Gestion documental documento electronico- gestion de calidad

GESTION DOCUMENTAL

JUAN CARLOS ROJAS CRUZ

TutoraLUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES

Programa CIENCIA de la INFORMACION y la DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA y ARCHIVISTICA

SEGUNDO SEMESTRE GRUPO 1

2012

1. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad.

2. Gestión de Documentos electrónicos

3. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión Documental.

ContenidoContenido

• Definir el Alcance• Revisar el Entorno Actual• Desarrollar un Diseño

Conceptual• Análisis Técnico y Económico• Desarrollar una implementación

Aproximada• Obtener la Aprobación del

Proyecto

Pasos para un PGD

Pasos o procesos de la Gestión Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y Documental con sus actividades y

normatividad.normatividad.


normatividad.normatividad.

1. Sistematización del proceso de Gestión Documental en las etapas deproducción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación,custodia, y disposición final del ciclo vital del documento.2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentospúblicos.Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico.4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la información misional5. Configuración de expedientes electrónicos.6. Posibilita el uso de la firma digital.7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos.

Funcionalidades del Sistema:


normatividadnormatividad

Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas,realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida yrecibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitarsu consulta, conservación y utilización.A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que

Gestión Documental



Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde la Producción,Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación, hasta ladisposición final.

Ciclo Vital del Documento



NORMA DISPOSICIÓN

Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985. Iniciso 2 Artículo 13: Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Reserva legal documentos Derogado por el Artículo 28 de la Ley 594 de 2000

Ley 80 de 1993. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.

Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y Funcionamiento de los municipios

Ley 270 de 1996. (Art. 95) Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia.

Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. (Arts 34 y 35) Código Disciplinario Único.

Ley 795 de 2003 (artículo 22) Modifica el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Decreto 663 de 1993.

Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 663 de 1993. (Art 96) Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El artículo 96 fue Modificado por el artículo 22 de la Ley 975 de 2003

Normatividad



Decreto 2649 de 1993. (Art 123 y 134) Archivos contabilidad general.

Decreto 855 de 1994. (Art 3) Ofertas para la contratación pública.

Decreto 856 de 1994. (Art 11) Libros y archivo del Registro único de proponentes.

Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al A.G.N..

Decreto 1571 de 1998 (Art 12) Archivos de Historias Laborales.

Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional.

Resolución MINSALUD 1995 de 1999 Establce nomas para el manejo de las Historias Clínicas

Acuerdo A.G.N. 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación.

Acuerdo A.G.N. 09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al A.G.N. ordenada por el Decreto 1382 de 1995

Acuerdo A.G.N. 12 de 1995 Por el cual se modifica el Acuerdo 007 de 1994

Acuerdo A.G.N. 02 de 1996 Por el cual se modifica el acuerdo 07 de 1994

Acuerdo A.G.N. 06 de 1996 Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del A.G.N.

Acuerdo A.G.N. 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.



Acuerdo A.G.N. 046 de 2000

Por el cuals establece el procedimiento para la eliminación de documentos

Acuerdo A.G.N. 047 de 2000

Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo A.G.N. 048 de 2000 Conservación de documentos: preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo A.G.N. 049 de 2000 Conservación de Documentos: Condiciones de Edificios y locales destinados a archivo.

Acuerdo A.G.N. 050 de 2000 Conservación de Documentos: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo A.G.N. 057 de 2000 Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.

Acuerdo A.G.N. 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas de las áreas de archivo y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos.

Circular externa A.G.N. 002 de 1997 Parámetros que deben observarse para implementación de nuevas tecnologías en los Archivos públicos

Documento electrónicoDocumento electrónico

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticosSon unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.

DefiniciónDefinición


Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la

estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su

gestión

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su

archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la

recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los

empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

ARCHIVO ELECTRÓNICO


1. Como paso previo al inicio del proyecto, un equipo de expertos, establecen las normas y parámetros según las cuales deben ser entregados lo archivos finales. Esto se refiere básicamente a las especificaciones de formato, tratamiento de imágenes contenidas en los documentos originales y cualquier otra cosa que el usuario considere importante y pertinente.

2. Utilizando escaners de alta resolución se digitalizan los documentos originales, obteniendo imágenes en formato tiff.

3. Las imágenes obtenidas se procesan utilizando las mas avanzadas herramientas de transformación a formato PDF, el resultado es adicionalmente indexado y automatizada su navegación.

4. En los casos que sea requerido por el cliente se puede aplicar tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de última tecnología que garantizan éxito de reconocimiento muy superior al 90%. Todo esto realizado y supervisado por personal altamente entrenado.

5. El departamento de control de calidad examina cada documento en busca de fallas, de manera de corregirlas y garantizar que el documento final sea copia fiel del original.

Proceso o Metodología de trabajo


La forma de identificar un documento digital es a través del formato en el cual fue creado. El formato es definido por la extensión (caracteres que siguen después del punto) del nombre del archivo.

Ejemplo:

Imagen.jpg, excel.xls, documento.doc

Estos son algunos tipos de archivos digitales:

Archivos de Texto

• TXT: Identifican documentos que solo tienen texto

• DOC: Archivo de documento Word

• XDOC: Formato de documento de Word 2007

• PDF: Formato de almacenamiento de documentos que pueden contener texto, imágenes y gráficos.

• PPS o PPT: Archivo de Power Point para hacer presentaciones


Hojas de Cálculos • ODS: Hoja de calculo perteneciente al paquete de Open Office. • XLS: Hoja de calculo perteneciente a Excel. • NUMBERS: Hoja de calculo perteneciente Apple. Archivos de Imágenes • JPG – JPEG: Formato utilizado para almacenar y presentar fotos e imágenes sin movimiento. • BPM: Un formato para gráficos que pueden ser abiertos con la aplicación Paint Brush • PNG: Formato para gráficos portables de red y permitir almacenar imágenes con mayor profundidad de contraste otras importantes datos. • GIF: Formato grafico de intercambio, un archivo de este formato puede almacenar 256 colores en resolución, muy utilizado para web • TGA: Formato TARGA. Tarjeta de los computadores portátiles que soporta millones de colores.

Gestión de Calidad y su Gestión de Calidad y su relación con la Gestión relación con la Gestión

DocumentalDocumental

La gestión de calidad ha venido a dinamizar la gestión administrativa de cualquier Institución, en la que ya se habían instalado los principios de economía, de eficacia, de rentabilidad, inherentes en cualquier empresa. Si la gestión documental asumimos y defendemos es parte de la gestión administrativa, no cabe otra opción que la gestión documental se implique en la gestión de calidad y con ella los Archivos.

Gestión documental, gestión de calidad han de ir de la mano.

La gestión documental será el contexto, el marco para la aplicación de la gestión de calidad, de aquí la importancia de acotar la primera para conseguir el éxito de la segunda.


DocumentalDocumentalEn este texto me voy a ceñir a tres procesos y a sus respectivos indicadores: el servicio de los documentos y de la información, con la consulta y su variante, el préstamo que quizá exija una medida aparte y el ingreso de documentos con las transferencias y las otras modalidades de ingreso. La metodología de análisis para los tres casos seguirá el siguiente esquema:

•Estado de la cuestión y denominaciones•Definiciones•Proceso y etapas•Medida de los indicadores•Propuesta de indicadores

a)Servicio de los documentos y de la información (consultas) b)Servicio de los documentos (préstamos, salidas temporales)c)Ingreso de documentos (transferencias)



En el proyecto de puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Calidad se identificanvarias etapas básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática paralograr el propósito, tal como se representa en el anterior esquema.



Fases del proyecto bajo el ciclo PHVA



Es así como los sistema de calidad tiene en su base de desarrollo la necesidad de documentar sus procesos ya que hacen parte de la gestión de la organización y la forma como se aplican los procesos de calidad, y es donde los SGD permiten una clara y visible forma de estructurar y definir la información que se genera dentro de la empresa, a partir de documentar de forma específica los procedimientos que son reflejo de las funciones que se desarrolla en cada dependencia.



Por lo anterior los sistemas de gestión documental son la base para la implementación de un eficiente sistema de gestión de calidad como ISO 9001, que hace imprescindible la gestión de su información a partir del eficiente desarrollo en los procesos que permitan medir la calidad de los productos y servicios que produzca cualquier empresa.

Bibliografía

• http://www.documentaciondigital.org.• http://bibliotecas1978.wordpress.com/2012/10/09/el-documento-

digital/• www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998• www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232• LA NORMA ISO 9001:2001• Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la

Calidad en la Gestión Pública N T C G P 1000 : 2004• Decreto 4110 de 2004

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Education

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