Primera solemne empresa y sociedad del conocimiento

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Universidad Central de Chile Facultad de ciencias económicas y administrativas Escuela de Contabilidad y Auditoria Primera Solemne Empresa y Sociedad del conocimiento Paulina Muñoz Vasconcello Santiago, 23 de Abril de 2013

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Universidad Central de ChileFacultad de ciencias económicas y administrativasEscuela de Contabilidad y Auditoria

Primera Solemne

Empresa y Sociedad del conocimiento

Paulina Muñoz Vasconcello

Santiago, 23 de Abril de 2013

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INTRODUCCIÓN

Los constantes cambios en el mundo como los avances tecnológicos han provocado que las organizaciones incluyendo sus miembros deban adaptarse a nuevos procesos, no solo en sus actividades generales, si no que también en el desarrollo y propagación del conocimiento individual de cada empleado.

Es por esto que en este presente informe nos referiremos a como el conocimiento de las personas dentro de una organización puede provocar la creación de una ventaja competitiva y también el éxito de empresarial.

Además presentaremos para comenzar lo que es el conocimiento, como es que este se divide, que es la gestión del conocimiento, sus objetivos y su proceso, igualmente conceptos que puedan ayudarnos a entender de mejor forma este concepto de gestión y una explicación final sobre la gestión en las empresas, enfocándonos finalmente en las empresas auditoras.

Es por esto que los invito a leer este informe que corresponde a la primera prueba solemne del ramo Empresa y sociedad del conocimiento, para que puedan adquirir mayor sabiduría y puedan ayudar y lograr tener un mayor crecimiento personal e intelectual.

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EL CONOCIMIENTO

Es necesario para iniciar este informe tener claro que entendemos por conocimiento, termino que definimos como un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje, o a través de la introspección. En el sentido más amplio el término se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que al ser tomados por si solos poseen un menos valor cuantitativo.

En general podemos clasificar el conocimiento en dos de gran importancia, los cuales corresponden a:

Conocimiento Tácito: es aquel conocimiento que las personas tienen en sus mentes (por lo tanto es difícil acceder a él), su valor es que ofrece el contexto en el cual cada individuo sitúa las ideas y experiencias, por eso la transmisión del conocimiento tácito suele requerir contacto personal y confianza entre las personas, cosa que no siempre se da, además también lo podríamos definir como el estilo o modo de hacer las cosas y que surge del quehacer cotidiano, del proceso de ensayo y error individual, de la reflexión y la revisión.Es muy difícil articular este conocimiento en forma de "que hacer", la transmisión del conocimiento tácito se da a través de procesos compartidos, como el trabajo en conjunto, el aprendizaje, etc. además de la transmisión material, crear y compartir conocimiento tácito requiere técnicas de trabajo colaborativo y confianza.

Conocimiento Explicito: es aquel que debe ser suficientemente sistemático para ser escrito o guardado, generalmente se encuentra expresado en publicaciones, patentes y artefactos, y es de algún modo resultado del conocimiento tácito codificado en formas, es decir, el conocimiento explicito es aquel que se escribe, graba o codifica de algún modo, es la información que cada uno genera para localizar y compartir este tipo de conocimiento, se describe cada persona y su relación con el conocimiento almacenado "memoria corporativa" y se suelen identificar los expertos en la organización sus reportes y manuales, quien tiene acceso a ellos y las figuras en la transmisión de estos conocimientos

Estos conocimientos tienen un ciclo de conversión (Nonaka y Takeuchi 1995) en la cual la transmisión del conocimiento tácito no resulta fácil y para que pueda ser rentabilizado es necesario sustraerlo del contexto de origen y formalizarlo, este proceso se puede describir en cuatro pasos:

1. De tácito a tácito: El paso de conocimiento de tácito a tácito se produce a través de procesos de socialización, es decir, a través de la adquisición de conocimientos e información mediante la interacción directa con el mundo exterior: con otras personas, con otras culturas, etc.

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2. De tácito a explícito: Se produce a través de la externalización, que podríamos definir como el proceso de expresar algo, el diálogo. Externalizar es convertir imágenes y/o palabras a través del diálogo.

3. De explícito a explícito: Este paso se denomina combinación. Como su propio nombre indica, se combinan diferentes formas de conocimiento explícito mediante documentos o bases de datos.

4. Tácito a tácito: es la Interiorización del conocimiento, y consiste en la incorporación del conocimiento tácito por parte de los individuos de cualquier organización.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

La gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones que tiene como fin de transferir el conocimiento desde el lugar dónde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear e implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, así como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.

El concepto de gestión del conocimiento no tiene definición única, sino que ha sido explicado de diversas formas, por lo cual quiero destacar algunas de las más mencionadas

DEF 1 La gestión del conocimiento es el área dedicada a la dirección de las tácticas y estrategias requeridas para la administración de los recursos humanos intangibles en una organización (Brooking, 1996).

DEF 2 La gestión del conocimiento tiene perspectivas tácticas y operativas, es más detallado que la gestión del capital intelectual y se centra en la forma de dar a conocer y administrar las actividades relacionadas con el conocimiento como su creación, captura, transformación y uso. Su función es planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual (Wiig, 1997).

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DEF 3 La gestión del conocimiento es el proceso que continuamente asegura el

desarrollo y la aplicación de todo tipo de conocimientos pertinentes de una empresa con objeto de mejorar su capacidad de resolución de problemas y así contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas (Andreu & Sieber 1999).

DEF 4 La gestión del conocimiento es la función que planifica, coordina y controla los

flujos de conocimiento que se producen en la empresa en relación con sus actividades y su entorno con el fin de crear unas competencias esenciales (Bueno, 1999).

Por lo que podemos concluir que los objetivos que posee la gestión del conocimiento son contribuir a comprender como conseguir que la organización sea más competitiva y adaptable, además de como crear procesos y mecanismos de gestión que aceleren los procesos de aprendizaje, la creación, adaptación y difusión del conocimiento tanto en la organización como entre la organización y su entorno, permitiendo que se puedan incrementar las oportunidades de negocio, aumentar la comunicación, aumentar la capacidad presente y futura, elevar el liderazgo de las empresas en su mercado, elevar el rendimiento y facilitar la toma de decisiones en función del cumplimiento de la misión, visión, metas y objetivos de la organización posibilitando la implementación de políticas en la organización, estimulando la capacitación, el aprendizaje y la motivación de cada miembro de la organización, según sus necesidades, por lo que se crean condiciones necesarias para que la información fluya en forma idónea sobre la base de un soporte tecnológico que facilite y agilice el flujo de información y el conocimiento.

CONCEPTOS CLAVES

Es importante tener conocimiento del significado de ciertos conocimientos claves para poder comprender de mejor forma la gestión del conocimiento, ente los cuales podemos encontrar

• Capital intelectual: los activos intangibles de una compañía que contribuyen a su valuación.

• Oficial principal del conocimiento: ejecutivo responsable de maximizar el potencial del conocimiento de una organización.

• Gestión del conocimiento del personal: la organización de los pensamientos y de la creencia de un individuo.

• Administración del conocimiento de la empresa: la estrategia, el proceso o las tecnologías usados para adquirir, compartir y reutilizar el conocimiento y entendimiento de una empresa.

• Gestión de la información: es el área de la gestión que se enfoca en la producción, captura, organización y diseminación de los recursos de información (enfocada en el conocimiento explícito)

• Intercambio de conocimiento: son las herramientas, espacios y procesos que se enfocan en interconectar los conocimientos de los participantes (enfocada en el conocimiento tácito).

• inteligencia colectiva: es una forma de inteligencia que surge de la colaboración y concurso de muchos individuos.

• Inteligencia artificial la capacidad de razonar de un agente no vivo

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• Minería de datos: es un campo de las ciencias de la computación referido al

proceso que intenta descubrir patrones en grandes volúmenes de conjuntos de datos

Proceso de la Gestión del conocimiento

Identificar: Es el proceso de localizar modelos cognitivos y activos (pensamiento y acción) de valor para la organización, el cual radica en las personas, quienes determinan las nuevas fuentes de conocimiento. Las fuentes de conocimiento pueden ser generadas tanto de forma interna como externa.

Generar: Es la creación de nuevas ideas, el reconocimiento de nuevos patrones, la

síntesis de disciplinas separadas, y el desarrollo de nuevos procesos.

Seleccionar: Es el proceso de evaluación y elección del modelo en torno a un criterio

de interés. Los cuales estarán divididos en tres grandes grupos: Interés, Práctica y

Acción.

Organizar: Es el proceso de almacenar de forma estructurada la representación

explícita del modelo. Este proceso se divide en las siguientes etapas: generación,

codificación y transferencia

Almacenar: Es la representación del conocimiento para que pueda ser accedido y

transferido por cualquier miembro de la organización a través de algún lenguaje de

representación (palabras, diagramas, estructuras, etc.).

Filtrar: Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas

automatizadas en torno a motores de búsquedas. Las búsquedas se basarán en

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estructuras de acceso simples y complejas, tales como mapas de conocimientos,

portales de conocimiento o agentes inteligentes.

Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a

personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar

diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana. En el caso que la

comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deben cumplir todas las

condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicación.

Transferir: Es establecer el almacenamiento y la apertura que tendrá el conocimiento,

ayudado por interfaces de acceso masivo (por ejemplo, la Internet o una Intranet),

junto de establecer los criterios de seguridad y acceso. Además debe considerar

aspectos tales como las barreras de tipo Temporales (Vencimiento), de Distancias y

Sociales.

Usar: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de

resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente

de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación.

Herramientas de la gestión del conocimiento

1. Herramientas de búsqueda y personalización de información: La búsqueda de texto completo es probablemente el método más conocido y utilizado al realizar una búsqueda. La idea detrás de este método es la búsqueda a través de documentos de palabras claves. Los motores de búsqueda más conocidos por el público general son los que pueden encontrar en Internet como google. Yahoo, etc. el modo de operar de estos motores de búsqueda consiste en la construcción de un índice de palabras claves que se encuentran en los documentos. Estos índices creados hacen corresponder cuando se realizan búsquedas, como resultado de la búsqueda se muestran las páginas que tienen aquellos índices. El trabajo en un entorno dinámico exige la obtención de información sobre temas relacionados en distintos momentos del tiempo. Este es uno de los objetivos de las herramientas que permiten la distribución de información personalizada, de forma automática, el usuario tiene acceso a información que ha sido seleccionada anteriormente sin necesidad de realizar el mismo tipo de búsqueda más de una vez.

2. Herramientas de trabajo en grupo: Para hacer efectiva una GC dentro de las complejas organizaciones de hoy en día es necesario disponer de herramientas que permitan generar procesos colaborativos, distribuir y sincronizar tareas en la organización, de forma que se pueda reducir el tiempo y aumentar la eficacia. Estas herramientas engloban los procesos que podrían incluirse dentro de funcionalidades de búsqueda o de distribución personalizadas de información, pero van mucho más allá de estos para

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convertirse en paquetes altamente integrados capaces de realizar una gestión casi integral del conocimiento de la organización. Tenemos que mencionar que para estas herramientas tan complejas puedan servir a la organización en su totalidad en muchos casos que tienen que realizarse cambios no solo organizativos sino incluso culturales en la empresa/organización en la que se implanten, las herramientas analizadas incluyen tanto funcionas de relación síncrona, es decir que se llevan a cabo en el mismo instante de tiempo, como funciones de relación asíncrona, sin que sea necesario que las distintas partes que comparten conocimiento se comuniquen en el mismo instante.

3. Portales corporativos: La creación de portales y en concreto de portales del conocimiento, permite aprovechar la utilización de los estándares de internet e integrar las distintas herramientas de gestión de datos e información. Mediante los portales, los individuos tienen acceso a contenido personalizado y además, son una herramienta que ayuda a crear ambiente colaborativos. Cada vez adquiere más importancia el disponer de un portal corporativo porque facilita el acceso a una gran cantidad de información sin que el usuario tenga que cambiar de aplicación para realizar distintas tareas relacionadas con el conocimiento. Otra particularidad de las herramientas de creación de portales de conocimientos es que, indirectamente se permite el acceso a una cantidad inmensa de información que no necesariamente está depositada en los repositories de la organización, sí que proviene de fuentes externas, además, mediante el acceso personalizado e integrado se permite que aumente la eficacia en la búsqueda de información.

4. Herramientas de simulación: En la mayoría de los casos se trata de herramientas que simulan el esquema de coordinación de una tarea de trabajo, con lo que se puede corregir errores sin necesidad que se hayan producido, están basadas en los procesos de pensamiento humano con la finalidad de poder reproducir sus esquemas principales y corregir los errores que puedan producirse al planificar una tarea compleja dentro de una organización.

Ejemplos de Herramientas para la gestión del conocimiento son

• Bibliotecas digitales

• Bases de datos

• Sistemas de expertos

• Intranets

• Software, entre otros

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LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA EMPRESA

La gestión del conocimiento es esencial para las empresas que tienen la cultura del aprendizaje continuo, y se sitúan dentro de las empresas inteligentes, que serán las que marquen la diferencia.

Es por ello que es de vital importancia realizarla ya que esto puede proporcionar a la empresa objetivos como mejorar la calidad en los productos y servicios, mejorar la atención a los clientes, mejorar las relaciones con los proveedores, crea condiciones que faciliten una mejora en el ambiente de trabajo, mejora la comunicación interpersonal., Mejorando la información y la comunicación, estimula la participación de los trabajadores, Reducción del número de procesos de gestión/producción, Simplificación de los procesos de gestión/producción, Permite una mayor eficiencia en el uso de los recursos, Proporciona mejores herramientas para la gestión de la dirección.

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y SU APLICACIÓN A LA AUDITORIA

Para entender de mejor forma debemos comprender de mejor forma el termino de Auditoria de gestión, la cual corresponde a el examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observación de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

Asimismo la Auditoria de Gestión al Conocimiento y el Capital Intelectual se relacionan de con el objeto de examinar las acciones que se realizan en una entidad que logran una economía eficiente y eficaz, el desarrollo de la información de manera efectiva y el logro de tareas y actividades complejas; teniendo en cuenta que este conocimiento puede convertirse en el capital intelectual que daría a la empresa la ventaja competitiva en el mercado.

Objetivos de la Auditoría de Gestión

• Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con las

metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia

• Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva

el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos,

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administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna

• Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la

obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia

• Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de

sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.

• Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información

y comunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas.

¿CÓMO REALIZAR UNA AUDITORIA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO?

Para realizar una auditoria de la gestión del conocimiento, se deben delimitar y medir los activos intangibles o capital intelectual.

A continuación, describimos cada clase de activo intangible,

Activos Intangibles de Recursos Humanos: Conocimientos y habilidades de los empleados que para medirlos, puede utilizarse un nivel de titulación alcanzada, las calificaciones profesionales y los conocimientos técnicos.

Algunos indicadores utilizados para identificar y medir este tipo de activos intangibles son los años de experiencia profesional, indicadores del gasto por capacitación realizada y el tiempo que dedican los empleados a esta actividad. Además para medir la eficiencia, se utiliza el valor añadido por empleado, es frecuente obtener indicadores de estabilidad como índices de rotación de los empleados o el número medio de años que permanecen en la empresa.

Pucich y otros (2001) proponen los siguientes indicadores específicos para medir los activos intangibles relacionados con recursos humanos, así:

• Porcentaje de empleados que saben cuál es su trabajo y conocen de que modo contribuyen a la consecución de los objetivos de la organización.

• Existencias de políticas de promoción, ascenso y recompensa a los empleados por la utilización de sus conocimientos y habilidades, por sus conexiones, por potenciales clientes y por innovaciones que propongan y resulten en un beneficio para la empresa.

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• Porcentaje de empleados que posean título universitario, terciario, secundario. Este indicador permitiría informar acerca de la evolución de la capacitación de los recursos humanos de la organización y el nivel de motivación para el progreso.

• Bajas voluntarias sobre número de empleados. Este indicador mide la rotación del personal.

• Quejas del personal sobre número de empleados. Tanto si se quejan por que hay "demasiados empleados" como si hay "muy pocos" empleados.

• Sugerencias del personal sobre número de empleados.

Activos Intangibles de Estructura Interna: Estos activos se refieren a la estructura organizativa formal e informal, a los métodos y procedimientos de trabajo, a los sistemas de dirección y gestión, la cultura de la empresa y la filosofía de gestión.

El análisis de la cadena de valor proporciona una guía para su medición dentro de los más comunes encontramos la organización de los sistemas de información y los índices relacionados con la investigación y desarrollo que realiza la empresa.

La empresa puede tener un activo intangible en la organización como sus sistemas de información, software, bases de datos o el uso eficiente de tecnologías de la comunicación y posteriormente podemos comparar el uso diferente que dos empresas o personas hacen del mismo equipamiento informático: para unos puede ser una carga mientras que para otras puede ser una ventaja estratégica, un activo.

Para valorar su capacidad, se utilizan indicadores que analizan la utilización de la tecnología de punta en la empresa, el uso de Intranet, los beneficios que se obtienen de estos sistemas, etc.

Pucich y otros (2001) proponen como indicadores de estructura interna aquellos que miden el aprovechamiento de la tecnología de información y los indicadores de innovación.

Activos Intangibles de Estructura Externa: Se refieren a los recursos de mercado, la clientela de la empresa y las relaciones y alianzas que ha desarrollado la organización.

Las marcas tienen un valor económico incuestionable, por lo que son factores que cada vez adquieren más fuerza como elementos de negociación. Cuando se presentan batallas por la adquisición o fusión de grandes empresas, las marcas representan los activos intangibles más valiosos que adquieren relevancia ante la inminencia de traspaso de acciones.

Clientela de la empresa es muy importante ya que se suele incluir su fidelidad, satisfacción, importancia o reputación. Como indicadores para medir este intangible, se pueden utilizar índices de satisfacción del consumidor obtenidos a partir de encuestas propias de la empresa o llevadas a cabo en el sector por empresas independientes, otros indicadores tratan de medir la fidelidad de la clientela, valorando el porcentaje de ingresos procedentes de clientes antiguos, los clientes que se han perdido o la duración media de la relación con un cliente.

También es interesante conocer el tiempo medio desde que se contacta con un cliente hasta que se produce la venta, el porcentaje de peticiones de información que se convierten en pedidos, los pedidos acumulados, los ingresos por número de clientes o el porcentaje de ingresos que proceden de los mayores clientes.

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Para medir la calidad de la clientela se puede valorar el crecimiento en porcentaje de clientes famosos o relevantes que contribuyen a mejorar la imagen de la empresa.

Para medir la satisfacción del consumidor, pueden utilizarse encuestas dirigidas a sectores, similares a las que valoran a los líderes políticos. Relaciones y alianzas. Las relaciones con los proveedores, bancos, políticos, instituciones y accionistas, de la misma forma se consideran los acuerdos de cooperación y alianzas estratégicas, tecnológicas, de producción y comerciales.

Pucich y otros (2001), proponen algunos indicadores de estructura externa, los cuales han agrupado en tres tipos:

1. indicadores que miden la clientela y la fuerza de ventas

2. los que miden la posición competitiva

3. los que miden la calidad del servicio brindado.

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CONCLUSIÓN

Al estudiar el conocimiento pude darme cuenta de lo importante que es gestionarlo, lograr provocar un proceso a través de las diversas herramientas existentes (las que proporcionen mayor comodidad en la empresa), consiguiendo un logro de objetivos y una obtención de una ventaja competitiva sobre la competencia a través de su implementación.

Por lo que en este informe me gustaría mencionar lo importante que es la gestión del conocimiento, lo importante que fue y lo importante que será en el futuro, ya que este proceso constante y permanente es lo que proporcionara que una empresa pueda cumplir sus objetivos y pueda mantenerse y adaptarse en un mundo como lo es el de hoy, lleno de constantes cambios gracias a la globalización.

Además cabe destacar que la gestión del conocimiento se ha convertido en un elemento esencial en las organizaciones presentes, ya que los conocimientos otorgados por los empleados son vitales al efectuar cambios organizacionales que pueden provocar el éxito a corto o largo plazo o simplemente provocar el fracaso o mantención y poco crecimiento si es que esta fase no es bien implementada.

Por lo que adaptarse rápidamente a este método de gestión es realmente importante, ya que solo su correcta aplicación, amplificación y divulgación puede provocar un crecimiento a nivel empresarial, social y país. Teniendo en consideración que las personas al transcurrir el tiempo deben ser capaces de acumular grandes cantidades de conocimiento y aplicarlo a la experiencia de cada vividas logrando de este modo lograr un constante crecimiento personal.

Concluyendo podemos decir que la gestión del conocimiento es un proceso que ayuda a que haya circulación del conocimiento (tácito y explicito) dentro de una organización, logrando que las empresas funcionen de manera mas eficiente y eficaz no solo tomando las mejores decisiones, si no que también obteniendo beneficios de ellos y teniendo una mejor calidad del capital intelectual.

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BIBLIOGRAFIA

http://definicion.de/conocimiento/

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_conocimiento

http://luisfe101.wordpress.com/2008/07/15/conocimiento-tacito-e-implicito/

http://www.munitel.cl/eventos/seminarios/html/DOCUMENTOS/2011/PASANTIA_HABANA_CUBA/PPT05.pdf

http://www.slideshare.net/grrodriguez/gestion-conocimiento-compu2007

http://www.monografias.com/trabajos65/auditoria-gestion-conocimiento/auditoria-gestion-conocimiento.shtml