la encuesta representan unaoportunidad para consolidar y fortalecer la estrategiaen los pases, centros y reas. Para consolidar,porque sirve para apoyar a los pases que an no sehan podido sumar a la estrategia, para fortalecerporque es posible extraer las buenas prcticas quepermitirn reforzar la estrategia, mejorar la calidad delos contenidos y la utilidad de las aplicaciones yservicios Web. 23. Conclusiones: Es importante resaltar que aparte del xito dela implementacin de la estrategia, est elxito de la conformacin de un grupo detrabajo de ms de 200 personas, de todos lospases, intercambiandoexperiencias,compartiendo soluciones y orientados aconsolidar a la Organizacin como una fuenteautorizada de informacin y conocimiento ensalud. 24. Conclusiones: Hoy podemos decir con vehemencia que sha sido Un equipo, Una URL, que estetrabajo colaborativoque permiti elnacimiento y el desarrollo de la estrategiaPAHO Web 2.0 ser precisamente el quecontribuya a su evolucin constante. 25. Mensajes de los EquiposEs un instrumento muy interesante Entre las ventajas, se menciona laque vale la pena compartirlo con las estandarizacin y la facilidad de hacercontrapartes nacionales como bsquedas en todos los sitios de laherramienta de cooperacin tcnicaOrganizacin desde el sitio de laEquipo Web Uruguay Representacin. El sitio es atractivo. Tiene la capacidad de incorporar a otras personas al equipo de trabajo web, Nos ha gustado mucho ladesde las diversas reas de trabajo de la forma en que cada pas ha oficina. Tcnicamente, la herramienta es buscado soluciones para ms sencilla de utilizar y las tener sus propias iniciativas y actualizaciones son menos complicadas. la creatividad desarrollada sin En algn momento, todos los romper los estndares funcionarios podrn trabajar en la web establecidos Equipo Web Panam Equipo Web Cuba 26. En trminos generales se Existe un compromiso porconsidera una herramienta mejorar la Webtil para visibilizar el trabajo constantemente, esto implicade cooperacin tcnica de la una revisin constante deRepresentacin y el papel de sus contenidos y de serviciosnuestra Organizacin en el o secciones. Si bien en estospas momentos la Web haceEquipo Web Colombia mucho nfasis en las actividades de laLuego de tener poca Representacin, no obstanteparticipacin en Web THR como las reas tcnicas seincrement la publicacin de estn dando cuenta de lamateriales tcnicos en elnecesidad de ser visibles seWeb en el bienio en curso. est empezando a generarEs un equipo que ya no esmayor comunicacin yescptico con el trabajo deretroalimentacin con ellosWeb Equipo Web PerEquipo Web THR de lasede 27. El desarrollo uniforme deLa percepcin del equipotodos los portales consobre la estrategia PAHOinformacin bsica yweb 2.0a nivel poltico delestructuras funcionales paraPWR es de alta importancia,cubrir las necesidades de los a nivel del equipo web: espases, y con la posibilidaduna actividad estratgica yde adecuacin parasistemtica del da a da, asatisfacer de forma mas nivel del equipo tcnico, aneficaz las necesidades de es un desafo pendientecada Oficina de pas oEquipo Web ArgentinacentroEquipo Web El Paso Nos gusta mucho la facilidad para mantener actualizada la Web, lo que hasta ahora se nos haba dificultado. Adems, la imagen corporativa refuerza la sensacin de pertenecer a una misma institucin, con oficinas en diferentes pases Equipo Web de Repblica Dominicana 28. Entre los aspectos positivosAlgunos obstculos para el Equipo hany negativos que enfrent elsido que a veces las reuniones son muyEquipo Web encontramos generales cuando se hacen por Elluminatefalta de tiempo para poder y cada pas tiene sus particularidades lodedicar a la estrategia, falta que hace difcil aplicar cosas regionales.de competencias en No existe un manual de procedimientos deplataforma Joomla de Joomla personalizado para la Web 2.0 quealgunos de los integrantes,te permita saber sobre los mdulos quepoca colaboracin en lapuedes descargar y usar en tu pginaproduccin de contenidos del Sera bueno tomar todos los desarrollosequipo tcnico.exitosos de las Representaciones y hacerSalir adelante a pesar de losun documento que d gua de lo que seproblemas, flexibilidad para puede desarrollar en el particular.resolver algunos Sera muy bueno que esta estrategiainconvenientes que surgieron estuviera dentro de nuestros trminos deen el camino y apoyo del referencia y que el equipo nos evaluara elRepresentante SPED para as presionar a que los pasesEquipo Web Chile avancemos en esta nueva etapa. Equipo Web de Mxico 29. A lo interno y externo del En cuanto a la conformacin del Equipo.equipo de trabajo, se han En 2009 el equipo tiene 4 componentesrecibido muy buenos principales y tambin los puntos focales decomentarios sobre lalas unidades tcnicas (titulares yimplementacin de estasuplentes) que garantizan mayornueva web 2.0 que le brinda capacidad de actualizacin de losal Instituto la posibilidad decontenidos (noticias y destacados). Hayproyectarse de una manera que registrar que todo el proceso eseficiente y oportuna al mundo coordinado y monitoreado por PWR BRApara contribuir a suque es el mayor patrocinador de laquehacer.perspectiva del uso de Internet como unaEquipo Web INCAPherramienta de cooperacin tcnicaEquipo Web BrasilSe sugiere incorporar este tema comoresponsabilidad de todos los funcionarios, no solodel equipoEquipo Web Honduras 30. Una buena prctica es tenerComo inicio el diseo conceptual y en consideracin lasestandarizado est bien, pero debera observaciones de los pases evolucionar a medida que se vayan para su aplicacin en ladefiniendo nuevos parmetros o estrategia y diseo del web aparezcan nuevas herramientas de gestin 2.0 y no considerar al pas de la informacin. como mero repositorio Equipo Web Paraguay Equipo Web Nicaragua Es muy importante tener unaExcelente iniciativa que no imagen institucional para todasolo permite unificar la PAHO, pero las consideraciones delimagen de la Organizacingrupo de trabajo de ECC es que haysino que tambin impulsa laque plantear una imagen propia deactualizacin tecnolgica y el pas, de su cultura como uncambio de cultura.Caribbean Look, cambiando lasEquipo Web Guatemala colores y imgenes por ejemplo. Equipo Office of Eastern Caribbean Countries, Barbados 31. MUCHAS GRACIAS!!!!