Tabla de contenido : • ¿que es un programa de gestión documental?

• objetivos de la gestión documental • ¿para que sirve la recepción de documentos ?• tablas de correspondencia • en que consiste el tramite y despacho• que es :- Consulta-retención -Almacenamiento- Recuperación - Preservación temporal- protección-Disposición final - Eliminación - Conservación permanente

¿que es un programa de gestión documental?

Es un proceso archivístico cuyo fin es tener un manejo eficaz y ordenamiento de la documentación producida en una entidad desde su inicio hasta su destino final, para facilitar su producción, tramite, utilización y conservación. En este programa intervienen el funcionario encargado de la administración de documentos, apoyado por los estamentos que dirigen la organización para garantizar su funcionalidad.

•Se encargan de que toda la documentación este al día desde su inicio hasta su final

•Manejo integral de toda la información que sirva como base para la toma de decisiones

•Que haya una integración de todos los estamentos institucionales

•Estar al día con la documentación para que no haya acumulación y de esta manera reducir costos

•Simplificar los tramites administrativos para un flujo normal de la información

•La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total.

Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o Recibe documentos en cumplimiento de sus funciones. En una universidad los mensajeros deben ser recibidos por la secretaria de la rectoría para que su información sea verificada, es decir, su firma y los anexos y si no cumple esta norma pueden ser devueltos los documentos (queda prohibido el recibo de correspondencia en otra dependencia). Una vez se verifiquen los documentos se separan bien sea los que correspondan a cartas u otras documentaciones.

DEPENDENCIA CÓDIGO

RECTORIA 1000

planeación 1001Secretaria general 1002Mercadeo 1003

VICERRECTORÍA ACADÉMICA 1010

Formatos de correspondencia

La correspondencia se radica imprimiendo el sello del reloj radiador, el cual Consta de los siguientes datos: Membrete de la empresa, espacio para el Número de radicación, serie documental, fecha y hora de recibo. Se asigna una numeración consecutiva al documento y un código de acuerdo con sus funciones y estructuras orgánicas, se asigna el sello y el número de dependencia al que será enviado según los datos del destinatario. Cada empresa tiene un código propio para efectos de correspondencia:

Coordinación ProgramasTecnológicos

1011

Admisiones Registro y Control

1012

Investigación 1013

Bienestar Institucional 1014

Extensión y Proyección a laComunidad

1015

Laboratorios Informática 1016

Biblioteca 1017

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1030

Recursos Financieros 1031

Recursos Humanos

Recursos Generales

La correspondencia a la dependencia que se indique en el destinatario, antes de enviar la documentación debe ir digitada en una base de datos y en caso de no contar con esta se llevara un registro temporal tanto como para la radicación de la correspondencia recibida como para La despachada. Una vez es registrada la información el mensajera clasifica lo recibido en el casillero y realiza el comprobante o en su defecto hace las entregas tomando los recibidos en el registro de la correspondencia recibida, este procedimiento se hace todos los días a las 08:30 horas.

Cuando una dependencia recibe la correspondencia realiza el debido trámite, el cual se hace con normas Icontec se hace un documento original y dos copias las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo, para quienes no tienen autorización para realizar el envió de una comunicación la generan colocando el código de su dependencia y además proyectan la firma del jefe autorizado para firmar. (Es prohibido usar papelería para enviar correspondencia que no cumpla los requisitos. El juego de la original y las dos copias deben llegar a la secretaria para su radicación la cual es diferente a la que se le da cuando llega la información ya que su numeración es diferente y se debe devolver el documento que origino esta respuesta . Una vez verificada que la información cumpla con sus requisitos se envía por correo o en caso de emergencia es entregada por el mensajero. La primera copia se guarda en el consecutivo de correspondencia despachada que se guardara en la unidad de información, la segunda copia se devolverá a la oficina productora junto con su antecedente.

Que es :ConsultaEs el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia, Persona natural, etc.) a consultar la información contenida en los Documentos de archivo y es a obtener copia de los mismos. Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada dependencia, para el caso de requerir consultas de documentación de otra dependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberá solicitar autorización al jefe respectivo

Retención Es el tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión, (el archivo de cada (el archivo de cada dependencia) una vez finalizado su trámite administrativo tal como se consigna en la tabla de redención documental. El tiempo de retención va de acuerdo con la necesidad de utilización de la información que se determina por la administración y sus leyes.

Almacenamiento :Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuada como en carpetas (a-z) que lo identifique con la correspondiente asignatura topográfica (nombre de la serie o sub serie, nombre del expediente, fechas extremas y número de folios. La disposición física de los elementos se realiza en los elementos: dispositivos apropiados para la frecuencia de su uso para las fases del ciclo vital, manteniendo su conservación física en su estructura y contenido.

Recuperación :Consiste en localizar el documento para obtener información de manera eficiente y eficaz, lo cual se logra con la disposición de instrumentos de control consulta y descripción, los archivos implementaran programas para elaborar guías, inventarios e índices de sus fondos documentales de acuerdo a su naturaleza y propiedades de servicio.

Preservación temporal :Se relacionan con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en el archivo de gestión o en el central.

Protección :Se relaciona con las medidas a tomas para garantizar la integridad física de los documentos y el manejo de la información en el primero se deben usar programas de conservación preventiva de doc. Para la protección de información se debe tener en cuenta que toda persona tiene el derecho de acceder a documentos públicos estipulados en la constitución política, esto garantiza su seguridad personal y privacidad. En caso de que los documentos presenten deterioro la información se presenta mediante una copia que certifica su autenticidad.

Disposición final Se relaciona con el análisis documental para conocer los valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnico y si previo aviso del comité de archivo de la entidad, si estos documentos son de interés para la investigación se integraran a al archivo histórico de la universidad.

Eliminación :Es la destrucción de documentos perdieron sus valores administrativos, legales, contables, fiscales y que no representen ningún interés para la investigación retrospectiva. La eliminación se ajustara a la valoración de la tabla de retención documental de la entidad adoptada por el correspondiente comité de archivo.

Conservación permanente :Es la conservación de todos los documentos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones, y las realizaciones del órgano productor que tiene valor testimonial. En la universidad se debe nombrar un comité de archivo que defina cuales documentos deben quedar en el archivo Historial.

Son un listado de series y tipos documentales recibidos por una unidad administrativa, a las cuales se asignan un tiempo de permanencia. BENEFICIOS CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCIONDOCUMENTAL (TRD) Para la Administración: -Facilitan el manejo de la informaciónContribuyen a la racionalización de la producción documental.

-Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de Retención en ellas estipulados. 

-Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen Carácter permanente. -Controlar las transferencias de los documentos en las diferentes fases de Archivo Ayudan a realizar los procesos administrativos.

Desde la óptica archivística la tablas de retención documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos.Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. -Controlan la producción y trámite documental. - Identifican y reflejan las funciones institucionales. - Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los Documentos.