TRABAJO DE INVESTIGACIONSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

RAFAEL MAURICIO VARGASANDRES FELIPE BASTIDAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION

GESTION DOCUMENTAL IISeptiembre 15 de 2013

INTRODUCCION

• Los sistemas de gestión documental implementados en lasempresas o instituciones donde se maneja gran cantidadde información toman conciencia cada vez de que espreciso ordenar y guardar los documentos de maneralógica y estructurada para su uso diario y posteriorrecuperación. Es por eso que atreves de este trabajo deinvestigación realizado en la alcaldía de Municipal dePopayán donde han implementado el sistema de gestióndocumental ORFEO, cumpliendo la normatividad de la leygeneral de archivos Ley 594 de 2000. Por ser unainstitución de carácter publico debe elaborar un programade gestión documental, la cual se puede definir como elconjunto de instrucciones en las que se detallan lasoperaciones, para el desarrollo de los procesos de lagestión documental de una institución.

OBJETO

• El objeto de este Sistema de GestiónDocumental es dotar a la organización de unMODELO y una HERRAMIENTA, que garanticela plena disponibilidad de la información portoda la organización para optimizar suconocimiento, su capital intelectual y suproductividad.

DESARROLLO DEL TRABAJO DE INVESTIGACION

• La entidad escogidaes la AlcaldíaMunicipal dePopayán, donde se haimplementado elsistema de gestióndocumental ORFEO.

DEFINICION DEL SOFTWARE ”

ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por laSuperintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciadocomo software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento ymantener la creación colectiva libre.

ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo losregistros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos yrecursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como elcontrol sobre los documentos.

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, Unix,Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL y Ms-SQL),además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtenerindependencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implantación.

BENEFICIOS DE

• FLEXIBLE

• ECONOMICO

• MAS ACERTADO

• ES UN SOFTWARE LIBRE.

• POSEE UNA COMUNIDAD EN CONSTANTE RETROALIMENTACIÓN, PERMITIENDO SU EVOLUCIÓN CONSTANTE.

BENEFICIOS DE

• Esta apoyado por el Archivo General de la Nación.

• Trabaja con Open Office una suite ofimáticalibre (código abierto y distribución gratuita) queincluye herramientas como procesador detextos, hoja de cálculo, presentaciones,herramientas para el dibujo vectorial y base dedatos

GENERALIDADES DE EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO

Para ingresar al programa es necesario tener un usuario y una contraseña, el programa puede tener varios usuarios debido a que es un software libre.

VENTAJAS

Administración y parametrización de tipos deradicación de documentos, se pueden crearsegún la necesidad de la entidad los tipos dedocumentos necesarios para administrarlosdesde el sistema.

Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas yprácticas de la administración de los flujosdocuméntales y archivísticos, se pueden crearflujos dentro del sistema para manejar losdiferentes tipos de documentos.

VENTAJAS

Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs lasistematización de la generación de los expedientesvirtuales, mediante esta funcionalidad permite llevar losexpedientes virtuales igual como se maneja el documentofísico.

Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos,al acceder a una de pestaña denominada histórico, permiteconocer cuál ha sido el trámite del documento desde suingreso hasta su respuesta, dando la fecha y la hora en quese ha dado paso a cada uno de los usuarios que han tenidoque ver con el documento.

VENTAJAS

• Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión, el sistema permiteparametrizar de acuerdo a las necesidades de la entidad el tipo de informes quese necesitan, tales como numero de documentos tramitados, documentosasignados a cada área, numero de documentos escaneados entre otros.

• Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquiersistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases dedatos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.

• Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.

• Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquierlugar donde haya conexión a Internet, esto de acuerdo a los permisos que tengaasignados el usuario.

• Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico, cadapersona tiene un usuario, donde cuenta con diferentes carpetas donde porejemplo puede mirar los documentos de entrada, de salida, entre otros.

MODULOS

• Radicación

MODULOS

• En este módulo se realiza el ingreso del documento al sistema, permite de acuerdo a losdocumentos que se han parametrizado tener un código mediante el cual se sabe qué tipode documento es, se puede verificar mediante el último dígito que el sistema le asigno aloficio ingresado.

Modificación.

• Accediendo a este módulo se puede modificar datos errados que se hayan indexado.

Anulación.

• En este módulo se puede anular un documento generado que por alguna razón no se debaenviar, automáticamente este documento es agregado a un acta de eliminación quepermite conocer que documentos han sido anulados y su justificación.

Estadísticas.

• Mediante este módulo se puede tener datos estadísticos como numero de documentosrecibidos, digitalizados, dependencias a las que se la asignado documentación,

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

Desde la administración se crea la TRD igual a la física,permitiendo que el documento una vez sea ingresadose pueda clasificar dentro de la tabla de retención,tanto el archivo físico como el virtual.

MODULOS MODULOS CONSULTAS

En este módulo se puede consultar los diferentesdocumentos y expedientes, de acuerdo a las llaves debúsqueda tales como número de radicación, nombrede usuario, tipo de documento, entre otros.

MODULO ADMINISTRACION

Este aspecto es muy importante, Orfeo tiene un módulo deadministración que permite determinar las características de lospermisos que tendrá cada uno de los usuarios.

APRECIACIONES

• Este trabajo de investigación nos permitióconocer un sistema de gestión documentalimplementado por la Alcaldía Municipal dePopayán donde se evidencia laimplementación de esta herramienta comouna orientación a la satisfacción de la alcaldíay de los usuarios que la integran.