TAREA 1 GESTION DOCUMENTAL

DIEGO ALBERTO CASTRO SALINASGRUPO 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

MODALIDAD VIRTUALPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTION DOCUMENTAL

TAREA 1 GESTION DOCUMENTAL

PROFESORALUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

DIEGO ALBERTO CASTRO SALINASGRUPO 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

MODALIDAD VIRTUALPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTION DOCUMENTAL

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

• GESTION DOCUMENTAL

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas para el manejo y organización de los documentos producidos por una entidad, cuyo producto es facilitar su consulta y conservación.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Es aquello contiene información sin importar el soporte en cual se encuentre, papel, cd, video etc.

Documento de Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión el archivo es testimonio, información y fuentes para la historia.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La ley 594 de julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones como por ejemplo:

• Programa de gestión documental (PGD)• Relación de normas sobre archivos• Coordinadores y ejecutores• Administración de Archivos• Acceso y consulta de los documentos• Conservación de Documentos• Disposiciones Finales

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Comunica que todas las entidades públicas deberán formar un Programa de Gestión Documental para la buena organización de sus archivos de tal manera que su consulta sea rápida y organizada, utilizando los principios y procesos archivísticos, de tal manera que su conservación se pueda realizar mediante las nuevas tecnologías y así garantizar su autenticidad sin importar que ya no este el original del documento.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, para el control de la gestión publica.

• Normalizar la utilización de materiales y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

• Controlar la organización y el manejo de los documentos para su conservación, accesibilidad, seguridad y confidencialidad.

• Desarrollo de procesos básicos de aplicación de (TRD) para la organización, transferencia, recuperación, conservación y disposición final.

• Facilitar la recuperación del documento en forma rápida y oportuna.

• Demostrar la importancia de los fondos documentales para la administración y la cultura de nuestra sociedad.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.

Administrativos: La gestión de documentos, como la transparencia, la simplificación de tramites y la eficiencia de la administración.

Económicos: La reducción de costos para la conservación de documentos innecesarios y los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: El concepto de archivo total, el ciclo de vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original, son los expuestos en la ley 594 de 2000.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden.

La (TRD) es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias para cada dependencia o área de la entidad publica o privada y establecer un tiempo de permanencia en cada fase del ciclo vital del documento. (Ejemplo)

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico

ETAPAS

Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Segunda Etapa: Análisis e interpretación de información recolectada.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación

Cuarta Etapa: Aplicación.

Quinta Etapa: Seguimiento y Actualización de la TRD.

REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA TRD

De esta manera se debe estructurar la TRD.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Un Programa de Gestión Documental nos permite tener un debido orden para los documentos en cuanto a clasificación, recuperación y conservación de los mismos.

Comprender la importancia de los documentos sin valor archivístico.

Facilitar la recuperación de los documentos en una forma fácil y oportuna.

La aplicación de procesos archivísticos en el ciclo vital del documento.

Control de préstamos y consulta en los documentos, dependiendo el valor de confidencialidad de los mismos.

Ahorro de espacio en las diferentes oficinas.

Reduce el peligro de perdida a una catástrofe natural. (Inundaciones, Terremotos, Incendios, etc.) a las cuales esta expuesto el archivo.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA EXPLICACION1 Ley 80 de 1989 por la cual se crea

el Archivo General de la Nación.Se crea el AGN, entidad publica con patrimonio propio y respaldo del gobierno y se determinan sus funciones. El sistema nacional de archivos aplicar para todas las instituciones archivísticas publicas y privadas.

2 Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

3 Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las formas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

4 Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dictara la Ley General de Archivos, se establecen reglas y principios a las entidades públicas y privadas, regular su función archivística dentro de las organizaciones.

5 Constitución Política de Colombia – Articulo 23

Sobre los derechos de petición de información y el acceso que tiene toda persona a obtener su pronta resolución

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

• Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, el de difundirlas, sin limitación de fronteras por cualquier medio de expresión, Articulo 19 – Declaración Universal de Derechos Humanos.

• La intimidad es la parte de la vida de una persona que no ha de ser observada desde el exterior, y afecta solo a la propia persona. Se incluye del ámbito privado de un individuo cualquier información que se refiera a sus datos personales, relaciones salud, correo, comunicaciones electrónicas y privadas.

• El desarrollo tecnológico y el avance de las telecomunicaciones han obligado a los estados a desarrollar una legislación con el fin de proteger, garantizar y respetar la intimidad de los seres humanos.

WEBGRAFIA

• http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

• http://www.slideshare.net/sergioaus/tablas-de-retencin-documental- 3035007

• gestiondocumental.univalle.edu.co/ARCHIVOSPDF/minimanual.pdf

• www. archivogeneral .gov.co/