UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

ECONÓMICAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO Previo a la obtención del Título de:

Ingeniera en Auditoría – Contador Público 

MODALIDAD: INVESTIGACIÓN DIAGNÓSTICA O PROPOSITIVA

TEMA:AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y

VENTAS DE PUBLICIDAD DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA DURANTE EL PERIODO 2013 - 2014

AUTORAS:ALCHUNDIA MACÍAS DENISSE LISBETH

CHINGA ROMERO KAREN TATIANADIRECTORA DE TESIS:

LIC. MARÍA FERNANDA MENDOZA SALTOS MG. SC 

PORTOVIEJO – MANABÍ – ECUADOR 

2015   

TEMA

Auditoría de gestión a los procesos de producción y ventas de publicidad de la empresa Medios Ediasa durante el periodo 2013-2014

ANTECEDENTES

La empresa Medios Ediasa inicia sus actividades el 13 de Marzo de 1934 siendo su director Pedro

Zambrano Barcia con la razón social El Diario Manabita. Desde su surgimiento hasta la

actualidad ha variado la dirección de la empresa siendo esta de tipo familiar.

En 1992 el nombre del periódico pasó de Diario Manabita a El Diario. La sociedad anónima El

Diario Ediasa S.A., existe legalmente desde 1974 siendo su director en la actualidad el señor Pedro

Zambrano Lapenta.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La presente investigación se realizó en la empresa Medios Ediasa ubicada en la ciudad de Portoviejo, siendo su razón social El Diario, tiene como actividad principal la impresión de periódicos.

Esta investigación apuntó al conocimiento y mejorá de la calidad así como el desarrollo del proceso de producción y ventas de publicidad a través de una auditoria de gestión.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA La empresa Medios Ediasa, por el rápido crecimiento de la población

de la Provincia de Manabí, requirió mejorar de manera integral su sistema de gestión, con el propósito de optimizar los recursos que utilizó en la ejecución de la producción y ventas de publicidad cumpliendo las normas y disposiciones legales para optimizar de manera adecuada sus recursos

El manual de procesos de la empresa medios Ediasa no fue auditado periódicamente y tampoco se utilizó como una herramienta de estricto control interno, solo ha contado con auditoria externas que se han enfocado en forma general, y de manera especial en los departamentos de producción y ventas

La empresa desde sus inicios ha sufrido grandes cambios en la producción y venta del periódico, que debieron ser evaluados para un estricto control de manera adecuada para que no se presentaran mayores desfases cumpliendo la Normas de Auditoria de Gestión.

OBJETIVO GENERALRealizar una auditoría de gestión a los procesos de producción y ventas de publicidad de la empresa Medios Ediasa durante el periodo 2013-2014

OBJETIVOS ESPECIFICOS• Analizar los resultados de la

realización de una Auditoria de Gestión para obtener un desarrollo eficaz y eficiente en los procesos de producción y ventas de publicidad en la empresa Medios Ediasa.

• Investigar el nivel de cumplimiento en los procesos de producción y ventas de publicidad.

• Diagnosticar la eficiencia, eficacia, efectividad de los procesos de producción y ventas de publicidad.

• Determinar el cumplimiento de las normas y políticas vigentes.

• Elaborar una propuesta para optimizar la gestión en las áreas de producción y ventas

GESTIÓN:

Gestión es conocido como el proceso mediante el cual empresa o entidad asegura el buen uso de los recursos y su empleo eficaz y eficiente para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

ELEMENTOS DE GESTIÓN:

Entre los elementos de gestión tenemos los

siguientes:

Economía Eficiencia

Eficacia

Ecología

Ética

ALCANCE DE AUDITORIA DE

GESTIÓN:La Auditoria de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la organización

Marco teórico

Fases de la Auditoria de Gestión

• Planificación preliminar• Planificación especifica• Ejecución • Comunicación de

resultados

FASE I DE LA AUDITORÍA DE

GESTIÓN 

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO

OBJETIVOS DEL EXAMEN  • Analizar los resultados de la

realización de una Auditoria de Gestión para obtener un desarrollo eficaz y eficiente en los procesos de producción y ventas de publicidad en la empresa Medios Ediasa.

• Investigar el nivel de cumplimiento en los procesos de producción y ventas de publicidad.

• Diagnosticar la eficiencia, eficacia, efectividad de los procesos de producción y ventas de publicidad.

• Determinar el cumplimiento de las normas y políticas vigentes

• Elaborar una propuesta para optimizar la gestión en las áreas de producción y ventas.

ÁREAS A EXAMINAR  Publicidad Pre- PrensaPrensa

FASE I DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

DESARROLLO DE LA GUÍA DE VISITA PREVIA 

BASE LEGAL DE CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASALa compañía El Diario Ediasa S.A. fue constituida en la ciudad de Portoviejo el 2 de agosto de mil novecientos setenta y siete, su objeto social tiene como actividad principal la impresión de periódicos.Su capital social inicial fue de S/. 1.000.000.00 (Un millón, 00/100 de sucres)

PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS Constitución de la República del

Ecuador Manual de Auditoria de Gestión Reglamento Interno Código de Trabajo Ley de Seguridad Social NAGAS Código de Trabajo Ley de Seguridad Social NIIF La ética del periodista (Código

deontológico) Política de calidad Política editorial Normas Wan IFRA Reglamento de Salud y Seguridad 

DETALLE LAS DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO GENERAL QUE DETECTAN EN EL RECORRIDO DE LA EMPRESA  • Le empresa no optimiza al máximo

sus recursos • Incumplimiento de los procesos • Falta de conocimiento del manual de

procesos • No se ha auditado periódicamente • No cuenta con un programa de

capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de la Empresa para todo el personal

COMPONENTE

SUBCOMPONENTE

INDICADORES

Publicidad Ventas

Publicidad Diseño  

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS

DE PUBLICIDAD DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA ENTRE EL 1 DE

ENERO DE 2013 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

 INDICADORES DE GESTIÓN

Pre-PrensaFotomecánic

a

 

 

 

Prensa Producción  

Prensa Técnicos

FASE II DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

PLANIFICACIÓNESPECÍFICA

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Objetivos Específicos por cada uno de los componentes Publicidad Analizar los mecanismos de control en relación a las ventas realizadas.Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidadMantener actualizadas la elaboración y entrega de informes que se generan en el proceso de publicidad

Pre-PrensaDeterminar los procesos de pre- prensa que se realizan Comprobar el manejo de recursos utilizados  PrensaAnalizar los procesos realizados para la impresiónComprobar la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos de impresión

Resumen de los Resultados de la Evaluación del Control Interno. • En el Análisis Preliminar de Control Interno a la

Empresa Medios Ediasa se logró determinar que:• La actividad principal a la que se dedica es la

edición de periódicos• Se encuentra constituida según la Ley de

Compañías y resolución de SRI• Contó con un plan estratégico el mismo que fue

actualizado constantemente, el cual define claramente las metas, los objetivos, la misión y la visión de la empresa

• La empresa no logró cumplir con exactitud los indicadores de gestión establecidos

• No comparó la calidad del servicio prestado con otras empresa dedicadas a la misma actividad

• La Empresa no contó con un departamento de reclamos para mejorar la situación empresarial

CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO POR COMPONENTE

PUBLICIDADSe efectuó la Evaluación de Control Interno de 10 preguntas en el área de ventas, se establece que 3 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto.  

PRE- PRENSA

Se efectuó la Evaluación de Control Interno de 6 preguntas en el área de pre - prensa, se establece que 2 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto.  

PRENSA

Se efectuó la Evaluación de Control Interno de 7 preguntas en el área de producción, se establece que 4 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control medio y un nivel de confianza medio.

FASE III DE LA AUDITORÍA DE

GESTIÓN

EJECUCIÓN

PAPELES DE TRABAJO

P/T: Ejecución Referencia: A3

Componente: Publicidad

Fuente de información: Recursos Humanos

Técnica Utilizada: Indagación

Selección de la muestra verificada: Ninguna

Base Legal: Reglamento Interno

PROCEDIMIENTO: Solicite el procedimiento de ventas de publicidad

OBSERVACIÓN:

De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo realiza en base al flujograma de ventas

de publicidad VPT01:

Orden de publicidad

Recursos humanos y materiales de oficinas

Requisitos de la orden

Diagramación electrónica o planos

Facturación

Aprobación por parte del cliente

Publicación del aviso de publicidad

P/T: Ejecución Referencia: C1Componente: PrensaFuente de información: Bitácora de InformesTécnica Utilizada: Verificación Selección de la muestra verificada:3 informes Base Legal: ISO 9001PROCEDIMIENTO: Solicite el control de materia prima y materiales OBSERVACIÓN: De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente: Verificar el consumo de agua fuente Controlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el

derramamiento de la misma. Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes que luego se

verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel. Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar. Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo

lugar. Uso correcto del carro porta placas Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2 diariamente.

HOJAS DE HALLAZGOS

HALLAZGOSProcedimiento de Ventas de Publicidad

Condición:• De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo

realiza en base al Flujograma de ventas de publicidad VPT01:• Orden de publicidad• Recursos humanos y materiales de oficinas• Requisitos de la orden • Diagramación electrónica o planos• Facturación Criterio: Al respecto se inobservó al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que establece: Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidadMantener actualizado la elaboración y entrega de informes que se genera en el proceso de publicidad Causa: Los flujogramas del departamento de pre-prensa no se encontraban actualizados según el Manual de Procesos Efecto: Por lo comento que el personal encargado de ingresos de órdenes no cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades e inconformidad por parte de clientes insatisfechos

HALLAZGOSSolicite el control de materia prima y materiales Condición:De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente:Verificar el consumo de agua fuenteControlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el derramamiento de la misma.Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes que luego se verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo lugar.Uso correcto del carro porta placasBuen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2 diariamente.  Lo cual fue realizado en un 85%Criterio: Al respecto se inobservó el Reglamento de Salud Art 2 donde indica Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas, implementado por el Diario Ediasa S.ACausa: Lo expuesto se presentó debido a la falta de acción de control por parte del Jefe de Producción y del personal encargado que no realizaron los correctivos pertinentesEfecto:Esta situación no permitió evitar a tiempo daños ocasionados y desperdicios de material de la empresa

FASE IV DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

COMPONENTE PUBLICIDAD: Procedimiento de ventas de publicidad

De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo realiza en base al flujograma de ventas de publicidad VPT01:

Orden de publicidad Recursos humanos y materiales de oficinas Requisitos de la orden Diagramación electrónica o planos Facturación

Los flujogramas del departamento de publicidad no se encontraban actualizados según el Manual de Procesos

Por lo que existen reclamos sobre la publicidad contratada por parte de clientes insatisfechos

Al respecto el personal encargado del ingreso de órdenes inobservo al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que establece:

a) Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad

b) Mantener actualizado la elaboración y entrega de informes que se

genera en el proceso de publicidad

CONCLUSIÓN

Los flujogramas no se encuentran actualizados de acuerdo el Manual de Procesos del Departamento de Publicidad lo que originó que el personal encargado de ingresos de órdenes no cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades y por e inconformidades por parte de clientes insatisfechos.

 

RECOMENDACIÓN

1) Al Director

Actualizar los Flujogramas de acuerdo al Manual de Procesos de la Empresa Medios Ediasa y que estos incluyan a todos los departamentos existentes

COMPONENTE: PRENSA

Control de materia prima y materiales

De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente:

Verificar el consumo de agua fuente Controlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el

derramamiento de la misma. Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes

que luego se verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.

Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar. Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su

respectivo lugar. Uso correcto del carro porta placas Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2

diariamente.

Lo cual fue realizado en un 85%

Esta situación no permitió evitar a tiempo daños ocasionados y desperdicios de material de la empresa

El Jefe de Producción y empleados inobservaron el Reglamento de Salud Art 2 donde indica

Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas, implementado por el Diario Ediasa S.A

CONCLUSIÓN

Debido a que se inobservo el Art 2 del Reglamento de Salud y Seguridad el control de materias primas y material se cumplió en un 85% y realizar sus actividades de acuerdo al Manual de Procesos y disposiciones legales de la empresa Medios Ediasa

RECOMENDACIÓN

9) Al Director

Disponer al Jefe de Producción realizar una ficha de control de ingreso de materiales, existente, recibos que se utilicen en la producción

CONSLUSIONES

Al llegar a la parte final de esta investigación se llegó a concluir que:

Medios Ediasa es una empresa consolidada en la provincia de Manabí

siendo líderes en el mercado debido a su credibilidad empresarial.

Medios Ediasa cuenta con la Certificación de las Normas ISO 9001-

2000.

En la empresa Medios Ediasa existen normas, políticas y procedimientos

establecidos de carácter interno y externo, sin embargo estas bases

legales no son conocidas por todos los miembros de la institución, y

tampoco son cumplidas en su totalidad.

No cuentan con un control ni cuenta con un sistema de registro por parte

del personal al momento del ingreso a su hora de trabajo ni tampoco a la

hora de salida.

No han aplicado en su totalidad el manual de seguridad para beneficio

de sus empleados

La empresa cuenta con indicadores estratégicos pero no

posee indicadores de gestión.

En el área de publicidad existe cierto incumplimientos en el

manual de procesos al momento del ingreso de las ventas no

se realizan inmediatamente.

No cuenta con un departamento de reclamos o sugerencias.

En el informe de auditoría se exponen los comentarios de los

hallazgos significativos encontrados, con su conclusión y

recomendaciones las cuales deben ser aplicadas de manera

que permita contribuir al mejoramiento empresarial.

RECOMENDACIONES

En base a las conclusiones establecidas se recomienda:

 

La Empresa Medios Ediasa deberá observar, conocer y aplicar las

leyes y reglamentos vigentes así como las normas en los procesos de

manera específica en al área de ventas de publicidad y producción.

Elaborar un mecanismo de control o establecer un sistema que permita

registrar de manera oportuna el ingreso y salida del personal.

Ejecutar el manual de seguridad, y controlar su cumplimiento para

beneficio tanto del empleado y de la empresa salvaguardando siempre

el bienestar de ambos.

Establecer los indicadores de gestión para así medir perennemente el

desarrollo de la calidad.

Ingresar diariamente las ventas cumpliendo así con el manual de

procesos y su registro inmediato.

 

Incrementar un buzón o departamento de reclamos y sugerencias

para así conocer las opiniones del cliente externo y que ayudarían

para mejorar el servicio y producto brindado.

 

 

Medios Ediasa deberá aplicar las recomendaciones propuestas

por el equipo de egresados con la finalidad de asegurar el

cumplimiento de los procesos y fortalecer el control interno.

 

GRACIAS