SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

 

 

 

 

 

 

 

PRESENTADO POR:

WILSON DARÍO MARTÍNEZ VILLARRAGA

 

 

 

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

 

 

 

 

 

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTES

GESTION DOCUMENTAL II

COLOMBIA

SEPTIEMBRE DE 2013

INTRODUCCÓNCon este trabajo de investigación se pretende conocer cómo se implementó o se está implementando un sistema de Gestión Documental en una empresa, que herramientas tecnológicas se usaron y que software utilizaron destacando todo el trámite de los documentos desde su ingreso a la empresa como su disposición final.

OBJETIVOS• Conocer el sistema de gestión documental de una empresa• Ver cuál es la situación actual que tiene la empresa y que

avances tiene en cuanto al Sistemas de Gestión Documental• Investigar mediante la visita como lo implementaron, cual ha

sido su desarrollo y que mejoras se tienen pensadas para un futuro.

• Saber cuál es el flujo documental tanto físicamente como con la utilización de una herramienta tecnológica diseñada acorde a la necesidad de la empresa.

• Detectar en el Sistema de Gestión Documental de la empresa la producción tramitación y valor de los documentos para la planificación, control, uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos del archivo.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE UNA EMPRESA

Como proceso inicial se realiza un diagnostico en términos generales de la situación actual de los documentos de la empresa en cada una de las áreas que la componen.Se inició por la correspondencia que es manejada por el área del Centro de Información.De acuerdo a los datos suministrados por la funcionaria en cargada, actualmente la relación o el control de la correspondencia interna y externa de la empresa la está manejando en un archivo de Excel, también tienen el proceso escrito de cómo deben realizar esta actividad, así como los flujo gramas correspondientes.Llevan una planilla de control física donde se registra la correspondencia que entra y sale de la empresa, en esta planilla firma el responsable de cada área a la que le llega la documentación o la que envía, para realizar el trámite correspondiente dentro de la compañía.El ideal es implementar el software Zafiro, que actualmente funciona dentro de la empresa para el tema de digitalización de los documentos.

PLANILLA DE CORRESPONDENCIA

PROCESO DE CORRESPONDENCIA

Después se realiza la entrevista con la persona que maneja la parte contable quien comenta que toda la producción documental está registrada en un software llamado Legisoft el cual se encuentra instalado en los servidores de la empresa, también tienen Backup de seguridad de la información y cuenta con actualizaciones periódicas para mejora del proceso.Allí se registra toda la contabilidad de la entidad y físicamente se van creando unas carpetas mensuales de la información, como es comprobantes, recibos, facturas, extractos y demás soportes contables, esta documentación anualmente va pasando al archivo inactivo.La documentación contable entra a un proceso de microfilmación, para poder tener un soporte de seguridad y probatorio al momento de eliminar esta información teniendo en cuenta la normatividad vigente para esta información.

SOFTWARE CONTABLELEGISOFT

Posteriormente se realiza la entrevista con la persona que maneja el software Winisis el cual maneja los inventariosy a su vez controla toda la información de los archivos central e inactivos, tan pronto se realizan las transferencias al archivo, cuentan también con las Tablas de Retención Documental, que son aplicadas desde las áreas y mediante este software para poder identificar que documentación ha perdido su vigencia y realizar los procesos correspondientes

Toda la información de la empresa entra a un proceso de digitalización en el software Zafiro, en el cual están implementados los procesos de preparación física de los documentos, el escaneo de la información, la indexación de los documentos y el almacenamiento de la información en los servidores.El software Zafiro, cuenta con varios módulos interesantes que aplican para el Sistemas de Gestión Documental de la empresa entre ellos y los mas importantes son:• El módulo de correspondencia• El módulo de digitalización• El módulo de consulta vía web• El módulo de manejo de inventarios

De los cuales actualmente están manejando el de digitalización y están pensando implementar los de más módulos para tener un solo software que controle el proceso de los documentos, ya que hoy en día tienen varias herramientas tecnológicas que se manejan de manera independiente por áreas.

Las demás áreas de la empresa como son el área técnica, el área de talento humano etc., están actualmente en estudio de implementación del software Zafiro para unificar todo el sistema.Las ventajas de este software es que se acondiciona a las necesidades reales de cada área. Dentro de los requisitos fundamentales del sistema se puede decir que cumple con:• La escalabilidad o capacidad de crecimiento del sistema• La tolerancia a fallos• Disponibilidad de múltiples plataformas• Cuenta con herramientas de desarrollo permanente• Permite distintos dispositivos• Distintos soportes de entrada• Tiene procedimiento de entrada masiva y cuenta con un mecanismo de control de calidad que

evidencia los posibles errores • El sistema cuenta con indexación manual y automática, esto de acuerdo a los documentos que

vallamos a indexar.• Las imágenes están digitalizadas en 200 dpi, cuenta también con un módulo de estadísticas de

producción.• Los sistemas de almacenamiento se encuentran en unos servidores, con un programa de seguridad

de la información.• Las carpetas están creadas con un ordenamiento especifico, acorde a las TRD• Zafiro cuenta con un módulo completo de consulta, el cual se puede conectar vía web y tiene

permisos específicos de ingreso, con controles y estadísticas de trabajo• Cuenta con sistemas de impresión, es un sistema compatible con otras aplicaciones.

SOFTWARE ZAFIRO

CONCLUSIONES

Se ha concluido que la aplicación del Sistema de Gestión Documental en la empresa ha venido dando muy buenos resultados en la parte de digitalización de documentos y por eso lo están integrando a la documentación de toda la empresa, con el fin de tener el control y tratamiento absoluto de los documentos y no seguir manejando aplicativos o software diferentes para cada área.