SGD - S

ISTEMA DE

GESTION DOCUMEN

TAL

UNIVERSIDAD DEL

QUINDIO

PRESENTADO POR:CANDELARIA MARÍA CANTILLO ORREGO

PRESENTADO A:LUZ Marina Arias González.

TUTORA GESTIÓN DOCUMENTAL II

SGD - SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA Y BIBLIOTECOLOGÍA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOSEPTIEMBRE 11 DE 2015

ARMENIA

INTRODUCCIONEn cumplimiento con el Decreto 1080 de 2015

es muy importante conocer las generalidades, características y criterios que se deben tener en cuenta para implementar el sistema de gestión documental en una institución con el fin de garantizar la integridad de los mismos, esto es un compromiso a todos los funcionarios de la Empresa y empieza en la dirección de la misma. Esto implica generar una cultura de gestión de los archivos encaminada hacia su organización, conservación y disposición para la consulta. Adicionalmente, si la documentación no está organizada difícilmente puede ser útil para tomar una decisión acertada.

SGD - S

ISTEMA DE

GESTION DOCUMEN

TAL?

Son programas de bases de datos desarrollados para garantizar la integridad de la información y los documentos científicos, culturales y técnicos llamados “sistemas documentales”, son muy diferentes a las bases de datos convencionales que se utilizan para los documentos administrativos que podemos denominar “sistemas administrativos”.

¿Que e

s?

REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓNTécnicos: Condiciones o elementos técnicos para implementar

el sistema de gestión acorde con las necesidades de la entidad y la previsión de equipos que cumplan con la función de preservación, consulta y ubicación de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital durante el tiempo y de acuerdo a la normatividad vigente, contando también con la Unidad de Correspondencia.

Administrativos: Es la relación del programa de gestión documental (PGD) y todas las funciones administrativas de la entidad, así como los sistemas de información con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad.

Económicos: Establecer y garantizar un presupuesto para la conservación de documentos y que relacionen la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Hablamos de la normatividad establecida en la Ley General de Archivos.

GENERALIDADES DEL SGD DE ACUERDO CON EL DECRETO 1080 DE 2015 PARTE VIII. TÍTUTO II, CAPÍTULO VI.

a) Cuadros de Clasificación para Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos.

b) Implementar las TRD y TVD donde se establecen plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo.

c) Realizar los procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (METADATOS) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

f) Implementar procesos que facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos, como las consultas.

g) Velar por la preservación de los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

ESTOY EN UNA ENTID

AD DOCE SE VA A

IMPLEMENTAR UN SGC, Y

SOY LLAMADA A

DAR MI O

PINIÓN SOBRE CUÁLES SON LA

S

CARACTERÍSTICAS

QUE DEBE

REUNIR

DICHO SISTEMA

VISITA A UNA ENTIDAD QUE TIENE IMPLEMENTADO EL SGD

E N T I D A D : P R O A C T I V A A G U A S D E T U N J A S . A . E . S . P .

Q U I E N A T E N D I Ó L A V I S I T A : J O H A N A

P A T R I C I A D U A R T E

Aquí se utiliza el ORFEO, que es una herramienta ó Aplicación informática (Software) que apoya las actividades requeridas para el desarrollo de un Programa de Gestión Documental-PGD. Desarrollada para funcionar bajo ambiente WEB y desarrollada por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios para estandarizar los sistemas de gestión documental.

En el programa se establece un número de Radicado que se produce de manera automática durante el Proceso de Radicación, este es un número UNICO de identificación del documento.

ELEMENTOS ESENCIALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL

SISTEMA SOFTWARE:

• Procesadores de texto• Hojas de Cálculo• Programas de presentación• Editores de Imágenes• Programas para desarrollo• Navegadores WEB:Linux, Mac, Windows, OS, MozillaInternet Explorer 

H A R D WA R E:

• Hp• Dell• COMPA

Q• Clones

EJEMPLOS DE CARTAS RADICADASC A R T A R A D I C A D A S A L I D A

C A R T A R A D I C A D A E N T R A D A

ALGUNOS DATOS RELEVANTESC R I T E R I O S Q U E S E

T U V I E R O N E N C U E N T A P A R A S E L E C C I O N A R E L

S G D

Se tuvo en cuenta la creación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental para establecer la adquisición del sistema de gestión Documental que fuera acorde con las necesidades de conservación a largo plazo de los documentos físicos y electrónicos de archivo, la autenticidad, integridad, disponibilidad, visualización en el tiempo, teniendo también en cuenta el compromiso de la alta dirección para su actualización.

C O M O G A R A N T I Z A N L A I N T E G R I D A D D E L A I N F O R M A C I Ó N D E L

S I S T E M A :

Teniendo en cuenta procesos como la migración, la emulación o el refreshing y las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo para el futuro que logren mantener el contenido, la estructura y el contexto los documentos, garantice su acceso, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.

CONCLUSIONAprendimos que es y cómo

podemos implementar el sistema de gestión documental teniendo en cuenta cada una de las características y criterios para su adquisición y la importancia de hacer partícipe a todos los involucrados con la compra del hardware y software que garantice el funcionamiento normal del sistema.

BIBLIOGRAFIA• El Profesional de la información. Revista

Internacional científica y profesional. Qué es un sistema de gestión documental. Mayo 1993.[Consultado 09 de septiembre de 2015].Enlace: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestion_documental.html

• Decreto 1080 del 26 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI. Artículo 2.8.2.6.1. Generalidades del sistema de gestión documental. Enlace: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf