INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD I

ELSY CAROLINA MARTÍNEZ BOHORQUEZ

Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL I G.4

ARMENIA

2012

JUSTIFICACIÓN

Los archivos por tradición se han identificado como una acumulación incontrolable de papeles y documentos que se guardan sin ningún criterio técnico de organización, mediante este trabajo conoceremos sobre la gestión documental la cual es una herramienta que contribuye al proceso de normalización de los archivos y orienta sistemáticamente las labores de cualquier organización

La gestión documental es un sistema integral de información producto de una actividad humana, reflejada en su administración, desde la producción, tramite, almacenamiento y conservación, la cual debe ser valorada al igual que el soporte documental y utilizada para generar conocimiento que se traduce en producción de nueva información garantizando su autenticidad, veracidad y accesibilidad.

La palabra proviene del vocablo latino “docere” que significa enseñar. El documento es un soporte que contiene registrada información de forma tal que pueda conservarse y transmitirse.

Un documento abarca la información plasmada a través de diversos medios en cualquier tipo de soporte y además comprende un contexto, un contenido y una estructura que suministran evidencias de una actividad.

Documento que se hace en razón de desempeño de las funciones y tiene un valor administrativo, legal, científico, económico, histórico o cultural.

LEY 594 DE JULIO 14 2000

Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21: Establece que “las entidades publicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Un programa de gestión documental (PGD), con identidad propia debe propender por:

La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final.

El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.

La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental.

La simplificación de tramites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información.

La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción del archivo total.

Para desarrollar un programa de gestión documental dentro de cualquier entidad se deben abordar como mínimo las siguientes etapas.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y SUS FUENTES

DOCUMENTALES

Compilación de la información institucional Durante esta primera etapa se debe recoger información sobre la historia institucional desde su creación hasta la actualidad; las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones y los cambio estructurales de la entidad a través de su existencia; la normatividad, los manuales de procedimientos, la circulación interna y externa de los documentos durante su producción, tramite y servicios. Compilación de la información documental

Se procede al levantamiento de los inventarios de los archivos de oficina en su estado natural, tal como han sido formados para cada una de las unidades administrativas productoras de documentos. Esta actividad permite conocer el estado real de la documentación para definir mas adelante los criterios y procesos

de clasificación, ordenación, descripción tramite, producción y consulta que se establecen para la información corriente y su normalización. Una vez terminado el inventario es preciso iniciar el estudio de producción documental para identificar los tipos documentales, esta labor se hace conjuntamente con directos responsables que generan documentos, pues son los que realmente conocen la información y sus documentos con fines légales , administrativos, fiscales y técnicos dentro de un concepto amplio de conveniencia Y funcionalidad institucional. Con base en el estudio de tipos documentales se podrá conocer la estructura y características internas y externas de cada documento, su tramite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de valoración y retención en cada una de las fases archivísticas (Gestión, central o histórica ) y en términos generales la información suficiente para establecer las series documentales.

SEGUNDA ETAPA

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN COMPILADA

Agotada la etapa de recolección de información a nivel institucional y documental, se procede a su evaluación y organización apoyándose para ello en un grupo de trabajo interdisciplinario que pueda conceptuar sobre la importancia del documento y la información desde el punto de vista legal, fiscal, administrativo, técnico e histórico y que en lo posible también tenga un conocimiento preciso del funcionamiento de la entidad en la cual se adelanta el programa de gestión documental.

Listado de series o tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, asi como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal o de otros valores. La tabla de retención debe ser sometida a consideración del comité de archivo de la identidad para su respectiva aprobación o improbación acompañada de una exposición de motivos por parte del archivista que sustente el resultado final del proceso de valoración. Se aplican principalmente en los archivos de gestión y hacen parte de la planeación archivística de la entidad. Este subsistema esta dividido de la siguiente forma:

LA ENTRADA- INSUMOS por los documentos que reflejan la historia institucional, los diferentes actos administrativos, los procesos y funciones, el inventario natural de los archivos de gestión, las encuestas y las entrevistas con cada uno de los productores de documentos, la legislación, institutos y organigramas. El PROCESO por la investigación preliminar sobre la institución, realización de entrevistas y encuestas partiendo del pre análisis de información con el usuario, verificando su exactitud y confiabilidad. Y la SALIDA por los productos o servicios resultantes como las tablas de retención documental (TRD).

Las ventajas de una buena gestión documental van mas allá de lo que es ordenar, o clasificar pues sus aplicaciones son múltiples.

Se adquiere una ventaja competitiva con una buena gestión documental ya que es una herramienta básica para aprovechar la información e incluso el tiempo.

Es un apoyo inestimable en el departamento de marketing pues contribuye a una mejor gestión de bases de datos de clientes, a una optimización de la información.

Es un elemento imprescindible para la obtención de la ISO. Es decir una buena gestión documental es una condición sin la cual no se puede obtener la certificación.

Contribuye a crear una buena imagen al cliente pues este tiene la seguridad de que su información esta en buenas manos.

Al compartirse la información se evitan duplicidades y perdidas de tiempo en su búsqueda.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

Todas las personas debemos cuidar el patrimonio histórico de nuestra nación. La Corte reconoce también que el medio ambiente no es una abstracción, sino que representa el espacio para vivir, la calidad de vida y mejor salud de los seres humanos, incluyendo la de generaciones que están por nacer.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra”.

La libertad de enseñar y debatir sin verse limitado por doctrinas instituidas, la libertad

de llevar a cabo investigaciones y difundir y publicar los resultados de las mismas, la

libertad de expresar libremente la propia opinión sobre la institución o el sistema en el

que se trabaja, la libertad ante la censura institucional y la libertad de participar en

órganos profesionales u organizaciones académicas representativas. Todo el personal

docente de la enseñanza superior deberá poder ejercer sus funciones sin sufrir

discriminación alguna y sin temor a represión por parte del Estado o de cualquier otra

instancia.

Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El

Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El

Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores

culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los

planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura…”.

El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas

actividades.

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

CONCLUSIONES

La gestión documental es un proyecto cultural que debe contemplar cuatro procesos como

Generar, organizar, acceder y recuperar información.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Archivo General de la Nación, Gestión Documental: Grupo de correspondencia y archivo (1996). Gaitán Didier María Claudia & Mesa Achury Ana Rosalba. El sistema de gestión documental (2007)