PROPUESTA DE MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN POR COMPETENCIAS

LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA CONSTRUCCIÓN SENA PEDREGAL.

WILMER PATERNINA ZULUAGA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO FACULTAD DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

PROGRAMA TECNOLOGÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIALMEDELLÍN - ANTIOQUIA

2015

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN POR COMPETENCIAS

LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA CONSTRUCCIÓN SENA PEDREGAL.

Wilmer Paternina Zuluaga

Trabajo de grado para optar al título de tecnólogo en producción Industrial.

ASESORES:

Bannesa Osorio Castaño

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO FACULTAD DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

PROGRAMA TECNOLOGÍA EN PRODUCCIÓN INDUSTRIALMEDELLÍN - ANTIOQUIA

2015

CONTENIDO

Pág.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................6

1.1 Pregunta de investigación...........................................................................6

2. OBJETIVOS.........................................................................................................7

2.1 Objetivo General.............................................................................................7

2.2 Objetivos Específicos......................................................................................7

3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................8

4. MARCO REFERENCIAL......................................................................................9

4.1 Marco Contextual............................................................................................9

4.1.1 Antecedentes Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)........................9

4.1.2 Misión......................................................................................................9

4.1.3 Visión......................................................................................................10

4.2 Marco Conceptual.........................................................................................11

4.2.1 Gestión Documental...............................................................................11

4.2.2 Las Normas ISO De Gestión Documental..............................................11

4.2.3 ¿Qué es la Competencia Laboral?........................................................12

4.2.4 ¿Qué son las Normas de Competencia Laboral?...................................12

4.2.5 ¿Qué es la certificación de la Competencia Laboral?.............................12

4.2.6 Beneficios:..............................................................................................13

4.2.6.1 Al trabajador, en cuanto le permite:....................................................13

4.2.6.2 Al sector productivo, en cuanto le permite:.......................................13

4.2.6.3 A los oferentes de formación, en cuanto les permite:.......................14

4.2.7 Titulaciones y Normas de Competencia Laboral....................................14

4.3 MARCO LEGAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL.................................15

BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................17

GLOSARIO

SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje

CDHC: Centro para el desarrollo del hábitat y la construcción.

Competencia Laboral: La competencia laboral es la capacidad real que tiene

una persona para aplicar conocimientos, habilidades y destrezas, valores

Comportamientos, en el desempeño laboral, en diferentes contextos.

NSCL: Norma Sectorial de competencia laboral.

PECCL: Proceso de Evaluación por Competencia Laboral.

INTRODUCCIÓN

A través de este ejercicio de investigación se pretende aportar en la cualificación

del proceso de mejora de la gestión documental para la evaluación y certificación

por competencias laborales en el centro para el hábitat y la construcción SENA

pedregal 2015.

Es importante resaltar el valor institucional que genera la implementación de

buenas prácticas de gestión documental, para garantizar la mejora continua de los

procesos; el buen ejercicio de la gestión documental tanto en instituciones

públicas como privadas aporta al desarrollo estratégico de los objetivos trazados

por la misma, ya que permite una ejecución ordenada y planificada de la gestión

documental.

En este ejercicio de investigación se pretende identificar posibles falencias en el

proceso de gestión documental, y a partir de estas, desarrollar una propuesta

para la cualificación del proceso de certificación por competencias laborales, el

cual implica la recepción, almacenamiento, consulta, el flujo y la destrucción de

documentos físicos y electrónicos que están en constante movimiento, con el

objetivo de implementar procesos planeados y ejecutados estratégicamente

acorde con la norma, para así generar eficiencia y eficacia que permita la

optimización de los tiempos, los procesos y un mejor servicio a los usuarios del

centro para el desarrollo del hábitat y la construcción SENA pedregal.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El escenario donde se pretende analizar las practicas del ejercicio en la gestión

documental, es el SENA entidad pública reconocida a nivel nacional por su

fortaleza en la formación para el trabajo; específicamente analizaremos los

procesos de gestión documental el área de evaluación y certificación por

competencias laborales del centro para el desarrollo del hábitat y la construcción

SENA pedregal de la ciudad de Medellín.

En el último tiempo área de certificación por competencias laborales del centro

para el desarrollo del hábitat y la construcción, ha experimentado un incremento

muy significativo de usuarios, lo cual se ve reflejado en la gran demanda de

empresas e independientes de diferentes regiones del país interesados en

desarrollar dicho proceso con el SENA.

Este proceso donde se evalúa y se certifica la labor empírica de empleados de la

construcción y en el manejo de maquinaria para la ejecución de obras civiles y de

infraestructura no solo es importante en la medida que se cualifica esta población

sino que además se amplía su campo de acción y aporta en el mejoramiento de

los procesos de las entidades contratantes dadas las actuales exigencias del

mercado.

1.1 Pregunta de investigación

¿De qué manera, se puede mejorar la gestión documental para el proceso de

evaluación y certificación por competencias laborales en el centro para el

desarrollo del hábitat y la construcción SENA pedregal 2015?

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2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General Desarrollar una propuesta de mejoramiento de la gestión documental para el

proceso de evaluación y certificación por competencias laborales en el centro

para el desarrollo del hábitat y la construcción SENA pedregal 2015.

2.2 Objetivos Específicos.

Realizar un diagnóstico para identificar el manejo actual que se ejerce en relación a la gestión documental del proceso de evaluación y certificación por competencias laborales en el centro para el desarrollo del hábitat y la construcción.

Analizar las prácticas de gestión documental en el proceso de evaluación y certificación por competencias laborales en el centro para el desarrollo del hábitat y la construcción.

Desarrolla una propuesta práctica de cualificación de la gestión documental para el proceso de evaluación y certificación por competencias laborales en el centro para el desarrollo del hábitat y la construcción.

COMO SOPORTAR LA TEORIA PARA SOPORTAR EL DISEÑO DEL MARCO TEORICO.

7

3. JUSTIFICACIÓN

Este proyecto de investigación es importante en la medida que busca satisfacer la

necesidad de mejora de la gestión documental para el proceso de evaluación y

certificación por competencias laborales en el centro para el desarrollo del habitad

y la construcción, en un centro en crecimiento que atiende más de 500 usuarios

por mes y donde estos son los que van a obtener el mayor beneficio, en la medida

que el proceso sea más sencillo ágil y ordenado, los beneficios se verán reflejados

en menos tiempo invertido para realizar los trámites y además los empleados

podrán tramitar el proceso de forma más ágil, lo cual beneficia al usuario y al

SENA como institución.

La mejora del proceso de la gestión documental es relevante en el proceso de

formación ya que permite aplicar conceptos y teorías propias del área de estudio

y desarrollarlos en la práctica, lo cual permite avanzar en el conocimiento y

realizar un aporte desde la producción Industrial.

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4. MARCO REFERENCIAL

4.1 Marco Contextual

4.1.1 Antecedentes Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

El SENA nació durante el gobierno de la Junta Militar, posterior a la

renuncia del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118,

del 21 de junio de 1957.  Su función, definida en el Decreto 164 del 6 de

agosto de 1957, fue brindar formación profesional a trabajadores, jóvenes y

adultos de la industria, el comercio, el campo, la minería y la ganadería. Su

creador fue Rodolfo Martínez Tono. 

Así mismo, siempre buscó proporcionar instrucción técnica al empleado,

formación complementaria para adultos y ayudarles a los empleadores y

trabajadores a establecer un sistema nacional de aprendizaje. La Entidad

tiene una estructura tripartita, en la cual participarían trabajadores,

empleadores y Gobierno, se llamó Servicio Nacional de Aprendizaje

(SENA), que se conserva en la actualidad y que muchos años después,

busca seguir conquistando nuevos mercados, suplir a las empresas de

mano calificada utilizando para ello métodos modernos y lograr un cambio

de paradigma en cada uno de los procesos de la productividad.1

4.1.2 Misión

El SENA está  encargado de cumplir la función que le corresponde al Estado de

invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos,

ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el

1 SENA 2015. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx

9

desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al

desarrollo social, económico y tecnológico del país.2

4.1.3 Visión

En el 2020, el SENA será una Entidad de clase mundial en formación profesional

integral y en el uso y apropiación de tecnología e innovación al servicio de

personas y empresas; habrá contribuido decisivamente a incrementar la

competitividad de Colombia a través de:3

Aportes relevantes a la productividad de las empresas.

Contribución a la efectiva generación de empleo y la superación de la pobreza.

Aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y las regiones.

Integralidad de sus egresados y su vocación de servicio.

Calidad y estándares internacionales de su formación profesional integral.

Incorporación de las últimas tecnologías en las empresas y en la formación

profesional integral.

Estrecha relación con el sector educativo (media y superior).

Excelencia en la gestión de sus recursos (humanos, físicos, tecnológicos y

financieros).

2 Ibíd. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx

3 Ibíd. http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx

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4.2 Marco Teórico

4.2.1 Gestión Documental

Se entiende por gestión documental todos los procesos, desde la creación de los

documentos hasta su conservación definitiva o eliminación. La gestión documental

comienza cuando se crean los documentos e interviene en las decisiones de

cómo, cuándo y dónde se crean documentos que reflejan las actividades llevadas

a cabo. (Bustelo Ruesta, Pág. 23)

4.2.2 Las Normas ISO De Gestión Documental

La gestión documental dentro de ISO se encuadra dentro del Comité Técnico

46(TC46-Information and Documentation), que fue creado en 1947 en los primeros

meses de la organización, y que mantiene 43 normas que tratan diversos aspectos

como los códigos de países y lenguas, los distintos números de publicaciones

como el ISBN, ISSN, ISAN, etc., las estadísticas para bibliotecas, los formatos de

intercambio y todo lo relacionado con la gestión de documentos. Dentro de este

comité técnico existe un subcomité especializado, el TC46/ SC11. Archives /

Records Management, creado en 1998, que se encarga de redactar las normas en

este campo. Hay otro comité técnico, cercano al TC46/SC11, el TC171-Document

management aplications, que trabaja específicamente el campo de las

aplicaciones informáticas relacionadas con la gestión documental y de la

información. (BUSTELO RUESTA Pág. 9)

En la normalización ISO la orientación seguida por el TC46/SC11, definida en su

norma fundacional ISO 15489- Gestión de documentos, es incluir en la gestión

documental todos los procesos y controles documentales desde la creación del

documento o incluso antes. El objetivo máximo es la integración de la gestión

documental en los procesos de trabajo. Esta visión se aleja de la concepción de la

gestión documental desde el punto de vista del archivo más tradicional, en el que

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los procesos y controles se aplican una vez que la documentación ha sido

incorporada al archivo. 4 (BUSTELO RUESTA Pág. 9)

La norma ISO 15489 tiene dos partes. La primera (la ISO 15489-1) provee un

marco para gestionar documentos describiendo las buenas prácticas y los

procesos y controles documentales que deberían implementarse. La segunda (la

ISO 15489-2) es un informe técnico que profundiza en detalles adicionales que

ayudan a explicar la primera parte. (BUSTELO RUESTA Pág. 14)

4.2.3 ¿Qué es la Competencia Laboral?

La competencia laboral es la capacidad real que tiene una persona para aplicar

conocimientos, habilidades y destrezas, valores y comportamientos, en el

desempeño laboral, en diferentes contextos. (SENA 2015)

4.2.4 ¿Qué son las Normas de Competencia Laboral?

Son estándares reconocidos por el sector productivo, que describen los resultados

que un trabajador debe lograr en su desempeño; los contextos en que éste ocurre,

los conocimientos que debe aplicar y las evidencias que debe presentar para

demostrar su competencia. Las normas son la base fundamental para la

modernización de la oferta educativa y para el desarrollo de los correspondientes

programas de certificación. (SENA 2015)

  4.2.5 ¿Qué es la certificación de la Competencia Laboral?

La certificación de la Competencia Laboral de las personas es el reconocimiento que hace un organismo certificador acreditado, a un trabajador porque hace bien su trabajo al cumplir con los requisitos establecidos por los expertos en una norma de competencia laboral, confirmando con ello la capacidad que tiene para

4 BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas técnicas y estándares relacionados con la gestión documental Pág. 9 disponible en URL: http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA%C3%91A.%20UOC.CARLOTA%20BUSTELO.%20NORMAS%20T%C3%89CNICAS%20REACIONADAS%20CON%20LA%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf

12

desempeñarse en diferentes funciones y contexto laborales.

La certificación de la Competencia Laboral de una persona tiene como único referente una norma de competencia laboral, unidad mínima de certificación, y su logro debe guardar correspondencia con las demandas del sector productivo. (SENA 2015)

4.2.6 Beneficios

Al trabajador, en cuanto le permite: Ser reconocida socialmente la competencia que ha adquirida en el ejercicio

laboral. Adquirir y desarrollar habilidades que le permiten adaptarse a los cambios

tecnológicos y organizacionales para desempeñarse en su trabajo con la competencia esperada.

Transferir su competencia laboral, dentro de un mismo proceso productivo, entre empresas, subsectores y actividades laborales.

Identificar su situación frente al mercado laboral y orientar así la búsqueda de empleo.

Identificar qué competencia debe adquirir y desarrollar y generar oportunidades de aprendizaje permanente a lo largo de su vida.

Mayores posibilidades de vinculación laboral y/o de promociones. (SENA 2015)

Al sector productivo, en cuanto le permite: 

Armonizar en las organizaciones, la certificación del sistema de calidad, del

producto y de la competencia laboral de los recursos humanos, variables de un

sistema integral de calidad.

Proporcionar elementos fundamentales para la gestión del recurso humano,

la optimización de los procesos de contratación, concentración de recursos

financieros para el desarrollo personal y técnico, y para el desarrollo de políticas

laborales y salariales.

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 Identificar necesidades de capacitación al interior de las empresas,

optimización de inversión puesto que la respuesta de mejoramiento, son planes

reales ante necesidades reales.

Reducir en las empresas, los costos y oportunidad de los procesos para la

formulación del plan personal de competencias.

Armonizar las necesidades del empleador con las competencias

certificadas en una persona.

Promover el incremento de la productividad y competitividad de las

empresas mediante el mejoramiento permanente y continuo de la competencia de

los recursos humanos. (SENA 2015)

4.2.6.3 A los oferentes de formación, en cuanto les permite:

Estructurar y regular la oferta e inferir en su calidad, pertinencia y

oportunidad, para responder a las necesidades del trabajador y del sector

productivo. (SENA 2015)

4.2.7 Titulaciones y Normas de Competencia Laboral 

La Mesa Sectorial respectiva y el SENA elaboran un documento propuesto de

norma de competencia laboral que se publica para someterlo a un proceso de

consulta pública por el término de un mes. 

Consulta de normas y titulaciones5 (SENA 2015)

5 SENA 2015. Disponible en URL: http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacion-por-competencias.html

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4.3 MARCO LEGAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

· Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

· Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso

de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

· Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones”.

· Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no

modificables.

· Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de

trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del

estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios

públicos”.

· Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrónica.

· Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos”.

· Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de

2000”.

· Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de

la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan

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parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras

disposiciones”.

· Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las

privadas.

· Acuerdo 039 de 2002: “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración

y aplicación de las tablas de retención documental”.

· Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas.

· Acuerdo 04 de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578

y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,

evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental

y las Tablas de Valoración Documental”

· Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la

clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y

privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras disposiciones”.

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BIBLIOGRAFÍA

BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas técnicas y estándares relacionados con la

gestión documental Pág. 8 disponible en URL:

http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA

%C3%91A.%20UOC.CARLOTA

SENA 2015.

http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-

Mision-Valores-y-Simbolos.aspx

SENA 2015. Disponible en URL:

http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacion-por-competencias.html

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