la gestion documental
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ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
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en este trabajo se pretende mostrar la importancia de la implementacion de un programa de gestion documental para las empresas
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ASPECTOS CONCEPTUALES Y
METODOLÓGICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final.
NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO
Constitución Política
Ley General de Archivo
Códigos:
• Sustantivo de Trabajo
• Penal
• Procedimiento Penal
• Civil
• Procedimiento Civil
• Contencioso Administrativo
ARCHIVO
TOTAL
(Ciclo Vital de
los
Documentos)
• Producción
• Recepción
• Distribución
• Consulta
• Organización
• Disposición
Final
•Procedencia
•Orden Natural
•Funcional
NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO: Archivo total
Es el control y seguimiento de todo el proceso
archivístico en sus distintos estadios:
La producción
La recepción
La distribución
El trámite
La distribución
La organización
La consulta
La conservación y
su disposición final
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL (PGD)
OBJETIVOS DE UN PGD
• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos
• Procurar la racionalización y control en la producción documental
• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad
• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna
Lograr una acertada normalización en los
procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante
la utilización de sistemas eficientes de
correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del
sistema de administración de documentos y
archivos
OBJETIVOS DE UN PGD
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
OBJETIVOS DE UN PGD
7. CONSERVACIÓN
PROCESOS
DE UN
PGD
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
1. PRODUCCIÓN
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE
GESTION DOCUMENTAL
1. PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Generación de documentos de
las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Determinación de dimensiones,
calidad y tipos de soportes,
gramaje, tintas.
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática: imagen corporativa,
características internas y externas,
tipo de letra, firmas autorizadas
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2.
Normalización
de la producción
documental
Identificación de dependencias
productoras
Definición de tipologías documentales,
formatos y formularios según TRD
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas
Directrices relacionadas con el número
de copias
2. RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Radicación
de documentos
Asignación de consecutivo, fecha y
hora
Impresión de rótulo de radicación
Registro de planillas de radicación y
control
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o
código de la dependencia competente,
Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Definición de medios de recepción
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN
060/2001 Art. 2
2. Registro de
documentos
ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su
destinatario.
3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Distribución de
documentos
recibidos
Identificación de dependencias y
determinación de competencia
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de
documentos
internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Distribución de
documentos
enviados
Definición de medios de distribución:
personal, fax, correo tradicional,
correo electrónico, apartado aéreo,
trámite en línea, página web, otros
Control y firma de guías y planillas de
entrega
Organización mensajería externa
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de
solicitud o trámite
2. Respuesta
-Confrontación y
diligenciamiento de planilla de
control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección de
respuesta
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
220.13 ACTAS 220.13.03 Actas
Comité Directivo Conjunto de acciones
orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de
los documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación
documental
-Identificación de unidades
administrativas funcionales
-Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la
dependencia
-Conformación de series y
subseries documentales
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Ordenación
documental
-Conformación y apertura de
expedientes
-Determinación de los sistemas
de ordenación
-Organización de series
documentales
-Foliación
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Transferencias
documentales
Organización y entrega de
transferencias documentales
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Descripción
documental
-Análisis de información y
extracción de contenidos
-Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e
Índices
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
6. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la
información que contienen
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Formulación de
la consulta
-Determinación de la necesidad y
precisión de la consulta
-Determinación de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de información en
términos de restricciones por reserva o
por conservación
-Reglamento de consulta
CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de
búsqueda
-Disponibilidad de expedientes
-Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas
de consulta
-Ubicación de los documentos
CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a
consulta
-Infraestructura de servicios de
archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios para
localización de información
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su
contenido
7. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Sistema
Integrado de
Conservación
Reproducción, duplicación y migración de
información
Control de condiciones ambientales
Limpieza y control de plagas
Primeros auxilios y reparaciones menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, protección en incendios, robos,
inundaciones, catástrofes naturales,
atentados)
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en
cualquier etapa del ciclo vital del documento
CONSERVACIÓN TOTAL
8. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
SELECCIÓN DOCUMENTAL
MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La conservación
total
Recepción de transferencias
secundarias
Organización de documentos
para disponerlos al servicio de
los usuarios
Conservación y preservación
de los documentos
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Eliminación de
documentos
Aplicación de lo estipulado en la
TRD o TVD
Valoración avalada por el Comité
de Archivo.
Levantamiento de acta y
determinación de procedimiento.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Selección
documental
Aplicación de método
elegido
Elección de documentos
para conservación total y/o
reproducción en otro medio
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación
Digitalización
Determinar metodología
y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso
Determinar la metodología y plan de trabajo
Definir calidad, según la fase del ciclo vital en
la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
