GESTION

DOCUMENTAL II PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Melva Olarte Castellanos

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Como instrumento archivístico

MELVA OLARTE CASTELLANOS GRUPO G4

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

Armenia Quindío, Septiembre 12 de 2014

INTRODUCCION

La Gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la

recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los

documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la

conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura,

que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y

transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del

actual estudiante de CIDBA, de allí la importancia de generar toda la atención al

ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboración

ha permitido una relación directa con su definición, el marco normativo y las

actividades por realizar en el ejercicio práctico.

El propósito de este trabajo es conocer la forma de clasificación de los archivos

teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesos

inherentes de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo

vital además los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o

etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto

en la unidad 3.

OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un

Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos

Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.

identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Como instrumento archivístico)

2. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de

tener en cuenta para su implementación.

3. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación

del Sistema de Gestión de Archivos.

4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo

con el Decreto 2609 de 2012.

5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y

explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17

6. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e

investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos

importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de

documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

NOTA: En este numeral (6) indicar el nombre de la entidad visitada y persona que atendió la visita.

7. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe contener fotografías propias o imágenes

libres de derechos de autor, acordes con lo investigado.

8. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y suba su trabajo a esta herramienta de

la web 2.0. Luego, copie el link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la plataforma y

por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la parte final de la misma, donde encontrará una

ficha, la cual le permitirá acceder a una nueva ventana. Ubique en ese espacio su nombre

completo y el link (URL o dirección) donde quedó su trabajo en slidesahare y guarde.

9. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea, ingrese al foro y ubique allí también el

link de su trabajo para que sea socializado con sus compañeras y compañeros.

Recuerde apoyarse en los contenidos, lo que indague directamente en el Archivo visitado y en el

siguiente link:

Decreto 2609 de 2012 capítulo III

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. 4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?

5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN?

6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? 7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE

UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN? 8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA

CLASIFICACIÓN?

Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar

la misión, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo,

para realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las

siguientes actividades secuencialmente:

a- Identificación de productores: como primera tarea se encarga de

identificar las Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Sección,

Subsección, a partir de de la información relacionada en los actos

administrativos de creación y reconstrucciones del organismo productor

y de los organigramas.

Para identificar un Fondo documental se debe recopilar información

sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

- Fecha de creación

- Fecha de supresión (si es el caso)

- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

- Organismos que la han precedido en el desempeño de

funciones análogas

- Organismos que heredan competencias

b- Estructura orgánica: en el proceso de identificar las Secciones y

Subsecciones documentales relacionadas con la documentación

producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los

grupos de trabajo en que estos se subdividen es necesario recopilar los

actos administrativos a través de los cuales se legalizan los cambios

estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias

para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno.

Son datos muy importantes para codificar las dependencias y las series

documentales que le corresponden a cada una.

Para realizar esta tarea es necesario recopilar información sobre la

estructura orgánica de la entidad teniendo en cuenta:

- Organigramas

- Creación y supresión de dependencias

- Manuales de funciones

- Manuales de procedimientos

- Reglamentos internos

c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y

actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de

los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad

establece tramites y procedimientos que se reflejan en la producción

documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La

documentación generada en el desarrollo de esta actividad origina una

unidad documental que, reunidas con otras de estructura y contenidos

homogéneos, conforman la serie documental. Cada serie documental

está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del

análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que

los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo los

procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo

que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el

titulo o denominación del asunto principal –Serie- podría subdividirse en ciertos

números de asuntos relacionados los cuales quedarán indicados como

subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad

documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las

dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos

que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del

cual forma parte.

A través de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cual

se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de

procedencia y orden original.

9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Se entienden como una unión de documentos que busca generar una

acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función

determinada con motivo de su creación.

Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de

los documentos que hagan parte de esta unión. Para tener mayor

claridad de esta definición hay que referenciar el concepto de tipología

documental entendido este como una pieza documental, ya que “es la

unidad archivística mínima que se conforma por un solo documento

completo” .Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una

ley, una resolución, etc.

Hay algunas tipologías que son más extensas que otras ya que en las

unidades documentales simples están conformadas por una tipología

documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias

tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o

poseer también una tipología extensa, dependiendo de los documentos

que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa

que esté generando.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

La unidad documental simple es la que está conformada por una sola

tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por

ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunión de la Junta de acción

comunal del barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronológico

las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que

contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están

registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las

labores administrativas de la Junta en mención.

Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de

tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por

Ejemplo: La unidad documental de la historia académica de María

Alejandra Roncancio Olarte, posee la fotocopia del documento de

identidad (tarjeta), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios

públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del

examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que

se relacionan con un individuo, en este caso María Alejandra en función

de ejecutar un programa académico.

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella información

contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido,

recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el

desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o

impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.),

sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas

de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de

datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance

tecnológico pudiera plantear en el futuro

Tipo documental son las unidades de información contenidas en los documentos.

Se clasifican en:

Tipo documental simple

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de

información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un

libro de caja, recibo, etc.

Tipo documental compuesto

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo

contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como

“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

12. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012

LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE DICHOS PROCESOS,TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO EN EL DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFÍAS CADA UNO DE LOS PROCESOS.

El lunes traigo la información… tranquilas..

13. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON

SUS FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente, teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su creación por la entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica). La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo. Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización:

TERCERA EDAD

Documentos que tienen valor secundario o

permanente, que se puede utilizar como

documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos. 14. ¿QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUÁL ES SU

IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIÓN?

La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman una organización. Su propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

PRIMERA EDAD Cubre desde la creación del documento y el

trámite de la información que contiene

SEGUNDA EDAD

Información que no es consultada

frecuentemente pero que todavía tiene un

valor primario o secundario por lo cual

deben conservarse como objeto de

consulta.

FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIA Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la organización y la administración del sistema de correo. Entre sus funciones tenemos:

Control de Ingreso de la Documentación

Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir)

Conservación

Servicio y Control de Préstamo de los documentos

Selección y Traslado de la Documentación al archivo central

Digitalización de los Documentos

Atención de consultas

El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

IMPORTANCIA Además de evitar la duplicidad de documentación y el que un oficio sea contestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada y normalizada, ofreciendo los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Recepción,

Distribución,

Trámite,

Conservación y

Consulta de documentos

15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN

CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO).

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: Comprende toda la documentación de uso continuo por la misma oficina productora o quien lo solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a algunos asuntos.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestión de una entidad u organización, su consulta no es tan frecuente pero sigue con vigencia.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo, histórico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras por esto forma parte de patrimonio histórico.

16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN. Aporte de María Elena Marín Jiménez:

17 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción.

ARCHIVO DE GESTIÓN

PRODUCCIÓN

CARTA:

Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con

personas naturales o con los empleados.

CARACTERISTICAS:

Márgenes: Se deben tener las siguientes márgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm

Inferior entre 2cm y 3 cm

Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2cm y 3cm

PRESENTACIÓN DE LA CARTA: La carta se escribirá en estilo “Bloque extremo”,

que consiste en iniciar todas las líneas en el margen izquierdo de las hojas.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Código: se debe dejar una interlinea después del logotipo del IDEA, se consigna el

código numérico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla

de Retención Documental

Entre

3cm y 4

Entre

3cm y 4

cm

Entre

2cm y

3 cm

Entre

2cm y

1820.07.01

Lugar de origen y fecha de elaboración: se deja una o dos interlineas debajo del

código, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una

coma (,). La fecha de elaboración se asigna en el Centro de Administración

Documental, en el momento en que se radica la comunicación.

Medellín,

Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas después del lugar de origen y

consignar los siguientes datos en líneas independientes:

1. Título académico en mayúscula inicial

2. Nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida

3. Cargo en mayúscula inicial

4. Nombre de la entidad u organización, este debe ir en mayúscula inicial y

su acrónimo o sigla en mayúscula sostenida

5. Dirección: se escribe sin abreviaturas, si contiene información

complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra

completa.

6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una

coma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe

identificarse el país en la misma interlinea.

Código de subserie: Contratos Interadministrativos

Código de la serie: Contratos

Código de la dependencia: Dirección Administrativa

Ingeniero CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A. Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia

Asunto: Se colocará a dos interlíneas de los datos del destinatario la palabra

“Asunto” con mayúscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un

resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir

artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la

frase. Se recomienda producir una comunicación para cada asunto.

En ningún momento debe anotarse como asunto el número que trae la

comunicación a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta

información se puede hacer en el primer párrafo del texto.

Asunto: Respuesta solicitud préstamo auditorio

Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra

el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o

Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como

saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si

existe. El párrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre

separando cada párrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensión del

contenido y tener en cuenta los siguientes puntos.

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.

- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.

- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mínimo,

un párrafo de tres renglones.

- No debe contener errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.

Despedida: se utiliza a dos interlineas del último párrafo del texto de la

comunicación. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras

sencillas.

Cordial saludo señora Lina María: Atento saludo doctor Martínez Osa: Respetuosamente lo saludo y le comunico… Con alegría y complacencia lo saludamos y confirmamos…

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de

quien va a firmar la carta en mayúscula sostenida, y en el siguiente renglón el

cargo que ocupa, en mayúscula inicial.

Anexos: Se deberán detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas

de los datos del remitente; se enunciará la cantidad, y entre paréntesis se

relaciona el número de folios y el tipo de anexo.

Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los

datos del remitente o de la relación de anexos, si existe. Deben relacionarse los

datos en este orden: tratamiento de cortesía o título, nombre y apellidos, cargo y

nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra

el nombre de esta.

Despedidas terminadas en coma: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente,

Anexos: uno (10 folios)

Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)

Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable)

Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A

Señor Alejandro Ríos, Jefe de seguridad, SEGURCOL

Luz Ángela González, Directora Administrativa

Identificación del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a

una de anexos o copias. Se escribirá el nombre y apellido del o la trascriptora,

seguido de la palabra transcriptor en mayúscula inicial. Se utiliza letra Arial,

tamaño 8. Si hay más participantes en la elaboración del documento se debe

aclarar el papel desempeñado por cada uno.

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,

debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamaño

8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el número de este y el año en

el que se suscribió, de la siguiente manera: Escribir la frase “Archivar en:” y luego

de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, según sea el caso,

seguido, el número que identifica a cada uno, y luego el año de suscripción.

Archivar en: Convenio 0164 de 2011

Archivar en: Contrato 0143 de 2010

NOTA: La carta original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias pueden ir

con facsímil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo

relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los

jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso,

bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en

tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto

administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las

características del medio mecánico.

No se remplazará las copias por fotocopias.

Identificación de páginas subsiguientes: La calidad, color y tamaño del papel

deberán ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel,

de las siguientes hojas, se identificará, con el tratamiento y el nombre del

Ejemplo 1: Transcriptor: Lina Suarez

Ejemplo 2: Transcriptor: Orfa Buritica

Revisor: Andrés Sáenz

destinatario del documento y el código del área. Al frente contra el margen

derecho se escribe el número de la página. Tres renglones después se continúan

con el texto.

Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas

hojas para la despedida y el remitente y cargo.

EJEMPLO DE CARTA

4 cm

1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención

2 interlineas

Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)

3 interlineas

Ingeniero CARLOS MARIO BETANCUR Gerente General Constructora Conconcreto S.A. Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza Medellín, Antioquia 2 interlineas

Asunto: Respuesta a solicitud préstamo auditorio

2 interlineas

Cordial saludo, ingeniero Betancur.

2 interlineas

De acuerdo a la solicitud enviada por usted, con radicado 00987 de 16 enero de 2012, le informo que ha sido aprobada

bajo las siguientes condiciones:

Fecha: lunes, 20 de febrero de 2012

Horario: 7:30 a.m. a 1:00 p.m.

Servicio de cafetería: se dispondrá de una cafetería y un botellón de agua. Si desea más información al respecto favor

comunicarse con la Auxiliar Administrativa, Luz Ester Gallego.

2 interlineas

Atentamente,

4 interlineas

LUZ ANGELA GONZALEZ

Directora Administrativa

2 interlineas

Anexos: uno (3 folios)

Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A

1 interlinea

Transcriptor: Jenny López

Archivar en: Contrato 0121 de 2011

MEMORANDO:

Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias

de la Institución, este se realiza a través del Software de Administración de

Documentos.

PROCEDIMIENTO:

Elaborar memorando: A través del software Administrador de Documentos, el jefe

de área o funcionario que requiera enviar un memorando deberá seguir los

siguientes pasos:

• Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar

con un nombre de fácil recordación, con el fin de recuperarlo posteriormente.

• Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la

opción completar datos del memorando:

• Diligenciar “PARA” y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a

enviar con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No

utilizar la opción CCO.

• “ASUNTO” Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se

deben omitir artículos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el

sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.

• “EXAMINAR” en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta

y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultáneamente pegar a la

plantilla del texto del memorando que va a enviar.

• “RADICAR” Una vez lista la información, en la parte superior de la plantilla

seleccionar la opción radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el número

del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envió el memorando, lo

integra al sistema como consecutivo y lo envía electrónicamente al destinatario

seleccionado.

• “VISTO BUENO”: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:

EJEMPLO DE MEMORANDO

MEMORANDO

1 interlineas

1820.07.01- Código consignado en Tabla de Retención

2 interlineas

Medellín, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)

2 interlineas

PARA: Doctora Luz Ángela González, Directora Administrativa DE: Andrés Sáenz Giraldo, Técnico Operativo 1 interlinea ASUNTO: informe de interventoría contrato Thomas MTI

2 interlineas

Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es la realización del informe mensual de interventoría. De acuerdo con esta afirmación le adjunto el primer informe que va desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010. Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto. Cordialmente, 4 interlineas ANDRES SAENZ GIRALDO Anexos: uno (20 folios) Transcriptor: Lina Suarez

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS:

En la ventanilla única del Centro de Administración Documental, se recibe la

documentación interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de

Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, según la

guía técnica colombiana GTC 185, datos como: código de la dependencia, tipo de

letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los

contratos y convenios suscritos en el Instituto.

Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el

destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos

completos, siguiendo las indicaciones de la guía GTC 185.

Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de

administración documental con el número consecutivo de radicado, fecha y hora

de radicación, además el campo de fecha se pone con sello manual donde se

registra día en número, tres primeras letras del mes y año en número así: 26 SEP

2012.

Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicación, se devuelve el

documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato “Devolución en la

producción de documentos” (Anexo 5), allí se consigna el motivo de la devolución.

Cuando existan errores en la radicación de comunicaciones enviadas, se debe

realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el

documento.

Cuando se radiquen las comunicaciones, se deberán entregar al funcionario o a la

persona encargada de realizar planillas de envío, ya sea por la empresa de

mensajería Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribución.

DISTRIBUCIÓN:

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior

del Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y

eficiente.

SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:

Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no

siempre se envían para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas

relacionadas con el trámite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente

y la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la

dependencia.

Cuando se reciba una comunicación oficial o un documento que no

corresponda a las actividades de la unidad administrativa, se devolverá al

Centro de Administración Documental para que sea reenviado a la

dependencia que se debe encargar del trámite.

Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser

remitidas a más tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de

mensajería, solo recibe los paquetes que serán enviados, hasta las 3:00 p.m.

Las comunicaciones que se envían por servicio al día (se entregan al

destinatario el mismo día), deben ser entregadas en el Centro de

Administración Documental antes de las 9:00 a.m.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Para la distribución de los documentos en las diferentes unidades administrativas,

se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben

ser enviados a cada una para realizar el trámite correspondiente:

DIRECCIÓN Solicitudes préstamo de espacios

Documentos relacionados con la

ADMINISTRATIVA administración del Centro Cívico Plaza de la

Libertad

Documentos relacionados con la contratación,

en su fase precontractual.

Documentos relacionados con la

administración de bienes inmuebles.

Ejecución contractual de los contratos de

administración del IDEA.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben

diligenciar la planilla “Registro de documentos para recorridos internos” (Anexo 2),

y en la ventanilla única, se verificará el contenido de las carpetas de distribución, y

nuevamente relacionará el documento para la dependencia correspondiente.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS

En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos

medios de distribución, para los documentos que pasan por el Centro de

Administración Documental: por mensajería del Instituto y por mensajería

especializada.

El Técnico Operativo del Centro de Administración Documental revisa los

paquetes, sobres y demás envíos y decide por qué medio se distribuyen.

Mensajería del Instituto: Distribución de algunas comunicaciones dirigidas a

personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el Área

Metropolitana cercana.

Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00

p.m.

El mensajero diligencia la planilla “Registro de documentos para recorridos

externos”, con los siguientes datos: número de radicado, destinatario (Nombre

– entidad), descripción tipo documental, fecha– hora, nombre de quien recibe,

firma y sello, observaciones.

La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el

mensajero la devuelve al Centro de Administración Documental para realizar

los controles necesarios.

Cuando no es posible entregar la comunicación, el mensajero la

entrega a la persona encargada de la recepción y numeración de las

comunicaciones enviadas, para que sean devueltas a la dependencia

correspondiente, con la justificación de por qué no se hizo la entrega.

Mensajería Especializada:

Por la empresa de mensajería con la que suscriba contrato el

Instituto, se envían los documentos que el mensajero interno no

alcanza a distribuir en el Área Metropolitana y los documentos

enviados a otras ciudades y municipios. Cuando se reciben los envíos

(sobres, paquetes, documentos) por parte del Técnico del CAD, quien

decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por

correo certificado2, por postexpres3 o correo al día4.

Se diligencia una planilla electrónica en Excel, establecida por la

empresa de mensajería especializada, con los siguientes campos:

nombre, dirección, ciudad, departamento y descripción y cuando se

hallan registrado los envíos del día, se remite esta información por

correo electrónico, se debe diferenciar en qué tipo de servicio es:

certificado, postexpress o correo al día.

TRÁMITE

Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa. El trámite de una comunicación

puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la atención personal o

telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto.

Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible después de

que el Centro de Administración Documental haya distribuido la información a

todas las dependencias.

De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite

oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente:

Manifestaciones, quejas y reclamos 15 días hábiles

Solicitudes de Información 10 días hábiles

Consultas 30 días calendario

Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se

atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

Los Derechos de Petición, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA,

están regulados por acto administrativo, donde se estipula que “Toda solicitud o

derecho de petición que se radique en el –IDEA-, se debe direccionar, de

manera inmediata a la Oficina Asesora Jurídica, dicha oficina analizará la

solicitud o petición presentada a la materia y objeto de consulta e información y

remitirá al área respectiva para que proyecte su respuesta…”

FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:

La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento

entregado si corresponda a sus funciones.

Se verifica si se debe iniciar un trámite, en caso afirmativo darle inicio, en

caso contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al

Centro de Administración Documental para que sea archivado en el asunto

adecuado, esto se debe hacer en los dos días siguientes a la entrega del

documento en la dependencia.

Dependiendo del trámite iniciado, el funcionario proyectará la respuesta o el

documento que continúe, por ejemplo, la solicitud de crédito que llega a la

Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe

verificar que la información anexa sea completa y adecuada, en caso de no

estar completa, envía comunicación a la entidad solicitando los documentos

faltantes, si los documentos están completos, pasan al Comité de Crédito

para su estudio y aprobación.

Si es una solicitud de vinculación a un evento y es aprobada, continúa en

trámite para contratación, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta

y se envía al solicitante.

Se envía la respuesta al Centro de Administración Documental, en el caso

que sea necesario radicar y enviar.

ARCHIVO CENTRAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo

Central y Archivo Histórico, y deben implementarse las Tablas de Retención

Documental o Tabla de Valoración Documental. Para ello, el Centro de

Administración Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar

en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen. En este caso las

comunicaciones oficiales memorandos, esta tipología se identifica el asunto, si

tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie

contratos de prestación de servicios, el nombre de la unidad documental,

Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Técnico de Información Thomas MTI,

se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronológico y reflejando el

trámite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestión

y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los documentos

físicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la

descripción y ubicación topográfica en el acervo central donde se almacenara

de acuerdo a los tiempos de retención según las Tablas de Retención

Documental.

Archivo Histórico

Una vez cumplido el tiempo de retención, se hace valoración documental

(según objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su

conservación total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos

inventarios al archivo histórico de la entidad.

Aporte Melva Olarte Castellanos.

Documento: Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013

Producción. Este documento se produjo en la oficina de Rectoría de la

Ciudadela Educativa José María Córdoba bajo el nombre de Resolución Nº 036 de 02 de febrero de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de la oficina de control interno del departamento que es el de constituir el

equipo interno de auditoria de matrícula de la institución educativa José María Córdoba. Gestión y trámite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se procede a que surta el efectos para el cual fue creado Organización. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que sale de rectoría que en el organigrama le corresponde el código 1, serie 5 que le corresponde a las resoluciones en la tabla de retención documental y 1 que le corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante tamaño oficio, por fecha. e. Transferencia. Después de socializado el documento se transfiere al archivo de gestión f. Disposición de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al archivo de gestión donde permanece dos años según la tabla de retención documental y luego pasara al archivo central donde permanecerá 5 años y luego pasara al archivo histórico para su conservación total ya que guarda diferentes tipos valores. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoración. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCION Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). 17. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN

CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS. 18. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN

CUENTA EN LA CIRCULAR EXTERNA AGN 002 DE MARZO 6 DE 2012 Y LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

WEBGRAFIA

http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html