GESTION

DOCUMENTAL

INTRODUCCION

AFIRMACION:El papel nos esta sobrepasando.

PROBLEMA =

Historia: Una visión futurista de lo que es una oficina sin papeles. Por los años 70 tras la irrupción de los ordenadores en la vida de las empresas. Entonces los eslogan publicitarios decían que los papeles irían desapareciendo paulatinamente. El término oficina sin papeles lo acuñó por primera vez Business Week en el año 1975 en un artículo que plasmaba su visión futurista de lo que sería una oficina.

INTRODUCCION

Identificamos 2 factores por lo que las oficinas sin papeles no ha evolucionado tan rápido como lo predecían allá por los 80.

●Factores legales y normativos. ●Factores sociológicos.

INTRODUCCION

Hablamos de la normativa , leyes que permitan una implantación de sistemas digitales y desplacen el uso necesario de los papeles . Normas que permitan la sustitución de la firma manuscrita, necesaria en muchos documentos, por firmas electrónicas que permitan justificar la integridad de los documentos durante la custodia a L/P.

FACTORES LEGALES Y NORMATIVOS

INTRODUCCION

INTRODUCCION

Hablamos de los usos y costumbres. El hábito de la impresión sigue siendo una de las barreras mas importantes porque mucho usuarios piensan en la dificultad de leer en pantalla y existe un arraigo psicológico al papel que ofrece mayor seguridad al usuario.

FACTORES SOCIOLOGICOS

INTRODUCCION

Situación actual de las empresas:

●Necesitan mucho espacio de almacenamiento físico para toda la documentación. ●Se tarda en clasificar: Entre aquellos que tienen efectos legales y no legales, por aquello de la custodia legal. ●Se tarda tiempo en distribuirlos. ●Se tarda tiempo en encontrarlos. (Documentos concretos, versiones...) ●No se disponen de medidas de seguridad para salvaguardar la documentación delicada que esta en papel. (certificados, facturas...)

SER MAS EFICIENTES EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS.

OBJETIVO

REFLEXION...¿ Podemos deshacernos de todo el papel?

INTRODUCCION

LA GESTION

DOCUMENTAL DEFINICION 1 La Gestión documental, en adelante GD, tiene como objetivo ofrecer un modo de gestión segura, trazable, organizada y colaborativa de los documentos de las organizaciones. DEFINICION 2 Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. DEFINICION 3 Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación."

¿Por qué es necesaria una solución de Gestión documental?

La decisión de utilizar una solución de gestión documental se toma a menudo tras una crisis o una situación tensa causada por la gestión de la información, una situación que requiere el establecimiento de una organización más estructurada, de una trazabilidad o una mejor usabilidad. Las crisis pueden tener diferentes manifestaciones. Ejemplos: ●La imposibilidad de crear un dossier completo de un cliente en un plazo razonable, de encontrar la última versión de un documento electrónico en el que se han invertido días de trabajo... ●Disolución de información importante en un conjunto demasiado grande. Hay una pérdida de conocimiento o de memoria a nivel corporativo. ●El tiempo perdido en las búsquedas de documentos. ●Los costes administrativos asociados a la gestión de los documentos en papel... ●.

LA GESTION

DOCUMENTAL

NOS ENCONTRAMOS CON UNA PERDIDA DE PRODUCTIVIDAD

GD-FUNCIONALIDADES

Se trata de presentar las principales funcionalidades que se le asocian a un gestor documental que pueden servir de guía para implantación de futuros proyectos en su organización. 1- Metadatos. 2- Gestión de versiones. 3- Repositorio de clasificación.Tags 4- Búsquedas 5- Integración de GD con otras aplicaciones. 6- Digitalización 7- Gestión de permisos. 8- Funciones de colaboración. 9- Workflows 10- Reglas de gestión. 11- Gestión del ciclo de vida. 12- Importación y exportaciones. 13- Emails 14- Carpetas

FUNCIONALIDADES

GD-Metadatos

Metadatos Son datos asociados a los documentos digitales o contenidos digitales que sirven para facilitar la búsqueda de los documentos, normalmente se introducen a través de formularios específicos que permiten su indexación. Los metadatos se pueden obtener de forma automática, siempre que los formatos de los archivos sean de tipo texto. En caso contrario existen mecanismos que extraen los datos de documentos cuyo origen es una imagen mediante tecnologías OCR que permiten la indexación no solo de los datos asociados sino del propio contenido del documento. Objetivos de los metadatos: ●Permitir una indexación pertinente que refleje con precisión los documentos descritos y ●que los usuarios deben alimentar . ●Cubrir toda la información útil para su explotación tanto en las búsquedas como en los ●procesos y tratamientos aplicados a los documentos como alertas, trazabilidad, ●visualización...

GD-Gestion de versiones

Gestión de versiones: Los GD aportan grandes beneficios en la gestión de versiones, porque la gran cantidad de documentos que se editan, amplían y modifican el contenido, hacen muy complejo conocer con certeza la versión aplicable. (check-in/check-out) La gestión de versiones, permite seguir la evolución de un documento y, mediante un sistema de reserva (check-in/check-out), garantizar que un usuario pueda manipular un documento y modificarlo en la base documental sin que existan modificaciones simultáneas. Cada ver que el usuario modifique un documento puede bloquear (check-out) para que el resto de los contribuidores no puedan hacer cambios. Una vez que se aplican los cambios, se desbloquea de forma manual o automática (check-in) Incremento de versiones Cada vez que se incorporen modificaciones a un documento, este de forma automática asignará un código de versión nueva, garantizando a los usuarios el acceso a la ultima Versión. También podemos acceder al histórico de versiones de un documento.

GD-Repositorio de clasificacion

Repositorio de clasificación: Los GD ofrecen la posibilidad de categorizar los contenidos que en ellos gestionamos. De esta manera es posible porejemplo crear un repositorio de categorias para clasificar las carpetas y documentos, esto facilita la búsqueda, también podremos identificar contenidos que tengan que lanzar algún proceso, etc.. La clasificación nos permite establecer políticas de conservación de tal forma que podamos distinguir entre aquellos documentos que debemos conservar durante un periodo de tiempo Legal , no legal, caducidad...

GD-Búsquedas

Búsquedas: Es una de las características mas interesantes de los GD y como mínimo puede realizar las las tareas de: ●Indexar las fichas de documentos, es decir, todos los metadatos de un documento ●Indexar los documentos electrónicos en texto completo (o «full text»), es decir, teniendo ●en cuenta el contenido de los archivos electrónicos, para todos aquellos que incluyen ●contenido de texto. ●Filtrar los resultados de búsqueda según los permisos que el usuario tiene para su ●lectura, es decir, sugerirle únicamente los documentos que tiene derecho a leer. ●Permitir realizar búsquedas tanto en el documento completo como en uno o varios ●campos específicos de metadatos. ●Permitir el uso de tablas de referencia en las interfaces de búsqueda. ●Permitir las búsquedas usando varios criterios relacionados con operadores booleanos ● (AND, OR, NOT) y paréntesis. ●Permitir mezclar los enfoques documentales, sobre los metadatos y el texto completo. ●Autorizar el truncamiento central y a la derecha, de manera implícita o mediante la ● utilización de caracteres comodín para reemplazar uno o varios caracteres (normalmente ● el asterisco «*» o el símbolo «?») ●Personalizar páginas de búsqueda.

GD-Integración

Integración de GD con otras aplicaciones: Los usuarios,cuantas mas facilidades tengan en su escritorio de trabajo mas éxito tiene una herramienta de GD. Cuando hablamos de facilidades, hablamos de la integración que sus herramientas de trabajo diario tienen con el GD. Generamos documentos en word, excel, autocad, el usuario debe tener facilidades de Integración con su GD para subir esa información y gestionarlo de forma amigable. Las herramientas de GD deben tener varios mecanismos que permitan subir archivos al GD, como por ejemplo, FTP, CIFs, Webdav. Un usuario puede seguir usando los mismos mecanismos de subida de documentos, como una unidad de red con la diferencia que esos documentos se gestionan con mecanismos propios del GD y no el sistema operativo.

GD-Digitalización

Digitalización: Se llama al proceso que permite transformar un elemento físico a digital. Los GD no disponen de herramientas de digitalización porque esta función la cumplen los escaners. En los procesos de escaneo se establecen mecanismos para poder asignar metadatos a los contenidos. La asignación se puede realizar: 1- De forma manual o mediante formularios personalizados que permiten a los usuarios introducir ciertos metadatos identificativos del documento. 2- De forma automática. Existen aplicaciones integradas a los GD que permiten mediante OCR y plantillas zonales, identificar los tipos de documentos para que de forma automática extraiga los metadatos necesarios para subir la información al GD.

GD-Gestión de permisos

Gestión de permisos: Es la piedra angular de los GD porque existen diferentes usuarios y casos de uso distintos. La gestión de permisos suele basarse en la asociación de autorizaciones a elementos de la base documental. Estas autorizaciones permiten definir un conjunto de permisos para un usuario o un grupo de usuarios .

●Niveles de gestión, los permisos tienen que ser lo suficientemente finos, incluso gestionar los permisos a nivel de documento. Algunos GD lo hacen a nivel de los ●metadatos, sobre todo para aquellos contenidos con un alto nivel de confidencialidad. ●Gestión de perfiles: Los GD asignan permisos de forma jerárquica, a nivel de carpetas ,que pueden heredar las subcarpetas. Se pueden asignar distintos perfiles para que puedan administrar contenidos de forma local.

Los GD ( no todos ) disponen directorios tipo LDAP o Single Sign-On (SSO) para la gestión de identidad de los usuarios.

GD-Colaboración

Colaboración: Cuando hablamos de colaboración lo hacemos en referencia al uso que varios usuarios hacen de los contenidos del GD. Los usuarios están interconectados y con los permisos adecuados los usuarios pueden: ●Reserva explicita de un documento cuando el usuario se descarga para hacer modificaciones. Este proceso llamado check-out, bloqueo de un documento que otro usuario ya esta modificando. Cuando el documento esta libre se llama check-in. ●Modificación en línea, un usuario abre un documento en linea, mientras lo abre el resto de usuarios tienen el documento en modo lectura. ●Modificación concurrente: Cuando los usuarios editan online de forma concurrente un mismo documento, el sistema controla los cambios realizados por cada usuario. Los GD también tienen mecanismos de alertas sobre los cambios, comentarios a los cambios, envio de emails... Algunas herramientas disponen de mecanismos de sitios donde se pueden gestionar foros, Blogs, wikis, calendarios de tareas compartidas etc...

GD- Workflow

Workflows o flujos de trabajo: En el ambito de la GD nos podemos encontrar con flujos de trabajo relacionados con un documento. Se trata de hacer que los documentos sigan un circuito de validación, a menudo para publicarlos o archivarlos; a veces encontramos el término «Docflow». Diferentes métodos se ponen en marcha mediante las herramientas. El workflow se basa generalmente en las funciones estándar de las herramientas: la gestión de los permisos, envío de correo electrónico, desplazamiento de archivos… Las herramientas que permiten crear workflows bajo demanda pueden basarse en una gestión de reglas subyacente a la aplicación. Esto permite añadir, yuxtaponer diferentes funciones, a partir de reglas simples y unirlas unas con otras. También puede tratarse de desarrollos simples y a menudo poco configurables, sobre todo, en lo referente al número de etapas, de notificaciones o de resultados del workflow.

GD- Reglas de gestión

Reglas de gestión: Los GD disponen de mecanismos de reglas que permiten automatizar, encadenar procesos Complejos, veamos algunos ejemplos: ● Conversión a PDF de documentos ofimáticos ●Intercambio colaborativo en un documento o una carpeta, por ejemplo, a través de funciones tipo foro o mediante anotaciones hechas en un documento ●Difusión de información en función de diferentes criterios: una estrategia de búsqueda registrada previamente, una palabra clave, la validación de un documento o de un conjunto de documentos . ●Asignación condicional de metadatos a un documento, por ejemplo, en función de la persona que lo indexa o la carpeta a la que pertenece

GD- Ciclo de vida

Ciclo de vida de los documentos: La conservación, preservación y seguridad de la información entran, cada vez más, dentro de los proyectos de gestión documental a medida que las empresas toman conciencia del valor de los documentos que manejan a diario. ●Almacenamiento: Los GD deben tener mecanismos que permitan activar automaticamente procesos de almacenamiento, no buscar entre los datos archivados, gestionar los archivos en función de su perdurabilidad.

●Formato del documento: Esto tiene especial relevancia porque los formatos admitidos hoy no garantizan que el futuro se puedan admitir y esto es un problema para los archivos que legalmente de deben conservar 15 años o mas. Ya existen formatos como el PDF /A ( ISO 19005-1:2005) que tienen esta característica de perdurabilidad. La cosa se complica si además los documentos llevan firma electrónica porque el GD tiene que garantizar, su integridad, trazabilidad y posibilidad de auditar el o los documentos.

GD- Exportación/ importación

Exportación / Importación: Las funciones de importación y exportación son fundamentales en una solución de GED ya que, efectivamente, permiten introducir/extraer los contenidos de una solución a otra y, por lo tanto, seguir controlando la elección de sus herramientas. El objetivo aquí es permitir introducir o extraer rápidamente un gran número de documentos. Estas funciones permiten tener en cuenta los metadatos y ficheros y, si es posible, la gestión de los permisos.

GD- Correo electrónico

Correo electrónico: La gestión de los correos electrónicos es una función muy solicitada en gestión documental, para que esos elementos de información participen en la memoria colectiva y también por razones reglamentarias (Sarbanes-Oxley o Bâle II imponen reglas de conservación de correos electrónicos). Los problemas de gestión del conocimiento conllevan tener que compartir y capitalizar las informaciones, incluso cuando su grado de formalización es débil, como suele ocurrir con los correos electrónicos. Almacenarlos y compartirlos facilita el trabajo en equipo. Cada vez más se imponen los controles, ya sean los reglamentarios o los de calidad. Esto lleva a las organizaciones a conservar todos los intercambios con sus trabajadores y sus socios comerciales. La mutualización más o menos automática de los correos electrónicos puede resultar, por lo tanto, una solución a todos estos problemas.

GD- Carpetas

Carpetas: Al igual que la gestión de archivos en una estación de trabajo, sucesora de la gestión de documentos en papel en los archivadores, la ergonomía de las soluciones de GD en materia de «gestión de carpetas» también se enfoca desde la lógica del usuario. Aquí, una carpeta no es un simple directorio sino un conjunto de documentos unidos por una finalidad común.

ventajas

Algunas de las ventajas de la GD: ●Reducción del tiempo en la búsqueda y localización de documentos. ●Reducción de costes de administración y almacenamiento. ●Aumento de la productividad de los equipos de trabajo. ●Facilita la implantación de medidas de seguridad de los documentos. ●Desaparición de tareas manuales y monótonas y de escaso valor añadido. ●Centralización de la base de datos documental.

¿Que no es gestión documental?

Tradicionalmente las empresas han organizado sus documentos es una estructura jerárquica organizado por carpetas en el servidor. Los usuarios van dejando los documentos es las capetas correspondientes con una nomenclarura del archivo estructurado y a través de unidades de red instalados en los puestos de trabajo. Esta forma de organizar la información no proporciona las ventajas que una solución de GD ofrece en relación a la seguridad, trazabilidad, búsquedas, colaboración, flujos de trabajo, etc..