Gestión Documental y Logística16 de Octubre de 2014

Ciencia que determina y gestiona los flujos de materiales, la producción y distribución con los flujos de información para adecuar la oferta de la empresa a la demanda del mercado en condiciones óptimas de calidad.

Surge en el contexto de la II Guerra Mundial, en la cual se entendía como “suministro de materiales utilizados por las tropas del ejército”, pero con el criterio de “asegurar que el material idóneo estuviera en el lugar adecuado y en el menor tiempo posible” (eficacia y eficiencia).

La logística introduce un componente de previsión de base con el objetivo de garantizar la racionalización de los procesos de fabricación y fijar una política de distribución óptima consiga la satisfacción del cliente.

Logística: una introducción

SOFTWARE LIBRE vs SOFTWARE PROPIETARIO

El Flujo de la Mercancía se corresponde con un Flujo de

la Información que se puede racionalizar con un sistema

de gestión documental informatizado.

Equivalencias entre Flujo de la mercancía y Ciclo de vida de los documentos

Captura: Registro de Compras realizado por usuarios.

Gestión, Almacenamiento y Preservación: Gestión de Stock y

Almacén.

Distribución

Flujo de la información en Logística Los usuarios, incluidos los proveedores, acceden a su espacio de trabajo

personalizado en el sistema de gestión informatizado.

Flujo de la información en LogísticaLa localización física de las piezas en el Almacén puede realizarse mediante la

búsqueda de su signatura topográfica en el sistema informático.

Flujo de la información en LogísticaAl igual que ocurre con los documentos, las productos almacenados pueden

disponer de un código de barras y colocarse en estanterías, lo cual permite

localizarlos y ejercer un control de existencias a través de un sist. informático.

Flujo de la información en Logística Las operaciones de distribución se pueden racionalizar un calendario

informatizado, que controle fechas y modos de envío de poroductos.

Flujos de trabajo: definición Mediante la capacidad de diseñar flujos de trabajo de un sistema de gestión

documental, se puede gestionar el flujo de la información asociado a cualquier

fase del flujo de la mercancía en logística.

Flujos de trabajo: definición Conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas:

reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un

objetivo.

Los flujos de trabajo incluyen la actividad por la que se crean, la acciones a

realizar, los participantes del proceso y el orden temporal de realización de las

actividades.

Cuando se aplica a gestión documental se refiere al ciclo de los documentos

(desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva, se destruye

o se difunde). Cuando se aplica a logística, se refiere al flujo de la mercancía

(desde que un producto se crea, se almacena, hasta que es transportado y

distribuido).

Flujos de trabajo: utilidad Esta información permite mejorar el funcionamiento de la empresa al ofrecer

un control objetivo de las áreas de producción de la entidad. Resulta interesante

en procesos de cadenas de montaje y en entornos en los que varios

departamentos tienen que coordinarse para producir un producto.

Flujos de trabajo: utilidad Se trata de un planteamiento racional y eficiente que garantiza la cobertura de

todos los procesos empresariales necesarios para conseguir la satisfacción del

cliente.

Flujos de trabajo: utilidad La descripción de los procedimientos administrativos ayuda a conocer el uso de

la documentación. De la misma forma, la definición de los procedimientos en

logística comercial, ayuda a conocer el camino que siguen los productos desde su

creación a su distribución.

Para que resulte eficaz, la información se debe normalizar y representar

atendiendo a estándares integrables con aplicaciones informáticas.

Flujos de trabajo: jBPM

Un motor de flujo de trabajo de código abierto integrado en plataformas de gestión documental.

Permite diseñar procesos de negocio de forma gráfica.

El diagrama gráfico resultante (flujograma) se utiliza como base para la comunicación entre los miembros encargados a llevar a término el proceso.

Cada ejecución de una definición de proceso se denomina "instancia del proceso“ y jBPM se encarga de administrarlas.

jBPM permite automatizar actividades que pueden servir para acelerar el flujo de la información asociado a productos o documentos: envío de correo electrónico, aviso de finalización de horneado de piezas, invocación de un servicio con el aviso a proveedores, etc

A partir de su versión 5.0, incluye reglas de negocio e integración de eventos, lo cual permite ofrecer soporte flexible a una gran variedad de procesos de negocio.

Flujos de trabajo: Software ECM

Athento incorpora la utilidad de configuración de flujos de trabajo para automatizar procedimientos de aprobación y/o revisión de documentos.

Flujos de trabajo: Software ECM

Liferay cuenta con un motor de workflow integrado que le permite definir unos procesos de publicación y aprobación basados en sus necesidades concretas de negocio y operaciones. Los administradores del portal pueden, por ejemplo, implementar un proceso de aprobación para controlar la publicación de los nuevos documentos subidos a la Biblioteca de Documentos.

Flujos de trabajo: Ventajas

Centralizar gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos

Flujos de trabajo: Ventajas

Ahorrar tiempo e incrementar la productividad y la eficiencia

Flujos de trabajo: Ventajas

Cumplir con las normas y los procedimientos

Flujos de trabajo: Ventajas

Detectar cuellos de botella y eliminar la duplicidad de tareas

Flujos de trabajo: Ventajas

Elimina el extravío de documentos y/o productos

Flujos de trabajo: Ventajas

Control del trabajo y determinación de responsabilidades

Flujos de trabajo: Ventajas

Auditar procesos y elaborar estadísticas para mejorar

Logística y ECM: ejemplos de usoAthento ayuda a hacer realidad el proyecto de construcción de más de 600 millones de euros del Metro de Málaga.

Control de 700 revisiones diarias de planos. Centralización del acceso a los documentos de 5 centros de trabajo.

Logística y ECM: ejemplos de usoCRISA necesitaba controlar de forma eficaz la documentación técnica asociada a la construcción de satélites.

Con Athento aumentaron el control sobre la documentación y automatizar el proceso de revisión y firma de planos para un volumen de 3.638 documentos.

Logística y ECM: ejemplos de usoAlcampo ha logrado simplificar el trabajo diario de los jefes de sección del área comercial gracias a Liferay.

Liferay ha simplificado la gestión diaria de e-mails. En 24 meses han podido eliminar 4 millones de correos electrónicos que no contaban con categorización en el sistema de información. El nuevo site colaborativo pone en contacto a toda su estructura comercial, dándole acceso a una base de datos de más de 40.000 contenidos organizados

Logística y ECM: ejemplos de usoGrupo EULEN necesitaba un sistema colaborativo que compaginara con el crecimiento de su plantilla y la variedad de sus servicios.

Liferay ha estandarizado la forma de trabajar en todos los países, poniendo al servicio de los empleados los recursos, información y herramientas que necesitan para realizar su trabajo, en un entorno común, capaz de evolucionar al ritmo necesario, e incluso abrir nuevas oportunidades de negocio.

Logística y ECM: BPM La Gestión de Procesos de Negocio es una metodología corporativa de gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño de una organización (eficiencia y eficacia) mediante la optimización de sus procesos de negocio. Los procesos se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.El sistema de gestión por procesos se caracteriza por el entendimiento, la visibilidad y el control de todos los procesos de una organización por parte de todos los participantes en cada uno de dichos procesos, todo ello con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa y la satisfacción del cliente.

Sistema de gestión por procesos (los ‘80): aparición de normas internacionales de calidad y modelo japonés (Sistema de producción Toyota).

Fuentes empleadas “Creación de flujos de trabajo (workflows) en un Sistema de Gestión Documental” por Julián Moyano http://www.documentalqueridowatson.es/blog/flujos-de-trabajo-workflows-en-un-sistema-de-gestion-documental-openkm “Alternativas libres a SharePoint” por Adrián Macías http://www.cobdc.net/programarilliure/alternativas-libres-sharepoint/ Metro de Málaga: caso de estudio de Athento http://go.athento.com/athento-hace-eficiente-la-gestion-de-mas-de-40000-planos-de-obra-en-el-metro-de-malaga CRISA: caso de éxito de Athento http://go.athento.com/crisa-aumenta-el-control-sobre-su-documentacion-tecnica-con-athento Alcampo: caso de éxito de Liferay https://www.liferay.com/products/liferay-portal/stories/alcampo Grupo EULEN: caso de éxito de Liferay https://www.liferay.com/products/liferay-portal/stories/eulen

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5 casos de éxito y de uso en Gestión documental: Transporte público, Aeronaútica, Tráfico, Gestión administrativa y Construcción

19 de Noviembre de 2014 – 17 a 18 horashttp://www.tecnowebinars.com/webinar/1124/5-casos-de-exito-y-de-uso-en-gestion-documental-transporte-publico-aeronautica-trafico-gestion-administrativa-y-contrsuccion/dokumentalista

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