SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

YURY ANDREA CHACON BAREÑO

GRUPO 4

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

BOGOTÁ D.C.SEPTIEMBRE DE 2014

INTRODUCCION

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL SON DE VITAL IMPORTANCIA, YA QUE

SON UN GRAN MEDIO DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LAS

ORGANIZACIONES QUE LO IMPLEMENTAN, DANDO ASÍ UNA VENTAJA COMPETITIVA

Y PRODUCTIVA CON LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN NECESARIA Y

ORGANIZADA; DE ESTA MANERA SE DEBEN SEGUIR LAS NORMATIVAS REQUERIDAS

PARA QUE TODA ESTA DOCUMENTACIÓN CUMPLA CON LAS ESPECIFICACIONES EN

SU CICLO VITAL.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

CONOCER LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• EMPLEAR LOS CONCEPTOS NECESARIOS PARA ESTRUCTURAR UN ANÁLISIS CORRECTO, ENTENDIBLE AL LECTOR

• RECONOCER LA IMPORTANCIA DE LAS FASES QUE SE IMPLEMENTAN PARA GENERAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO EN LAS ORGANIZACIONES

• ENTENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• TOMAR LAS CONCLUSIONES PERTINENTES AL FINALIZAR ESTA ACTIVIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL(DEFINICIÓN)

EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES AQUEL QUE PERMITE ALMACENAR,

GESTIONAR, ORGANIZAR, LOCALIZAR Y DARLE UN BUEN USO A LOS ARCHIVOS

CON EL FIN DE PODER MANTENER, RECUPERAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN

EFICIENTEMENTE.

REQUISITOS IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

• BÁSICOS O FUNDAMENTALES (

ESCALABILIDAD, TOLERANCIA,

DISPONIBILIDAD EN MÚLTIPLES

PLATAFORMAS)

• DE ENTRADA DE DOCUMENTOS EN EL

SISTEMA (DISTINTOS DISPOSITIVOS,

DISTINTOS FORMATOS DE ENTRADA,

PROCEDIMIENTO AUTOMÁTICO DE

ENTRADA MASIVA Y CONTROL DE

ERRORES.)

• INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL

SISTEMA.

• ALMACENAMIENTOS DE DOCUMENTOS.

• BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS.

• VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

• MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.

• DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS.

• INTEGRACIÓN CON LOS DEMÁS

SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA

ENTIDAD

FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

1. DESARROLLAR UN PLAN GLOBAL :ES NECESARIO CONSIDERAR LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS, OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS DEL PLAN Y LOS RECURSOS A TOMAR EN CUENTA.

2. ESTUDIO DE VIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS: REVISAR, ANALIZAR YDOCUMENTAR EL ESTUDIO, SE REQUIEREN CIERTOS PASOS PARA RECOPILAR LA INFORMACIÓN DEL ESTUDIO:

1. ALCANCE DEL PROYECTO: CUBRIMIENTOS DE LOS ÁMBITOS LOCALES Y/O GEOGRÁFICOS PARA PROYECTARLO HACIA FUTURO.

2. MODELO LÓGICO ACTUAL DE PROCESOS: FLUJOGRAMAS, FLUJOS PROCEDIMENTALES, FLUJOS DOCUMENTALES Y OTROS.

3. DEBE RELACIONARSE ENTRE COSTO BENEFICIO Y COSTO EFICACIA: COMPARACIÓN ENTRE EL NUEVO SISTEMA, EL VIEJO SISTEMA U OTROS EXISTENTES EN EL MERCADO.

FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

3. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD): CUATRO ETAPAS

INFALIBLES

• IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN: TEMAS, ASUNTOS

GENERALES Y ASUNTOS ESPECÍFICOS ATRIBUIBLES A LA ORGANIZACIÓN.

• DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VAN A GESTIONAR: DEFINIR LOS TIPOS DE

DOCUMENTOS QUE SE PRODUCIRÁN, EDITARAN Y DISTRIBUIRÁN.

• ELABORAR PLAN DE CONSTRUCCIÓN DE LENGUAJE DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓN DE

LOS DOCUMENTOS Y LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS QUE PERMITAN LA

INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

• ESTUDIAR ALTERNATIVAS TECNOLÓGICAS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

FASES PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

4. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: COMPROBAR Y REALIZAR LAS OPERACIONES

MATERIALES E INTELECTUALES QUE CONSTITUYEN LA CADENA DOCUMENTARIA.

5. CONTROL Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: SE EXPRESA EL CONTROL Y LA

AUTENTICA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALES DECRETO 2609 DE 2012

a. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO SUS

METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

b. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y

LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD).

c. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON

LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD.

d. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA

INFORMACIÓN CONEXA METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL

DOCUMENTO.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALES DECRETO 2609 DE 2012

E. MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES

DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES.

F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO

SEAN REQUERIDOS.

G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN

SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS

PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN.

CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión

de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información

a partir de los procesos administrativos de las entidades

Los sistemas de gestión documental deben permitir la

interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo,

basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y

estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o

instancias competentes.

Los sistemas de gestión documental deben mantener la información

administrativa en un entorno seguro.

Se debe procurar la generación de metadatos normalizados,

sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

El sistema de gestión documental debe permitir que sean

agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que

se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

La creación y captura de documentos en el sistema

debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea

posible.

COFORMIDAD

INTEROPERABILIDAD

SEGURIDAD

METADESCRIPCION

ADICION DE CONTENIDOS

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series,

subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de

gestión documental.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos

(SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,

interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto

original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier

momento.

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,

teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos

internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la

eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y

que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

GESTION DISTRIBUIDA

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

NEUTRALIDAD TECOLOGICA

VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA

VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ, PROFESIONAL I)

NOTA: NO SE PUDO REALIZAR LA INVESTIGACION DE SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL YA QUE POR

PARTE DE ESTA NO FUE BRINDADA LA INFORMACION.

• ¿QUÉ SE HA TENIDO EN CUENTA PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMBIENTES

ELECTRÓNICOS?

• TODO PARTE DE UNA POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN BASADA PRINCIPALMENTE EN

LA NORMA ISO 27000, PERO QUE ATIENDE TODOS LOS COMPONENTES QUE PUEDEN VULNERAR LA

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN TODOS LOS SOPORTES. DENTRO DE ESTAS POLÍTICAS ESTÁ LA

CONTRATACIÓN DE UNA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD, QUE PROVEE TANTO EL SERVICIO DE

VIGILANCIA ACTIVA COMO PASIVA, ES DECIR QUE INCLUYE EL CONTROL DE ACCESOS, MONITOREO

DE IMÁGENES, Y SEGURIDAD DE REDES. DE IGUAL FORMA EL ÁREA DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN REALIZA MONITOREOS CONSTANTES A LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LOS

APLICATIVOS DE LA ENTIDAD, ASÍ COMO A LAS FUENTES EXTERNAS, CAPACITACIONES FRECUENTES

Y ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA..

VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA

VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ)

¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

SE HA OPTADO POR UN DESARROLLO PROPIO, QUE MANTENGA ESTRICTO CONTROL DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PERO QUE ADEMÁS GARANTICE LA TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS TANTO FÍSICOS COMO ELECTRÓNICOS, DE TAL MANERA QUE SE LOGRE LA CREACIÓN DE EXPEDIENTES HÍBRIDOS, SIEMPRE Y CUANDO NO AFECTEN LAS DIRECTRICES LEGALES DEL AGN NI LAS DISPOSICIONES DE LOS ENTES DE CONTROL. AUNADO A LO ANTERIOR, SE GENERÓ UN MÓDULO DE TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA, QUE TRABAJA EN SINCRONÍA CON LO ANTERIOR Y QUE SE CONVIERTE EN LAS "PUERTAS DE ENTRADA Y SALIDA" DE INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD, SIN IMPORTAR SU SOPORTE.

VISITA A ENTIDAD(ENTIDAD ADSCRITA A MINISTERIO DE HACIENDA, PERSONA QUE ATENDIO LA

VISITA MIGUEL EDUARDO ORTIZ)

¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN

EL SISTEMA?

DE LA MANO DE PROCESOS ESTRUCTURADOS DE INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA

QUE INCLUYEN PUNTOS DE CONTROL DE CALIDAD EN CADA UNA DE LAS ETAPAS

DE RECEPCIÓN, UNIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DIGITALIZACIÓN, INDEXACIÓN,

VERIFICACIÓN, Y QUALITY FINAL; SE LOGRA LA VALIDACIÓN MINUCIOSA DE LA

INFORMACIÓN EN LOS DIFERENTES SOPORTES Y DE TODAS LAS FUENTES, LO QUE

GARANTIZA LA CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES COMPLETAMENTE

IDENTIFICADOS EN CONTENIDOS

CONCLUSION

PARA FINALIZAR PODEMOS DECIR QUE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN UNA ORGANIZACIÓN SON DE VITAL IMPORTANCIA, YA QUE LO

PRIMORDIAL EN LAS ENTIDADES ES LA CONSERVACIÓN DE SUS DOCUMENTOS, POR

ESTO SE CLASIFICAN UNA MANERA ORDENADA Y COHERENTE Y ASÍ PUEDEN SER

CONSULTADOS POR EL USUARIO O PERSONAS ENCARGADAS DE DICHA

INFORMACIÓN, OBTENIENDO MEJORES RESULTADOS DENTRO DE TODOS SUS

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y PRESERVACIÓN EN EL CICLO VITAL DE DICHOS

DOCUMENTOS.

WEBGRAFIA

• FILE:///C:/USERS/PERSONAL/DOWNLOADS/TEMA4SISTEMAS%20DE%20GESTI%C3

%93N%20DOCUMENTAL.PDF

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