EJECUCIÓN DE ADECUACIONES FÍSICAS

MENORES Cuantía de 0 a 50 SMMLV

Situación:El profesor de química, ordenador de gasto, identificó que el nuevo equipo que compró requiere de una instalación eléctrica diferente a la de su laboratorio.

Necesito a alguien que haga los

ajustes ….¿Quién podría hacerlo?¿Cómo lo

contrato?¿Es una adecuación física?

¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ?

Involucran modificaciones de elementos no estructurales de

una edificaciónANTES DESPUÉS

ANTES

DESPUÉS

Pueden ser ADECUACIONES FÍSICAS DE OBRA CIVIL o ADECUACIONES DE MOBILIARIO con cuantía menor a 50 SMMLV

¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ?

Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento de la planta física de la Universidad.

Involucran cambios en el uso de los espacios

físicos del campus universitario

¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ?

Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento de la planta física de la Universidad.

Comprenden los cambios que se hacen con el propósito de mejorar

la distribución del espacio y/o ADECUARLO A NUEVAS

NECESIDADES

1. Adecuación de bañosMejora del servicio sanitario a través de su modernización. Por ejemplo, el cambio de los baños que han llegado al final de su vida útil.2. Adecuación de aulas de claseCambios en los espacios, en la ubicación de tableros, de escalinatas, puestos de estudios a diferente nivel o mejoras para obtener mayor ventilación.3. Adecuación de OficinasAumentos de capacidad en las oficinas, insonorización y seguridad.

4. Adecuación de laboratoriosModernización de espacios para dar cumplimiento a los estándares normativos; ampliación de los espacios (cambios de uso); por ejemplo, la reubicación de mesones, la transformación de una bodega en laboratorio, entre otros

5. Adecuaciones de instalaciones eléctricasAquellas que tienen por objeto modernizar la red eléctrica para adaptarla al cumplimento de estándares normativos (por ejemplo el RETIE) o para aumentar la capacidad de suministro energético.

6. Adecuación de redes eléctricas de acuerdo a las necesidades (de iluminación y equipos)Adecuaciones en el cableado o estructura eléctrica con el fin de cumplir con los requisitos de equipos modernos, de acuerdo a las especificaciones técnicas para el funcionamiento de los mismos.

7. Adecuación por el cumplimiento de normativas.

8. Adecuaciones de mobiliarioAdaptar mobiliario para satisfacer nuevas necesidades. Por ejemplo, cuando una oficina requiere optimizar el espacio con el fin de disponer de más oficinas o reubicarlas, se realizan mejoras en la ubicación y en el tipo de mobiliario (En el caso específico de los laboratorios, se adecua el mobiliario en acero inoxidable).

ALGUNOS TIPOS DE ADECUACIONES FÍSICAS

2.Implican una adecuación física

¿¿

Traduce las necesidades a especificaciones técnicas generales y da un estimado del valor de la obra.

UIS3El Jefe División de planta física

1 El profesor define la necesidad y verifica la disponibilidad de recursos

Sí

¿QUÉ DEBE HACER EL PROFESOR?

No Se remite al procedimiento de contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 SMLMV (PCO. 01)

4 El profesor solicita aval de planeación presentando las especificaciones generales y la estimación de la cuantía.

5 Planeación analiza la pertinencia y conveniencia institucional, da aval y comunica.

Si hay observaciones, el ordenador con ayuda del líder de planta física, hace los ajustes y estima nuevamente el valor de la adecuación.

Nota: Si el valor estimado es mayor a 50 SMLMV remitirse a los procedimientos de contratación PCO. 02 y PCO. 03.

UDPS: UNIDAD AD HOC DE DISEÑO, PRESUPUESTO Y

SUPERVISIÓN.

Presidida por el Director de Planeación y conformada por: El Ordenador de Gasto, el Director

de Planeación, el Director de DCPI y el Líder de Planta Física.

6 El profesor con asesoría de la UDPS solicita mínimo tres (3) cotizaciones y evalúa precios.

La UDPS asesora al profesor acerca de la forma de contratación a utilizar e identifica los casos en los que sea más favorable trabajar con un contratista externo.

El profesor y la UDPS determinaron contratar

servicios externos que las adecuen.

Servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y

electricidad

Tengo las cotizaciones, ¿Debo pedir concepto técnico ?

Equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos,

electromecánicos, repuestos para los mismos.

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

(Unidad Soporte que da concepto y/o Asesoría técnica).

PLANTA FÍSICA

MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

SE REQUIERE CONCEPTO TÉCNICO

CUANDO LA UAA DESEA ADQUIRIR:

De distintos proveedores

12 3

COTIZACIONES Servicios Eléctricos

Deben contener la cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales a contratar.

Las cotizaciones deben tener una fecha máxima de expedición de 30

días.

Equipos de cómputo, servidores, redes, software,

el montaje de salas de informática

7 El profesor con asesoría de la UDPS y de acuerdo al concepto técnico, selecciona la oferta más favorable para la Universidad y la cual satisfaga plenamente los requisitos establecidos.

UDPS: UNIDAD DE DISEÑO, PRESUPUESTO Y

SUPERVISIÓN.

Principios rectores de la contratación: planeación, economía, publicidad, transparencia y selección objetiva.

También asesora al profesor acerca de la forma de contratación OPS, OC, OT, O. Suministro.12 3

COTIZACIONES

Orden de TrabajoSe utiliza para la ejecución de

obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes,

mejoras adicionales, conservación, restauración de

los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el

trabajo no exceda los 300 SMLMV.

Sistema de Información Financiero

El profesor asigna a través del SIF el CDP correspondiente al proceso contractual.

8

El profesor verifica en el SIF que el proveedor se encuentre registrado y actualiza los datos.

9 NO está registrado

Solicita la información mediante el formato Registro de Proveedores de Bienes y Servicios FCO.01. y lo envía a la DCPI para el registro en el Sistema de Información

El profesor solicita al proveedor los documentos necesarios y elabora en el SIF la orden de contratación y designa supervisor de la misma.

Es obligación del Ordenador de Gasto verificar e imprimir antecedentes disciplinarios y fiscales del proveedor y la constancia deberá reposar en el archivo

contractual.

El proceso es mayor a 10 SMLMV

¿

¿10 S

í

No

El profesor o el responsable de la UAA deberán valorar por escrito los riesgos y definir expresamente las garantías, siguiendo el formato Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV FCO.013.

Orden de

trabajo elaborad

a

11

El profesor y el contratista firman el documento de contratación

12

El profesor deberá revisar si la adecuación a realizar requiere pólizas, en el caso de ser así. El profesor con ayuda de la UDPS verifica que los soportes y garantías estén acorde a lo establecido en la orden de contratación; si las garantías están aseguradas, las aprueba.

Documentación de legalización del contrato

- Contrato firmado- Pólizas- Recibos de pago de la pólizas- Impuestos- Seguridad social (si aplica); entre otras.

3

14 El contratista inicia las actividades de adecuación en el laboratorio.

13 El profesor suscribe el acta de inicio de la obra civil que implica la adecuación del laboratorio.

15 El profesor con asesoría del Supervisor designado, da como recibido los servicios prestados por el contratista, verificando que se haya cumplido con lo pactado en el contrato.

IMPORTANTE: No se puede iniciar la ejecución del contrato si no se ha

cumplido con el Registro Presupuestal, Perfeccionamiento del Contrato y la Aprobación de las

Garantías.

El servicio es

satisfactorio

¿¿16 No

Si

El Profesor con asesoría del Supervisor realiza las observaciones pertinentes para que el contratista realice las modificaciones y ajustes.

Firman el Acta de Recibo Final el Profesor, el supervisor y el contratista.

17

El profesor elabora Orden de Pago Automática (OPA), genera cumplimiento en el SIF.

El contrato contempla pagos

parciales

¿¿ No

Si El profesor elabora Orden de Pago Automática (OPA) del periodo y la firma.

NOTA: Si es el único o el último pago, el ordenador con asesoría del supervisor, evalúa el contratista conforme a los estipulado en el instructivo de Selección, evaluación y Reevaluación de proveedores (ICO. 01)

18

Si la OPA, las pólizas y demás documentos de soporte están correctos, el profesor envía a Presupuesto con el visto bueno y se remite al Procedimiento de egresos establecido en el proceso financiero (PFI 08).

19

Una vez notificado por División Financiera, el profesor ingresa al SIF y autoriza la cuenta a pagar.

20

El profesor, el Contratista y el supervisor firman acta de liquidación.

El ordenador debe archivar los soportes documentales, diligenciando la Lista de

Chequeo de Documentos FCO. 06.