Cuentas por cobrar

Denis Cruz

Carlos Menjivar

Edgardo González

Funciones del Crédito

• Incremento del consumo.

• Fomento de uso de bienes y servicios.

• Ampliación y apertura de nuevos mercados.

• La principal razón por la que la mayoría de las empresasofrecen ventas a crédito es porque sus competidorestambién ofrecen crédito.

Administración de Cuentas por Cobrar• Las empresas preferirían demorar sus pagos, especialmente cuando no

existen costos adicionales asociados con la demora.

• La administración de cuentas por cobrar, tiene por objeto coordinar loselementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir elriesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimode variables tales como políticas de crédito comercial concedido aclientes y estrategia de cobros.

Políticas de CréditoConjunto de actividades y de decisiones quecomprende las normas de crédito de una empresa,incluyendo los métodos empleados para cobrar lascuentas de crédito y los procedimientos paracontrolar el crédito.

Reduce al máximo la inversión de cuentas por cobrar.

Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.

Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y la devaluación.

Políticas de Crédito

• Normas de Crédito: Reglas que indican la solidezfinanciera mínima que un cliente debe tener para que sele conceda crédito. Los principales factores que seconsideran cuando se fijan normas de crédito serelacionan con la probabilidad de que un cliente paguelentamente o que tal vez genere una perdida por ser lasuya una cuenta incobrable.

Crédito deacuerdo con

Perfil del cliente

Situación delnegocio

Situación dela industria

Carácter

Capacidad de pago

Capital

Colateral

Condiciones

No es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los

riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es

importante analizar el crédito: una herramienta conocida es a través de las

cinco “C’s”.

Políticas de Crédito

• Las Cinco “C” del Crédito1. Carácter: Historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas.

2. Capacidad: La disposición del solicitante para pagar el créditosolicitado, determinada por medio de un análisis de estados financieroscentrado en los flujos de efectivo disponibles para reembolsar lasobligaciones de la deuda.

3. Capital: La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando lacongruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

4. Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible paragarantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activosdisponibles, mayor será la posibilidad de que una empresa recupere susfondos si el solicitante incumple el pago.

5. Condiciones: Términos de pago en función de la situación empresarial actualy de las tendencias generales del país.

Políticas de Crédito

• Términos de Crédito: Condiciones de pago ofrecidasa los clientes a crédito; tales términos incluyen laamplitud del periodo de crédito y cualquierdescuento en efectivo que se ofrezca.▫ Periodo de crédito: tiempo por el cual se concede el crédito; después

de esa fecha, la cuenta se considera atrasada.

▫ Descuento en efectivo: Reducción del precio de factura de losbienes, ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago. Porejemplo una empresa puede ofrecer: 2/10, neto 30 a sus clientes, i.e.un descuento de 2% sobre el precio de compra, si la cuenta se paga eldécimo día del mes o antes de esa fecha, dentro del ciclo defacturación; de otro modo, la totalidad de la cuenta (el monto neto)debe pagarse el día 30.

Políticas de Crédito

• Política de Cobranza: Procedimientos que aplica unaempresa para solicitar pago de sus cuentas porcobrar. Mientras mas rápido reciba un cliente unafactura, mas pronto la podrá pagar, hoy en día seemplean los medios electrónicos para enviar facturasa los clientes.

Esta política es muy variable y está condicionada al

mercado y giro del negocio.

TÉCNICAS POPULARES DE COBRO:▫ Cartas: Después de un cierto numero de días, la empresa envía una carta

formal recordando al cliente la cuenta vencida, si la cuenta no se paga en ciertoperiodo después de que se envió esta carta, se envía una segunda carta masexigente.

▫ Llamadas telefónicas: Si las cartas no tienen éxito, se puede realizar unallamada telefónica al cliente para solicitar el pago inmediato. Si este tiene unaexcusa razonable, se pueden realizar arreglos para extender el periodo depago. Se puede recurrir a una llamada por el abogado del vendedor.

▫ Visitas Personales: Esta técnica es mucho mas común a nivel de crédito deconsumo, pero también la emplean eficientemente los proveedoresindustriales. Enviar a un vendedor local o a una persona de cobranzas paraconfrontar al cliente puede ser eficaz. El pago puede realizarse en el sitio.

▫ Agencias de cobro: Un Empresa puede remitir las cuentas incobrables a unaagencia de cobro o un abogado de cobranzas, los honorarios por este servicioson en general bastantes altos.

▫ Acción legal: Es el paso mas severo y una alternativa para el uso de unagerencia de cobro. La acción legal directa no solo es costosa, sino que puedellevar al deudor a la quiebra sin que esto garantice la recepción final del montovencido

Control de las cuentas por cobrar

• Proceso de evaluación de la política decrédito, utilizado para determinar si ha ocurrido uncambio en el patrón de pago de los clientes.

• Las empresas han controlado las cuentas por cobrarpor medio de métodos que miden el tiempo que elcrédito permanece pendiente de cobro, entre estosmétodos se encuentran: Los Dias de VentasPendientes de Crédito (DVPC) y El Reporte deantigüedad de las Cuentas por Cobrar

Control de las cuentas por cobrar

• Días de Ventas Pendientes de Cobro (DVPC): Plazo Promedio requerido para solicitar el pago de las cuentas por cobrar, también se conoce como periodo promedio de cobranza,

DVPC = Ventas Anuales a Crédito/Ventas Diarias a Crédito

Control de las cuentas por cobrar• Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar: Reporte que

muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estadopendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar enperiodos específicos, lo cual suministra información acerca de laproporción de cuentas por cobrar al corriente y atrasadas, con baseen plazos determinados.

Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar del año 2008

Antigüedad de la cuenta (dias)

Monto neto de Circulación

Fracción Total de las Cuentas por

Cobrar

Dias Promedio

0-30 72,000 40% 18

31-60 90,000 50% 55

61-90 10,800 6% 77

Mas de 90 7,200 4% 97

Control de las cuentas por cobrar

• Si los días de ventas pendientes de cobro empiezan aaumentar o si el reporte de antigüedad muestra unporcentaje creciente de cuentas atrasadas, esprobable que la política de crédito de la empresanecesite reforzarse, sin embargo esta medidaspueden verse distorsionadas por variacionesestacionales, por lo cual en estos casos se debentomar como señales para hacer mayoresinvestigaciones para poder mejorar el desempeñodel departamento de crédito.

Tips para una gestión de cobro exitosa

• Establezca una buena comunicación y desarrolle el nivel de interés del deudor

• Escuche con empatia

• Use técnicas y estrategias de ventas

• Negocie objeciones

• Hacer Seguimiento

Ejemplo

EMPRESA XYZ,S.A. DE C.V. UN FABRICANTE DE HERRAMIENTAS DE TORNO, VENDE EN LA ACTUALIDAD UN PRODUCTO EN

UNIDAD: USD 10.00

LAS VENTAS (TODAS A CRÉDITO)

DEL AÑO PASADO FUERON: 60,000.00 UNIDADES

EL COSTO VARIABLE POR UNIDAD

ES DE: USD 6.00

LOS COSTOS FIJOS TOTALES DE LA

EMPRESA SON: USD 120,000.00

LA EMPRESA CONSIDERA UNA RELAJACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE CRÉDITO QUE SE ESPERA DE CÓMO RESULTADO LO SIGUIENTE:

UN INCREMENTO DEL PERIODO PROMEDIO DE COBRO DE 30 DÍAS A 45 DÍAS

UN AUMENTO DE LOS GASTOS POR DEUDAS INCOBRABLES DEL 1% DE LAS VENTAS (EL NIVEL ACTUAL) AL 2%.

EL RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA EMPRESA DE INVERSIONES DE RIESGO SIMILAR, QUE ES COSTO DE OPORTUNIDAD ES DEL 15%

PARA DETERMINAR SI DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO, DEBE CALCULAR:

1. LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES

2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR

3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES

1. LA CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES

SE ESPERA QUE LAS VENTAS AUMENTEN UN 5% Ó 3,000.00 UNIDADES

PRECIO DE VENTA: USD 10.00

COSTO VARIABLE POR UNIDAD: USD 6.00

CONTRIBUCIÓN A LA UTILIDADES X UNIDAD: USD 4.00

CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES = (3,000) X (4) = USD 12,000.00

2. EL COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR

COSTO VARIABLE TOTAL DE LAS VENTAS ANUALES:

PRESENTE PLAN:(USD 6.00 X 60,000.00 UNIDADES) = USD 360,000.00

PLAN PROPUESTO:(USD 6.00 X 63,000.00 UNIDADES) = USD 378,000.00

ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:

PRESENTE PLAN:365/30 = 12.2

PLAN PROPUESTO: 365/45 = 8.1

INVERSIÓN PROMEDIO EN LAS CUENTAS POR COBRAR:

PRESENTE PLAN:USD 360,000.00/12.2 = USD 29,508.00

PLAN PROPUESTO: USD 378,000.00/8.1 = USD 46,667.00

COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR = (INVERSIÓN PROMEDIO PLAN PROPUESTO - INVERSIÓN PROMEDIO PRESENTE PLAN)*RENDIMIENTO REQUERIDO DE LA INVERSIÓN = (USD 46,667.00 - USD 29,508.00)*0.15 = USD 2,574.00

3. EL COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES

PLAN PROPUESTRO: (0.02 X USD 10.00/UNIDAD X 63,000.00 UNIDADES) = USD 12,600.00

PRESENTE PLAN: (0.01 X USD 10.00/UNIDAD X 60,000.00 UNIDADES) = USD 6,000.00

COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 6,600.00

UTILIDAD NETA OBTENIDA DE LA PROPUESTA EN MARCHA DEL PLAN PROPUESTO:

CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS DE LA EMPRESA A LAS UTILIDADES - COSTO DE LA INVERSIÓN MARGINAL EN CUENTAS POR COBRAR - COSTO DE DEUDAS INCOBRABLES MARGINALES = USD 12,000.00 - USD 2,574.00 - USD 6,600.00 = USD 2,826.00

POR LO TANTO LA EMPRESA DEBE RELAJAR SUS ESTÁNDARES DE CRÉDITO SEGÚN LO PROPUESTO