Universidad Central De Chile

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.

¿Porque es importante la gestión

del conocimiento en la auditoria?

“Solo es útil el conocimiento que nos hace mejores”

Sócrates

Nombre: Javiera Muñoz Brante

Profesor: Jorge Israel Russo

Fecha: 24 de abril del 2012

Solemne I

Índice

1

Temas Pp.

Índice 1

Introducción 2

1.- Gestión del Conocimiento 3-7

2.- Auditoria en la Gestión del Conocimiento 7-13

Conclusión 14

Bibliografía 15

2

Introducción

Dentro de las organizaciones, la gestión del conocimiento no es nada nuevo ya

que muchas empresas han implementado programas e iniciativas para conseguir

gestionar el conocimiento en su organización. Muchas de éstas están optando por

las nuevas tecnologías de la información y los software han vuelto a tomar

importancia, pero con el pasar del tiempo se ha demostrado que para gestionar

cualquier activo que posea una organización, hace falta algo más que tecnología.

Dentro de toda estrategia de gestión del conocimiento la información toma un

papel relevante ya que la organización dispone de información sobre los

conocimientos de sus empleados y debe aprender a gestionarla antes de

plantearse la implantación de cualquier solución de gestión del conocimiento.

Veremos el porqué la auditoria es sumamente importante dentro de la gestión del

conocimiento, y por último se nombraran tres empresas de auditoría que han

implementado la gestión del conocimiento para que así se reflejen los beneficios

de la gestión del conocimiento dentro de una organización.

¿Qué relación hay entre conocimiento, información y el personal de una

organización?, ¿Es necesaria la gestión del conocimiento en la auditoria?, espero

que éste ensayo les ayude a responder éstas y otras inquietudes que tengan

sobre la gestión del conocimiento y la importancia que tiene en la auditoria.

3

La constante necesidad de orden dada la enorme cantidad de información, obliga

a buscar métodos de almacenar y gestionar esa “información”. Teorías en la

gestión moderna, la dinámica en las organizaciones, la complejidad de la

sociedad, la globalización de los mercados y el valor de los intangibles: capital

intelectual; ha hecho necesario considerar que el conocimiento es de mayor valor

que los recursos tangibles, porque es la fuente para el desarrollo organizacional,

para la innovación, para la competitividad, para la comunicación y para la

participación en redes sociales. Las tecnologías de la información y la

comunicación han puesto a disposición de los seres humanos sistemas eficaces

para la gestión del conocimiento. No es el único, una buena gestión del

conocimiento no son sólo sistemas informáticos ágiles y potentes; para gestionar

el conocimiento es mas importante la actitud de las personas. Dada la estructura

del sistema educativo hay que propiciar un cambio de actitudes en la forma en que

las personas gestionan, usan y comparten información.

La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto

aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la

experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como

un recurso disponible para otros en la organización.

Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el

conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que

preste beneficios y se pueda compartir.

En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas

que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la

recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de

la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso

de ese conocimiento.

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En detalle, se refiere a las

herramientas y a las técnicas

diseñadas para preservar la

disponibilidad de

la información llevada a cabo por

los individuos dominantes y

facilitar la toma de decisiones,

así como reducir el riesgo. Es un

mercado del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a

disciplinas tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la

administración del conocimiento, es que el conocimiento no se

puede codificar fácilmente en forma digital tal como la intuición de los individuos

dominantes que viene con años de experiencia y de poder reconocer los diversos

patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede

reconocer.

La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del

Conocimiento) ha existido siempre como proceso en las organizaciones. De

manera informal por medio de las discusiones, sesiones, reuniones de reflexión,

etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el entrenamiento profesional y

los programas de capacitación.

La administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva

que se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevo

conocimiento.

La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles

que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen

que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación,

estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del

Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La

Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En este momento

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deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y

conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están

localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas,

organizaciones, entre otras), mientras que la información adopta un papel

mediador entre ambos conceptos. Hay que reconocer que, en realidad, lo que

fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos

(información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que

comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las

diferencias en el modo de procesar los datos (modelos mentales, modelos

organizacionales), nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados

idénticos de conocimiento. Sólo podemos conseguir aproximaciones, ya que el

contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así,

porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia)

En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se

convierten en información. La información asociada a un contexto y a una

experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una

persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y

finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de

capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.

Las Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar

familiarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos y

organizarse con ellos, Gestión: Conjunto de trámites y estudios que deben

realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientes conocimientos. Para así

entender mejor la situación actual, los entornos y el mejor futuro para la Empresa.

Conocimiento: se produce cuando un individuo de la misma hace uso de lo que

sabe y de la información que tiene disponible para la resolución de un problema o

el desarrollo de un proyecto.

Por ello el Conocimiento únicamente técnico, no es suficiente ni válido si no va

acompañado de los principios, de los valores éticos y emocionales. Las personas

deben tener ambos conocimientos, porque así serán capaces de tomar decisiones

verdaderamente útiles y acertadas.

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El conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la

Sociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y de

la Economía del Conocimiento. La competitividad de las empresas, y por lo tanto

su supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse y

utilizarse de forma eficiente.

El proceso de Gestión del conocimiento debe entenderse como los subprocesos

necesarios para el desarrollo de soluciones orientadas a generar las bases del

conocimiento de valor para la organización.  Cabe destacar que el proceso de

Gestión del conocimiento se centra en el concepto de generación de valor

asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instancias de conocimiento

que no sean importantes.

La Gestión del conocimiento

puede ser descrita como el

proceso sistemático de detectar

(localizar modelos cognitivos y

activos de valor para la

organización), seleccionar (es el

proceso de evaluación y elección

del modelo en torno a un criterio de interés), organizar (Es el proceso de

almacenar de forma estructurada la representación explícita del modelo), filtrar

(una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas

automatizadas en torno a motores de búsquedas). , presentar (los resultados

obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas) y

usar (El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de

resolver) la información por parte de los participantes de la organización, con el

objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el

capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las

competencias organizacionales y la generación de valor.

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Los objetivos de la gestión del conocimiento son crear un propósito de

conocimiento, crear el ambiente para el intercambio de conocimiento, mejorar el

acceso al conocimiento, aumenta la competitividad de la empresa y la eficacia del

sector público, administrar el conocimiento como un activo, facilitar un uso

eficiente de los recursos intelectuales en todos los procesos de la organización y

mejorar en manera planificada el conocimiento y la competencia del personal.

La principal función de la Gestión del Conocimiento en una organización es que no

tenga que pasar varias veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el

mismo problema, sino que ya sepa cómo usarlo, utilizando información guardada

de otras ocasiones, por lo tanto la gestión del conocimiento perímete el acceso

rápido a fuentes de información y conocimiento externos e internos, ahorrar tiempo

en la búsqueda de información, un aumento en la productividad debido al acceso

directo a la información por parte de todos los miembros del personal, evita la

redundancia, es decir las tareas no se realizan repetitivamente, reducción o

eliminación de errores en la transferencia de información, entre otras.

Por lo tanto, el conocimiento existente en la organización se puede entender como

el conocimiento sinérgico, resultado de las diferentes interacciones desarrolladas a

través de la historia operativa de la organización, sobre el cual dicha organización

desarrollará cada una de sus acciones, orientadas a través de sus objetivos

empresariales y su visión de largo plazo.

Ya habiendo explicado la gestión del conocimiento a fondo, podemos responder

nuestra gran interrogante, ¿porque es importante la gestión del conocimiento en la

auditoria?

Partamos diciendo que la auditoria de la información se posiciona como paso

indispensable para llevar a cabo una correcta y eficaz gestión de la información y

en consecuencia como requisito inexcusable para gestionar el conocimiento,

recurso estratégico cada vez más importante de una organización.

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El papel del auditor respecto a la gestión del conocimiento es más complejo que el

de los encargados de una función específica; en tanto debe reconocer la totalidad

de la información, para relacionarla de modo sinérgico y el camino más seguro

para la supervivencia, evolución y crecimiento de la organización; dicho camino

debe estar dirigido hacia el exterior, más específicamente a entender a la

organización como parte del patrimonio global.

El auditor debe tomar las directrices y limitantes de la dirección de la organización

para asumirlas e integrarlas en su trabajo de auditoría, lo anterior es posible sólo

cuando existe una comunicación eficiente entre el auditor y la dirección de la

organización, el trabajo de auditoría debe asesorar sobre el devenir de la

organización, tomando acciones en su interior y exterior, para la trascendencia de

las situaciones organizacionales.

Por lo tanto, el auditor debe enfocar su trabajo en la gestión del conocimiento, no

sólo conociendo el interior de las organizaciones para mejorarlas, sino convertirse

en un catalizador que las lleve a ser parte del mundo; esto es, ser coherente con

los movimientos de internacionalización y globalización, suceso que motiva el

repensar de los objetos sociales de las organizaciones, para reorientarlos hacia la

integración global, hacia la transparencia y la administración diligente.

Para formar parte de la auditoría ya no basta sólo con manejar conceptos

contables, financieros, legales, económicos, administrativos e informáticos, ahora

también resulta esencial poseer conocimientos en materia de administración de

operaciones, logística, ingeniería financiera, comportamiento organizacional,

estadística aplicada, calidad, productividad y ventas entre otras.

Los principales objetivos de la gestión del conocimiento dentro de la auditoria son:

Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con

las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de

las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía,

Eficiencia y Eficacia.

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Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que

promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección

temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en

los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de

las medidas que sean necesarias de manera oportuna.

Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la

obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de

rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con

los fondos y recursos que han puesto a su disposición para su

administración, distribución y custodia

Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de

sus presupuestos, con miras a lograr una mayor  economía, eficiencia y

eficacia en su ejecución.

Difundir la necesidad de

poseer sistemas integrales de información y comunicación que faciliten

la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto

de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los

administradores en la toma de decisiones adecuadas.

La gestión del conocimiento tiene como propósito dentro de la auditoría:

Evaluar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera

económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades o

funciones:

Evaluar si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstos de manera

eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles

internos; y

Determinar las causas de las ineficiencias o prácticas antieconómicas.

Debe comprobar cada elemento y poner al descubrimiento las prácticas

antieconómicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y

condiciones que las provocan y el efecto que producen. Deberá tener

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en cuenta la interrelación de las 3 Empresas con relación a la planificación

control y uso de todos los recursos de la entidad.

Los auditores internos responden ante la dirección y se comunican con el Comité

de Auditoría y la alta dirección.

Debido a su calificación y amplio conocimiento sobre las operaciones, estos

técnicos frecuentemente actúan como consejeros para la dirección.

El mundo empresarial está viviendo en los últimos cincuenta años una avalancha

de metodologías de gestión, herramientas de productividad y terminología

directiva. El ritmo vertiginoso con el que se suceden los cambios se ha visto

acelerado aún más por la

innovación y la tecnología. En

esta era del conocimiento e

información es vital contar con

un buen entendimiento de qué

herramientas hay disponibles y

como conviene utilizarlas. Las

organizaciones necesitan

entender cómo medir y ejecutar

estrategias y cómo llevar a

cabo un buen uso de las herramientas de medición tanto financieras como no

financieras. En este contexto la auditoría no puede ser ajena, debiendo

introducirse de lleno a evaluar el buen uso de las distintas herramientas,

verificando entre otras cuestiones tanto la utilización correcta de datos, como el

correcto cálculo y utilización de las distintas informaciones generadas.

El boom de la teleinformática puesto de manifiesto tanto en los negocios y

servicios al cliente vía Internet, como los servicios bancarios mediante la

utilización de los cajeros automáticos ha llevado a la existencia de nuevos riesgos

y necesidades, y con ello a la necesidad de nuevos servicios y requerimientos por

parte de los auditores.

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¿Porque las empresas auditoras usan gestión del conocimiento?

Algunas de las principales firmas auditoras están empezando a manifestar la

importancia de activos emocionales e intelectuales, y gracias a ellas aires de

renovación están empezando a soplar.

Mencionare tres empresas auditoras que son innovadoras, están dentro de un

mercado competitivo muy arduo y lo principal y lo que las hace ser lo que son que

usan gestión del conocimiento dentro de su organización.

Coopers & Lybrand situada en Nueva York han dicho que “Todos

nuestros activos son activos de conocimiento”, ésta empresa ha logrado ser unas

de las mayores empresas auditoras en el mundo ya que el conocimiento de sus

trabajadores es lo esencial para así lograr con eficiencia su trabajo y lo primordial

tener una ventaja competitiva con el resto de las empresas auditoras, cosa que lo

ha logrado con éxito.

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KPMG de Nueva York dice algo similar “Nosotros somos básicamente un

cerebro gigante” y "Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia

de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y

nuestra comunidad”, ésta empresa está muy enfocada a darle el mejor trato a sus

clientes, por lo cual orienta, motiva y los prepara a sus subordinados a cumplir en

unión sus objetivos y metas como organización.

Deloitte dice “la capacidad y el conocimiento es lo esencial para tener el

mejor equipo humano”, Deloitte es una empresa sumamente importante y

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consciente en sus estrategias en querer siempre sobresalir por lo cual lo más

importante para ellos es el capital humano, sus trabajadores.

El área de recursos humanos es la que tiene más importancia en esta empresa ya

que se preocupa de cada detalle de sus trabajadores, capacita y orienta a todos

sus subordinados y esto genera una ventaja competitiva ardua.

Si estas empresas dicen que los activos de su organización consiste en el

conocimiento, no pasara mucho tiempo antes de que todos los auditores empiecen

a valorar los activos intelectuales y emocionales de sus clientes.

El papel de estas empresas es esencial para que el cambio se produzca, ya que

son ellas las que pueden liderar la difusión de esta filosofía, no solo dentro de su

organización, sino también en los sectores en los que ejercen su actividad.

Conclusión

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Actualmente las empresas reconocen la importancia del aprendizaje organizativo,

que incluye aprendizaje a nivel individual, de grupo y de organización. El enfoque

del conocimiento permite integrar conocimientos dispersos a nivel individual,

mediante un proceso de intercambio de experiencias (socialización), y de

sistematización de conceptos en sistemas de conocimiento (combinación). Cada

empresario debe hacerse varias preguntas que lo ayudarán a mantener una

adecuada gestión del conocimiento en su empresa, siendo capaz de desarrollar

con economía, eficiencia y eficacia todos los procesos, objetivos y metas que se

proponga.

La auditoria proporcionará una “fotografía” del uso de la información que permitirá

a su vez la identificación de esas áreas de la organización que estén produciendo

conocimiento y las áreas en que haya una necesidad de implantación de

mecanismos de transferencia de esos conocimientos.

La Auditoría es una herramienta imprescindible para definir y gestionar el capital

intelectual de la empresa como ya lo detallamos antes. Ya que la Auditoría

aplicada en la gestión del conocimiento es utilizada para poner en marcha los

modelos de activos intangibles ya conocidos, que en conjunto garantizarán la

economía, eficiencia y eficacia del negocio y de la sociedad en general.

La auditoria de la información se presenta por tanto como punto de partida de la

gestión del conocimiento o lo que es lo mismo, como medio para conocer qué es

lo que conoce cualquier organización.

Por lo tanto podríamos decir que la gestión del conocimiento no se podría llevar a

cabo en totalidad sin la auditoría ya que ésta muestra la empresa como ésta

posicionada y ya teniendo la auditoria se puede llevar a cabo la gestión del

conocimiento con más claridad y con toda la información que se necesita para

mejorar la competitividad y la eficiencia del capital humano.

Bibliografía

15

Sistemas de Datos de Industrias de Primer Nivel Mundial – Brian Maskell –

Productivity – 1995.

Nuevas Tendencias en Control y Contabilidad de Gestión – Bagur, Ripio y

otros – Deusto – 2006.

Webgrafía http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/apavez/gdc.htm

http://www.monografias.com/trabajos65/auditoria-gestion-conocimiento/

auditoria-gestion-conocimiento2.shtml

http://kmcajadeherramientas.blogspot.com/search?updated-max=2010-05-

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http://www.monografias.com/trabajos34/auditoria/auditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos32/auditoria/auditoria.shtml

http://www.slideshare.net/guestf0774a03/gestion-del-conocimiento-y-del-

talento

16