Programa de Formación Virtual

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD II(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUSSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

AÑO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ:SANTIAGO PALMA

TUTORA:CINDY LORENA RONCANCIO MENDIETA

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUSSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

AÑO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCION

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que existen y los elementos que se utilizan en la actividad archivística.

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CONTENIDO

1. Actividades de Reflexión inicial.

1. El DATO, importancia y funciones en el proceso archivístico.

2. La INFORMACIÓN, importancia y funciones en el proceso archivístico.

3. EL DOCUMENTO, importancia y funciones en el proceso archivístico.

4. Posibles fallas en el proceso general del documento archivístico

2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos.

1. Clasificación de los documentos según el soporte.

3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Actividad interactiva.

4. Actividades de transferencia del conocimiento.

1. Etapas del dato: Recolección: Procesamiento y Transformación.

2. Tipologías documentales: Correspondencia Comercial, Documentos Contables, Documentos Especiales y Documentos Legales.

3. Descripción aportes generales.

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1. ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

1. El DATO, importancia y funciones en el proceso archivístico.

Del latín datum (“lo que se da”), un dato es un documento, una información o un testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o permite llegar a deducir las consecuencias legitimas de un hecho.

Representación simbólica (numérica, alfabética, atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

2. La INFORMACIÓN, importancia y funciones en el proceso archivístico.

Grupos de documentos relacionados, Colombia. Archivo General de la Nación, Proyecto de Acuerdo Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo No. 27 del 29 de junio de 2006 En Archivo General de la Nación.

Es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho, fenómeno o situación, que por sí solos, no nos dicen mucho. Contiene datos organizados en un contexto determinado.

Es decir, representa algo para alguien y su valor depende de quién, cuándo, para qué y porqué utilizará esa información. Su propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o aumentar el conocimiento acerca de algo. Es decir, reducir la falta de conocimiento seguro y claro de algo; lo cual, genera mayor seguridad en la persona y permite tomar decisiones con mayor probabilidad de acierto.

3. El DOCUMENTO, importancia y funciones en el proceso archivístico.

Del latín documentum (documento) Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALDiploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos o escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

Auténtico, El que está autorizado o legalizado.

Privado, El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.

Público, El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.

Los documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.

4. POSIBLES FALLAS en el proceso general del documento archivístico.

La principal y más recurrente falla que se presentan en algunas empresas y entidades públicas o en sus dependencias u oficinas es la falta de organización, políticas serias o interés en la producción, recepción, correcta clasificación y archivo de los documentos

2. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS.

“En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.”

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Primero, determinaría si la empresa maneja algún tipo de tabla de retención documental, de no existir, estaría bien organizar y clasificar todos estos documentos que están desorganizados, por ejemplo:

Documentos textuales: las notas, los borradores y los apuntes rápidos. Documentos gráficos: los dibujos, mapas y planos. Documentos de imagen: los cuadros, fotografías y vídeos. Documentos de cinta: las cintas magnéticas. Otros soportes: los discos duros.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALDe esta forma se clasificarían forma ordenada facilitando la búsqueda y el acceso a estos documentos.

3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

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4. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

1. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la misma.

• Etapas del dato

RECOLECCIÓN: Tenemos todos los documentos sin un orden claro (desordenado).

PROCESAMIENTO: Todas los datos e ideas obtenidas son puestos en orden y así que nos ayude y nos sirva como queremos.

TRANSFORMACIÓN: Los datos ya son una información y nos da un conocimiento claro y ordenado de lo que estamos investigando o necesitando.

2. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL: la correspondencia comercial es de gran importancia ya que estas son las que están relacionadas con las compras, ventas

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALy negociaciones de la empresa y de muchos asuntos más como los pedidos los reclamos y agradecimientos entre otros.

DOCUMENTOS CONTABLES: son documentos muy importantes ya que estos manejan la parte matemática de la empresa.

DOCUMENTOS ESPECIALES: este tipo de documentos son especiales ya que sus características son diferentes a los demás documentos ya que pueden estar plasmados por cualquier tipo de imágenes o audio entre otros.

DOCUMENTOS LEGALES: estos documentos también son muy importantes ya que son pruebas que se tienen ante un problema legal estos documentos pueden ser de varios tipos ya sean cartas, o escritos pero hay que tener en cuenta que para que sea valido debe poseer alguna firma.

3. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

• Personal altamente preparado: es necesario contar con la ejecución de personas que sean capaces de mantener la parte archivística en un excelente estado en todos los aspectos.

• Ideas innovadoras: para es importante que a la hora de organización de documentos se maneje una especie de procedimiento innovador fácil y accesible a las personas que acuden a él.

CONCLUSIONES

EL DATO: es una pequeña parte de la información, pero de vital importancia en creación de esta. Encontramos varios tipos de datos como: numérico, en cadena y lógicos.

LA INFORMACIÓN: son los datos debidamente organizados, para así trasmitir un mensaje de cualquier tipo. También existen varios tipos de información como: personal, institucional y documental.

EL DOCUMENTO: el documento en si es el que contiene la información ya organizada para así dar transmisión de cualquier conocimiento.

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WEB GRAFÍA

Administración Documental. Tomado de http://es.slideshare.net/16348380/mapa-conceptual-dato-informacion-sistema-y-programa-45000014

Información tonada de, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http://www.archivogeneral.gov.co/bancos-terminologicos

Información tomada de: https://prezi.com/yyp2xgthbhng/actividad-2/