Lecciones AprendidasLecciones Aprendidas

Lo que queda cuando concluyen los proyectos

Ing. Jorge A. Osinski, PMP®, MBA

TemarioTemario

Definiciones

Pre-requisitos para implementar Lecciones Aprendidas

¿Cuándo hacer Lecciones Aprendidas?

Grupos de Interés (stakeholders) involucrados

Proceso Autoevaluación del PM Lecciones aprendidas con stakeholders

Relación con procesos del PMBoK

Conclusiones

Suplemento: Algunas causas de problemas en Proyectos

ProyectoProyecto

Definición (PMI)Emprendimiento de duración acotada que tiene por objeto crear un producto, servicio o resultado único.

Características Elaboración progresiva Consumen recursos Son planificados, gestionados y controlados Satisfacen necesidades y afectan intereses de terceros

ProyectoProyecto

Definición OperativaA los efectos de Lecciones Aprendidas un proyecto es:Estructura de tareas, con distinto grado de interrelación, que fueron ejecutadas, están en ejecución o van a ser ejecutadas por personas con habilidades y conocimiento, con la ayuda de procesos, insumos y herramientas que tiene por objetivo la creación de algo único, inexistente hasta ese momento, y que satisface necesidades de otras personas u organizaciones.

ProyectoProyecto

Resultados de un Proyecto

1) Producto, servicio u otra respuesta esperada por el Cliente

2) Información sobre el desarrollo del proyecto Actividades realizadas Resultados de las actividades Recursos aplicados y Consumo de recursos Eventos no planificados ni esperados Contexto Decisiones tomadas

Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA)

Definición (PMI)“Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto. Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento. También considerado un registro del proyecto, que se debe incluir en la base de conocimientos de lecciones aprendidas”.

Objetivos Aumentar la predictibilidad de los resultados de los

proyectos Retener las mejores prácticas y transformarlas en Activos

Organizacionales Disponer de material de capacitación y difusión

Lecciones Aprendidas (LA)Lecciones Aprendidas (LA)

Definición OperativaSon el vínculo entre el Proyecto (que se extingue) y los Recursos Organizacionales (de carácter permanente) que se logra mediante:

Modificación de documentos: Procesos, Instructivos y Guias de Mejores Prácticas (tanto de Proyectos como de la Organización)

Creación o modificación de Registros sobre interacción y performance de los distintos Grupos de Interés (o stakeholders)

Creación o actualización de Medios para Educar a nuevos PMs y otros participantes en proyectos

Lecciones AprendidasLecciones AprendidasUn “toque” de realidadUn “toque” de realidad

PMBoK hace referencia a LA en múltiples instancias: Como “input” a los procesos de Planeamiento Como “output” de los procesos de Ejecución y Cierre

Asimismo, recomienda usar una Base de Conocimiento de Lecciones aprendidas como repositorio de LAs

En la práctica: Aún cuando exista una Base de Conocimiento de Lecciones

Aprendidas, es difícil que se la consulte en el momento del Planeamiento

Resulta más efectivo incorporar las LA a documentos de carácter más mandatorio como procesos, instrucciones y guias y...

Se refuerce lo aprendido a través de material de educación (especialmente en formato Casos de Estudio) y a través de Comunidades de Profesionales (Communities of Practice)

Pre-RequisitosPre-RequisitosPara maximizar la efectividad de LAsPara maximizar la efectividad de LAs

1) Cultura Organizacional (creada y sustentada por la Dirección) con valores adecuados:

Aceptación de los costos involucrados Aceptación que no todo lo que se encuentre va a ser

“agradable” Clima de ausencia de temor a castigos por exponer errores o

defectos Estímulo a la búsqueda de la excelencia y creación de

mecanismos de difusión de mejores prácticas

2) Mecanismos de captura de información incorporados a los procesos de Gestión de Proyectos

3) Integridad de las personas

Pre-RequisitosPre-RequisitosInformación RelevanteInformación Relevante

Diferencias entre lo planeado y la realidad del proyecto Duración, costos, calidad

Eventos no considerados en el plan de riesgos Acciones del plan de contingencia que no fueron efectivas Supuestos que no se cumplieron Ambigüedad de las Especificaciones Expectativas insatisfechas del Cliente Cambios de alcance no controlados o mal gestionados Problemas con RRHH Problemas con proveedores Stakeholders cuyos intereses o influencia no fueron considerados Cambios en reportes o defectos de comunicación con

stakeholders

¿Cuándo hacer LAs?¿Cuándo hacer LAs?

1)Al poco tiempo de eventos relevantes (incidentes o éxitos inesperados), debido a que:

No siempre se logra capturar toda la información No siempre la información captada es exacta El contexto cambia con el tiempo (y a veces no se tiene

conciencia de eso)

2)Al concluir una fase del proyecto, porque: Los stakeholders cambian Esperar la terminación del proyecto puede llevar

demasiado tiempo

3)Al concluir el proyecto

Grupos de Interés o StakeholdersGrupos de Interés o Stakeholders

Involucrados directamente en

el Proyecto

Sponsor

PM

Equipo de Trabajo

Gerentes de RRHH

Deptos. Internos

Proveedores Directos

Destinatarios del Proyecto

Cliente

Usuarios

Entorno

Familias

Comunidad

ONGs / Grupos de Interés Específico

Competidores

Sindicatos

Proveedores no seleccionados

Sociedad

EstadoNo necesariamente se hará partícipes a todos los stakeholders en el proceso de LAs, pero puede ser necesario analizar su impacto sobre el

proyecto y diseñar respuestas

LAs como Proceso: SecuenciaLAs como Proceso: Secuencia

Captación de Información

1) Autoevaluación del PM2) PM – Cliente3) PM – Sponsor4) PM – Equipo del Proyecto / PM – Proveedores / PM – otros

stakeholders

Elaboración del feedback y acciones

1) PM – Equipo del Proyecto (generación de propuestas)2) PM – Sponsor (propuestas validadas)3) PM – Dirección (presentación general y aprobación de propuestas)4) PM – Cliente / PM – Proveedores / PM – otros stakeholders

(propuestas y acciones comprometidas)5) Modificación de Activos Organizacionales 6) Difusión (Educación & Comunidades de Profesionales)

LAs como ProcesoLAs como ProcesoConsideraciones sobre la naturaleza de los StakeholdersConsideraciones sobre la naturaleza de los Stakeholders

Los distintos stakeholders ven sólo fragmentos de la totalidad del proyecto (se ubican en distintas posiciones con respecto a la “línea de visibilidad”).

El proceso de LA busca maximizar la efectividad de los stakeholers, en su capacidad de contribuir al éxito en futuros proyectos.

El PM es, posiblemente, el único stakeholder que tiene la posibilidad de entender los puntos de vista de los restantes stakeholders.

¿Cómo implementar LAs?¿Cómo implementar LAs?

Preguntas “clásicas” para definir el alcance de las LA ¿Qué se hizo bien? ¿Qué se hizo mal? ¿Qué habría que hacer distinto?

Preguntas incentivadoras del cambio ¿Qué aprendimos de esto? ¿Cómo lo haríamos, si lo tuviéramos que hacer de nuevo? ¿Qué opciones tenemos? ¿Qué “señales” debemos captar? ¿Cómo evitaríamos cometer los mismos errores?

Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM

¿Por qué hacer una autoevaluación? Determinar lo que se hizo bien, mal o habría que hacer

distinto Entender qué señales del contexto se captaron, cuáles se

ignoraron y cuáles habría que buscar activamente Entender qué decisiones fueron correctas y cuáles deberían

haber sido distintas Entender las causas de las diferencias entre lo planeado y la

realidad Elaborar posibles cursos de acción Reflexionar sobre lo que pasó para:

Conocerse mejor a sí mismo Conocer mejor a nuestros interlocutores

Autoevaluación del PMAutoevaluación del PM

Objetivos Esclarecer lo que sucedió y determinar lo que se debería

hacer al respecto, de presentarse una situación similar Tener una visión personal, como punto de partida, para

comparar con la apreciación que los demás stakeholders tengan sobre la misma situación

Al incorporar a otros stakeholders: Poder expandir el entendimiento de la misma realidad al

escuchar lo que los demás tengan que decir Tener información para compartir con los demás y poder

colaborar en la creación de opciones de mejora

LAs con stakeholdersLAs con stakeholdersCaptación de InformaciónCaptación de Información

ObjetivoEntender la visión de los stakeholders del proyecto sobre la misma realidad

Entender cuáles fueron los aspectos más relevantes del proyecto para cada stakeholder

Disponer de un punto de partida para elaborar propuestas de cambio

Es esperable que: Cada stakeholder tenga una visión sesgada del Proyecto (pero

“Perception is reality”)

Es habitual que el PM se sorprenda al encontrar que: No todo lo que cree que se hizo bien es percibido como tal o es

apreciado No todo lo que cree que se hizo mal es visto como mal hecho o

considerado relevante

LAs con stakeholdersLAs con stakeholdersImplementaciónImplementación

Actividades del PM1) Comunicar objetivos y metodología2) Distribuir una encuesta o cuestionario (si fuera necesario)3) Reunirse con el Stakeholder para captar su visión

Escuchar No defenderse No culpar a otros Aclarar cuando sea constructivo Proveer datos y contestar lo que se pueda evidenciar Registrar “todo”

4) Crear respuestas a las inquietudes del stakeholder Validar / conseguir aprobaciones cuando sea necesario

5) Reunirse con el stakeholder y comunicar respuestas elaboradas Documentar acuerdos

6) Implementar / hacer seguimiento de cambios

Procesos de Gestión de Proyectos Procesos de Gestión de Proyectos (PMI)(PMI)

Valor de la Estructura de Procesos Valor de la Estructura de Procesos del PMBoK para LAsdel PMBoK para LAs

PMBoK contiene procesos alineados con las áreas de conocimiento necesarias para gestionar un proyecto y que distinguen entre la parte ideal y la parte real del mismo.

Las LA toman las salidas de los procesos de Ejecución, Control y Cierre y, tras su análisis, crean modificaciones en los procesos de Inicio y Planeamiento que se usarán en proyectos futuros.

Principales Procesos Destinatarios Principales Procesos Destinatarios de los cambios producidos por LAde los cambios producidos por LA Planeamiento de Riesgos Control y Aseguramiento de Calidad Estimación de Duraciones y RRHH Selección de RRHH Selección de Proveedores Gestión de Comunicaciones

ConclusionesConclusiones

La correcta implementación de Lecciones Aprendidas habilita al progresivo mejoramiento de la calidad de los proyectos.

El involucramiento de los Stakeholders genera un clima de mayor confianza y alineación de intereses.

El despliegue de las LAs a través de Comunidades de Profesionales acelera el crecimiento de los indivíduos que termina beneficiando tanto a la Empresa como a la sociedad.

SuplementoSuplemento

Algunas causas de problemas en Proyectos

Diferencia ente las expectativas del Cliente y las especificaciones que las documentan

Cambios de alcance mal implementados o no aprobados

Estimaciones incorrectas (duraciones, costos) por desconocimiento de los procesos y capacidades

Presiones para competir que llevan a estimaciones poco realistas

Supuestos sin correlato en los procesos de planificación de Riesgos

Falta de homogeneidad de necesidades y criterios del Cliente. Falta de entendimiento de la estructura de decisión real del Cliente

Mala segmentación de fases o tareas

Condiciones de entrada y salida de tareas mal especificadas

Mala comunicación entre los integrantes del equipo. Objetivos de los indivíduos no alineados con el proyecto

Poca reserva del proyecto para lograr costos menores