GESTION DOCUMENTAL II

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Alumna: BLANCA SERRATO PEÑAGrupo 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Septiembre 12 de 2014 

INTRODUCCION

El desarrollo de este trabajo para nosotros como estudiantes de Ciencia de la información, nos brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión Documental, así como la identificación de los requisitos técnicos que se deben cumplir de acuerdo con las necesidades de la organización y la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.

E igualmente veremos la importancia en la organización de contar con el profesional de la información y Documentación, durante todas las fases de implementación de Sistema de Gestión Documental en la organización..

DESARROLLO DEL TALLER

1. Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4, revise las referencias sugeridas e investigue en otras fuentes para que tenga claridad en los siguientes términos:

GESTIÓN DOCUMENTAL:

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación

DEFINICION

Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados para catalogar, clasificar y facilitar el proceso de recuperación de la información dentro de un ámbito "virtual", para el servicio de los usuarios.

Requisitos para su implementación:

REQUISITO DESCRIPCION

Entrada de documentos en el Sistema Permita distintos dispositivos de entrada Soporte distintos formatos de entrada Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores.

Indexación de documentos en el Sistema Permitir indexación manual o automática, realizar resúmenes automáticos y conocer los distintos criterios de indexación

Almacenamiento de documentos Tenga la capacidad de almacenar documentos digitales.Permita seguir una estructura jerarquizada de AlmacenamientoPermita almacenar un gran volumen de datosPermita definir backups o copias de seguridad periódicosPermita un sistema de almacenamiento de históricos.

Búsqueda de documentos Debe contar con un motor de búsqueda eficienteLas búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet.Debe soportar gran número de búsquedas simultáneas.

Visualización de documentos Permite realizarse a través de navegador web

Modificación de documentos Permitir controlar las versiones de un documento,

Difusión de documentos Permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas.

Integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad

El Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos

3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

DESCRIPCIONPRIMERA FASE DESARROLLAR UN PLANGLOBAL.

El desarrollo de un plan global que exprese la inclusión del SGD dentro del SGI, dicho plan debe contemplar aspectos de objetivos, metas, misión y visión de la organización, el debe identificar los problemas, los objetivos general y específicos del plan, el cual además contemple varios elementos de desarrollo. E igualmente se y los recursos a tomar en cuenta

SEGUNDA FASE ESTUDIO DEVIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Debe incluir estudio de la viabilidad, el alcance, los procesos internos de la entidad y los estudios de costo beneficio.El propósito del estudio es realizar un estudio, con la viabilidad deaplicación del Sistema de Gestión Documental (SGD) tiene variosdeterminantes, que son: revisar, analizar y documentar el estudio

TRCERA FASE DISEÑO DEL SISTEMA DEGESTIÓN DOCUMENTAL ( SGD).

Debe contemplar el diseño del SGD con identificación de necesidades, definición de documentos a gestionarse, y la construcción de un lenguaje documental para la recuperación, además de las alternativas tecnológicas a tomarse en cuenta.

CUARTA FASE IMPLANTACIÓN DELSISTEMA

Después de elaborar el plan, analizado y diseñado el Sistema deGestión Documental, se debe implementarlo en la vía práctica, para comprobar y realizar las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria con la producción, edición y distribución de los productos documentales

QUINTA FASE CONTROL YMANTENIMIENTO DEL SISTEMA.

Permitirá el perfeccionamiento de los resultados planteados en sus inicios. Es el momento en que se expresa el control y la auténtica gestión documental de la organización.

4.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

GENERALIDADES EXPLICACIONa) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental

Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un medio digital, e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica.*El acceso y la recuperación de la información en el seno de las organizacionesse basan en metadatos estructurados en combinación con unos buenos sistemas debúsqueda el cual debe esta basado en la información del cuadro de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Igual que los documentos en físico se debe establecer el tiempo de retención de los documentos electrónicos en las TVD y TRD.

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

De acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD se debe definir el procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

GENERALIDADES EXPLICACION

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información que contienen los documentos así como la durabilidad de los soportes en la cual se en cuetren.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

El Sistema de Gestión Documental debe permitir y facilitar a los usurarios internos como externos el acceso de la información que se encuentran en los archivos, siempre y cuando estos no tenga ninguna restricción legal.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación

Si se cuenta con un Sistema tecnológico para el manejo de los documentos, series y subseries se debe tener en cuenta su conservación o salvaguarda a largo plazo, con el fin de poder recuperar la información

5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17

CARACTERISTICA DEFINICION EXPLICCION

a) Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la Información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

El sistema debe tener en cuenta los procedimientos de la organización, ya que estos establecen las actividades su gestión.

b) Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

El gestor documental se puede enlazar a programas o software de gestión para que de esta forma poder recuperar o almacenar los documentos en el gestor documental..

CARACTERISTICA DEFINICION EXPLICCION

c) Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro

os sistemas de gestión documental incluyen módulos para la gestión de los permisos y el acceso a los documentos. Documentos sólo accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados, son algunas de las protecciones que ofrece un buen gestor de documento

d) Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

Los metadatos almacenan información identificativa del documento que se ha guardado. Por ejemplo, la fecha en el que fue creado, la fecha de su almacenaje, el usuario que lo creó o la fecha de su última modificación o revisión.

CARACTERISTICA DEFINICION EXPLICCION

e) Adición de contenidos

El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se alterela autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

El sistema permita la adición de más información a los documentos sin alterar la autenticidad e integridad de los documentos.

f) Diseño y funcionamiento

La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

El sistema debe ser sencillo y amigable para que facilite su manejo.

g) Gestión Distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental

El sistema debe permitir importar y exportar la información y documentos, a otros sistemas de gestión documental.

CARACTERISTICA DEFINICION EXPLICCION

h) Disponibilidad y acceso

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento

Los documentos que se almacenen en un sistema de gestión documental debe ser autentico, integro, inalterable y de fácil acceso.

(i) Neutralidad tecnológica

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que suadopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible

Las entidad podrán adoptar las tecnologías de acuerdo a sus necesidades y recursos disponibles teniendo en cuenta los requisitos normativos establecidos por los entres competentes y que estén acordes con el desarrollo ambiental sostenible “ cero Papel”.

6.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

ENTIDAD VISITADA: CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA.-CAR

PERSONA QUE ATENDIO: Ingeniera Karen Tatyana Castro Sánchez

TELEFONO : 3209000 EXT, 1160

La entidad cuenta con el Sistema de Gestión Documental denominado SIDCAR:

Es un Sistema de Administración Documental de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR para controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la entidad, incrementando sustancialmente la productividad, controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un control adecuado sobre las tareas específicas de cada trámite.

Pantallazo de entrada al sistema

Características del sistema :

• Manejo y administración de correspondencia integral externa (llegadas, e-mail, web y salidas) e interna (entre dependencias: memorandos, informes técnicos, autos y resoluciones)..

• Digitalización de Documentos y generación de documentos digitales, permitiendo un ahorro en tiempo, costos y recursos(papel, fotocopias, borradores de documentos, etc)

• Generación de documentos digitales (memorandos, circulares, oficios, auto, informes técnicos y resoluciones).

• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la organización.

• Reportes y estadísticas• .Roles y administración.• Consulta de documentos del Archivo Central Histórico de la entidad.• Conexión con la pagina WEB de la entidad para que el usuario pueda

consultar sus tramites radicados.• Recibo de correos electrónicos los cuales se da radicación

inmediatamente recibidos.• Servicio de envío de correspondencia por correo electrónico certificado.

Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

• Cadena de preservación de los documentos• Transferencia de archivos digitales.• Dar acceso a los documentos de archivo sean copias autenticas.• Realizar backaup periódicos de la información y documentación que se

encuentran el SGD.• Contar con instalaciones y muebles adecuados para la conservación de los

medios electrónicos donde se salvaguarda la documentación.• Realizar procedimientos de migración de información a nuevas tecnologías

para la recuperación de la información.• Contar con roles y administradores para el manejo del sistema.• Realizar auditorias para el control de la documentación que se encuentra en

el sistema.• Contar con políticas de aseguramiento de los sistemas de información de la

entidad.• Contar con controles ambientales y de seguridad.

Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

• Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.• La normatividad que exige la implementación de SGD.• Los recursos financieros y humanos en la entidad.• Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.• Seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan en la entidad.• Facilitar la elaboración, control y seguimiento de los documentos como

memorandos, oficios y circulares en medio electrónico.• Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y

externos.

De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?La integridad de la información se lleva con:

• El establecimientos de roles y responsables de manejo del sistema.• Acceso al sistema con claves para su uso y manejo del sistema por

usuario.• Implementación de la firma digital y el estampado cronológico de los

documentos generados.

CONCLUSIONES

Para el diseño e implementación de un sistema de Gestión Documental es necesario conocer muy bien la organización, su estructura, funciones, procedimientos, necesidades de los sumarios externos, internos así como su capacidad para poder atender y desarrollar el sistema.

El desarrollo e implementación del SGD es necesario del compromiso de la alta dirección como de todo el personal involucrado para lograr mejores resultado.

El montaje de un sistema de Gestión documental ayudara a la organización, en la reducción del consumo de papel, facilita la consulta más rápida de la información, se tiene trazabilidad y seguimiento de los trámites que adelante en el sistema, se mejora el servicios a los usuarios internos como externos, mayor capacidad para la toma de decisiones, se mejora el control de los procesos.

Permitir el potenciamiento, facilitar y desarrollar el trabajo de la organización. Para el diseño e implementación del SGD se observa la necesidad de contar con

profesionales de diferentes áreas de la organización como son la parte de Planeación, Informática, Jurídica y Gestión Documental, para intervenir desde la planeación, creación de los documentos, valoración, selección y eliminación de la documentación que se generen o reciban en la organización.

BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA CASELLAS I SERRA, Lluís-Esteve. Gestión documental en las organizaciones:Diseño, planificación y Ejecución. [En línea]. Disponible en:http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-aracas.pdf. [Consultado: 7 de Agosto de 2014] CARRERO GUTIÉRREZ, Carlos. Un sistema integrado de Gestión e Información de Archivos. [En línea]. Disponible en: http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf [Consultado: 7 de Agosto de 2014]

Guía para el Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Archivos.http://eprints.rclis.org/17358/1/Mercado%20Beatriz%20Gesti%C3%B3n%20de%20 Archivos.pdf [Consultado: 7 de Agosto de 2014]