Protocolo de gestión de lecciones aprendidas

MasalládecrearrepositoriosdeLLAA,loquesebuscaesmaximizarsudifusiónyusoparacrearunentornodemejoracon=nuaqueconduzcaa:

• Reducirlosciclosdeejecucióndeprocesosyac=vidades(=empoydinero).• Incrementarlaeficienciayrentabilidaddelaoperaciónevitandorepe=r

incidenciasysituacionesadversas.• Promoverunaculturadeaprendizaje,abiertaadeba=rfallosyerrores.• Demostrarexcelenciayresponsabilidadenlacalidaddenuestrasac=vidades,

procesos,proyectosyoperaciones.• Iden=ficardondeyquien=eneconocimientosconcretosconelfinde

ges=onarágilmentenuestrotalentohumano.• Crearespaciostransversalesdondedis=ntasáreastenganlaoportunidadde

exponersuperspec=vaenposiblesmejoras.• Facilitareldesarrollodecapacidadesyknow-howporelintercambiode

conocimiento.

Lasleccionesaprendidaspuedendefinirsecomounaprendizajequeseob=eneapar=rdeunhechorelevanteoexperienciaduranteunprocesooac=vidad,esteaprendizajepuedeserderivadodeuneventoposi=voonega=vo.

Lasleccionesaprendidasseproducentraslareflexiónyanálisiscri=codelosresultadosylosfactoresocondicionesquepuedeninfluireneléxitodeunprocesooac=vidad.

Estareflexiónnospermiteniden=ficartendenciascausa-efectoparapoderproponersolucionesvalidasyrecomendacionesquepuedanseraplicadasen

¿Que es una Lección Aprendida?

¿Porqué queremos sistematizar las Lecciones

Aprendidas?

Extracciónydocumentacióndelasexperienciasgeneradasenlaac=vidadoproyecto

seleccionado

2. Identificación y sistematización

3. Evaluación y selección

AnálisisdelasLLAAiden=ficadasparadeterminarsurelevanciaypotencialde

aprovechamiento

4. Difusión y aprovechamiento

DivulgacióndeLLAAseleccionadasyaccionesde

replicaciónysistema=zacióndelosaprendizajedelasmismas

1. Preparación del caso de uso

Selecciónydefinicióndelaac=vidadoproyectosobrela

cualserealizarálaiden=ficacióndelasLeccionesAprendidas

¿Como aplicamos el protocolo de Lecciones Aprendidas?

• Contenido:concentrarseenloshechosynoenlaspersonas

• Contexto:ubicarseenelmomento,condicionesenqueocurrenloshechos,yobje=vosperseguidos/fijados

• Lenguaje:escucharconatención,yexpresarsedeformaobje=va,clarayrespetuosa.Hacerpreguntas.

• Herramientas:usarformatosyherramientasexistentesytenerlasalamanoparatomarnotaydatosdeposiblesevidencias.

• Compromisoregistrardeformaclarayconcisaelaprendizajebajolaestructuraestablecida.Comprometerseconlosacuerdosypróximospasos.

Dinamizador(es):Personadeláreaqueapoyalaaplicacióndelprotocoloenelcasoatratar

Responsabledelaac=vidadoproyecto:Personaqueconoceelcasoatrataryque=eneinterés/necesidadderealizarlaiden=ficacióndeLLAA

GestordelConocimiento:Personaencargadadelseguimientodeac=vidadesyaprovechamientodelabasedeconocimiento

Referentes:Personasconconocimientoenlastemá=casatratarquepuedanapoyarlaevaluaciónyseleccióndelasLLAA

Autor(es):Personasquehanpar=cipadoenelcasoatrataryquepuedenaportarexperienciasrelevantes(serándefinidasporelresponsabledelaac=vidad)

¿Como extraemos una Lección Aprendida?

¿Cuales son los roles de gestión implicados?

1. Preparación del casoSelección y definición de la actividad o proyecto sobre la cual se realizará la identificación de Lecciones Aprendidas

Actividades a realizar

Roles que intervienen

Producto / Resultado

Herramienta de apoyo

Enunciar las fases del proyecto o proceso del cual se quieren extraer las lecciones aprendidas para tener una guía que aporte orden y contexto

X O

Definición del caso a tratar

H1 Esquema para la

definición de actividades y

temáticas

Enunciar las temáticas o dominios de conocimiento relevantes de cada una de las fases con objeto de tener una guía preliminar sobre los temas clave a tratar (no quiere decir que sean los únicos pero será importante para asegurar que los temas clave no se olvidan

X O

Seleccionar a las personas implicadas en el caso a tratar. Serán aquellas que han participado directamente en una o varias fases del proceso y que pueden aportar lecciones aprendidas

X

Listado de personas

(potenciales autores de

LLAA

N/A

Convocar la sesión / workshop en la que se extraerán las lecciones aprendidas

X Email de convocatoria N/A

Res

pons

able

Ges

tor d

el C

on

Ref

eren

te

Din

amiz

ador

Aut

or

Consideraciones• Una preparación del caso previo ayuda a ordenar y conducir la identificación de las

lecciones aprendidas, a la vez que sirve para asegurar el abordaje de los temas clave según cada caso

• El responsable de la actividad es quien conoce el caso y por tanto será la persona encargada de realizar esta preparación, no obstante puede pedir apoyo al

Guía detallada de los pasos del protocolo de lecciones aprendidas

X = requerido O = Opcional


2. Identificación y sistematizaciónExtracción y documentación de las experiencias generadas en la actividad o proyecto seleccionado





Extracción de LLAA: Workshop específico o como parte de una sesión del proyecto o del área en la que el dinamizador conduce un debate para que cada autor comparta las LLAA que tenga alrededor de las fases y temáticas del caso a tratar

X X X

Listado de LLAA y autores comprometidos

a la documentación

H2 Hoja de

extracción y seguimiento

de LLAA

Elaboración de la LLAA: Los autores haciendo uso de la ficha de regístro de LLAA realizarán una descripción más detallada de la LLAA que aporto durante la sesión de extracción (esta ficha será enviada al dinamizador)

O XFichas

descriptivas de la LLAA (una

por cada LLAA)

H3 Ficha de registro

Seguimiento de las LLAA: El dinamizador se asegura de que los autores realizan la elaboración de sus LLAA

X X

Res

pons

able

Ges

tor d

el C

on

Ref

eren

te

Din

amiz

ador

Aut

or

Consideraciones• En este caso se identifica y describe la LLAA sin mucho nivel de detalle• Se recomienda una sesión de 2 horas• La elaboración es un trabajo del autor o autores (son ellos quienes aportan el

contenido)• El dinamizador puede brindar apoyo metodológico • Es importante asegurar que se trabajen tanto los campos descriptivos, como los de

impactos (ahorros, mejoras, etc.)


3. Evaluación y selecciónValoración, revisión y selección de las LLAA aprendidas identificadas en documentadas en la fase previa





Revisión de LLAA: El responsable de la actividad y los autores (con apoyo del dinamizador) realizarán una valoración de nivel de relevancia y magnitud de las LLAA, podrán pedir apoyo a personas referentes en el tema tratado en la LA

X O O X LLAA revisadas

H4Excel de

valoración de LLAA

Profundización y seguimiento de las LLAA: Aquellas LLAA con contenido de interés y con alto potencial de imparto por su realización, podrán ser objeto de un proceso de profundización en el que el dinamizador apoya al autor enriqueciendo la LA con piezas de conocimiento adicionales (Videos, fotos, presentaciones, documentos, planos, guías de implantación,etc)

X X

LLAA enriquecidas con piezas de conocimiento adicionales

N/A

Res

pons

able

Ges

tor d

el C

on

Ref

eren

te

Din

amiz

ador

Aut

or

Consideraciones• Descartar cualquier LA cuya evaluación determine que no aporta contenido

pertinente o relevante.• Es importante profundizar en los campos descriptivos, la documentación de apoyo y

en los impactos que se pueden obtener del aprovechamiento de la LLAA (ahorros, mejoras, etc.)



4. Difusión y AprovechamientoDivulgación de las LLAA selecionadas y análisis de acciones de realización / aprendizaje de las mismas





Difusión de LLAA: El dinamizador de área o gestor del conocimiento compartirá las LLAA que hayan pasado el proceso de evaluación y selección

O X X O Boletines de divulgación

H5 Plantilla de boletines de

LLAA

Realización: El aprovechamiento puede darse por varias vías1. Presentando y discutiendo las LLAA

en sesiones de trabajo (de proyecto, de área o departamento)

2. Revisando las LLAA disponibles antes de desamorllar una actividad para ver que puede aprovechar

3. Replicando o aplicando una LA en las actividades o proyectos que corresponda

X O O X

Sesiones de socialización de

LLAAAcciones de

aplicación de una LA existente en un proyecto o

actividad similarH6

Bitácora de gestión de

LLAA

Consolidación: Aquellas LLAA que tengan una realización continuada podrán ser consolidadas incorporándolas dentro de un procedimiento o creando uno nuevo, o desarrollando una acción de formación

X O O

Procedimientos, guías, politicas,

especificaciones, nuevas o

modificadasCurso realizados

Res

pons

able

Ges

tor d

el C

on

Ref

eren

te

Din

amiz

ador

Aut

or

Consideraciones• La divulgación puede ser a través de un boletín o por disponer de un repositorio

que pueda ser consultado• Es importante dejar constancia de la acción de aprovechamiento o de la

consolidación, por ello cada vez que ocurra las personas que lo hagan deberán informar que lo han al dinamizador o gestor de conocimiento para poder identificar y/o cuantificar los impactos que de allí se generen



Anexos del protocolo de Lecciones Aprendidas

Herramientas de apoyo al protocolo

Anexo H1 - Esquema para la definición de actividades y temáticas

Anexo H2 - Hoja de extracción y seguimiento de LLAA

Este instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación

Este sencillo instrumento nos permite caracterizar la fuente de las Lecciones Aprendidas

Anexo H2 - Hoja de extracción y

Este sencillo instrumento es utilizado para registrar LLAA identificadas para su posterior documentación

Anexo H3 - Ficha de registro

Siguiendolaestructuradeestaficha,elautorserácapazderelatarelevento,acontecimientoosituación(posi=vaonega=va)poniendoenvalorelaprendizajederivadoyelimpactosqueeste=eneenlaoperacióneconómicamente

Anexo H4 - Excel de valoración de LLAA

Siguiendo la estructura de esta ficha, el dinamizador o gestor del conocimiento será capaz de analizar el impacto económico y el valor de un aprendizaje / conocimiento para la organización

Anexo H5 - Plantilla de boletines de LLAA

Estaplan=llacon=enelaestructuraadecuadaparatransferirloresultadosyac=vidadesderivadasdelasLLAA

• Consideralasiguientessecciones:• Fecha• Mensaje/No=cia%Editorial• Estadís=casdeBBDDportemá=cas• DifusióndeLLAAdestacadas

Anexo H6 - Bitácora de gestión de LLAA

Esteinstrumentopermitealosdinamizadoresygestoresdelconocimientoges=onar/hacerseguimientodelabasedeLLAAdesudepartamentooárea.AquíseregistrantodoslosaportesconlainformaciónquediferencielaLLAAyparatenerunavisiónglobaldelestadoenelqueseencuentraylasaccionesrecomendadas.

Protocolo de gestión de lecciones aprendidas · • Facilitar el desarrollo de capacidades y...

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