Rectoría Oficina de Planeación y Desarrollo...

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Rectoría

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Coordinación Área de Estrategia y Riesgo

Diciembre 2016

Seguimiento a la planeación y

los riesgos

Sistema de planeación Monitoreo y

Evaluación de UV - PME

Planeación :

PED,

PROGRAMAS,

PROYECTOS

Ejecución y

Monitoreo de

PED-

PROGRAMAS

Y

PROYECTOS

Evaluación

INSTRUMENTOS DE LA PLANEACION EN UV

•PLAN DE DESARROLLO – PED

•PLAN PROGRAMATICO (antes Plan de Acción)

•PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES

•PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES

•DISEÑO DE PROGRAMAS

•PROYECTOS

PERFIL 2016

DISEÑO DE PROYECTOS

PLANEACION

El Plan Estratégico de Desarrollo es el

principal instrumento de planificación en el

largo plazo de la Universidad. Determina el

rumbo global de la Universidad y tiene metas

establecidas para un periodo de 10 años.

Hacia este plan se alinean todos los planes de

la Universidad.

Sitio web PED 2015-2025

PLAN ESTRATEGICO 2005-2015 (sin indicadores)

PLAN DE ACCIÓN 2005-2007( sin indicadores)

PLAN DE ACCIÓN 2008-2011 (Con indicadores de Producto)

PLAN DE ACCIÓN 2012-2015 (Con indicadores de Producto)

PLAN ESTRATEGICO 2015-2025 (Con indicadores de Resultado)

PLANES DE ACCIÓN DE DEPENDENCIA 2012-2015 (Con indicadores de producto)

PLANES DE DESARROLLO EN UNIVALLE 2005 A 2025

PLAN DE PROGRAMATICO AJUSTADO A LINEAMIENTOS DE RECTORIA 2017-2020 ( Con indicadores de Resultado )

PLAN ESTRATEGICO 1986-2000 ( sin indicadores)

DISEÑOS DE CADA PROGRAMA 2017-2020 ( Con Objetivo General y indicadores de Resultado )

PROYECTOS ( Con indicadores de Producto )

Otros planes (Con indicadores de producto )

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- Ejemplo:

- En el programa de ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD se planea elevar el porcentaje de programas de pregrado acreditados de alta calidad del 28.5% al 85% (entre el 2017 al 2020) (Indicador de resultado). Esto es un Objetivo General de Programa.

- Ejemplo:

- En un Programa se planea acreditar de alta calidad 5 programas en un periodo de 4 años. (Indicador de producto).

Planeación por productos y acciones vs. Planeación por resultados

La Estructura del PED

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PED Y PROYECTOS

9

Programas (29)

(Plan Programático)

Proyectos Estrategias (23)

Ejes estratégicos

(5)

VISIÓN: Ser reconocida como una

Universidad incluyente con altos

estándares de calidad y excelencia,

referente para el desarrollo regional y una delas mejores universidades de América Latina

- Los Programas se operacionalizan en Proyectos. - El proyecto es entonces la unidad básica de ejecución del PED. - El logro de los objetivos del proyecto (Productos) deben permitir el logro de los objetivos del programa (Resultados) y estos a su vez el logro de la Estrategia. - Los proyectos incluyen las actividades y recursos indispensables para su ejecucion y el logro de sus objetivos.

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Estrategia

Programa

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Programa Proyecto 1 Actividades

Recursos

VISION Y MISION

Recursos (insumos) (Proyecto

)

Actividades

(Proyecto)

Productos (Proyecto

s)

Resultados (Programas )

y (Plan programático)

PED Impactos

CADENA DE VALOR HACIA EL IMPACTO

19 Lineamientos de Política de la nueva rectoría – resolución CS - Abril 2016

Internacionalización

Multilingüismo

Eficiencia administrativa, transparencia y buen gobierno

Políticas de enlace, actualización y fomento laboral para los egresados

Proyección social y extensión

La cultura y el rol de las artes y las ciencias humanas

Bienestar universitario e inclusión social

Hospital Universitario

Sistema de regionalización

El estudiante como centro del proceso formativo

Financiamiento y sostenibilidad

Campus sustentables y sostenibles

Espacios educativos y ambientes de aprendizaje

Sistemas de información y recursos tecnológicos

El profesorado

Laboratorios y observatorios

Creación del sistema de posgrados

Gestión de conocimiento, apoyo a la creación cultural, artística, humanista y de pensamiento crítico

Articulación del sistema de innovación

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TRANSFORMACIÓN DE LA GESTIÓN Y DE LA

INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA

24. Gestión académica y administrativa

25. Sostenibilidad financiera

26. Campus Sustentable y Sostenible

27. TIC e innovación educativa

28. Sistema de Información de la gestión

ambiental

29. Conectividad e infraestructura tecnológica

VINCULACIÓN A LA SOCIEDAD

4. Egresados

5. Transformación extensión y proyección social

6. Pluralismo, diversidad, etnicidad, género e identidad

7,Creación Artística creatividad y

Cultura

8. Paz y resolución de conflictos

9. Regionalización

10. Buen Gobierno

PROYECCIÓN INTERNACIONAL

1. Internacionalización

2. Bilingüismo y multilingüismo

3. Comunicación estratégica

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

18. CARRERA PROFESORAL y semillero docente

19. CENTROS, INSTITUTOS

20. Laboratorios

21. Sistema de posgrados

22. Fortalecimiento investigación, innovación y artística.

23. Innovación y Articulación Universidad Empresa Estado

FORMACIÓN, CENTRADA EN

EL ESTUDIANTE

11. Política de formación del estudiante

12. Estimular investigación inter, interdisciplinar e interinstitucional

13. Prácticas y pasantías estudiantiles

14. acreditación alta calidad

15. Éxito académico y permanencia

16. Universidad saludable y discapacidad

17. Bienestar profesoral

VISION: Ser reconocida como una Universidad incluyente con altos

estándares de calidad y excelencia, referente para

el desarrollo regional y una delas mejores

universidades de América Latina.

EJES, VISION, Y PROGRAMAS 2017

Formación del estudiante

Transformación infraestructura

física y tecnológica

Regionalización y Buen Gobierno

Gestión del conocimiento

VISIÓN

“Ser reconocida

como una

universidad

incluyente en altos

estándares de

calidad y

excelencia,

referente para el

desarrollo regional

y una de las

mejores de América

latina”.

Transformación de la Gestión Administrativa y Académica

Proyección Social

Investigación Académica

LOS AREAS DE PROGRAMAS QUE GUIAN EL PLAN DE DESARROLLO

Formación del estudiante:

1. Estudiantes matriculados en

programas de alta calidad

2. Implementación política curricular

Transformación infraestructura física y

tecnológica

3. Ejecucion del Plan Maestro Desarrollo Físico

4. Ejecucion presupuestal del desarrollo físico

5. Conectividad

Gestión del conocimiento

8. Docentes nombrados con PHD.

9. Creación y fortalecimiento de Centros,

Institutos y laboratorios

10. Oferta de Posgrados

VISIÓN

“Ser reconocida

como una

universidad

incluyente en altos

estándares de

calidad y

excelencia,

referente para el

desarrollo regional

y una de las

mejores de América

latina”.

Calidad

3. Acreditación de

alta calidad

Transformación de la Gestión Administrativa y Académica

11.Proceso y procedimientos revisados y ajustados

12. Recertificación del Sistema Integral de calidad (GICUV).

Proyección Social

Investigación Docencia

Los indicadores guía del Plan de Desarrollo de la Universidad del Valle hacia la visión (Mapa de Indicadores Estratégicos)

Regionalización y Buen Gobierno

6. Docentes de planta en las sedes

7. Índice de transparencia

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Situacion en el 2016 y 2017

- Plan Estratégico de Desarrollo 2015-2025 (PED)- Oct. 2015 y - Plan Programático 2016-2020 Dic. 2015

(PP) – Lineamientos de Rectoría (19) – Abril 2016

Plan Programático ajustado 2017-2020 Proyectos

5 Ejes 23 Estrategias 41 Programas e

indicadores de Resultado

Plan de Inversiones 2016 (PI)

• 5 Ejes

• 23 Estrategias

• 29 Programas e

indicadores de

Resultado

Planeación 2017-2020 • PED • Lineamientos de rectoría • Plan Programático 2017-2020 (con indicadores de

resultado) y Plan Plurianual de Inversiones (con recursos por programa y fuente)

• Diseños de programa (29) con indicadores de resultado y de producto.

• Plan de Inversiones con programas y proyectos (POAI)

• Proyectos de Inversión asociados a cada programa desde todas las áreas.

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1. Ingrese a la página web de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, en la siguiente dirección:

http://planeacion.univalle.edu.co/

Guía Seguimiento Plan de Acción

1. Registro de información

http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/seguimiento.html



2. Dar Clic en Planeación Estratégica

Clic



3. Dar Clic en Seguimiento y Evaluación

Clic



4. En la parte inferior se encuentran los archivos para el seguimiento. Dar clic en el nombre de su unidad



Ojo: los archivos

estarán listos el

martes 06 de

diciembre. En esta

parte dirá 2016-II

5. En la ventana que aparece seleccione la opción “Guardar archivo” y de clic en Aceptar.



6. En la ventana que aparece seleccione el sitio donde lo desea guardar dando clic en la Carpeta y escogiendo el lugar, a continuación de clic en la opción Guardar.

7. Vaya donde guardó su archivo y de doble clic sobre el archivo para abrirlo. El

archivo está en formato Excel pero puede trabajarlo con Open Office.

De clic en:

Habilitar edición



8. En el archivo abierto introduzca la información de seguimiento para las acciones

(Columna I). En META CUMPLIDA (columna W) consigne la información de lo alcanzado

para el año 2016 de acuerdo a la meta propuesta.

En ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y) explique en palabras el avance

de la meta .



Tanto la columna META CUMPLIDA (columna W) como la columna ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y) deben diligenciarse totalmente. Cuando no se tengan ningún avance en la acción se coloca en la columna META CUMPLIDA cero (0) y en ANÁLISIS DE RESULTADO se especifica porque no se logró avanzar en dicha acción. Para consolidar el Informe de Seguimiento la Oficina de Planeación solo tomará la información que hayan incluido en las columnas META CUMPLIDA (columna W) y ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y)



• Información incompleta. No se diligencian completamente la

información dejando algunas casillas en blanco.

• La información reportada en el Análisis del resultado es muy

pobre.

• Inconsistencia entre la Meta cumplida y lo consignado en el

Análisis del resultado.

• Expresiones diferentes en el indicador. La meta es un

número y se ha consignado un valor en porcentaje en la

meta cumplida.


2. Inconvenientes

Con relación a los Indicadores SUE se recomienda que revise en el

sistema con el perfil que se le ha creado a los enlaces y/o encargados

de diligenciar los indicadores. Los indicadores son:

• Número de horas ofertadas en educación continuada

• Número de estudiantes vinculados a las actividades de extensión

Número de entidades con las que se tiene establecido un vínculo

formal para el desarrollo de la extensión

• Número de estudiantes de Univalle en programas de movilidad en

universidades extranjeras por año

• Número de estudiantes extranjeros matriculados en Univalle por

año

• Número de movilidades de docentes de Univalle en el exterior por

año.


3. Recomendaciones

Los siguientes indicadores se llenan con la información que viene de

los sistemas de información de la Universidad:

• Número de programas de pregrado ofrecidos con estudiantes

matriculados (DARA)

• Número de programas de posgrado ofrecidos con estudiantes

matriculados (DARA)

• Número de estudiantes de posgrado matriculados (DARA)

• Número de estudiantes de posgrado graduados (DARA)

• Número de artículos publicados en revistas indexadas u

homologadas (aprobados en el CIARP) (VRAC)

• Docentes en TCE dedicados a la extensión (OPDI)

DARA: División de Admisiones y Registro Académica

VRAC: Vicerrectoría Académica

OPDI: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional


3. Recomendaciones

Evaluación 41 programas 2016

Se enviará carta solicitando la información de los 41 programas a los

responsables de cada uno de ellos.

Plan de

acción

Plan

Estratégico

de

Desarrollo

Plan de

inversión

Procesos Mapa de

riesgos

Plan de

riesgos

Objetivos

Gestión de riesgos en Univalle Relación Planeación – Riesgos

3

2

2007-2008

√ Elaboración del Modelo MITIGAR U.V.

√ Acto administrativo (Res. 3.020 de Rectoría).

2009

√ Primera matriz de riesgos a nivel institucional

2010

√ Auditoría Icontec (Abril): inclusión controles

√ matriz de riesgos con Facultades, Instituto y Sedes

2011

√ Norma ISO 31000: Riesgos aceptable

√ Definición indicador seguimiento: % de riesgos que logran disminuir

2012

√ Definición de la matriz de riesgos de acuerdo al Plan de Acción

2012-2015

√ Cambios en el modelo: definición de eficacia, riesgo bajo y

calificación para el riesgo institucional.

2013

√ Construcción de la matriz de riesgos de corrupción

√ matriz de riesgos para laboratorios a certificar.

2014

√ Actualización del modelo de riesgos mediante Acto Administrativo

(Res. 0409 de Rectoría)

√ Creación del Comité Técnico de Riesgos

2016

√ Nueva normativa para elaborar la matriz de riesgos de corrupción:

Decreto 124 de enero 26 de 2016

√ 31 de marzo PAAC (Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano)

publicado

Gestión de riesgos en Univalle

Mapa de Riesgos – 2016-I:

83 amenazas y 183 vulnerabilidades

Mapa de Riesgos – 2010-II:

64 amenazas y 133 vulnerabilidades

1. La gestión de riesgos en Univalle

Riesgo Extremo: tendencia

decreciente.

Riesgo Alto: presentan una leve

disminución.

Riesgo Moderado: tendencia

creciente, baja último año.

Riesgo Bajo: tendencia creciente.

Este comportamiento muestra

una mejoría en la calificación del

riesgo para la Universidad que

podría atribuirse a la efectividad

en el tratamiento del riesgo.

Comportamiento del mapa de riesgos 2010 II – 2016 I

1. La gestión de riesgos en Univalle


Seguimiento 2016-II

Se hace seguimiento a todas las acciones. Los riesgos extremos y las acciones que tienen fecha de cumplimiento en el SEGUNDO semestre deben ser evaluados nuevamente, es decir, calificados. Para todas las acciones se debe consignar: • Meta cumplida: Corresponde al valor ejecutado respecto a la meta

propuesta en el periodo a evaluar. • Análisis del resultado: Corresponde a una explicación del valor

consignado. El porcentaje de logro es la relación porcentual entre meta cumplida y la meta propuesta y se calcula automáticamente.


Seguimiento 2016-II Meta cumplida:

Columna Y Análisis de Resultado:

Columna AA


Seguimiento 2016-II

Para los riesgos que deben ser evaluados nuevamente: • Revisar si persiste la amenaza y la vulnerabilidad y calificar de

nuevo la probabilidad, el impacto y la valoración del riesgo. • En caso de existir nuevos controles estos deben ser actualizados.

Probabilidad: Es el número de veces que un fenómeno se repite dentro de un tiempo determinado.

Nivel Descriptor

a Frecuente o

Casi cierto

Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias, una o más veces al año.

b Periódica Puede ocurrir una vez entre uno y tres años.

c Ocasional Puede ocurrir una vez en cinco años.

d Remota Puede ocurrir una vez en diez o más años


Seguimiento 2016-II

Impacto El daño, efecto, pérdidas o cualquier consecuencia negativa derivada de la interacción entre la severidad del fenómeno (amenaza) y la fragilidad de los elementos expuestos (vulnerabilidad). Valoración del riesgo

Los resultados de los análisis de la probabilidad y el impacto, permiten valorar el grado de riesgo al que se está expuesto.

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto 4 Muy alto

Nivel Descriptor

E Riesgo extremo a3, a4,b4

A Riesgo alto a2,b3,c4

M Riesgo Moderado a1,b2,c3,d4

B Riesgo Bajo b1,c1,c2,d1,d2,

d3


Seguimiento 2016-II

• Identificar la opción de manejo (transferir, eliminar o asumir: atención, prevención, mitigación)

• Determinar las acciones, indicador y meta por responsable.

• Determinar la fecha en que se propone terminar la acción teniendo en cuenta lo siguiente:

• Si el riesgo es Extremo la acción propuesta debe ser a seis meses.

• Si es Alto la acción propuesta debe ser a un año.

• Si es Moderado la acción propuesta debe ser de uno a cuatro años.

• Si es Bajo no requiere acción. Se debe incluir en la columna CONTROLES EXISTENTES la forma en que tratará el riesgo cuando este ocurra.


Seguimiento 2016-I

Probabilidad:

Columna AC Impacto:

Columna AD

Opciones de manejo:

Columna AF


Seguimiento 2016-I

Acción :

Columna AG

Indicador:

Columna AH

Fecha programada:

Columna AI

4

2

RIESGOS DE CORRUPCION

IMPACTO PARA

RIESGOS DE

CORRUPCION

4

3

RIESGOS DE CORRUPCION Como se identifican?

Columna B

TIPO DE

RIESGO: RC

4

4

RIESGOS DE CORRUPCION Como se valora el impacto?

No intenten

cambiar la

valoración, la

celda no permite

ninguna acción

sobre ella.

4

5


En la hoja impacto buscar los riesgos asociados a su unidad y responder las 18

preguntas que están en forma horizontal. De esta manera se determina el

impacto de los riesgos de corrupción.

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En la hoja impacto la columna Y indica el impacto según las respuestas de las 18

preguntas, las columnas verdes son el puntaje asignado a los controles de la

matriz y la columna AF, muestra la efectividad de los controles.

Una vez diligenciada esta hoja, los resultados se reflejan en la matriz de riesgos,

calculando el valor del riesgo de corrupción.

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Fechas entrega

21 DE DICIEMBRE 2016: Entrega del Informe de Plan Riesgos con el acta del Consejo o Comité. 21 DE DICIEMBRE 2016: Entrega del Informe de Plan de Acción con el acta del Consejo o Comité.

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