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Eventos Kaizen

Kaizen Blitz es una combinación de la palabra japonesa

Kaizen para la "mejora continua" Blitz palabra alemana para "relámpago". Esto significa mejora relampago.

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Tres Fases del Proceso del Kaizen• Fase de Planeación

• Fase de Implementación (El evento)

• Fase de Seguimiento

Fallar en completar en alguna de las tres etapas puede resultar una falla en la implementación del Kaizen

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10 pasos del proceso Kaizen1. Identificar y aclarar objetivos2. Determinar metas

3. Documentar el estado actual de la empresa4. Desarrollar el proyectados a futuro de la empresa

5. Crear una estrategia de implementación6. Hacer un plan – Quién, Qué y Cuándo 7. Implementar8. Revisar resultados9. Documentar e implementar el plan de control

10. Confirmar y mantener resultados

Evento

Planeación

Seguimiento

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Fase de Planeación – Definición y Medición• Definición

– Proyecto• ¿Cuál es el problema? (Propósito)• ¿Por qué hoy? (Importancia)• Límites del evento (Alcance)• ¿Cuál será la métrica a usar? (Medición)• ¿Cuáles son las metas? (Decisiones)• Participantes (Recursos)

• Medición– Línea base de cambio para la métrica– Cualquier otro dato de apoyo que pueda colectar– Procedimientos /Procedimientos Estándar de Operación PEO’S/

Estándares de trabajo

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Planeación del evento• Los eventos Kaizen son de 3 – 5 días rigurosos

La planeación es la parte fundamenta para el éxito del

evento Kaizen

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Planeación del evento• ¿Cómo podemos asegurar un evento exitoso?

Día 1Entrenamiento y Estado actual de la empresa

Kick Off, Introducción, Metas, Agenda, Entrenamiento, Alcance, estado actual, recolección de datos

Día 2Estado a Futuro de la empresa e identificación de huecos

Revisión de estado actual, desarrollo del plan, análisis de fallas, Implementación

Día 3Levantamiento Implementación

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Planeación del evento

Día 4Agrupar información Completar implementación, evaluar

cambios hechos durante el evento, refinar cambios, desarrollar plan de control, crear lista de acción, Preparar el reporte final

Día 5Presentar acciones y planes Pulir Reporte Final, presentar los

resultados a los lideres y CELEBRAR!!!!

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Datos de la línea de base actual• Identificar los datos que se vas a utilizar.– Por ejemplo

• Cambio de tiempo extra, historial de producción, etc.

• Desarrollar plan para la recolección de datos.– Obtener de la base de datos u otra fuente.– Implementar un sistema para agrupar datos

semanas antes del evento.

Nota: No esperarse hasta la semana del evento, o no tendrá la información necesaria.

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Datos de la línea de base actual

• Sistemas complejos pueden requerir mayor tiempo para la recolección de datos antes del evento.

• Las herramientas de 6 sigma son ideales para el análisis de datos antes del evento.

• Si es necesario usar su Mentor , para un análisis de datos por medio de lluvia de ideas.

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Equipo Kaizen

• Requisitos– El tamaño del equipo varia según el evento– Usualmente es de 5 a 9 integrantes

• 1/3 son especialistas de proceso del área• 1/3 son personas relacionadas con el área• 1/3 son personas que no pertenecen al área

• Roles– Participan en todas las actividades Kaizen– Desarrollan el estado a futuro de la empresa– Implementan cambios– Sostienen las GANANCIAS!!!!

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Roles

• Líder• Facilitador• Equipo (Miembros / Participantes)• Timekeeper• Recorder• Portavoz

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Tips para la selección de equipos• Personas de todos los turnos• Conocimientos del proceso que va a ser

mejorado• Habilidades - Técnicas, Analíticas e

interpersonales• Diversidad de equipo y balance• Consideras las entradas del proceso propias• Voluntarios??

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Plan de Producción

• Determinar si usted necesita interrumpir o bajar la producción

• Notificar al propietario del proceso, agendar/planear el grupo y otra área que sea afectada

• Dar al grupo un plan alternativo para la producción durante la semana del evento.

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Resumen• La planeación puede hacer o deshacer el

evento• Llenar los roles con el personal adecuado• Usar checklist kaizen como guía para prever la

planeación del pre-evento• No sobreestime la planeación del pre-evento

Preparese

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Kick Off• Meta:

– Visión de la meta• Por ejemplo: “Reducción del inventario”

• Empowerment (delegar)– El equipo debe sentir la facilidad para tomar decisiones

• Recursos:– El equipo puede necesitar ayuda fuera del salón

• Motivar:– El gerente de mostrar confianza en la habilidad de los equipos

para crear el cambio• Ayuda:

– El patrocinador debe de estar disponible si se necesita ayuda durante la semana.

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Preparar la semana

• Introducción:– Romper el hielo si los miembros el equipo nunca han

trabajado juntos• Metas:– Revisar las metas que estén en el proyecto del equipo

• Agenda:– Asegurarse que todos esten preparados para el

trabajo duro y que entiendas las reglas básicas de asistencia

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Entrenamiento y alcance del equipo• El entrenamiento debe cubrir los conceptos

básicos de Lean y no necesariamente ser expertos en Lean

• Y adicionalmente concentrarse en el entrenamiento que pertenece al evento– SMED– Kanban– TPM(Mantenimiento Productivo Total)

• Revisar el alcance del proyecto

Herramientas

• Value Stream Mapping• Histogramas• Gráficos de Pareto• Diagramas de causa y efecto• Lluvia de ideas• Proceso de correlación• Spaghetti Diagrams• Análisis de Causa Raíz (5 porqués)

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Reglas de Kaizen1. Mantener una mente abierta al cambio2. Tener una actitud positiva3. Opinar 4. Crear un ambiente de cordialidad5. Practicar el respeto mutuo cada día6. Tratar a los demás como quiera ser tratado7. Una persona, un voto – no posición/rango8. Ninguna pregunta es tonta9. No es magia bajo la manga es trabajar de manera mas

inteligente10. Entender los procesos difíciles

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Estado actual• Empezar a documentar el estado actual en el

que se encuentra la empresa o el área de estudio usando las herramientas de mapeo– SIPOC, Mapeo de procesos, Ishikawa (Causa –

Efecto), etc…• El objetivo es crear una línea de base visual de

la cual empezar a crear el estado a futuro.

Manos a la obra!!!

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Estado Actual• Recolección de Datos– Algunos datos serán recopilados con anterioridad– Los tipos de datos a usar se identificaran en el

proyecto– Los datos son necesarios, desarrollando rápidamente

un plan para recopilarlos (Al menos un día)– El equipo podrá ir y colectar la información de

algunos ejemplos y regresar si alguna información nueva es necesaria

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Estado a Futuro• Hay que tener cuidado en no regresar al

estado actual• Desarrollar el estado futuro– Mantener al equipo enfocado en las metas del

proyecto– Diagramar el estado a futuro en el pizarrón –

apoyo visual– Usar la tormenta de ideas si el equipo se sale de la

idea original

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Análisis de fallas• ¿Qué deberá hacer el equipo para lograr el

estado a futuro?• Desarrollar la lista de acción• Otro punto para utilizar la lluvia de ideas si el

equipo esta teniendo problemas para identificar las fallas.

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Plan de Implementación• No tiene que ser muy muy excelente• Listar los puntos y quien es el responsable• Prioridad a puntos• Crear sub - equipos si es necesario

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Plan de Implementación• La solución Kaizen puede ser muy grande para

los pocos días que tiene para implementar:– Hacer una prueba antes de implementar– Instalar un área prototipo– Correr el proceso en un equipo existente por un

día para probar las mejoras y después ejecutar la solución de largo plazo

USAR AL MÁXIMO LOS RECURSOS Y EL TIEMPO

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Implementación• El tiempo debe ocuparse solo para hacer

cambios en el proceso• Regresar al proceso inicial y correrlo de nuevo

para observar siempre y cuando sea posible• Las tareas dependen del tipo de evento• Observar los cambios• El equipo deberá estar trabajando afuera

Manos a la obra!!

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Implementación• Completar la implementación• Evaluar cambios hechos durante el evento– Medir los cambios

• Refinar cambios hechos– Ajustar si es necesario

• Desarrollar planes de control

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Crear una lista de acción de 30 días

• Capturar todas las acciones que no estén completas al 100%

• Asignar una persona para cada punto• Asignar una fecha por cada punto para que

sea completado• Establecer una lista de acción semanal para

revisar el proceso con el equipo

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Registro de Acción

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Preparar el Reporte Final• Proyecto: Encabezado de pagina, Lista de los

miembros del equipo, Alance y Objetivos.• Condiciones cuantificables del estado actual– Distancia, espacio, tiempo, costo, defecto, WIP,

Mapeo de Proceso, Etc..• Recolección de Datos– Observaciones, Análisis y Hallazgos

• Implementación

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Preparar el Reporte Final• Resultados Medibles– Tabla de lado a lado, made/to be– Mejoras consistentes medibles

• Resumen de beneficios financieros• Distancia, espacio, tiempo, defectos, WIP

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Ultimo Día• Terminar el Reporte Final• Presentación de reporte, todos los miembros

del equipo deberán hablar• Presentación con una duración de 30 minutos• Y . . .

CELEBRAR!!!!!!