Procedimientos administrativos

Introducción a las Tecnologías Administrativas by Lucía Rosario Malbernat ([email protected])

INTRODUCCIÓN A

TECNOLOGÍAS

ADMINISTRATIVAS

Descripción de la

capacitación

versión 2010


Contenido temático

Comunicación y documentación de

Procedimientos administrativos

Herramienta textual: Manuales de procedimientos

Herramienta gráfica: Cursograma

Planificación de recursos y tareas

Herramientas textuales: Lista de tareas, Hoja de recursos

Herramienta gráfica: Diagrama de Gantt

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Módulo 1

Manuales de Procedimiento


circuitos administrativos

Herramienta textual: Manuales de procedimientos

descripción detallada de las actividades que se realizan para cumplir con las funciones de una unidad administrativa

Normalización de procedimientos administrativos Norma IRAM 34.551

3


Ma

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4


Módulo 2

Circuitos administrativos


circuitos administrativos

Herramienta gráfica: Cursograma

Diagrama del circuito administrativo

Normalización de procedimientos administrativos Norma IRAM 34.501, 34.502 y 34.503

5


Cursograma

6


Módulo 3

Planificación de Recursos y Tareas

Planificación de recursos y tareas

Herramientas textuales: Lista de tareas, Hoja de recursos

Lista de tareas: Detalle de tareas y sub-tareas (jerarquía de tareas) con fecha de comienzo y duración

Hoja de recursos: Detalle de recursos (personas, equipamiento) asignados a cada tarea

Herramienta gráfica: Diagrama de Gantt

Representación gráfica mediante barras horizontales de las tareas y sus vínculos (dependencias entre tareas)

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Lista de

tareas

8


Hoja de recursos

9


Diagrama de Gantt

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En resumen…

Módulo 1: Manuales de procedimientos

Confección de manuales de procedimientos Norma IRAM 34.551

Módulo 2: Circuitos administrativos

Diagramación mediante cursogramasNormas IRAM 34.501 y 34.502

Módulo 3: Planificación de tareas y

recursos.

Confección de Listas de tareas y Hoja de recursosSin normalizar

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Capacitación

Módulo 1: Manuales de procedimientos

Encuentro del 17 de septiembre 1º Entrega de actividad práctica: 24 de septiembre

Módulo 2: Circuitos administrativos

Encuentro del 1º de octubre1º Entrega de actividad práctica: 8 de octubre

Módulo 3: Planificación de tareas y recursos

Encuentro del 15 de octubre1º Entrega de actividad práctica: 22 de octubre

Cierre y devolución final

Encuentro del 29 de octubre

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TECNOLOGÍAS

ADMINISTRATIVAS

Módulo 1: Manuales de

procedimiento


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Procedimiento

Un procedimiento es un conjunto de

operaciones o tareas

que se relacionan entre sí,

se realizan de manera secuencial o en paralelo,

en base a un determinado método,

que tienen la finalidad de cumplir con un objetivo parcial de un proceso que se sigue repetidamente

Mediante los procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización


Procedimiento

Las tareas de un procedimiento y su

método de ejecución constituyen las

rutinas de trabajo

Un procedimiento suele iniciarse a

partir

del requerimiento de un usuario

del cumplimiento de un periódo de tiempo o

Como consecuencia de una actividad de control

¿Ejemplos?

15


16

Circuito administrativo

Los procedimientos generan circuitos

administrativos que comprenden:

preparación, autorización, registración, archivo y seguimiento de toda la documentación (física o

electrónica) respaldatoria de un procedimiento


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Circuito administrativo

Posibilitan la identificación de las

etapas por las que pasa un

procedimiento, desde su comienzo

hasta su finalización

Define cuáles son las áreas o

puestos de trabajo encargadas de

llevar a cabo las tareas específicas

de un procedimiento


Formalización de los

procedimientos

Consiste en documentar las tareas rutinarias

y el circuito administrativo preestablecido

para un proceso administrativo

Definen anticipadamente qué áreas,

dependencias u organismos deben intervenir

en el proceso y cuál será su aporte

Facilita el análisis de los procedimientos, de

modo que puedan detectarse errores y

problemas de control interno

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procedimientos

Puede lograrse mediante la confección de

Guías, Instructivos o Manuales de

Procedimiento,

Todos ellos pueden incluir partes literales y

partes gráficas

Estos documentos pueden tener niveles de

detalle distintos

no son excluyentes unos de otros

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procedimientos

La formalización de los

procedimientos facilita el análisis

de los procedimientos

administrativos:

Se pueden examinar los criterios de racionalidad, practicidad y legalidad con que se llevan a cabo los procedimientos administrativos, con que se configuran los circuitos administrativos y con que se utilizan los sistemas de información

20



procedimientos

Algunas cosas que se pueden observar:

Si las unidades de trabajo están debidamente dimensionadas, si las actividades son coherentes, si la disposición de las oficinas es la apropiada, si la tecnología y los métodos de trabajo son apropiados, si los formularios están bien diseñados, si la distribución de ejemplares de formularios es apropiada, si las operaciones de control son efectivas, si los archivos están bien sistematizados (cuidado de aspectos

legales, si el ordenamiento es el adecuado, etc.)

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procedimientos

También se puede verificar si existen

en los procedimientos puntos de

control de modo que sean confiables

por sí mismos y no en función de

quienes estén involucrados

¿Se realiza una razonable protección del patrimonio?

¿Se obtiene información confiable y eficiente?

¿Se promociona la eficacia y eficiencia operativa?

¿Se cumplen las políticas establecidas, leyes y normas?

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Guías de Procedimiento

Detallan un determinado procedimiento de una

manera clara y sencilla

Es un documento que trasmite (comunica) un

procedimiento en términos generales

Puede usarse, por ejemplo, para informar sobre

los requisitos para iniciar un trámite, los pasos

a seguir, los plazos previstos, etc.

Puede ser útil cuando el procedimiento no está

claramente estructurado o la secuencia lógica

de sus pasos no es necesariamente la misma

en todas las oportunidades.

Puede incluir un diagrama simple con símbolos

comunes que informe sobre el desarrollo del

procedimiento.

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Instructivo

Documento cuya información está más

detallada que la que contiene la Guía de

Procedimiento.

Apropiado para comunicar cuál es el circuito

relacionado con un trámite y qué se debe

hacer

Debe ser un documento sencillo, claro y

accesible

Puede describir el procedimiento con un

lenguaje más simple que el utilizado en el

Manual.

También puede ser literal o gráfico.

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Manuales de procedimiento

Fines de los Manuales de Procedimientos:

Definir para qué se ejecutan los procedimientos y sus respectivos controles

Explicar cómo se deben realizar los procedimientosDeterminar qué unidades son responsables de llevarlos a

cabo en cada uno de sus pasosEstablecer cuándo deben ser realizados.Definir qué resultado se espera lograr.Detallar los soportes administrativos e informativos

involucrados y cómo deben ser completados.Fragmentar los procesos administrativos en sub-procesos

o procedimientos.

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Manual de Procedimientos

Describen detalladamente las operaciones que se

deben ejecutar en forma cronológica y/o

secuencial para llevar a cabo un procedimiento.

Permiten comprender ordenada y detalladamente

las operaciones, los órganos y puestos que

intervienen y los portadores de información que se

utilizan.

Describen las normas a cumplir por los miembros

de la organización referidas al procedimiento que

se describe



Ventajas:

normalizan y estandarizan la ejecución,

facilitan la toma de decisiones programadas,

capacitan al nuevo personal,

son elementos de consulta en caso de duda,

no es necesario que los jefes participen en decisionesprogramadas.

Desventajas:

Pueden hacer más lento el trabajo o implican más trabajo,

son de difícil mantenimiento,

pueden limitar la iniciativa del personal.


Normalización

la Norma IRAM (Instituto Argentino de

Racionalización de Materiales) Nº

34.551/79, Manual de Procedimientos

Administrativos – Contenidos y

presentación, se ocupa del contenido y

presentación de los manuales de

procedimientos administrativos

Tiene carácter enunciativo

Su objetivo es establecer el contenido y la

forma de presentación

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Contenido mínimo:

Identificación: nombre del área y del procedimiento, su número y/o código, fecha de elaboración, fecha de vigencia

Objetivos (en forma clara y precisa, permite saber para qué se desarrolla el procedimiento)

Responsabilidades (unidades orgánicas)

Alcance de los procedimientos

Instrucciones y normas

Glosario

Índice Temático


Encabezamiento del manual

Sección que incluye:

Codificación del procedimiento

Nombre

Cantidad de páginas

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Identificación del manual

En este apartado se incluyen los

datos siguientes:

Nombre de la dependencia. Nombre completo del o de los procedimientos que refiere

el Manual. Nombre de la unidad con responsabilidad primaria sobre

el procedimiento señalado. Número de identificación del o de los procedimientos en

su caso. Lugar y fecha de elaboración. Responsables de la elaboración del Manual. Cantidad de ejemplares impresos.

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Índice e introducción del

manual

Índice: Presenta de manera sintética y

ordenada los elementos constitutivos del

documento o los temas principales que

comprende el Manual

Introducción: Es el prólogo del manual. Puede

describir la circunstancia operativa o

estratégica que genera la elaboración de los

Manuales de Procedimientos, sintetizacómo se

utiliza el Manual, a quién va dirigido y cuando

se utilizará. Puedeincluir un mensaje del titular

del organismo.

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Instrucciones para el uso

del manual

Explica cómo usar el manual y en

qué forma se actualizarán sus

contenidos, teniendo en cuenta la

necesidad de revisar y reemplazar lo

que pierde vigencia, o la de cubrir

nuevos requerimientos:

Estructura

Codificación

Actualización

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Estructura del manual

Indica cómo se disponen las partes en

que está ordenado el manual.

Usualmente describe el armado del

Manual de Procedimiento desglosado

en:

índices temáticos, alfabéticos y cruzados.

El cuerpo principal

Los anexos

El modo de buscar un tema a través de los índices

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Codificación utilizada en el

manual

Se explicita el sistema y criterios de codificación usados.

Se recomienda:

Representa al área, sector o dirección que es responsable del

Procedimiento.

Representa al Procedimiento

Representa a la tarea

Indica el Nº de formulario

XX XX XX XX

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Actualización del manual

Indicar la forma de identificar las revisiones

modificatorias o actualizaciones, quiénes pueden

efectuarlas, por qué medios, cómo introducir nuevo

material o destruir el material eliminado.

Se requiere un control periódico a fin de evitar

desvíos o distorsiones producidas por:

Modificaciones del procedimiento.Nueva normativa.Ajustes con otros circuitos que se interrelacionen con el

procedimiento

Se pueden contemplar los siguientes datos:

Fecha de emisión

Fecha de vigencia

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Características y objetivos

del procedimiento

Objetivos del procedimiento: Explica en

forma clara y precisa los propósitos y

objetivos del Procedimiento que se

describirá

Explicita el funcionamiento general del

Procedimiento en forma sintética, indicando:

Entradas de información.

Tareas u operaciones que se realizan.

Salidas de información

Interrelación con otros Procedimientos

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Alcance del procedimiento

Contiene la explicación de las áreas,

secciones o personas sobre las cuales

se aplican los Procedimientos, en qué

circunstancias se harán y cuáles serán

los límites de esta aplicabilidad.

La presentación de dichas unidades

debe realizarse según el orden en que

intervienen dentro del Procedimiento.

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Políticas y normas de

operación del procedimiento

Se explicitan las políticas o normas

operativas que deben observarse en

el desarrollo del Procedimiento.

Deben prevenirse situaciones

alternativas que puedan presentarse

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Cuerpo principal

Descripción del procedimiento.

Puede contenter:

Cursogramas simbólicos

Cursogramas narrativos

Normas de trámite

Formularios

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Normas de trámite

(cuerpo principal)

Describir la secuencia de pasos en

los procedimientos administrativos.

Tareas y decisiones involucradas

Archivos utilizados

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Tareas y decisiones

involucradas (cuerpo principal)

Momento y oportunidad en que se debe

ejecutar cada paso

Responsable de la ejecución de cada paso

Información requerida para la ejecución de

cada paso

Información que se debe generar como

consecuencia del resultado de la ejecución

Medios a utilizar: archivos, formularios,

equipos de comunicaciones o procesamiento

Controles a efectuar y cursos de acción a

tomar según el resultado del control

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Archivos utilizados

(cuerpo principal)

Información a contener.

Método de clasificación de la información

contenida

Método de búsqueda de la información

contenida

Período de archivo de la información y

tratamiento posterior al mismo.

Responsable de la custodia y

mantenimiento actualizado

Detalle de quiénes tienen acceso a dicho

archivo para consulta y para extracción

de su contenido.

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Formularios

(cuerpo principal)

Debe contener las instrucciones y

referencias para el uso de los documentos y

comprobantes que circulan, sus diseños y

especificaciones,

Se sugiere describir para cada uno:

Responsable de emisiónMomento en que deben ser emitidosCantidad de copias y tratamiento y distribución a darle

Se deben incluir ejemplares de los

formularios, listados, planillas y todo tipo

de impresos a utilizar.

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Documents

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