Planeamiento Estratégico Proyecto ALMA€¦ · Sector: Control de Gestión Proceso: Planeamiento...

Planeamiento Estratégico

Proyecto ALMA

Procedimiento de Gestión

Código: CP-ACG-PGE-01-V03

Sector: Control de Gestión

Proceso: Planeamiento Estratégico (Proyecto ALMA)

Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

2

Importante: Se aclara que las actividades que componen los procedimientos se encuentran enunciadas en forma continua y secuencial para cada uno de los intervinientes en los procesos. Ésta modalidad de redacción permite identificar la intervención completa de un Área/Sector dentro del proceso. Asimismo, y para una mejor visualización del flujo de las actividades y/o información, se recomienda la lectura de los procedimientos en conjunto con los flujogramas que los representan gráficamente.

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

NOMBRE DEL PROCESO Modificación de contenido.

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Incorporación y modificación de definiciones.

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

Incorporación y modificación de Formularios.

V. DESARROLLO

1. Proceso de Implementación y Control del Planeamiento Estratégico

Incorporación y modificación de contenido.

2. Metodología de implementación del Planeamiento Estratégico

Incorporación y modificación de contenido.

4. Proceso de descripción de Indicadores Incorporación y modificación de contenido.

6. Proceso de Análisis de Brechas Incorporación y modificación de contenido.

VI. FORMULARIOS

1. Ficha de Descripción de Indicadores 2. CMI - Control de Brechas

Nuevas versiones de los formularios.

V3

10. Matriz 5 11. Matriz 6 12. Resumen Matriz 13. Objetivos y Estrategias del CPCECABA (Plan de Acción)

Formularios incorporados a la versión.

05/07/2011




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

3

ÍNDICE

I. OBJETIVO

5

II. ALCANCE 5

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

1. Antecedentes Normativos 2. Formularios a utilizar

7

7 7

V. DESARROLLO


2. Metodología de implementación del Planeamiento Estratégico (Proyecto ALMA)

3. Cuadro de Mando e Indicadores 4. Proceso de Descripción de Indicadores 5. Proceso para la confección del CM 6. Proceso de Análisis de Brechas 7. Proceso de modificación de Indicadores 8. Proceso de comunicación de brechas a Auditoría

Operativa

8

8

11

14 16 18 20 22 24

VI. FORMULARIOS

1. Ficha de Descripción de Indicadores 2. CMI - Control de Brechas 3. CMI - Planilla de Modificación de Datos 4. CMI – Comunicación de Brechas a Auditoría

Operativa 5. Matriz 0 6. Matriz 1 7. Matriz 2 8. Matriz 3 9. Matriz 4 10. Matriz 5 11. Matriz 6 12. Resumen Planeamiento Estratégico (Proyecto

ALMA)

25

25 26 27 28

29 30 31 32 33 34 35 36




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

4

13. Objetivos y Estrategias del CPCECABA (Plan de Acción)

37

VII. FLUJOGRAMAS


2. Proceso de Descripción de Indicadores 3. Proceso para la confección del CM 4. Proceso de Análisis de Brechas 5. Proceso de modificación de Indicadores 6. Proceso de comunicación de Brechas a Auditoría

Operativa

38

38

39 40 41 42 43

VIII. ANEXOS 44




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

5

I. OBJETIVO: Establecer:

- Las instrucciones para asegurar niveles cada día más altos de control, eficiencia y calidad de servicio por medio del cumplimiento de un esquema de matrices que permite alinear sobre el eje de las X los objetivos en los diferentes niveles Organizacionales que derivan de la VISIÓN. Del mismo modo, del eje de las Y se alinearán los diferentes niveles de MISIONES que existen en las unidades funcionales de la Organización, siendo la conjunción de ambas, estrategias que deberán llevar adelante las diferentes unidades funcionales (Y) para poder cumplir con sus objetivos (X).

- Que de las diferentes Estrategias se desprendan indicadores de gestión que

midan su grado de cumplimiento.

- Que a las MISIONES de las diferentes matrices se les asignen Responsables, quienes deberán llevarlas adelante.

- Una metodología para la aplicación del Cuadro de Mando Integral, el que

sirve para planificar las actividades del Consejo y su posterior seguimiento, medición y evaluación. El Cuadro de Mando Integral proporciona una retroalimentación al Consejo acerca de su desempeño global, haciéndose de datos que se captan y procesan para ser convertidos en información de gestión para la toma de decisiones.

- Las instrucciones para detectar desvíos en los indicadores asociados al

Cuadro de Mando Integral, analizando los riesgos para minimizarlos y mitigar sus efectos.

II. ALCANCE: Este Procedimiento comprende a todas las Áreas del Consejo que generen información y datos para la toma de decisiones de la Mesa Directiva.

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

ACG: Auditoría y Control de Gestión.

CGE: Control de Gestión. CM: Cuadro de Mando




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

6

CMI: El Cuadro de Mando Integral es una herramienta de gestión que permite “monitorear” mediante indicadores, el cumplimiento de las estrategias desarrolladas por la organización, a la vez que permite tomar dediciones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos. ALMA: Alineamiento Matricial. Estrategia Institucional: Tiene asociada el “CMI o Cuadro de Mando Integral” de la Institución. Directiva Estratégica: Directivas definidas por los integrantes de la Mesa Directiva. Las Directivas Estratégicas se encuentran relacionadas con la Matriz 1. Objetivos Estratégicos: son objetivos que derivan de la VISIÓN, siendo los mismos obligatorios para toda Organización. Los Objetivos Estratégicos se encuentran relacionados con la Matriz 2. Unidad Funcional: Estructura Organizacional que comprende los principales Sectores incluidos en el Organigrama Institucional. Las Unidades funcionales se encuentran relacionadas con la Matriz 2. Estrategia Funcional: Es aquella que define como se deben hacer las cosas y como se deben utilizar y aplicar los recursos, permitiendo así alinearse a la Estrategia Institucional. Las Estrategias Funcionales se encuentran relacionadas con la Matriz 2.

Grupo de Actividad: Áreas de responsabilidad dentro de la unidad funcional que derivan de la Misión de la Estrategia Funcional y aseguran el cumplimiento de las mismas. Los Grupos de Actividad se encuentran relacionados con la Matriz 3. Estrategia Operativa: Es aquella que define como se deben hacer las cosas y como se deben utilizar y aplicar los recursos, permitiendo así alinearse a las Estrategias Funcionales. Las Estrategias Operativas se encuentran relacionadas con la Matriz 3. Mejoras de Procesos, Subprocesos y Actividades: Estrategias de menor nivel y las que se formalizan por medio de un formulario o de un Planning. Las Mejoras se encuentran relacionadas con las Matrices 4, 5 y 6 respectivamente. Factores Críticos de Éxito (FCE): Es un número limitado de factores donde los resultados deben ser satisfactorios para asegurar el éxito de la Unidad Funcional o Grupo de Actividad, según corresponda. Objetivos Operacionales: Son objetivos que fijan como debe ser el proceso para ser exitoso. Deben ser medibles, y pueden clasificarse en costo, rentabilidad, tiempo y calidad.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

7

Indicador: Datos, esencialmente cuantitativos, que señalan como se encuentra un aspecto de la realidad que interesa conocer para medir la evolución y el alcance de las estrategias definidas en el Planeamiento Estratégico.

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR:

1. Antecedentes Normativos No aplica. 2. Formularios a utilizar Para facilitar el proceso en cuestión, se ha previsto la creación y utilización de doce formularios:

DETALLE FORMULARIOS

Formulario de descripción de los indicadores que se encuentran definidos en el Cuadro de Mando.

Ficha de Descripción de Indicadores (CP-CGE-FNº-02)

Descripción de brechas detectadas y acciones a seguir.

“Registro de Acciones / Brechas” (CP-SEC-FNº-05)

Formulario de modificación de datos del indicador (meta, frecuencia, método de medición y fuente).

CMI - Planilla de Modificación de Datos (CP-CGE-FNº-04)

Comunicación de brechas a Auditoría Operativa.

CMI – Comunicación de Brechas a Auditoría Operativa (CP-CGE-FNº-05)

Estrategia Institucional del Consejo. Matriz 0 (CP-CGE-FNº-06)

Directivas Estratégicas. Matriz 1 (CP-CGE-FNº-07)

Unidades Funcionales y Estrategias Funcionales.

Matriz 2 (CP-CGE-FNº-08)

Factores Críticos de Éxito y Grupos de Actividad.

Matriz 3 (CP-CGE-FNº-09)

Procesos y Objetivos Operacionales. Matriz 4 (CP-CGE-FNº-10)

Subprocesos y Objetivos Operacionales. Matriz 5 (CP-CGE-FNº-11)

Actividades y Objetivos Operacionales. Matriz 6 (CP-CGE-FNº-12)

Identificación del Plan de Acción, formalización de mejoras.

Objetivos y Estrategias del CPCECABA (CP-SEC-FNº-01)




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

8

V. DESARROLLO: 1. Proceso de Implementación y Control del Planeamiento

Estratégico 1.1. Sector CGE: 1.1.1 Solicita a la Gerencia de ACG, por única vez, la información necesaria para

el comienzo del proceso. 1.1.2 Recibe de la Gerencia de ACG, por única vez, la nueva metodología para la

implementación y control del Planeamiento Estratégico. 1.1.3 Analiza, por única vez, la nueva metodología y la información

complementaria de la organización. 1.1.4 Define un nombre para la nueva metodología de Planeamiento Estratégico

(Proyecto ALMA). 1.1.5 Asiste en la definición de la Estrategia Institucional, que surge de la

intersección entre la Misión y Visión. 1.1.6 Asiste en la definición de la matriz FODA del Consejo (proceso formal de

análisis) para que, por medio de la identificación de las Debilidades y Amenazas detectadas, se formulen posteriormente los Objetivos Estratégicos.

1.1.7 Asiste en la definición de los Objetivos Estratégicos, que se desprenden de

la Visión del Consejo. 1.1.8 Asiste en la definición de las Unidades Funcionales y Grupos de Actividad,

que se desprenden de la Misión del Consejo. 1.1.9 Colabora en la incorporación de la Misión de cada una de las Unidades

Funcionales y Grupos de Actividad definidos. 1.1.10 Presenta al Gerente de ACG, para su control, la documentación formal

generada por las actividades realizadas en los puntos 1.1.5 a 1.1.8.

1.1.10.1 En caso de corresponder modificaciones, realiza los cambios indicados y vuelve a presentarla.

1.1.11 Recibe la documentación formal, aprobada por el Gerente de ACG.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

9

1.1.12 Diseña, por única vez, un modelo matricial para la implementación de la nueva metodología (Proyecto ALMA).

1.1.13 Organiza reuniones con las Áreas involucradas para la presentación de la

nueva metodología. 1.1.14 Asiste a las Áreas involucradas en la confección de las matrices, según el

relevamiento realizado. 1.1.15 Asiste a las Áreas involucradas en la confección de Indicadores asociados a

las Estrategias de las matrices antes mencionadas. 1.1.16 Presenta al Responsable de las Áreas involucradas, para su control, las

matrices e Indicadores del Planeamiento Estratégico.

1.1.16.1 En caso de corresponder modificaciones, realiza los cambios indicados y vuelve a presentarla.

1.1.17 Recibe de las Áreas involucradas la documentación de matrices e

Indicadores aprobados. 1.1.18 Entrega a las Áreas involucradas el formulario “Ficha de descripción de

Indicadores” CP-CGE-FNº-02 para que verifiquen los datos cargados en la misma y firmen el conforme.

1.1.19 Archivo del formulario “Ficha de descripción de Indicadores” CP-CGE-FNº-02

en el área de Control de Gestión. 1.1.20 Presenta formalmente el nuevo Planeamiento Estratégico del área relevada. 1.1.21 Implementa y pone en marcha la nueva metodología, una vez relevadas

todas las áreas del Consejo (por única vez). 1.1.22 Recibe las mediciones y controla los indicadores que se desprenden de las

matrices definidas para cada una de las áreas, de acuerdo con lo mencionado en el Proceso de Análisis de Brechas (punto 6).

1.1.23 Realiza revisiones anuales para posibles ajustes en el modelo o detección de

desvíos significativos (Actualización del Planeamiento Estratégico). 1.2. Gerencia de ACG: 1.2.1 Recibe solicitud de la información necesaria para el comienzo del proceso y

transmite nueva metodología al Sector CGE.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

10

1.2.2 Recibe del Sector CGE la documentación formal generada por las

actividades realizadas en los puntos 1.1.5 a 1.1.8. Controla y devuelve con indicaciones de modificación, en caso de corresponder.

1.2.3 Recibe la documentación formal con las modificaciones realizadas por el

Sector CGE. 1.2.4 Aprueba la documentación presentada por el Sector CGE. 1.3. Áreas involucradas: 1.3.1 Participan en las reuniones organizadas por el Sector CGE, en la que se les

presenta la nueva metodología. 1.3.2 Realiza el análisis y ajuste de matrices e indicadores del Planeamiento

Estratégico, asistida por el Sector CGE. 1.3.3 Aprueba la documentación de las matrices e indicadores. 1.3.4 Registra la información de indicadores en el formulario “Ficha de descripción

de Indicadores” CP-CGE-FNº-02 y la envía al Sector CGE.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

11

2. Metodología de implementación del Planeamiento Estratégico (Proyecto ALMA)

2.1 Matriz 0 (Situación Inicial - Estrategia Institucional del Consejo – Formulario

CP-CGE-FNº-06) 2.2 Indicadores de Gestión de la Mesa Directiva (CMI):

2.3 Matriz 1 (Compromiso de la Dirección - Directivas Estratégicas - Formulario

CP-CGE-FNº-07) 2.4 Matriz 2 (Unidades Funcionales y Estrategias Funcionales - Formulario CP-

CGE-FNº-08) 2.5 Matriz 3 (Factores Críticos de Éxito, Grupos de Actividad y Estrategias

Operativas – Formulario CP-CGE-FNº-09) 2.6 Matriz 4 (Procesos y Factores Críticos de Éxito o Procesos y Objetivos

Operacionales - Formulario CP-CGE-FNº-10) 2.7 Matriz 5 (Subprocesos y Objetivos Operacionales – Formulario CP-CGE-FNº-

11) 2.8 Matriz 6 (Actividades y Objetivos Operacionales – Formulario CP-CGE-FNº-

12) 2.8.1 Los Objetivos Operacionales pueden clasificarse en:

2.8.1.1 Cost (Costo): Hacer las cosas con el menor costo posible.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

12

2.8.1.2 Profitability (Rentabilidad): Hacer las cosas percibiendo una ganancia determinada.

2.8.1.3 Time (Tiempo): Hacer las cosas con el timing adecuado.

2.8.1.4 Quality (Calidad): Hacer las cosas para satisfacer las

expectativas de los clientes. 2.8.2 Fijan cómo debe ser el proceso para ser exitoso. Deben ser medibles. 2.9 Definición de Estrategias 2.9.1 Reglas para la definición de Estrategias:

2.9.1.1 Cada Estrategia Funcional puede alinearse con una o más Estrategias Operativas.

2.9.1.2 Cada Estrategia Operativa puede alinearse con una o más Mejoras

de Procesos.

2.9.1.3 Cada Mejora de Procesos puede alinearse con una o más Mejoras de Subprocesos.

2.9.1.4 Cada Mejora de Subprocesos puede alinearse con una o más

Mejoras de Actividades.

2.9.1.5 Las Estrategias pueden quedarse en el nivel que fueron definidas y ser Monitoreadas por un Plan de Acción.

2.9.1.6 Las Mejoras son Estrategias de menor nivel.

2.9.1.7 Todas las Mejoras o Estrategias que se quedan en el nivel que

fueron definidas, deben ser formalizadas, ya sea por medio de un Planning o a través de un formulario.

2.9.2 Indicadores de Gestión:

2.9.2.1 Todas las Estrategias, de los diferentes niveles del Planeamiento Estratégico, deben ser controladas por Indicadores de Gestión que midan el grado de avance del Plan de Acción y aseguren el cumplimiento eficiente del mismo.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

13

2.9.2.2 Todos los Indicadores de Gestión del Planeamiento Estratégico deben ser formalizados por medio de un formulario denominado “Ficha de descripción de Indicadores” CP-CGE-FNº-02.

2.9.3 Alineamiento de la Estrategia:

2.9.3.1 Cada Estrategia cuenta con un número (codificación) que la identifica dentro del Planeamiento Estratégico.

2.9.3.2 La cantidad de dígitos de la codificación hace referencia a la matriz

en la que se encuentra la estrategia (Ejemplo: las estrategias de la Matriz 4 tienen una codificación de cuatro dígitos).

2.9.3.3 Para que el dueño de la Estrategia pueda alinearse con las

Estrategias de su inmediato superior deberá restar el último dígito a la codificación y buscar el número resultante en la Matriz anterior.

2.9.4 Reglas para la identificación de un Plan de Acción:

2.9.4.1 Las Mejoras son Estrategias de menor nivel. 2.9.4.2 Todas las Mejoras se formalizan, por medio de un planning, en el

último nivel de alineación. 2.9.4.3 Las Mejoras son formalizas mediante el formulario que se presenta

a continuación.

1) Diferencia entre

objetivo y estrategia

2) Meta y Desvío.

4) Indicadores

asociados a las

mejoras (CMI).

1) Detalle de las tareas a

realizar.

2) Asignación de

responsables.

3) Recursos requeridos.

4) Fechas previstas y

Reales (diferencia).

5) Grado de Avance

6) Estado.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

14

3. Cuadro de Mando e Indicadores 3.1 El Cuadro de Mando tiene características específicas en cuanto a su forma y

contenido:

Sintético; Contiene un diagnóstico cuantitativo completo centrado en

indicadores de gestión que miden aspectos significativos; Permite la valoración y medición.

3.2 La medición a través de indicadores de gestión permite:

Toma de decisiones oportunas; Conocer si la trayectoria y la dinámica es la adecuada; Detectar las causas que estén impidiendo el cumplimiento de las

estrategias, de acuerdo con el Proceso de Análisis de Brechas (punto 6).

3.3 Características técnicas de los indicadores: Coherencia:

Se refiere a la relación lógica entre los objetivos estratégicos, metas e indicadores, de tal manera que estos últimos reflejen adecuadamente lo que se necesita medir.

Relevancia: Alude a los procesos y servicios esenciales del Consejo que reflejan el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como las causas y efectos de sus problemáticas.

Integridad: Se refiere a la cualidad de que los indicadores formen un conjunto homogéneo que permita identificar las relaciones entre unos y otros.

Validez: Es la condición de dar como verdadero al indicador por ser el resultado de un minucioso proceso de análisis. Dicha validez alcanza su nivel óptimo cuando es capaz de pronosticar resultados de las variables sujetas a medición.

Confiabilidad: Alude a la consistencia o discrepancia de las mediciones, o bien a la condición en que las mediciones están libres de errores no sistemáticos.

Homogeneidad: Significa que sus valores deben ser de la misma naturaleza y tener el mismo significado para todos los responsables. Lo que implica una definición única, aceptada por todos los involucrados y una mecánica de captura, acumulación de datos estandarizada y consistente.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

15

Oportunidad: Se refiere a la necesidad de tener a tiempo los indicadores en el momento de la toma de decisiones, así como de la importancia y urgencia de los asuntos que se manejen, lo cual implica determinar su periodicidad y su fecha de emisión.

Accesibilidad: Deben estar disponibles, de ser posible en tiempo real, para todos los niveles y funciones responsables de la operación y por quienes se vean afectados por la misma, así como por los usuarios y evaluadores del servicio, para su seguimiento.

Sencillez: Deben ser de formato fijo, de fácil obtención, entendibles por las personas que los utilicen y por cualquier otra que tenga conocimiento de la operación.

Verificabilidad: Deben ser documentados en el formulario “Ficha de Descripción de Indicadores” CP-CGE-FNº-02 y la documentación de respaldo para la obtención debe estar en condiciones de ser revisada por el Área de Control de Gestión.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

16

4. Proceso de Descripción de Indicadores 4.1 Sector CGE: 4.1.1 Envía el formulario “Ficha de Descripción de Indicadores” CP-CGE-FNº-02 a

las Áreas involucradas para que completen los datos.

4.1.1.1 Los datos provenientes del formulario, permitirán que el Sector CGE pueda realizar un análisis eficiente y certero de la información que presenta el mismo.

4.1.2 Recibe el formulario por las Áreas involucradas y mantiene el archivo. 4.2 Áreas involucradas: 4.2.1 Recibe del Sector CGE el formulario “Ficha de Descripción de Indicadores” y

completa los datos de cada uno de los indicadores que se encuentran en el Cuadro de Mando Integral de la Mesa Directiva o el de cada uno de los Sectores involucrados en el Planeamiento Estratégico:

4.2.1.1 Encabezado:

Matriz: número de la matriz con la que se encuentra asociado el

indicador. Número de Indicador: es el número de orden correlativo que

establece cada una de las Áreas que define indicadores de gestión;

Alcance (Unidad Funcional / Grupo de Actividad / Proceso / Subproceso / Tarea): área de responsabilidad.

4.2.1.2 Cuerpo del Formulario:

1. Nombre del Indicador: nombre formal del indicador; 2. Objetivo Estratégico Asociado: muestra a qué objetivo

estratégico se encuentra asociado el indicador; 3. Dimensión: alcance del Indicador (Costo, Rentabilidad,

Tiempo, Calidad); 4. Método de medición: fórmula matemática de cálculo del

indicador; 5. Frecuencia: regularidad con la que se evalúa el indicador

propuesto:

Frecuencia de Reporte: regularidad con la que se informa;




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

17

Frecuencia de Cálculo: regularidad con la que se mide.

6. Nivel de Reporting: escala jerárquica a quién se le informa el resultado del indicador;

7. Responsable del Indicador: persona encargada de determinar el resultado del indicador;

8. Descripción: Meta: valor de referencia, “mínimo o máximo”, que permite

el seguimiento del indicador propuesto; Índice: valor de medida. Desvío: cifra de tolerancia que se encuentra por encima (si

es un valor mínimo) o por debajo (si es un valor máximo) de la meta establecida;

9. Fuente de la Información: origen de los datos para la

obtención del indicador; 10. Estrategia Asociada: estrategias con los que se alinea el

indicador; 11. Establece Acciones: responsable de establecer acciones en el

caso de desvíos en los indicadores asociados a las estrategias del Planeamiento Estratégico.

12. Revisión de Datos: responsable de realizar auditorias de las fuentes de los indicadores informados en el Cuadro de Mando Integral;

13. Modificaciones: fecha de última modificación; 14. Aprobado por: responsable de la actualización del indicador;

4.2.2 Envía el formulario con la información completada al Sector CGE.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

18

5. Proceso para la confección del CM 5.1 Áreas involucradas: 5.1.1 Comunica al Sector CGE, de acuerdo con lo mencionado en el punto 4, los

resultados de los indicadores que conforman el CM (Cuadro de Mando de la Mesa Directiva o el de cada uno de los Sectores involucrados en el Planeamiento Estratégico) antes del vencimiento del plazo establecido por el Sector CGE.

5.1.1.1 Los indicadores establecidos en el CM (Cuadro de Mando de la

Mesa Directiva o el de cada uno de los Sectores involucrados en el Planeamiento Estratégico) deben estar asociados a las Estrategias definidas en el Planeamiento Estratégico del Consejo.

5.1.1.2 La Mesa Directiva o las Áreas involucradas que conforman el

Planeamiento Estratégico de la Institución deberán revisar, hacer los comentarios pertinentes y aprobar los resultados de los indicadores.

5.2 Sector CGE: 5.2.1 Recibe, revisa, controla y procesa los indicadores enviados por las distintas

Áreas involucradas en el CM (Cuadro de Mando de la Mesa Directiva o el de cada uno de los Sectores involucrados en el Planeamiento Estratégico), con el objetivo de evaluar el cumplimiento de las metas establecidas bajo el periodo de análisis.

5.2.2 Define las tendencias según las variaciones establecidas en los indicadores

recibidos, de acuerdo al siguiente esquema:

Satisfactorio: Supera la meta establecida. Alerta: Margen de variación mínima entre la meta establecida y

el resultado informado. Deficiente: Por debajo de la meta establecida. Sin medición: No se ha informado el resultado del indicador. Evaluación: No se han establecido metas para el indicador

propuesto. 5.2.3 Envía al Área de Organización y Gestión por Procesos los métodos de

medición de los indicadores de las Unidades Funcionales para su actualización en la documentación correspondiente.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

19

5.2.4 Detecta desvíos en los indicadores asociados al CMI (Cuadro de Mando de la Mesa Directiva o el de cada uno de los Sectores involucrados en el Planeamiento Estratégico) y analiza los riesgos para minimizarlos y mitigar sus efectos, de acuerdo con lo mencionado en el Proceso de Análisis de Brechas (punto 6).

5.3 Área de Organización y Gestión por Procesos: 5.3.1 Recibe del Sector CGE los métodos de medición de los indicadores de las

Unidades Funcionales para su actualización en la documentación correspondiente.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

20

6. Proceso de Análisis de Brechas 6.1 Sector CGE: 6.1.1 Solicita a las Áreas involucradas los resultados de los indicadores de

acuerdo a la frecuencia establecida en el Proceso para la confección del CM (punto 5).

6.1.2 Recibe la información entregada por las Áreas involucradas. 6.1.3 Analiza si los indicadores informados se encuentran dentro de las metas

establecidas por las Áreas involucradas. 6.1.4 Considera desvíos en los indicadores a aquellos que se encuentran:

6.1.1.4 Por debajo del mínimo establecido. 6.1.1.5 Por encima del máximo establecido.

6.1.5 En caso de no existir desvíos, finaliza satisfactoriamente el análisis. 6.1.6 En caso de existir desvíos, confecciona el formulario “Registro de Acciones /

Brechas” CP-SEC-FNº-05, para cada Área involucrada en las que haya detectado desvíos.

6.1.7 Completa en los campos “Control de Gestión” con los siguientes datos:

6.1.7.1 Campo Número: número correlativo que indica el registro de la brecha.

6.1.7.2 Campo Fecha: fecha en que se completa el formulario.

6.1.7.3 Campo Alcance: Código de la Estrategia (Alineamiento).

6.1.7.4 Campo Período: Período de detección de la Brecha. 6.1.7.5 Campo Estrategia: Estrategia asociada a las Unidades Funcionales,

a los Grupos de Actividad, a los Procesos, Subprocesos y a las Actividades.

6.1.7.6 Responsable: Dueño de la Estrategia.

6.1.7.7 Campo Indicador: Descripción del indicador asociado al objetivo.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

21

6.1.8 Envía cada formulario a los responsables de las Áreas involucradas para que completen la información en los campos “Reservados para el área involucrada”.

6.1.9 Imprime, analiza, firma y archiva los formularios devueltos por las Áreas involucradas.

6.2 Áreas involucradas: 6.2.1 Recibe pedido del Sector CGE y envía los resultados de los indicadores de

acuerdo a la frecuencia establecida en el Proceso para la confección del CMI (punto 5).

6.2.2 Recibe el formulario “Registro de Acciones / Brechas” CP-SEC-FNº-05, en

los casos en que se hayan producido desvíos. 6.2.3 Completa la información solicitada en los campos “Área involucrada” con los

siguiente datos:

6.2.3.1 Campo Descripción del Hallazgo: Describir brevemente el problema detectado.

6.2.3.2 Campo Descripción de la Acción (a Implementar): Explicar las

acciones de Control Interno que se implementarán para administrar el riesgo y minimizar o eliminar el efecto.

6.2.3.3 Campo Aprobado por: Responsable del Área involucrada.

6.2.3.4 Campo Firma: del Responsable del Área involucrada.

6.2.4 Envía formulario al área de Control de Gestión.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

22

7. Proceso de modificación de Indicadores 7.1 Áreas involucradas: 7.1.1 Solicita al Sector CGE, el formulario “CMI - Planilla de modificación de

Datos” CP-CGE-FNº-04, cuando considera necesario un cambio en la meta, frecuencia, método de medición o fuente del indicador.

7.1.2 Recibe el formulario del Sector CGE y lo completa de la siguiente manera:

7.1.2.1 Reservado para el área involucrada:

Unidad Funcional: Estructura Organizacional que comprende los principales Sectores incluidos en el Organigrama Institucional.

Grupo de Actividad: Áreas de responsabilidad dentro de la unidad funcional que derivan de la Misión de la Estrategia Funcional y aseguran el cumplimiento de las mismas.

Fecha: fecha en que se solicita el cambio; Objetivo Estratégico: objetivo estratégico con el que se alinea el

indicador; Estrategia Funcional/Operativa/Mejora: tipo de estrategia con la

que se encuentra asociado el indicador a modificar. Nombre del Indicador: nombre que figura en el CMI; A modificar: Marcar con una cruz cual es el ítem a modificar; Meta: valor de referencia, “mínimo o máximo”, que permite el

seguimiento del indicador propuesto; Frecuencia: regularidad con la que se evalúa el indicador

propuesto; Método de medición: fórmula de cálculo del indicador (fórmula

matemática); Fuente: origen de los datos para la obtención del indicador.

7.1.3 Envía al Sector CGE el formulario “CMI - Planilla de modificación de Datos”

con la información detallada. 7.1.4 Firma el formulario, a solicitud del Sector CGE, y una vez completado por

éste.

7.1.4.1 Si los cambios se producen en la Matriz 2 (Estrategias Funcionales), se debe dar intervención a la Mesa Directiva.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

23

7.2 Sector CGE: 7.2.1 Recibe de las Áreas involucradas, el pedido del formulario “CMI - Planilla de

modificación de Datos” CP-CGE-FNº-04, cuando consideran necesario un cambio en la meta, frecuencia, método de medición o fuente del indicador.

7.2.2 Entrega el formulario solicitado a las Áreas involucradas. 7.2.3 Recibe de las Áreas involucradas el formulario con la información

completada por éste. 7.2.4 Completa el formulario con la información reservada para el Sector.

7.2.4.1 Reservado para el área de Control de Gestión:

Aceptación de la modificación: El área deberá analizar la propuesta sugerida por la Unidad Funcional/Grupo de Actividad involucrada y aceptar o rechazar la misma;

Motivo: En el caso de haber rechazado los motivos de modificación del indicador, el área de Control de Gestión deberá indicar las razones;

Propuesta: En el caso de haber rechazado los motivos de modificación del indicador, el área de Control de Gestión deberá indicar una nueva propuesta de modificación;

Fecha de vigencia del cambio propuesto: Fecha de vigencia de la modificación realizada.

7.2.5 Solicita la firma del formulario a las Áreas involucradas. 7.2.6 Firma al pie del formulario, archiva y finaliza el proceso.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

24

8. Proceso de comunicación de brechas a Auditoría Operativa 8.1 Sector CGE: 8.1.1 Confecciona el formulario “Comunicación de Brechas a Auditoría Operativa”

CP-CGE-FNº-05, por cada una de las brechas detectadas (parte que corresponde a “Control de Gestión”).

8.1.1.1 Describe los datos de las áreas, los indicadores y los problemas

detectados, clasifica su impacto y firma el formulario. 8.1.2 Envía todos los formularios confeccionados en el punto anterior al Sector

Auditoría Operativa. 8.1.3 Recibe del Sector Auditoría Operativa, una copia del formulario intervenido

por la Gerencia de ACG y lo archiva. 8.2 Sector Auditoría Operativa: 8.2.1 Recibe del Sector CGE el formulario “Comunicación de Brechas a Auditoría

Operativa” y lo completa (parte que corresponde a “Auditoría Operativa”).

8.2.1.1 Clasifica los riesgos asociados a las brechas detectadas, define las acciones a tomar y firma el formulario.

8.2.2 Entrega el formulario a la Gerencia de ACG para su revisión y firma. 8.2.3 Recibe el formulario intervenido por la Gerencia de ACG, envía una copia al

Sector CCG y lo archiva. 8.3 Gerencia de ACG: 8.3.1 Recibe, revisa y firma el formulario “Comunicación de Brechas a Auditoría

Operativa”, y lo devuelve al Sector Auditoría Operativa.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

25

VI. FORMULARIOS 1. Ficha de Descripción de Indicadores

1. Nombre del indicador:

4. Método de medición: 5. Frecuencia: 6. Nivel de Reporting:Autoridades:

Reporte Cálculo Gerentes:

Jefes:Diario Coordinadores:Semanal Supervisores:Quincenal otras áreasMensual 7. Responsable del Indicador:TrimestralSemestralAnual

8. Descripción: 9. Fuente de la Información: 10. Estrategia Asociada:Meta: Índice:

Máxima:Mínima: Porcentaje:

Desvio: Cantidad:Días:Valores:Otros:

11. Establece Acciones: 12. Revisión de Datos: 13. Modificaciones 14. Aprobado por:

Nombre y Apellido: Sector: Control de Gestión

Fecha última modificación:

2. Objetivo Estratégico Asociado 3. Dimensión

Ficha de descripción de IndicadoresMATRIZ Nº INDICADOR: ALCANCE:

(Unidad Funcional/Grupo de Actividad/Proceso/Subproceso/Tarea)

X

x

2

x

x

______ / _____ / _____

CP-CGE-FN°-02-V03




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

26

2. CMI - Control de Brechas

NÚMERO: FECHA:

Período:

Firma

VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD (A cargo del Sistema de Gestión de la Calidad)

Observaciones:

Sector Fecha Verificación Responsable Firma

VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN (A cargo del Responsable de área)

Aprobado por: (Responsable de área) Firma:

ACCIÓN A IMPLEMENTARDescripción de la acción:

Estrategia:

CONTROL DE GESTIÓN

CP-SEC-FNº-005 V.0REGISTRO DE ACCIONES / BRECHAS

Nota: Una acción de contención equivale a contener (reprimir, cohibir, dominar, aguantar) el problema de manera temporal mientras que da con la raíz de dicho problema, la cuál le permitirá proponer una acción.

Alcance:

1.

Descripción de la acción:

Resultado:

PLAN DE ACCIÓN

Resultado del análisis de la causa:

ANÁLISIS DE CAUSA

Fecha Prevista

Nota: En el caso de acciones, debe citar junto con la descripción: un ejemplo y el requisito que se incumple, destacando donde está citado (ejemplo: Req. xx de la Norma ISO 9001, punto xxx del Procedimiento xxxxxx, etc.) Cualquier duda, por favor consulte

FECHA DE CIERREFECHA DE INICIODESCRIPCIÓN

Responsable

Metodología aplicada:

ACCIÓN DE CONTENCIÓN (N/A en caso de OM)

Observaciones:

TIPO DE HALLAZGO:

TIPO DE ACCIÓN

ÁREA INVOLUCRADA

Descripción del hallazgo (problema detectado):

Firma del Responsable de Control de Gestión, Gerencia de Auditoría y Control de Gestión Gerencia de Gestión de la Calidad

Sector Firma

Indicador:

Responsable:

Sector Fecha Verificación Responsable

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5 POR QUÉ

OBSERVACIÓN

ACCIÓN PREVENTIVA

5 POR QUÉ




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

27

3. CMI - Planilla de Modificación de Datos

CP-CGE-FNº-04-V01

CMI - Planilla de Modificación de Datos

UNIDAD FUNCIONAL: GRUPO DE ACTIVIDAD: FECHA: ____ / ____ /____ Reservado para el área involucrada

OBJETIVO ESTRATÉGICO: ESTRATEGIA FUNCIONAL/OPERATIVA/MEJORA: NOMBRE DEL INDICADOR: A MODIFICAR: META: FRECUENCIA: (Marque con una “X”)

Mens. Trim. Semes. Anual

Frecuencia actual:

Frecuencia propuesta:

Motivo del cambio:

MÉTODO DE MEDICIÓN: FUENTE Reservado para el área de Control de Gestión

ACEPTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN: SI NO (En caso Negativo “NO” completar) MOTIVO:

PROPUESTA:

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL CAMBIO PROPUESTO:

__/__/__

Firma del Responsable de Control de Gestión

Firma del Responsable del Área involucrada

Firma del Responsable Superior inmediato

Meta actual: Meta propuesta:

Motivo del cambio:

Períodos con desvíos:

Método de medición actual:

Método de medición propuesto:

Motivo del cambio:

Fuente actual:

Fuente propuesta: Motivo del cambio:




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

28

4. CMI - Comunicación de Brechas a Auditoría Operativa

CP-CGE-FNº-05-V01

CMI – Comunicación de Brechas a Auditoría Operativa

CONTROL DE GESTIÓN Datos del área involucrada: Unidad Funcional:

Grupo de Actividad:

Datos del pase: Objetivo Estratégico:

Estrategia Funcional/Operativa/Mejora:

Nombre del Indicador:

Problemas detectados: Impacto (*):

Información General: Fecha comunicación:

___ /___/___

Firma del Responsable:

AUDITORÍA OPERATIVA

Riesgo (*):

Acciones a tomar:

Comentarios:

Información General: Fecha:

___ /___/___

Firma del Responsable:

Firma Gerente de Auditoría y Control de gestión:

Observaciones: (*) Clasificarlo según lo siguiente: Menores, Moderados, Mayor. Seleccionar solo uno.

Observaciones: (*) Clasificarlo según lo siguiente: Alto, Medio, Bajo. Seleccionar solo uno.




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

29

5. Matriz 0




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

30

6. Matriz 1




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

31

7. Matriz 2

MatrizMatriz 2 (2 (UnidadesUnidades FuncionalesFuncionales y y EstrategiasEstrategias FuncionalesFuncionales))

Y

XUnidad Funcional 1

EstrategiaInstitucional Resultado

FinancieroObjetivo 1

ResultadoFinancieroObjetivo 1

Estrategias FuncionalesEstrategias Funcionales

MatriculadoObjetivo 2


ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital Humano

Objetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6

ReglamentosEstatutariosObjetivo 7


Entes Externos

Objetivo 8

Entes Externos

Objetivo 8

Objetivos Estratégicos

Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

CP-CGE-FNº-08




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

32

8. Matriz 3

Y

XUnidad Funcional 1







ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital HumanoObjetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6



Entes ExternosObjetivo 8



Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Factores Críticos de Éxito (FCE)Factores Críticos de Éxito (FCE)

Estrategias Operativa


CP-CGE-FNº-09

MatrizMatriz 3 (3 (GruposGrupos de de ActividadActividad y y EstrategiasEstrategias OperativasOperativas))




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

33

9. Matriz 4

Y

XUnidad Funcional 1







ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital Humano

Objetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6



Entes Externos

Objetivo 8

Entes Externos

Objetivo 8


Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Gru

pos

de A

ctiv

idad


Objetivos Operacionales / Factores Críticos de ÉxitoObjetivos Operacionales / Factores Críticos de ÉxitoEstrategias Operativa


Mejoras de Procesos

Mejoras de Procesos

Proc

esos

Proc

esos

CP-CGE-FNº-10

MatrizMatriz 4 (4 (ProcesosProcesos y y MejorasMejoras de de ProcesosProcesos))




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

34

10. Matriz 5

Y

XUnidad Funcional 1







ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital HumanoObjetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6



Entes Externos

Objetivo 8

Entes Externos

Objetivo 8


Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Gru

pos

de A

ctiv

idad




Proc

esos

Pro

ceso

s

CP-CGE-FNº-11

Subp

roce

sos

Subp

roce

sos

Mejoras de Procesos

Mejoras de Procesos

Mejoras de SubprocesosMejoras de

Subprocesos

Objetivos Operacionales Objetivos Operacionales

MatrizMatriz 5 (5 (SubprocesosSubprocesos y y MejorasMejoras de de SubprocesosSubprocesos))




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

35

11. Matriz 6

Y

XUnidad Funcional 1







ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital Humano

Objetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6



Entes Externos

Objetivo 8

Entes Externos

Objetivo 8


Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Gru

pos

de A

ctiv

idad




Mejoras de Procesos

Mejoras de Procesos

Proc

esos

Proc

esos

Objetivos Operacionales Objetivos Operacionales

Subp

roce

sos

Subp

roce

sos Mejoras de

SubprocesosMejoras de

Subprocesos Objetivos Operacionales Objetivos Operacionales

Activ

idad

Activ

idad Mejoras de

ActividadesMejoras de Actividades

MatrizMatriz 6 (6 (ActividadActividad y y MejorasMejoras de de ActividadActividad))CP-CGE-FNº-12




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

36

12. Resumen Planeamiento Estratégico – Proyecto ALMA

Resumen Resumen -- Planeamiento Planeamiento EstratEstratéégico gico –– Proyecto ALMAProyecto ALMA

Y

XUnidad Funcional 1







ProcesosInternos

Objetivo 3

ProcesosInternos

Objetivo 3RSI

Objetivo 4RSI

Objetivo 4Capital

HumanoObjetivo 5

Capital Humano

Objetivo 5

RequisitosLegales

Objetivo 6

RequisitosLegales

Objetivo 6




Entes Externos

Objetivo 8


Unidad Funcional 2

Unidad Funcional 3

Unidad Funcional 4

Gru

pos

de A

ctiv

idad

Gru

pos

de A

ctiv

idad




Mejoras de Procesos

Mejoras de Procesos

Subp

roce

sos

Sub

proc

esosPro

ceso

sPr

oces

os

Objetivos OperacionalesObjetivos OperacionalesMejoras de

SubprocesosMejoras de

Subprocesos

Mejoras de ActividadesMejoras de Actividades

Activ

idad

esAc

tivid

ades

Objetivos OperacionalesObjetivos Operacionales




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

37

13. Objetivos y Estrategias del CPCECABA (Plan de Acción)

CP-SEC-FN°-001 V.2

PERÍODO: ÁREA:

OBJETIVO Nº:

ESTRATEGIA Nº:

META: DESVÍO:

ALINEACIÓN CON LA POLÍTICA DE LA CALIDAD:

NOMBRE: FÓRMULA: FRECUENCIA: FUENTE:

NOMBRE: FÓRMULA: FRECUENCIA: FUENTE:

En plazo Atrasada Suspendida Reprogramada

Dinero Tiempo Personal Desde Hasta Desde Hasta

$ 0,00 Hs. Nº 0%

Firma: Fecha:

Met

odol

ogía

SM

AR

T

ObservacionesFecha de Inicio Fecha de Finalización Grado de

Avance

Estr

ateg

ia

Referencias: Cumplida

Segu

imie

nto

y C

ontr

ol

Verificar Implementación y Resultados Obtenidos (Reservado para ser completado por Gestión de la Calidad - De corresponder por estar en el SGC)

Aclaración:

Resultados obtenidos y comentarios generales (Reservado para ser completado por el responsable del área)

Descripción de la tarea Responsable de ejecutarla

Espe

cífic

o (S

)

INDICADOR/ES RELACIONADOS CON EL OBJETIVO

RESPONSABLE:

Med

ible

(M)

PLAN DE ACCIÓN

OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DEL CPCECABA

Recursos Requeridos(marcar con una x) Estado

Alcanzable (A) Realizable (R) Límite de Tiempo (T)




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

38

VII. FLUJOGRAMAS 1. Proceso de Implementación y Control del Planeamiento Estratégico




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

39

2. Proceso de Descripción de Indicadores




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

40

3. Proceso para la confección del CM




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

41

4. Proceso de Análisis de Brechas




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

42

5. Proceso de modificación de Indicadores




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

43

6. Proceso de comunicación de brechas a Auditoría Operativa




Fecha: 05/07/2012

Preparó: C.B. OGP

44

VIII. ANEXOS

No aplica.

Planeamiento Estratégico Proyecto ALMA€¦ · Sector: Control de Gestión Proceso: Planeamiento...

Documents

Transcript of Planeamiento Estratégico Proyecto ALMA€¦ · Sector: Control de Gestión Proceso: Planeamiento...